Dokumentation zur Virtuellen Poststelle

Transkript

1 B.I.T. BREMERHAVEN GMBH Dokumentation zur Virtuellen Poststelle b.i.t. Secur Benjamin Eden Dieses Dokument beschreibt Schritt für Schritt die Installation und das Verwenden der Virtuellen Poststelle b.i.t. Secur .

2 Einleitung Installation Installation von Java Installation von b.i.t. Secur Anlegen eines neuen Postfaches Typische Installation Benutzerdefinierte Installation Verwenden eines b.i.t. Secur Postfaches Starten der Anwendung Login in ein Postfach Verfassen von neuen Nachrichten Signieren/Unterzeichnen von Nachrichten Senden und Empfangen von Nachrichten Sendeprotokoll/Prüfprotokoll Benachrichtigungen Proxy-Einstellungen Fehlerbehebung / FAQ Die Anwendung kann nicht gestartet werden Es wurde keine Verknüpfung auf dem Desktop angelegt bzw. die Verknüpfung ist verschwunden Trotz aktiviertem Benachrichtigungsdienst, erhalte ich keine Benachrichtigungs- s Ich kann keine Verbindung zum Internet herstellen...19

3 Einleitung Die Virtuelle Poststelle b.i.t. Secur ist ein Produkt der Gesellschaft für den Betrieb von Informationstechnologie mbh (b.i.t. Bremerhaven) und basiert zum großen Teil auf der Virtuellen Poststelle des Bundes. Beide Produkte verwenden die Middleware Governikus der Firma bremen online services GmbH & Co. KG aus Bremen (BOS) und damit das Standard Kommunikations-Protokoll der öffentlichen Verwaltung des Bundes (OSCI). Durch die Virtuelle Poststelle werden Sie in die Lage versetzt, auf digitalem Wege sicher und rechtsverbindlich mit einer Behörde, Stadt oder Gemeinde in Kontakt zu treten. Sie ermöglicht es beiden Kommunikationspartnern digital unterschriebene Dokumente auszutauschen und eröffnet so völlig neue Wege der Kommunikation zwischen dem Bürger und der Verwaltung aber auch für Wirtschaft und Verwaltung. Im folgenden Text werden die Begriffe Virtuelle Poststelle und (b.i.t.) Secur simultan benutzt und beziehen sich auf dasselbe Produkt.

4 1. Installation In diesem Abschnitt werden Sie Schritt für Schritt durch die Installation der Virtuellen Poststelle geführt. Damit Sie mit der Installation beginnen können, muss die Java Laufzeit Umgebung (Java JRE) in der Version 5 oder höher installiert sein. Sollte dies bei Ihnen nicht der Fall sein, beginnen Sie bitte mit diesem Schritt. 1.1 Installation von Java Gehen Sie auf die Seite und laden Sie sich Java (JRE) in der aktuellen Version herunter. Für die Installation benötigen Sie Administrations-Rechte. Sollten Sie nicht über solche Rechte verfügen, wenden Sie dich bitte an Ihren Administrator. b.i.t. Secur unterstützt derzeit Java in der Version 5 und Installation von b.i.t. Secur Die Installation geschieht vollautomatisch beim ersten Aufruf von Secur . Klicken Sie dazu auf den Ihnen mitgeteilten Link oder wählen Sie die Virtuelle Poststelle Ihrer Stadt oder Gemeinde unter aus. Sollte Java auf Ihrem Rechner korrekt installiert sein, beginnt Java Web Start automatisch mit dem Herunterladen der nötigen Programmdateien. Nachdem die Anwendung in den Java-Cache heruntergeladen wurde, wird sie automatisch gestartet. Sollte es das erste Mal sein, dass Sie Secur starten, werden Sie darauf hingewiesen, dass die Anwendung digital Signiert wurde. Um fortzufahren müssen Sie dem Herausgeber (b.i.t. Bremerhaven GmbH) vertrauen. Dies tun Sie durch einen Klick auf den Ausführen -Button.

5 b.i.t. Secur benötigt für den reibungslosen Betrieb eine sogenannte Kryptographie-Erweiterung. Diese kostenlose Java-Erweiterung liegt der Anwendung bei und kann durch Zustimmung der Lizenzbedingungen des Herstellers Sun Microsystems, Inc. per Knopfdruck installiert werden. Diese kostenlose Erweiterung dient z.b. dazu, dass Sie Passwörter mit einer Länge von mehr als sieben Zeichen verwenden können.

