OfficeMaster 4 Administration

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4 OfficeMaster ist Copyright 2011 von Ferrari electronic AG. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Handbuches oder der Software darf ohne schriftliche Genehmigung der Ferrari electronic AG auf irgendeinem Wege kopiert werden. Alle in diesem Handbuch genannten Warenzeichen sind registrierte Warenzeichen der jeweiligen Warenzeicheninhaber. Änderungen der Software und des Handbuches, auch ohne vorherige Ankündigung, vorbehalten. Die in diesem Buch enthaltenen Informationen wurden mit größter Sorgfalt zusammengestellt. Dennoch können fehlerhafte Angaben nicht völlig ausgeschlossen werden. Die Ferrari electronic AG haftet nicht für eventuelle Fehler und deren Folgen. Hinweise und Kommentare richten Sie bitte an: Dieses Handbuch enthält Informationen zu folgenden Produkten OfficeMaster Unified Messaging Lösung für Microsoft Exchange, IBM Lotus Domino, verschiedene SMTP-Mailserver oder Standalone (Windows) OfficeMaster Erweiterungsgateway für SAP OfficeMaster OCR Hilfe bei technischen Problemen erhalten Sie über unser Webportal: Herausgeber: Ferrari electronic AG Ruhlsdorfer Str Teltow (bei Berlin) Internet: Telefon: +49 (3328) Fax: +49 (3328) Autoren: Dr. Hartmut Fetzer, Chris Helbing, Bert Mittelstedt, Marko Riebe Redaktion: Chris Helbing Layout: Antje Binas Druckdatum: Oktober Auflage

5 Vorwort Vielen Dank für Ihre Entscheidung für das Produkt OfficeMaster von der Ferrari electronic AG. Ferrari electronic ist seit Anfang der 90er Jahre ein etablierter Hersteller von Hard- und Software für geschäftskritische Unternehmenskommunikation (Business Communications). Angefangen mit der analogen ferrarifax-karte vereint heute das Produkt OfficeMaster moderne Kommunikationsmethoden zur effizienteren Gestaltung von Geschäftsprozessen. OfficeMaster 4 Mit Version 4 der OfficeMaster Suite wird Windows Server 2008 R2 vollständig unterstützt. Zusätzlich konnten die Arbeitsplatzprogramme OfficeMaster Flex, OfficeMaster Messaging Server Konfiguration und OfficeMaster Gate Konfiguration erfolgreich den Windows 7 Logo-Test bestehen und werden unter den Windows 7 zertifizierten Produkten geführt. Weitere Highlights der Version 4: Mit OfficeMaster 4 steht eine Variation des Messaging Servers zur Verfügung, die ausschließlich Fax und SMS behandelt. Dafür kann OfficeMaster Basic in Umgebungen mit Exchange, Notes oder beliebigen SMTP Mailservern eingesetzt werden. Das bisher ordnerbasierte Voicesystem wurde um die Scriptsteuerung erweitert. Dies ermöglicht eine übersichtlichere Administration bei eigenen IVR-Projekten. Als Nebeneffekt wird durch ein deutlich differenzierteres Verhalten beim Empfang von DTMF-Tönen, eine höhere Verfügbarkeit des Systems erreicht. Das Administrationshandbuch wurde komplett überarbeitet. Die Installation und Konfiguration der Spezialgateways für Exchange, Notes, SMTP und SAP werden jeweils in einem separaten Kapitel betrachtet. Die OfficeMaster-DVD enthält das komplette Handbuch als PDF-Datei mit Verknüpfungen nach Inhalt und Index. Ergänzungen bzw. die aktuellste Version (vgl. Druckdatum im Impressum) finden Sie im Internet unter Eine Übersicht der Handbuchänderungen befindet sich im Anhang.

