EINFACHSTE SOFTWARE FÜR IHR UNTERNEHMEN

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1 EINFACHSTE SOFTWARE FÜR IHR UNTERNEHMEN Kontaktmanagement Kundenbeziehungsmanagement (CRM) Dokumentenmanagement (DMS) Intranet und Portale Kunden- und Interessentenverwaltung

2 GmbH Erlangen Mit juliteccontact Free, juliteccrm Free und julitecdm Free stehen Ihnen unsere Softwarelösungen für einfachstes Kontakt- und Dokumentenmanagement kostenlos und mit vollem Funktionsumfang zur Verfügung. Lediglich die Anzahl der Kontakte respektive Dokumente dieser Einzelplatzversionen ist beschränkt. Dieser Broschüre ist keine CD beigelegt? julitec juliteccontact Kontakt- und Adressmanagement Adressverwaltung, Terminkalender, Aufgaben, Wiedervorlagen, Kontakthistorie, Zeiterfassung, Serienbriefe und - s. Varianten: juliteccontact+projekt juliteccontact+faktura juliteccontact+helpdesk juliteccontact+event juliteccontact+verein juliteccrm Kundenbeziehungsmanagement Kontakt- und Adressverwaltung, Auswertungen, Statistiken, Faktura, Projektverwaltung und vieles mehr! julitecdm Dokumenten- und Wissensmanagement für einfache und schnelle Abläufe im Büro Sie finden die Free-Versionen unter oder fordern Sie einfach eine CD bei uns an! 2008 julitec GmbH, Erlangen Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Publikation darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung der julitec GmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Verwendete Produktnamen, Warenzeichen und geschützte Warenzeichen sind im Besitz ihrer jeweiligen Eigentümer und wurden in der Regel nicht als solche kenntlich gemacht. Die Verwendung dient nur zur Information. Das Fehlen einer solchen Kennzeichnung bedeutet nicht, dass es sich um einen freien Namen im Sinne des Waren- und Markenzeichenrechts handelt. Die julitec GmbH erkennt alle Produktnamen und Warenzeichen an. 2

3 zufriedene Kunden und eine optimale Organisation sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen. Zufriedene Kunden bleiben Ihnen gewogen und empfehlen Sie weiter einfacher und kostengünstiger ist Marketing kaum möglich. Eine optimale Organisation bildet die Basis für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb und wächst mit den steigenden Kundenanforderungen. Softwarelösungen von julitec begleiten Sie auf dem Weg zu einer optimalen Organisation und unterstützen Sie bei der Kundenbetreuung, im Vertrieb und bei der täglichen Verwaltung. Software von julitec ist speziell auf die Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen ausgelegt. Durch unseren Anspruch julitec Wir machen Software einfach! zeichnet sich julitec Software durch einfachste Installation und Bedienung aus und lässt sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen. Auf den folgenden Seiten geben wir Ihnen Einblicke in unsere Lösungen, lassen erfolgreiche julitec Anwender zu Wort kommen und möchten Ihnen Anregungen für ein erfolgreiches Kundenbeziehungsmanagement geben. Viel Spaß beim Lesen und gute Kundenbeziehungen wünscht Ihnen Dominik Wever Geschäftsführer PS: Auf der beiliegenden CD finden Sie die kostenlosen Free-Versionen unserer Programme. Testen Sie selbst oder lassen Sie sich persönlich beraten wir freuen uns auf Ihren Anruf! 3

4 KONTAKTE, ADRESSEN UND KUNDENBEZIEHUNGEN VERWALTEN Basismodule: Kontakt- und Adressmanagement mit juliteccontact... Seite 8 Kundenbeziehungsmanagement (CRM) mit juliteccrm inkl. Faktura und Projektverwaltung... Seite 10 Programmerweiterungen: Angebots- und Rechnungsstellung mit +Faktura... Seite 13 Projektverwaltung mit +Projekt... Seite 14 Ticketverwaltung und Knowledge Base mit +Helpdesk... Seite 15 Veranstaltungsorganisation mit +Event... Seite 16 Mitgliederverwaltung mit +Verein... Seite 17 Zusatzmodule: Anruferkennung und Wählen per Mausklick mit juliteccti... Seite 18 Mobiler Zugriff und Standortvernetzung mit julitecsync... Seite 19 Automatische Verarbeitung von Anfragen über Ihre Homepage und Online-Servicecenter mit julitecconnect... Seite 20 Automatische Erledigung von Routinetätigkeiten und Workflows mit julitecworkflow... Seite 21 DOKUMENTEN- UND WISSENSMANAGEMENT, INTRANET Basismodul: Dokumenten- und Wissensmanagement (DMS) mit julitecdm... Seite 22 Zusatzmodul: Webzugriff für julitecdm und Intranet mit julitecdm Web-Access... Seite 24 SERVICE, SUPPORT UND UPDATES Vor-Ort-Schulungen und Seminare in der julitec Akademie... Seite 26 Rundum-Sorglos-Service für eine schnelle und einfache Softwareeinführung... Seite 27 4 Inhaltsverzeichnis Produktübersicht

5 EINFACHSTE SOFTWARELÖSUNGEN FÜR KLEINE UND MITTELSTÄNDISCHE UNTERNEHMEN juliteccontact Kontakt- und Adressmanagement für Kundenverwaltung, Vertrieb etc. Adressverwaltung, Terminkalender, Aufgaben, Wiedervorlagen, Kontakthistorie, Zeiterfassung, Serienbriefe und -Kampagnen Programmerweiterungen: +Faktura Auftragsverwaltung +Projekt Projektmanagement +Helpdesk Ticketverwaltung +Event Veranstaltungsorganisation +Verein Vereinsverwaltung juliteccrm Kundenbeziehungsmanagement für zufriedene und profitable Kundenbeziehungen Kontakt- und Adressverwaltung wie juliteccontact, Auswertungen, Statistiken, Faktura, Projektverwaltung und vieles mehr Programmerweiterungen: +Faktura bereits enthalten +Projekt bereits enthalten +Helpdesk Ticketverwaltung +Event Veranstaltungsorganisation +Verein Vereinsverwaltung julitecdm Dokumenten- und Wissensmanagement für einfache und schnelle Abläufe im Büro Briefe und Faxe einscannen, Elektronische Kundenakte zusammen mit juliteccrm, Dokumente als PDF per verschicken, Volltextsuche über alle Dokumente, systematische Ablage und vieles mehr Zusatzmodule für juliteccontact und juliteccrm: juliteccti Telefonintegration für Anruferkennung und Wählen per Mausklick julitecconnect Online-Servicecenter und automatische Verarbeitung von Online-Anfragen über Ihren Internetauftritt julitecsync Mobiler Zugriff für Außendienstmitarbeiter und Vernetzung von Standorten julitecworkflow Automatische Erledigung von Routinetätigkeiten und automatische Benachrichtigung bei Eintreten von vorher definierten Ereignissen Zusatzmodul für julitecdm: julitecdm Web-Access Webzugriff für julitecdm 5

