Überörtliche Prüfung des Kreises Borken. Innere Verwaltung GPA NRW

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1 Überörtliche Prüfung des Kreises Borken Innere Verwaltung GPA NRW Heinrichstraße Herne Postfach Herne Telefon ( ) Fax ( )

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3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Innere Verwaltung 1 Inhalte, Ziele und Methodik 1 Strukturen 3 Managementübersicht 3 Handlungsempfehlungen und Potenziale 4 Finanzbuchhaltung 5 Darstellung des Gesamtergebnisses 5 Geschäftsbuchführung 6 Zahlungsabwicklung 11 Vollstreckung 18 KIWI-Bewertung Finanzbuchhaltung 21 Personalmanagement 22 Darstellung des Gesamtergebnisses 22 Bezüge- und Entgeltabrechnung 24 Kindergeldbearbeitung 32 Personalbetreuung 38 Personalentwicklung 45 KIWI-Bewertung Personalmanagement 51 i SO 6906

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5 Innere Verwaltung Inhalte, Ziele und Methodik Die Prüfung der Inneren Verwaltung durch die GPA NRW umfasst die Aufgabenfelder Finanzbuchhaltung und Personalmanagement. In Nordrhein-Westfalen ist mit der seit 2009 verbindlich vorgeschriebenen Anwendung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) die Abkehr vom Geldverbrauchskonzept hin zum Ressourcenverbrauchskonzept vollzogen worden. Dieser Systemwechsel in der Haushaltswirtschaft hat zum Teil gravierende Auswirkungen auf das Rechnungswesen, seine Rechnungsgrößen und die Methodik der Rechnungslegung, die wir im Rahmen dieser vergleichenden Prüfung im Aufgabenfeld Finanzbuchhaltung untersuchen. Auch das Personalmanagement ist für öffentliche Verwaltungen in ihrer Eigenschaft als klassische Dienstleistungsträger seit jeher eine bedeutsame Aufgabe. Im Rahmen der Prüfung hierzu untersuchen wir, ob die Voraussetzungen für eine effektive und gleichzeitig effiziente Aufgabenwahrnehmung bei den Kreisen erfüllt sind. Die Prüfung der Finanzbuchhaltung vollzieht sich auf Ebene der Handlungsfelder Geschäftsbuchführung, Zahlungsabwicklung und Vollstreckung. GPA NRW Projekt Nr

6 Die Prüfung des Personalmanagements umfasst die Handlungsfelder Bezüge- und Entgeltabrechnung, Kindergeld-Bearbeitung, Personalbetreuung und Personalentwicklung. Ziel der Prüfung ist es, die Aufgabenwahrnehmung in den verschiedenen Teilbereichen der Finanzbuchhaltung und des Personalmanagements in Bezug auf den jeweiligen Ressourcenverbrauch und dessen Verhältnis zum Leistungsniveau zu betrachten. Methodischer Ausgangspunkt für die Bewertung der Wirtschaftlichkeit wird ein Kennzahlenvergleich sein. Über diese Kennzahlen wird der Ressourceneinsatz (Personal und Finanzen) und das daraus resultierende Leistungsniveau (u. a. Fallzahlen je Stelle) ermittelt und für das jeweilige Handlungsfeld dargestellt. In einem zweiten Schritt haben wir den Grad der Aufgabenerfüllung ermittelt, der mit dem Ergebnis erreicht wird. Die Ermittlung des Aufgabenerfüllungsgrades nehmen wir anhand mehrerer Indikatoren aus verschiedenen Betrachtungsebenen vor. Dabei handelt es sich insbesondere um die Ebenen der Strukturqualität (Organisation, Aufgabenportfolio), der Prozessqualität (Gestaltung der Prozessabläufe, digitale Prozesssteuerung, systemimmanente Kontrollen) und der Ergebnisqualität (u. a. Rechtmäßigkeit des Handelns, Fehlerhäufigkeiten usw.). Diese maßgeblichen Indikatoren untersuchen wir auf Grundlage offener bzw. standardisierter Interviews. Mit Hilfe von Äquivalenzziffern werden die standardisierten Fragen entsprechend ihrer Bedeutung gewichtet, hinsichtlich des Grades der Erfüllung skaliert, in einem prozentualen Erfüllungsgrad zusammengefasst und interkommunal verglichen. In einem dritten Schritt stellen wir das Ergebnis und den Erfüllungsgrad als Gesamtergebnis in einer Matrix dar. In diese Matrix fließen die Werte aller geprüften Kreise in anonymisierter Form ein. 2 GPA NRW Projekt Nr. 6906

7 Auf diese Weise können wir individuell für jede geprüfte Kreisverwaltung darstellen, wie das ermittelte Ergebnis mit der Qualität der Leistungserfüllung korrespondiert und ob signifikante Abweichungen erkennbar sind. Die Personalaufwendungen für die Abbildung der Fehlbeträge in den einzelnen Produkten hat der Kreis Borken anhand von KGST- Vergleichswerten ermittelt. Der Sachaufwand für Räume, Telekommunikation Büromaterial etc. wird mit Euro je Vollzeit-Stelle (KGST-Wert) angesetzt. Der Aufwand für die IT beträgt Euro (GPA-Wert) je Vollzeit-Stelle. Strukturen Eine Abhängigkeit der im Prüfgebiet Innere Verwaltung untersuchten Kennzahlen von allgemeinen sozioökonomischen oder fachbezogenen Strukturmerkmalen (Bevölkerungsentwicklung, Sozialquoten, allgemeine Haushaltsdeckungsmittel) besteht nicht. Managementübersicht In der Finanzbuchhaltung weist der Kreis Borken Arbeitsrückstände (Jahresabschlüsse) auf, die bis zum Ende des Jahres aufgearbeitet werden. Die Geschäftsbuchführung zeigt in der Aufgabenerledigung bei einem unterdurchschnittlichen Fehlbetrag einen überdurchschnittlichen Erfüllungsgrad. Die Zahlungsabwicklung weist ein rechnerisches Stellenpotenzial aus. In der Vollstreckung konnten wir keine Leistungskennzahlen abbilden, die Arbeiten in diesem Bereich befinden sich zurzeit im Umbruch und werden neu organisiert. Das Personalmanagement umfasst die Handlungsfelder Bezüge- und Entgeltabrechung, Kindergeld-Bearbeitung, Personalbetreuung sowie Personalentwicklung. Der Kreis Borken erzielt im Personalmanagement mit einem unterdurchschnittlichen Fehlbetrag einen überdurchschnittlichen Erfüllungsgrad. In der Personalbetreuung setzt der Kreis Borken vor dem Hintergrund der Personalgewinnung mehr Personal ein als in den Vergleichskreisen, gleiches spiegelt sich auch in der Personalentwicklung wieder. GPA NRW Projekt Nr

8 Handlungsempfehlungen und Potenziale Handlungsempfehlungen Handlungsfelder Handlungsempfehlung Seite Finanzbuchhaltung Zahlungsabwicklung Prüfung Stellenpotenzial 16.Vollstreckung Neuausrichtung (zurzeit in Arbeit) 19 ff Personalmanagement Bezüge- und Entgeltab- rechnung Kindergeld-Sachbearbeitung Prüfung Stellenpotenzial und interkommunale Zusammenarbeit Einrichtung von Kennzahlen, schriftlichen Vertretungsreglungen etc. Prüfung Stellenpotenzial und interkommunale Zusammenarbeit Der nachfolgenden Tabelle ist das rechnerische Stellenpotenzial zu entnehmen. Potenzial an Vollzeit-Stellen Handlungsfelder Finanzbuchhaltung Stellen Zahlungsabwicklung 0,30 Personalmanagement Bezüge- und Entgeltabrechnung 0,20 Kindergeld-Sachbearbeitung 0,20 Personalbetreuung 0,80 Gesamtstellenpotenzial Innere Verwaltung 1,20 Für die Ermittlung des monetären Potenzials berücksichtigen wir Gesamtstellenpotenziale in den Handlungsfeldern Finanzbuchhaltung und Personalmanagement ab einer Größenordnung von 0,5 Vollzeit-Stellen. Vor diesem Hintergrund ergibt sich folgendes monetäres Potenzial. Potenziale (gerundet) Handlungsfelder Personalmanagement Euro Personalbetreuung Gesamtpotenzial GPA NRW Projekt Nr. 6906

