VP Projektmanagement für Informatik

Transkript

1 VP Projektmanagement für Informatik Planning: Risks and Rewards [Rob07] Michael Burian Stefan Huber Institut für Computerwissenschaften Universität Salzburg

2 Planung Ziel: Was soll erreicht werden? Plan: Wie soll es erreicht werden? Häufige Ziele: Termin Kosten Typische Schwierigkeiten: Gewissheit immer erst nach Projektabschluss Dringlichkeit, wirtschaftliche Überlegungen Verwechslung: Ziel bereits als Plan interpretieren Vernachlässigung der Planung erfordert späteres Improvisieren

3 Plan: Vorteile Machbarkeitsüberlegungen Die Vorgangsweise wird verständlich dargelegt Risiken können identifiziert werden Ermögliche Kontrolle des Projektfortschritts

4 Prinzipien 1 Steuerung: Was soll gesteuert werden? Meilensteine Verfeinerung: Schätzungen, Annahmen werden schrittweise durch Fakten ersetzt Projektphasen: ungewisse Aspekte erst später im Detail planen dadurch: Erfolg messbar, Rechtfertigung bz. Rentabilität

5 Prinzipien 2 Sicherheitsreserven für Termine und Kosten schrittweiser Abbau im Laufe des Projekts auf Basis ermittelter Risiken Vermeidung von kaskadiertem Aufsummieren von Reserven quer durch Management-Ebenen Management by Exception Toleranzgrenzen für jede Führungsebene Informationspflicht des Projektlenkungsgremiums Ampelsystem für Status

6 Nutzen Beitrag zum Erreichen strategischer Ziele Effizienzsteigerung Neue Kunden, Märkte Konkurrenzfähigkeit stärken Kundenzufriedenheit Einhaltung von Normen,... Wichtig: Den Nutzen messbar machen; Zahlen, Fakten! z.b.: Parameter wie Kundenzufriedenheit oder Umsatz im nächsten Jahr um 5% steigern Liefert Grundlage für:

7 Kosten Nutzen Analyse Investition vs. erwarteter Gewinn, die Ziele: Wann wird das Projekt rentabel? Wie rentabel?

8 Discounted Cash Flow Berücksichtigung der Verzinsung bei zukünftigen Gewinnen. Beispiel: 1 Euro ist nächstes Jahr Euro wert Geht auch umgekehrt: 1 Euro im nächsten Jahr ist heuer nur ca. 99 Cent wert Konsequenz: Anwendung von (inverser) Zinseszinsrechnung auf die Abschätzung Motto: verfügbares Geld ist wertvoller jenes welches (vielleicht) in Zukunft verdient wird Kann den Punkt des break even nach hinten verschieben

9 Net Present Value, Internal Rate of Return Aus gegebenem Zinssatz kann der Nutzwert eines Projekts nach x Jahren berechnet werden Szenario IRR Berechnung: Investition mit 100% Fremdkapital, d.h. Zinsen wie hoch müsste der Diskontfaktor für break even sein? Ergebnis: Eine Art Rendite der Investition Grundsätzlich (je höher, desto besser) Aber: keine Berücksichtigung von Risiken, Projektgröße

10 Finanzielle Abhängigkeiten von Projekten Es gibt Projekte die notwendig, aber nicht profitabel sind Alternativer Maßstab für Bewertung notwendig z.b.: Kostenkontrolle, Termintreue Diese Abhängigkeiten müssen jenseits der Projektebene verwaltet werden Fallen Projekte weg, muss auch die Notwendigkeit abhängiger Projekte überdacht werden

11 Planung von Unbekanntem bekannte Tatsachen bekannte Risiken unbekannte Risiken Risiko - Projekt scheitert Die Probleme von heute sind die eingetretenen Risiken von gestern Annahmen sind, weil unbekannt, ebenfalls als Risiko zu sehen

12 Definition Risiko Die Kombination der Wahrscheinlichkeit, mit der ein negatives Ereignis (ein Schaden) eintritt und deren Auswirkung. High Level Risiko - unspezifische Annahmen als Grundlage für weitere Verfeinerung.

