Das Geschäftsprozessmanagement-Werkzeug ADONIS

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1 Das Geschäftsprozessmanagement-Werkzeug ADONIS Stärken und Einsatzszenarien ADONIS - make processes work

2 »Dank ADONIS können wir die Anforderungen einheitlich und für alle nachvollziehbar dokumentieren - der Schlüssel zur erfolgreichen SAP-Einführung und für einheitliche, stabile Geschäftsprozesse«Stefanie Kemp, Senior Vice President & Group Information Officer, Vorwerk & Co. KG»ADONIS überzeugt uns als fachliche wie technische Lösung«Andreas Lüsebrink, Fachdienstleiter IT, Organisation und Controlling, Märkischer Kreis»Die visuelle Einbindung der Kontrollen und Risiken in den Geschäftsalltag ist eine der vielen Stärken von ADONIS«Andreas Pletscher, Head Processes and Organisation, Schroders & Co Bank AG»Das Prozessmanagement mit ADONIS erlaubt uns höhere Prozessqualität bei gleichzeitiger Reduktion der Überstunden«Paul Hoheneder, Leiter Rechnungswesen, Generali Holding Vienna AG

3 »Mit der BOC Gruppe haben wir einen kompetenten Partner und mit ADONIS eine kosteneffiziente, benutzerfreundliche und hoch integrative Lösung gefunden«alexander Kolter, Geschäftsführer, Gesellschaft für KontoService mbh»für uns als Software-Entwicklungsunternehmen steht Qualität an erster Stelle - gute Prozesse und ADONIS helfen uns dabei» Steve D. Kerényi, Qualitäts- und Releasemanagement, Audit Services und Risikomanagement, Raiffeisen Solution»ADONIS ist seit über 10 Jahren unser verlässlicher Partner im Geschäftsprozessmanagement «Dimitrios Papageorgiou, Process Engineering Manager, OMV»Durch die Prozessdokumentation in ADONIS wurden Fehlerquellen und Ablaufstörungen identifiziert, die Bearbeitungssicherheit erhöht«karsten Gerkens, Leiter des Amtes für Stadterneuerung und Wohnungsbauförderung, Stadt Leipzig

4 INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis 1 GESCHÄFTSPROZESSMANAGEMENT MIT ADONIS Mit leistungsfähigen GPM-Lösungen Kosten senken Mehr Effizienz und Kundenzufriedenheit durch GPM Vorstellung und Überblick zu ADONIS DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS Einfache und intuitive Bedienung Umfangreiche Analysen und betriebswirtschaftliche Auswertungen Erprobte BPMS Best-Practice-Methode inkl. BPMN 2.0 fit for business Web-Publishing und flexible Reports Mehrstufige Administration / Umfangreiches Rechtekonzept Methodenoffenheit und flexible Anpassbarkeit durch Metamodellierung Unterstützung von Standards und offenen Schnittstellen Versionierung und konfigurierbare Freigabe-Workflows DMS-Funktionalität Unabhängige Erhebungskomponente Schnelle Installation und einfacher Betrieb Unterstützung von Standard-DBMS und großer Installationen Flexible Lizenzierung Online-Webzugriff über das ADONIS Prozessportal EINSATZSZENARIEN VON ADONIS Prozessdesign und -dokumentation Prozessbasiertes Anweisungswesen Prozessanalyse und -optimierung IKS und Risiko-Management Prozesskennzahlen und -performance Prozessorientiertes Qualitätsmanagement Prozesskostenrechnung Prozessbasierte Personalbedarfsermittlung Technische Umsetzung von Prozessen ERGÄNZENDE DIENSTLEISTUNGEN UND PRODUKTE Geschäftsprozessmanagement Services Unternehmensarchitekturmanagement mit ADOit Strategie- und Performance-Management mit ADOscore

5 01 GESCHÄFTSPROZESSMANAGEMENT MIT ADONIS 1 Geschäftsprozessmanagement mit ADONIS Analysieren und verbessern Sie die Leistung Ihres Unternehmens 1.1 Mit leistungsfähigen GPM-Lösungen Kosten senken Neben einer gesteigerten Qualitätsverantwortung und Kundenorientierung ist ein Kernziel von Geschäftsprozessmanagement (GPM) die Erhöhung der Unternehmenseffizienz. Erfolgreiche Unternehmen sind daher immer auf der Suche nach optimalen Strukturen und effizienten Prozessen. Und der Bedarf ist da. Die deutsche Industrie- und Handelskammer kommt zu dem Schluss, dass ein Drittel der täglichen Arbeitszeit durch Doppel- oder Wiederholungsarbeiten nicht effektiv genutzt wird i. Auf rund fünf Milliarden Euro wird der Verlust allein für die deutsche Wirtschaft beziffert, der jährlich durch mangelhaft funktionierende Geschäftsprozesse entsteht ii. Nach Studien von Gartner lohnt auch das Investment in GPM: 78% von 154 untersuchten GPM-Projekten lieferten Return on Investment (ROI) von mehr als 15%, 55% der Projekte brachten Erträge zwischen $ $ und 67% konnten in weniger als sechs Monaten fertig gestellt werden iii. 1.2 Mehr Effizienz und Kundenzufriedenheit durch GPM Eine zunehmend internationale und verteilte Leistungserbringung in komplexen Unternehmensstrukturen führt zu steigenden Anforderungen an effiziente Geschäftsprozesse, denen mit einer durchgängigen Modellierung, Analyse, Simulation sowie Evaluation begegnet werden kann. Auch die wachsende Zahl von Unternehmenskooperationen und -zusammenschlüssen erhöht die Komplexität und den Bedarf an Standardisierung. Die Dokumentation der Prozesse muss von unterschiedlichsten Akteuren erstellt und eingesehen, zudem stets flexibel an laufende Veränderungen angepasst werden können. Gleichzeitig muss für ein dynamisches Wachstum die Prozesseffizienz im Unternehmen kontinuierlich verbessert, sowie eine fundierte Basis für Entscheidungen durch ein integriertes Managementsystem aufgebaut werden. Das alles erhöht die Anforderungen an das Geschäftsprozessmanagement. Fünf Gründe für Geschäftsprozessmanagement Vermeidung von Verlusten und Verschwendungen an Schnittstellen Schaffung einer gemeinsamen Sicht auf Arbeitsabläufe Steigerung der Kundenzufriedenheit Heben von ungenutzten Potenzialen zur Leistungssteigerung Verbesserte Qualität, geringere Kosten und gesteigerte Flexibilität 2

6 01 GESCHÄFTSPROZESSMANAGEMENT MIT ADONIS Als wichtigste Vorteile und Leistungen von Prozessmanagement führen prozessorientierte Unternehmen folgende Effekte an iv : signifikant mehr Transparenz und Effizienz, klare Verantwortlichkeiten und eine Reduzierung nicht wertschöpfender Aktivitäten, eine gesteigerte Produktivität und klare organisatorische Schnittstellen sowie höhere Termintreue, Kundenzufriedenheit und Mitarbeitermotivation. 1.3 Vorstellung und Überblick zu ADONIS ADONIS versteht sich als Werkzeug für Organisatoren, Fachexperten und Business Analysten zur Optimierung der Unternehmensleistung und bietet leistungsstarke Schnittstellen für die informationstechnische Umsetzung. Nutzen Sie ADONIS für: die Erstellung von Prozessbeschreibungen und -anweisungen, die Bewertung und Umsetzung von verschiedenen Szenarien z.b. für das Qualitäts-, Kennzahlen-, Performance- oder Risiko-Management, die Analyse und Planung des Personalbedarfs, die Spezifikation von Anwendungen und Umsetzung von Geschäftsprozessen, wie auch für die betriebswirtschaftliche Auswertung laufender Geschäftsprozesse hinsichtlich ihrer Zeiten, Ressourcen und Kosten. Darüber hinaus stehen umfassende Metamodellierungskonzepte zur Verfügung, um ADONIS genau auf die in der Organisation verwendete Methode und Zielarchitektur anzupassen. Dies und die umfangreichen Schnittstellen von ADONIS gewährleisten eine nahtlose Überleitung aus der Prozessmodellierung in die Anwendungsentwicklung und ermöglichen eine effiziente Umsetzung Ihrer Prozesse. Profitieren Sie von mehr als 15 Jahren Erfahrung im GPM der BOC Gruppe, die sich in der BPMS-Best- Practice Methode von ADONIS widerspiegelt und Ihnen bewährte Mittel für wichtige Zielsetzungen des GPM bietet (vgl. auch Kapitel 3). Möchten Sie? Modellieren Gestalten Dokumentieren Analysieren & Bewerten Optimieren Standardisieren IT effizient einsetzen Umsetzen Mitarbeiter involvieren Management-Systeme integrieren...dann ist ADONIS das richtige Werkzeug für Sie. 3

7 01 GESCHÄFTSPROZESSMANAGEMENT MIT ADONIS Die ADONIS Philosophie und Architektur ADONIS ist das GPM-Werkzeug für die modellbasierte Gestaltung der Kernelemente eines jeden Unternehmens: Geschäftsprozesse Produkte Organisationseinheiten Ressourcen/IT Abbildung 1 - Kernelemente eines Unternehmens ADONIS beschreibt nicht nur die Kernelemente eines Unternehmens, sondern zeigt auch die Abhängigkeiten zwischen Ablauf- und Aufbauorganisation, Produkten und deren Varianten sowie der unterstützenden Ressourcen/Informationstechnologie auf. Abbildung 2 - Modelltypen in ADONIS 4

8 01 GESCHÄFTSPROZESSMANAGEMENT MIT ADONIS Ergänzt werden diese Kernelemente durch weitere Informationen wie Dokumente, Daten, Risiken und Kontrollen, Ergebnistypen der UML (Unified Modelling Language als Sprache für das IT-Systemdesign) sowie weiteren im Zuge der Metamodellierung frei definierbaren Modelltypen. ADONIS ist als einfach zu betreibende Mehrbenutzer Client/Server-Anwendung verfügbar und kann mit dem ADONIS Prozessportal (APP, siehe auch Abschnitt 2.14) um einen intuitiven Online-Web-Zugriff ergänzt werden. Die folgende Abbildung zeigt die Architektur von ADONIS bzw. dem ADONIS Prozessportal: Abbildung 3 - Die Architektur von ADONIS Durchgängige Unterstützung des Geschäftsprozessmanagement Die Vorgehensweise im Geschäftsprozessmanagement kann natürlich im Kontext der jeweiligen Zielstellung mit den Kerntätigkeiten Erhebung, Modellierung, Analyse und Optimierung der Prozesse skizziert werden. Abbildung 4 - Vorgehensweise im Geschäftsprozessmanagement 5

9 01 GESCHÄFTSPROZESSMANAGEMENT MIT ADONIS Diese praxiserprobte Vorgehensweise wird in einer Vielzahl von Projekten erfolgreich angewendet. Tätigkeit Kriterienfestlegung Beschreibung Definition der Ziele für die Prozessgestaltung, z.b. Kundenfokussierung durch Erhöhung der Qualität, Verringerung der Prozessdurchlaufzeiten, Prozessstandardisierung etc. Definition von Kennzahlen und Zielwerten für Soll-Ist-Vergleich und spätere Bewertung der Szenarien Erhebung Analyse Design Evaluation Erhebung, Modellierung und Dokumentation des Ist-Zustandes Identifikation und Bewertung von Verbesserungspotenzialen Gestaltung, Modellierung und Bewertung der Soll-Konzeptionen Soll-Ist-Vergleiche, Bewertung unterschiedlicher Soll-Szenarien und Prüfung im Hinblick auf die Ziele und Kennzahlen Ganzheitliche Unterstützung durch die ADONIS GPM-Komponenten Die Komponenten in ADONIS unterstützen die Kerntätigkeiten vollständig und logisch aufeinander aufbauend. In einer integrierten Oberfläche bietet ADONIS die Komponenten Erhebung, Modellierung, Analyse, Simulation, Evaluation und Dokumentation an, so dass der Nutzer gleichermaßen eine methodische Unterstützung im Werkzeug erhält.. Abbildung 5 GPM-Komponenten in ADONIS 6

10 01 GESCHÄFTSPROZESSMANAGEMENT MIT ADONIS Die folgende Übersicht bietet Ihnen einen Überblick der Komponenten und den wichtigsten darin verfügbaren Funktionen: Modellierung Mit Hilfe des intuitiven grafischen Editors in ADONIS können Modelle schnell und unkompliziert neu erstellt bzw. geändert werden, um so die organisatorischen Abläufe und Strukturen darzustellen. Die wichtigsten Funktionen umfassen: Modellierungsassistent ( Hover-Modellierung ) Auto-Insert und Auto-Heal (beim Einfügen bzw. Löschen) Schwimmbahndarstellung (inkl. automatischer Generierung) sowie umfangreiche Funktionen zum Arbeiten mit Schwimmbahnen (Verschieben, Einfügen, automatisches Expandieren etc.) Sichten, Varianten und automatisches Layouting Benutzergruppenspezifische Sichten und Notebooks Globale Änderungsfunktion Keine seitenbeschränkten Modellgrößen Anordnungs- und Nummerierungsfunktion Darstellung der Modellhierarchie Mehrstufiges Einblenden von Submodellen Tabellarische Modellierung Brückendarstellung und Konnektormarken Flexible Druckmöglichkeiten (skalierbar, Seitenlayout etc.) Muss-Attribute Überprüfung der Modellierungskonventionen, Kardinalitäten sowie Syntaxüberprüfungen (z.b. BPMN 2.0 Syntaxregeln) Versionierung sowie Unterstützung durch Freigabe-Workflows Modellvergleich u.v.w.m Als Modellierungsmethoden stehen in ADONIS standardisierte Methoden wie die BPMS, BPMN, EPK, UML, FaMoS, LOVEM etc. sowie kundenspezifische Methoden zur Verfügung. Die intuitive Modellierung ist dabei von Beginn an ein zentrales Ziel der BOC, um so auch Benutzern ohne bzw. mit wenig technischem Hintergrund die Arbeit mit ADONIS sofort zu ermöglichen. ADONIS unterstützt so auch die dezentrale Modellierung in den Fachbereichen, welche die unternehmensübergreifende Qualität und Akzeptanz des Geschäftsprozessmanagements deutlich erhöhen kann. So werden beim weltweiten Einsatz von ADONIS in vielen großen Unternehmen nicht selten mehrere Modelle in einer zentralen Datenbank verwaltet. 7