6 Durch die mehrtägigen Workshops zur Softwareauswahl, bei denen julitec direkt vor Ort war, konnte man im persönlichen Kontakt gleich Akzeptanz aufbauen, individuelle Anpassungen klären und weiter konkretisieren. Hans Rütten, Geschäftsführer Kölner Sportstätten GmbH Vor allem die Flexibilität der Software und der Entwickler bei julitec hat mich beeindruckt. Wir haben uns zusammengesetzt, alles besprochen und die Software dann ganz unseren Wünschen angepasst. Frank Lutz, Assistent der Geschäftsleitung DEPAC Kölner Sportstätten GmbH: Der Ball rollt mit juliteccrm! Ob Heimspiel des 1. FC Köln, Rockkonzert mit Robbie Williams oder exklusives Business Meeting, in den Stadien der Kölner Sportstätten GmbH sorgt juliteccrm für einen reibungslosen Ablauf aller Veranstaltungen. Die Customer Relationship Management (CRM) Software erleichtert die komplexe Arbeit der Mitarbeiter. Die gesamte Geschäftsstelle der Kölner Sportstätten GmbH nutzt die Lösung von der Geschäftsleitung über die Veranstaltungsabwicklung und die Öffentlichkeitsarbeit bis hin zur Technik und Buchhaltung. Um den Netzwerkgedanken von juliteccrm optimal nutzen zu können, haben sämtliche Nutzer Zugang zu den benötigten Informationen. Lediglich die Bearbeitung und das Löschen von Daten in den Adressen werden durch das Berechtigungsmanagement kontrolliert. juliteccrm verkauft High-Tech Produkte! Nicht nur zahlreiche Dienstleister, auch das produzierende Gewerbe setzt auf Kundenbindung mit Software von julitec. DEPAC Establishment, ein Spezialist für High-Tech Gleitringdichtungen mit Sitz in Liechtenstein, steuert Vertriebsaktivitäten mittlerweile ausschließlich mit juliteccrm. Die Customer Relationship Management (CRM) Software der julitec GmbH löst damit viele kleinere Insellösungen ab. Neben der Verwaltung der umfangreichen Kundendaten wird das große Händlernetz in aller Welt über juliteccrm betreut. In der zentralen Datenbank in Liechtenstein werden nicht nur die Stammdaten des jeweiligen Partners hinterlegt, auch Ansprechpartner, Termine und Historieneinträge geben ein umfassendes Bild der Aktivitäten mit und für den jeweiligen Händler. ANWENDERSTIMMEN PRAXISBERICHTE REFERENZEN Mit unseren Softwarelösungen unterstützen wir Sie speziell als kleines und mittelständisches Unternehmen bei der täglichen Kundenbetreuung, im Vertrieb und in der Verwaltung. Aufgrund ihrer Einfachheit finden Sie Software von julitec in allen Branchen und Unternehmensgrößen, vom Steuerberater acta über den Elektrogroßhandel Elgros Rau, vom Uniklinikum Essen bis zu CinemaxX Deutschland. 6 Anwenderstimmen Praxisberichte Referenzen

7 In unserem senioren Geschäftsfeld ist die Beziehungspflege einer der wichtigsten Bausteine, um erfolgreich arbeiten zu können. Wir haben eine Software gesucht, die uns gerade dabei hilft und den Kontakt zu Kunden und Kandidaten so einfach wie möglich macht. Dr. Andreas Föller, Managing Director Comites GmbH Besonders beeindruckt hat mich die Einfachheit von julitec. Alles war intuitiv und leicht verständlich. Dadurch konnten wir von einer raschen Einführung der Software ausgehen. Michael Ellert, Head of National Group Sales Stage Entertainment Marketing & Sales GmbH Vorhang auf und Bühne frei BLUE MAN GROUP, Disneys DER KÖNIG DER LÖWEN, oder MAMMA MIA!, Stage Entertainment Germany bringt Kinderträume auf die Bühne Beschäftigte in drei Geschäftsfeldern produzieren Shows auf hohem Niveau, betreiben insgesamt elf eigene Theater und vermarkten ihre Aktivitäten direkt oder mit über Partnern. Rund 130 Anwender nutzen dazu die 80 Zugriffslizenzen von juliteccrm, um Ihre Kontakte zu verwalten, Termine zu vereinbaren oder Auswertungen durchzuführen. Grundlage der Arbeit sind die rund Kontaktadressen mit ca Ansprechpartnern, darunter Kunden, Partner und wichtige Multiplikatoren. juliteccrm unterstützt bei der Einteilung der Partner in die jeweiligen Kategorien, sammelt die Zielvereinbarungen mit den Kunden zur zukünftigen Einstufung und liefert Auswertungen, Statistiken und Grafiken mit den entsprechenden Umsatzkurven. Die für die Einteilung notwendigen Geschäftszahlen liefert ein bereits vorhandenes eigens für Stage Entertainment entwickeltes Datawarehouse auf Basis einer Oracle-Datenbank. Diese Schnittstelle dient auch als Grundlage für Massenmailings, die durch juliteccrm weitestgehend automatisiert wurden. Über die Verteiler- und Kampagnenfunktion von juliteccrm werden die jeweiligen Adressaten zusammengestellt, bei einer automatisch der entsprechende Text angehängt und ebenfalls automatisch ein Historieneintrag zu der Adresse bzw. dem dazugehörigen Ansprechpartner hinzugefügt. Die Anwender greifen auf eine einheitliche CRM-Adressdatenbank zurück. Die Adressdatenbank steht über die Serverlösung nicht nur den Mitarbeitern in Hamburg zur Verfügung, sondern auch den jeweiligen Vertriebsabteilungen an den Theaterstandorten. Anpassungen werden jederzeit selbst vorgenommen und regelmäßig direkt im Programm Auswertungen über Verkaufszahlen und -erfolge durchgeführt. Und somit kann es auch ohne Probleme wieder heißen: Vorhang auf und Bühne frei. 7

8 juliteccontact KONTAKT- UND ADRESSMANAGEMENT NICHT NUR FÜR KUNDENVERWALTUNG UND VERTRIEB Basismodul erweiterbar mit +Faktura, +Projekt, +Helpdesk, +Event, +Verein Mit juliteccontact führen Sie eine zentrale Adressdatenbank in Ihrem Unternehmen: Verwalten Sie Ihre Kunden und Interessenten oder hinterlegen Sie alle Partner, Lieferanten und Pressekontakte. Die Adressverwaltung bildet die Basis für Ihr Kontaktmanagement und Ihre tägliche Arbeit: Mit juliteccontact behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Adressen und wissen sofort, wann Sie zuletzt mit einem Kunden oder Interessenten in Kontakt standen. Und mit den Terminkalendern, Aufgaben und Wiedervorlagen organisieren Sie die Zusammenarbeit im Team. Sparen Sie Zeit durch Textvorlagen: Nachdem Sie Ihre bisherigen Vorlagen hinterlegt haben, erstellen Sie mit nur einem Mausklick individuelle Briefe und s natürlich auch als Serienbrief und - . So verfügen Sie über eine einheitliche und schnelle Kommunikation. juliteccontact-programmfenster mit Adressübersicht, im Hintergrund der Tagesüberblick. juliteccontact ist so einfach und flexibel, dass Sie es selbst installieren und an Ihre Bedürfnisse anpassen können: Legen Sie eigene Felder an, erstellen Sie Listen und Auswertungen und klassifizieren Sie Ihre Kontakte. So führen Sie ein zentrales und professionelles Kontaktmanagement und bilden damit die Basis für erfolgreiche Kundenbetreuung und Akquise. Zentrale Adressdatenbank Terminkalender Aufgaben und Wiedervorlagen Kontakthistorie -Newsletter Serienbriefe und Kampagnen Importassistent für Adressen... und vieles mehr! 8 Kontakt- und Adressmanagement

