Pflichtenheft. 1518/11 GStA Auftragsvergabe DOMEA-konforme Software

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1 1518/11 GStA Auftragsvergabe DOMEA-konforme Software Pflichtenheft zur Lieferung einer DOMEA-konformen Software für ein Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem mit Anpassung an behördenspezifische Anforderungen Der Generalstaatsanwalt bei dem Kammergericht IT-Referat Elßholzstrasse Berlin

2 Inhalt 1Vorwort...5 2Zielstellung Ziel des Pflichtenheftes Projektziele Grundsätzliches zur elektronischen Strafakte Randbedingungen vorhandene, lokale IT-Infrastruktur externe IT-Infrastruktur IT-Infrastruktur mit MODESTA Registratursystem Fachsystem Vollstreckung Vorgehenskonzept Ausbaustufen Terminplanung Anforderungen an die Software Aufbauorganisation Aufgabenzuweisung der Staatsanwaltschaften Organisationsmodell der Staatsanwaltschaften Ablauforganisation Allgemeine Abläufe eines Strafverfahrens Auswirkungen des Verfahrenslebenslauf auf die elektronische Akte Beteiligte des Strafverfahrens Anlegen / Verteilen eines neuen Verfahrens Verfahrensbearbeitung Sitzungsdienst Ablauf nach Abschluss der Hauptverhandlung Ablauforganisation im Vollstreckungsverfahren Generelle Prinzipien für Abläufe eines Strafverfahrens mit MODESTA generelle Anforderungen gemäß KBSt-Katalog spezifische Anforderungen aus organisatorischer Sicht Akte Akteneinsicht Aktenzeichen Asservate Barcode Bedienungsoberfläche und elektronischer Schreibtisch Dokumente Ergonomie Finalisieren Fristen GVP Kommunikation Kopien...59 Seite 2 von 107

3 3.4.14Login / Logon Medienbruch Modifikation von Verfahren Portal Post Priorität Protokoll Recherche Scannen Seitenzahl Telearbeit Texterkennung / Lassofunktion Typisieren Vertretung Zeichnungsleiste Zugriffsrechte Zuordnung von Dokumenten spezifische Anforderungen aus technischer Sicht Objektmodell Anforderungen an das Textsystem Schnittstellen Integration von Fach- und Standardanwendungen Anforderungen an die Registratur Statistische Auswertungen Flexibilität, Erweiterbarkeit, Releasefähigkeit Übernahme von Datenbeständen aus anderen Systemen Systemarchitektur Plattformen Datenbanken Verfügbarkeit, Antwortzeiten Datenkonsistenz, Backup, Recovery Dienstleistungen Aufbau eines Referenzsystems Aufbau eines Pilotsystems Aufbau des Echtsystems, Rollout Migration des Altdatenbestandes Schulungen Schulungen und Unterstützung der Multiplikatoren Schulungen der Systemadministratoren Schulungen zu Customizing und zu Anwendungsentwicklung Hardwarekonzeption Präsentation Ausschlusskriterien Glossar Seite 3 von 107

4 Verzeichnis der Abbildungen Abbildung 1: SBC-Grundstruktur...10 Abbildung 2 : Das SBC-Netz der Staatsanwaltschaft Berlin...13 Abbildung 3: Rollen in der Staatsanwaltschaft...23 Abbildung 4: Rollen der Verwaltung...26 Abbildung 5: Lebenslauf eines Verfahrens...28 Abbildung 6 : Arbeitsabläufe im Ermittlungsverfahren...30 Abbildung 7 : Arbeitsabläufe im Zwischen- und Hauptverfahren...32 Abbildung 8: Arbeitsabläufe im Rechtsmittelverfahren...33 Abbildung 9: Arbeitsabläufe im Vollstreckungsverfahren...34 Abbildung 10: Medienbrüche im Ablauf der Strafverfolgung...36 Abbildung 11: Zeichnungsleiste...43 Abbildung 12: allgemeiner Arbeitsablauf "Text erstellen"...44 Abbildung 13, Aufteilung der Bedienungsoberfläche für Dezernenten...52 Abbildung 14, Baumstruktur der elektronischen Akte...55 Abbildung 15: Objektmodell "Akte - Dokument"...65 Abbildung 16: Objektmodell "Beteiligte Personen" mit Beispielen...66 Abbildung 17: Objektmodell "Maßnahmen und Ereignisse"...67 Abbildung 18: Objektmodell "Aufbauorganisation"...68 Abbildung 19: Übersicht der Schnittstellen im IST-Zustand...80 Abbildung 20: Übersicht über die Schnittstellen mit Einsatz von MODESTA Abbildung 21: Datenmodell ASTA (stark vereinfacht)...96 Seite 4 von 107