6 Vorwort Gemäß dem Konzept der Unified Administration, das jeder Kommunikationslösung der Ferrari electronic AG zu Grunde liegt, integriert sich OfficeMaster zur Benutzerdatenpflege nahtlos in bestehende Systeme, wie Microsofts Active Directory, das Namens- und Adressbuch von IBM Lotus Notes / Domino sowie beliebige, auf LDAP basierende Verzeichnisdienste. OfficeMaster kann in Netzwerken mit geringen und großen Nutzerzahlen betrieben werden und das mit nahezu gleich bleibend geringem Administrationsaufwand. Die bewährte Struktur als Messaging Server Dienst mit integrierten Komponenten wurde verfeinert, um eine einfachere Installation und Konfiguration der benötigten Komponenten zu ermöglichen. Microsoft Exchange Gateway Der Connector für Microsoft Exchange hat sich seit seiner Freigabe 1995 in mehr als internationalen Installationen bewährt. Beliebt ist die Connector-Installation unabhängig vom Exchange Server, die HTML-Vorschau für empfangene Nachrichten und Statusmeldungen, die Unterstützung von Microsoft Cluster und Windows Small Business Server. Die Gateways sind bereits seit OfficeMaster 3.0 bzw. Connectorversion 7.0 im OfficeMaster Messaging Server integriert. Dadurch wird eine komplette Routing-Unterstützung des Messaging Servers möglich. Mehrere Connectoren zu verschiedenen Exchange Servern können auf einem Computer installiert werden. Die Installation erfolgt mit einem komfortablen Installationsassistenten. Überinstallation, Korrektur oder Update sind durch Neustarten des Installationsassistenten möglich. Das Gatewayobjekt des Connectors entspricht den Microsoft Objektklassenspezifikationen für Childclasses und wird korrekt installiert. Somit erfolgt durch OfficeMaster UMS-Connector keine Schemaerweiterung. Lotus Domino Gateway Die Lösung für Lotus Notes wurde erstmals 1997 eingesetzt. Sie faszinierte besonders durch den hohen Integrationsgrad in die bestehende Notes-Umgebung und das ganz ohne zusätzliche Software auf dem Domino-Server sowie ohne Änderungen am bestehenden Namens- und Adressbuch. Durch die gelungene Integration ist sie seitdem besonders attraktiv für komplexe Installationsvorhaben, da die von IBM Lotus vorgesehenen Standards genutzt werden und nicht erweitert werden müssen. Seit dem ersten Release wird das System mittlerweile bei mehr als Kunden weltweit eingesetzt. Neben dem Faxservice profitieren VI OfficeMaster 4 Administration

7 Vorwort Notes-Benutzer von zusätzlichen Diensten, wie Kurznachrichten (SMS im Fest- und Funknetz), Voic , Telefonfunktionen (CTI), Elektronische Signatur und Schrifterkennung (OCR) sofern OfficeMaster im entsprechenden Lizenzausbau betrieben wird. Gateway für verschiedene SMTP Mailserver OfficeMaster 4 beinhaltet das Mail-Gateway des Messaging Servers. Es erlaubt das Versenden von Faxen und Kurznachrichten / SMS per über den vorhandenen Mail-Server. Die Statusmeldung über den erfolgten Versand wird dem Absender per zugeschickt. Zusätzlich können Sendeaufträge per Netzwerkdruck / LPD an den Messaging Server übergeben werden, über deren Sendestatus der Absender ebenfalls per informiert wird. Die Benutzerverwaltung erfolgt entweder direkt am Mail-Gateway oder in einem LDAP-fähigen Verzeichnisdienst, wie Microsoft Active Directory Service oder Novell Directory Service. Erweiterungsgateway für SAP Der Connector für SAP hat sich seit der Zertifizierung durch die SAP AG am 4. Dezember 1997 bei mehr als 600 internationalen Kunden bewährt. Alle Erfahrungen aus diesen Installationen fließen permanent in die Software-Entwicklung ein. Seit Release 3 verfügt OfficeMaster zusätzlich über ein Gateway für die um SMTP erweiterte Kommunikationsschnittstelle des SAP Web Application Servers. Dieses SMTP-Gateway kann parallel mit dem bewährten RFC-Connector eingesetzt werden, da beide Methoden auch in den mysap ERP Versionen unterstützt werden. Mit dem Release von OfficeMaster 4 ist der RFC-Connector unicodetauglich. OfficeMaster Gate Seit bereits 20 Jahren stellt die Ferrari electronic AG eigene ISDN- Hardware her. Mit der aktuellen Generation OfficeMaster Gate steht dem Kunden eine bisher nicht gekannte Funktionsvielfalt zur Verfügung. OfficeMaster Gate kann zeitgleich ISDN-Controller für die Office- Master Software (für Exchange, Notes, SMTP oder SAP) und Mediagateway für Microsoft Office Communication Server, Microsoft Lync Server 2010 bzw. Microsoft Exchange Unified Messaging Dienste sein. OfficeMaster 4 Administration VII