9 üeinfachste ADRESSVERWALTUNG FÜR KUNDEN, INTERESSENTEN UND PARTNER! Mit juliteccontact steht Ihnen eine zentrale Adressdatenbank zur Verfügung, auf die jeder im Unternehmen zugreifen kann. Hier hinterlegen Sie Ihre Kunden, Interessenten, usw. Hinterlegen Sie Bankverbindung, Aufgaben, Wiedervorlagen, Termine und weitere Notizen. Zusätzlich können Sie beliebig viele Ansprechpartner anlegen und jeweils deren Funktion, Interessen und personalisierte Kommunikationsdaten speichern. Für spätere Serienbriefe und Auswertungen können Sie die Adressen in Branchen und Kategorien einteilen. üeinfachste SERIENBRIEFE UND - S! So einfach waren Serienbriefe noch nie! Ohne sich mit dem Serienbrief-Assistenten von Microsoft Word zu beschäftigen, erstellen Sie mit juliteccontact Ihre Serienbriefe mit nur wenigen Mausklicks. juliteccontact erzeugt für Sie Briefkopf, Empfängeradresse und bei entsprechender Textvorlage sogar den Großteil des Textes und das nicht nur für Serienbriefe, sondern ebenso für Serien-E- Mails. Mit den Kampagnen-Funktionen von juliteccontact informieren Sie Ihre Kunden, Interessenten und Partner regelmäßig und ohne viel Mühe. Definieren Sie Zielgruppen über Suchabfragen nach PLZ, Interessen oder Kategorien. Später können Sie in der Kontakthistorie jederzeit nachvollziehen, an welchen Kampagnen und Mailings welche Adressen beteiligt waren. üeinfachste ÜBERSICHT UND ZUSAMMENARBEIT IM TEAM! Mit der Kontakthistorie von juliteccontact können Sie für jeden Ansprechpartner nachvollziehen, wann und auf welchem Weg Sie mit ihm in Kontakt standen. Hier sind alle Telefongespräche, Termine, Briefe, Faxe, s und Kampagnen vermerkt. Zusätzlich haben Sie direkten Zugriff auf alle Dokumente zur Adresse. Tätigkeiten, die noch zu erledigen sind, tragen Sie als Aufgaben ein für sich selbst oder für einen anderen Nutzer. Möchten Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt erinnern lassen, z. B. an eine erneute Kontaktaufnahme oder um zu überprüfen, ob ein Angebot bereits erstellt oder eine Rechnung bereits bezahlt wurde, legen Sie eine Wiedervorlage an. Nutzen Sie den integrierten Kalender, um Ihre Termine zu koordinieren und mit denen Ihrer Kollegen abzustimmen. Der Tagesüberblick liefert Ihnen alle Informationen auf einen Blick. üeinfachste DATENÜBERNAHME UND ANPASSUNG AN IHRE BEDÜRFNISSE! Sie organisieren Ihre Adressen bisher in Microsoft Excel-Tabellen, Ihrem -Programm oder anderen Programmen? Kein Problem: Der Importassistent von juliteccontact leitet Sie Schritt für Schritt durch den Importvorgang. So können Sie problemlos bestehende Adressdaten oder auch neue Adressen z. B. aus Telefon-CDs importieren. Die integrierte Dublettenprüfung verhindert die Anlage doppelter Adressen. Natürlich können Sie auch spezielle Felder und Informationen, die Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen, in juliteccontact hinterlegen. Ohne Fachkenntnisse legen Sie selbst Eingabefelder an, z. B. für Informationen zu Ihren Kunden, Produkten und Dienstleistungen. Diese Felder können Sie anschließend in Listen ausgeben oder zur Selektion von Serienbriefen und s verwenden. Eine SMS versenden Sie mit wenigen Mausklicks direkt aus einem Adressfenster heraus. Automatisch wird dazu ein Kontakthistorieneintrag erstellt. Tätigkeiten, die noch zu erledigen sind, tragen Sie als Aufgaben ein für sich selbst oder für einen anderen Nutzer. Die Erinnerungsfunktion ist dabei eine wertvolle Hilfe. Die Kampagnen-Funktion mit einer Vielzahl von nützlichen Aktionsmöglichkeiten hilft Ihnen, einfach und effizient zu arbeiten. Kontakt- und Adressmanagement 9

10 juliteccrm KUNDENBEZIEHUNGSMANAGEMENT FÜR ZUFRIEDENE UND PROFITABLE KUNDENBEZIEHUNGEN Basismodul inkl. Faktura und Projektverwaltung erweiterbar mit +Helpdesk, +Event, +Verein Kundenbeziehungsmanagement (CRM) verschafft Ihnen den Überblick über Kunden und Interessenten, zeigt Ihnen neue Auftragschancen, stärkt Ihren Vertrieb und verbessert die Qualität der Kundenbetreuung. Mit juliteccrm wird Kundenbeziehungsmanagement jetzt auch für kleine und mittlere Unternehmen interessant: Neben der einfachen Installation besticht juliteccrm durch seine intuitive Bedienbarkeit und lässt sich flexibel an Ihre betrieblichen Bedürfnisse anpassen. juliteccrm unterstützt Sie bei allen Routinetätigkeiten der Kundenund Interessentenbetreuung, ermöglicht Ihnen die komplette Fakturierung und unterstützt Sie auch bei größeren Projekten. Stärken Sie Ihren Vertrieb und schaffen Sie Transparenz über die Aktivitäten Ihrer Kundenbetreuer und Außendienstmitarbeiter. juliteccrm-programmfenster mit Adressübersicht. Adressverwaltung und Kontakthistorie Terminkalender, Aufgaben und Wiedervorlagen Faktura für Angebote und Rechnungen Projektverwaltung und Zusammenarbeit im Team Auswertungen und Statistiken Beziehungsnetzwerk Elektronische Kundenakte mit julitecdm... und vieles mehr! Unerlässlich für eine reibungslos funktionierende Arbeit im Team: Flexible Übersichten machen Projektabläufe transparent hier z. B. die Aufgabenplanung. 10 Kundenbeziehungsmanagement (CRM) inkl. Faktura und Projektverwaltung