5 1Vorwort In diesem Pflichtenheft wurde für Rollen, Dienst- und Amtsbezeichnungen, Stellen und Personen aus Gründen der Vereinfachung die maskuline Form gewählt. Die Aussagen beziehen sich jedoch immer auf beide Geschlechter. Die Verwendung oder Vervielfältigung des Inhaltes ist nur im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens mit Zustimmung der Generalstaatsanwaltschaft Berlin zugelassen. Seite 5 von 107

6 2Zielstellung 2.1Ziel des Pflichtenheftes Ziel des vorliegenden Pflichtenheftes ist es die Aufbau- und Ablauforganisation zu beschreiben, die durch das DOMEA-konzeptkonforme Produkt zu unterstützen sind, die funktionalen Anforderungen an das DOMEA-konzeptkonforme Produkt und an weitere Softwareprodukte, die für ein funktionierendes Gesamtsystem erforderlich sind, zu beschreiben, die Dienstleistungen zu beschreiben, die zur Anpassung der Softwareprodukte an das spezifische Einsatzumfeld benötigt werden, die Dienstleistungen zu beschreiben, die zur Einführung des Gesamtsystems in den Wirkbetrieb gemäß Stufenplan notwendig sind, die vorhandenen IT-Infrastruktur, die bei der Einführung des Gesamtsystems in den Wirkbetrieb als Rahmenbedingungen zu berücksichtigen ist, zu beschreiben, das Vorgehen, den Projektplan und den damit verbundenen Zeitplan der Leistungserbringung zu beschreiben. Seite 6 von 107

7 2.2Projektziele Die Berliner Staatsanwaltschaften beabsichtigen im Rahmen des Projektes MODESTA ("Modernisierung der Staatsanwaltschaften") die Geschäftsabläufe aufgabenbezogen zu optimieren und mit einem IT-Gesamtsystem zu unterstützen. Folgende Ziele sollen erreicht werden: Beschleunigung der Verfahrensabläufe, insbes. im Ermittlungsbereich Optimierung der Qualität staatsanwaltschaftlicher Produkte Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit Sparsamerer Umgang mit knappen Ressourcen (Personal, Zeit, Material) Die Strafverfolgungs- und Vollstreckungsbehörden (Staatsanwaltschaften) Berlins sind: Generalstaatsanwaltschaft, Staatsanwaltschaft und Amtsanwaltschaft Sie haben insgesamt ca Mitarbeiter. Pro Jahr gehen bei allen genannten Behörden zusammen über neue Ermittlungsverfahren ein (davon ca gegen unbekannte Straftäter). Die Verfahrensakten werden derzeit ausschließlich in Papierform geführt, ein elektronisches Registratursystem für die Verwaltung der zentralen Verfahrensdaten ist vorhanden. Diese Daten werden teilweise elektronisch vom Informationssystem der Berliner Polizei übernommen. Die Akten beinhalten eine Vielzahl von Dokumenten, in der Regel ca. 50 bis 100 Seiten, nicht selten aber auch mehrere hundert. Alle vorhandenen Akten müssen auf Grund gesetzlicher Vorgaben aufbewahrt werden, in den meisten Fällen 5 oder 10 Jahre nach Abschluss (nicht Eingang!) des Verfahren, in vielen Fällen auch wesentlich länger. Organisatorische Zielsetzung ist es, die im Prozessmodell dargestellten Abläufe der Strafverfolgung und Strafvollstreckung in allen definierten Ausprägungen durch ein IT-System zu unterstützen. Damit wird dem Grundgedanken des egovernment Rechnung getragen, reorganisierte interne Geschäftsprozesse mit moderner Kommunikation nach außen (G-to-G, G-to-C, G-to-B) medienbruchfrei (soweit dies im Einflussbereich der Strafverfolgungsbehörden liegt) zu verbinden. Durch gleichzeitige Reorganisation organisatorischer Abläufe unter sinnvoller Aus- Seite 7 von 107

