Handbuch des Kreistages/Kreisrechtssammlung

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1 Die nachstehende Dienstanweisung gilt seit dem : 1 Geltungsbereich (1) Die Dienstanweisung des Landkreises Stade erstreckt sich auf alle Vergaben von Bauleistungen, von sonstigen Lieferungen und Leistungen, von freiberuflichen Leistungen sowie von Honorarverträgen (Ingenieur-, Architekten-, Gutachter- und sonstige Honorarverträge). (2) Sie gilt für die gesamte Kreisverwaltung und deren Einrichtungen. 2 Grundlagen (1) Bei der Vergabe von Aufträgen ist der Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit ( 82 Abs. 2 der Niedersächsischen Gemeindeordnung (NGO) in Verbindung mit 65 der Niedersächsischen Landkreisordnung (NLO)) zu beachten. (2) Ausschreibungen, die die Schwellenwerte nach 100 Abs. 1 und 127 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in Verbindung mit 2 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung VgV) erreichen oder überschreiten, sind nach Maßgabe des 4. Teils des GWB und der VgV zwingend vorzunehmen (sog. europaweite Vergabeverfahren). (3) Für Ausschreibungen unterhalb der Schwellenwerte (sog. nationale Vergabeverfahren) findet das Niedersächsische Landesvergabegesetz (LVergabeG) Anwendung, sofern sie unter den Anwendungsbereich des 1 LVergabeG fallen. (4) Für die übrigen nationalen Vergabeverfahren sind folgende Vorschriften anzuwenden: 1. der 1. Abschnitt der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) Teil A (VOB/A) 2. der 1. Abschnitt der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) Teil A (VOL/A) 3. die Verordnung über die Honorare für Leistungen der Architekten und der Ingenieure (Honorarverordnung für Architekten und Ingenieure, HOAI) (5) Die Bestimmungen des Gesetzes zur Förderung kleiner und mittlerer Unternehmen (MFG) finden unmittelbar Anwendung. (6) Im Übrigen sind das Vergabehandbuch für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes zur VOB (VHB-VOB) mit Ausnahme des Abschnitts 620 und das Niedersächsische Vergabehandbuch im Liefer- und gewerblichen Dienstleistungsbereich zur VOL (VHB-VOL) sowie die darin enthaltenen Muster und Formblätter sinngemäß anzuwenden. Ferner sind die Erlasse des Landes, die das Öffentliche Auftragswesen betreffen und deren Anwendung den Kommunen empfohlen wird, anzuwenden, sofern keine abweichende Regelung getroffen wird. Sie sind auf der Internetseite des Niedersächsischen Ministeriums für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr abrufbar. 22. Erg.-Lief. 08/09 1

2 3 Zuständigkeiten (1) Über die Vergabeart und anschließende Auftragserteilung entscheidet bei Vergaben mit einem voraussichtlichen Auftragswert 1. bis Euro die zuständige Amtsleiterin/der zuständige Amtsleiter, 2. über Euro bis Euro die zuständige Dezernentin/der zuständige Dezernent, 3. über Euro die Landrätin/der Landrat. Die Zuständigkeit des Kreisausschusses bleibt unberührt. (2) Die Amtsleiterinnen/Amtsleiter sind ermächtigt, die Festlegung der Vergabeart und die Auftragserteilung bis zu einem Auftragswert von Euro auf die zuständige Sachbearbeiterin/den zuständigen Sachbearbeiter zu delegieren. Eine entsprechende Delegierung ist durch die Amtsleiterin/den Amtsleiter des Amtes für Wirtschaft, Verkehr und Schulen bei Beschaffungen für die in der Trägerschaft des Landkreises Stade stehenden Schulen auf die zuständige Schulleiterin/den zuständigen Schulleiter möglich. (3) Die festgelegten Wertgrenzen beinhalten die Mehrwertsteuer in der jeweils gültigen Höhe. Bei wiederkehrenden Leistungen oder längerfristigen Verträgen (Miet-, Leasing- und Pachtverträgen) ist der Gesamtwert (Laufzeit des Vertrages) zugrunde zu legen. (4) Zuständige Vergabestelle ist diejenige Organisationseinheit, welche für die Bewirtschaftung des betroffenen Produkts zuständig ist. Vergaben, die in Zusammenhang mit der Beschaffung von Hard- und Software stehen, werden unabhängig davon entsprechend den Festlegungen in der Dienstanweisung für den Einsatz neuer Informations- und Kommunikationstechniken (Technikunterstützte Informationsverarbeitung - TUI-) beim Landkreis Stade -DA TUI LKSTD- durchgeführt. (5) Sofern eine Ausschreibung aufgehoben wird, gelten dafür dieselben Wertgrenzen wie für die Zuschlagserteilung. 4 Vergabegrundsätze (1) Ausschreibungen dürfen nur durchgeführt werden, wenn die notwendigen Mittel haushaltsrechtlich zur Verfügung stehen. (2) Über jede Vergabe ist von Verfahrensbeginn an von der Vergabestelle ein Vergabevermerk zu fertigen (Anlage), der die Wahl der Vergabeart, die einzelnen Stufen des Verfahrens, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen enthält (siehe 30 VOB/A bzw. VOL/A). Dies ist auch von den eingeschalteten freiberuflich Tätigen strikt zu beachten. Wird von einer Öffentlichen oder auch von einer Beschränkten Ausschreibung abgesehen, ist der Grund besonders aktenkundig zu machen. Der Vergabevermerk ist von der Amtsleiterin/dem Amtslei- 22. Erg.-Lief. 08/09 2