13 Risiko Management Vierstufiger Prozess: Identifizieren Klassifikation / Bewertung Evaluieren Bewältigung / Abmilderung

14 Identifizieren, Fragenkatalog Fragenkatalog: z.b. Einfluß auf Umsatz, Arbeitsauslastung? Vorgaben stabil oder variabel? Breite Zustimmung zum Projekt vs. kontroverse Diskussionen ausreichend technische Kompetenzen, Ressourcen vorhanden? bewährte Technologie vs. Pionierleistung Komplexität, Abhängigkeiten, Zeitrahmen

15 Identifizieren, Workshop möglichst alle involvierten Personen sollen teilnehmen Risiken werden erfasst, Lösungsvorschläge optional Erarbeiten von Lösungsvorschläge auch später möglich konkrete Beschreibung: Ursachen und Auswirkungen

16 Identifizieren, Workshop: Themen Finanzierung Zeitplan Umfang der Anforderungen Erwartungen der Kunden Lieferanten Zuständigkeiten und Verantwortlichkeit Technologie Methoden Politik

17 Identifizieren, Ziel Risiken, die nicht identifiziert oder vorausgesehen werden können, entziehen sich jeder weiteren Behandlung durch Risikomanagement daraus resultierende Probleme, erfordern sog. Issue-Management Ziel: die Anzahl der nicht identifizierten Risiken minimieren

18 Klassifikation / Bewertung Zur Priorisierung: folgende Faktoren wichtig: Wahrscheinlichkeit Auswirkung Häufig: Bewertung mit Zahlen, Eintragung in 2D chart Nicht auf Risiken beschränkt: z.b.: bereits eingetretenes Problem: Wahrscheinlichkeit: 100% Auswirkung: Kunde verärgert, kein Folgeauftrag.

19 Evaluierung Risikofaktor = Wahrscheinlichkeit * Auswirkung alternativ: Umrechnung in Geldwert: Beispiel: Vertraglich vereinbarte Pönalzahlung bei Terminüberschreitung: Euro Wahrscheinlichkeit für Terminüberschreitung: 20% Ergibt: Ein Risiko von Euro * 20% = 5000 Euro

20 Evaluierung: Zu beachten Die Kostenberechnung gestaltet sich oft aufwändig Ressourcen wären eventuell besser in konkrete Risikominimierungsmaßnahmen investiert vereinfacht die Einschätzung, inwieweit der Aufwand für konkrete Gegenmaßnahmen gerechtfertigt ist. Fokus daher auf Probleme mit hohem Risikofaktor!

21 Bewältigung / Abmilderung Verschiedene Strategien existieren zur Abmilderung von Risiken. Im Folgenden ein kurzer Überblick: Verteilung Ertragen Vermeiden Reduktion des Risikofaktors

22 Verteilung Risiken können verteilt werden - beliebte Strategien Risikostreuung Versicherungen Wartungsverträge. Outsourcing an Unternehmen mit besserem Risikomanagement als man selbst Aber: dies erhöht die Komplexität - schon wieder ein neues Risiko!

23 Ertragen Die bewusste Entscheidung das Risiko in Kauf zu nehmen Also: keine Gegenmaßnahmen sondern hoffen, dass das Problem nicht auftritt Beispiel: Risiko: Fahrzeugbrand durch fehlerhafte Benzinpumpe Kosten für außergerichtliche Einigung mit Hinterbliebenen: x Kosten für Rückrufaktion: y Was tun wenn x << y?

24 Vermeiden Manche Risiken lassen sich vermeiden. Sollte man verfolgen soweit wirtschaftlich sinnvoll Achtung: Vermeidung kann zur Erhöhung anderer Risiken führen Beispiel: Risiko: Kursverluste bei Aktiengeschäft Vermeidung: Nicht in Aktien investieren Neue Risiken: entgangener Gewinn, Verlust durch Inflation,...

25 Reduktion des Risikofaktors Die Wahrscheinlichkeit und/oder die Auswirkungen reduzieren Im Idealfall kann man an beiden Punkten ansetzen. Beispiel: Einsatz von bewährter Technologie - dadurch Minimierung des Risikos von Ausfällen und unerwarteten Problemen

26 Risikotabelle Tabellarische Erfassung von Risiko: Beschreibung mit Ursache und Auswirkung Wahrscheinlichkeit Auswirkung Risikofaktor Bewältigung/Abmilderungsmaßnahmen Kosten

27 Referenzen Kapitel 5 von [Rob07] Paul Roberts. Guide to Project Management. Profile Books, Cartoon: Randall Munroe. xkcd: Velociraptors.

28 Ende Abbildung: Velociraptors [Mun]