6 1.3 Anlegen eines neuen Postfaches Sollte sich auf Ihrem PC noch kein Secur -Postfach befinden, startet automatisch der Assistent zum Erstellen eines neuen Postfaches. Hier gibt es zwei Vorgehensweisen, wie Sie ein Postfach erstellen können. In 90% der Fälle ist hier die Wahl der Typischen Installation die richtige Vorgehensweise. Verwenden Sie die Benutzerdefinierte Installation nur, falls Sie spezielle Anforderungen an Ihr Postfach haben. Dies wäre z.b. das Verwenden eines bereits vorhandenen Postfachschlüssels oder eine Login-Authentifikation mithilfe Ihrer Signaturkarte Typische Installation Wählen Sie auf der Willkommensseite des Assistenten die Typische Installation und klicken Sie auf Weiter. Geben Sie in der folgenden Maske Ihre persönlichen Daten ein und klicken Sie auf Weiter. Die mit einem * gekennzeichneten Felder sind dabei Pflichtfelder.

7 Bitte achten Sie darauf, dass die unter * angegebene -Adresse korrekt geschrieben ist. Sie bekommen nämlich immer dann eine Benachrichtigungs- , sobald neue Nachrichten in Ihrem Postfach bereit liegen. Dies hat den Vorteil, dass Sie nicht ständig kontrollieren müssen, ob neue Nachrichten vorliegen (womöglich zusätzlich zu Ihrem normalen -Programm). In der nun folgenden Maske, geben Sie Ihrem Postfach abschließend einen Namen und vergeben Sie falls gewünscht ein Passwort. Das Verwenden eines Passwortes ist optional und schützt lediglich vor dem Zugriff unbefugter Dritter auf Ihr Postfach. Möchten Sie beim Login in Ihr Postfach auf eine Passwortabfrage verzichten, lassen Sie die beiden Passwort-Felder leer. Klicken Sie dann auf Fertig um die Erstellung Ihres Postfaches abzuschließen.

8 1.3.2 Benutzerdefinierte Installation Sollte die typische Installation für Sie nicht ausreichen oder Sie spezielle Wünsche haben, können Sie auf der Willkommensseite des Assistenten die Benutzerdefinierte Installation wählen. Wie auch schon bei der typischen Installation, geben Sie in der nun folgenden Maske Ihre persönlichen Daten ein und klicken danach auf Weiter. Die mit einem * gekennzeichneten Felder sind dabei Pflichtfelder.

9 Auf der nächsten Seite geht es nun darum ein Zertifikat/Schlüssel für Ihr Postfach zu hinterlegen. Dieses dient der Identifikation Ihres Postfaches und damit Ihrer Person innerhalb von b.i.t. Secur . Es stellt somit das Äquivalent einer -Adresse dar. Falls Sie kein Zertifikat/Schlüsselpaar besitzen, können Sie sich über Zertifikat erzeugen ein Zertifikat erzeugen. Nach betätigen des Erzeugen -Buttons müssen Sie einen Speicherort für Ihr Zertifikat definieren. Bedenken Sie bitte, dass die Anwendung das Zertifikat in Zukunft genau an dieser Stelle erwarten wird. Sollten Sie es zu einem späteren Zeitpunkt an einen anderen Ort verschieben oder umbenennen, wird Sie die Anwendung nach dem neuen Speicherort/Dateinamen fragen.

10 Auch im Hinblick auf eine etwaige Datensicherung ist es erforderlich den Speichert des Zertifikats zu kennen. Diese Datei ist genau genommen das Herzstück Ihres Postfaches und sollte auch entsprechende behandelt werden! Nachdem Sie ein Zertifikat ausgewählt oder erzeugt haben, klicken Sie bitte auf Weiter. Auf der nächsten Seite werden Sie wieder nach einem Zertifikat/Schlüssel gefragt. Dieses Mal handelt es sich aber lediglich um ein Login-Zertifikat, das für weitere Sicherheit bzgl. des Zugriffes auf Ihr Postfach sorgen soll. Hier ist es z.b. möglich ein zweites Zertifikat, welches sich z.b. auf einem USB-Stick befindet oder eine Signaturkarte zu verwenden. Damit wird Ihr USB-Stick oder Ihre Signaturkarte zu einem physikalischen Schlüssel, ähnlich wie dem für Ihre Haustür! Ohne diesen physikalischen Schlüssel und das dazugehörige Passwort/PIN kann sich niemand an Ihrem Postfach anmelden. Dies gilt natürlich auch für Sie, deshalb bedenken Sie was ein Verlust dieses physikalischen Schlüssels bedeuten würde! Sie gelangen dann nicht mehr an Ihre Daten! Mit dieser Warnung möchte ich lediglich erreichen, dass Sie sich der Konsequenzen eines solchen Zugangs-Zertifikates bewusst sind und es idealer Weise nur dann verwenden, wenn Sie es wirklich benötigen. Standardmäßig wird hier das zuvor erstellte/ausgewählte Postfach-Zertifikat verwendet, was theoretisch dasselbe ist, als würden Sie kein Zugangs-Zertifikat verwenden. Dies ist es auch, was bei der typischen Installation automatisch im Hintergrund passiert. Klicken Sie auf Weiter um zur nächsten Seite zu gelangen. An dieser Stelle können Sie entscheiden, ob Sie per benachrichtigt werden wollen, sobald neue Nachrichten in Ihrem Secur -Postfach eingehen. Dies hat den Vorteil, dass Sie nicht ständig in Ihr Postfach schauen müssen, ob neue Nachrichten für Sie vorliegen (zusätzlich zu Ihrem normalen -Programm).