8 Vorwort OfficeMaster Hybrid Gate hat als Mediagateway für OCS / Exchange den Mediation Server integriert. Weltweit einzigartig ist die Unterstützung des Faxempfangs durch OfficeMaster Gate in Verbindung mit Microsoft Exchange Server 2010 ohne separate Software! Kunden können damit wie mit Exchange 2007 Faxe empfangen, obwohl diese Funktion in Exchange 2010 nicht mehr enthallten ist. Für eine detaillierte Beschreibung und Unterscheidung der verschiedensten Produktvarianten empfiehlt sich das Handbuch OfficeMaster Hardware. Im vorliegenden Administrationshandbuch wird nur auf die für den Betrieb des OfficeMaster Messaging Servers notwendigen Funktionen eingegangen. Wir hoffen, dass Sie mit unserem Produkt zufrieden sind und es Ihre Anforderungen bestens erfüllt. Sollten Sie Fragen oder Anregungen haben, freuen wir uns über Ihre an info@ferrari-electronic.de. Teltow, Oktober 2011 VIII OfficeMaster 4 Administration

9 Inhaltsverzeichnis

10 Inhalt Inhalt 1 Willkommen zu OfficeMaster Funktionsumfang ISDN-, GSM- und HTTP-Anbindung Integration in Microsoft Exchange Server Integration in Lotus Notes Integration in verschiedene SMTP-Mail-Systeme Integration in SAP R/ Automatischer Dokumentenversand per Fax und Faxabrufserver WebServices (u.a. für Sharepoint) Automatische Schrifterkennung (OCR) Elektronische Signatur von Fax und Messaging Server Komponenten Ausfallsicherheit / hohe Verfügbarkeit Skalierbarkeit Verteilte Installation Virtualisierung System-Voraussetzungen Fahrplan für die Inbetriebnahme Hilfe bei Problemen Ferrari electronic CompetenceCenter Ferrari electronic AG SAP AG Elektronische Produktregistrierung...43 X OfficeMaster 4 Administration

11 Inhalt 2 Installation von OfficeMaster OfficeMaster Messaging Server Genutzte Dateipfade Verteilte / abgesetzte Installationen Update- / Upgrade-Installation Daten sichern Neu-Installation mit Bestandsdatenübernahme Upgrade OfficeMaster für Exchange Lizenzenverwaltung OfficeMaster Gate OfficeMaster GSM Funkmodem OfficeMaster OCR OfficeMaster Sign Kartenleser Konfiguration OfficeMaster Netzwerkeinstellungen Windows-Firewall Verteilte / abgesetzte Installation Verwendete Ports einschränken Arbeiten mit der Messaging Server Konfiguration Oberfläche Komponenten erstellen / löschen Komponenten konfigurieren...82 OfficeMaster 4 Administration XI

12 Inhalt 3.3 ISDN-Controller ISDN-Einstellungen Fax-Einstellungen SMS-Einstellungen Voice-Einstellungen Dienst-Auswahl (eingehend) Routing (ausgehend) Erweiterte Einstellungen Message Waiting Lampe SMS-Komponenten OfficeMaster GSM Funkmodem für SMS OfficeMaster SMS via Service Provider Voice Server Zentralkonverter (CONV) Autodruck für empfangene Faxe (PRINTGW) Druck-Integration in Drittanbietersoftware (LPD) Dokumente als Fax oder -Anhang versenden Ghostscript als Konverter einrichten Versand einrichten LPD-Gateway hinzufügen und konfigurieren Gateway für Microsoft Exchange (MSX2KGATE) Gateway für Notes (NOTESCONN) Mail-Gateway (MAILGW) FSRV-Server (FSRV, FSPQ) Daten per LPR-Kommando senden Windows-Drucker für das LPD-Gateway einrichten ERP-System Dateischnittstelle (FILEGW) XII OfficeMaster 4 Administration