11 01 GESCHÄFTSPROZESSMANAGEMENT MIT ADONIS Erhebung Neben der grafischen Erstellung von Modellen steht für die Erhebung von Informationen zusätzlich die Erhebungskomponente HOMER, auf Basis von Excel, zur Verfügung. Diese erlaubt: eine strukturierte und dezentrale Datenerhebung, anhand von Excel-Sheets, ohne Notwendigkeit einer ADONIS Client-Installation flexible Konfiguration von Erhebungsszenarien (für Prozessabläufe, Prozesslandkarten, Organigramme etc.) Erstellen von Erhebungsbögen Analyse Die Analysekomponente bietet Abfrage- und Reportingfunktionalitäten für alle modellierten Inhalte. Die Benutzer können: alle erfassten Inhalte strukturiert analysieren und auswerten (vom Administrator) vordefinierte Abfragen ausführen standardisierte Abfragen mit Hilfe eines Wizards formulieren maßgeschneiderte, benutzerdefinierte Abfragen definieren Beziehungs-/Kreuztabellen erstellen sowie alle Ergebnisse flexibel als Reports in verschiedenen Formaten ausgeben Simulation Mit der Simulationskomponente können Änderungen an den Geschäftsprozessen und der Organisationsstruktur vorweggenommen und deren Auswirkungen untersucht werden. Hierzu bietet ADONIS: die rechnerische Auswertung (Wahrscheinlichkeits- und Erwartungswertberechnung) eine Simulationsbibliothek mit vier Simulationsalgorithmen: zur Ermittlung von Prozesspfaden, Häufigkeiten sowie Prozesszeiten, -kosten und dem Personalbedarf bzw. der Auslastung von Ressourcen (Pfad-, Be- und Auslastungsanalyse) Flexible Möglichkeiten die Ergebnisse der Simulation darzustellen bzw. weiter zu verarbeiten (z.b. für anschließende Auswertung in Excel oder Personaleinsatzplanungs-Werkzeugen) 8

12 01 GESCHÄFTSPROZESSMANAGEMENT MIT ADONIS Evaluation Die Evaluationskomponente bietet Mechanismen: sowohl für die vergleichende Bewertung von (verschiedenen) Soll- Szenarien als auch für die Auswertung von "realen", laufenden Prozessen zur Auswertung von Kennzahlen (Statusberechnung über ein Ampelsystem) pro Reportingperiode Dokumentation Die Dokumentation erlaubt, die modellierten Informationen im Unternehmen einfach und ohne weitere Kosten zu publizieren: Einerseits können aus ADONIS-Modellen Organisationshandbücher oder Prozessdokumentationen als Word- und/oder PDF-Dateien generiert werden Andererseits kann aus den Informationen in ADONIS ein HTML-Export erstellt werden, um so die modellierten Inhalte inklusive grafischer Darstellung über das Intranet (wie auch Sharepoint bzw. Lotus Notes) zu verteilen Einstellungen zur Corporate Identity können frei durch den Kunden vorgenommen werden. Zudem können die Inhalte der Dokumentation flexibel über den Attribut- und Klassenfilter verwaltet werden Import/Export (inklusive Standard-Schnittstellen) Die Import/Export-Komponente ermöglicht es, Daten zwischen verschiedenen ADONIS Datenbanken auszutauschen. Zudem bietet ADONIS international standardisierte Schnittstellen für die Prozessumsetzung und prozessbasierte Anwendungsentwicklung: Export und Import von XML- und ADL-Dateien XPDL-, BPEL- und BPMN-DI-Exporte als international standardisierte Schnittstellen für die Prozessumsetzung und Anwendungsentwicklung Rechteverwaltung und Administration mit dem ADONIS Administrationstoolkit Neben den umfangreichen Design-, Analyse- und Dokumentationsfunktionalitäten in ADONIS stehen weitreichende Konzepte für die Rechteverwaltung und Administration der Benutzer, Modelle sowie Modellierungsmethoden mit dem ADONIS Administrationstoolkit zur Verfügung. 9

13 01 GESCHÄFTSPROZESSMANAGEMENT MIT ADONIS Besonders hervorzuheben sind dabei die detaillierten Rechtekonzepte sowie die Möglichkeit, ein mehrstufiges Administrationskonzept aufzusetzen: Dies ist insbesondere für international oder in Konzernstrukturen aufgestellte Unternehmen wichtig, da hiermit verschiedene Sub-Administratoren definiert werden können, die jeweils eine Teilmenge der Benutzer und Modelle, sowie Zugriffsrechte administrieren können. Benutzerinformationen und -gruppen können selbstverständlich aus dem Active Directory Verzeichnisdienst nach ADONIS übernommen werden und ADONIS bietet die Möglichkeit Single-sign-on zu nutzen. Komponente Beschreibung Benutzerverwaltung Anlage von Benutzern Anlage von Benutzergruppen und Zuordnung von Benutzern Vergabe von Zugriffsrechten auf die ADONIS-Komponenten und Modelle in der ADONIS Datenbank Bei Nutzung des mehrstufigen Administrationskonzepts: Anlage von Sub-Administratoren und Definition ihrer Kompetenzen Methodenbibliothekverwaltung Anpassungen/Erweiterungen an der Modellierungsmethode Änderungen der grafischen Darstellung der Modellierungsobjekte Erweiterungen/Änderungen der Notizbücher der Modellierungsobjekte Aufnahme von neuen Modelltypen Änderungen an Modelltypen und Modi Erweiterung von Aufzählwertattributen um neue Werte Erstellen neuer vordefinierter Abfragen Neue Seitenlayouts für Druck Unternehmenseinstellungen für die Simulation und Ergebnisauswertung Modellverwaltung Strukturierung der Modell-Ablagestruktur Rechtevergabe für Modellzugriff (auf Basis der Benutzergruppen/Rollen) Zusätzlich zu den Standard-Komponenten von ADONIS bieten wir die Möglichkeit weitere Zusatzkomponenten bzw. Service-Module in ADONIS einzusetzen. Die wichtigsten hierbei sind: ADONISpkr ADONISpkr ermöglicht eine Prozesskostenanalyse auf Basis von Kostenstellen und unter Berücksichtigung und Unterscheidung der leistungsmengenbezogenen sowie leistungsmengenneutralen Kosten. ADONISdms Nutzen Sie ADONISdms, um Dokumente direkt in Ihrer ADONIS Datenbank abzulegen, diese zu lenken und zu verwalten. Über ein Freigabeverfahren können Dokumente versioniert und neue Versionen freigegeben werden. 10

14 01 GESCHÄFTSPROZESSMANAGEMENT MIT ADONIS ADONISorg Diese Komponente erlaubt Ihnen aus unterschiedlichsten Quellen wie z.b. SAP HR, Daten automatisiert in ADONIS zu importieren und dort in Modellen anordnen zu lassen (z.b. hierarchische Anordnung für Organigramme). FWFplus Der Freigabeworkflowplus bietet flexible Erweiterungsmöglichkeiten des Standard-Freigabe-Workflows in ADONIS. Insbesondere können damit einfach mehrstufige Freigaben konfiguriert werden. Ein Mechanismus für die Prolongation von Prozessen ist ebenso vorgesehen. IKS/Risiko-Management Lösung Als Resultat von knapp zehn Jahren Erfahrung im Aufbau von Risiko-Management-Systemen bieten wir auf ADONIS und dem APP basierende modulare Bausteine für den Aufbau von internen Kontroll- sowie Risiko-Management-Systemen an. Maßnahmen-Management Jedes Management-System bzw. jeder Management-Kreislauf benötigt Maßnahmen zur konsequenten Zielverfolgung. Unsere Maßnahmen-Management-Lösung ermöglicht das Definieren und Kontrollieren von Maßnahmen anhand klarer Verantwortlichkeiten. Sie kann im Kontext des Risiko-Managements ebenso eingesetzt werden, wie für das zielorientierte Kennzahlen-Management oder ganz generell, um ein Aufgaben- und Maßnahmen-Management im Unternehmen toolunterstützt zu etablieren Das BOC Management Office ADONIS ist Teil des BOC Management Office, einer umfassenden Produktfamilie, die Sie bei der ITgestützten Einführung und Verankerung Ihrer Managementansätze im Unternehmen entscheidend unterstützt. Das fachliche und technische Know-how in den Bereichen Strategie- und Performance-Management, Geschäftsprozess- und Supply Chain-Management sowie IT-Management ist in dieser Produktfamilie vereint (für mehr Informationen siehe Kapitel 4). Abbildung 6 Die Produktfamilie der BOC Gruppe Lösungen für IT-gestütztes Management 11

15 01 GESCHÄFTSPROZESSMANAGEMENT MIT ADONIS Das BOC Management Office im Überblick Alle Produkte des BOC Management Office sind Eigenentwicklungen der BOC Gruppe Diese Strategie bietet Ihnen Investitionssicherheit und gebündeltes Produktwissen Zudem wird damit die vollständige Integration aller Komponenten gewährleistet und es ermöglicht uns, komplett unabhängig von Drittanbietern oder anderen Herstellern zu agieren Profitieren Sie von mehr als 15 Jahren Erfahrung in der Entwicklung von Managementlösungen, der Nutzung von state-of-the-art Technologien im Web- und im Rich-Client und den innovativen Produkten und Lösungen der BOC Gruppe Weltweit arbeiten bereits mehrere tausend Unternehmen mit ADONIS, angefangen von Klein- und Mittelbetrieben bis hin zu internationalen Großkonzernen und schaffen so Transparenz über ihre Prozesse und optimieren diese laufend Profitieren Sie von einer engen Kundenbeziehung und einer individuellen und qualitativ hochwertigen Kundenbetreuung 12

16 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS 2 Die Stärken und Vorteile von ADONIS Einfach und flexibel Prozesse gestalten ADONIS ist seit vielen Jahren eines der führenden Werkzeuge für Geschäftprozessmanagement. Sein schnelles Wachstum, seine heutige Marktstellung sowie die weltweite Verbreitung basieren auf: kontinuierlicher Innovation, dem Verstehen und Umsetzen von wichtigen fachlichen Anwendungsszenarien (wie zum Beispiel dem Thema Risiko-Management in den letzten Jahren), einem flexiblen Lizenz- und transparenten Kostenmodell, Weiterempfehlungen durch zufriedene Kunden, der laufenden Rückkoppelung von Projekt- und Kundenfeedback in Produktmanagement/- entwicklung und nicht zuletzt, einer Reihe von funktionalen Stärken und Vorteilen von ADONIS, die es von anderen Werkzeugen abgrenzen. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige dieser Stärken näher vor. Zahlreiche Punkte sind hierbei Resultat laufender Innovationen, wie z.b. der Modellierungsassistent, die mehrstufige Administration oder BPMN fit for business, während wir mit vielen Punkten bereits seit Jahren Maßstäbe am Markt setzen, wie z.b. der im nächsten Abschnitt beschriebenen einfachen und intuitiven Bedienung. 2.1 Einfache und intuitive Bedienung ADONIS zeichnet sich durch einen klaren Aufbau und eine leichte Bedienbarkeit aus und ist dadurch insbesondere auch für Fachabteilungen und Mitarbeiter ohne tiefergehendes IT-Wissen geeignet. Es bietet dem Benutzer eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche, ähnlich zu den weit verbreiteten MS-Office Produkten. Zudem existieren zahlreiche Unterstützungsfunktionen, die schnelles und bequemes Arbeiten ermöglichen, wie z.b. der Modellierungsassistent oder die automatische Schwimmbahngenerierung. Folgende weitere Aspekte sind Beleg für die intuitive Bedienung und erlauben es mit ADONIS schnell und effizient zu arbeiten. 13

17 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS Klar strukturierter Modelleditor Der Modelleditor ist klar strukturiert, einfach aufgebaut und intuitiv zu bedienen. Abbildung 7 - Blick auf ADONIS und das Modellierungsfenster Leicht verständliche BPMS-Standard-Modellierungsmethode Die Modellierungstechnik und die Terminologie der BPMS-Standard-Modellierungsmethode sind leicht verständlich, basieren auf DIN-Normen und sind auf eine Zielgruppe ohne IT-Kenntnisse zugeschnitten, z.b. durch Begriffe wie "Aktivität" und "Entscheidung". Vergleichbare Geschäftsprozessmanagement- Werkzeuge mit einer festen Modellierungsmethode verwenden hingegen zum Nachteil der User beispielsweise Terminologien, die ohne IT-Ausbildung nur schwer zugänglich sind, z.b. Funktionen anstatt Aktivitäten oder XOR anstatt einer Entscheidung Personalisierbare Startseite und Favoritenkonzept Für den schnellen Zugriff auf die am häufigsten benötigten Informationen kann sich jeder Benutzer nach Wunsch eigene Favoriten ( Meine Modelle ) definieren. Diese werden beim Start von ADONIS direkt auf einer Startseite als kleine Grafik-Kacheln angezeigt und per Klick kann das Modell geöffnet werden. Die Startseite bietet zudem direkten Zugriff auf die zuletzt und momentan geöffneten Modelle. Darüber hinaus stehen auf der Startseite wichtige weitere Funktionen direkt zur Verfügung. 14

18 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS Abbildung 8 - Die ADONIS Startseite Modellierungsassistent (Hover-Modellierung) Mit dem Modellierungsassistenten können Sie noch effizienter und schneller grafische Modelle erstellen. Insbesondere bei der Prozessmodellierung ist der Assistent sehr hilfreich, da er Ihnen vorschlägt, welche möglichen Folgeobjekte sie modellieren können und dann automatisch das gewählte Folgeobjekt platziert und mit dem aktuellen auch gleich verbindet. Somit sparen Sie wertvolle Schritte bei der Modellierung und gelangen noch schneller zum Ziel Auswahlbox Abbildung 9 - Der Modellierungsassistent im Einsatz Automatische recht-winkelige Konnektoren Unter Nutzung dieser Funktion, stellt ADONIS automatisch sicher, dass Konnektoren mit Ecken im rechten Winkel angeordnet werden. 15