11 Diese Benachrichtigung wird bei der typischen Installation standardmäßig aktiviert, da es sich hierbei um eine sehr nützliche Funktion handelt, die Sie schnell zu schätzen wissen werden. Klicken Sie auf Weiter um zur letzten Seite zu gelangen. Geben Sie Ihrem Postfach abschließend noch einen Namen und beenden Sie den Assistenten mit einem Klick auf den Fertig -Button. (Anders als bei der typischen Installation ist die Eingabe eines Passwortes an dieser Stelle nicht notwendig/möglich, da Sie bereits bei der Wahl/Erzeugung Ihres Postfachschlüssels bzw. Zugangs- Zertifikates ein Passwort festgelegt haben.)

12 2. Verwenden eines b.i.t. Secur Postfaches 2.1 Starten der Anwendung Die Anwendung wird für gewöhnlich über eine Verknüpfung auf dem Desktop gestartet, welche automatisch bei der Installation angelegt wird. Sollten keine Verknüpfung angelegt worden sein bzw. sollte die Verknüpfung entfernt worden sein, lesen Sie bitte im Abschnitt 3. Fehlerbehebung / FAQ nach, wie Sie die Verknüpfung erneut anlegen können. 2.2 Login in ein Postfach Nachdem Sie die Anwendung gestartet haben, werden Ihnen automatisch sämtliche auf dem Rechner befindlichen Postfächer angezeigt.

13 Wählen Sie Ihr Postfach aus und klicken Sie auf OK. Sollten Sie für Ihr Postfach mit einem Passwort geschützt haben, werden Sie dazu aufgefordert dieses nun einzugeben. Sollten Sie den Zugang zu Ihrem Postfach sogar mit einer Signaturkarte gesichert haben, werden Sie aufgefordert die entsprechende Karte einzulegen und die PIN einzugeben. Bitte achten Sie darauf, dass sich eine Signaturkarte in der Regel nach drei fehlerhaften PIN-Eingabe-Versuchen selbst unwiderruflich sperrt! Bei einem normalen (Software-)Zertifikat haben Sie hingegen eine unbegrenzte Anzahl an Eingabe-Versuchen. Nachdem Sie sich erfolgreich durch Ihr Passwort authentifiziert haben, sind Sie an Ihrem Postfach angemeldet und es werden automatisch sämtliche neuen Nachrichten empfangen. 2.3 Verfassen von neuen Nachrichten Durch betätigen des Buttons Neue Nachricht in der Toolbar, wird eine Eingabemaske für das Versenden einer einfachen Nachricht geöffnet. Eine solche Nachricht ist vergleichbar mit einer normalen , da sie keine spezielle Struktur wie z.b. bei einem Formular beinhalten. Sie können Ihrer Nachricht allerdings jede Art von Formularen/Dokumenten (PDF, Word, Excel,...) anhängen. Beachten Sie nur, dass der Empfänger Ihrer Nachricht auch in der Lage sein muss, dieses Format zu öffnen. Das Layout der Eingabemaske ist stark an das eines herkömmlichen - Programmes angelehnt.