11 üeinfachstes ADRESS- UND KONTAKTMANAGEMENT! Kontaktmanagement ist die Basis für erfolgreiches CRM. Neben der Klassifizierung von Adressen und Ansprechpartnern führen Sie mit juliteccrm -Kampagnen und Mailings durch. Mit der Kontakthistorie behalten Sie den Überblick über alle Kundenkontakte und die Aktivitäten Ihrer Vertriebler oder Kundenbetreuer. Ein gemeinsamer Terminkalender für alle Mitarbeiter sowie Aufgaben und Wiedervorlagen beschleunigen die Zusammenarbeit in Ihrem Team. üeinfachste FAKTURIERUNG! Erstellen Sie Angebote, Offerten und Rechnungen per Mausklick. Die Artikelverwaltung von juliteccrm speichert Ihre Produkte und Dienstleistungen, die Sie ganz einfach in Aufträge übernehmen können. Die Fakturierung ist vollständig in das Kontaktmanagement integriert, sodass Sie zu jeder Adresse sofort Jahresumsatz und bisherige Aufträge angezeigt bekommen. Mit den Auswertungen von juliteccrm behalten Sie den Überblick über Auftragschancen und Umsätze. Erstellen Sie ein Angebot mit wenigen Mausklicks direkt im Adressfenster des Kunden. üeinfachstes PROJEKTMANAGEMENT! Mit juliteccrm behalten Sie den Überblick über laufende und abgeschlossene Projekte. Neben den Projektbeteiligten wird die komplette Projektkommunikation abgewickelt und automatisch abgelegt, von s über Faxe bis hin zu Briefen und Telefonaten. Planen Sie Ihre Projekte in juliteccrm, erfassen Sie den Zeitaufwand und ordnen Sie Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine zu. Mit dem Zusatzmodul julitecsync können alle Projektbeteiligten auch offline auf Ihrem Notebook arbeiten und sich untereinander abgleichen. üeinfachste BEDIENUNG! In jahrelanger Optimierung haben wir die Programmoberfläche von juliteccrm so selbsterklärend gestaltet, dass Sie sich auch ohne Handbuch und Schulung schnell einarbeiten können überzeugen Sie sich selbst! Ihr Vorteil: juliteccrm lässt sich schnell und kostengünstig einführen und verursacht keine Reibungsverluste durch lange Umstellungsphasen in Ihrem Unternehmen. Erfolgreiche Beziehungspflege setzt natürlich voraus, dass Sie stets den Überblick darüber haben, wer mit wem in Verbindung steht und vor allem wie. ü AUSWERTUNGEN Mit juliteccrm stehen Ihnen vielfältige Auswertungen zur Verfügung: Beobachten Sie die Entwicklung Ihrer Kundenzahl genauso wie die Anzahl eingehender Anfragen, Bestellungen oder Reklamationen. Oder bilden Sie Kennzahlen aus der Relation zwischen Anfragen und Bestellungen oder der Kundenentwicklung versus der Umsatzentwicklung. Alle Auswertungen greifen direkt auf Ihre vorhandenen Daten zu, sodass in den meisten Fällen kein zusätzlicher Eingabeaufwand entsteht. Auch geographische Auswertungen sind möglich: Lassen Sie sich alle A-Kunden in einer Deutschlandkarte einzeichnen oder berechnen Sie per Mausklick die Route und die Fahrtzeiten zwischen drei Außendienstterminen. Hierfür benötigen Sie zusätzlich Microsoft MapPoint. Je nach Datenart können Sie die richtige Darstellung wählen: Tabelle, Tortendiagramm, Balken, etc. Kundenbeziehungsmanagement (CRM) inkl. Faktura und Projektverwaltung 11

12 PROGRAMMERWEITERUNGEN UND ZUSATZMODULE FÜR juliteccontact UND juliteccrm EXTRA-TIPP: Die Elektronische Kundenakte Mit juliteccontact oder juliteccrm besitzen Sie bereits eine kleine Dokumentenmanagement-Lösung, die für viele Unternehmen und Organisationen durchaus hinreichend ist. Firmen mit einem hohen Aufkommen an Schriftverkehr, Dokumentationen etc. profitieren dagegen von der nahtlosen Integration unserer Dokumentenmanagement-Lösung julitecdm. Diese ermöglicht Funktionalitäten, die den Arbeitsalltag bedeutend einfacher machen (siehe Seite 22)! Und alle Dokumente liegen griffbereit bei der jeweiligen Adresse in juliteccontact/juliteccrm. Software von julitec ist modular aufgebaut und kann nach Belieben kombiniert werden. Gerade im Zusammenspiel entfalten die julitec Softwarelösungen ihre Möglichkeiten und unterstützen so Ihr Unternehmen optimal in allen Bereichen. Stellen Sie einfach Ihre persönliche julitec Softwarelösung zusammen! Gerne können Sie auch zunächst mit einer Standardlösung wie juliteccrm oder juliteccontact starten und erst später ergänzende Funktionen und Zusatzmodule nachrüsten. Nutzen Sie unsere Beratungsangebote wir freuen uns, von Ihnen zu hören! 1. BASISMODULE Der Einsatz beginnt mit der Auswahl eines der beiden Basismodule: juliteccrm für umfangreiches Kundenbeziehungsmanagement juliteccontact für reines Adress- und Kontaktmanagement 2. PROGRAMMERWEITERUNGEN Die Programmerweiterungen lassen sich nach Belieben kombinieren und integrieren sich nahtlos in die Standardlösung so stehen Ihnen ohne Umwege weitere Funktionalitäten mit nur einem Mausklick zur Verfügung: +FAKTURA* Fakturierung zur Erstellung Ihrer Angebote und Rechnungen mit Mahnwesen, Offene-Posten- Verwaltung und Auftragschancen +PROJEKT* Projektverwaltung mit Beteiligten, projektbezogenen Dokumenten, Zeiterfassung und Projektplanung +HELPDESK Ticketverwaltung zur Unterstützung von Kundenbetreuung, Support und Callcenter +EVENT Veranstaltungsorganisation mit Teilnehmerverwaltung und Terminplanung +VEREIN Mitgliederverwaltung für Vereine, Verbände und Organisationen * in juliteccrm bereits enthalten 3. ZUSATZMODULE Mit den folgenden Zusatzmodulen fügen Sie Ihrer julitec Softwarelösung weitere Funktionen hinzu, mit denen Sie Ihre täglichen Arbeitsabläufe optimieren können: juliteccti Telefonintegration für automatische Anruferkennung und Wählen per Mausklick julitecsync Mobiler Zugriff für Außendienstmitarbeiter und Anbindung von Filialen julitecconnect Online-Servicecenter und automatische Verarbeitung von Anfragen über Ihre Homepage julitecworkflow Benachrichtigungen und automatische Erledigung von Routinetätigkeiten und Workflows 12 Programmerweiterungen und Zusatzmodule für juliteccontact und juliteccrm

