Handbuch Behörden-Modul

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1 Vollständigkeitserklärungsregister (VE-Register) Handbuch Behörden-Modul Version: ComNetMedia AG Seite 1 von 25 Version 1.0.0

2 1. VORBEMERKUNGEN ANWENDUNG ÜBERBLICK Portal Login-Bereich ANMELDEN UND PASSWORT ÄNDERN ANMELDEN PASSWORT ÄNDERN UN-LISTE ANZEIGEN UNTERNEHMEN SUCHEN VE EINSEHEN Änderungshistorie VE-Prüfbescheinigungen BENUTZER VERWALTEN BESTEHENDE VE-REGISTER NUTZER SUCHEN BESTEHENDE VE-REGISTER NUTZER BEARBEITEN Benutzerdaten bearbeiten Zertifikatslink zusenden Passwort zurücksetzen Pin-Brief erzeugen Benutzer löschen NEUEN BENUTZER ANLEGEN BENUTZERANTRÄGE BEARBEITEN LESERECHTE ÜBERTRAGEN Seite 2 von 25 Version 1.0.0

3 1. Vorbemerkungen In der 5. Novelle der Verpackungsverordnung (VerpackV), die am 5. April 2008 in Kraft trat, wurde eine Vollständigkeitserklärung (VE) neu eingeführt, die elektronisch bei der örtlichen IHK hinterlegt werden muss. Erstmals erfolgt dies zum 1. Mai 2009 für das Berichtsjahr Die Freischaltung des VE- Registers für die Hinterlegung erfolgt ab dem 1. Februar Ab dem 2. Mai 2009 werden die Adressen der Unternehmen, die eine VE hinterlegt haben, im VE-Register veröffentlicht; zum gleichen Zeitpunkt erhalten die zuständigen Landesbehörden eine elektronische Einsichtnahme in die VE. Nach 10 Abs. 6 sind die dualen Systeme ihrerseits verpflichtet, der Hinterlegungsstelle (DIHK bzw. im VE-Register) die für jede abgegebene VE bei ihnen lizenzierten zugehörigen Verkaufsverpackungen mitzuteilen bzw. elektronisch zu übermitteln. Die entsprechenden Daten der dualen Systeme sind bis spätestens eines Jahres für das Vorjahr elektronisch zu übermitteln. In den folgenden Abschnitten ist die grundsätzliche Benutzung des Behörden-Moduls detailliert beschrieben.. Seite 3 von 25 Version 1.0.0

4 2. Anwendung Überblick Portal Das VE-Register stellt sich im Internet als eine Portalanwendung mit Recherchefunktionalität dar. Unter der Adresse kann ab dem 2. Mai 2009 die Liste der Unternehmen, die eine VE bei ihrer Industrie- und Handelskammer (IHK) hinterlegt haben, eingesehen werden. Abbildung 1: Internetportal Seite 4 von 25 Version 1.0.0

5 Login-Bereich Das VE-Register verfügt darüber hinaus über einen Login-Bereich, der die beteiligten Parteien bei den notwendigen Geschäftsprozessen unterstützt. Im Behörden-Modul erfolgt die elektronische Einsichtnahme der Behörden in die freigegebene VEs der Unternehmen in Ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich. Das VE-Register ist eine reine Web-Anwendung, die für eine Bildschirmauflösung von 1024x768 Pixel optimiert ist. Die einzelnen Module laufen in einem Standard-Browser. Bitte beachten Sie, dass für die Arbeit mit dem Behörden-Modul die Optionen Java Script und Cookies in Ihrem Browser eingeschaltet sind. Hinweis: Bitte beachten Sie die Besonderheiten einer reinen Web-Anwendung. Die Verarbeitung von Daten erfolgt in der Regel nur, wenn der Anwender eine Aktion ausführt. Wenn die Anwendung länger als 30 min. nicht benutzt wird, läuft aus Sicherheitsgründen die Session ab. Der Anwender muss sich dann neu anmelden. Alle nicht gespeicherten Daten gehen in diesem Fall verloren. Seite 5 von 25 Version 1.0.0

6 3. Anmelden und Passwort ändern 3.1. Anmelden Die Anmeldung am Behörden-Modul erfolgt über die Login-Box im Internetportal unter Der Zugriff wird zusätzlich über ein Clientzertifikat abgesichert. Es ist also zusätzlich zu einer Benutzernamen-Passwort-Kombination ein installiertes Zertifikat auf dem Client notwendig, von dem aus Sie auf das Behörden-Modul zugreifen können. Dieses Zertifikat erhalten Sie über den Administrator Ihrer Behörde oder den DIHK. Das initiale Zertifikat für den Administrator wird vom DIHK erzeugt. Wie Sie das Zertifikat installieren, entnehmen Sie bitte dem Dokument VE_Reg_InstallationClient_Zertifikate_1.0.0.pdf. Abbildung 2: Login-Box im Internetportal Bitte geben Sie Ihren Benutzernamen und das Passwort in die Login-Box ein und klicken anschließend auf Login. Seite 6 von 25 Version 1.0.0