19 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS Auto-Insert / Auto-Heal Sie ändern Modelle und wollen zum Beispiel neue Aktivitätsschritte einbauen oder auch bestehende Objekte wie z.b. Entscheidungen löschen ADONIS aktualisiert für Sie automatisch das Modell, fügt neue Konnektoren an entsprechender Stelle ein bzw. sorgt beim Löschen von Objekten dafür, dass keine Lücken im Prozess entstehen. Wollen Sie selbst einmal gerne mehr Platz im Modell schaffen oder auch Leerflächen entfernen, so steht Ihnen dafür zusätzlich ein Leerflächen-Werkzeug zur Verfügung Schwimmbahn-Handling Die Darstellung in Schwimmbahnen ist ein häufig angewandtes Mittel der Prozessdarstellung, um so auf einen Blick Übergänge (Schnitt-/Nahtstellen) zwischen verschiedenen Rollen und/oder Abteilungen aufzuzeigen. ADONIS bietet Ihnen hierbei allen Komfort: Vertikale oder horizontale Bahnen, Verschieben von Schwimmbahnen (mit allen Inhalten), Löschen von Schwimmbahnen, Einfügen neuer Bahnen, automatisches Anpassen der Modell- bzw. Schwimmbahnbreiten/-längen, automatische Typenüberprüfung für zulässige Objekte etc. so macht das Arbeiten mit Schwimmbahnen Spaß Automatische Layout-Algorithmen Die Layout-Algorithmen in ADONIS ermöglichen Ihnen Modelle automatisch von links nach rechts bzw. von oben nach unten anordnen zu lassen. Auf Basis der in den Aktivitäten hinterlegten Rollen/Organisationseinheiten kann ADONIS zudem automatisch entsprechende Schwimmbahnen anlegen und die jeweiligen Objekte darauf automatisch anordnen Dynamische Notebooks Jedes modellierte Objekt hat in der Regel ein Notizbuch ( Notebook ), um für das Objekt Daten wie Beschreibungen oder auch Zeiten und Kosten zu hinterlegen. Oft bestehen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Attributen, z.b. macht es erst Sinn, eine Kooperationsart und weitere Details zur Kooperation anzugeben, wenn die Aktivität selbst als kooperativ klassifiziert wurde. Das Konzept der dynamischen Notebooks unterstützt genau dies: Es stehen immer nur jene Attribute zur Eingabe zur Verfügung, die im Kontext sinnvoll möglich sind Szenario-spezifische Sichten/Modellfilter Das Prozessmanagement umfasst heutzutage oft sehr viele Anwendungsszenarien für die unterschiedlichsten Zielgruppen im Unternehmen. Dies kann dazu führen, dass recht viele Informationen hinterlegt werden, z.b. bei einer Aktivität Beschreibungen, Verantwortlichkeiten, Inputs/Outputs, Informationen zu Zeiten 16

20 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS und Kosten, Risiken, Kontrollen etc. Die Summe dieser Informationen kann manchen Benutzer überfordern, da er/sie nur einen Teilausschnitt für das aktuelle Szenario benötigt. Durch das Konzept der szenariospezifischen Sichten/Modellfilter können verschiedene Modi ( Profile ) vorkonfiguriert werden, die nur genau den benötigten Ausschnitt zeigen. Dieses Konzept wurde auch bei der Umsetzung der BPMN 2.0 in ADONIS angewandt: Die BPMN enthält einen großen Attributhaushalt und teilt diesen in verschiedene (Sub-)Conformance Klassen dies spiegelt sich in ADONIS in verschiedenen Modi wieder. Benutzer, die gerade in die BPMN einsteigen und einfach nur Prozesse malen möchten, können so mit einen auf das notwendigste reduzierten Basis-Modus leicht einsteigen und werden nicht mit allen Details konfrontiert die Hemmschwelle für den Einstieg wird so wesentlich gesenkt Verknüpfung von externen Dokumenten Mit ADONIS können Sie externe Dokumente/Medien wie z.b. Word-Dateien, Videoclips, Beispiel- Screenshots sowohl im Werkzeug als auch in der erzeugten HTML-Publikation einbinden. Damit entsteht eine multi-mediale integrierte Prozessdokumentation, die Sie Ihren Mitarbeitern als Arbeitsanweisungen und Online-Arbeitshilfe für die Durchführung der Prozesse zur Verfügung stellen können. Zudem bietet Ihnen ADONIS auch die Möglichkeit, Dokumente direkt in der ADONIS Datenbank abzulegen und zu verwalten für mehr Informationen siehe auch Abschnitt 2.9 DMS-Funktionalität Anpassbare Modellierungsmethode Die Grundkonzeption von ADONIS bietet die Möglichkeit, Modellierungstechniken genau auf die Zielgruppe anzupassen. Dies beinhaltet u.a. das grafische Aussehen und die Terminologie (für weitere Informationen zur Metamodellierungsfähigkeit von ADONIS siehe Abschnitt 2.6). Mit ADONIS steht Ihnen somit ein objekt-orientiertes Metamodellierungskonzept zur Verfügung, mit dem alle Modelltypen, Modellierungsklassen, deren grafische Darstellung sowie die Analyse- und Evaluationsmechanismen in Bezug auf Ihre Benutzeranforderungen frei definiert werden können Einblenden von Sub-Modellen Ein weiteres Beispiel für Funktionalitäten zur Beherrschung komplexer Abhängigkeiten ist das Einblenden ( nach-oben-explodieren ) von Sub-Modellen im übergeordneten Prozessmodell, vgl. hierzu die folgende Abbildung. 17

21 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS Abbildung 10 - Einblenden von Sub-Modellen Die Anzahl der einblendbaren Ebenen ist hierbei nicht beschränkt und diese Funktion kann für beliebige Modelle angewandt werden, um z.b. auf Landkartenebene die darunterliegenden Landkarten- und Prozessebenen einzublenden oder auch um mehrstufige Organigramme auf einen Blick darzustellen. Das Einblenden von Sub-Modellen ist insbesondere auch bei der Anwendung der BPMN-Methodik ein nahezu unverzichtbares Feature, da die BPMN eine Reihe von Submodell-Konzepten kennt Automatische Konsistenzprüfungen in der Modellierung ADONIS hilft dem Modellierer bei der Erstellung von konsistenten Modellen und der Einhaltung von grundlegenden Modellierungsregeln. So bietet ADONIS verschiedene Mechanismen für eine automatische Konsistenzprüfung. In der Analysekomponente können z.b. Abfragen für Konsistenzchecks der Modelle durchgeführt werden wie die Ausgabe aller Aktivitäten ohne Beschreibung etc. Zudem stehen Mechanismen für die Definition von Muss-Attributen zur Verfügung, die direkt durch den Kunden in der Administration definierbar sind. Weitere Besonderheiten von ADONIS sind die sogenannten Kardinalitäten, die für die angewandte Methode in der Administration definiert werden und Grundregeln für die Modellierung festlegen. Die so definierten Kardinalitäten können im Tool automatisch verifiziert werden und zeigen dem Modellierer, wo Regeln nicht eingehalten wurden sind. Wie zum Beispiel, dass nach einer Entscheidung zumindest zwei ausgehende Pfade existieren müssen. Um den logischen Prozessablauf zu prüfen, kann der Benutzer eine Prozessbewertung starten. Hierbei prüft die Simulation, ob der Prozess mit all seinen möglichen Pfaden vom Start bis zum Ende und unter Einbeziehung etwaiger Subprozesse durchlaufen werden kann. All diese Konsistenzprüfungen sind für unterschiedliche Modellierungsmethoden verfügbar. Im Zuge der BPMN-Implementierung wurden zudem weitere BPMN-spezifische Notationsprüfungen umgesetzt, wie zum Beispiel für die korrekte Anwendung der Nachrichtenflüsse. 18

22 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS Abbildung 11 - Syntaxüberprüfung von BPMN-Modellen in ADONIS Die oben dargestellten Punkte und Eigenschaften führen dazu, dass die intuitive und einfache Bedienung von ADONIS-Benutzern besonders geschätzt und hervorgehoben wird. Gerade bei Modellierungswerkzeugen mit wechselnden Nutzerkreisen und unterschiedlichen Hintergrundwissen wird dies als ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Akzeptanz angesehen. 2.2 Umfangreiche Analysen und betriebswirtschaftliche Auswertungen ADONIS besitzt leistungsstarke Komponenten, um Modelle zu analysieren und verschiedenste Auswertungen als Basis für Entscheidungen heranziehen zu können. Diese Funktionen bilden die Grundlage für weitere Funktionalitäten zur Prozesskostenrechnung (vgl. 3.7) und Personalbedarfsplanung (vgl. 3.8). Die mächtigen Funktionalitäten werden besonders in der Analyse- und Simulationskomponente deutlich Analyse- und Reportingfunktionalität (Analyse-Komponente) Die Analyse-Komponente ermöglicht die Erzeugung selektiver Reports wie z.b.: Ausgabe aller Aktivitäten, die von der Rolle "Poststelle" durchgeführt werden, oder Ausgabe von allen Aktivitäten in freigegeben Prozessen wo manuelle Aktivitäten vorkommen die länger als 15 Minuten bedürfen, oder Darstellung aller Aktivitäten die das Risiko Datenverlust haben. Über diese Reports kann auf alle Modellinhalte/Attribute zugegriffen werden. Häufig benötigte Reports stehen vorgefertigt zur Verfügung und können zudem auch selbst in der ADONIS-Administration vordefi- 19

23 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS niert werden. Zudem können die Anwender selbst flexibel Abfragen mit der Hilfe von Wizards oder auch direkt in der ADONIS-Abfragesprache AQL erstellen.in den Ergebnistabellen der Abfragen können direkt Informationen ergänzt oder geändert werden. Zudem bietet ADONIS die Möglichkeit die Abfrageergebnisse über die Zwischenablage in andere Tools wie z.b. Excel oder Word zu übernehmen oder auch direkt Reports in verschiedenen Formaten zu erzeugen ADONIS Simulationsbibliothek ADONIS besitzt eine Simulationsbibliothek mit vier Simulationsalgorithmen, die je nach Szenario eingesetzt werden: Simulationsalgorithmus Pfadanalyse Belastungsanalyse Beschreibung Beantwortet u.a. die folgenden Fragen: Wieviele Pfadmöglichkeiten existieren in meinem Prozess? Wie wahrscheinlich sind diese? - Was ist der Standardpfad und läuft dieser bereits optimal? Verletzt mein Prozess ggfls. Service-Level-Agreements? Welcher ist der Pfad mit der längsten Durchlaufzeit, mit der höchsten Bearbeitungszeit? - Wo ist der kritische Pfad? Simuliert wird ein Hauptprozess (inklusive aller seiner Teilprozesse) oder ein einzelner Teilprozess, jeweils ohne Arbeitsumgebung. Sie erhalten Kennzahlen für den Gesamtprozess und für jeden Ablaufpfad. Beantwortet u.a. die folgenden Fragen: Wie hoch ist der Personal- und Ressourcenbedarf für die simulierten Prozesse? Was sind die aktivitätsfixen bzw. -variablen Kosten? Was kosten mich meine Prozesse im Durchschnitt? Was ist die Basis für eine interne Leistungsverrechnung bzw. Input für mein externes Preismodell? Welche Aktivitäten verursachen die meisten Kosten? Simuliert werden ein oder mehrere Hauptprozesse (inklusive aller enthaltenen Teilprozesse) oder einzelne Teilprozesse mit einer Arbeitsumgebung. Auslastungsanalyse (stationäre und nichtstationäre Betrachtung) Beantwortet u.a. die folgenden Fragen: Wie setze ich mein Personal und meine Ressourcen optimal ein? Wo entstehen Ressourcenengpässe? Welche Wartezeiten entstehen durch Engpässe und wie wirken sich diese auf den Prozess aus? Wie steht es um die Auslastung meiner Ressourcen? Simuliert werden ein oder mehrere Hauptprozesse (inklusive aller enthaltenen Teilprozesse) oder einzelne Teilprozesse mit einer Arbeitsumgebung. 20

24 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS Die folgende Abbildung zeigt eine Pfadanalyse und Ergebnisse eines Prozesspfads sowie des gesamten Prozesses. Abbildung 12 - Ergebnisse der Pfadanalyse pro Prozesspfad und für den Gesamtprozess Die Simulation basiert auf einer event-basierten Simulationsmaschine unter Berücksichtigung der hinterlegten Wahrscheinlichkeiten und Häufigkeiten. Für spezielle Fragestellungen der Simulation können sogenannte Simulations-Agenten frei definiert werden, z.b. um kundenspezifische Kennzahlen aufzuzeichnen. Die Ergebnisse der Simulation können tabellarisch und grafisch aufbereitet werden. Zudem können die Ergebnisse in die ADONIS Modelle zurückgespeichert werden, um weiterführende Evaluationen darauf durchzuführen.. Abbildung 13 - Die grafische Auswertungen im Excel-Simulationsvergleich 21