8 nutzung neuer technischer Möglichkeiten soll ein höchstmöglicher Effizienzgewinn erreicht werden. Neue Kommunikationsformen, wie sie z.b. der elektronische Rechtsverkehr (erev) auf Basis des XML-Standards XJustiz vorsieht, sollen in MODESTA Anwendung finden. Die Anforderungen an IT-gestützte Registratur, Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung und Kommunikation mit Externen sollen so weit wie möglich durch den Einsatz von Standardsoftware erfüllt werden. Es wird daher beabsichtigt auf einem Dokumenten- und Vorgangsbearbeitungssystem in Anlehnung an das Konzept Papierarmes Büro (DOMEA- Konzept, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang) aufzusetzen und dieses Standardsystem an die vielfältigen und komplexen aufgaben- und behördenspezifischen Anforderungen anzupassen. Die Softwarelösung muss daher Registratur-, DMS- und Workflow-Funktionalität in hoher Qualität gewährleisten, mit einem Texterstellungssystem integriert sein, sämtliche Funktionalität unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche (Portal) anzubieten, in hohem Maße flexibel und erweiterbar sein 2.3Grundsätzliches zur elektronischen Strafakte MODESTA soll die Papierakte durch die elektronische Akte ersetzen und so den papierlosen Workflow innerhalb der Staatsanwaltschaft ermöglichen. Ausgangspunkt ist das automatisiert generierte Aktenzeichen des jeweiligen Verfahrens, dem Verfahrensdaten zugeordnet werden. Zusätzlich werden weitere Informationen gesammelt. Die Seiten der Akte werden nach darin enthaltenen Informationen kategorisiert und typisiert. Diese Metadaten ermöglichen die Strukturierung der elektronischen Akte. Die Verfahrensdaten sollen in Textbausteine einfließen und damit die Texterstellung vereinfachen. Die Texterstellung als wertschöpfende staatsanwaltschaftliche Maßnahme wird voll elektronisch in festgelegten Arbeitsabläufen nach einem Dialogverfahren erfolgen. Wie bei der Papierakte ist der Seiteninhalt der elektronischen Akte unveränderbar (finalisiert), sobald ein erstellter Text oder ein Scan zur Akte genommen wird. Eine Akte ist eine Sammlung von Informationen, die den chronologischen Gang einer strafprozessualen Untersuchung wiedergibt. Seite 8 von 107

9 Bei der Papierakte wird die Reihenfolge der Ermittlungshandlungen von Polizei und Staatsanwaltschaft dadurch gekennzeichnet, dass die dokumentierten Ergebnisse nacheinander zur Akte genommen werden. Es entsteht eine chronologische Folge von Seiten, die vollständig die Ermittlungen dokumentiert. Durch die Seitennumerierung, die bei der Papierakte per Hand erfolgt, wird die Vollständigkeit und die Reihenfolge der Ermittlungsarbeit festgehalten. Dadurch werden die strafprozessualen Prinzipien der Rechtsklarheit und -sicherheit gewährleistet. Anders als bei der Arbeit in Ministerien oder sonstigen Behörden muss die Ermittlungsakte eine historische Reihenfolge erhalten, damit nachvollziehbar ist, welcher Informationsstand in einem bestimmten Ermittlungsstadium vorlag. Gleichzeitig ist die Seitenzahl ein für alle Verfahrensbeteiligten geltender Bezugsrahmen, um auf bestimmte Stellen in der Akte hinzuweisen. Aus diesen Gründen ist es unerlässlich, dass auch jede Seite der elektronischen Akte eine (unveränderbare) Seitenzahl erhält. Während die Seiten der elektronischen Akte finalisiert sind, können sich Daten und Metadaten im Verlauf des Verfahrens ändern. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel eine Änderung der Anschrift des Beschuldigten feststellt, vermerkt er dies zur Akte. Dieser Vermerk wird als Bestandteil der Akte finalisiert und dokumentiert damit den Zeitpunkt, in dem die neue Information in die Ermittlungen eingeflossen ist. In den Daten des Verfahrens ist die alte Anschrift des Beschuldigten hinfällig und kann geändert werden, weil diese Daten in der Hauptsache für Textbausteine benutzt werden, die immer synchron zum aktuellen Ermittlungsstand gehalten werden müssen. Ältere Anschriften können bei Bedarf der elektronischen Akte entnommen werden und sind in der Regel nur für die strafrechtliche Würdigung des Sachverhalts notwendig. Die elektronische Akte wird in IT-gestützter Vorgangsbearbeitung erzeugt, erfasst und verwaltet. Dabei gelten die gleichen Anforderungen an das elektronische Schriftgut, die in Gesetzen, Geschäftsordnungen, sowie Richtlinien und Vorschriften für die Papierakten festgelegt sind. Behördliche Unterlagen müssen auch in elektronischer Form den Kriterien Vollständigkeit, Integrität und Authentizität, zeitliche Abfolge, Zusammenfassung aufgabenbezogener und zusammengehöriger Schriftstücke, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen. So müssen auch elektronische Akten hinreichenden Inhalt und Struktur aufweisen und sich in einen Kontext einordnen lassen. Elektronische Akten sollen wie ihre Vorgänger im Papierformat über die unmittelbare Bearbeitung hinaus ihre Nachweisfunktion erfüllen. Seite 9 von 107