7 3.2. Passwort ändern Über den Menüpunkt Passwort ändern haben Sie die Möglichkeit, Ihr ursprünglich angelegtes Passwort zu verändern. Bitte geben Sie dazu Ihr altes Passwort einmal ein und vergeben anschließend Ihr neues Passwort. Bitte bestätigen sie das neue Passwort anschließend noch einmal, um Tippfehlern vorzubeugen. Mit Bestätigen wird Ihr neues Passwort gespeichert. Abbildung 3 Passwort ändern Seite 7 von 25 Version 1.0.0

8 4. UN-Liste anzeigen Über den Menüpunkt "UN-Liste anzeigen" starten Sie die Suchfunktion. Die komfortable Suchmaske ermöglicht eine Unternehmenssuche anhand spezieller Suchkriterien. Sie können nach allen Unternehmen recherchieren, die im aktuellen Meldezeitraum über eine freigegebene VE verfügen. Für die in Ihrem Zuständigkeitsbereich liegenden Unternehmen steht eine erweiterte Detailansicht zur Verfügung Unternehmen suchen Abbildung 4 UN-Liste anzeigen Sie können die Trefferliste über die Spaltenbezeichnungen sortieren. Seite 8 von 25 Version 1.0.0

9 Bitte beachten Sie bei der Sucheingabe folgende Funktionalität der Suche: Sobald Sie in den Freitextfeldern Name, Ort, Postleitzahl und USt-IDNr. etwas eingeben oder aus den Selectboxen einen Wert auswählen, wird die Trefferliste unter den Suchfeldern dynamisch - entsprechend Ihren Eingaben - angepasst. Geben Sie z.b. im Feld Name die Zeichen Re ein, so werden in der Trefferliste automatisch nur noch die Treffer angezeigt, die im Namen die Zeichenkombination re enthalten. Möchten Sie wieder die Anzeige der kompletten Trefferliste erhalten, bzw. eine neue Suchabfrage starten, so verwenden Sie bitte den Button Zurücksetzen. Dieser leert alle Suchfelder und dementsprechend werden in der Trefferliste wieder alle Ergebnisse angezeigt. Die Suche verfügt dabei über die folgenden Suchkriterien: Name Ort PLZ Land Bundesland Straße Meldezeitraum Nur eigene Unternehmen anzeigen USt-IDNr. Name des Unternehmens Name der natürlichen oder juristischen Person bzw. der Firma (betriebliche Anschrift) Betriebliche Anschrift Einschränkung nach dem gewünschten Meldezeitraum Wenn Checkbox gesetzt, werden nur Unternehmen aus dem Zuständigkeitsbereich der Behörde angezeigt (inklusive Leserechte anderer Behörden) Direkte Suche nach der Umsatzsteueridentnummer des Unternehmens Die einzelnen Suchkriterien in der Maske sind mit UND verknüpft. Seite 9 von 25 Version 1.0.0

10 4.2. VE einsehen Sofern Sie Leserechte für das Unternehmen besitzen, können Sie die Detailansicht eines einzelnen Unternehmens öffnen, indem Sie auf den jeweiligen Namen in der Trefferliste klicken. Danach öffnet sich die folgende Detailansicht zum Unternehmen. Abbildung 5 Detailansicht Unternehmen Seite 10 von 25 Version 1.0.0

11 Hier haben Sie die Möglichkeit, die durch das Unternehmen und die dualen Systeme zum Unternehmen gemeldeten Daten einzusehen bzw. zu vergleichen. Über den Button Druckansicht rufen Sie eine optimierte Druckdarstellung zum Ausdruck der Seite auf Änderungshistorie Die Änderungshistorie dokumentiert alle Änderungen, die die dualen Systeme zu dem entsprechenden Unternehmen nach dem eines jeden Meldezeitraums vorgenommen haben. Abbildung 6 Änderungshistorie Durch einen Klick auf das Datum der Änderung können Sie sich dann die Details zu dieser Änderung anschauen. Abbildung 7 Änderungshistorie Details Seite 11 von 25 Version 1.0.0

12 VE-Prüfbescheinigungen Über den Button VE-Prüfbescheinigungen können Sie sich die originale VE als PDF Dokument anschauen bzw. erhalten weitere Informationen, wie den Namen des Prüfers und den Status sowie das Datum der Freigabe durch die entsprechende Industrie- und Handelskammer. Abbildung 8 VE-Prüfbescheinigungen Seite 12 von 25 Version 1.0.0

