ZMI Produkthandbuch Netzwerkdrucker Netzwerkdrucker

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1 ZMI Produkthandbuch Netzwerkdrucker Netzwerkdrucker Version: 1.1

2 Herausgeber Zentrum für Medien und IT ANSCHRIFT: HAUS-/ZUSTELLADRESSE: TELEFON: -ADRESSE: Zentrum für Medien und IT Universitätsstr. 21, Hagen +49 (23 31) Joerg.Schiffer@fernuni hagen.de VERSION: 1.1 AUTOR(EN): SC Betrieb Copyright 2007 FernUniversität in Hagen Zentrum für Medien und IT Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 2 von 20

3 Änderungsübersicht Datum Änderung Version Status Kapitel über den Posterdrucker eingefügt 1.1 erledigt Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 3 von 20

4 Inhalt 1 Einleitung Server-Konfiguration Einrichten der Drucker Druckermanagement Installieren der Drucker auf den Clients Druckerinstallations-Assistent Drucker suchen Start -> ausführen Eigenschaften der Drucker Multifunktionsgeräte Druckeroperating im ZMI Posterdrucker HP T Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 4 von 20

5 1 Einleitung Um die Zahl der lokalen Drucker einzuschränken, werden an der FernUniversität leistungsfähige Drucker vernetzt und so dezentral für Fakultäten, Lehrgebiete, die Verwaltung und zentrale Einheiten angeboten. Diese Drucker sind in der Regel leistungsfähiger als kleine lokale Drucker und zeichnen sich durch erweiterte Features wie Duplexdruck und Farbdruck aus. Die vernetzten Drucker werden vom ZMI über Windows 2003 R2 SP2 Server betrieben. Durch die Installation der Drucker über Windows Server ist es möglich die Drucker mit den entsprechenden Features vor zu konfigurieren und den Benutzern automatisch die aktuellsten Treiber zu installieren. Die Installation auf den Arbeitsplatzrechnern ist für die Benutzer trivial, da die Drucker in das Active Directory (AD) integriert sind und so leicht gefunden und angebunden werden können. Die folgenden Kapitel geben einen Überblick über die Windows Druckumgebung an der FernUniversität. Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 5 von 20

6 2 Server-Konfiguration Der Print Server wird über das Druckerverwaltungs SnapIn der Microsoft Management Console (MMC) verwaltet. In den Eigenschaften des Print Servers wird festgelegt, auf welcher Platte die Spool Verzeichnisse der Drucker angelegt werden sollen. Da diese Verzeichnisse, wenn man die Voreinstellung lässt, auf der System Platte angelegt werden, besteht die Gefahr, dass diese Platte durch viele große Jobs voll läuft und der Server dadurch Probleme bekommt. Deshalb wird der Spool Bereich auf die D Platte gelegt. Zusätzlich wird auf der D Platte ein Treiber Verzeichnis angelegt, in dem alle benötigten Treiber ablegt werden. Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 6 von 20

7 3 Einrichten der Drucker Nach der physikalischen Vernetzung des Druckers kann mit der Installation begonnen werden. Zunächst wird die Firmware der Netzwerk Karte überprüft und aktualisiert. Danach werden alle Protokolle bis auf TCP/IP deaktiviert, die SNMP Community Strings gesetzt, der Hostname eingetragen und die Karte mit einem Passwort geschützt. Der Hostname auf der Karte wird, wie auch später der Druckername und der DNS Eintrag, nach dem Muster Bereich InvNr Druckertyp gebildet. Eine IP Adresse bekommt der Drucker per DHCP. Es wird für jeden Drucker eine feste Adresse über den DHCP Server zugewiesen und ein entsprechender DNS Eintrag erstellt. Die Einrichtung eines Netzwerkdruckers erfolgt über das Druckerverwaltungs SnapIn in der MMC Druckerverwaltung > Druckserver > rechte Maustaste auf Servername > Drucker hinzufügen Danach startet der entsprechende Assistent. Man installiert den Drucker als lokalen Drucker ohne Plug & Play und fügt einen Standard TCP/IP Port hinzu. Danach gibt man die IP Adresse des Druckers an und wählt den Treiber aus. Die benötigten Treiber liegen auf der D Platte des Servers. Der Name und Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 7 von 20