25 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS Zusammenfassend zeichnet sich die Simulation in ADONIS durch folgende Aspekte aus: Prozesse schnell und einfach bewertet werden können Bereits auf Basis der Ergebnisse der Pfadanalyse wie Durchlaufzeiten, (kritische) Pfade, Wahrscheinlichkeiten und Größenordnung des Personalbedarfs viele Entscheidungen getroffen werden können Mit der Be- und Auslastungsanalyse mächtige Werkzeuge für detaillierte Analysen hinsichtlich Zeiten, Kosten, Personalbedarf und Ressourcen-Auslastung zur Verfügung stehen Geplante Änderungen und verschiedene mögliche Soll-Szenarien sehr schnell analysiert und auf ihre möglichen Auswirkungen im Hinblick auf Durchlaufzeiten, Kosten und Personalbedarf untersucht werden können damit erhalten Sie eine fundierte Basis für wichtige Entscheidungen 2.3 Erprobte BPMS Best-Practice-Methode inkl. BPMN 2.0 fit for business Die langjährige Prozessmanagement-Erfahrung der BOC spiegelt sich im Werkzeug ADONIS insbesondere in der BPMS Best-Practice-Methode wider. Diese stellt eine erprobte und branchen-unabhängige Ausgangsbasis für das Prozessmanagement dar und unterstützt alle gängigen Anwendungsszenarien. Sie ist konform zu wichtigen Normen wie der DIN-Norm und ihre Terminologie ist insbesondere auf die Benutzer im Fachbereich ausgerichtet. Mit der Freigabe der BPMN 2.0 durch die OMG steht zudem die vollständige BPMN 2.0 (Prozess-, Choreographie- und Konversationsdiagramm) in der BPMS-Methode in ADONIS standardmäßig zur Verfügung. Zudem haben wir bei der Umsetzung der BPMN in ADONIS einen der bestehenden Hauptkritikpunkte an der BPMN 2.0 aufgegriffen und diese um fachliche Konzepte (Verantwortlichkeiten, Zeiten, Kosten, Informationen zum Qualitäts- und Risiko-Management etc.) der Geschäftsprozessmodellierung erweitert, so dass sie nun nicht nur zur technischen Prozessumsetzung dient, sondern auch für fachliche Anwendungsszenarien wie dem Qualitäts- und Risiko-Management, der Organisationsanalyse sowie der Prozessanalyse und -optimierung eingesetzt werden kann somit ist die BPMN in ADONIS fit for business! Die folgende Abbildung zeigt die BPMS-Methode und ihre Elemente im Überblick. 22

26 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS Abbildung 14 - Die BPMS-Methode und ihre Elemente auf einen Blick Die wichtigsten Elemente der BPMS-Methode lassen sich wie folgt zusammenfassen: Prozessarchitektur/-landkarten Als fachliche oberste Strukturierungsebene steht die Prozesslandkarte zur Verfügung, mit der die Prozessarchitektur des Unternehmens dargestellt wird. Hierbei werden basierend auf einer mit der Geschäftsführung/Vorstand abgestimmten Top-Landkarte ( Unternehmenslandkarte ) die Prozesse des Unternehmens identifiziert, strukturiert und in mehreren Ebenen modelliert. Auf dieser Ebene können zudem sogenannte Kooperationsdiagramme erstellt werden, die sehr anschaulich die wichtigsten Akteure und deren Interaktion/Kooperation verdeutlichen. Produktlandkarten Eine weitere Strukturierung kann mittels einer Produktlandkarte erfolgen, in der die Produkte und Produktkomponenten des Unternehmens dargestellt werden und mit den Prozessen in Beziehung gesetzt werden dies bietet produkt-fokussierten Mitarbeitern einen leichten Einstieg in die Prozesswelt. Zudem können so die Abhängigkeiten zwischen Produkten und Prozessen dargestellt und analysiert werden und eine Kostenkalkulation für Produkte und deren Komponenten erfolgen. Geschäftsprozesse (Prozessabläufe) Das Herzstück bildet das Geschäftsprozessmodell, mit dem die Prozessabläufe anschaulich visualisiert werden. Die BPMS-Methode fokussiert hier einerseits auf die Abbildung der Fachprozesse mit allen Entscheidungen, Nebenläufigkeiten (Parallelitäten) und ermöglicht es zudem wichtige Prozessereignisse sowie Schnittstellen abzubilden. Mit dem BPMN Prozessdiagramm kann zudem die technische Sicht der Prozessabläufe beschrieben oder alternativ zur Darstellung einer integrierten Sichtweise verwendet werden. Ein entscheidender Punkt ist, dass der Prozess nicht isoliert modelliert wird, sondern die verantwortlichen Rollen, die benötigten IT-Systeme und Dokumente, die möglichen Risiken etc. direkt in den Prozess eingebunden (= referenziert) werden können. Somit entsteht ein integriertes Managementsystem, in dem die modellierten Informationen systematisch auswertbar sind. 23

27 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS Arbeitsumgebung, Aufbauorganisation Mit dem Arbeitsumgebungsmodell wird einerseits die Aufbauorganisation des Unternehmens in Organigrammform dargestellt und andererseits werden Mitarbeiter und deren Rollen beschrieben. Für die Prozesskostenanalyse kann zudem eine Modellierung und Zuordnung von Kostenstellen erfolgen. Risiken und Kontrollen Für das Risiko-Management bzw. den Aufbau eines internen Kontrollsystems stehen Risiko- und Kontrollkataloge zur Verfügung. IT-Architektur Das IT-Systemmodell ermöglicht es, einen Katalog von IT-Anwendungen, IT-Services sowie IT- Infrastrukturelementen abzubilden. Bei Einsatz von ADOit (dem BOC Management Office Produkt zum Unternehmensarchitekturmanagement, siehe Kapitel 4.2) kann dieser Katalog auch mit ADOit synchronisiert werden. Dokumente, Daten, Ressourcen sowie Anforderungsdefinition mit der UML Darüber hinaus können Dokumente strukturiert und bei Bedarf ein objektorientiertes Datenmodell erstellt werden. Produzierende Betriebe können zudem ihre Produktionsressourcen abbilden. Für die Anwendungsspezifikation stehen Ergebnistypen, wie z.b. UML Uses Cases, zur Verfügung. Notizen, Aggregationen und grafische Elemente In allen Modellen stehen Notizen sowie verschiedene Aggregationsformen zur Verfügung, um die Modelle grafisch weiter aufzubereiten. Diese erlauben auch, externe Grafiken in die Modelldarstellung einzubinden. Kennzahlen Kennzahlen können in nahezu allen Modellen hinterlegt werden. Bei Einsatz von ADOscore (dem BOC Management Office Produkt zum Performance-Management) können die Kennzahlen bi-direktional ausgetauscht und mittels Scorecards weiter detailliert und in Dashboards visualisiert werden (vgl. auch Kapitel 4.3). Durch das Berechtigungssystem in ADONIS ist zudem gewährleistet, dass dem Endanwender (z.b. Fachabteilung, Betriebsorganisation) nur jene Modellierungsobjekte bzw. Informationen zur Verfügung gestellt werden, die für die jeweilige Zielsetzung und -gruppe relevant sind. 2.4 Web-Publishing und flexible Reports Das Web-Publishing und die Dokumenten-Generierung besitzen standardmäßig bereits eine hohe Funktionalität: Die ADONIS HTML-Publikation bietet neben zwei unterschiedlichen Layouts, die Möglichkeit eine Startseite zu erstellen, Printdokumente zu integrieren und verschiedene weitere Konfigurationseinstellungen wie Zoomstufen zu nutzen etc. Die aus ADONIS erstellten HTML-Seiten können zudem in bestehende Portale eingebunden werden, wie z.b. über die Sharepoint-Integration. Zudem stehen neben einem universell einsetzbaren Standardreport eine Reihe von weiteren vordefinierten Druckdokumenten zur Verfügung, wie z.b. ein QM-Report, das Prozessstammblatt sowie Reports zum Risiko-Management (Risiko-/Kontrollmatrix etc.). 24

28 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS Zur Berücksichtigung der Corporate Identity/Design (CI/CD) können vom Anwender verschiedene CIs direkt in ADONIS erstellt und verwaltet werden. Die zu exportierenden Inhalte können durch den Anwender direkt in ADONIS über den Attributund Klassenfilter festgelegt werden. Bei Bedarf können sowohl Inhalt, Struktur, Layout als auch Format der zu generierenden Dokumente mit geringem Aufwand frei definiert werden. Die nachfolgende Abbildung verdeutlicht einige Möglichkeiten. Abbildung 15 - Vier Beispiele der HTML-Publikation in ADONIS 2.5 Mehrstufige Administration / Umfangreiches Rechtekonzept Rechte- und Zugriffsverwaltung sind heutzutage entscheidende Themen und reine Modellierungswerkzeuge addressieren dies oft gar nicht oder nur unzureichend. ADONIS hingegen stellt ein Berechtigungssystem für den Zugriff auf die Datenbank und alle gespeicherten Inhalte zur Verfügung. Hierdurch können individuelle Rechte für die ADONIS-Benutzer, beispielsweise Rechte zur Ausführung von Funktionalitäten oder Zugriffsrechte/Leserechte auf einzelne Modelle bzw. Modellgruppen, definiert werden. ADONIS bietet dadurch auch einer Vielzahl von Modellierern ein geordnetes und strukturiertes Arbeiten auf demselben Modellbestand in einer zentralen Datenbank (Repository). Mit dem innovativen Multi-Level-Administrations Konzept werden verteilt und/oder in Konzernstrukturen arbeitende Unternehmen in der Administration von ADONIS ideal unterstützt. 25

29 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS Abbildung 16 - Das Multi-Level-Administrations Konzept Es können mehrere Sub-Administratoren definiert werden, denen jeweils ein Teilbereich (= Menge an Benutzern und Modellen) zur Administration zugewiesen wird. Dies erleichtert die Administrationsaufgaben und ermöglicht es, in verschiedenen Konzernunternehmungen mit einem zentralen ADONIS zu arbeiten und ihre jeweiligen Bereiche autonom zu verwalten. 2.6 Methodenoffenheit und flexible Anpassbarkeit durch Metamodellierung ADONIS kann genau für die Ziele eines Projekts und die in der Organisation allgemein akzeptierten Notationen konfiguriert und auf eine Zielarchitektur zugeschnitten werden. Das ADONIS-Customizing-Konzept erlaubt die Umsetzung nahezu beliebiger Methoden. ADONIS bietet ein vollobjekt-orientiertes Metamodellierungskonzept, in dem die Modelltypen, Modellierungsklassen, deren Attribute und grafische Darstellung sowie die Auswertungsmechanismen frei definiert werden können. Die Konzepte zur Metamodellierung sind hierfür umfassend: Zum Beispiel stehen sehr mächtige Datentypen für Attribute zur Verfügung. Neben den obligatorischen Text- und verschiedenen Zahlentypen können Tabellen, Aufzählwert(listen) und Referenzattribute für das Beziehungshandling definiert werden. Die Anpassungen erfolgen ohne Programmieraufwand. Die nachfolgende Abbildung verdeutlicht die Customizing-Möglichkeiten in ADONIS anhand von vier bekannten Methoden: der BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation), LOVEM (Line of Visibility Enterprise Modeling), EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette) sowie FAMOS (Fach-Modellierungsstandard für die öffentliche Verwaltung). 26

30 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS Abbildung 17 - Vier bekannte Methoden (Konfigurationen) in ADONIS Weitere bekannte Methoden, die mit ADONIS unterstützt werden, sind beispielsweise die UML, IDEF oder auch die Methode der exemplarischen Geschäftsprozessmodellierung (egpm, Kooperationsbilder). Der Anwender kann zwischen der einzusetzenden Methode wählen oder Methoden kombinieren. Dem Endanwender (z.b. Fachabteilung, Betriebsorganisation) präsentiert sich ADONIS als sehr einfaches und leicht handhabbares und erlernbares Werkzeug, weil nur jene Modellierungsobjekte bzw. Informationen zur Verfügung gestellt werden, die für die jeweilige Zielsetzung relevant sind. 2.7 Unterstützung von Standards und offenen Schnittstellen Durch die Offenheit von ADONIS, sowohl mit dateibasierten, bi-direktionalen Schnittstellen wie XML oder ADL (ADONIS Definition Language), als auch API-basierten Schnittstellen (wie AdoScript, Aufruf externer Funktionen aus DLLs, SQL-Statements) kann ADONIS schnell und zukunftssicher in bestehende IT-Infrastrukturen und Anwendungslandschaften integriert werden. Dies gilt auch für das ADONIS Prozessportal, mit dem über APIs und SOAP Web-Services flexibel angesteuert und integriert werden können. ADONIS unterstützt verschiedenste Formate zum standardisierten Export von Informationen, darunter mehrere Grafikformate (jgp, png, svg, emf etc.) für Modellgrafiken, HTML, RTF sowie csv/txt für den Export von Informationen in Tabellenstruktur. Im Sinne der Unterstützung von Standards zur Prozessumsetzung bzw. Austausch von Informationen bietet ADONIS neben der konfigurierbaren XML-Import/-Export Schnittstelle Unterstützung für BPMN-DI, BPEL, XMI sowie XPDL, die allesamt einen zügigen Übergang in Ausführungsumgebungen bzw. eine flexible Schnittstellenrealisierung ermöglichen. Die BOC ist aktives Mitglied der Object Management 27

31 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS Group (OMG) und verfolgt intensiv die internationalen Entwicklungen in diesem Bereich. Bestehende Schnittstellen werden zudem auch insbesondere mit dem Feedback aus Kundenprojekten erweitert. 2.8 Versionierung und konfigurierbare Freigabe-Workflows Jedem Modell kann in ADONIS eine Versionsnummer zugeordnet werden. Über den "Modellvergleich" werden inhaltliche Unterschiede von Modellen ermittelt. Die Versionierung und Freigabe von Modellen kann zudem über ein mehrstufiges Freigabeverfahren durchgeführt werden. Ein derartiges Verfahren unterstützt die strukturierte Verwaltung der Prozesse. Abbildung 18 - Mehrstufiges Freigabeverfahren Der Lebenszyklus eines Prozesses wird in ADONIS durch die verschiedenen Status der Prozesse abgebildet. Jedes Modell hat genau einen Status wie im folgenden Beispiel ersichtlich: Abbildung 19 - Der Lebenszyklus eines Prozesses in ADONIS Die BOC bietet, je nach Kunden- und Einsatzszenario, verschiedene Freigabemechanismen mit unterschiedlichen Konfigurationsmöglichkeiten an. So können zum Beispiel auch die Status und Übergänge definiert und Notifikationen/ -Versand konfiguriert werden. Bei Einsatz des ADONIS Prozessportals bietet es sich an, den oder die Freigabeschritt(e) im Webportal durchzuführen. Ein weiteres wichtiges Szenario im Kontext der nachvollziehbaren Freigabe ist die sogenannte Prolongation von Prozessen. Darunter wird die auf einer Überprüfung beruhende Laufzeitverlängerung der Prozessbeschreibung inklusive aller Informationen zu Aktivitäten, Verantwortlichkeiten, Risiken und Kontrollen verstanden. Diese regelmäßige Bewertung der Prozesse wird für immer mehr Unternehmen und Organisationen verbindlich und findet Niederschlag in Vorschriften wie zum Beispiel Solvency II. Diese EU- Richtlinie zur Solvabilitätsvorschrift für die Eigenmittelausstattung von Versicherungsunternehmen fordert zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit sämtlicher Bestandteile des Risiko-Managementsystems u.a. die jährliche Überwachung der Funktionsfähigkeit sämtlicher Kontrollen. 28