13 5. Benutzer verwalten Über den Menüpunkt Benutzer verwalten haben Sie die Möglichkeit, bestehende Benutzer Ihrer Behörde zu bearbeiten und komplett neue Nutzer für Ihre Behörde anzulegen. Wenn Sie in der linken Navigation auf diesen Punkt klicken, erscheint folgende Ansicht: Abbildung 9 Benutzer suchen 5.1. Bestehende VE-Register Nutzer suchen Über die Suchmaske können Sie nach bereits vorhandenen VE-Register-Benutzern suchen. Dafür stehen Ihnen die Felder Name, Vorname, -Adresse und Status sowie die Checkbox untere Landesbehörde zur Verfügung. Über den Suchen Button recherchieren Sie dann im Berechtigungssystem, entsprechend Ihren Eingaben, nach Benutzern, die bereits für das VE-Register frei geschaltet sind. Beim Status haben Sie die Möglichkeit sich nur offene Benutzeranträge bzw. freigegebene Benutzeranträge anzeigen zu lassen. Wenn Sie die Checkbox untere Landesbehörde angehakt haben, so werden nur Benutzer mit der Berechtigung Behörden User angezeigt. Abbildung 10 Trefferliste Benutzer Seite 13 von 25 Version 1.0.0

14 5.2. Bestehende VE-Register Nutzer bearbeiten In der oben stehenden Trefferliste haben Sie dann die Möglichkeit, einzelne Benutzer zu bearbeiten. Bitte klicken Sie dazu auf den entsprechenden Benutzernamen in der Trefferliste. Daraufhin öffnet sich folgende Detailansicht zu dem entsprechenden Benutzerkonto. Hier haben Sie die Möglichkeit die Benutzerdaten zu bearbeiten, den Zertifikatslink zu erzeugen, das Passwort zurückzusetzen, den Pin-Brief zu erzeugen und den Benutzer zu löschen. Abbildung 11 Benutzer bearbeiten Seite 14 von 25 Version 1.0.0

15 Benutzerdaten bearbeiten Über den Button Bearbeiten gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus der Benutzerdaten. Hier können Sie dann die vorhandenen Daten zum Benutzer ändern. Abbildung 12 Benutzerdaten bearbeiten Unter Berechtigungen legen Sie fest, über welche Rechte der Benutzer verfügen soll. Ein Behörden User kann lediglich für die in Ihrem Zuständigkeitsbereich liegenden Unternehmen VEs einsehen. Der OLB Admin kann darüber hinaus Behörden Benutzer verwalten, Seite 15 von 25 Version 1.0.0

16 Benutzeranträge bearbeiten und Leserechte übertragen. Um das Recht OLB Admin auswählen zu können, muss der Benutzer immer kompletten Zugriff auf das gesamte Landesgebiet haben. Dies können Sie unter Zuständigkeiten einstellen. Hier legen Sie auch fest, ob der Benutzer auf bestimmte Teile des Landesgebietes Zugriff haben soll oder auf das komplette Landesgebiet Zertifikatslink zusenden Falls ein Benutzer sein Zertifikat erneut benötigt, haben Sie die Möglichkeit, ihm über den Button Zertifikatslink zusenden ein neues Zertifikat erstellen zu lassen. In diesem Fall wird ein neuer Abhol-Link an die hinterlegte Mailadresse des Benutzers geschickt. Abbildung 13 Zertifikatslink versendet Seite 16 von 25 Version 1.0.0

17 Passwort zurücksetzen Sobald Sie auf den Button Passwort zurücksetzen klicken, wird ebenfalls eine mit einem Link an die hinterlegte Mailadresse des Benutzers geschickt. Mit Hilfe dieses Links gelangt der Benutzer zu einer Seite auf der er nach Eingabe seines Benutzernamens ein neues Passwort festlegen kann Pin-Brief erzeugen Mit Hilfe des Buttons Pin-Brief erzeugen können Sie für den Benutzer ein PDF Dokument generieren, welches den Benutzernamen sowie das Passwort des Benutzers enthält. Dieses können Sie ihm dann auf einem sicheren Wege zustellen. Abbildung 14 Pin-Brief Seite 17 von 25 Version 1.0.0

18 Benutzer löschen Über den Button Löschen können Sie den Benutzer komplett aus dem System löschen. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird der Benutzer endgültig aus dem System entfernt. Abbildung 15 Sicherheitsabfrage Seite 18 von 25 Version 1.0.0