8 Freigabe Name des Druckers werden, wie oben schon erwähnt, nach dem Schema Bereich InvNr Druckertyp (z.b. ZMI HPCLJ4600, Fandel HPLJ4000) aufgebaut. Zum Abschluß sollten die Felder Standort und Kommentar noch sinnvoll gefüllt werden. Nun kann der Drucker konfiguriert werden. Zum einen müssen Features wie Duplexeinheiten oder zusätzliche Papierfächer im Treiber hinzugefügt werden, zum anderen können diese Funktionen vorbelegt werden, das heißt aktiviert oder deaktiviert werden. Die Funktionen können unter Druckerverwaltung > Druckserver > Servername > rechte Maustaste auf Drucker > Eigenschaften > Konfigurieren hinzugefügt werden. Diese Einstellungen können am Client nicht verändert werden und müssen deshalb zentral vollständig und korrekt konfiguriert werden. Die Vorbelegung der Funktionen erfolgt unter Druckerverwaltung > Druckserver > Servername > rechte Maustaste auf Drucker > Druckstandards festlegen Diese Einstellungen kann der Benutzer am Client später immer wieder ändern. Alle getroffenen Einstellungen werden an die Clients, auf denen der Drucker installiert ist ausgehändigt. Abschließend wird die IP Adresse des Druckers in eine Tabelle eingetragen. Diese Tabelle wird genutzt um zu prüfen, ob die Drucker regelmäßig aktiv sind. So kann verhindert werden, dass Leichen gepflegt werden. Die Konfigurationsseiten eines jeden Druckers werden zu Dokumentationszwecken abgeheftet. Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 8 von 20

9 4 Druckermanagement Das gesamte Management der Drucker findet über die MMC statt. Unter dem Druck Server findet man die Rubrik Drucker. Nachdem man diese ausgewählt hat, findet man im rechten Fenster eine Liste aller installierten Drucker. Im Kontextmenü der Drucker findet man unter anderem den Menüpunkt Eigenschaften über den die Drucker konfiguriert werden können. Hier können beispielsweise die installierten Optionen (Duplexeinheit hinzufügen) des Druckers eingestellt werden. Über den Menüpunkt Druckstandards festlegen können die Voreinstellungen (Duplexeinheit aktivieren) für die installierten Optionen festgelegt werden. Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 9 von 20

10 Markiert man einen Drucker, hat man im unteren Fenster über den Tab Aufträge die Möglichkeit, die Warteschlange einzusehen und Jobs zu löschen und über den Tab Druckerwebseite die Webschnittstelle des Druckers aufzurufen. Unter der Rubrik Treiber sieht man alle installierten Treiber. Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 10 von 20

11 Man erhält hier Informationen über die Versionsnummer und Treiber Hersteller. Über die Eigenschaften der Treiber kann man auch Informationen über die einzelnen Dateien, die zu dem Treiber gehören, bekommen. Unter der Rubrik Anschlüsse sieht man alle eingerichteten Druckerports und die damit verbundenen Drucker. Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 11 von 20

12 5 Installieren der Drucker auf den Clients Um einen Netzwerkdrucker auf dem Arbeitsplatz zu installieren, gibt es mehrere Möglichkeiten. Die verschiedenen Varianten werden im Folgenden erläutert. 5.1 Druckerinstallations-Assistent Man startet den Assistenten über Start > Einstellungen > Drucker und Faxgeräte > Drucker hinzufügen. Nach dem Willkommens Bildschirm wählt man im nächsten Schritt die Installation eines Netzwerkdruckers aus. Anschließend wählt man Einen Drucker im Verzeichnis suchen. Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 12 von 20