13 Inhalt 3.9 Basis- bzw. Systemeinstellungen Unzustellbare Empfangsnachrichten (UNDLVRBL) Wahlwiederholung und Versandsteuerung (SPLIT) Faxabruf (POLL) Erstellen von Briefpapier SNMP Installation des SNMP Dienstes Konfiguration des SNMP Dienstes Übertragene Nachrichten (Traps) filtern Management Information Base Dateischnittstelle (FILEGW) Modus HP Digital Sender (MFP) Modus Xerox Scanner Modus Konica Minolta Modus Laserfax Modus Archiv Modus Appli/Com (OfficeMaster) Webservices (FFWEBSVC) OfficeMaster für Microsoft Exchange Connectoren für Microsoft Exchange Installation Administrationskomponenten Anlegen des Dienstkontos OfficeMaster 4 Administration XIII

14 Inhalt Installation des OfficeMaster Exchange-Connectors Mehrere Connectoren innerhalb einer Organisation Installation auf einem Exchange 2000 / 2003 Server Aktualisierung der Connectoren (Überinstallation) Globale OfficeMaster Einstellungen Allgemeine (Connector-) Einstellungen Benutzervorgaben (FAX) Benutzervorgaben (Voice) Benutzerrechte Administration in Messaging Server Konfiguration Gatewaykonfiguration Empfangskonfiguration Administration in Exchange Systemverwaltungskonsole Allgemeine Einstellungen Server Anbindung Benutzerdaten Adressraum Adressauflösung Benutzeradministration Fax-, SMS-, VOX-Adressen Registerkarte OfficeMaster Details OfficeMaster Gruppen- und Ordnerassistent Installation des Voice-Formulars Deinstallation des Connectors Deckblätter XIV OfficeMaster 4 Administration

15 Inhalt 6 Gateway für IBM Lotus Notes/Domino Initiale Konfigurationsschritte Lotus Notes Basic Client mit Notes-User-ID Outbound Routing und Mailbox (administrativer Client) Journaldatenbank (ffaxlog.nsf) Standardempfänger im NAB (FFAXcentral) Berechtigungsverwaltung Adressbuch für Voice-/CTI-Benutzer (fvoice.nsf) Zugriff auf User-Mailbox Benutzerpflege Fax- und SMS-Benutzer Gruppen und Mail-In Datenbank Voice-/CTI-Benutzer Gateways für Lotus Notes Gateways in Komponententabelle anlegen Allgemeine Einstellungen für Fax und SMS Versand von Fax, Kurznachrichten / SMS Empfang von Fax, Kurznachrichten / SMS Erweiterte Optionen für Fax und SMS Einstellungen für Voice Konvertierung und Deckblätter Konvertierung mit dem Lotus Notes Client RTF-Deckblätter (empfohlen) Notes Deckblätter / Schablonen (Alternative zu RTF-Deckblättern) Zusammenhänge beim Empfang von Nachrichten Auflösung der Rufnummern SMS-Kommunikation Voic s OfficeMaster 4 Administration XV

16 Inhalt 7 OfficeMaster Mail-Gateway und Univoice Versand /-Empfang (SMTPTX, SMTPRX) Mail-Gateway anlegen und konfigurieren Konfiguration Empfang von Nachrichten Benutzerverwaltung im Verzeichnisdienst (LDAP) Benutzer einrichten Umgang mit Job-Parametern Benutzerverwaltung am Mail-Gateway Universales Gateway für Voice/CTI (UNIVOICE) Voice-Gateway anlegen Zugriff auf Benutzerpostfächer und Benutzerdaten Benutzerspeicher auswählen Voic -Versand per SMTP Benutzerverwaltung im OfficeMaster Store-Server OfficeMaster Erweiterungsgateway für SAP SAPconnect via RFC einrichten CPIC- / System-Benutzer anlegen RFC-Kommunikation RFC-Destination anlegen SAPconnect-Knoten anlegen SAPconnect-Knoten konfigurieren (optional) RFC-Connector (SAPCONN) RFC-Connector anlegen RFC-Connector an SAP anbinden RFC-Connector für Fax konfigurieren XVI OfficeMaster 4 Administration