13 ANGEBOTS- UND RECHNUNGSSTELLUNG MIT ZAHLUNGSÜBERWACHUNG UND AUFTRAGSVORSCHAU +Faktura Programmerweiterung für juliteccontact, in juliteccrm bereits enthalten ü KUNDENVERWALTUNG juliteccontact+faktura bzw. juliteccrm steht für einfachste Kundenverwaltung samt Kontaktmanagement. Per Mausklick erstellen Sie Angebote, Offerten und Rechnungen direkt aus dem gewohnten Adressfenster. So haben Sie zusätzlich alle Kundeninformationen wie z. B. Jahresumsatz und bisherige Aufträge im Blick und müssen nicht zwischen verschiedenen Programmen hinund herwechseln. Mit den Kontaktmanagement-Funktionen erstellen Sie Newsletter und Rundschreiben an Ihre Kunden und Interessenten. üangebots- UND RECHNUNGSSTELLUNG In der Artikelverwaltung hinterlegen Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen, die Sie nach Warengruppen und Herstellern einteilen können auch mit verschiedenen Mengenrabatten und Rabattgruppen. Die Artikel übernehmen Sie im Anschluss in Ihre Aufträge. Der Ausdruck erfolgt über Textvorlagen, die Sie einfach in Ihrer Textverarbeitung selbst anpassen können, z. B. mit Ihrem Firmenlogo und entsprechenden Werbetexten. Anschließend versenden Sie die Angebote per Post und Telefax oder sogar direkt per mit nur einem Mausklick! üauswertungen UND AUFTRAGSCHANCEN Mit juliteccontact+faktura bzw. juliteccrm stehen Ihnen vielfältige Auswertungen direkt zur Verfügung: Angebots-und Auftragsliste, Offene-Posten-Liste, Artikelliste und viele mehr. Durch die nahtlose Integration in das Kontaktmanagement können Sie zusätzlich auswerten, welche Kunden z. B. innerhalb des letzten Jahres nichts mehr bestellt haben und diese gezielt mit einem Newsletter zu neuen Käufen anregen. Mit den Auftragschancen planen Sie zukünftige Umsätze: So können Sie sich anzeigen lassen, welche Aufträge im kommenden Quartal mit welchen Wahrscheinlichkeiten eingehen werden. Kundenadresse mit offener Rechnung. Artikelverwaltung Angebote und Auftragsbestätigungen Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften Umsatzvorschau mit Auftragschancen Mahnwesen und Offene-Posten-Verwaltung Artikelauswertungen... und vieles mehr! Angebots- und Rechnungsstellung 13

14 +Projekt PROJEKTVERWALTUNG UND ZUSAMMENARBEIT IM TEAM Programmerweiterung für juliteccontact, in juliteccrm bereits enthalten ü PROJEKTVERWALTUNG Mit juliteccontact+projekt bzw. juliteccrm behalten Sie den Überblick über laufende und abgeschlossene Projekte. Durch die nahtlose Integration der Projektverwaltung in die Adressdatenbank werden Ihnen projektbezogene Informationen zusätzlich in den Adressfenstern der Projektbeteiligten angezeigt. So kann keine Information verloren gehen. Projekt mit Beteiligten, Aktivitäten, Historie und Dokumenten. üdokumentation UND ZEITERFASSUNG Im Projektfenster legen Sie alle erzeugten Dokumente ab. Auch die komplette Projektkommunikation, angefangen von s über Briefe bis hin zu Faxen wird hier dokumentiert. So stehen alle Dokumente allen Beteiligten zur Verfügung. Die Historie vermerkt zusätzlich alle Kontakte, die im Rahmen des Projekts angefallen sind, z. B. wichtige Telefonate. Zur Kontrolle und Abrechnung Ihrer Projekte können alle beteiligten Mitarbeiter Ihren Zeitaufwand hinterlegen, z. B. als Nachweis bei der Abrechnung. Zusätzlich ermöglicht Ihnen die Zeiterfassung, eine Nachkalkulation zu erstellen und den tatsächlichen Aufwand mit dem geschätzten zu vergleichen. Projekt- und Aufgabenplanung Vollständige Projekthistorie Integrierte Dokumentenverwaltung Interne und externe Beteiligte Zeiterfassung für Abrechnung und Nachkalkulation Auswertungen nach Status und Fortschritt Mobiles Arbeiten mit julitecsync... und vieles mehr! üzusammenarbeit IM TEAM UND PROJEKTPLANUNG Die Projekte dienen dem Informationsaustausch der beteiligten Mitarbeiter und Kunden. Weisen Sie sich gegenseitig Aufgaben zu, planen Sie gemeinsame Projekttermine und lassen Sie sich von Wiedervorlagen an wichtige Meilensteine erinnern. Mit dem Zusatzmodul julitecsync (Seite 19) können alle Projektbeteiligten auch offline auf Ihrem Notebook arbeiten und sich untereinander abgleichen. Die Projektliste von juliteccontact+projekt bzw. juliteccrm ermöglicht Ihnen die Auswertung Ihrer Projekte nach Kategorie, Priorität und Fortschritt. So sehen Sie auf einen Blick, wie weit die Projekte Ihrer Kunden fortgeschritten sind. 14 Projektverwaltung

15 TICKETVERWALTUNG FÜR KUNDENBETREUUNG, HELPDESK UND CALLCENTER +Helpdesk Programmerweiterung für juliteccontact und juliteccrm üoptimaler KUNDENSERVICE Mit juliteccontact/juliteccrm+helpdesk können Sie alle eingehenden Anfragen, Probleme und Beschwerden als sogenannte Trouble-Tickets verwalten. Jede Anfrage wird aufgenommen und anschließend von den Mitarbeitern im Kundensupport und Helpdesk weiterbearbeitet. Indem Sie jederzeit den Überblick über offene Trouble-Tickets haben und keine Anfrage länger unbearbeitet bleibt, können Sie Ihren Kunden dauerhaft zuverlässigen und hochwertigen Service liefern. ütrouble-tickets FÜR PROBLEME UND ANFRAGEN Jedes Trouble-Ticket steht für eine Kundenanfrage. Hierbei kann es sich um Probleme mit Produkten oder Dienstleistungen handeln, aber genauso um Kaufanfragen oder Erweiterungswünsche Ihrer Kunden. Die Trouble-Tickets werden nach Dringlichkeit oder Schweregrad des Problems priorisiert. Da die Trouble-Tickets Ihren Kunden und Produkten bzw. Dienstleistungen zugeordnet sind, können Sie die neuralgischen Punkte schnell identifizieren. üknowledge BASE MIT TIPPS UND LÖSUNGEN Jedes Trouble-Ticket enthält nicht nur die Beschreibung der Anfrage oder des Problems, sondern nach seiner Bearbeitung auch den Lösungsweg. So erhalten Sie ohne Mehraufwand eine Knowledge Base, die allen Mitarbeitern schnellen Zugriff auf diese Lösungswege ermöglicht. Sie sparen Zeit, indem keine Anfragen doppelt bearbeitet und gelöst werden, und stellen Ihren Mitarbeitern eine wertvolle Informationsbasis für die tägliche Arbeit zur Verfügung. üonline-service ÜBER IHRE HOMEPAGE In Kombination mit unserem Zusatzmodul julitecconnect können Ihre Kunden Anfragen direkt auf Ihrer Homepage eingeben, die anschließend automatisch zu juliteccontact/juliteccrm+helpdesk übertragen werden. Auch können Sie allgemein relevante Lösungswege auf Ihrem Internetauftritt veröffentlichen ohne doppelte Erfassung einfach per Mausklick. Trouble-Ticket mit Details zur Anfrage und Bearbeitung. Tickets für Probleme, Beschwerden und Anfragen Persönliche Trouble-Ticket-Liste Bearbeitungshistorie Knowledge Base mit Lösungswegen und Tipps Auswertungen nach Produkten, Kunden und Projekten Online-Service-Center mit julitecconnect... und vieles mehr! Ticketverwaltung und Knowledge Base 15