14 Man kann einen Betreff und einen frei definierbaren Nachrichtentext verfassen und sogar beliebige Anhänge beifügen. Der Empfänger ist in der Regel bereits voreingetragen. Über einen Doppelklick auf den Empfänger können Sie sich weitere Informationen anzeigen lassen (die Visitenkarte). Nachdem Sie die Nachricht verfasst haben, betätigen Sie den Button In den Postausgang um die Nachricht im Postausgang zu speichern. 2.4 Signieren/Unterzeichnen von Nachrichten Um eine gespeicherte Nachricht zu unterschreiben und anschließend zu versenden, wechseln Sie bitte über den Ordner-Baum auf der linken Seite in den Ordner Postausgang und klicken Sie einmal auf die gerade verfasste Nachricht. (Hinweis: Führen Sie hier keinen Doppelklick aus, sonst starten Sie die Bearbeiten-Funktion dieser Nachricht.) Im Vorschaubereich bekommen Sie nun den Inhalt der Nachricht angezeigt, die Sie gerade verfasst haben. Dieser Schritt des abschließenden Visualisierens der Nachricht vor dem Unterzeichnen ist vom Gesetzgeber gefordert und dient einzig und allein dem Schutz des Unterzeichners. Es ist zwingend erforderlich dem Unterzeichner vor dem Unterschreiben der Nachricht anzuzeigen, was er im nächsten Schritt unterschreiben wird. Und das werden wir nun tun. Markieren Sie eine oder mehrere Nachrichten und klicken Sie dann in der Toolbar auf Unterzeichnen.

15 Es erscheint ein Auswahl-Dialog, über den Sie entscheiden können, ob Sie mit einer Signaturkarte oder einem Software-Zertifikat unterschreiben wollen. Bitte beachten Sie hierzu die rechtlichen Grundlagen des Signaturgesetzes. Hinweis: Wenn Sie eine rechtgültige Unterschrift leisten wollen, müssen Sie hier das Medium Signaturkarte wählen. Ein Software-Zertifikat kann nie eine händische Unterschrift ersetzen. War der Signaturvorgang erfolgreich, sehen Sie einen kleinen grünen Haken neben Ihrer Nachricht. Dieser besagt, dass die enthaltene Signatur gültig ist. Solange die Nachricht noch nicht versendet wurde, handelt es sich bei diesem Status lediglich um eine mathematische Gültigkeit. Die Rechtsgültigkeit kommt erst beim Versenden der Nachricht hinzu, da hierbei eine Prüfung Ihres Signatur- Zertifikates bei einem Trust Center vorgenommen wird. 2.5 Senden und Empfangen von Nachrichten Um die soeben signierte Nachricht zu versenden, betätigen Sie einfach den Senden -Button in der Toolbar. Dadurch werden automatisch alle Nachrichten, die sich im Postausgang befinden, versendet. Übrigens: Sie können auch Nachrichten versenden, die nicht signiert wurden. Denken Sie aber daran, dass ein rechtsgültiges Schreiben (wie z.b. ein handschriftlich unterzeichneter Brief) immer einer Unterschrift bedarf. Das Empfangen von Nachrichten funktioniert auf gleiche Art und Weise. Betätigen Sie den Empfangen -Button in der Toolbar und schon werden sämtliche neuen Nachrichten in Ihren Posteingang gespeichert. Sollten aktuell keine neuen Nachrichten für Sie vorliegen, bekommen Sie dies in einer Meldung angezeigt Sendeprotokoll/Prüfprotokoll Nach dem Empfangen und teilweise auch nach dem Versenden ist es wichtig, eine Art Beleg für die Übermittlung zu haben, der alle Detailinformationen zu der oder den Signaturen der übermittelten Nachricht protokolliert. Zusätzlich enthält dieses Prüfprotokoll auch das Ergebnis der Signatur-Prüfung(en) bei den Trust Center(n). Das klingt jetzt sehr technisch und ist möglicher Weise schwer zu verstehen. Solange Sie aber den bereits erwähnten grünen Haken vor jeder Nachricht sehen, können Sie davon ausgehen, dass alles in Ordnung ist. Lediglich für die Fälle, in denen dort etwas anderes auftaucht (z.b. ein rotes Kreuz oder ein Fragezeichen), sollten Sie noch einmal genauer ins Prüfprotokoll sehen.

16 Und bedenken Sie, dass lediglich die Nachrichten als rechtgültig unterschrieben gelten, bei denen der grüne Haken angezeigt wird. 2.6 E Mail Benachrichtigungen Wie bereits im Anschnitt Installation erwähnt, verfügt b.i.t. Secur über einen Benachrichtigungsdienst, der Sie sofort per informiert, sobald neue Nachrichten in Ihrem Secur -Postfach vorliegen. Weil es sich hierbei um eine wirklich nützliche Funktion handelt, wird dieser Benachrichtigungsdienst bei der Typischen Installation standardmäßig aktiviert. Den Status Ihres Benachrichtigungsdienstes können Sie im Menü unter Datei sehen. Ein Haken bedeutet, dass der Dienst zurzeit aktiv ist. Falls dies nicht der Fall ist, klicken Sie im Menü auf Datei -> -Benachrichtigung, um ihn zu aktivieren. Im sich daraufhin öffnenden Dialog geben Sie bitte die zu informierende Adresse an. Klicken Sie auf OK um den Benachrichtigungsdienst zu aktivieren. 2.7 Proxy Einstellungen Sollten Sie über einen Proxy ins Internet gehen, können Sie die nötigen Einstellungen im Menü unter Datei -> Proxy-Einstellungen vornehmen.