17 Inhalt RFC-Connector für SMS/SMTP konfigurieren Briefpapier, Signatur, Archivierung (RFC-Connector) Einstellungen für Fax- / SMS- / -Empfang SAPconnect via SMTP einrichten SAPSMTP-Gateway (für SAP via SMTP) SAPSMTP-Gateway anlegen Allgemeine Einstellungen Briefpapier, Signatur, Archivierung (SAPSMTP-Connector) Fax- und SMS-Empfang Versand / -Empfang (SMTPTX, SMTPRX) R/3 Benutzerverwaltung Nachrichtenübermittlung Testnachricht mit SAP Business Workplace Anhang Log-Dateien des Messaging Servers (OMCUMS) Kommunikations-Log Funktions-Log Landeskennzeichen Reguläre Ausdrücke Adressfilter Zeichenkettenvergleich und -verarbeitung Reguläre Ausdrücke des Messaging Servers Lizenzdateien Übersicht OfficeMaster 4 Administration XVII

18 Inhalt 9.5 Urheberrechte (Copyrights) Endbenutzer-Lizenzvereinbarung (EULA) Erklärung zu RoHS, WEEE und REACH Abkürzungsverzeichnis Handbuchänderungen Index XVIII OfficeMaster 4 Administration

19 Willkommen zu OfficeMaster 1

20 1 Willkommen zu OfficeMaster 1 Willkommen zu OfficeMaster 1.1 Funktionsumfang OfficeMaster 4 ist eine Kommunikationslösung für den Einsatz in heterogenen Computernetzwerken. Mit OfficeMaster können Dokumente und Nachrichten elektronisch als Fax, SMS und -Anhang versendet und empfangen werden. Fax- und SMS-Nachrichten können über ISDN- oder über IP-Netze versendet/empfangen werden (gemischte Umgebungen werden ohne Probleme unterstützt). Die in OfficeMaster 4 integrierte Voic lösung nimmt Anrufe entgegen und sendet an das jeweilige Postfach des Nutzers eine mit der Aufzeichnung als Anhang. Bei allen Funktionen wird besonderes Augenmerk auf die Integration von OfficeMaster in die jeweils vorhandenen Mailclients gelegt. OfficeMaster stellt Spezialgateways für Microsoft Exchange Server, Lotus Notes/Domino Server und SAP bereit und bedient auch Kunden ohne Mailsystem. Tabelle 1.1 stellt der einzelnen Varianten von OfficeMaster gegenüber. Als optional gekennzeichnete Funktionen können durch zusätzliche Softwarelizenzen oder Hardware das jeweilige Hauptprodukt erweitern. 20 OfficeMaster 4 Administration

21 1 Willkommen zu OfficeMaster OfficeMaster Spezial-Gateway für SMTP Exchange Notes SAP Standalone (Windows) Übergreifende Eigenschaften Unterstützte Server- Betriebssysteme Microsoft Windows Microsoft Windows Microsoft Windows Microsoft Windows Microsoft Windows Benutzerverwaltung Proprietär, LDAP Active Directory Namens- und Adressbuch SAP Benutzerstamm Proprietär, LDAP, Active Directory, Namens- und Adressbuch Faxfunktionen Fax-Versand Mailclient, OfficeMaster Flex, Netzwerkdruck (LPD) Microsoft Outlook, Netzwerkdruck (LPD) Lotus Notes, Netzwerkdruck (LPD) SAP Frontend Microsoft Outlook, Lotus Notes, Mailclient, OfficeMaster Flex, Netzwerkdruck (LPD) Fax-Empfang Mailclient, OfficeMaster Flex Microsoft Outlook Lotus Notes SAP Frontend Microsoft Outlook, Lotus Notes, Mailclient OfficeMaster Flex, Massenfax Anonymisiertes Rundfax und personalisiertes Serienfax Anonymisiertes Rundfax und personalisiertes Serienfax Anonymisiertes Rundfax und personalisiertes Serienfax Abhängig von SAP Applikation Anonymisiertes Rundfax und personalisiertes Serienfax OfficeMaster 4 Administration 21