9 Finanzbuchhaltung Darstellung des Gesamtergebnisses Die Prüfung der Finanzbuchhaltung beinhaltet die Teilprodukte Geschäftsbuchführung, Zahlungsabwicklung und Vollstreckung. Für den Kreis Borken konnten wir nicht in allen Teilprodukten die entsprechenden Mengendaten erheben. Aus diesem Grund stellen wir die interkommunalen Vergleiche teilweise nur informatorisch dar. Der Aufgabenerfüllungsgrad wurde auf Basis von standardisierten Interviews in den jeweiligen Aufgabenbereichen ermittelt und dem Fachbereich während der Prüfung überlassen. Die Fragen sind mit einem festen Punktwert bewertet, eine Skalierung (teilweise erfüllt) führt zu einer Abwertung des Punktwertes. Fehlbetrag Finanzbuchhaltung je Buchungsposten Kernverwaltung Die nachfolgende Tabelle weist den Fehlbetrag Finanzbuchhaltung je Buchungsposten im interkommunalen Vergleich aus. Für den Kreis Borken konnten wir diese Kennzahl aus den v.g. Gründen nicht erheben. Fehlbetrag Finanzbuchhaltung je Buchungsposten Kernverwaltung im interkommunalen Vergleich 2009 in Euro Minimum Maximum Mittelwert 1,19 11,82 3,66 Grad der Aufgabenerfüllung Finanzbuchhaltung Im interkommunalen Vergleich stellt sich der Erfüllungsgrad für die Finanzbuchhaltung im Jahr 2009 wie folgt dar. Erfüllungsgrad Finanzbuchhaltung Minimum Maximum Mittelwert Kreis Borken Zur Information folgt nachstehend die Klassierung über die Verteilung der Erfüllungsgrade bezogen auf die bisher geprüften Kreise. unter 70% Erfüllungsgrad Finanzbuchhaltung in Klassen 70% bis unter 80% 80% bis unter 90% ab 90% GPA NRW Projekt Nr

10 Der Kreis Borken erreicht hier somit im Kreisvergleich einen überdurchschnittlichen Erfüllungsgrad, Geschäftsbuchführung Während das kameralistische Rechnungswesen organisatorisch schwerpunktmäßig eher dezentral ausgerichtet war, ist unter NKF-Rahmenbedingungen eine deutliche Mehrheit der kommunalen Körperschaften zu einer zentralen Organisation der Geschäftsbuchführung übergegangen. Daneben aber gibt es durchaus auch noch dezentrale bzw. teilzentrale Organisationsformen. Der Kreis Borken hat die Geschäftsbuchführung bis auf die Anlagenbuchhaltung bislang zu einem großen Teil dezentral organisiert. Im Jahr 2010 hat der Kreis Borken eine umfassende Untersuchung zur Weiterentwicklung des Rechnungswesens mit Unterstützung eines privaten Anbieters durchgeführt. Der vorliegende Bericht enthält einen umfangreichen Maßnahmenkatalog mit zahlreichen Hinweisen und Empfehlungen zur Optimierung der Buchführung, auf den wir insofern verweisen. Es kann an dieser Stelle positiv herausgestellt werden, dass der Kreis mit dieser Untersuchung gezielt frühere Schwachstellen und Defizite identifiziert und angegangen hat, um sein Rechnungswesen neu aufzustellen. Im Rahmen der Neuausrichtung hat der Kreis Borken zum die Zahl der dezentralen Buchungsstelle in den Facheinheiten von 119 Stellen auf 76 Stellen reduziert, eine weitere Konzentration der Stellen ist vorgesehen. Der folgende Vergleich orientiert sich allein an der von der GPA NRW festgelegten Aufgabendefinition und ist daher unabhängig von der Organisation der Geschäftsbuchführung. In Absprache mit dem Kreis Borken haben wir aufgrund der Neuausrichtung in der Geschäftsbuchführung die Stellendaten für das Jahr 2011 genutzt. Die Leistungskennzahlen sind auf Basis des Jahres 2009 ermittelt worden. Unter NKF-Bedingungen hat der Kreis Borken im Bereich der Geschäftsbuchführung Arbeitsrückstände zu verzeichnen. Zur Aufarbeitung dieser Rückstände hat der Kreis Borken zwei Stellen eingerichtet, die im 6 GPA NRW Projekt Nr. 6906

11 Wesentlichen zurückliegende Jahresabschlüsse bearbeiten. Bis zum Ende des Jahres 2012 soll dieser Prozess abgeschlossen sein. Darüber hinaus erhält der Kreis Borken Unterstützung durch eine Prüfungsgesellschaft, die entsprechend vergütet wird. Kreis Borken Die Grafik zeigt die Streubreite des Erfüllungsgrades und des Fehlbetrages der geprüften Kreise in NRW. Der Kreis Borken positioniert sich günstig mit einem vergleichsweise hohen Erfüllungsgrad bei gleichzeitig niedrigem Fehlbetrag. GPA NRW Projekt Nr

12 Fehlbetrag je Ergebnis-Buchungsposten Kernverwaltung Der nachfolgenden Tabelle ist der Fehlbetrag je Ergebnis- Buchungsposten im interkommunalen Vergleich zu entnehmen. Fehlbetrag Geschäftsbuchführung je Ergebnis-Buchungsposten Kernverwaltung für das Jahr 2009 in Euro Produktionsaufwendungen für die Aufgabenwahrnehmung mit eigenem Personal Personalaufwendungen Sachaufwendungen Zwischensumme Produktionsaufwendungen Ertrag aus der Aufgabenwahrnehmung für Dritte 0 Fehlbetrag absolut Zahl der Ergebnis-Buchungsposten Fehlbetrag je Ergebnis-Buchungsposten Kernverwaltung 0,66 Der Kreis Borken hat uns im Stellungnahmeverfahren neue Buchungsdaten mitgeteilt, die wir entsprechend übernommen haben. Die Zahl der Buchungsposten wirkt sich positiv auf den Fehlbetrag je Ergebnis- Buchungsposten Kernverwaltung sowie auf das nachfolgend beschriebene quantitative Stellenvolumen aus. Der ausgewiesene Fehlbetrag beinhaltet nicht die Inanspruchnahme der Leistungen von Dritten. Die nachfolgende Tabelle zeigt den interkommunalen Vergleich für das Jahr Fehlbetrag Geschäftsbuchführung je Ergebnis-Buchungsposten Kernverwaltung im interkommunalen Vergleich 2009 in Euro Minimum Maximum Mittelwert Kreis Borken 0,43 5,39 1,26 0,66 Der Fehlbetrag wird auch beeinflusst durch den Anteil der Automatisierung (Anteil der Vorverfahren) sowie die Prozessgestaltung durch digitale Verfahren (Scannen oder direkte Eingabe in das Verfahren). Der Anteil der Vorverfahren-Buchungsposten an den Buchungsposten (ohne Anlagenbuchungsposten) liegt beim Kreis Borken bei ca. 73 Prozent, der Mittelwert beträgt 63 Prozent. Der Kreis Borken richtet ab dem Jahr 2012 ein zentrales Rechnungseingangsbuch ein, durch den elektronischen workflow wird sich der manuelle Aufwand verringern. 8 GPA NRW Projekt Nr. 6906