10 2.4Randbedingungen Hardware und Software für MODESTA muss in die vorhandene Hardware- und Softwareumgebung eingebettet werden, bzw. mit dieser zusammenwirken vorhandene, lokale IT-Infrastruktur Die vorhandene IT-Infrastruktur der Strafverfolgungsbehörden besteht im Kern aus einer Server-Based-Computing (SBC-) Umgebung mit zentralen Applikationsservern und Thin Clients unter CITRIX-Metaframe. Das Konzept des Server Based Computing basiert auf der Windows 2000 Server Edition und Citrix MetaFrame XP 1.0. Kern sind zentrale Applikationsserver ("Farmen") und dezentrale Clients. Server-Based-Computing mit Thin-Clients Pötter Storage Server Storage Server Storage Server Storage Server SAN Bandbreite > 1 Gbit Applikation Server-Farm Gigabit-Ethernet Applikation Server-Farm Bandbreite 100Mbit Fast-Ethernet LAN Switch Ethernet 10 Mbit Switch benötigte Bandbreite pro Client 14 Kbit ThinClient-PCs ThinClient-PCs ThinClient-PCs ThinClient-PCs Abbildung 1: SBC-Grundstruktur Derzeit werden in diesem System 800 Thin-Clients (Typ "IGEL") direkt und 450 ehemalige Windows-NT-4.0 Arbeitsplatzrechner (Fat Clients) unter Verwendung der ICA-Client-Software von Citrix betrieben Die IGEL-TCs verfügen neben dem X11R6-Kommunikationsprotokoll für den Zugriff auf UNIX-basierte Datenbanken standardmäßig auch über die beiden Protokolle ICA und RDP. Seite 10 von 107

11 Diese dienen dem Datenaustausch mit den Applikationsservern unter Citrix MetaFrame und Windows 2000 Server Edition. Zu den auf den Applikationsservern installierten Windows- Anwendungen zählen MS Office 97 und Star Office 5.2, sowie der Internet Explorer 5.5. Zwischen den Applikationsservern und den Clients werden über die 10 Mbit Ethernet-Verbindungen lediglich Tastaturbefehle, Bildschirminformationen und Druckausgabedaten ausgetauscht. Die eigentliche Rechnerlast liegt auf dem Server. Die TCs sind mit einer 300 MHz CPU, einer 4 MB Onboard-Grafik und 32 MB RAM Speicher ausgerüstet. In einem 16 MB Flash Speicher liegt die Firmware des Clients. Sie umfasst neben dem Linux Betriebssystem u.a. auch die Druck Management Software ThinPrint. Zukünftige TCs werden mit 64 MB RAM, 32 MB-Flash-Speicher und 8MB Grafik-Speicher ausgerüstet sein. Serverseitig sorgt ein eigener DHCP- und Print-Server mit ThinPrint Version 5.0 für die Auslastung der Kapazitäten. Die Load-Balancing-Funktion der Citrix-Software gewährleistet außerdem eine gleichmäßige Verteilung der Rechenlast auf die Applikationsserver. Das Monitoring der Serverfarm erfolgt über die Citrix Management Console. Unter Einsatz von Microsoft Active Directory Services werden Gruppenrichtlinien / Profilgruppen verwaltet. Die Serverfarm ist hochverfügbar. Sie ist in zwei räumlich getrennten Standorten installiert. Die zugehörigen Racks beherbergen neben einer redundanten unterbrechungsfreien Stromversorgung je 10 Applikationsserver, einen Domain-Controller, einen File-Server mit einem Plattenarray von 270 GB, einen DHC- und Print-Server sowie einen SQL-Server. Alle Applikationsserver sind mit 2 Pentium III 1 GHz-Prozessoren und 2 GB RAM bestückt. Die File-Server sind bis 2 TByte ausbaubar. Die Spiegelung der File-Server erfolgt mittels LEGATO Co-Standby Server Fällt einer der beiden Server oder seine Netzwerkanbindung aus, übernimmt der andere Server innerhalb von wenigen Sekunden dessen Aufgabe. Der Benutzer greift dabei über dieselbe, virtuelle IP-Adresse, bzw. den gleichen Netbios-Host zu. Die Datensicherung erfolgt über das Tool HP OmniBack. Auf Package-Server installierte Agenten sammeln Daten über das Netzwerk und sichern sie auf der angeschlossenen DLT- Library. Beim Einschalten erhält der Client die IP-Adresse vom DHCP-Server. Der Name des Endgerätes wird im DNS des Active Directory von Windows 2000 eingetragen und bildet die Basis für die Druckerzuweisung. Jeder Mitarbeiter erhält ein individuell abgestimmtes Benutzerprofil, Seite 11 von 107