13 Nun gelangt man in die eigentliche Suchmaske. Hier kann nach verschiedenen Kriterien gesucht werden. Unter dem Tab Drucker kann man beispielsweise die Suche über den Namen einschränken. Da die Drucker Freigabennamen nach dem Schema Bereich InvNr Druckertyp (z.b. ZMI HPCLJ4600, Fandel HPLJ4000) aufgebaut werden, kann man über die Eingabe ZMI in dem Feld Name alle Drucker des ZMI angelistet bekommen. Eine leere Eingabemaske ergibt eine Anlistung aller Drucker. Die Suche wird über den Button Jetzt suchen gestartet. In dem Ergebnis Bereich sieht man alle gefundenen Drucker. In der Spalte Ort bekommt man Informationen über den Standort des Druckers. In der Spalte Kommentar werden die Features (Duplexeinheit, Farbdrucker, Stapler) der Drucker angezeigt. Unter dem Tab Funktionen kann nach Druckern mit bestimmten Features gesucht werden. So kann man beispielweise alle Farbdrucker finden. Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 13 von 20

14 Die Installation des gewünschten Druckers wird über einen Doppelklick oder Markieren des Druckers und den OK Button gestartet. Nachdem im Hintergrund der Treiber installiert und die Konfigurations Voreinstellungen vorgenommen wurden, muss nur noch entschieden werden, ob der installierte Drucker der Standard Drucker sein soll. Danach ist die Installation abgeschlossen und der Drucker erscheint in der Liste unter Drucker und Faxgeräte. 5.2 Drucker suchen Man kann auch über den Weg Start > Suchen > Drucker suchen in die Suchmaske gelangen. Die Suche kann hier genau wie bei der Installation über den Druckerinstallations Assistenten genutzt werden, nur die abschließende Frage nach dem Standard Drucker bleibt aus. Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 14 von 20

15 5.3 Start -> ausführen Sollte der Freigabename des Druckers bekannt sein, kann die Installation auch direkt über Start > Ausführen angestoßen werden. Wie bei der Installation über die Drucker Suche bleibt auch hier die Frage nach dem Standard Drucker aus. Die Eingabe in der Befehlszeile sieht beispielsweise wie folgt aus: 5.4 Eigenschaften der Drucker Schaut man sich die Eigenschaften eines installierten Druckers an, wird man feststellen, dass die Geräte Optionen und der Treiber nicht verändert werden können. Änderungen werden zentral auf dem Server von den Drucker Administratoren vorgenommen. Diese Änderungen werden sofort an alle Clients, die den Drucker installiert haben, verteilt. Auf diese Art können auch die Felder Ort und Kommentar leicht gepflegt werden, so dass auch hier immer die korrekten Informationen eingetragen sind. Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 15 von 20

16 Der Benutzer kann über die Einstellungen des Druckers entscheiden, ob er die Funktionen nutzen möchte oder nicht. Er kann eine generelle Voreinstellung in den Eigenschaften des Druckers treffen und diese dann für jeden Druckjob einzeln ändern. Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 16 von 20