13 Quantitatives Stellenvolumen (Personalintensität) Bei der Betrachtung des quantitativen Stellenvolumens haben wir lediglich die Einzel-Ergebnis-Buchungsposten berücksichtigt, da diese den Hauptzeitaufwand bei der Buchung verursachen. Mit der Kennzahl Zahl der Einzel-Ergebnis-Buchungsposten je Vollzeit-Stelle Geschäftsbuchführung wird die Personalintensität abgebildet. Eine überdurchschnittlich hohe Anzahl an Einzel-Ergebnis-Buchungsposten je Vollzeitstelle spricht für eine niedrige Personalintensität und umgekehrt. An dieser Stelle werden nur Sachbearbeiter-Stellen betrachtet, weil es für die Analyse einer Leistungskennzahl entscheidend auf die sachbearbeitenden Tätigkeiten ankommt. Der folgenden Tabelle ist der interkommunalen Vergleich für das Jahr 2009 zu entnehmen. Zahl der Einzel-Ergebnis-Buchungsposten je Vollzeitstelle Geschäftsbuchführung im interkommunalen Vergleich 2009 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Borken Im Rahmen der Stellungnahme hat uns der Kreis neue Buchungszahlen (siehe Fehlbetrag Geschäftsbuchführung je Ergebnis- Buchungsposten Kernverwaltung ) mitgeteilt, der bisherige interkommunale Maximumwert wird nun vom Kreis Borken überschritten. Die Datenlage bezüglich der Stellenausstattung in der Geschäftsbuchführung ist bei den Kreisen sehr heterogen. Hauptgrund hierfür ist der unterschiedliche Umstellungszeitpunkt auf das NKF bzw. die entsprechenden Rechnungssysteme. Zudem haben wir eine sehr große Spannbreite der Leistungswerte in den Kreisen festgestellt. Aus diesem Grund haben wir in der Geschäftbuchführung keinen Benchmark definiert. Als Zielgröße halten wir allerdings Einzel-Ergebnis- Buchungsposten je Vollzeit-Stelle Geschäftsbuchführung für erreichbar, dieser Wert wird vom Kreis Borken aufgrund der neuen Buchungszahlen deutlich überschritten. GPA NRW Projekt Nr

14 Grad der Aufgabenerfüllung im Einzelnen Wir stellen an dieser Stelle die Teilerfüllungsgrade in komprimierter Form dar und gehen nur auf die aus unserer Sicht auffälligen Teilbereiche ein. Teilerfüllungsgrade Definition und Dokumentation der Geschäftsabläufe Elektronische Steuerung der Geschäftsabläufe Erfüllungsgrad Geschäftsbuchführung ermittelter Punktwert optimaler Punktwert ,5 11 Qualitätssicherung der Geschäftsabläufe Hilfsmittel Workflow 2 4 Qualifikation und Leistungssicherung in den Facheinheiten 7 7 Datentransparenz 7,5 9 EDV allgemein Anbindung Vorverfahren 9 12 Qualitäts- und Leistungssicherung Buchungskräfte Rechtmäßigkeit insgesamt in Prozent 86 Im Bereich Definition und Dokumentation der Geschäftsabläufe sowie der Rechtmäßigkeit erreicht der Kreis Borken einen Erfüllungsgrad von 100 Prozent. Der Erfüllungsgrad stellt sich für den Kreis Borken im interkommunalen Vergleich wie folgt dar. Erfüllungsgrad Minimum Maximum Mittelwert Kreis Borken Zur Information folgt nachstehend die Klassierung über die Verteilung der Erfüllungsgrade Geschäftsbuchführung bezogen auf die bisher geprüften Kreise. unter 70% Erfüllungsgrad Geschäftsbuchführung in Klassen 70% bis unter 80% 80% bis unter 90% ab 90% GPA NRW Projekt Nr. 6906

15 Zahlungsabwicklung Im Gegensatz zur Buchführung, die in Anlehnung an das Handelsrecht im Zuge der NKF-Einführung weitgehend neu geregelt wurde, folgen die Bestimmungen zur Zahlungsabwicklung im Wesentlichen den bisherigen Regelungen der Gemeindekassenverordnung. Im NKF wird allerdings auf eine eigenständige Gemeindekassenverordnung verzichtet. Aufgrund der engen Verknüpfung von Finanzbuchhaltung und übriger Haushaltswirtschaft ist die Zahlungsabwicklung nun in der Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) geregelt. Die Aufgaben der Zahlungsabwicklung sind in 30 Abs. 1 GemHVO aufgezählt. Hierbei handelt es sich um die Annahme von Einzahlungen, die Leistung von Auszahlungen, die Verwaltung der Finanzmittel und das Mahnwesen. Die in der GemHVO ebenfalls noch zu den Aufgaben der Zahlungsabwicklung zählende Zwangsvollstreckung untersuchen wir an späterer Stelle in einem gesonderten Teilprodukt. Gegenüberstellung von Ressourcenverbrauch und Grad der Aufgabenerfüllung Den Fehlbetrag für die Zahlungsabwicklung ermitteln wir ausschließlich auf der Basis der angenommenen Einzahlungen. Die Auszahlungen werden nicht einbezogen, da diese weitestgehend automatisiert erfolgen. Der Kreis Borken erzielt im interkommunalen Vergleich für das Jahr 2009 folgendes Ergebnis: GPA NRW Projekt Nr

16 Erfüllungsgrad Zahlungsabw icklung in Prozent ,00 Fehlbetrag Zahlungsabwicklung je angenomme Einzahlung Kernverwaltung in Euro 1,00 2,00 3,00 4,00 Kreis Borken Die Grafik zeigt die Streubreite des Erfüllungsgrades und des Fehlbetrages der geprüften Kreise in NRW. Dabei erreichen einige Kreise noch höhere Erfüllungsgrade als der Kreis Borken, teils mit deutlich größeren Fehlbeträgen, es gibt jedoch auch Kreise, die höhere Optimierungsgrade mit erheblich geringerem Ressourceneinsatz erzielen. Fehlbetrag Zahlungsabwicklung je angenommener Einzahlungen Kernverwaltung Die Darstellung der Kennzahl erfolgt unabhängig davon, ob die Aufgabenwahrnehmung mit eigenem Personal erfolgt oder aber bereits ausgelagert worden ist. 12 GPA NRW Projekt Nr. 6906

17 Fehlbetrag Zahlungsabwicklung je angenommener Einzahlung Kernverwaltung für das Jahr 2009 in Euro Produktionsaufwendungen für die Aufgabenwahrnehmung mit eigenem Personal Personalaufwendungen Sachaufwendungen (nach Pauschale) Fehlbetrag absolut Zahl der angenommenen Einzahlungen Kernverwaltung Fehlbetrag je Einzahlung Kernverwaltung 1,68 Die Zahlungsabwicklung im Kreis Borken ist mit 5,01 Vollzeit-Stellen besetzt, Aufgaben für Dritte nimmt der Kreis nicht wahr. Der Fehlbetrag Zahlungsabwicklung je angenommener Einzahlung wird maßgeblich geprägt durch die Personalaufwendungen. In den Kreisen in NRW erfolgt überwiegend eine Eingruppierung in Entgeltgruppe 6 und 8 TVÖD; die häufigste Eingruppierung im Kreis Borken ist in der Besoldung A 9 BBesG bzw. in der Entgeltgruppe 5. Der nachfolgenden Tabelle ist die Einordnung des Fehlbetrages für den Kreis Borken in den interkommunalen Vergleich zu entnehmen. Fehlbetrag Zahlungsabwicklung je angenommener Einzahlung Kernverwaltung im interkommunalen Vergleich 2009 in Euro Minimum Maximum Mittelwert Kreis Borken 0,71 3,40 1,87 1,68 Zur Information folgt nachstehend die Klassierung über die Verteilung Fehlbetrag je angenommener Einzahlung Kernverwaltung bezogen auf die bisher geprüften Kreise. Fehlbetrag Zahlungsabwicklung je angenommene Einzahlung Kernverwaltung in Euro und Klassen unter 0,75 0,75 bis unter 1,50 1,50 bis unter 2,25 2,25 bis unter 3,00 ab 3, Der Kreis Borken weist hier im Kreisvergleich einen leicht unterdurchschnittlichen Fehlbetrag auf. GPA NRW Projekt Nr