12 das zentral gespeichert wird. Benutzer erhalten nach Hochfahren sofort den Windows 2000 Anmeldebildschirm. Die Datensicherung erfolgt über das Tool HP OmniBack, auf dem Package-Server sind entsprechende Agenten installiert, die Daten über das Netzwerk einsammeln und auf angeschlossene DLT-Library sichern. Die Überwachung über Managementstation erfolgt außerhalb der SBC Domäne. Die Antivirensoftware Trend Micro ist auf Fileservern installiert. Seite 12 von 107

13 zu den Sub-WC s SBC-Netz der Staatsanwaltschaft Berlin 2x 100Base-FX zu den Sub-WC s FX-Gigabit-Ethernet 100Base-FX Base-FX 5505 VLAN_80 VLAN_1 VLA N_80 Ausfallsicherung VLA N_80 VLAN_1 Rilo-Management VLAN_ x 100Base-FX 2x 100Base-FX Client- LAN VLAN_80 Client- LAN VLAN_80 VLAN_ Rilo-Management Legato dedicated link 100 Base-TX DL360 DL360 DL360 DL360 DL360 DL360 DL360 DL360 DL360 DL360 DL360 DL360 G2 DL360 G2 DL360 G2 DL360 G2 DL360 DL360 DL360 DL360 DL360 DL360 DL360 DL360 DL360 DL360 DL Applikationserver Test - Server DHCP und Print- Server SQL- Server (IMA) SQL- Server DHCP und Print- Server 10 Applikationserver NAS- File- Domain- Controler 3524 SAN FX-Gigabit-Ethernet 100Base-TX 100 Base-TX DL380 DL380 Port Port Domain- Controler 4x 100Base-TX 4x 100 Base-TX DLT-Library DLT-Library SCSI DL380 SCSI (IMA) Packager- Server Server Legato-dedicated link FX-Gigabit-Ethernet NAS- File- Server DL380 SCSI SCSI Rack für 14 Hot-Swap-SCSI Festplatten Rack für 14 Hot-Swap-SCSI Festplatten Seite 13 von 107

14 Der LIT betreibt in seinem Sicherheitsrechenzentrum für die Strafverfolgungsbehörden die Hardware (IBM-Großrechner) und die Basissoftware (Natural, Adabas-C) für das Verfahren ASTA (s.u.). Die (alphanumerische) Benutzeroberfläche und die Druckausgaben von ASTA werden über das Berliner Landesnetz und SNA-Gateways den Strafverfolgungsbehörden zur Verfügung gestellt. Der IBM-Host ist auch Ausgangs- und Endpunkt der vielfältigen Kommunikationsbeziehungen zu anderen Behörden (Land Berlin und bundesweit), d.h. der LIT fungiert als Kopfstelle IT-Infrastruktur mit MODESTA Die Hardware für MODESTA soll die bestehende IT-Infrastruktur ergänzen und mit ihr zusammenarbeiten. Das bedeutet, dass die Software MODESTA auf den vorhandenen Applikationsservern laufen kann, aber nicht muss. Je nach Architekturkonzept (Art und Anzahl der Anwendungsschichten, Art und Type der einzusetzenden Server) kann die Hardware für MODESTA separat aufgebaut oder in die vorhandene SBC-Umgebung integriert werden. Grundsätzliche Anforderung ist jedoch, dass ein Anwender sich über seinen Thin-Client einem SBC-Applikationsserver anmeldet und von dort Zugang zu MODESTA erhält. Grundsätzlich kann die Hardware für MODESTA an einem beliebigen Standort aufgebaut werden, wenn sichergestellt ist, dass Datenleitungen mit ausreichender Bandbreite abhörsicher und ausfallsicher zu Verfügung stehen und darüber hinaus die Administration für einen ausfallsicheren Betrieb der Hardware gewährleistet ist. Zur Vermeidung teurer, weil breitbandiger Datenleitungen wäre daher der beste Standort für die Hardware die Turmstraße 91. Unter dem Gesichtspunkt eines ausfallsicheren Betriebs und der unverzichtbaren Hochverfügbarkeit kommt als Standort auch das Rechenzentrum des LIT in Betracht Registratursystem In den Berliner Strafverfolgungsbehörden wird das IT-Verfahren ASTA entwickelt und betrieben, welches die primär der Unterstützung des Geschäftsstellenbetriebs (Aktenregistratur) dient, darüber hinaus für Dezernenten, Verwaltungsbereiche und andere Endanwender unverzichtbare Funktionalitäten bietet, eine Fülle von Routineaufgaben durch Hintergrundverarbeitung erledigt, sowie eine Vielzahl von Schnittstellen mit externen Kommunikationspartnern versorgt. Mit Einsatz eines DOMEA-konzeptkonformen Produktes in MODESTA entstehen funktionale Überdeckungen mit den Registraturfunktionen von ASTA (Aktenregistratur, Fristenverwaltung, etc.). Voruntersuchungen haben gezeigt, dass ein Parallelbetrieb von ASTA und MODESTA Seite 14 von 107