32 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS ADONIS unterstützt auch hierbei mit dem konfigurierbaren ADONIS Freigabe-Workflow für Prozessmodelle und dem ADONIS Prozessportal: Die Prozessverantwortlichen werden automatisiert über Prolongationen informiert und damit eine fristgerechte Überprüfung sichergestellt. 2.9 DMS-Funktionalität Mit ADONISdms können Sie externe Dokumente direkt in der ADONIS Datenbank speichern, öffnen und verwalten. Das Resultat ist eine konsistente und prozessorientierte Dokumentenhaltung. Die ADONISdms Funktionalität wird in drei Stufen angeboten: In der Basisversion wird das Hochladen von Dokumenten in die ADONIS Datenbank ermöglicht und erleichtert dadurch die verteilte Arbeit mit Dokumenten in ADONIS. Die Power-Version ermöglicht die Versionierung von Dokumenten. Alte Dokumentenstände werden in der ADONIS Datenbank archiviert. Hierdurch wird immer mit dem aktuellsten Stand gearbeitet. Die Premium-Version beinhaltet eine Statusverwaltung, wodurch Dokumente rollenbasiert qualitätsgesichert und freigegeben werden können. Zur besseren Identifikation ist eine Ampelvisualisierung für Dokumente integriert. Abbildung 20 - Freigabe-Workflow für Dokumente in ADONIS Unter anderem werden damit folgende ausgewählte Anwendungsszenarien unterstützt: Verwaltung und Archivierung von Dokumenten im Rahmen von QM und ISO-Zertifizierungen. Sichere und nachvollziehbare Aufbewahrung von Dokumenten im Rahmen der schriftlich fixierten Ordnung (SFO). Strukturierung und Verwaltung von Dokumenten im Rahmen des Risiko-Managements (MaRisk) Unabhängige Erhebungskomponente ADONIS bietet mit HOMER eine in verschiedensten Einsatzszenarien verwendbare Erhebungskomponente, so dass Fachexperten zur Informationserhebung nicht notwendigerweise direkt mit ADONIS arbeiten müssen. HOMER bietet beispielsweise Funktionen für: eine erste Erhebung in Excel, die Generierung von Fragebögen, 29

33 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS die Auswertung der Antworten und das Einspielen der Ergebnisse in ADONIS (Erstellung bzw. Updates von Modellen). So können mit HOMER sowohl Ersterhebungen von prozessrelevanten Informationen durchgeführt werden, wie auch bestehende Modelle mittels Fragebögen aktualisiert werden Schnelle Installation und einfacher Betrieb ADONIS ist eine leicht installierbare und im Sinne des Systembetriebs pflegeleichte Anwendung. Für den Betrieb von ADONIS ist lediglich die Datenbank am Datenbank-Server vorzubereiten und der ADO- NIS Client auf den jeweiligen Rechner zu installieren. Durch die Unterstützung von Standard- Datenbanksystemen (siehe nächsten Abschnitt) ist dieser Schritt in der Regel schnell und problemlos durch einen Datenbank-Administrator durchführbar. Die Client-Installation selbst kann direkt oder mittels Standard-Softwareverteilungsverfahren durchgeführt werden hierzu wird insbesondere auch eine silent Installation unterstützt. Selbstverständlich ist auch ein Betrieb von ADONIS unter Verwendung von Terminalserver-Technologie wie zum Beispiel Citrix möglich. Im laufenden Betrieb von ADONIS sind, abgesehen von (automatisierten) Standardtätigkeiten wie Datenbank-Backups und der Aktualisierung von Datenbank-Indizes, keine Tätigkeiten seitens der System- und Datenbankadministration notwendig Unterstützung von Standard-DBMS und großer Installationen ADONIS unterstützt die weitverbreiteten Standard-Datenbanken wie DB2, Oracle und SQL Server. Damit wird eine effiziente Installation und Administration sichergestellt, mit der auf vorhandenes Datenbank- Know-how im Unternehmen zurückgegriffen werden kann. Zudem erlaubt deren Skalierbarkeit auch weltweite Installationen mit vielen hundert Benutzern auf einer zentralen ADONIS Datenbank Flexible Lizenzierung ADONIS-Client-Server-Lizenzen werden entweder als "Concurrent Use" Lizenzen ( Floating Licenses ) oder Named Use Lizenzen angeboten. Somit können Unternehmen flexibel und je nach geplantem Einsatz das günstigste Lizenzmodell wählen. Für kleinere Unternehmen ist durch das Named Use Prinzip ein kostengünstiger Einstieg gewährleistet, da hier oft nur wenige Mitarbeiter mit ADONIS direkt arbeiten. Für größere Unternehmen ist oft das Concurrent Use Modell interessant, da hier in der Regel potenziell viele Nutzer (Modellierer, Analysten etc.) bestehen, diese allerdings nicht alle gleichzeitig arbeiten. Hieraus kann sich im Vergleich zu Werkzeugen, die keine Concurrent Use Lizenzmodelle bieten, oft ein nicht unerheblicher preislicher Vorteil ergeben. Gleichzeitig bietet ADONIS zudem noch eine integrierte HTML-Generierung an. Für das Lesen der erstellten HTML-Dokumentationen im Web/Intranet fallen keine weiteren Lizenzkosten an. Gerade bei größeren Installationen führt diese Eigenschaft zu erheblichen Preisvorteilen. 30

34 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS 2.14 Online-Webzugriff über das ADONIS Prozessportal Prozessmanagement bringt einem Unternehmen dann maximalen Nutzen, wenn es permanent in der Organisation verankert ist und möglichst alle Mitarbeiter aktiv in die Verbesserungs- und Veränderungsprozesse einbezogen werden. Das ADONIS Prozessportal (APP) ist der Online-Webzugriff zu allen Daten des Prozessmanagements. Mit dem APP bieten wir allen Mitarbeitern einen rollen-spezifischen und einfachen Web-Zugang zu den jeweils für ihre Arbeit benötigten und relevanten Informationen ( zielgruppengenaue Publikation ). Dadurch sind sowohl die Management- und Führungsebenen, wie auch alle Mitarbeiter als Prozessausführende direkt in das Geschäftsprozessmanagement eingebunden. Mitarbeiter finden schnell zu ihren Prozessen und Arbeitsanweisungen und können unmittelbar Ideen und Vorschläge für Verbesserungen einbringen und sind so direkt an Verbesserungen der Prozesse beteiligt. Prozessverantwortliche oder Prozessmanager haben direkten Zugriff auf ihre Prozesse, die aktuellen Leistungskennzahlen und können über die Freigabe bzw. Prolongation von Prozessen entscheiden. Damit stellen Sie sicher, dass Geschäftsprozessmanagement laufenden Nutzen erzielt und zu der gewünschten Nachhaltigkeit im Unternehmen führt. Benutzer können über einen Web-Browser direkt auf die Informationen zugreifen und entsprechend ihrer Rechte Informationen lesen oder auch Inhalte editieren. Die Benutzeroberfläche ist dabei bewusst schlank gehalten und ermöglicht Ihren Mitarbeitern auch ohne Schulungen das APP sofort zu nutzen. Das APP ergänzt den ADONIS Standard-Rich-Client in idealer Weise und ermöglicht eine ganzheitliche Unterstützung über den gesamten Lebenszyklus der Geschäftsprozesse. Über das APP können so zum Beispiel die in der folgenden Abbildung dargestellten Rollen, mit ihren jeweiligen Anforderungen, einen intuitiven Online-Webzugriff zu ihren benötigen Daten und Funktionen erhalten. Abbildung 21 - Das ADONIS Prozessportal (APP) ist der Online-Webzugriff zu allen Daten des Prozessmanagements Die wichtigsten Einsatzszenarien des ADONIS Prozessportals lassen sich wie folgt zusammenfassen: Online-Publikation von Prozessen / Prozessbasierte Arbeitsanweisungen Verbesserungsmanagement 31

35 02 DIE STÄRKEN UND VORTEILE VON ADONIS Freigabe von Prozessen über das Web Kennzahlen-Management Dokumentation von Internen Kontrollsystemen (IKS), Risiko-Management und Audits Mehr zum ADONIS Prozessportal, seinen Funktionen und Einsatzszenarien erfahren Sie im Whitepaper zum ADONIS Prozessportal erhältlich über Ihren BOC-Kontakt bzw. als Download über die BOC Webseite 32

36 03 EINSATZSZENARIEN VON ADONIS 3 Einsatzszenarien von ADONIS Die zentralen GPM-Einsatzszenarien auf einen Blick Ihre Vorteile bei der Umsetzung mit ADONIS 3.1 Prozessdesign und -dokumentation Das Ziel des Designs und der Dokumentation von Prozessen ist es, die im Unternehmen existierenden Prozessinformationen aufzuzeigen und nutzbar zu machen, um sich auf Kundenwünsche besser einzustellen und als Ergebnis die Unternehmensziele besser zu erreichen. Das Prozessdesign und die -dokumentation mit ADONIS ermöglichen unter anderem: die Entwicklung eines tiefen und detaillierten Verständnisses Ihrer Prozesse die Schaffung von Vergleichbarkeit und Transparenz zwischen Ihren Geschäftsprozessen die Abbildung der Geschäftsbereiche mit fest definierten Rollen und Rechten die Analyse und das Controlling/Überwachung der Geschäftsprozesse die Lokalisierung von Schwachstellen der Aufbau- und Ablauforganisation die Schaffung eines guten Ausgangspunktes für die Optimierung von Prozessen sowie für das Qualitätsmanagement bspw. für Zertifizierungen die Identifikation von Prozesskostentreibern die Festlegung klarer Schnittstellen zwischen den Prozessen Abbildung 22 - Prozessdesign mit Darstellung von Inputs, Outputs und Verantwortlichkeiten ADONIS unterstützt Sie beim Prozessdesign und bei der Prozessdokumentation. Durch den intuitiv zu bedienenden Modelleditor (eine detaillierte Beschreibung finden Sie in Kapitel 2.1 Einfache, intuitive Bedienung) und flexible Erhebungswerkzeuge können betriebliche Abläufe, Schnittstellen und Verantwortlich- 33

37 03 EINSATZSZENARIEN VON ADONIS keiten mit ADONIS schnell und übersichtlich dargestellt werden. Dadurch zeichnet sich ADONIS insbesondere auch für Fachabteilungen und Mitarbeiter ohne IT-Ausbildung aus. Mit Hilfe der Dokumentationskomponente können aus ADONIS-Modellen Organisationshandbücher oder Prozessdokumentationen als Word- oder HTML-Dateien generiert werden. Dadurch ist es möglich, die Modellinhalte inklusive grafischer Darstellung über das Intranet (wie auch Sharepoint bzw. Lotus Notes) zu verteilen. ADONIS bietet neben seiner statischen HTML-Dokumentation auch das dynamische ADO- NIS Prozessportal. Die Stärke des ADONIS Prozessportals ist die rollenbasierte Bereitstellung von Informationen und Funktionen, um effiziente Teamarbeit zwischen den verschiedenen Rollen im Geschäftsprozessmanagement zu gewährleisten. Ihre Vorteile beim Einsatz von ADONIS für Prozessdesign und -modellierung Intuitiv zu bedienender Modelleditor Zahlreiche Dokumentationsmöglichkeiten Rollenspezifische Web-Publikation mit dem ADONIS Prozessportal 3.2 Prozessbasiertes Anweisungswesen Das prozessbasierte Anweisungswesen beschreibt die Erstellung und Verteilung von Arbeitsanweisungen auf Basis von Prozessbeschreibungen. Mitarbeitern alle für ihre Aufgaben benötigten Informationen umfassend, übersichtlich und qualitätsgesichert zur Verfügung zu stellen, erhöht nicht nur die Qualität und die Motivation, sondern ist auch eine wichtige Voraussetzung für die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften z.b. zur Dokumentation der Geschäftstätigkeit im Rahmen einer schriftlich fixierten Ordnung Versionierung und Freigabe-Workflow Der Freigabe-Workflow in ADONIS unterscheidet verschiedene Benutzergruppen, die unterschiedliche Benutzerprofile aufweisen. Automatisch generierte Versionsnummern, die Vergabe eines eindeutigen Status und eine automatische Änderungshistorie gewährleisten eine eindeutige Identifikation und Transparenz. Der Freigabe-Workflow kann individuell entsprechend der Anforderungen der Kunden eingestellt werden. Weitere Information finden Sie in Abschnitt 2.8 Versionierung und konfigurierbare Freigabe-Workflows Lesebestätigungen und Prolongationen Die Bestätigung der Prozesse durch die Prozessverantwortlichen sowie die Laufzeitverlängerung der in einer Prozessbeschreibung formulierten Aktivitäten, Verantwortlichkeiten, Risiken und Kontrollen und die damit verbundene regelmäßige Bewertung der Prozesse wird für immer mehr Unternehmen und Organisationen verbindlich. Dies unterstützen ADONIS und das ADONIS Prozessportal. Im Rahmen der Freigabe können Sie Gültigkeitsdaten und Prolongationstermine festlegen. Der ADONIS Prozessportalserver überwacht die Termine und Fristen und startet rechtzeitig die erforderlichen Prolonga- 34