18 Quantitatives Stellenvolumen (Personalintensität) Mit der Kennzahl Zahl der angenommenen Einzahlungen je Vollzeit- Stelle Zahlungsabwicklung wird die Personalintensität abgebildet. In der nachfolgenden Tabelle ist die Zahl der angenommenen Einzahlungen je Vollzeit-Stelle Zahlungsabwicklung für das Jahr 2009 abgebildet. Zahl der angenommenen Einzahlungen je Vollzeit-Stelle Zahlungsabwicklung (Sachbearbeitung) Jahr Anzahl angenommene Einzahlungen Vollzeit-Stellen Angenommene Einzahlungen je Stelle , In der nachfolgenden Grafik ist die Zahl der angenommenen Einzahlungen je Vollzeit-Stelle im interkommunalen Vergleich und der Benchmark abgebildet. Zahl der angenommenen Einzahlungen je Vollzeit-Stelle Zahlungsabwicklung im interkommunalen Vergleich Zahl Minimum Maximum Mittelwert Kreis Borken Benchmark Der Benchmark in Höhe von angenommenen Einzahlungen je Vollzeit-Stelle wird von sechs Kreisen erreicht bzw. überschritten. Das Erreichen eines hohen Anteils an automatisiert zugeordneten Zahlungseingängen muss das Ziel auch der Zahlungsabwicklung des Kreises Borken sein. Insgesamt mussten beim Kreis Borken im Jahr 2009 ca. 57 Prozent ( Einzahlungen) der angenommenen Einzahlungen 14 GPA NRW Projekt Nr. 6906

19 manuell bearbeitet werden, dies ist im interkommunalen Vergleich ein deutlich positiver Wert (Mittelwert ca. 75 Prozent). Der Anteil der gebuchten ungeklärten Einzahlungen beträgt beim Kreis Borken ca. zwei Prozent. Mit diesem Wert unterschreitet der Kreis den interkommunalen Mittelwert von ca. fünf Prozent. Die Gründe für die manuelle Bearbeitung von Zahlungseingängen sollten eindeutig ausgemacht werden und dann entsprechende Optimierungen angegangen werden. Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch, dass alle bestehenden Forderungen zeitnah und vollständig in die Finanzsoftware eingegeben werden. Die Vorkontierungen von Forderungen sollten der Finanzbuchhaltung von den Fachabteilungen immer umgehend und vollständig zugeleitet werden und dort schnell verarbeitet werden. Nur so ist gewährleistet, dass bei Zahlungseingang bereits eine Forderung im Finanzbuchhaltungssystem besteht, so dass die Zahlungsabwicklung die Zahlung direkt zuordnen kann. Es sollte immer vermieden werden, dass bei Zahlungseingang erst nach einer zeitaufwendigen Abstimmung mit dem entsprechenden Fachbereich die Buchung der Forderung noch angestoßen werden muss, so dass auch die Zahlung nur verzögert abgewickelt werden kann. Das Erfordernis der zeitnahen Buchung ergibt sich aus 30 Abs. 2 GemHVO. GPA NRW Projekt Nr

20 Benchmark und Potenzialermittlung Nachfolgend haben wir auf Basis des Benchmarks das rechnerische Stellenpotenzial ermittelt: Bezeichnung Quantifizierung des Stellenpotenzials Zahlungsabwicklung im IKO-Vergleichsjahr 2009 Zahl der angenommenen Einzahlungen je Vollzeit-Stelle Zahlungsabwicklung Kreis Borken Wert A1 Benchmark A2 Anzahl der Einzahlungen insgesamt im Kreis Borken benötigte Vollzeit-Stellen für die Zahlungsabwicklung bei Zugrundelegung des Benchmarks Anzahl der Vollzeit-Stellen für die Zahlungsabwicklung im Kreis Borken Differenz zwischen tatsächlicher Anzahl Vollzeit-Stellen und Vollzeit-Stellen bei Zugrundelegung des Benchmarks Stellenreduzierung zum A3 3,86 St1; Formel: A3 : A2 4,62 St2 0,76 0,50 Stellenpotenzial (gerundet) 0,30 St3; Formel: St2 St1 Der Kreis Borken weist in der Zahlungsabwicklung ein rechnerisches Stellenpotenzial von 0,30 Stellen aus. 16 GPA NRW Projekt Nr. 6906

21 Grad der Aufgabenerfüllung im Einzelnen Wir stellen an dieser Stelle die Teilerfüllungsgrade in komprimierter Form dar und gehen nur auf die aus unserer Sicht auffälligen Teilbereiche ein. Teilerfüllungsgrade Erfüllungsgrad Zahlungsabwicklung ermittelter Punktwert optimaler Punktwert Rechtmäßigkeit/Organisation 19,5 21 Zahlungseingangsprozess 18,5 20 Auszahlungsprozess 9 9 Verwahrung von Wertgegenständen 4 4 Mahnverfahren 6 9 Qualitäts- und Leistungssicherung Zahlungsabwicklung 6 6 insgesamt in Prozent 91 Das Mahnintervall beträgt beim Kreis Borken zurzeit noch vier Wochen. Der Kreis Borken hat bereits erkannt, dass dieses Intervall zu lang ist und wird einen - auch von der GPA NRW befürworteten - 14-tägigen Mahnrhythmus einführen. Der Erfüllungsgrad für den Kreis Borken im interkommunalen Vergleich für das Jahr 2009 stellt sich wie folgt dar. Erfüllungsgrad Minimum Maximum Mittelwert Kreis Borken Zur Information folgt nachstehend die Klassierung über die Verteilung der Erfüllungsgrade Zahlungsabwicklung bezogen auf die bisher geprüften Kreise. unter 75% Erfüllungsgrad Zahlungsabwicklung in Klassen 75% bis unter 85% 85% bis unter 95% ab 95% GPA NRW Projekt Nr

