eevolution DMS Dokumenten Management & Office Produktivität Dipl. Ing. Jens Hampl

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1 eevolution DMS Dokumenten Management & Office Produktivität Dipl. Ing. Jens Hampl

2 Dokumenten Management auch Dokumenten Verwaltungssystem DMS bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet. Quelle: Wikipedia 2013

3 Enterprise-Content-Management ist ein modernes Kunstwort. ECM - Enterprise steht für eine von allen Berechtigten nutzbare Lösung. Gilt auch für Unternehmen im weitesten Sinne - private Projekte, Vereine, Anstalten des öffentlichen Rechts - Content steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen. - Management steht für die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle

4

5 Was kennzeichnet bisherige DMS Systeme?

6 Die Verwaltung von Dateien in Netzwerken Systeme sind dokumentenorientiert Zugriff, Verwaltung und Darstellung erfolgen auf Basis von Dokumentenmerkmalen.

7 Organisatorische Gesichtspunkte wie gemeinsame Arbeiten mit Dokumenten und das Einbinden in Prozesse etc. spielen bei den klassischen Produkten keine Rolle!

8 Und was brauchen die Unternehmen heute?

9 gemeinsames Arbeiten mit Dokumenten / Einbinden in Prozesse Bildung von Dokumentengruppen / Containern Versionsmanagement und selbstbeschreibende Dokumentenobjekte

10 Wer setzt DMS ein und wer noch nicht?

11 ist ein wichtiges Softwareinvestitionsfeld geworden ist auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen. 56% der Unternehmen setzen aktuell eine DMS-Standardsoftware ein. ca. 3 % setzen Eigenentwicklung ein. Quelle: RAAD Research

12 Versteckte Prozess Potentiale Quelle: IDC s Document Management Thought Leadership Survey, Feb. 2012

13 eevolution DMS als Standard Lösung!

14 eevolution DMS als weiteres Modul

15 Reiter in eevolution Modulen Connect Fenster für Aktionen Drop Zone - einfache manuelle Ablage Deskbar einfaches Suchen

16 eevolution DMS Reiter!

17 eevolution DMS Connect! Aktionen zum Auftrag / Kunden, Bestellungen, Produktion, Service, NUG - Favoriten, Verlauf, schließt sich von allein nach einiger Zeit, zentral für alle Clients konfigurierbar (user configuration manager)

18 eevolution DMS Drop Zone! Manuelle Ablage von beliebigen Dokumenten durch drag & drop

19 eevolution DMS Deskbar! Freie Suchmöglichkeit im eevolution DMS Kontext

20 Ablage der Dokumente im eevolution DMS Sharepoint

21 Ablage der Dokumente im eevolution DMS Sharepoint

22 Lizenzierung

23 eevolution DMS / eevolution DMS Connect / Templates eevolution DMS, Serverlizenz 4.950,00 eevolution DMS, Nutzerlizenz 100,00 eevolution DMS Connect, Basissystem inkl. Designer-Modul 1.850,00 eevolution DMS Connect, Nutzer Lizenz 50,00 eevolution DMS Connect - Office Productivity Kit Serverlizenz, benötigt eevolution DMS Connect 1.250,00

24 eevolution DMS / eevolution DMS Connect / Templates eevolution DMS, Small Business Edition 10 Dokumenten Management Software 3.875,00 eevolution DMS, Small Business Edition 20 Dokumenten Management Software 5.900,00 eevolution DMS Connect, Small Business 10 Office Productivity Kit 2.250,00 eevolution DMS Connect, Small Business 20 Office Productivity Kit 3.600,00

25 eevolution DMS / eevolution DMS Connect / Templates eevolution DMS Application Template 750,00 eevolution DMS Branchen Template Handel 750,00 eevolution DMS Branchen Template Service 750,00 eevolution DMS Branchen Template Produktion 500,00 eevolution DMS Branchen Template NUG

26 Weitere Templates werden in 2013 erstellt: eevolution DMS Branchen Template REWE eevolution DMS Branchen Template Technischer Handel / ecommerce

27 LIVE DEMO durch David Crowder

28 So gelingen DMS Projekte Aufgaben-, Ziel-, Kennzahlen definition

29 So gelingen DMS Projekte Bestimmung von Begriffen und Inhalten

30 So gelingen DMS Projekte Situationsanalyse erstellen Welche Dokumente liegen vor? Woher kommen die Dokumente? Welche Ablagesystematiken gibt es? Um welche Mengen wächst der Bestand? Welche Verbesserungen sind möglich? Wer hat von welchen Standorten aus Zugriff auf die Dokumente, wer liefert überhaupt welche? (Quelle: pixelio)

31 So gelingen DMS Projekte Fachkonzept erstelle & Inhalte abstimmen - Fachliche Beschreibung des künftigen Zustands (etwa digitale Akte). - Technische Auswirkungen des Vorhabens, nötige Maßnahmen. - Definierte Aktenstruktur mit Dokumenten und Metainformationen. - Relevante Abläufe und Vorgänge. - Zugriffsberechtigungen / Zeitplan

32 So gelingen DMS Projekte Systematische Kriterien Auswahl

33 So gelingen DMS Projekte Umsetzung, Test, Pilotierung

34 So gelingen DMS Projekte Übernahme in Produktivbetrieb Prüfung des ROI Versprechens / kontinuierliche Überwachung der Kennzahlen

35 Kümmern Sie sich um Ihr DMS Projekt! Vielen Dank - Jens Hampl

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