16 +Event VERANSTALTUNGSORGANISATION UND TEILNEHMERVERWALTUNG Programmerweiterung für juliteccontact und juliteccrm üveranstaltungen ORGANISIEREN Mit juliteccontact/juliteccrm+event organisieren Sie Ihre Veranstaltungen schnell und professionell: Einzelne Events können verwaltet und zu Veranstaltungsreihen zusammengefasst werden. Zu jedem Event hinterlegen Sie Eintrittspreise und ordnen Teilnehmer zu. So erstellen Sie vollkommen automatisiert Einladungs- und Teilnehmerlisten, drucken Namensschilder und Einladungskarten oder informieren die Teilnehmer mit personalisierten s über Verschiebungen und Neuigkeiten. Eventdetails mit Teilnehmern und Legende. Einzelveranstaltungen Veranstaltungsreihen Teilnehmerverwaltung Veranstaltungshistorie Rundschreiben und -Newsletter Teilnehmerlisten, Etiketten und Namensschilder Auswertung der Teilnehmerzahlen Veranstaltungsportal mit Online-Anmeldung über julitecconnect... und vieles mehr! üteilnehmer VERWALTEN UND LANGFRISTIG BETREUEN juliteccontact/juliteccrm+event speichert zu jedem Teilnehmer Adresse und Ansprechpartner, Termine, Aufgaben und alle weiteren Angaben von Interesse. Für jeden Ansprechpartner können Datum und Art bisheriger Kontakte über die Historie nachvollzogen werden: Hier sind Telefongespräche, Termine, Briefe, Faxe und s vermerkt für Teilnehmer genauso wie für Lieferanten und Partner. Auf diese Weise haben Sie auch schnellen Zugriff auf Angebote, Rechnungen und weitere Dokumente zur Adresse. Informieren Sie Ihre Teilnehmer, Lieferanten und Partner regelmäßig und ohne viel Mühe. Definieren Sie Zielgruppen über Suchabfragen nach PLZ, Interessen oder Kategorien. Alle Informationen zu Adressen, Kampagnen und Events können Sie zur Weiterbearbeitung selektieren und nach Microsoft Excel exportieren. üzusammenarbeit MIT LIEFERANTEN UND PARTNERN Tätigkeiten, die noch zu erledigen sind, tragen Sie als Aufgaben ein. Möchten Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt erinnern lassen, z. B. an eine erneute Kontaktaufnahme oder um zu überprüfen, ob eine Rechnung bereits bezahlt wurde, legen Sie eine Wiedervorlage an. Drucken Sie Adressübersichten und Listen für Lieferanten und Partner aus und verschaffen Sie sich den Überblick über den Erfolg von Veranstaltungen und Aktionen. 16 Veranstaltungsorganisation

17 MITGLIEDERVERWALTUNG UND ORGANISATION FÜR VEREINE, VERBÄNDE UND INSTITUTIONEN +Verein Programmerweiterung für juliteccontact und juliteccrm ü MITGLIEDERVERWALTUNG Mit juliteccontact/juliteccrm+verein organisieren Sie Ihren Verein oder Verband schnell und professionell: Erstellen Sie Mitgliederlisten, verschicken Sie Einladungen zu Veranstaltungen und Sitzungen oder erstellen Sie automatisiert Zahlungserinnerungen. Zu jedem Mitglied und Förderer hinterlegen Sie Bankverbindung, Aufgaben, Wiedervorlagen, Termine und weitere Notizen. Zur besseren Auswertung und Kategorisierung können Sie die Adressen in Abteilungen und Kategorien einteilen. ü VEREINSORGANISATION Mit juliteccontact/juliteccrm+verein verschicken Sie sämtliche Einladungs- und Informationsschreiben mit personalisierten s oder Serienbriefen. So informieren Sie Ihre Mitglieder, Sponsoren und Förderer regelmäßig und ohne viel Mühe. Erstellen Sie einfach Dokumente mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm. juliteccontact/juliteccrm+verein erzeugt Briefkopf, Empfängeradresse und bei entsprechender Textvorlage sogar den Großteil des Textes und das nicht nur für Briefe, sondern ebenso für s, Serienbriefe oder Massen-Mailings. Mitgliederverwaltung mit Aufgaben, Historie und Dokumenten. üsponsorenakquise UND PARTNERBETREUUNG Darüber hinaus verwalten Sie Sponsoren und Förderer und pflegen die Kontakte zu diesen. Für jeden Ansprechpartner können Datum und Art bisheriger Kontakte über die Historie nachvollzogen werden: Hier sind Telefongespräche, Termine, Briefe, Faxe und s vermerkt für Mitglieder genauso wie für Sponsoren und Partner. Auf diese Weise haben Sie auch schnellen Zugriff auf Spendenbescheinigungen, Sponsorenverträge und weitere Dokumente zur Adresse. Alle Informationen zu Adressen und Kampagnen können Sie zur Weiterbearbeitung selektieren und nach Microsoft Excel exportieren. Drucken Sie Adressübersichten und Listen oder verschaffen Sie sich einen Überblick über den Erfolg von Veranstaltungen und Spendensuchen. Mitgliederverwaltung Adressverwaltung für Sponsoren und Förderer Einladungs- und Informationsschreiben -Newsletter Mitgliederlisten Spendenquittungen... und vieles mehr! Mitgliederverwaltung 17

18 juliteccti TELEFONINTEGRATION FÜR VERTRIEB, KUNDENBETREUUNG UND HELPDESK Zusatzmodul für juliteccontact und juliteccrm üeinfach IHREM ANRUFER EINEN SCHRITT VORAUS! Bereits nach dem ersten Klingeln Ihres Telefons erkennt juliteccti den Anrufer anhand seiner Rufnummer und informiert Sie am Bildschirm über dessen Name und Firma. Nachdem Sie den Hörer abgenommen haben, werden Ihnen die komplette Kundenakte sowie die Kontakthistorie angezeigt: Sie sind sofort im Bilde und können Ihren Gesprächspartner optimal informieren. üeinfacher WÄHLEN! Mit juliteccti gehört das mühsame Abtippen von Festnetz- und Mobilrufnummern der Vergangenheit an: Ein Mausklick auf eine Telefonnummer am Bildschirm genügt und Ihr Telefon stellt automatisch die Verbindung her. Anruferkennung mit Telefonnotiz und Kundenakte. Anruferkennung beim 1. Klingeln Automatisches Öffnen der Kundenakte Telefonnotizfenster Wählen per Mausklick Entgangene, angenommene und ausgehende Anrufe... und vieles mehr! üeinfach ÜBERSICHTLICHER! Im Anrufprotokoll von juliteccti werden alle eingehenden und abgehenden Anrufe übersichtlich aufgelistet. So sehen Sie nach Ihrer Mittagspause im Klartext, wer versucht hat, Sie zu erreichen. Für den Rückruf stellt Ihr Telefon per Mausklick die Verbindung her. Haben Sie einen Gesprächspartner nicht erreicht, probieren Sie es später wieder: Ein Mausklick im Anrufprotokoll genügt. üeinfach ANGENEHMER TELEFONIEREN! Egal ob Sie im Kundenservice, im Support oder in der Hotline arbeiten: Mit juliteccti konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche Ihren Gesprächspartner. juliteccti übernimmt das Wählen der Rufnummern, schlägt für Sie Kundenakte und Kontakthistorie auf und protokolliert Ihre Anrufe. So können Sie sich voll und ganz Ihrem Gesprächspartner widmen und diesen schneller und exakter mit Informationen versorgen. 18 Anruferkennung und Wählen per Mausklick