22 Vollstreckung Die Zahlungsabwicklung ist verpflichtet dafür zu sorgen, dass die ausstehenden Forderungen rechtzeitig und vollständig beglichen werden. Auch in diesem Teilprodukt gilt es, eine effektive und effiziente Erfüllung der Aufgaben zu erreichen. Die Beitreibung öffentlich-rechtlicher Forderungen orientiert sich an den Bestimmungen des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes NRW (VwVG NRW). Zivilrechtliche Forderungen werden nach der Zivilprozessordnung vollstreckt. Die Verwaltung kann aber auf Grundlage der Verordnung zur Ausführung des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes (VO VwVG NRW) eine Vollstreckung privatrechtlicher Forderungen auch ohne Erwirkung eines Vollstreckungstitels durchführen. Ziel der überörtlichen Prüfung ist es, den Personaleinsatz, die verfolgten Ansätze und Strategien sowie die Organisation der Vollstreckung unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu betrachten. Der Kreis Borken hält in der Vollstreckung keinen eigenen Außendienst vor. Zur Unterstützung der Mitarbeiter nutzt der Kreis Borken eine eigene Softwarelösung, die jedoch Auswertungen wie zum Beispiel die Höhe der Forderungen, die Zahl der Schuldner oder die Anzahl der gemahnten Forderungen zulässt. Auch hier konnte die entsprechende Kennzahl für den Kreis Borken aufgrund der Datenlage nicht gebildet werden, dennoch ist der nachfolgenden Tabelle ist die Einordnung in den interkommunalen Vergleich für das Jahr 2009 zu entnehmen. Fehlbetrag Vollstreckung je abgewickelter Forderung Kernverwaltung im interkommunalen Vergleich 2009 in Euro Minimum Maximum Mittelwert 13,27 38,29 27,83 Quantitatives Stellenvolumen (Personalintensität) Mit der Kennzahl Zahl der abgewickelten Forderungen je Vollzeit-Stelle Vollstreckung wird die Personalintensität abgebildet In der nachfolgenden Grafik ist die Zahl der angenommenen Einzahlungen je Vollzeit-Stelle im interkommunalen Vergleich und der Benchmark abgebildet. 18 GPA NRW Projekt Nr. 6906

23 Zahl der abgewickelten Forderungen je Vollzeit-Stelle Vollstreckung im interkommunalen Vergleich Zahl Minimum Maximum Mittelwert Benchmark Der Benchmark in Höhe von abgewickelten Forderungen je Vollzeit-Stelle wird von fünf Kreisen erreicht bzw. überschritten. Grad der Aufgabenerfüllung im Einzelnen Wir stellen an dieser Stelle die Teilerfüllungsgrade in komprimierter Form dar und gehen nur auf die aus unserer Sicht auffälligen Teilbereiche ein. Teilerfüllungsgrade Erfüllungsgrad Vollstreckung ermittelter Punktwert optimaler Punktwert Rechtmäßigkeit/Organisation 3 9 EDV 3,5 5 Informationsbeschaffung und Informationsweitergabe 6 6 Qualitätssicherung Workflow Forderungsmanagement, Berichtswesen 5 8 Qualitäts- und Leistungssicherung Vollstreckung 6 6 insgesamt 37,5 49 in Prozent 75 Der Erfüllungsgrad kann durch die Umsetzung der nachfolgenden Punkte optimiert werden. GPA NRW Projekt Nr

24 Zentralisierung der Vollstreckung in der Verwaltung. Zurzeit befinden sich noch dezentrale Stellen im Sozialamt und im Amt 51. Zentralisierung von Erlass, Stundung und Niederschlagung von Forderungen (siehe auch externes Gutachten Weiterentwicklung des Rechnungswesens ). Erstellen von schriftlichen Regelungen zum Mahn- und Vollstreckungsverfahren. Anschaffung einer Vollstreckungssoftware, die benötigte Auswertungen ermöglicht. Einrichtung einer zentralen Wiedervorlage für befristete Niederschlagungen, Stundungen und Ratenzahlungen. Der Kreis Borken plant das Forderungsmanagement neu zu organisieren und ab Mitte des Jahres 2012 eine Vollstreckungssoftware zu implementieren. In der zukünftigen Vollstreckungslösung sollen die oben beschriebenen Themen Berücksichtigung finden. Der Erfüllungsgrad stellt sich für den Kreis Borken im interkommunalen Vergleich wie folgt dar. Erfüllungsgrad Minimum Maximum Mittelwert Kreis Borken Zur Information folgt nachstehend die Klassierung über die Verteilung der Erfüllungsgrade Vollstreckung bezogen auf die bisher geprüften Kreise. unter 60% Erfüllungsgrad Vollstreckung in Klassen 60% bis unter 70% 70% bis unter 80% ab 80% GPA NRW Projekt Nr. 6906

25 KIWI-Bewertung Finanzbuchhaltung Hier fließen alle Ergebnisse der Aufgabenfelder Geschäftsbuchführung, Zahlungsabwicklung und Vollstreckung ein. Ist-Situation Der Kreis Borken hat die Geschäftsbuchführung bislang noch zum großen Teil dezentral organisiert, im Jahr 2011 hat der Kreis eine Neuausrichtung vorgenommen. Die Leistungskennzahlen für die Geschäftsbuchführung liegen über unserer Zielgröße (siehe Stellungnahme), der Erfüllungsgrad ist überdurchschnittlich. Die Zahlungsabwicklung weist bei einem unterdurchschnittlichen Fehlbetrag einen hohen Erfüllungsgrad aus. Basierend auf unseren Benchmark zeigt sich ein rechnerisches Stellenpotenzial. Der Erfüllungsgrad für die Vollstreckung ist überdurchschnittlich. Handlungsempfehlungen Der Kreis Borken sollte alle Themen im Rahmen der Ermittlung des Erfüllungsgrades prüfen und ggf. umsetzen. KIWI Bewertung Angesichts der Ist-Situation sowie den hieraus ableitbaren Handlungsmöglichkeiten bewerten wir den Aufgabenbereich Finanzbuchhaltung mit dem Index 3. GPA NRW Projekt Nr

26 Personalmanagement Im Rahmen unserer Prüfung haben wir nachfolgend die Teilprodukte Bezüge- und Entgeltabrechnung, Kindergeld-Bearbeitung, Personalbetreuung und Personalentwicklung betrachtet. Darstellung des Gesamtergebnisses Das Gesamtergebnis Personalmanagement bilden wir in der nachfolgenden Matrix ab. Der Fragebogen zur Ermittlung des Erfüllungsgrades wurde wie im Bereich der Finanzbuchhaltung - den Fachbereichen während unserer Prüfung zur Verfügung gestellt. Matrixdarstellung des Verhältnisses von Gesamtfehlbetrag und Gesamt-Erfüllungsgrad im interkommunalen Vergleich 2009 Erfüllungsgrad Personalmanagement in Prozent Fehlbetrag Personalmanagement je betreutem Beschäftigten Kernverwaltung in Euro Kreis Borken 22 GPA NRW Projekt Nr. 6906

27 Die Grafik zeigt die Streubreite des Erfüllungsgrades und des Fehlbetrages der geprüften Kreise in NRW. Mit einem relativ durchschnittlichen Ressourceneinsatz (Fehlbetrag) erzielt der Kreis Borken einen sehr guten Erfüllungsgrad mit dem zweithöchsten Wert im Kreisvergleich. Der Fehlbetrag in Höhe von 607 Euro je betreutem Beschäftigten setzt sich aus den Ergebnissen der einzelnen Teilprodukte zusammen: Fehlbetrag Personalmanagement je betreutem Beschäftigten Kernverwaltung 2009 Handlungsfelder in Euro Bezüge- und Entgeltabrechnung Kindergeldsachbearbeitung Personalbetreuung Personalentwicklung Fehlbetrag Personalmanagement Gesamtzahl der betreuten Beschäftigten Kernverwaltung Fehlbetrag Personalmanagement je betreutem Beschäftigen Kernverwaltung (gerundet) Der nachfolgenden Tabelle ist die Einordnung des Fehlbetrages Personalmanagement je betreutem Beschäftigten im interkommunalem Vergleich für das Jahr 2009 zu entnehmen. Fehlbetrag Personalmanagement je betreutem Beschäftigten Kernverwaltung, im interkommunalen Vergleich 2009 in Euro Minimum Maximum Mittelwert Kreis Borken Der Kreis Borken hat im Jahr 2010 in der Bezüge- und Entgeltabrechnung, der Personalbetreuung und der Personalentwicklung eine Veränderung der Vollzeit-Stellen vorgenommen. In der Folge reduziert sich der Fehlbetrag Personalmanagement je betreutem Beschäftigten auf ca. 600 Euro je betreutem Beschäftigten. Nachfolgend haben wir die Klassierung über den Fehlbetrag je betreutem Beschäftigten dargestellt. GPA NRW Projekt Nr