15 auf Basis eines gegenseitigen Online-Zugriffs über eine Middleware hoch aufwendig wäre, da erstens ASTA für den Einsatz dieser Middleware grundlegend überarbeitet werden müsste, zweitens eine Fülle von Schnittstellen konzipiert werden müssten. Andererseits ist es weder vom Umfang noch vom Zeitplan möglich, ASTA durch MODESTA vollständig abzulösen, denn ASTA enthält umfangreiche und komplexe Fachfunktionalitäten die von einer DOMEA-konzeptkonformen Standardsoftware nicht geboten werden. Es wird daher eine Integrationsstrategie verfolgt, bei der MODESTA die führende Anwendung ist, MODESTA so viel ASTA-Funktionalität wie möglich und sinnvoll übernimmt, die Schnittstelle zwischen MODESTA und dem verbleibenden ASTA-Fachsystem kostengünstig und einfach gestaltet wird Fachsystem Vollstreckung Im Vollstreckungsbereich der Staatsanwaltschaft wird das IT-Verfahren JUKOS entwickelt und betrieben, welches als Fachanwendung mit einem Kern an Registraturfunktionen der Unterstützung der Strafvollstreckung dient. Jukos erhält für die Registrierung von Verfahren und Personen über eine Schnittstelle Daten aus dem System ASTA. Weitere Schnittstellen bestehen für den Austausch von Terminen zwischen JUKOS und ASTA. Die Integration von JUKOS in MODESTA wird einer späteren Ausbaustufe vorbehalten. 2.5Vorgehenskonzept 2.5.1Ausbaustufen Die Einführung des Gesamtsystems in den Echtbetrieb erfolgt in 2 Ausbaustufen. Im folgenden wird die Funktionalität der Ausbaustufen kurz zusammengefasst. Eine detaillierte Beschreibung befindet sich in den Kapiteln 3.2 und Ausbaustufe 1 In Stufe 1 ist das Bearbeitungsmedium bei den Strafverfolgungsbehörden weiterhin die Papierakte. Die Polizei übersendet ihre Akten nach wie vor in Papierform. Parallel dazu wird in MODESTA bereits eine elektronische Akte in der für Stufe 2 vorgesehenen Form und Struktur geführt werden. Allerdings werden in Stufe 1 lediglich die in den Staatsanwaltschaften selbst Seite 15 von 107

16 erstellten Dokumente zur elektronischen Akte genommen werden, ebenso die elektronisch übermittelten Dokumente anderer Behörden. Jeder berechtigte Mitarbeiter muss die Möglichkeit haben, in jede vorhandene elektronische Akte Einsicht zu nehmen und daraus Ausdrucke zu veranlassen. MODESTA bietet in Stufe 1 automatisierte Schriftguterstellung für ausgewählte Maßnahmen (z.b. Standardschreiben, Einstellungsbescheide, -nachrichten, MiStra, Strafbefehle, Anklage) In einem elektronischer Workflow wird die bereits eingerichtete elektronische Akte (parallel zur Papierakte) von einem Bearbeiter in den elektronischen Eingangskorb des nächst folgenden Bearbeiters gesandt. Die Dezernenten haben in dieser Stufe zwar schon das Recht, jedoch noch nicht die Pflicht, von der elektronischen Akte Kenntnis zu nehmen und in ihr zu arbeiten. Machen sie davon keinen Gebrauch, so muss die Möglichkeit bestehen, dass der auf den Dezernenten folgende nächste Bearbeiter die elektronische Akte aus dessen Arbeitskorb in seinen eigenen Arbeitskorb holt. In Stufe 1 werden die Papier-Verfahrensakten (und ggf. die vorhandenen Beweismittel) beim Anlegen mit einem Barcodeaufkleber versehen, um so das Aufrufen der elektronischen Akte zu erleichtern, bzw. die Zugehörigkeit der Beweismittel zu bestimmten Verfahren einfacher feststellen zu können. Ebenso erhalten die Papierakten einen Aktendeckelaufkleber. In Stufe 1wird die IT-gestützte Registratur des Verfahrens ASTA auf MODESTA umgestellt. Alle bis dahin von ASTA bereitgestellten und unter den veränderten organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen benötigten Registraturfunktionen werden von MODESTA zur Verfügung gestellt. Die darüber hinaus gehende Fachfunktionalität wird zunächst weiterhin von ASTA ausgeführt. Metadaten aus dem Polizeiverfahren POLIKS werden in Stufe 1 elektronisch übermittelt und nach MODESTA übernommen, fehlende Metadaten werden manuell ergänzt. Organisatorische Abläufe werden in Stufe 1 nur geringfügig verändert. Für den Anwender wird sich MODESTA Stufe 1 in einer gegenüber ASTA veränderten Benutzeroberfläche, einiger neuer Textverarbeitungsfunktionen und einiger Workflowfunktionen darstellen. Nach der Pilotierung wird Ausbaustufe 1 zeitnah flächendeckend eingeführt Ausbaustufe 2 In Stufe 2 werden die Akten vollständig elektronisch geführt und ausschließlich elektronisch bearbeitet. Sämtliche von außen eingehenden Dokumente werden Teil der elektronischen Akten. Gehen diese in Papierform ein, müssen sie digitalisiert werden (z.b. durch Scannen). Auch Seite 16 von 107