17 Sollten sie Secur zum ertsen Mal aufrufen, versucht die Anwendung automatisch die nötigen Einstellungen aus den Registrierungsdaten vom Internet Explorer zu übernehmen. Lediglich Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort müssen Sie noch von Hand eintragen, falls der eingetragene Proxy eine Authentifizierung verlangt.

18 3. Fehlerbehebung / FAQ 3.1 Die Anwendung kann nicht gestartet werden Falls Sie beim Starten von b.i.t. Secur die Fehlermeldung Die Anwendung konnte nicht gestartet werden. angezeigt bekommen, kann es sein, dass ein Problem mit Ihrem Java-Cache vorliegt. Um dieses Problem zu beheben, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus. Öffnen Sie die Systemsteuerung und klicken Sie dann auf das Symbol Java. Daraufhin öffnet sich das Java Control-Panel. Sollten Sie unterhalb der Systemsteuerung keinen Eintrag Java finden, wechseln Sie bitte die Darstellung Ihrer Systemsteuerung auf klassische Ansicht. Im Java Control-Panel klicken Sie im unteren Bereich Temporäre Internet-Dateien auf den Button Anzeigen.... Markieren Sie den Eintrag Virtuelle Poststelle XXX und klicken dann auf das grüne Symbol mit dem Pfeil Online ausführen. Sollte der Fehler auch weiterhin auftreten, öffnen Sie erneut das Java Control-Panel und klicken dann im unteren Bereich Temporäre Internet-Dateien auf den Button Einstellungen.... Dort finden Sie den Button Dateien löschen. Klicken Sie darauf und bestätigen Sie mit OK. Durch das Löschen der temporären Internet-Dateien, wird allerdings auch die Verknüpfung zum Starten der Anwendung auf Ihrem Desktop gelöscht. Damit diese wieder erneut angelegt werden kann, müssen Sie die Anwendung einmalig wieder über den Internet-Link aufrufen, den Sie bei der Installation verwendet haben. Wenn Sie nicht mehr wissen über welche Link Sie die Installation gestartet haben, gehen Sie auf die Seite und klicken Sie dort auf den Titel der Virtuellen Poststelle, die Sie verwenden möchten. 3.2 Es wurde keine Verknüpfung auf dem Desktop angelegt bzw. die Verknüpfung ist verschwunden Öffnen Sie die Systemsteuerung und klicken Sie dann auf das Symbol Java. Daraufhin öffnet sich das Java Control-Panel. Sollten Sie unterhalb der Systemsteuerung keinen Eintrag Java finden, wechseln Sie bitte die Darstellung Ihrer Systemsteuerung auf klassische Ansicht. Im Java Control-Panel klicken Sie im unteren Bereich Temporäre Internet-Dateien auf den Button Anzeigen.... Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Virtuelle Poststelle XXX und wählen Sie Verknüpfungen installieren. Sollte dieser Eintrag nicht auswählbar sein oder nicht zum gewünschten Erfolg führen, gehen Sie bitte nach 3.1 Die Anwendung konnte nicht gestartet werden vor.

19 3.3 Trotz aktiviertem E Mail Benachrichtigungsdienst, erhalte ich keine Benachrichtigungs E Mails Obwohl im Menü Datei vor dem Menüpunkt Benachrichtigung ein Haken erscheint, kann es vorkommen, dass der Benachrichtigungsdienst dennoch inaktiv ist. Um den Benachrichtigungsdienst erneut zu aktivieren, müssen Sie ihn zuerst deaktivieren und ihn dann erneut zu aktivieren. 3.4 Ich kann keine Verbindung zum Internet herstellen Bitte kontrollieren Sie Ihre Proxy-Einstellungen. Die Proxy-Einstellungen finden Sie im Menü unter Datei -> Proxy-Einstellungen. Um sämtliche Proxy-Einstellungen zurückzusetzen, löschen Sie bitte die Datei C:\Dokumente und Einstellungen\<<name_benutzer>>\Secur .proxy. Diese wird dann beim nächsten Aufruf der Anwendung erneut erzeugt.