28 Fehlbetrag Personalmanagement je betreutem Beschäftigten Kernverwaltung in Euro und Klassen unter bis unter bis unter bis unter 700 ab Zur Information folgt nachstehend die Klassierung über die Verteilung der Erfüllungsgrade Personalmanagement bezogen auf die bisher geprüften Kreise. unter 70% Erfüllungsgrad Personalmanagement in Klassen 70% bis unter 80% 80% bis unter 90% ab 90% Der Kreis Borken erreicht einen sehr guten Erfüllungsgrad von 93 Prozent und liegt hier somit in der besten Gruppe der Klassierung. Bezüge- und Entgeltabrechnung Unter Bezüge- und Entgeltabrechung verstehen wir die Berechnung, Zahlbarmachung und Prüfung der Bezüge für Beamtinnen und Beamte sowie der Entgelte für tariflich Beschäftigte einschließlich Steuer- bzw. Sozialversicherungsangelegenheiten sowie aller Zusammenhangstätigkeiten. Neben der originären Bezüge- und Entgeltabrechnung zählen folgende weitere Aufgaben dazu: Durchführung der monatlichen Gesamtabrechnung, Durchführung der Nachversicherung von ausgeschiedenen Beamtinnen und Beamten. 24 GPA NRW Projekt Nr. 6906

29 Gegenüberstellung von Ressourcenverbrauch und Grad der Aufgabenerfüllung Der Kreis Borken erzielt im interkommunalen Vergleich für das Jahr 2009 folgendes Ergebnis: Erfüllungsgrad Bezüge- u. Entgeltabrechnung in Prozent Fehlbetrag Bezüge- u. Entgeltabrechnung je Abrechnungsfall Kernverwaltung in Euro Kreis Borken Die Grafik zeigt die Streubreite des Erfüllungsgrades und des Fehlbetrages der geprüften Kreise in NRW. Dabei positioniert der Kreis Borken sich im Kreisvergleich mit einem durchschnittlichen Fehlbetrag und einem eher nur unterdurchschnittlichen Erfüllungsgrad. GPA NRW Projekt Nr

30 Fehlbetrag Bezüge- und Entgeltabrechnung je Abrechnungsfall Kernverwaltung Die Darstellung der Kennzahl erfolgt unabhängig davon, ob die Aufgabenwahrnehmung mit eigenem Personal erfolgt oder aber bereits ausgelagert worden ist. Die Kernverwaltung bezieht sich auf die Verwaltung des Kreises im engeren Sinne einschließlich der Bediensteten in Anstalten öffentlichen Rechts, Eigenbetrieben und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen. Die Kennzahl wird wie folgt ermittelt: Fehlbetrag Bezüge- und Entgeltabrechnung je Abrechnungsfall Kernverwaltung für das Jahr 2009 in Euro Produktionsaufwendungen für die Aufgabenwahrnehmung mit eigenem Personal Personalaufwendungen Sachaufwendungen Gesamtaufwendungen Bezüge- und Entgeltabrechnung /.Ertrag aus der Aufgabenwahrnehmung für Dritte Fehlbetrag absolut Zahl der Abrechnungsfälle Kernverwaltung Fehlbetrag je Abrechnungsfall Kernverwaltung 10,02 Die Aufgabe der Bezüge- und Entgeltabrechnung erfolgt im Kreis Borken mit 2,08 Vollzeit-Stellen, im Jahr 2010 nimmt der Kreis Borken die Aufgaben mit nur noch 1,73 Vollzeit-Stellen wahr. Somit dürfte sich die Kennzahl in 2010 merklich verbessert haben. In den Kreisen in NRW erfolgt überwiegend die Eingruppierung nach A 9 m. D. BBesG bzw. EG 9 TVÖD, ebenso im Kreis Borken. Der Kreis Borken übernimmt die Bezüge- und Entgeltabrechnung für den Kreissportbund, die Wirtschaftsförderung des Kreises Borken und für den Westmünsterland e.v.. Insgesamt werden ca. 420 Fälle für Dritte abgewickelt. Für die Übernahme der Aufgabe erhält der Kreis Borken zurzeit nur vom Kreissportbund eine Vergütung. Wegen der geringen Anzahl der Fälle (Westmünsterland e.v.) bzw. der internen Verflechtung (Wirtschaftsförderung) wurde auf ein Entgelt für die Erledigung der Bezüge- und Entgeltabrechnung verzichtet. 26 GPA NRW Projekt Nr. 6906

31 Empfehlung Der Kreis Borken sollte prüfen, ob eine Vergütung für alle Dritte zur Transparenz und Wirtschaftlichkeit beiträgt. Im interkommunalen Vergleich stellt sich der Fehlbetrag je Abrechnungsfall wie folgt dar: Fehlbetrag je Abrechnungsfall im interkommunalen Vergleich , Euro ,93 10,34 10, Minimum Maximum Mittelwert Kreis Borken Der Fehlbetrag je Abrechnungsfall reduziert sich im Jahr 2010 aufgrund der Verringerung der Vollzeit-Stellen auf ca. 8,60 Euro und läge damit deutlich unter dem Niveau des Mittelwertes aus dem Vergleichsjahr Zur Information folgt nachstehend die Klassierung über die Verteilung des Fehlbetrages Bezüge- und Entgeltabrechnung je Abrechnungsfall bezogen auf die bisher geprüften Kreise. unter 5 Fehlbetrag Bezüge- und Entgeltabrechnung je Abrechnungsfall Kernverwaltung in Euro und Klassen 5 bis unter 7,50 7,50 bis unter bis unter 12,50 ab 12, GPA NRW Projekt Nr

32 Quantitatives Stellenvolumen (Personalintensität) Mit der Kennzahl Zahl der Abrechnungsfälle je Vollzeitstelle Bezügeund Entgeltabrechnung wird die Personalintensität abgebildet. Nachfolgend ist für den Kreis Borken die Zahl der Abrechnungsfälle im Zeitverlauf der Jahre 2006 bis 2009 dargestellt. Zahl der Abrechnungsfälle je Vollzeit-Stelle Bezüge- und Entgeltabrechnung (Sachbearbeitung) Jahr Anzahl der Abrechnungsfälle Vollzeit-Stellen Abrechnungsfälle je Stelle , , , , Im Betrachtungszeitraum stellen sich die Zahl der Vollzeit-Stellen mit Ausnahme der Jahr 2007 und 2008 sowie die Anzahl der Abrechnungsfälle relativ konstant dar. In der nachfolgenden Grafik ist die Zahl der Abrechnungsfälle je Vollzeit- Stelle im interkommunalen Vergleich und der Benchmark abgebildet. Zahl der Abrechnungsfälle je Vollzeit-Stelle Bezüge- und Entgeltabrechnung im interkommunalen Vergleich Abrechnungsfälle Minimum Maximum Mittelwert Kreis Borken Benchmark Nach Rücksprache mit der Verwaltung ist die Entwicklung der Abrechnungsfälle für das Jahr 2010 nahezu unverändert. Durch eine Reduzierung der Vollzeitstellen um 0,35 Vollzeitstellen erhöht sich damit 28 GPA NRW Projekt Nr. 6906