38 03 EINSATZSZENARIEN VON ADONIS tionsworkflows. So werden die Prozessverantwortlichen automatisch per über die anstehenden Prolongationen informiert und die Aufgaben zur Verlängerung der Prozesse im Prozessportal eingestellt. Das Eskalationsmanagement des ADONIS Prozessportals informiert im Falle der Nichtbearbeitung bei Bedarf zusätzliche Adressaten. So behält das ADONIS Prozessportal alle Ihre Prozesse im Blick und stellt die fristgerechte Überprüfung sicher Benutzerspezifische Publikation der Prozesse ADONIS bietet zahlreiche Funktionen, um die Prozesse und alle dazugehörigen Informationen den Bedürfnissen der Nutzer entsprechend zur Verfügung zu stellen. Druckdokumente ermöglichen es mit zahlreichen Vorlagen und individuellen Einstellungsmöglichkeiten genau die Informationen, die benötigt werden, als Word- oder PDF-Dokument zur Verfügung zu stellen. Mit der aus ADONIS generierten HTML-Dokumentation ist es möglich, die Prozesse und alle enthaltenen Informationen unabhängig von ADONIS zur Verfügung zu stellen. Die einfache Navigation und die Übersichtlichkeit bieten auch Mitarbeitern ohne Prozessvorkenntnisse die Möglichkeit, sich wie selbstverständlich in der Prozesswelt zu bewegen. Für einen web-basierten benutzerspezifischen Online-Zugriff auf die Prozesse steht darüber hinaus als ergänzende Komponente das ADONIS Prozessportal zur Verfügung. Abbildung 23 - ADONIS Prozessportal zur benutzerspezifischen Publikation der Prozesse (hier in der textuellen Prozessdarstellung) Dieses bietet die Möglichkeit, jedem Nutzer genau die Funktionen zur Verfügung zu stellen, die er benötigt, beispielsweise in Form von individuellen Sichten und Feedback-Mechanismen. So unterstützt das Prozessportal nicht nur die Dokumentation der Prozesse, sondern auch die zuvor genannten Szenarien der Freigabe und der Prolongation von Prozessen. 35

39 03 EINSATZSZENARIEN VON ADONIS Ihre Vorteile beim Einsatz von ADONIS für prozessbasiertes Anweisungswesen Integration von Freigabe-Workflows und Versionierungsmechanismen Adressatengerechte Informationen und Funktionen Flexible Anpassungsmöglichkeiten der Dokumentation 3.3 Prozessanalyse und -optimierung Die häufigsten Zielsetzungen der Prozessanalyse und -optimierung sind die Steigerung der Prozesseffizienz, die Verbesserung der Produkt-Leistungsqualität als Beitrag zur Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, sowie die Erhöhung des betriebswirtschaftlichen Ergebnisses durch die Senkung von Kosten und Durchlaufzeiten. ADONIS bietet zur Unterstützung dieser Zielsetzungen umfangreiche Analyse- und Simulationsmechanismen (vgl. auch Kapitel 2.2 Umfangreiche Analysen und betriebswirtschaftliche Auswertungen). In der Analysekomponente können neben Abfragen für Konsistenzchecks, wie Vollständigkeitsprüfungen der Modelle, auch vordefinierte Standard-Abfragen genutzt und selbstständig erweitert werden. So können alle Fragen zu den Inhalten der Prozesse und ihrer verbundenen Elemente beantwortet werden, z.b.: Dokumente: In welchen Prozessen werden welche Dokumente verwendet? Welche Dokumente werden gar nicht verwendet? Organisation: Wer ist für welche Prozesse, für die Durchführung der Aktivitäten oder die Aktualisierung der verwendeten Dokumente zuständig? IT: Welche Systeme werden in welchen Prozessen verwendet? Darüber hinaus können beispielsweise manuelle oder nicht-wertschöpfende Tätigkeiten, interne oder externe Schnittstellen oder Informationen zur Organisationsstruktur ermittelt werden. Die ADONIS Simulationsbibliothek kann mit seinen vier Simulationsalgorithmen je nach aktueller Fragestellung eingesetzt werden (für mehr Information zu den verfügbaren Algorithmen und deren Ergebnissen siehe Kapitel 2.2.2). Die Simulation wertet Verteilungen und Übergangsbedingungen an den Beziehungen aus. Es können sowohl Hauptprozesse (inklusive aller enthaltenen Teilprozesse) als auch einzelne Teilprozesse simuliert werden. So können bspw. Bearbeiterwechsel, bearbeitungsintensive Tätigkeiten oder Bearbeiterengpässe identifiziert werden. Die Simulation identifiziert z.b. auch Tätigkeiten, die selten durchgeführt werden oder identifiziert Rollen/Bearbeiter mit geringen Bearbeitungsanteilen am Prozess. 36

40 03 EINSATZSZENARIEN VON ADONIS Abbildung 24 - Simulation in ADONIS Die Simulationskomponente bildet außerdem die Grundlage für die Funktionalitäten zur Prozesskostenrechnung und Personalbedarfsplanung. Ihre Vorteile beim Einsatz von ADONIS für die Prozessanalyse und -optimierung Umfangreiche Analysekomponente inkl. vordefinierten und selbst definierbaren Abfragen Ermittlung aller relevanten Prozessinformationen zu bspw. Schnittstellen, Dokumenten etc. Vier mächtige Simulationsalgorithmen zur Ermittlung von Auslastungen, Wartezeiten, Ressourcenbedarf sowie Prozesszeiten und -kosten 3.4 IKS und Risiko-Management Risiko-Management ist kein neues Thema und dennoch ist in diesem Umfeld ein starker Wandel eingetreten. Der Blickwinkel hat sich vom Fokus auf die finanziellen Risiken kontinuierlich um weiterer Unternehmensrisiken, wie den operationellen Risiken, erweitert. Mit dem Einsatz von Geschäftsprozessmanagement bieten sich für das Risiko-Management, das sich aus Erkennung, Analyse, Bewertung, Überwachung und Kontrolle von Risiken zusammensetzt, diverse Möglichkeiten Risiken nachhaltig zu begegnen. So kann das Risiko-Management selbst als Geschäftsprozess verstanden werden, der folgende Aspekte zum Ziel hat: Die Unternehmensexistenz nachhaltig zu sichern, die operative Geschäftstätigkeit hinsichtlich Effektivität und Effizienz zu steigern, die Korrektheit der Finanzberichterstattung zu gewährleisten und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. 37

41 03 EINSATZSZENARIEN VON ADONIS Gemäß dem Vorgehensmodell der BOC Gruppe für die Einführung und Betrieb eines Risiko-Managements gliedert sich dieses in folgende Phasen: Abbildung 25 - Komponenten eines prozessorientierten Risiko-Managements (BOC Risk Management Life Cycle) Innerhalb von ADONIS wird die technische Unterstützung der einzelnen Phasen des Life Cycles umgesetzt. Im Zuge der Definition der Risiko-Strategie erfolgt neben der Zieldefinition, Festlegung von Rollen und Methoden auch das Scoping. Dieses legt mittels der Prozesslandkarte und dem Risiko-Portfolio fest, welche Geschäftsprozesse bzw. welche Kategorien von Risiken im Fokus des Risiko-Managements bzw. dem internen Kontrollsystems (IKS) liegen. Abbildung 26 - Prozesslandkarte und Risiko-Portfolio Die Risikoanalyse, welche sich in die Identifikation und Bewertung von Risiken gliedert, beginnt bei der Prozessdokumentation. So können in ADONIS sowohl auf Aktivitätenebene als auch auf Ebene der Prozesslandkarten Verknüpfungen von operationellen Risiken aus dem Risikokatalog und Kontrollen aus dem Kontrollenkatalog hergestellt werden. Die den Aktivitäten und Prozessen zugeordneten Risiken und Kontrollen werden über ein grafisches Symbol direkt an der Aktivität oder am Prozess selbst angezeigt, siehe hierzu auch die nachfolgenden Abbildung. 38

42 03 EINSATZSZENARIEN VON ADONIS Zu den Risiken können verschiedenste Informationen wie «Fehlerhäufigkeit», «Auswirkung» oder «Risikoarten» dokumentiert werden. Die für die Verminderung oder Vermeidung der Risiken erforderlichen Kontrollen können ebenso mit relevanten Informationen zu «Kontrolltyp», «Kontrollausführung», «Kontrollfrequenz», «Wirksamkeit der Kontrolle» etc. belegt und mit den Risiken verknüpft werden. Durch die Möglichkeit des Generierens verschiedenster Reports und Dokumente, sowie entsprechende Historisierungen sind Controllingfunktionalitäten implementiert. Mit Hilfe des web-basierten ADONIS Prozessportals (APP) können die Phasen der Optimierung, Implementierung, Ausführung und Evaluierung des BOC Risk Management Life Cycles umgesetzt werden. Entsprechend der in der Strategie festgelegten Rollen, gibt es im APP verschiedene individuelle Sichten, vgl. dazu Abbildung 27 - Rollen im Risiko-Management. Je nach Rolle kann angepasst werden, welche Funktionalitäten der Benutzer hat, beispielsweise im Kontrollen- Board sieht der Viewer lediglich eine Auflistung sämtlicher Kontrollen, während der Kontrolldurchführende eine Auflistung seiner Kontrollen hat und deren Ausführungen bestätigen kann. Abbildung 27 - Rollen im Risiko-Management - Unterstützung durch ADONIS und das ADONIS Prozessportal 39

43 03 EINSATZSZENARIEN VON ADONIS Ihre Vorteile beim Einsatz von ADONIS für das Risiko-Management und IKS Erfassung von Risiken in Prozessübersichten und Prozessabläufen Zuordnung von Risiken und Risikobeurteilung Definition und Bewertung von Kontrollaktivitäten, d.h. Definition von SOLL-Prozessen im Sinne eines optimalen Risiko-Managements Automatisierte Erstellung von Risiken- und Kontrollreports sowie einer Risiko- /Kontrollmatrix als Unterstützung für z.b. Wirtschaftsprüfung und Jahresabschluss Kontinuierliche Bewertung von Risiken und Kontrollen, insbesondere hinsichtlich ihrer Design Effectiveness und Operating Effectiveness Einleitung von Maßnahmen und kontinuierliches Maßnahmen-Management 3.5 Prozesskennzahlen und -performance Im Rahmen des Controllings und des strategischen Managements werden Geschäftsprozesse mit Hilfe von Kennzahlensystemen effizient bewertet, um somit die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu erhöhen und dessen betriebswirtschaftliches Ergebnis zu verbessern. So gilt es im Rahmen der Prozessleistungsmessung durch ein stetiges Prozessmonitoring Durchlaufzeiten zu minimieren, Kosten zu senken sowie Qualitätsstandards zu gewährleisten und so die Gesamtleistung zu erhöhen. Insbesondere strategische Neuausrichtungen bringen zumeist Änderungen in den Geschäftsprozessen mit sich, die eine zielgerichtete Steuerung inklusive effizientem Reporting unabdingbar machen. Abbildung 28 - Kennzahlen zur Prozessleistungsmessung 40

44 03 EINSATZSZENARIEN VON ADONIS ADONIS bietet die Möglichkeit, Prozesskennzahlen in die Geschäftsprozesse zu integrieren und zu konfigurieren. Anhand einer Ampelvisualisierung können Abweichungen von den SOLL-Werten rechtzeitig erkannt und Strategien zur Behebung dieser Abweichungen entwickelt werden. Prozesse können durch die Anbindung von Kennzahlen direkt in ADONIS bewertet werden. Sie können sowohl manuell eingegeben und/oder aus externen Datenquellen wie Excel oder über SQL-Befehle direkt aus den Datenbanken der Produktivsysteme in ADONIS importiert werden, um damit einen Abgleich der IST- mit den SOLL-Werten und den definierten Toleranzgrenzen durchzuführen. Durch die Integration mit ADOscore können darüber hinaus Kennzahlenhierarchien abgebildet und Prozess-Scorecards/-Dashboards erstellt werden, siehe auch Kapitel 4.3 Strategie- und Performance-Management mit ADOscore. Die BOC versteht unter dem Begriff "Prozesskennzahlen" die oben beschriebene Funktionalität. Im weiteren Sinne verstehen wir auch Berechnungsergebnisse aus der Simulation oder der Prozesskostenanalyse als "Prozesskennzahlen", die über Input-Kennzahlen der Produktivsysteme (Mengen, Bearbeitungszeiten, Liegezeiten etc.) zu den Prozessen ermittelt werden. Ihre Vorteile beim Einsatz von ADONIS für Prozesskennzahlen und -performance Transparente Darstellung von Prozesskennzahlen inklusive Ampelvisualisierung Einfache Anbindung von externen Datenquellen für den SOLL-/IST-Abgleich Durch Integration mit ADOscore Kennzahlenhierarchien und Prozess-Dashboards verfügbar 3.6 Prozessorientiertes Qualitätsmanagement Die ISO-Normen zum Qualitätsmanagement oder vergleichbare prozessorientierte Normen wie bspw. zum Umweltmanagement (ISO-9001, ISO 14001, ISO 13485, ISO TS etc.) fordern, dass bestimmte Prozesse/Sachverhalte in den Unternehmen geregelt und dokumentiert sind. So müssen z.b. für bestimmte Themen Prozesse definiert sein und Verantwortlichkeiten festgelegt und beschrieben sein. All diese Sachverhalte können in ADONIS hinterlegt werden, so dass ADONIS für alle prozessorientierten Normen herangezogen werden kann. Die Zertifizierung wird unterstützt durch die HTML-Dokumentation. Das Qualitätsmanagement wird insbesondere unterstützt durch die eindeutige Datenhaltung und die Verknüpfbarkeit der einzelnen Elemente aus den verschiedenen Modelltypen. Repository-Modelle wie Ressourcen-Modelle, Produkt-Modelle und Dokumenten-Modelle werden im Kontext des Qualitätsmanagements angewandt. Für das Geschäftsprozessmodell als Kern-Modelltyp gibt es eine eigene Qualitätsmanagement-Sicht (diese kann in der Administration freigeschaltet werden). Neben der Qualitätsmanagementkonformen Darstellung der Modelle stehen auch spezielle Dokumentationsmöglichkeiten wie z.b. ein QM- Report in Kapitelstruktur der Normen zur Verfügung. Weiterhin ist es in ADONIS möglich, eine Übersicht mit verantwortlicher Rolle, Input, Output sowie verwendeten Ressourcen einzublenden. Ebenso können bei jeder Aktivität nach dem sogenannten "DEMI- Prinzip" die Durchführungsverantwortung Ergebnisverantwortung Mitarbeit / Mitwirkung und 41