19 5.3. Neuen Benutzer anlegen Um einen neuen Benutzer für Ihre Behörde anzulegen, klicken Sie bitte auf Benutzer anlegen. Es erscheint folgendes leere Formular, mit dessen Hilfe Sie den entsprechenden Nutzer anlegen können: Abbildung 16 Neuen Benutzer anlegen Seite 19 von 25 Version 1.0.0

20 Der Benutzername generiert sich automatisch aus dem Vor- und Nachnamen des Users. An die eingetragene Adresse wird nach dem Speichern der Zertifikatslink gesendet. Unter Zuständigkeit hinzufügen wählen Sie aus, ob der Benutzer Leserechte für das gesamte Landesgebiet haben soll, oder lediglich für ein oder mehrere Unterbezirke. Nur wenn Sie dem Benutzer das Recht auf das gesamte Landesgebiet zuweisen, können Sie ihm auch die Berechtigung OLB Admin gewähren. In diesem Fall hat der Benutzer dann wie oben bereits beschrieben auch die Möglichkeit Benutzer zu verwalten, Benutzeranträge zu bearbeiten und Leserechte an andere Länder zu übertragen. Nachdem Sie Ihre Eingabe mit Speichern bestätigt haben, wird der Benutzer angelegt und automatisch ein Zertifikat für diesen Benutzer erzeugt. Der Link auf die Abholseite für das Zertifikat wird an die eingetragene Adresse gesendet. Abbildung 17 Benutzerübersicht Damit sich der neue Nutzer nun das Zertifikat abholen und später das Register betreten kann, benötigt er noch die Zugangsdaten. Dafür können Sie über den Button Pin-Brief erzeugen ein PDF Dokument erstellen, das diese Zugangsdaten enthält. Seite 20 von 25 Version 1.0.0

21 Abbildung 18 Pin-Brief Bitte lassen Sie dem neuen Benutzer die Zugangsdaten auf einem sicheren Weg zukommen. Seite 21 von 25 Version 1.0.0

22 6. Benutzeranträge bearbeiten Sollten Sie diese Aufgabe an den DIHK abgetreten haben, so übernimmt dieser die Aufgabe Benutzeranträge für Ihr Bundesland zu bearbeiten. In diesem Fall tauchen die neuen Benutzeranträge nicht in Ihrem Behördenmodul des VE-Registers auf. Über einen sogenannten Deep-Link haben Behördenmitarbeiter die Möglichkeit selbst einen Benutzerantrag zu stellen. Über den Menüpunkt Benutzeranträge bearbeiten bzw. auf der Startseite Ihres Behördenmoduls, haben Sie die Möglichkeit eingegangene neue Benutzeranträge zu bearbeiten. Klicken Sie in der linken Navigation auf diesen Punkt, so erscheint folgende Ansicht: Abbildung 19 Benutzeranträge bearbeiten Wenn Sie auf einen Benutzernamen klicken, so öffnet sich die folgende Maske, auf der Sie die Benutzerdaten bearbeiten, das Benutzerkonto freigeben oder den Antrag löschen können. Seite 22 von 25 Version 1.0.0

23 Abbildung 20 Benutzerantrag freigeben Wenn Sie das Benutzerkonto über den entsprechenden Button freigeben, so gelangen Sie in die folgende Maske. Bitte senden Sie hier dem neuen Benutzer den Zertifikatslink über den entsprechenden Button zu und erstellen einen Pin-Brief für ihn. Seite 23 von 25 Version 1.0.0

24 7. Leserechte übertragen Über den Menüpunkt Leserechte übertragen haben Sie die Möglichkeit, einer anderen Landesbehörde ebenfalls Leserechte auf die Unternehmen aus Ihrem Zuständigkeitsgebiet zu gewähren. Klicken Sie bitte dazu auf den entsprechenden Eintrag in der Navigation, dann öffnet sich das folgende Fenster: Abbildung 21 Leserechte Hier sehen Sie jederzeit, an wen Sie bisher Leserechte übertragen haben. Sie können diese Leserechte über den Link Löschen wieder entfernen und über den Button Hinzufügen ergänzen. Wenn Sie auf den Button Hinzufügen klicken, öffnet sich folgende Maske, auf der Sie einstellen können für welche Behörde Sie Leserechte gewähren möchten. Abbildung 22 Leserechte hinzufügen Seite 24 von 25 Version 1.0.0

25 Danach können Sie mit Hilfe einer Auswahlbox, die alle Bundesländer enthält ausgenommen der ausgewählten Behörde und der schon vorhandenen Leserechte für Ihre Behörde, weitere Bundesländer auswählen. Abbildung 23 Bundesland auswählen Mit Speichern bestätigen Sie Ihre Auswahl und mit Abbrechen verlassen Sie den Auswahldialog und verwerfen Ihre Änderungen. Seite 25 von 25 Version 1.0.0