33 die Zahl der Abrechnungsfälle im Jahr 2010 auf ca Abrechnungsfälle je Vollzeitstelle. Damit läge der Kreis Borken dann zwar über dem Niveau des interkommunalen Mittelwertes des Jahres 2009, es verbliebe aber dennoch weiterhin ein deutlicher Abstand zum Benchmark. Zur Information folgt nachstehend die Klassierung über die Verteilung der Abrechnungsfälle je Vollzeit-Stelle Bezüge- und Entgeltabrechnung bezogen auf die bisher geprüften Kreise. Zahl der Abrechnungsfälle je Vollzeit-Stelle Bezüge- und Entgeltabrechnung in Klassen unter bis unter bis unter bis unter ab Mit dem in 2009 erzielten Leistungswert positioniert sich der Kreis Borken in der zweitniedrigsten Vergleichsgruppe der Klassierung. Benchmark und Potenzialermittlung Nachfolgend haben wir auf Basis des Benchmarks das rechnerische Stellenpotenzial ermittelt: Quantifizierung des Stellenpotenzials Bezüge- und Entgeltabrechnung im IKO-Vergleichsjahr 2009 Bezeichnung Zahl der Abrechnungsfälle je Vollzeit-Stelle Bezüge- und Entgeltabrechnung Kreis Borken Wert A1 Benchmark A2 Anzahl der Abrechnungsfälle insgesamt im Kreis Borken benötigte Vollzeit-Stellen für die Bezüge- und Entgeltabrechnung bei Zugrundelegung des Benchmarks Anzahl der Vollzeit-Stellen für die Bezüge- und Entgeltabrechnung im Kreis Borken Differenz zwischen tatsächlicher Anzahl Vollzeit-Stellen und Vollzeit-Stellen bei Zugrundelegung des Benchmarks A3 1,37 St1; Formel: A3 : A2 1,88 St2 0,51 Stellenreduzierung im Jahr ,35 Stellenpotenzial (gerundet) 0,20 St3; Formel: St2 St1 GPA NRW Projekt Nr

34 Das rechnerische Stellenpotenzial unter Berücksichtigung der Stellenreduzierung im Jahr 2010 beträgt ca. 0,20 Vollzeit-Stellen. Im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit (Übernahme der Personalabrechnung für andere Kommunen) könnte eine weitere Verbesserung der Kennzahlen erreicht werden. Feststellung Der Kreis Borken weist in der Bezüge- und Entgeltabrechnung ein geringes rechnerisches Stellenpotenzial aus. Grad der Aufgabenerfüllung im Einzelnen Wir stellen an dieser Stelle die Teilerfüllungsgrade in komprimierter Form dar und gehen nur auf die aus unserer Sicht auffälligen Teilbereiche ein. Teilerfüllungsgrade Erfüllungsgrad Bezüge- und Entgeltabrechnung ermittelter Punktwert optimaler Punktwert Qualitätssicherung 8 10 EDV-Benutzerprofile 9 9 Systemimmanente Kontrollen Dokumentation 3 6 Überprüfung der Anspruchsvoraussetzungen für die Gewährung familienbezogener Bezügebestandteile 0 4 Interne Revision 2 2 insgesamt in Prozent 80 Um den Optimalwert beim Erfüllungsgrad zu erreichen, sind u. a. folgende Kriterien zu erfüllen: Einrichtung von Kennzahlen (Leistungskennzahlen, Fehlerquote etc.) um die gesetzten Qualitätsstandards zu prüfen. Im Vertretungsfall gibt es beim Kreis Borken Absprachen, welcher Mitarbeiter welche Aufgabe übernimmt, eine Verschriftlichung der Vertretung existiert zurzeit noch nicht. Einerseits wurden die bestehenden Absprachen zur Vertretung der Sachbearbeiterinnen in eine schriftliche Form übernommen 30 GPA NRW Projekt Nr. 6906

35 Feststellung Im Rahmen der Stellungnahme teilte der Kreis Borken mit, dass die Vertretungsreglung schriftlich fixiert wurde. Das Fortbestehen der Anspruchsvoraussetzungen des 40 Abs. 1 Nr. 3 und 4 BBesoG (Geschiedene, die aus der Ehe zum Unterhalt verpflichtet sind oder Ledige bzw. Geschiedene, die eine andere Person in ihre Wohnung aufgenommen haben) sollte im Abstand von einem Jahr überprüft werden. Der Kreis Borken prüft ca. alle drei Jahre. Feststellung Der Kreis Borken hat den zu überprüfenden Personenkreis nach 40 Abs. 1 Nr. 3 und 4 BBesG identifiziert und aufgefordert, Angaben zum Fortbestehen der Ansprüche zu machen. Dies soll nach Rückmeldung des Kreises künftig jährlich erfolgen. Der Erfüllungsgrad für den Kreis Borken im interkommunalen Vergleich für das Jahr 2009 stellt sich wie folgt dar. Erfüllungsgrad Minimum Maximum Mittelwert Kreis Borken Zur Information folgt nachstehend die Klassierung über die Verteilung der erreichten Erfüllungsgrade bezogen auf die bisher geprüften Kreise. unter 70% Erfüllungsgrad Bezüge- und Entgeltabrechnung in Klassen 70% bis unter 80% 80% bis unter 90% ab 90% Der im Kreisvergleich zurzeit noch unterdurchschnittliche Erfüllungsgrad deutet auf noch bestehende Optimierungsmöglichkeiten hin, die durch Umsetzung unserer Empfehlungen realisiert werden könnten. GPA NRW Projekt Nr

36 Kindergeldbearbeitung Unter der Kindergeldbearbeitung verstehen wir alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Prüfung, Berechnung und Zahlbarmachung von Kindergeldansprüchen einschließlich aller Zusammenhangstätigkeiten. Gegenüberstellung von Ressourcenverbrauch und Grad der Aufgabenerfüllung Der Kreis Borken erzielt im interkommunalen Vergleich für das Jahr 2009 folgendes Ergebnis: Erfüllungsgrad Kindergeld-Bearbeitung in Prozent Fehlbetrag Kindergeld-Bearbeitung je Kindergeld-Zahlfall Kernverwaltung in Euro Kreis Borken Die Grafik zeigt die Streubreite des Erfüllungsgrades und des Fehlbetrages der geprüften Kreise in NRW. 32 GPA NRW Projekt Nr. 6906

37 Fehlbetrag Kindergeld-Bearbeitung je Kindergeld-Zahlfall Kernverwaltung Die Kindergeldbearbeitung erfolgt im Kreis Borken mit eigenem Personal. Die Kennzahl Fehlbetrag Kindergeld-Bearbeitung je Kindergeld-Zahlfall wird wie folgt ermittelt. Fehlbetrag Kindergeldbearbeitung je Kindergeld-Zahlfall Kernverwaltung für das Jahr 2009 in Euro Produktionsaufwendungen für die Aufgabenwahrnehmung mit eigenem Personal Personalaufwendungen Sachaufwendungen Gesamtaufwendungen Kindergeldbearbeitung Ertrag aus der Aufgabenwahrnehmung für Dritte 0 Fehlbetrag absolut Zahl der Kindergeld-Zahlfälle Kernverwaltung 879 Fehlbetrag je Kindergeld-Zahlfall Kernverwaltung 44,56 Die Kindergeldbearbeitung erfolgt im Kreis Borken mit 0,67 Vollzeit-Stellen, Aufgaben für Dritte übernimmt der Kreis nicht. In den Kreisen in NRW erfolgt überwiegend die Eingruppierung nach A 9 m. D. BBesG bzw. EG 9 TVÖD, die häufigste Besoldung im Kreis Borken ist A 9 m. D.. Im interkommunalen Vergleich für das Jahr 2009 stellt sich der Fehlbetrag je Kindergeld-Zahlfall wie folgt dar: Fehlbetrag je Kindergeld-Zahlfall im interkommunalen Vergleich , Euro ,14 44,99 44, Minimum Maximum Mittelwert Kreis Borken GPA NRW Projekt Nr