22 1 Willkommen zu OfficeMaster OfficeMaster Spezial-Gateway für SMTP Exchange Notes SAP Standalone (Windows) Lokaler Faxdruckertreiber (Windows) Microsoft Outlook OfficeMaster Flex Microsoft Outlook Lotus Notes - Microsoft Outlook, Lotus Notes, Mailclient OfficeMaster Flex Faxabruf Abrufverzeichnis Abrufverzeichnis Abrufverzeichnis Abrufverzeichnis Abrufverzeichnis Zentrale Konvertierung von Dateianhängen Ja Ja Ja Ja Ja Auftragsschnittstelle auf Dateibasis Ja Ja Ja Ja Ja Auftragsschnittstelle auf Druckbasis Ja, Line Printer Daemon Ja, Line Printer Daemon Ja, Line Printer Daemon Ja, Line Printer Daemon Ja, Line Printer Daemon Anbindung an Netzwerkscanner Ja Ja Ja Ja Ja Schrifterkennung (OCR) Optional Optional Optional Optional Optional Elektronische Faxsignatur (Massensignatur) Optional Optional Optional Optional Optional 22 OfficeMaster 4 Administration

23 1 Willkommen zu OfficeMaster OfficeMaster Spezial-Gateway für SMTP Exchange Notes SAP Standalone (Windows) Kurznachrichten / SMS Optionale Sende-/ Empfangshardware ISDN-Hardware (Festnetz- SMS) GSM-Funkmodem SMS via IP ISDN-Hardware (Festnetz- SMS) GSM-Funkmodem SMS via IP ISDN-Hardware (Festnetz- SMS) GSM-Funkmodem SMS via IP ISDN-Hardware (Festnetz- SMS) GSM-Funkmodem SMS via IP ISDN-Hardware (Festnetz- SMS) GSM-Funkmodem SMS via IP SMS-Versand und -Empfang Mailclient, OfficeMaster Flex Microsoft Outlook Lotus Notes SAP Frontend Outlook, Lotus Notes, Mailclient, OfficeMaster Flex Auftragsschnittstelle für Alerting/Monitoring Kommandozeilenprogramm Kommandozeilenprogramm Kommandozeilenprogramm Kommandozeilenprogramm Kommandozeilenprogramm Flash-SMS Ja Ja Ja Ja Ja Mehr als 160 Zeichen auf mehrere Nachrichten aufteilen Ja Ja Ja Ja Ja -Versand Netzwerkdruck (LPD) Netzwerkdruck (LPD) Netzwerkdruck (LPD) SAP Frontend Netzwerkdruck OfficeMaster 4 Administration 23

24 1 Willkommen zu OfficeMaster OfficeMaster Spezial-Gateway für SMTP Exchange Notes SAP Standalone (Windows) -Empfang SAP Frontend - Automatisches ZIPen von Attachments Ja - Elektronische Signatur von Mailattachments (Massensignatur) Optional Optional Optional Optional Optional Voic Voic -Empfang Voice-Tray Microsoft Outlook Lotus Notes - OfficeMaster Flex Voic -Abfrage PC und (Mobil)- Telefon PC und (Mobil)- Telefon PC und (Mobil)- Telefon - OfficeMaster Flex Message Waiting Indication am digitalen Endgerät Ja Ja Ja - - Tabelle 1.1: OfficeMaster Produktübersicht 24 OfficeMaster 4 Administration

