Total Facility Management 1 Land = 1 FM Provider. Ein umfassendes Bewirtschaftungsmodell am Beispiel von Vodafone Deutschland

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1 Total Facility Management 1 Land = 1 FM Provider. Ein umfassendes Bewirtschaftungsmodell am Beispiel von Vodafone Deutschland Jens Blankenburg, Vodafone GmbH, Head of Facility Management, Dipl.-Ing. (FH) Thomas Häusser, Geschäftsführer und Partner bei Drees & Sommer Total Facility Management 1 Country = 1 FM Provider. A global management model illustrated on the example of Vodafone Deutschland Vodafone operates over 300 properties with a gross floor area of approximately m² in Germany alone. As in most companies, the facility management structures were historically grown in the last years and were accordingly multi-layered and heterogeneous. Vodafone decided to reorganize the FM in the European property sector and to therefore realize an international roll-out on a country-by-country basis. It was planned to optimize the processes and the interaction between the internal property organizations and the FM partner in the respective country and to achieve a cost reduction by a high level of standardization. Total FM, 1 Country, 1 FM Provider, Global Management, Vodafone Deutschland

2 1. Alles aus einer Hand Vodafone setzt auf Total Facility Management Alleine in Deutschland betreibt Vodafone über 300 Immobilien mit einer Gesamtbruttogeschossfläche von circa Quadratmeter. Neben dem Headquarter im neuen Vodafone Campus in Düsseldorf gehören dazu mehr als 200 eigene Shops, rund 18 Bürogebäude, circa 70 Core-Standorte sowie zwei Callcenter und ein Rechenzentrum. Wie in den meisten Unternehmen waren die Facility-Management-Strukturen in den vergangenen Jahren historisch gewachsen und dementsprechend vielschichtig und heterogen. Abbildung 1, vereinfachte Darstellung der Vodafone-Immobiliencluster Vodafone hat sich entschieden, das Facility Management in den europäischen Immobilien neu aufzusetzen und dafür einen internationalen Roll-out länderweise durchzuführen. Durch eine starke Standardisierung, beispielsweise von Vertrags- und Ausschreibungsunterlagen, Reporting- und SLA (Service Level Agreement)-Vorgaben, Abrechnungsmodalitäten und Pricingthemen, sollten sowohl die Prozesse als auch das Zusammenspiel zwischen der internen Propertyorganisation und dem FM-Partner im jeweiligen Land optimiert und gleichzeitig Kosten reduziert werden. 1.1 Ein Land ein Anbieter = Total Facility Management Für den Roll-out eines umfangreichen FM-Systems ist es üblich, im Vorfeld Pilotprojekte durchzuführen. Bei Vodafone waren dies die Standorte im Vereinigten Königreich sowie in den Niederlanden. In beiden Ländern wurde der Roll-out des Total Facility Managements bereits erfolgreich umgesetzt. Die deutschen Standorte wurden Mitte 2012 Teil dieses Projekts. Jens Blankenburg, Head of Facility Management bei Vodafone, und sein Team hatten die Aufgabe, diese Standards länderspezifisch anzupassen und das Projekt gemeinsam mit den Facility Management Beratern von Drees & Sommer zum Erfolg zu bringen. Neben einer deutlichen Reduzierung der Anzahl von Lieferanten und der Kostenoptimierung wollten wir ein standardisiertes strategisches Controlling und Dienstleistercontrolling sowie ein Reporting für alle Immobilienarten des Konzerns in

3 Deutschland erarbeiten und implementieren, beschreibt Jens Blankenburg einige der Projektziele. 1.2 Vereinigtes Königreich und Niederlande als Basis für Deutschland Grundlage des deutschen Standardisierungsprojektes waren die bereits erarbeiteten Vertrags- und Ausschreibungsunterlagen (tender specifications) der oben genannten Pilotprojekte. Die Vorgaben wurden an lokale Vodafone-Anforderungen, Nutzerbedarfe, Servicelevel und gesetzliche Vorgaben etc. individuell angepasst und mit den Nutzervertretern der Immobiliencluster abgestimmt. Übertragbare SLA, Vorgaben und Leistungen hat das Team in der standortübergreifenden Leistungsbeschreibung dokumentiert. Für einzelne Immobiliencluster relevante besondere Anforderungen bezüglich der Anlagenverfügbarkeit etc. oder kalkulationsrelevante Informationen wurden in Form von Objektsteckbriefen und den standortspezifischen Leistungsbeschreibungen festgehalten. Mit dieser Vorgehensweise konnte die standort- bzw. landesübergreifende Standardisierung gewährleistet werden, ohne alle Standorte und deren heterogenen Anforderungen über einen Kamm zu scheren: Die Individualität vor Ort und die Verzahnung zwischen Kernund Sekundärprozess galt es zwingend aufrechtzuhalten so der Tenor aller Projektbeteiligten. Mithilfe eines detaillierten und auf die Telekommunikationsbranche spezifizierten RFI (Request for Information) wählten die Berater einen passenden Bieterkreis aus. Die Kalkulationsbasis für die Bieter setzte sich aus einer Kombination aus der Bottom-Up- Kalkulation auf Anlagenebene (einer Herangehensweise, die tendenziell vor allem in Deutschland umgesetzt wird) und Elementen des eher angelsächsischen Top-Down- Ansatz zusammen. Neben einer portfolioübergreifenden Service-Matrix wurden die Vertragsunterlagen mit individuellen Regelungen der Shops, der Core-Standorte (Vermittlungsstationen) und des Rechenzentrums ergänzt. Auch die zu erbringenden Leistungen waren eindeutig formuliert inklusive kalkulatorischen Risiken der Bieter in Form von Instandsetzungspauschalen und einer Bonus-Malus-Systematik. Zum Leistungsumfang gehören neben den typischen technischen Betreiberleistungen auch sämtliche infrastrukturelle Dienstleistungen bis hin zu Post- und Scanservices, Veranstaltungs- und Medienservices etc. 2. Den richtigen Partner finden von der long list zur short list Zahlreiche FM-Services haben direkten Einfluss auf das Kerngeschäft von Vodafone ganz gleich, ob es sich hierbei um die Technik des Rechenzentrums beziehungsweise der Vermittlungsstationen oder den direkten Kundenkontakt bei Shops und Callcentern handelt. Aus diesem Grund war im Vorfeld des Ausschreibungsverfahrens sicherzustellen, dass ausschließlich ausgewiesene Spezialfirmen in die engere Wahl der Angebotserstellung kamen (RFQ, Request for Proposal). Gemeinsam mit dem Zentraleinkauf des Telekommunikationskonzerns und den jeweiligen Fachabteilungen haben die Experten ein umfangreiches Präqualifikationsverfahren durchgeführt. Mittels RFI (Request for Information) wurden entscheidungsrelevante Fakten und Kerndaten, wie zum Beispiel vergleichbare Referenzen im Bereich technischer Standorte und Portfolios, die jeweilige Eigenleistungstiefe des Unternehmen sowie die Personalressourcen der relevanten Regionen und Standorte abgefragt. Ergebnis des vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbs

4 war die finale Bieterliste (short list) mit einer einstelligen Anzahl von Spezialanbietern, die im weiteren Verlauf um ein konkretes Angebot inklusive Umsetzungskonzept gebeten wurden. Ergänzend zu diesem komplexen Ausschreibungsverfahren und den üblichen monetären und konzeptionellen Bewertungskriterien wurden Vergabegespräche geführt zum Teil zweisprachig auf Deutsch und Englisch: Die Bieter waren aufgefordert, fachliche Problemstellungen und Alltagssituationen aus dem kalkulierten Leistungsumfang in Form von use cases zu beschreiben und im direkten Dialog mit den Fachabteilungen ihre Kompetenz unter Beweis zu stellen. Zum Ende des Bewertungs- und Verhandlungsverfahrens war der monetäre Unterschied der drei finalen Bieter bei einem kleinen einstelligen Prozentsatz ein Beleg für die hohe Qualität der Ausschreibung als auch für die Kalkulationsfähigkeiten des Bieterfeldes. Als Ergebnis des Verfahrens ging die Arge fm conncet, bestehend aus den Firmen Hochtief FM, Clemens Kleine, Securitas und Kötter als strategischer Partner für Vodafone für die kommenden Jahre hervor. Mit der Vergabe der Leistungen im Dezember 2012 und konnte das Trio aus Vodafone, der ARGE fm connect und Drees & Sommer die Vorbereitungen der Start-up Phase beginnen. Wie im Vorfeld im Detail definiert, wurde das Immobilienportfolio nicht en Block sondern nach im Vorfeld abgestimmten Projektphasen sukzessive übernommen. Mit dieser Vorgehensweise ließ sich das Risiko für das Kerngeschäft auf ein Minimum reduzieren und die Übernahme so vieler Objekte und Leistungen wurde für den neuen Partner handhabbar. Dazu hat auch ein ausgeklügeltes Reporting- und Eskalationskonzept beigetragen. Das Portfolio funktioniert seit Juli 2013 im Regelbetrieb und alle Regelprozesse inklusive Bonus-Malus sind scharf geschaltet. 3. Fazit Ziele erreicht: die neue FM-Organisation von VODAFONE ist in Deutschland erfolgreich implementiert der zukünftige strategische Partner ist identifiziert und an den Standorten eingebettet. Der Vodafone-Campus in Düsseldorf wurde parallel zum Total FM- Projekt terminberecht in Betrieb genommen und bezogen und die gesteckten qualitativen, prozessualen und monetären Ziele wurden erreicht.

5 4. Autoren Jens Blankenburg wechselte 2006 von der WISAG Gruppe zu Vodafone Deutschland ins Facility Management. Im Jahr 2009 übernahm er die Leitung des FM-Bereiches und verantwortet heute das gesamte Facility Management inkl. des Fleetmanagements bei Vodafone Deutschland. Jens Blankenburg gründete im Jahr 2010 das FM- Netzwerktreffen, bei dem sich Nutzervertreter verschiedener Unternehmen treffen und sich über aktuelle Themen im Facility Management austauschen und verschiedene Trends diskutieren. Begleitet werden die FM-Netzwerktreffen durch Fachvorträge ausgewählter Referenten. Dipl. Ing. (FH) Thomas Häusser wechselte im Jahr 2001 von der Philipp Holzmann AG zu Drees & Sommer in das Team Facility Management. Im Jahr 2008 wurde er Mitglied der Geschäftsleitung. Heute ist Thomas Häusser Geschäftsführer bei Drees & Sommer sowie Partner des Unternehmens und verantwortet den Leistungsbereich Facility Management- & Real Estate-Consulting für die Unternehmensgruppe national sowie international.