Handbuch off the ice. Patricia Gmeinder Swiss Ice Hockey Federation

Transkript

1 Handbuch off the ice 1

2 Inhaltsverzeichnis Betrifft Seite Termin Erledigt Organisation - Ämter besetzen - Personen/Helfer anfragen Auswahl Programmablauf - Variante wählen - Ablauf Reservationen - Eis/Garderoben/Halle - Restaurant/Festwirtschaft - Gemeinde/Stadt Aktivitäten off the ice -Fotoshooting -Autogrammstunde -Give aways -Sponsoren/Medien -weitere Sportprominenz -Verpflegung -eigene Aktivitäten 7-8 laufend Kommunikation/Medien -Kommunikation/Medien -lokale Sponsoren -Plakate/Flyer -Fotos/Impressionen 9 laufend Sponsoren und Partner -Sponsoren und Partner SIHF -Sponsoren und Partner Club 10 laufend Anmeldung für den SIHD -Anmeldeformular Internet -Webseite SIHF/Regio League -Webseite Club 12 laufend Zuteilung der NL Spieler durch die SIHF Durchführung des Swiss Ice Hockey Day Rückmeldung und Auswertung an die SIHF -Formular -Fotos

3 Organisation Tagesverantwortlicher/Organisator/ Kontaktperson NAME/VORNAME Restaurant/Festwirt- schaft Auf- und Abbau Verpflegung Personaleinsatz-Plan Presse/Medien Internet Lokale Presse Zeitung/Radio/TV Sicherheit und Ordnung Sanität Parkplätze Spieler/ Sponsoren Einladung Spieler Betreuung Organsiation/ Finanzen Logistik Auf-/Abbau on Ice Auf-/Abbau off Ice Material Als Unterstützung soll das Organigramm helfen, damit nichts vergessen geht und die Verantwortung aufgeteilt werden kann. Somit können Sie ebenfalls den Anlass geniessen. Wir helfen wo wir können, damit wir einen gelungenen Tag erreichen können. 3

4 Programmauswahl Variante 1 4

5 Programmauswahl Variante 2 Ablauf Die Details finden Sie im Handbuch on Ice. Natürlich muss auch noch etwas Zeit eingerechnet werden für das Aufräumen und Nachbearbeiten. 5

6 Reservationen Eis/Garderoben/Halle Reservieren Sie das Eis und die Garderoben für Ihren Gebrauch so rasch als möglich. Die Eishallen sind ebenso mit einem Schreiben informiert worden und kennen den Zeitpunkt. So hoffen wir, dass das Datum bereits einen festen Platz in der Agenda hat. Restaurant/Festwirtschaft Ob Sie eine Festwirtschaft führen oder nicht, ist natürlich Ihnen überlassen. Sprechen Sie aber das Restaurant darauf an, damit diese vorgewarnt sind, dass es viele Leute gibt. Fragen Sie Eltern, ob Sie einen kleinen Verpflegungsstand bewirtschaften. Geben Sie einen zugeteilten Platz, Kasse und Wechselgeld. Gemeinde / Stadt Falls die Eisbahn/Eishalle der öffentlichen Hand gehört, haben wir für Sie einerseits bereits ein Schreiben bei der Gemeinde/Stadt/Sportamt hinterlegt. So sollte es eine Vereinfachung für Sie sein, dass Sie das Eis für den Tag erhalten. Zudem sind ja alle Meisterschaften an diesem Tag gestoppt und werden nicht für ein Spiel gebraucht. Allfällige Eiskosten gehen im Moment noch zu Lasten des Clubs. 6

7 Swiss Ice Hockey Day Aktivitäten off the ice Natürlich können Sie auch hier Ihren Ideen und Traditionen Raum schaffen und diese am Swiss Ice Hockey Day integrieren. Anbei fügen wir ein paar Ideen auf. Fotoshooting Auf jeder Eisbahn wird ein Hockey-Star vor Ort sein und sicher auch für ein paar Fotos zur Verfügung stehen. Sie können dem offiziell während einer Eisreinigung Platz schaffen und die Kids können sich mit dem Star fotografieren lassen. Autogrammstunde Ebenso gibt es die Möglichkeit, dass die Stars Autogramme verteilen. Geben Sie auch diesem Programmpunkt genügend Aufmerksamkeit, damit es ein reibungslosen Ablauf gibt. Give Aways Lokale Sponsoren haben meistens ein paar Give Aways. Schön, wenn die Kids etwas nach Hause nehmen können. Die SIHF überlegt sich ebenso noch ein paar Give Aways und werden Sie zu gegebener Zeit informieren. Patricia Gmeinder Swiss Ice Hockey Federation 7

8 Swiss Ice Hockey Day Aktivitäten off the ice Sponsoren/Medien Kein Club kann ohne Sponsoren überleben. Nun haben Sie die Möglichkeit Ihren Sponsoren eine weitere Plattform zu bieten. Informieren Sie die Sponsoren über eine Auftrittsmöglich im Rahmen des Swiss Ice Hockey Day. Einen Stand mit Wettbewerb, Gewinnspielen, Give Aways, Wurststand, etc. sicher haben Sie da viele weitere Ideen. Weitere Sportprominenz Haben Sie aus der Gemeinde/Stadt/Umgebung weitere Sportprominenz aus anderen Sportarten? Integrieren Sie auch diese. Sei es auf der Eisbahn, für Autogrammstunden oder als Interviewgast, jede Prominenz gibt Ihnen Aufmerksamkeit. Gibt es ehemalige Spieler, welche die ersten Schritte auf Ihrer Eisbahn gemacht haben? Fragen Sie auch dort an. Falls Sie für die Kontaktaufnahme Hilfe brauchen, stehen wir zur Verfügung. Verpflegung Ob Sie an diesem Tag eine Verpflegung anbieten oder nicht überlassen wir Ihnen. Auch hier gibt es sicher genügend Möglichkeiten dieses Thema abzudecken. Eigene Aktivitäten Das Handbuch on the ice gibt Ihnen eine Möglichkeit vor, was an diesem Tag auf der Eisbahn geschehen kann. Gibt es in Ihrem Club andere Traditionen, dann führen Sie diese weiter. Im Sinne des Swiss Ice Hockey Day ist es schön, wenn Sie diese Aktivitäten auf den 4. November 2012 legen Patricia Gmeinder Swiss Ice Hockey Federation 8