25 1 Willkommen zu OfficeMaster ISDN-, GSM- und HTTP-Anbindung OfficeMaster wird auf einem Netzwerkcomputer unter Microsoft Windows installiert und stellt den Anwendern die Kommunikationsdienste Fax, SMS und Voic zur Verfügung. Dafür werden ISDN-Schnittstellen von der vorhandenen Telefonanlage oder direkt von einem Telefondienstanbieter genutzt. Für die ISDN-Anbindung bietet die Ferrari electronic AG mit OfficeMaster Gate eine Produktfamilie an, die aus professioneller ISDN-Hardware in verschiedenen Ausbaustufen besteht. In den Software-Lizenzstufen 10 und 25 Benutzer ist zusätzlich der Einsatz von ISDN-Hardware von Drittanbietern möglich. In reinen IP-Umgebungen kann alternativ zur ISDN-Hardware Office- Master over IP installiert werden. Der Versand und Empfang von Kurznachrichten erfolgt im Standard als Festnetz-SMS über die vorhandenen ISDN-Anschlüsse. Da Festnetz- SMS von einigen Telefondienstanbietern mittels Call-by-Call nicht unterstützt wird, können Versand und Empfang zusätzlich über ein GSM-Funkmodem oder über einen Internet Service Provider (via UCP) erfolgen Integration in Microsoft Exchange Server OfficeMaster integriert sich mit einem SMTP-Connector (SMTP = Simple Mail Transfer Protocol) in Microsoft Exchange Server Alle Kommunikationsdienste werden mit einem einzigen Connector erfasst, der auf beliebigen Servern innerhalb der Exchange-Organisation betrieben werden kann, sofern diese über die Exchange-Systemverwaltungswerkzeuge verfügen. Eine Installation von OfficeMaster direkt auf dem Exchange Server ist unter Beachtung zusätzlicher Installationsschritte möglich. Der OfficeMaster Exchange-Connector greift per Active Directory Service Interface (ADSI) auf die im Active Directory gespeicherten Benutzerdaten zu. Alle für den Benutzer relevanten Parameter für Fax, SMS, Voic und CTI werden in der Microsoft Management Console Active Directory OfficeMaster 4 Administration 25

26 1 Willkommen zu OfficeMaster Benutzer und -Computer gepflegt. Dabei werden bereits vorhandene Felder genutzt, um das Active Directory Schema für den Einsatz von OfficeMaster nicht erweitern zu müssen. Die Kommunikation zwischen Exchange und dem Connector erfolgt über das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), welches weltweit als Grundlage für die Anbindung von unabhängigen Mailclients an verschiedene Mailserver eingesetzt wird. Dabei werden gesendete und empfangen s sowie Statusmeldungen übertragen. Für die Funktion des personalisierten Anrufbeantworters wird das Messaging Application Programming Interface (MAPI) benutzt, welches einen einheitlichen Zugriff auf die Postfächer gewährleistet. Hinweis! Da sowohl das Active Directory als auch der Exchange-Server den Zugriff per ADSI bzw. MAPI nur bei Vorhandensein bestimmter Berechtigungen gewährt, ist bei der Inbetriebnahme von OfficeMaster besondere Sorgfalt auf das von den Connectoren genutzte Dienstkonto zu legen Integration in Lotus Notes OfficeMaster greift auf die im Domino-Directory gespeicherten Benutzerdaten zu, um alle für Fax, SMS und Voic notwendigen Informationen für den jeweiligen Benutzer oder die Benutzergruppe zu erhalten. Um erweiterte Optionen zu nutzen, kann OfficeMaster Informationen aus definierten Notes Feldern auslesen, wobei diese wiederum in beliebige Masken integrierbar sind. Der Empfang von Fax-Nachrichten erfolgt als Notes-Mail an das jeweils zugewiesene Postfach. Durch die Wandlung in Notes-Mails werden auch Funktionen, wie die Weiterleitung oder der Abruf von Mail-In- Datenbanken unterstützt. Ausgehende Faxe werden von OfficeMaster zentral mit dem Lotus Notes Client konvertiert. Auf diese Weise lassen sich sämtliche Notesdokumente per Fax versenden, ohne dass Anpassungen durch den Benutzer notwendig sind. Innerhalb von Notes werden Fax und SMS wie Mails behandelt unter Nutzung sämtlicher Notes Mechanismen. So ist auch eine Einbindung von Workflow-Anwendungen in den Sendevorgang realisierbar. Mit der Voice-Funktion von OfficeMaster wird ein leistungsfähiger Anrufbeantworter in das Computernetzwerk integriert. Voraussetzung 26 OfficeMaster 4 Administration