3 ter bzw. bei Delegierung gemäß 3 Abs. 1 durch die zuständige Sachbearbeiterin/den zuständigen Sachbearbeiter zu unterzeichnen. Im Fall einer Freihändigen Vergabe bei einem Auftragswert von bis zu Euro kann auf den förmlichen Vergabevermerk verzichtet werden. (3) Aufträge einer Maßnahme dürfen nicht geteilt werden, um die in 3 Abs. 1 festgelegten Wertgrenzen oder die Schwellenwerte in Sinne des 2 Abs. 2 zu umgehen. 5 Einholung und Behandlung der Angebote; Zentrale Submissionsstelle (1) Das Verfahren nach 22 VOL/A und 22 VOB/A (Eröffnungstermin) wird für den gesamten Geltungsbereich dieser Dienstanweisung durch das Kämmereiamt - Zentrale Submissionsstelle - unter Beachtung der geltenden Bestimmungen durchgeführt. (2) Organisationseinheiten, die Ausschreibungen durchführen, haben die vorgesehenen Submissionstermine, in der Regel dienstags und donnerstags, rechtzeitig mit der Zentralen Submissionsstelle abzustimmen. Die Vergaben werden für das Kalenderjahr durchgehend nummeriert. Zu diesem Zweck werden durch die Zentrale Submissionsstelle Vergabe-Nummern zugeteilt. Bei Öffentlichen Ausschreibungen ist der Zentralen Submissionsstelle eine Ausfertigung der Bekanntmachung, bei Beschränkten Ausschreibungen und Freihändigen Vergaben, deren Öffnung durch die Zentrale Submissionsstelle vorgesehen ist, eine Ausfertigung der Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Kenntnis zu übersenden. (3) Um sicherzustellen, dass bei Öffentlichen und Beschränkten Ausschreibungen sowie Freihändigen Vergaben nach Abs. 7 die mit der Post eingehenden Angebote richtig behandelt werden, ist in den Verdingungsunterlagen darauf hinzuweisen, dass diese Angebote als solche kenntlich gemacht und an den Landkreis Stade Zentrale Submissionsstelle Am Sande Stade adressiert sein müssen. Gleichzeitig ist darauf hinzuweisen, dass Briefumschläge mit der Bezeichnung Nicht öffnen. Betrifft Angebot für - Gegenstand, Stichwort -", dem Eröffnungs- oder Abgabetermin und der Vergabe-Nummer versehen sein müssen. (4) Eingehende Angebote werden in der Poststelle neben dem Eingangsstempel mit einem Uhrzeitvermerk versehen und von der bearbeitenden Mitarbeiterin/dem bearbeitenden Mitarbeiter der Poststelle abgezeichnet. (5) Die Zentrale Submissionsstelle unterrichtet die Poststelle über die anstehenden Submissionen, damit diese die eingehenden Angebote unverzüglich weiterleitet. Die Angebote sind von der Zentralen Submissionsstelle mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen und anschließend bis zur Öffnung unter Verschluss zu halten. 22. Erg.-Lief. 08/09 3

4 (6) Wird ein Angebot irrtümlich oder wegen ungenügender Kennzeichnung geöffnet, ist es unverzüglich wieder zu verschließen und als Angebot kenntlich zu machen. Auf dem Umschlag ist zu vermerken, warum das Angebot versehentlich geöffnet worden ist. Der Vermerk ist von der/dem, die/der das Angebot geöffnet hat, zu unterzeichnen. (7) Soweit bei der Freihändigen Vergabe Angebote im Wettbewerb eingeholt werden und die voraussichtliche Angebotssumme Euro überschreitet, sind die Unternehmen aufzufordern, auch diese Angebote über die Zentrale Submissionsstelle einzureichen. Die Abs. 2 bis 6 und 8 gelten sinngemäß. (8) Nach Abschluss der Submission ist die Niederschrift über die Eröffnung (Verdingungsverhandlung) zusammen mit den Angeboten unverzüglich dem für die Ausschreibung zuständigen Fachamt zuzuleiten. 6 Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote ist durch die ausschreibende Organisationseinheit oder einen beauftragten Dritten (z. B. Architekt oder Ingenieurbüro) wahrzunehmen. 7 Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes Die Prüfung von Vergaben obliegt nach 119 Abs. 1 Nr. 4 NGO in Verbindung mit 65 NLO dem Rechnungsprüfungsamt. Es handelt sich hierbei grundsätzlich um eine Vollprüfung. Regelungen des Prüfumfanges gemäß 120 Abs. 1 Satz 3 NGO werden durch das Rechnungsprüfungsamt ggf. in eigener Zuständigkeit geregelt. 8 Schlussbestimmungen (1) Diese Dienstanweisung tritt am in Kraft. (2) Gleichzeitig treten die Vergabevorschriften vom , zuletzt geändert durch die 1. Änderung vom , und die Hausverfügung Dienstanweisung des Landkreises Stade über das Leistungen (Vergabeordnung); besondere Kennzeichnung von Angeboten vom außer Kraft. 22. Erg.-Lief. 08/09 4

5 22. Erg.-Lief. 08/09 5

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