17 in den Fällen, in denen die Akten in Papierform dem Gericht vorgelegt werden müssen (das betrifft ca. 25 % aller neu eingehenden Verfahren), wird ein Ausdruck nur zum Zwecke der Versendung hergestellt. Die elektronische Akte bleibt auch insoweit die einzig richtige Verfahrensakte und muss ggf. immer um die bei Gericht in Papierform hinzugefügten Dokumente elektronisch ergänzt werden. Müssen Papierakten hergestellt werden (z.b. zur Versendung an das Gericht), werden auch diese mit einem Barcodeaufkleber und einen Aktendeckelaufkleber versehen. Der Barcodeaufkleber wird auch für die Kennzeichnung der Beweismittel verwandt. In Stufe 2 werden neben den Metadaten eines Verfahrens auch dessen Dokumente von POLIKS elektronisch bereitgestellt und nach MODESTA übernommen. Die Dezernenten werden in Stufe 2 verpflichtet, eine Bearbeitung der Akten elektronisch vorzunehmen, sie sind in den elektronischen Workflow vollständig eingebunden. MODESTA bietet automatisierte Schriftguterstellung in Stufe 2 für alle Maßnahmen und Schreiben im Strafverfahren an. Die Benutzerführung ist komfortabel, der Automatisierungsgrad ist hoch, so dass Schreiben mit wenigen Eingaben erstellt werden können. MODESTA Stufe 2 wird zunächst in ausgewählten Bereichen erprobt. Seite 17 von 107

18 2.5.2Terminplanung Aktivität / Meilenstein Datum, Zeitraum Projektbeginn Aufbau der Laborumgebung (vgl. Kapitel 4.1) bis Ausbaustufe 1 Customizing, spezifische Anpassungen, Bereitstellung der Funktionalität Bereitstellung zur Teilabnahme August April 2005 Abnahmetest / Pilotbetrieb Mai - Juni 2005 Vorbereitungen zum flächendeckenden Echtbetrieb bis Oktober 2005 Beginn Echtbetrieb Ausbaustufe 2 Customizing, spezifische Anpassungen, Bereitstellung der Funktionalität Juli - September 2005 Bereitstellung zur Abnahme Abnahmetest Oktober - November 2005 Vorbereitungen zum Betrieb der Ausbaustufe 2 bis Dezember 2005 Beginn des Betriebs der Ausbaustufe 2 in ausgewählten Erprobungsbereichen Seite 18 von 107