19 MOBILER ZUGRIFF FÜR AUßENDIENSTMITARBEITER UND VERNETZUNG VON STANDORTEN julitecsync Zusatzmodul für juliteccontact und juliteccrm üeinfach ÜBERALL ARBEITEN! Verwenden Sie juliteccontact/juliteccrm auf Ihrem Laptop, in Ihrem Home-Office oder in allen Niederlassungen und Filialen: Überall verfügen Sie über einen gemeinsamen Adressenstamm! So behalten Sie stets den Überblick über die Aktivitäten Ihrer Kollegen, Außendienstmitarbeiter und Filialen. Oder erfassen Sie Aufgaben und Termine in Ihrem Stammhaus: Nach der nächsten Synchronisation stehen diese Informationen allen Außendienstmitarbeitern zur Verfügung. üeinfach UNEINGESCHRÄNKT ARBEITEN! Mit julitecsync arbeiten Sie so, als säßen Sie an Ihrem Büroschreibtisch. Verwenden Sie alle Funktionen von juliteccontact/juliteccrm, von der Texterstellung bis zur Aufgaben- und Kampagnenverwaltung. julitecsync kümmert sich um die vollständige und fehlerfreie Synchronisation. üeinfach SYNCHRONISIEREN! Die einfachste Art, die Daten zwischen mehreren Standorten oder Laptops abzugleichen, ist die -Synchronisation von julitecsync. Geänderte Dokumente und Daten werden dabei vollautomatisch per zwischen den Standorten hin- und hergeschickt. Einzige Voraussetzung: ein -Postfach, das ausschließlich für den Austausch dieser Nachrichten verwendet wird. Innerhalb eines lokalen Netzwerks kann die Synchronisation auch direkt erfolgen: So müssen z. B. die Außendienstmitarbeiter bei Ihren Besuchen in der Firmenzentrale lediglich Ihre Laptops ans Netzwerk anschließen und schon können alle Daten abgeglichen werden. julitecsync synchronisiert sämtliche Adressen und Daten. Laptop-Version von juliteccontact/juliteccrm Mobiles Arbeiten ohne Internetverbindung Einbindung von entfernten Standorten und Filialen Arbeiten im Home-Office Zentraler Adressbestand ohne Dubletten Alle Daten und Programmfunktionen verfügbar Vollständige Synchronisation per FTP, oder VPN... und vieles mehr! Mobiler Zugriff und Standortvernetzung 19

20 julitecconnect AUTOMATISCHE VERARBEITUNG VON ANFRAGEN ÜBER IHREN INTERNETAUFTRITT Zusatzmodul für juliteccontact und juliteccrm Automatische Übernahme von Online-Anfragen. Verarbeitung der Anfragen über Ihr Kontaktformular Keine händische Eingabe mehr nötig Online-Servicecenter für Anfragen und Reklamationen Nachverfolgung mit Aufgaben und Wiedervorlagen Veranstaltungsportal mit Suche und Veranstaltungsdetails Online-Anmeldung zu Ihren Veranstaltungen... und vieles mehr! üonline-anfragen UND FORMULARE AUTOMATISCH VERARBEITEN Mit julitecconnect werden Online-Anfragen über Ihre Homepage automatisch verarbeitet. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie eingehende Anfragen über Ihren Internetauftritt per zugestellt bekamen, um sie anschließend händisch abzutippen oder nachzuarbeiten. Durch den Einsatz von julitecconnect werden Anfragen, die von den Besuchern Ihrer Homepage in die entsprechenden Online- Formulare eingegeben werden, automatisch in juliteccontact/ juliteccrm angelegt. Füllt beispielsweise ein Besucher Ihrer Homepage ein Formular zur Anforderung weiterer Informationen aus, muss er dabei seine vollständigen Adress- und Kontaktdaten eingeben. Anschließend wird seine Adresse vollautomatisch in juliteccontact/ juliteccrm angelegt, die neben den Kontaktdaten auch die angeforderten Informationen anzeigt. Damit Sie die Anfrage nicht übersehen, erhalten Sie eine Aufgabe, die Sie über den Eingang der Anfrage informiert. üveranstaltungsdatenbank MIT ONLINE-ANMELDUNG Genauso einfach wie eingehende Online-Anfragen können Sie Veranstaltungen, die Sie mit juliteccontact/juliteccrm+event verwalten, auf Ihrer Homepage veröffentlichen samt Online- Anmeldung. Über unser Content Management System juliteccms stellen wir Ihnen einen vollständigen Veranstaltungsbereich für Ihre Homepage zur Verfügung, der neben einer Suchfunktion für Veranstaltungen eine komplette Online-Anmeldung ermöglicht. Wie bei den Online-Anfragen werden dann Adress- und Kontaktdaten sowie die eigentlichen Veranstaltungsanmeldungen vollautomatisch in juliteccontact/juliteccrm+event übernommen. Jetzt müssen Sie nur noch entsprechende Anmeldebestätigungen und Rechnungen versenden! üonline-servicecenter FÜR IHRE KUNDEN UND PARTNER Neben der reinen Verarbeitung eingehender Anfragen können Sie Ihren Kunden und Partnern im Rahmen eines Online-Servicecenters auch weiterreichende Funktionen anbieten. Zunächst vergeben Sie passwortgeschützte Logins, über die sich Ihre Kunden online anmelden können. Nach der Anmeldung können Sie dann z. B. Funktionen für Ersatzteilnachbestellungen, Vertragsverlängerungen, usw. online anbieten. Diese werden im Anschluss wieder automatisch in juliteccontact/juliteccrm verarbeitet. 20 Automatische Verarbeitung von Anfragen über Ihre Homepage und Online-Servicecenter