38 Zur Information folgt nachstehend die Klassierung über die Verteilung des Fehlbetrag Kindergeldbearbeitung je Zahlfall bezogen auf die bisher geprüften Kreise. Fehlbetrag Kindergeld-Bearbeitung je Kindergeld-Zahlfall Kernverwaltung in Euro und Klassen unter bis unter bis unter bis unter ab 60 Damit orientiert sich der Kreis Borken am mittleren Niveau der Fehlbeträge im Kreisvergleich. Quantitatives Stellenvolumen (Personalintensität) Mit der Kennzahl Kindergeld-Zahlfälle je Vollzeitstelle wird die Personalintensität abgebildet. Eine überdurchschnittlich hohe Anzahl an Zahlfällen je Vollzeitstelle spricht für eine niedrige Personalintensität und umgekehrt. An dieser Stelle werden nur Sachbearbeiter-Stellen betrachtet, weil es für die Analyse einer Leistungskennzahl entscheidend auf die sachbearbeitenden Tätigkeiten ankommt. Zahl der Kindergeldzahlfälle je Vollzeit-Stelle Kindergeldbearbeitung (Sachbearbeitung) Jahr Vollzeit-Stellen Anzahl Kindergeld-Zahlfälle Kindergeld- Zahlfälle je Stelle , , , , Die Anzahl der Kindergeld-Zahlfälle sinkt im Betrachtungszeitraum um ca. fünf Prozent, als Folge reduziert sich bei gleich bleibendem Personaleinsatz die Zahl der Kindergeld-Zahlfälle je Vollzeit-Stelle um 76 Zahlfälle. In der nachfolgenden Grafik sind die Zahlfälle je Vollzeit-Stelle im interkommunalen Vergleich und der Benchmark abgebildet. 34 GPA NRW Projekt Nr. 6906

39 Kindergeld-Zahlfälle je Vollzeit-Stelle Kindergeldbearbeitung im interkommunalen Vergleich Kindergeldzahlfälle Minimum Maximum Mittelwert Kreis Borken Benchmark Die Zahl der Kindergeld-Zahlfälle je Stelle zeigt sich im Kreis Borken in allen Jahren (2006 bis 2009) bezogen auf das Jahr 2009 deutlich unterdurchschnittlich mit erheblichem Abstand zum Benchmark. Zur Information folgt nachstehend die Klassierung über die Verteilung der Kindergeld-Zahlfälle je Vollzeit-Stelle Kindergeld bezogen auf die bisher geprüften Kreise. unter 750 Kindergeld-Zahlfälle je Vollzeit-Stelle Kindergeld in Klassen 750 bis unter bis unter bis unter ab GPA NRW Projekt Nr

40 Benchmark und Potenzialermittlung Anhand des Benchmarks stellen wir nachfolgend das rechnerische Stellenpotenzial dar: Bezeichnung Quantifizierung des Stellenpotenzials Kindergeldbearbeitung im IKO-Vergleichsjahr 2009 Zahl der Kindergeld-Zahlfälle je Vollzeit- Stelle Kindergeldbearbeitung im Kreis Borken Wert A1 Benchmark A2 Anzahl der Kindergeld-Zahlfälle insgesamt im Kreis Borken benötigte Vollzeit-Stellen für die Kindergeldbearbeitung bei Zugrundelegung des Benchmarks Anzahl der Vollzeit-Stellen für die Kindergeldbearbeitung im Kreis Borken Differenz zwischen tatsächlicher Anzahl Vollzeit-Stellen und Vollzeit-Stellen bei Zugrundelegung des Benchmarks (gerundet) 879 A3 0,46 St1; Formel: A3 : A2 0,65 St2 0,20 Stellenpotenzial 0,20 St3; Formel: St2 St1 Der Kreis Borken weist in der Kindergeld-Bearbeitung ein rechnerisches Stellenpotenzial von 0,20 Vollzeit-Stellen aus. Der Kreis Borken sollte aufgrund der sinkenden Kindergeldzahlfälle und des rechnerischen Stellenpotenzials den Personaleinsatz in der Kindergeld-Bearbeitung überprüfen. Auch für das Handlungsfeld der Kindergeld-Sachbearbeitung kann sich durch ein forcieren von interkommunaler Zusammenarbeit (Zusammenarbeit mit den kreisangehörigen Kommunen) eine Optimierung ergeben. Feststellung Der Kreis Borken weist in der Kindergeldbearbeitung ein absolut betrachtet geringfügiges rechnerisches Stellenpotenzial aus. Im Verhältnis zum Stellenvolumen insgesamt (0,65 Vollzeit-Stellen) entspräche dies jedoch immerhin rd. einem Drittel der bisherigen Personalstärke. 36 GPA NRW Projekt Nr. 6906

41 Grad der Aufgabenerfüllung im Einzelnen Wir stellen an dieser Stelle die Teilerfüllungsgrade in komprimierter Form dar und gehen nur auf die aus unserer Sicht auffälligen Teilbereiche ein. Teilerfüllungsgrade Erfüllungsgrad Kindergeldbearbeitung ermittelter Punktwert optimaler Punktwert Organisatorische Anforderungen Materiell- und verfahrensrechtliche Anforderungen Qualitäts- und Leistungssicherung insgesamt in Prozent 96 Der Optimalwert von 100 Prozent ist zu erreichen, wenn unabhängig von den bereits vorhandenen systemimmanenten Kontrollen im Rahmen des Vier-Augen-Prinzips in unregelmäßigen Abständen eine stichprobenhafte Überwachung durch eine weitere Prüfinstanz (auch Fachaufsicht) durchgeführt wird. Der Erfüllungsgrad für den Kreis Borken im interkommunalen Vergleich für das Jahr 2009 stellt sich wie folgt dar. Erfüllungsgrad Minimum Maximum Mittelwert Kreis Borken Zur Information folgt nachstehend die Klassierung über die Verteilung der erreichten Erfüllungsgrade bezogen auf die bisher geprüften Kreise. unter 70% Erfüllungsgrad Kindergeldbearbeitung in Klassen 70% bis unter 80% 80% bis unter 90% ab 90% GPA NRW Projekt Nr

42 Personalbetreuung Unter Personalbetreuung/-verwaltung verstehen wir die zentrale bzw. dezentrale Durchführung aller personenbezogenen administrativen Erfordernisse im Zusammenhang mit folgenden Ereignissen: Einstellung einschließlich Auswahlverfahren (siehe jedoch Besonderheit: reines Auswahlverfahren Ausbildung in der Ausbildungsbetreuung unter Personalentwicklung) Arbeitsplatzwechsel einschließlich evtl. Auswahlverfahren Versetzung/Umsetzung einschließlich evtl. Auswahlverfahren Beförderung Kündigung und sonstige Austritte Disziplinarverfahren Führen der Personalakte Schwerbehindertenangelegenheiten (Arbeitgeber), Personalratsangelegenheiten (Arbeitgeber) Dazu gehören auch die Beratung und Information der Mitarbeiter und Führungskräfte zu Rechten und Pflichten im Zusammenhang mit den jeweiligen Beschäftigungsverhältnissen. Nicht dazu zählt die Bezüge- bzw. Entgeltabrechung, die Beihilfebearbeitung, die Reisekostenabrechnung sowie die dezentral wahrgenommenen Aufgaben hinsichtlich des Führens der Urlaubskartei, allgemeiner Gespräche mit dezentralen Führungskräften usw. 38 GPA NRW Projekt Nr. 6906

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