45 03 EINSATZSZENARIEN VON ADONIS zu informierende Personen hinterlegt und über die Einblendung der "DEMI-Sicht" neben dem Prozess visualisiert werden. Abbildung 29 - Darstellung der Zuständigkeiten in der Qualitätssicht Zur Verwaltung der Qualitätsmanagement-Handbücher und Gewährleistung der fachlichen Richtigkeit sowie Revisionsanforderungen besitzt ADONIS ein Freigabeverfahren mit integrierter Versionierung, siehe hierzu auch die integrierte Versionsverwaltung in Kapitel 2.8. Ihre Vorteile beim Einsatz von ADONIS für das Qualitätsmanagement Modellierung, Dokumentation und Beschreibung aller QM-relevanten Sachverhalte Einfache Zuordnung und Visualisierung von Verantwortlichkeiten Sicherung der fachlichen Richtigkeit und Revisionssicherheit durch Freigabeverfahren mit integrierter Versionierung Erstellung von Qualitätsmanagementhandbüchern sowie QM-Reports in Normenstrukturierter Form 3.7 Prozesskostenrechnung Die Prozesskostenrechnung betrachtet den gesamten Ablauf der Erstellung eines Produkts oder der Erbringung einer Dienstleistung. Die Ausrichtung auf den Wertschöpfungsprozess trägt stark zu einer transparenten Sicht auf die Kostenentstehung bei und ermöglicht eine verständliche und verursachungsgerechte Zu- 42

46 03 EINSATZSZENARIEN VON ADONIS ordnung verschiedener Kostenarten. Ziel ist die Berechnung, Analyse, Planung, Steuerung, Überwachung und Verrechnung der Kosten von repetitiven Prozessen. Prozesskosten werden dabei im Wesentlichen in drei Schritten ermittelt: Abbildung 30 - Wesentliche Schritte einer Prozesskostenrechnung ADONIS unterstützt diese Schritte und bietet die Möglichkeit, alle für die Prozesskosten relevanten Informationen (z.b. Mengen, Sachkosten, Personalkosten, Rollen, Kostenstellen etc.) aus bestehenden Systemen mittels CSV und XML zu importieren und an den relevanten Stellen in den Prozessen zu hinterlegen. Auf Basis dieser Informationen ermöglichen Ihnen eine Reihe von Simulationsalgorithmen die Durchführung einer Prozesskostenrechnung. Während der Simulation lassen sich alle relevanten Werte und Daten (Bezugsobjekte, Zeiträume etc.) entsprechend der initialen Zielsetzungen einstellen. Nähere Information zur Simulation in ADONIS finden Sie in Abschnitt ADONIS Simulationsbibliothek. Abhängig von der Zielsetzung kann die Prozesskostenrechnung dabei in unterschiedlichen Vorgehensweisen und Detaillierungsgraden erfolgen. So kann die Prozesskostenrechnung in ADONIS nicht nur hinsichtlich spezieller Anforderungen erweitert werden, sondern bietet in einer Light-Variante auch die Möglichkeit, ausgehend von der Ebene von Prozesslandkarten ohne aufwendige Modellierung relativ schnell Ergebnisse zu erzielen. Ihre Vorteile beim Einsatz von ADONIS für die Prozesskostenrechnung Schaffung von Kosten- und Prozesstransparenz in den indirekten Leistungsbereichen Angemessene Bewertung und Verrechnung von innerbetrieblichen Leistungen Verbesserung der Produkt- und Kundenergebnisrechnung Aufzeigen der Auswirkungen von Veränderungen an den Prozessabläufen, von der Einsparung unnötiger Prozesse oder von der veränderten Anzahl der Prozessdurchführungen 3.8 Prozessbasierte Personalbedarfsermittlung Ein entscheidender Erfolgsfaktor in Organisationen ist der effektive und effiziente Einsatz des Personals. Durch eine sachgerechte Ermittlung des Personalbedarfes werden folgende Ziele verfolgt: Schaffung von exakten, kontrollierbaren und nachvollziehbaren Entscheidungsgrundlagen für den optimalen Personaleinsatz Gewährleistung einer angemessenen Verteilung des Personalbestands Sicherstellung der Aufgabenwahrnehmung und -erledigung in den organisatorischen Einheiten 43

47 03 EINSATZSZENARIEN VON ADONIS Sicherstellung der flexiblen Änderung des Personalbestands bzw. der internen Aufgabenverteilung bei Änderung des Aufgabenvolumens Die Verwendung einer prozessbasierten Personalbedarfsermittlung ist besonders für Kernprozesse bzw. häufig wiederkehrende Tätigkeiten wie z.b. der Antrags- oder Leistungsbearbeitung sinnvoll. ADONIS ermöglicht es Ihnen, die für die Personalbedarfsermittlung relevanten Informationen wie Bearbeitungszeiten und Mengen in den Prozessen sowie zu Arbeitszeiten der Mitarbeiter in eigenen Modelltypen zur Aufbauorganisation zu hinterlegen und diese miteinander zu verknüpfen. Diese Daten werden in der Simulation ausgewertet. Die ermittelte erforderliche Gesamtkapazität im Verhältnis zur Nettoarbeitszeit eines Mitarbeiters ergibt den benötigten Personalbedarf. Abbildung 31 - Ergebnisse einer prozessbasierten Personalbedarfsermittlung Der Personalbedarf kann anhand unterschiedlicher Kriterien ermittelt werden, z.b. je Rolle oder je Organisationseinheit. Verschiedene Export-Funktionen ermöglichen es, auch außerhalb von ADONIS mit den Ergebnissen weiter zu arbeiten, bspw. in Excel. Ihre Vorteile beim Einsatz von ADONIS zur prozessbasierten Personalbedarfsermittlung Ermittlung des optimalen Personalbedarfs basierend auf verantwortlichen Rollen Erprobung von Best- und Worst-Case-Szenarien bzw. Vorabbetrachtung bei Prozessänderungen (Vergleich des IST- und SOLL-Zustandes des Personalbedarfs) Nachvollziehbarkeit anhand grafischer Geschäftsprozessmodelle Schaffung einer einheitlichen Kommunikationsbasis für alle Beteiligten Förderung einer besseren Innen- und Außenwirkung der Personalbedarfsermittlung 44

48 03 EINSATZSZENARIEN VON ADONIS 3.9 Technische Umsetzung von Prozessen Ein Anwendungsgebiet des Geschäftsprozessmanagements ist die Entwicklung betrieblicher Anwendungen, welche zu den Kernelementen jedes Unternehmens gehören und maßgeblich zur effizienten Umsetzung von Prozessen beitragen. Die prozessbasierte Anwendungsentwicklung zeichnet sich dadurch aus, dass ausgehend von fachlichen Geschäftsprozessen die Anforderungen an Anwendungen und IT-Systeme im Detail analysiert und definiert werden. Daraus werden technische Workflows abgeleitet, die dann auf der gewählten Zielplattform wie SAP, eigenentwickelte Anwendungen oder Open-Source Workflow-Engines ausgeführt werden. Üblicherweise wird dieser Prozess in vier Phasen unterteilt: 1. Fachliche Spezifikation des zu entwickelnden Systems ( Prozessdesign ) 2. Detaillierte Anforderungsdefinition und technische Spezifikation des zu entwickelnden Systems 3. Implementierung des Systems 4. Testen, Inbetriebnahme und Roll-Out des Systems ADONIS unterstützt alle vier Phasen und durch ADONIS können die unterschiedlichen Artefakte der Spezifikation innerhalb eines einheitlichen Metamodells und Werkzeugs integriert werden. Damit gelingt es ADONIS, ein fachliches und methodisches "Dach" über die Software-Spezifikation zu spannen. Die folgende Abbildung macht die zentrale Stellung deutlich, die ADONIS während der Spezifikationsphase einnehmen kann bis hin zu einer vollständigen fachlichen und technischen Spezifikation in ADONIS. Abbildung 32 - Zentrale Stellung von ADONIS in der Anwendungsentwicklung Einführung von Standard-Software (am Beispiel SAP) Standard-Software, wie SAP oder auch Oracle, wird heutzutage als prozessbasierte Software platziert. Die besonderen Vorteile beim Einsatz von ADONIS liegen in der Möglichkeit die fachliche Prozessmodellierung mit den Transaktionen bzw. Funktionen des gewählten Systems zusammenbringen zu können. Sogenannte Prozess-Templates in Standard-Software/ERP-Systemen sind in der Regel eine Ansammlung von Transaktionen und Funktionen und haben so nur indirekten Bezug zum fachlichen Prozess. Zudem kennt der fachliche Prozess auch rein manuelle Aktivitäten, die im System keine Entsprechung finden. 45

49 03 EINSATZSZENARIEN VON ADONIS ADONIS unterstützt Sie bei folgenden unterschiedlichen Szenarien: 1. die prozessbasierte Einführung von Standard-Software auf Basis der fachlichen Prozesse, ausgehend von einem "klassischen" Prozess-Blue-Printing und einer GAP-Analyse 2. die Einführung der Standard-Software auf Basis von Templates, z.b. den BPR Inhalten (Business Process Repository) des SAP Solution Manager, wie auch 3. die Analyse und Optimierung eines bestehenden Standard-SW-Systems, um z.b. für ein laufendes SAP-System die Konfiguration zu optimieren Da sich fachliche Geschäftsprozesse in der Regel nicht 1:1 auf Prozesse in (ERP-)Systemen abbilden lassen, erfolgt in der Modellierung eine Trennung zwischen Geschäftsprozesssicht und (ERP-)System- Prozesssicht, wie auch die folgende Abbildung am Beispiel der Integration von ADONIS mit dem SAP Solution Manager zeigt. Abbildung 33 - Integration ADONIS - SAP Solution Manager Ihre Vorteile beim Einsatz von ADONIS für die Einführung oder Optimierung des Einsatzes von Standard-Software Berücksichtigung der fachlichen Sicht der Endanwender, Einbeziehung aller Stakeholder Aufbau eines System-Blueprints direkt aus ADONIS Verwendung eines Business Process Repository (BPR) des ERP-Systems in ADONIS und Abgleich/Integration mit den bestehenden Fachprozessen System-Profiling (z.b. Analyse einer SAP-Landschaft und Lieferung u.a. der aktiven Transaktionen) Testfall-Generierung (Erstellung von Testfalldokumenten auf Basis der Fachprozesse) Integrierte Dokumentation für die Planung und Durchführung des Rollouts Benutzerdokumentation für die Endanwender aus den Fachbereichen, basierend auf den gelebten Fachprozessen 46

50 03 EINSATZSZENARIEN VON ADONIS Prozess-Engines und Nutzung service-orientierter Architekturen Hierfür leistet ADONIS eine enge technische und methodische Verzahnung mit den Methoden und Werkzeugen für die Entwicklung durch (semi-)automatische Übertragung der Spezifikationsartefakte in Anwendungsentwicklungswerkzeuge auf Basis von Standard-Schnittstellen-Formaten wie XML, BPMN-DI, XPDL, BPEL oder XMI. ADONIS unterstützt zudem bei der Identifikation fachlicher Service-Repositories und ermöglicht so einen integrierten Ansatz zum Aufbau einer service-orientierten Architektur (SOA). Zur Gestaltung der technisch ausführbaren Prozesse (Workflows) unterscheidet man drei Ebenen der modellbasierten Gestaltung (MDA = Model Driven Architecture): Abbildung 34 - Modellbasierte Gestaltung in der Anwendungsentwicklung Die ersten beiden Ebenen können komplett und integriert in ADONIS abgebildet werden. Insbesondere die in ADONIS standardmäßig integrierte BPMN 2.0 erlaubt die Modellierung des CIM und PIM (und je nach Zielplattform auch Teile des PSM). Begleitend können weitere Modelle für Daten, zur Spezifikation von UML-Artefakten wie Anwendungsfällen, Klassen etc. erstellt werden. Mittels der bereits erwähnten Schnittstellen werden die Informationen in die Zielplattform exportiert und stehen dort zur Vervollständigung um herstellerspezifische Information und zur Ausführung zur Verfügung. Für die Ausführung der Anwendungen kommen sowohl zu lizensierende Systeme großer Hersteller (z.b. IBM, Oracle und TIBCO), als auch Open-Source-BPMS (z.b. ActiveBPEL, Activiti, Bonita) in Frage Neuentwicklung von Individual-Software Die Anforderungen für die Entwicklung von Individual-Software werden typischerweise aus den fachlichen Prozessmodellen und Anwendungsfall- sowie Interaktionsbeschreibungen im Rahmen des Anforderungsmanagements abgeleitet und dokumentiert (siehe Nr. 1 in der unten stehenden Abbildung 35 - Wesentliche Elemente der Anforderungsspezifikation). Zudem können Daten- und Klassenmodelle der zu persistieren- 47