17 6 Multifunktionsgeräte Die 50 Multifunktionsgeräte, die in den einzelnen Gebäuden installiert wurden, werden momentan für zwei Funktionen eingesetzt. Zum einen dienen sie, wie auch schon die Vorgänger, als Kopiergeräte, zum anderen als Netzwerkdrucker. Die Geräte sind über Zugangscodes geschützt. Bevor die Kopierfunktion genutzt werden kann, muss als Kontenname die Kostenstelle (4 stellig) des jeweiligen Bereichs eingegeben werden. Es sind den Kostenstellen noch keine Passworte zugewiesen, da noch keine echte kostenstellenbezogene Abrechnung gemacht wird. Die Eingabe wird mit der Code Taste bestätigt. Danach ist das Gerät freigeschaltet. Als Netzwerkdrucker sind sie, wie alle anderen Netzdrucker auch, in die Windows Domäne der FernUniversität eingebunden. Die Installation dieser Drucker kann also wie im vorangegangenen Kapitel beschrieben durchgeführt werden. Der Name ist nach dem Schema Mufti Gebäude Etage aufgebaut. Da das Gerät über Zugriffscodes geschützt ist, muss auch im Druckertreiber der entsprechende Kontenname eingetragen werden. Dies erfolgt über Start > Einstellungen > Drucker und Faxgeräte > Eigenschaften des Druckers > Druckereinstellungen > Einstellung > Authentifizierung/Volumenverfolgung > Volumenverfolgung Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 17 von 20

18 Hier wird unter Abteilungsname die Kostenstelle eingetragen. Wird dieses Feld nicht gefüllt, wird der Output nicht erzeugt. Der Benutzer erhält darüber keine Benachrichtigung. Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 18 von 20

19 7 Druckeroperating im ZMI Im Maschinensaal des ZMI werden für sogenannte Produktionsjobs drei Drucker zur Verfügung gestellt. Über diese Drucker werden beispielsweise Gebührenbescheide und Picklisten gedruckt. Da diese Jobs zum einen sehr groß (bis zu ca Seiten) sein können und zum anderen auf verschiedenen Papierformaten basieren, ist ein kontrolliertes Abarbeiten der Druckaufträge notwendig. Des Weiteren soll die Drucklast auf alle drei Drucker gleichmäßig verteilt werden. Hierfür wird für jedes eingesetzte Papierformat eine eigene DruckerQueue erstellt. Diese Queues werden allerdings nicht automatisch von den Druckern abgearbeitet, sondern dienen nur zum Sammeln der Druckaufträge. Diese Aufträge werden von den Druckoperatoren gesichtet und dann in aktive Drucker Queues verschoben, nachdem sichergestellt ist, dass in dem entsprechenden Drucker das richtige Papierformat eingelegt wurde. So können die Druckaufträge auf die drei Produktionsdrucker gleichmäßig aufgeteilt werden. Da Windows von Haus aus keine Funktion mitbringt, die das Verschieben von Jobs zulässt, kommt hier die Zusatzsoftware Doc q Manager der Firma ATI zum Einsatz. Diese Software ermöglicht es den Druckoperatoren die Jobs aus angehaltenen Queues in aktive Queues zu kopieren oder zu verschieben. Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 19 von 20

20 8 Posterdrucker HP T1100 Für den Ausdruck von Dokumenten bis zu einem Format von DIN A0 stellt das ZMI einen Posterdrucker der Marke HP T1100 zur Verfügung. Der Drucker wird auf zwei Wegen zur Nutzung angeboten. Zum einen kann auf Arbeitsplatzrechnern, die sich im Active Directory des ZMI befinden, nach den in den vorigen Kapiteln beschriebenen Vorgehensweisen ein spezieller Druckertreiber mit direkter Anbindung an den Posterdrucker installiert werden. Für Gelegenheitsdrucke haben wir zudem eine Web Schnittstelle eingerichtet, über die Dokumente, die in handelsüblichen Graphikformaten vorliegen (PDF, PostScript, GIF, JPG, PNG und TIFF), direkt zum Drucker geschickt werden können. Da die Ausgabe von großformatigen Dokumenten eine teure Angelegenheit werden kann, werden erzeugte Druckjobs in beiden Fällen auf dem Drucker angehalten und können erst nach vorheriger Rücksprache mit dem Operating des ZMI zu Papier gebracht werden. Wir behalten uns dabei in jedem Fall vor defekte Druckjobs von der Maschine zu entfernen. Netzwerkdrucker Version: 1.1 Seite 20 von 20