9 Kommunikation / Medien Kommunikation / Medien Durch die Kommunikation/Medien soll der Swiss Ice Hockey Day in der gesamte Schweiz bekannt werden. Die Aufmerksamkeit der Kinder, Eltern und Lehrer und deren Interesse an Ihrem Club soll geweckt werden, damit Sie am 4. November ein volles Eisfeld haben. Swiss Ice Hockey prüft noch verschiedene nationale Kommunikationspartner und wird diese mit Texten beliefern. Sie können die lokalen Medien mit den Textbausteinen, welche Sie im Anhang finden, beliefern. Ebenso läuft vielen durch Mund zu Mund Propaganda. Plakate und Flyer werden dem Club rechtzeitig zugestellt, damit diese verteilt und angebracht werden können. Lokale Sponsoren Im Moment haben wir noch keine Branchenexklusivität vergeben. Plakate / Flyer Werden dem Club zu gegebener Zeit zugestellt. Fotos / Impressionen Bilder sprechen oft für sich. Wir werden Fotos auf die Webseite stellen und sogar die Möglichkeit bieten elektronische Karten des Anlasses zu versenden. 9

10 Sponsoren und Partner Sponsoren und Partner SIHF Sponsoren und Partner Club Ohne Sponsoren und Partner kann kein Club mehr eine Meisterschaft bestreiten. Mit dem Swiss Ice Hockey Day können Sie Ihren Sponsoren und Partnern eine weitere Plattform für deren Auftritt bieten. Blachen, Flyer, Plakate, kleiner Werbestand können Ihre Sponsoren und Partner sicher an diesem Tag benutzen. Schiedsrichter als Partner Jeder Club hat eigenen Schiedsrichter, welcher während der Saison tolle Arbeit leistet. Beziehen Sie diese ebenso ein. Nutzen Sie die Hilfe des Schiedsrichter in der Organisation auf und neben dem Eis wir sind überzeugt, dass Schiedsrichter als Good-Boy die Möglichkeit nutzen wird. 10

11 Anmeldung für den SIHD Anmeldeformular Das Anmeldeformular ist Online verfügbar. Melden Sie sich bis zum an. Wir schalten Ihren Ort und Club auf der Plattform auf. 11

12 Internet Webseite SIHF / Regio League Sobald eine schriftliche Anmeldung eines Club vorliegt, wird der Ort auf der Webseite aufgeschaltet. Dort werden wir auch alle weiteren News und Unterlagen aufschalten. Je mehr wir von Ihrem Programm kennen, desto mehr können wir auf der Swiss Ice Hockey Day Webseite aufschalten. Webseite Club Von der Swiss Ice Hockey Webseite bestehen Links zu der Clubwebseite. Somit wäre es toll, wenn auch dort die aktuellsten News über den Hockey Day aufgeschaltet sind. 12

13 Swiss Ice Hockey Day Zuteilung der NL Spieler Zuteilung Jeder Eishockeyspieler startet mal bei den Kleinen und eifert fleissig einem Idol nach. Auch unsere Eishockey-Cracks waren mal klein und wissen, wie gross die Freude sein kann, wenn man seinen Idol ganz nahe sein kann. An diesem Tag soll dies möglich sein und die Eishockey-Cracks gehen zu ihren Wurzeln zurück und stehen mit den Kindern auf dem Eis und sorgen beim Fotoshooting und der Autogrammstunde für ein weiteres Tages-Highlight! Sie können einen Wunsch-Eishockeyspieler bei der Anmeldung angeben. Wir versuchen diesen zu berücksichtigen und werden die Zuteilung im Oktober mit einem offiziellen Aufgebot an die Spieler vornehmen. Integrieren Sie jedoch auch Spieler aus Ihrer Aktivmannschaft sie sind sicher auch Vorbilder. Patricia Gmeinder Swiss Ice Hockey Federation 13

14 Durchführung des Swiss Ice Hockey Day Wird zu einem späteren Zeitpunkt kommuniziert 14

15 Swiss Ice Hockey Day Rückmeldung und Auswertung an die SIHF Rückmeldungen Der Swiss Ice Hockey Day soll einen festen Platz in der Agenda erhalten und auch nächstes Jahr wieder durchgeführt werden. Damit wir uns stets verbessern können, brauchen wir Ihre Rückmeldung. Unter Downloads wird ein Rückmeldeformular aufgeschaltet, welches Sie bitte bis zum an uns zurück senden möchten. Vielen Dank für Ihren Support. Auswertung Anhand den Rückmeldungen werden wir die Auswertung vornehmen und somit für den nächsten Swiss Ice Hockey Day die nötigen Anpassungen vornehmen. Ebenso sollen die tollen Erlebnisse und Erinnerungen festgehalten werden. Diese werden auf der Webseite aktuell gehalten. Es gibt nichts schöneres als Fotos, die den Moment festhalten. Schauen Sie also weiterhin auf die Webseite und freuen Sie sich über die tollen Erlebnisse, welche in einem Bild festgehalten worden sind. Patricia Gmeinder Swiss Ice Hockey Federation 15