19 3Anforderungen an die Software Die Software muss in ihrer Gesamtheit die im folgenden beschriebene Aufbau- und Ablauforganisation unterstützen, sowie die im Anschluss daran beschriebenen funktionalen Anforderungen erfüllen. Beschreiben Sie Ihre Lösung und stellen Sie dar, wie die erforderliche Funktionalität hergestellt wird. Verwenden Sie dazu folgenden Kategorien: Produkt: Das oder die angebotenen Softwareprodukt(e) stellen die Funktionalität mit ihrer Installation zur Verfügung. Geben Sie an, mit welchem Produkt und ggf. in welcher Produktausprägung die Funktionalität bereitgestellt wird. Falls Drittprodukte zum Einsatz kommen, benennen Sie diese. Konfiguration: Das oder die angebotenen Softwareprodukt(e) stellen die Funktionalität zur Verfügung, indem bereits in der Systemarchitektur vorgesehene Einstellmöglichkeiten genutzt werden. Beispiele: das Einrichten oder Erweitern von Listen/Katalogen, das Einrichten der Aufbauorganisation, das Festlegen von Rollen und Rechten, u.ä.. Die Tätigkeit ist administrativer Art und erfordert keine vertieften EDV-Kenntnisse oder spezielle Tools. Customizing: Das oder die angebotenen Softwareprodukt(e) stellen die Funktionalität zur Verfügung, indem Einstell- und Erweiterungsmöglichkeiten genutzt werden, die bereits in der Systemarchitektur vorgesehen sind, die aber im Gegensatz zur Konfiguration vertiefte EDV-Kenntnisse (z.b. einer Skriptsprache) oder eine Schulung erfordern. Beispiele: das Einstellen von Parameterwerten, die Formulierung von Generierungsregeln für das Aktenzeichen, das Einrichten von Workflows, das Mapping von Import/Export-Schnittstellen, das Hinzufügen oder Erweitern von Plausibilitätsprüfungen zu Benutzereingaben, das Einrichten von statistischen Auswertungen, u.ä. Die Erweiterungen werden durch Einsatz mitgelieferter Bausteine (Module, Klassen, Komponenten o.ä.) und/oder durch Einsatz mitgelieferter (d.h. produkteigener) oder frei verfügbarer Werkzeuge (z.b. XML-Editoren, jdk, C++-Compiler) vorgenommen. Kundenprojekt: Die geforderte Funktionalität wird durch den Hersteller selbst oder durch einen geeigneten Dienstleister nach Aufwand hergestellt, da sie weder standardmäßig vorhanden, noch durch Customizing oder Konfiguration herstellbar ist 3.1Aufbauorganisation 3.1.1Aufgabenzuweisung der Staatsanwaltschaften Seite 19 von 107

20 Die Zuständigkeit der Staatsanwaltschaften ist zunächst gesetzlich geregelt ( 143 ff des Gerichtsverfassungsgesetzes -GVG-) und richtet sich nach der örtlichen und sachlichen Zuständigkeit der Gerichte. Die Zuständigkeitsabgrenzungen innerhalb der Berliner Strafverfolgungsbehörden sind durch die Anordnung über die Organisation und Dienstbetrieb der Staatsanwaltschaft und der Amtsanwaltschaft (OrgStA) geregelt. Kurz dargestellt sind die jeweiligen Aufgaben folgende Die Generalstaatsanwaltschaft Berlin Sie ist zuständig für Verfahren vor dem Kammergericht Berlin (Oberlandesgericht). Sie übt zudem die Dienst- und Fachaufsicht über die Staatsanwaltschaft Berlin und die Amtsanwaltschaft Berlin aus, bearbeitet Beschwerdeverfahren gegen Entscheidungen aus den nachgeordneten Bereichen und hat Aufgaben im Bereich standesrechtlicher Verfahren und der internationalen Rechtshilfe. Sie besteht neben der Behördenleitung und einer Abteilung Verwaltung, in die das IT-Referat eingegliedert ist, aus 5 weiteren Abteilungen in Rechtssachen. Die Mitarbeiter sind in bestimmten Organisationseinheiten (Geschäftsstelle, Kanzlei) zusammengefasst. Die Generalstaatsanwaltschaft hat ca. folgenden Personalbestand 30 (Leitende Oberstaatsanwälte, Oberstaatsanwälte) 60 Mitarbeiter des Unterstützungsbereiches Die Staatsanwaltschaft Berlin Sie ist zuständig für die Bearbeitung strafrechtlicher Ermittlungsverfahren. Soweit die Verfahren gerichtsanhängig werden (Haupt- oder Zwischenverfahren, teilweise aber auch im Ermittlungsverfahren, s. unten) nimmt die Staatsanwaltschaft ihre in der Strafprozessordnung (StPO) definierten Aufgaben gegenüber den Gerichten wahr (durch Stellungnahmen, Stellung von Anträgen, Teilnahme an der gerichtlichen Hauptverhandlung, Einlegung von Rechtsmitteln etc.). Die Staatsanwaltschaften in Berlin sind aber auch Vollstreckungsbehörden für alle vom Amtsgericht Berlin-Tiergarten, vom Landgericht Berlin und vom Kammergericht verhängten Strafen. Die Staatsanwaltschaft Berlin untergliedert sich in einen Rechtsbereich Ermittlung, der aus 7 Hauptabteilungen besteht, einen Rechtsbereich Vollstreckung mit einer Hauptabteilung und einen Bereich Zentrale Dienste, in dem in drei Abteilungen die Aufgaben, Personalmanagement, Haushalt und Logistik sowie Organisation und Steuerungsdienst wahrgenommen werden. Den Hauptabteilungen steht ein Hauptabteilungsleiter vor. Seite 20 von 107

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