51 03 EINSATZSZENARIEN VON ADONIS den Geschäftsobjekte oder auch Prototypen der Benutzeroberfläche (GUI-Entwürfe) erstellt werden, die als Entwurfsmodelle für die zu entwickelnde Anwendung gelten. Abbildung 35 - Wesentliche Elemente der Anforderungsspezifikation Auf Basis der Anforderungen werden dann die technischen Geschäftsprozessmodelle (Nr. 2) und die Testfälle abgeleitet (Nr. 3) sowie das Design der Anwendungskomponenten erstellt (Nr. 4). Ihre Vorteile beim Einsatz von ADONIS für die prozessbasierte Anwendungsentwicklung und erfolgreiche Umsetzung von Prozessen Integrierte Modellierung in einem Werkzeug über den Prozess der Anwendungsentwicklung Darstellung und Verknüpfung unterschiedlicher Ebenen (fachliche Geschäftsprozesse wie auch Elemente der Zielarchitektur) sowie Auswertung der Abhängigkeiten dieser Elemente Prototyping der Fachprozesse und Anwendung, z.b. durch Maskenabfolgediagramme auf Basis der spezifizierten GUIs ADONIS kann maßgeschneidert werden im Hinblick auf die Zielarchitektur der zu entwickelnden Anwendung und die gewählte Entwicklungsmethodik Basis für die Erstellung einer prozessorientierten Online-Hilfe und Test-Management Automatische Versionierung sowie Status- und Änderungsverfolgung Unterstützung des Anforderungsmanagement- und Beauftragungsprozesses Automatische Generierung von Spezifikationsdokumenten für die Entwicklung Auf Standards basierende und zugleich flexibel erweiterbare Schnittstellen zu Entwicklungswerkzeugen (CASE-Tools etc.) wie auch Ausführungsumgebungen (Workflow-Engines) 48

52 04 ERGÄNZENDE DIENSTLEISTUNGEN UND PRODUKTE 4 Ergänzende Dienstleistungen und Produkte Höchstmögliche Qualität umsetzen - Das BOC Serviceportfolio In Ergänzung zum BOC Management Office bietet die BOC umfangreiche Beratungsservices in den Bereichen Strategie-, Geschäftsprozess- und IT-Management an. Erfahren Sie auf den nächsten Seiten mehr über die zu ADONIS komplementären BOC Dienstleistungen und Produkte. 4.1 Geschäftsprozessmanagement Services Die langjährige Erfahrung im Geschäftsprozessmanagement erlaubt es der BOC Gruppe, das vielfältige Know-how aus diversen Branchen auf unterschiedliche Weise in Projekte einzubringen. Das Geschäftsprozessmanagement Service-Portfolio umfasst u.a. Beratungsservices zu den Themen Geschäftsprozessmanagement einführen, Prozessanalyse und -optimierung, Prozess-Performance-Management, Qualitäts- und Informationsmanagement, Governance, Risiko-Management und Compliance, Umsetzung von Geschäftsprozessen in IT-Systemen und Supply Chain-Management. Ausgewählte Schwerpunkte werden im Folgenden näher beschrieben Geschäftsprozessmanagement einführen Der Ausgangspunkt ist oftmals die Unterstützung bei der Einführung und des Aufbaus des Geschäftsprozessmanagements. Ein weiterer Beratungsservice ist die Prozesserhebung und Qualitätssicherung, um Transparenz im Unternehmen zu schaffen und gleichzeitig die Grundlage für Analysen, Simulationen und weitere Einsatzszenarien aus dem GPM zu bilden. Die BOC unterstützt bei der Auswahl der adäquaten Erhebungstechniken: Von der Planung bis zur Durchführung der Erhebungs-Workshops, sowie bei der Qualitätssicherung der Ergebnisse. Mit der BOC-Reifegraderhebung und mit dem Prozess-Assessment identifizieren Sie schnell und einfach Potenziale sowie Zielsetzungen, die aus der Einführung von GPM resultieren Qualitäts- und Informationsmanagement Ein erfolgreich etabliertes Qualitätsmanagement (QM) ist ein wesentlicher Wettbewerbsfaktor, indem es Differenzierung gegenüber der Konkurrenz schafft und zudem hilft, Kosten durch minimierte Fehlerquoten sowie reduzierte Reklamationen zu senken. 49

53 04 ERGÄNZENDE DIENSTLEISTUNGEN UND PRODUKTE Die BOC unterstützt bei der Einführung und dem Aufbau von Qualitäts- und Informationsmanagementsystemen. Hier gilt es, Ziele und Verantwortlichkeiten unter Berücksichtigung der Unternehmensstrategie zu definieren, Rahmenwerke zu konkretisieren und die Qualitätsmanagement-, Sicherheits- und Umweltschutzmanagement-Informationen zu integrieren. Erst- bzw. Re-Zertifizierungen sind oft mit hohen Kosten und Aufwänden verbunden. Die BOC Dienstleistungen zielen auf eine effiziente Dokumentation der für die Zertifizierung relevanten Informationen ab und stellen insbesondere sicher, dass der Wartungsprozess für zukünftige Aktualisierungen und Zertifizierungen optimiert wird. Im prozessbasierten Anweisungswesen fokussiert die BOC mit ihren Beratungsleistungen auf den Aufbau eines aktuellen und von den Mitarbeitern akzeptierten Anweisungswesens. Das Anweisungswesen als Bestandteil des zentralen Qualitäts- und Informationsmanagements ist zugleich Basis für die Zertifizierung und die Dokumentation für interne, wie auch externe Audits. Die hierbei erzielten Resultate werden über QM- und Prozesshandbücher sowie Web-Portale publiziert und verwaltet Governance, Risiko-Management und Compliance Sowohl externe als auch interne Faktoren, wie beispielsweise die achte EU-Richtlinie, verlangen von Unternehmen aller Branchen den Einsatz eines effektiven und transparenten Internen Kontrollsystems (IKS). Bei der Einführung von Prozess-Governance hilft die BOC den dafür erforderlichen organisatorischen Wandel vorzunehmen und baut gemeinsam mit dem Unternehmen das erforderliche Managementsystem auf. Der zielgerichtete Aufbau von Internen Kontrollsystemen ist hierbei genauso ein Service, wie die Risikoanalyse und die Erstellung eines Risikoportfolios. Die Zusammenstellung erfolgt auf Basis des definierten Risikoprofils und gibt Aufschluss über die relevanten Risiken, denen aktiv begegnet werden muss. Der Service im Governance-, Risiko-Management- und Compliancebereich führt von der Verankerung von kontinuierlichen Kontrollprozessen zur permanenten Umsetzung von Kontrollmaßnahmen in der Organisation bis zum zielgerichteten Berichtswesen und dem Nachweis der Compliance bis zum Monitoring. Der Aufbau und die Einführung von IKS-/Risiko-Managementportalen vervollständigt dieses Service- Angebot Umsetzung von Geschäftsprozessen in IT-Systemen Die Analyse und Definition der Anforderungen an IT-Systeme ist der entscheidende Schritt für das Design und die nachfolgende Entwicklung. Eine unzureichende Anforderungsanalyse führt in der Regel zu hohen Folgekosten in der Umsetzung bzw. ist ein Hauptgrund für fehlende Akzeptanz bei der Einführung des IT- Systems und kann bis zum Scheitern des gesamten Projektes führen. Das Ergebnis einer BOC-Anforderungsanalyse und -designs für IT-Systeme ist daher eine nahtlose Überführung der fachlichen Anforderungen in Anwendungssysteme: Das Schließen der Lücke zwischen Business und IT. Die BOC Gruppe unterstützt ebenfalls bei der Einführung von Standardsoftware wie SAP auf Basis der fachlichen Prozesse, um in einem ersten Schritt das Potenzial von Standardsoftware zu analysieren, sowie die notwendigen Adaptierungen und deren Umfang frühzeitig zu erkennen und zu spezifizieren. 50

54 04 ERGÄNZENDE DIENSTLEISTUNGEN UND PRODUKTE 4.2 Unternehmensarchitekturmanagement mit ADOit Enterprise Architecture Management (EAM) ist ein ganzheitlicher Ansatz, der im Kern darauf abzielt, die wertschöpfenden Aktivitäten einer Organisation, meist repräsentiert durch Geschäftsprozesse, möglichst optimal durch IT zu unterstützen. Dabei werden wesentliche Zusammenhänge und Abhängigkeiten zwischen den Ebenen der Geschäftsarchitektur und der IT-Architektur betrachtet. Der Fokus der darauf folgenden Planungstätigkeiten liegt hierbei insbesondere auf der Beschreibung und Bewertung des Wegs vom IST zum SOLL, über definierte Meilensteine und Projekte hin zu einem optimalen Zielbild der Architektur. Ein wichtiger Aspekt für die Erreichbarkeit der mit EAM angestrebten Potenziale ist die erfolgreiche Einführung und Nutzung eines geeigneten Werkzeugs. Dieses muss in der Lage sein alle typischen Aufgaben wie beispielsweise Business Capability Management, Bebauungsplanung, Anwendungsportfoliomanagement, Datenmanagement und Technologiemanagement im EAM umfassend zu unterstützen. Das Architekturmanagementwerkzeug ADOit wurde zielgerichtet auf dieses Aufgabenportfolio hin entwickelt. ADOit zielt auf die umfassende Unterstützung der zentralen EAM-Szenarien ab. Darüber hinaus integriert ADOit benachbarte Management-Ansätze wie IT-Governance, IT-Service-Management, IT-Risk- Management und Demand-Management in einem Werkzeug. Dies ermöglicht erstmals eine integrierte Sicht auf die gesamte IT. Zahlreiche Nutzergruppen und Rollen können durch ADOit gezielt mit Informationen versorgt werden und aktiv an der Entscheidungsfindung zur Planung und Realisierung der Unternehmensarchitektur mitwirken. Abbildung 36 - ADOit ist die Plattform für Unternehmensarchitektur- und IT-Management hier Beispiel eines Bebauungsplanes 51

55 04 ERGÄNZENDE DIENSTLEISTUNGEN UND PRODUKTE ADOit ist ein Repository-basiertes Werkzeug, das sich aufbauend auf einem TOGAF-kompatiblen, anpassbaren Metamodell als zentrale EAM-Informationsplattform für vielfältige Zielgruppen in der Organisation positioniert und weiterführend als Planungsinstrument im Rahmen des Business-IT-Alignments Verwendung findet. Zur Steigerung der Akzeptanz aller Stakeholder bietet ADOit personalisierte und rollenspezifische Benutzeroberflächen. Die individuellen Sichten können ohne Programmieraufwand eingerichtet werden und reduzieren so die Komplexität für den entsprechenden Benutzer. So schafft ADOit die Basis für eine gesteigerte Akzeptanz für eine wirksame EAM-Initiative im Unternehmen. Weitere zentrale Konzepte wie die Mehrsprachigkeit, benutzerdefinierte Abfragen, die unterschiedlichen grafischen Sichten oder der Zeitfilter, mit dem unterschiedliche Zustände der Architektur zu ausgewählten Zeitpunkten dargestellt werden können, sowie der Web-Client machen ADOit zu einem führenden EAM- Tool. Das Multi-User Konzept sowie ein zentrales Repository runden die Funktionalität ab. Die Konzepte des Werkzeugs spiegeln die langjährige Erfahrung der BOC in der EAM-Beratung wider, da diese kontinuierlich in die Weiterentwicklung einfließt. 4.3 Strategie- und Performance-Management mit ADOscore Die Kommunikation der Unternehmensstrategie und die Schaffung von Transparenz und Klarheit in der Unternehmenssteuerung sind zentrale Schalthebel für die nachhaltige Zukunftssicherung eines Unternehmens. Es wird immer wichtiger Daten zur richtigen Zeit, richtig aufbereitet vorzufinden, um mit den wesentlichen Unternehmensinformationen profund Entscheidungen treffen zu können. Hierfür steht bei ADOscore die IT-gestützte Umsetzung der einzelnen Schritte dieses Prozesses im Vordergrund. ADOscore bietet die Möglichkeit, Balanced Scorecards (BSCs) und Performance Management umfassend zu entwickeln und effizient ziel- und erfolgsgerichtet einzusetzen. Die Einsatzszenarien liegen in der strategischen Unternehmensführung, in der Unternehmensplanung und -Steuerung, im Prozess- Strategie- und Performance-Management sowie im Projekt- und Maßnahmen-Management. Abbildung 37 - Die Balanced Scorecard Pyramide von ADOscore 52

56 04 ERGÄNZENDE DIENSTLEISTUNGEN UND PRODUKTE ADOscore erlaubt den flexiblen Aufbau eines Controllingsystems nach strategischen Unternehmenszielen, z.b. im Rahmen der Balanced Scorecard, oder im Kontext eines Performance Managements durch frei definierbare Kennzahlensysteme. Die Integration von Maßnahmen und Projekten innerhalb der Scorecards erlaubt es, Ziele und Kennzahlen nicht nur zu messen, sondern aktiv beeinflussen und gestalten zu können, um das fortwährende Verbesserungs-Management zu unterstützen. Diese Verbindung von reaktiver, zahlenbasierter Steuerung und aktivem, maßnahmengetriebenen Management macht die Stärke der Methode aus. Beim Erstellungsprozess der Balanced Scorecard zeichnet sich ADOscore insbesondere dadurch aus, dass die Bereitstellung von Kennzahlenauswertungen durch die grafische Abbildung von Ursache- und Wirkungszusammenhängen an Aussagekraft gewinnt. Die strategischen und operativen Zielerreichungsgrade verfolgen einen strategieorientierten und organisatorischen Ansatz. Ein wesentliches Ergebnis des BSC- Erstellungsprozesses mit ADOscore sind Controlling Cockpits. Sie ermöglichen es jederzeit dezentral und übersichtlich die Performance des Unternehmens zu erfassen und sämtliche relevante Monitoring- Information zu betrachten. Die hierarchisierte Gliederung, unterteilt in Ziele, Kennzahlen und Maßnahmen, führt in Kombination mit der klaren Visualisierung und den historisierten Detailauswertungen dazu, dass entscheidungsrelevante Information rasch identifiziert und interpretiert werden kann. Das BOC Webportal, welches eine Ergänzung zu ADOscore darstellt und individueller Bestandteil eines Kundenszenarios sein kann, ermöglicht zudem den zentralen, web-basierten Zugriff auf alle relevanten Funktionen des Performance Management. Darin enthalten sind beispielsweise benutzerspezifische Zugriffe auf das Reporting und die Controlling Cockpits sowie die Eingabe von Kennzahlen- und Maßnahmeninformation. ADOscore basiert auf dem Metamodellierungskonzept der BOC Gruppe und kann dadurch in Hinblick auf Methode, Auswertungen, Reports und (Web-)Publikation jederzeit flexibel erweitert und an Kundenbedürfnisse angepasst werden. Abbildung 38 - Das Controlling Cockpit des BOC Webportals 53

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