27 1 Willkommen zu OfficeMaster für den Einsatz ist eine Telefonanlage, die eingehende Anrufe auf den Voice-Server umleitet. Empfangene Sprachnachrichten werden dem Benutzer in Lotus Notes als Notes-Mail mit Audio-Dateianhang signalisiert. Er kann die Nachrichten zum Abhören entweder auf sein Telefon leiten, über eine Soundkarte und PC-Lautsprecher wiedergeben oder per Fernabfrage anhören Integration in verschiedene SMTP-Mail- Systeme OfficeMaster hat die Möglichkeit, per SMTP-Nachrichten zu empfangen und zu versenden, damit kann jeder Mailserver angesprochen werden und, entsprechende Berechtigungen vorrausgesetzt, in verschiedene Benutzerpostfächer eine Nachricht gesendet werden. Eine Integration in nahezu beliebige Mailsysteme ist dadurch mit OfficeMaster möglich. Kann zusätzlich auf einen globalen Verzeichnisdienst zugegriffen werden, benutzt OfficeMaster die dort abgelegten Benutzerinformationen für die Verwaltung der Faxrufnummern. Ohne Zugriff auf externe Verzeichnisdienste können im lokalen Benutzerspeicher von OfficeMaster sowohl die Benutzerdaten als auch die Nachrichten gespeichert werden. Für den Zugriff auf die Nachrichten steht der OfficeMaster Flex-Client zur Verfügung Integration in SAP R/3 Die Kommunikation mit SAP erfolgt über SAPconnect. Dies ist die einheitliche Kommunikationsschnittstelle der SAP AG. SAPconnect basiert auf Remote Function Calls (RFC) über TCP / IP in LAN / WAN Umgebungen. Über RFC erhält OfficeMaster das zu versendende Dokument mit der dazugehörigen Empfängerliste und versendet es unter Nutzung von OfficeMaster Gate als Fax oder übergibt es zum Mailversand an den hausinternen Mailserver. Ist der Versand erfolgt, wird der Status zurück in das R / 3 gemeldet, wo er dem im Business Workplace befindlichen Sendedokument zugeordnet wird. OfficeMaster 4 Administration 27

28 1 Willkommen zu OfficeMaster In der SAP Version 4.7 wurde SAPconnect um SMTP als Übergabeprotokoll zwischen SAP und den Kommunikationspartnern erweitert. Dabei wird der Sendeauftrag nicht per RFC sondern per SMTP an OfficeMaster geschickt. OfficeMaster übernimmt auch hier den Versand und informiert das SAP-System per über den Sendestatus. Bei der Inbetriebnahme von OfficeMaster sollte installationsspezifisch entschieden werden, ob die RFC-Schnittstelle oder die SMTP-Schnittstelle eingesetzt wird (die SMTP-Schnittstelle bietet konzeptbedingt einen geringeren Funktionsumfang). OfficeMaster erhält vom R / 3 für die zentrale Konvertierung der Fax- Dokumente bereits vorkonvertierte Dateien in den Formaten Printer Common Language (PCL), Postscript (PS) oder Portable Document Format (PDF). Diese werden entweder mit dem internen PCL-Konverter, mit Adobe Acrobat Reader oder mit GhostScript in Grafiken umgesetzt. Mit OfficeMaster Erweiterungsgateway für SAP versenden Einkäufer Bestellungen direkt aus Materials Management (MM), Verkäufer Angebote aus Sales und Distribution Processing (SD) und Buchhalter Avise aus Financial Accounting (FI), ohne die Dokumente zuvor auszudrucken. Durch die komplette Integration in SAP ist der Versand aus nahezu jeder SAP Anwendung möglich. Die Geschäftsdokumente werden entweder als Grafik per Fax oder als PDF per versendet. Empfangene Nachrichten und Statusmeldungen werden im SAP Business Workplace gespeichert. Beim Über- oder Unterschreiten von Schwellenwerten können aus dem Alert Manager (RZ20) automatisiert Kurznachrichten / SMS an die System-Administration gesendet werden Automatischer Dokumentenversand per Fax und Die Fax- und -Funktion von OfficeMaster kann per LPD-Netzwerkdruck schnell und unkompliziert in vorhandene Warenwirtschaftsprogramme und andere Anwendungsprogramme integriert werden. Dazu wird in dem Formular, das von der Warenwirtschaft bzw. der Anwendung für den Druck genutzt wird, einmalig ein Steuerbefehl integriert, der die Faxnummer bzw. die adresse des Empfängers enthält, wie sie in den Stammdaten der Anwendung gespeichert ist. Nachdem OfficeMaster 28 OfficeMaster 4 Administration