21 AUTOMATISCHE BENACHRICHTIGUNGEN UND ERLEDIGUNG VON ROUTINETÄTIGKEITEN julitecworkflow Zusatzmodul für juliteccontact und juliteccrm üaktuell INFORMIERT MIT AUTOMATISCHEN BENACHRICHTIGUNGEN Verpassen Sie keine wichtigen Vorgänge mehr: julitecworkflow verfolgt für Sie sämtliche Listen und Ereignisse und informiert Sie umgehend per oder Erinnerung, sobald eine wichtige Information für Sie vorliegt. So können Sie sich als Vertriebsmitarbeiter automatisch fünf Tage nach dem Versand eines Angebots erinnern lassen, nochmals nachzuhaken natürlich nur, wenn nicht in der Zwischenzeit bereits eine Reaktion eingegangen ist. Oder Sie lassen sich informieren, sobald der Umsatz eines Kunden innerhalb der letzten sechs Monate stark eingebrochen ist um sofort zu handeln und keinen Kunden zu verlieren. üautomatische BEARBEITUNG VON ROUTINETÄTIGKEITEN Vergessen Sie lästige Routinetätigkeiten: julitecworkflow nimmt Ihnen Routinetätigkeiten wie den Versand von Standard- s oder die Erinnerung von Kollegen ab und erledigt alles vollautomatisch für Sie. Organisieren Sie z. B. regelmäßig Veranstaltungen, können Sie eine automatische Erinnerungsmail an diejenigen Teilnehmer schicken lassen, die noch nicht auf Ihre Einladung reagiert haben. Oder Sie lassen Ihre Außendienstmitarbeiter automatisch per informieren, sobald sich ein Interessent im Büro gemeldet hat oder ein neuer Auftrag vorliegt. üschnelle BEARBEITUNG VON ANTRÄGEN Verkürzen Sie Anträge und Freigaben: Indem Sie Anträge für Urlaube, Geschäftsreisen oder Anschaffungen in julitecworkflow hinterlegen, laufen diese automatisch, schnell und für jeden Beteiligten nachvollziehbar ab. Nachdem Sie z. B. eine Geschäftsreise beantragt haben, informiert julitecworkflow automatisch den zuständigen Mitarbeiter, der den Antrag sofort lesen und mit nur einem Mausklick genehmigen kann. So werden die Abläufe in Ihrem Unternehmen beschleunigt und der sonst nötige Papierkram reduziert. üflexible KONFIGURATION VON WORKFLOWS julitecworkflow überwacht sämtliche Ereignisse und Bereiche von juliteccontact/juliteccrm wie z. B. die Bestätigung von Aufträgen, den Eingang von Reklamationen und den Kundenumsatz. Nachdem ein Ereignis eingetreten ist, veranlasst julitecworkflow sofort die gewünschten Folgeaktionen wie den Versand von s an Kollegen oder Kunden oder das Ausfüllen von Eingabefeldern. Ein Kunde kann auf diese Weise automatisch als A-Kunde klassifiziert werden, wenn sein Umsatz eine vorher definierte Höhe übersteigt. Automatische Benachrichtigung per . Benachrichtigung über wichtige Ereignisse (z. B. Geburtstage) Information per oder Aufgabe Versenden von Standard- s wie Anmeldebestätigungen Beschleunigung von Standardabläufen Automatisierung von Urlaubs- und Reiseanträgen Flexible Konfiguration der Workflows... und vieles mehr! Automatische Erledigung von Routinetätigkeiten und Workflows 21

22 julitecdm DOKUMENTEN- UND WISSENSMANAGEMENT FÜR EINFACHE UND SCHNELLE ABLÄUFE IM BÜRO Basismodul ausbaubar zum Intranet mit julitecdm Web-Access Dokumenten- und Wissensmanagement vereinfacht die Abläufe im Büro, hilft Kosten für Ablage zu sparen und unterstützt die Bearbeitung von Anfragen. Mit julitecdm wird Dokumentenmanagement jetzt auch für kleine und mittlere Unternehmen interessant: Neben der einfachen Installation besticht julitecdm durch seine intuitive Bedienbarkeit, die stark an den Windows Explorer angelehnt ist. julitecdm bedeutet einfachste Verwaltung Ihrer digitalen Dokumente sowie Ihrer täglichen (Papier-)Post. Finden Sie Dokumente so einfach und schnell wie bei Google und behalten Sie den Überblick über Ihre Unterlagen zu Kunden und Interessenten. So einfach und übersichtlich wie der Windows Explorer zeigt der julitecdm Explorer eine Ordnerstruktur mit Dokumenten und eine Vorschauansicht. Zentrale und einheitliche Ablage Verwaltung aller Dateitypen Einscannen von Briefen und Faxen OCR-Texterkennung Volltextsuche über alle Inhalte PDF-Konvertierung Zugriffsrechte für Ordner und Dokumente Dokumente per versenden Elektronische Kundenakte mit juliteccrm... und vieles mehr! Die nahtlose Integration in juliteccontact/juliteccrm ermöglicht Funktionalitäten, die den Arbeitsalltag bedeutend einfacher machen! Und alle Dokumente liegen griffbereit bei der jeweiligen Adresse. 22 Dokumenten- und Wissensmanagement (DMS)

23 üeinfach ABLEGEN! Ablage in zeitgemäßer Form: Warum Word-Dateien und s ausdrucken, um sie in einem Leitz- Ordner abzuheften? Mit julitecdm legen Sie für jeden Kunden oder Interessenten einen Ordner an genauso einfach wie im Windows Explorer. Anschließend legen Sie alle digitalen Dokumente (Word, Excel, usw.) und auch alle eingescannten Papierdokumente (z. B. Kundenbriefe und Faxe) in diesen Ordner. So sind alle Dokumente an einer Stelle. Genauso können Sie natürlich Ordner für Ihre Projekte oder Ihre komplette Verwaltung anlegen. üeinfach ANGENEHMER ARBEITEN! Jeder Mitarbeiter kann jederzeit auf alle Dokumente zugreifen, sie als PDF speichern, per weiterleiten, zur Weiterbearbeitung öffnen oder zum Durchlesen ausdrucken. Die Akte ist nie verlegt, ein Dokument kann nicht mehr verloren gehen. Mit der Vorschauansicht von julitecdm blättern Sie durch den Ordner, als läge er vor Ihnen auf dem Tisch. Mit der Exportfunktion können Sie ganze Ordnerbereiche auf CD brennen oder auf einen USB-Stick speichern und so Ihren Projektmitarbeitern oder Lieferanten Ihre jeweiligen Dokumente übersichtlich aufbereitet mitgeben. Mit der optionalen Versionierung stehen Ihnen zu jedem Dokument auch alle früheren Versionen samt Kommentar zur Verfügung. Mit wenigen Mausklicks und absolut unkompliziert sind die gewünschten Dateien exportiert. üeinfach FINDEN! Sie wissen genau, dass Sie irgendwann einmal einen Brief an Herrn Meier zum Thema Glühbirnen geschrieben haben? Mit der Volltextsuche von julitecdm finden Sie den Brief so einfach wie bei Google. Unabhängig davon, ob es sich um ein digitales Dokument wie eine Word-Datei oder ein eingescanntes Dokument wie ein Kundenfax handelt: Sie geben einfach mehrere Suchbegriffe ein, und in Sekundenbruchteilen erhalten Sie die gefundenen Dokumente, übersichtlich und mit dem relevantesten Dokument an erster Stelle. Die erweiterte Suche ermöglicht Ihnen die gezielte Suche nach Autor, Dokumenttypen, Änderungsdaten oder eigenen Suchkriterien, die Sie vorher selbst festgelegt haben. üeinfach BEDIENEN! Die Oberfläche von julitecdm ist stark an den Windows Explorer angelehnt: Ob Ordner anlegen, Dokumente verschieben oder Dokumenteigenschaften bearbeiten Sie und Ihre Mitarbeiter finden sich sofort und ohne Schulung zurecht. Nutzen Sie die Ablage von julitecdm zum Aufbau einer internen Bibliothek oder zum Sammeln von Firmenwissen noch nie war Ablage so einfach und schnell. üelektronische KUNDENAKTE Ihr Kunde ruft an und hat Rückfragen zu dem Angebot oder dem Mailing, das er gestern von Ihnen erhalten hat? Die elektronische Kundenakte gibt Ihnen auf einen Blick Auskunft über alle Briefe, s, Angebote und Kalkulationen zu Ihren Kunden, Interessenten oder Kooperationspartnern. Durch die nahtlose Integration von julitecdm in das Kundenbeziehungsmanagementsystem juliteccrm bzw. juliteccontact werden Ihnen alle Dokumente direkt im Adressfenster angezeigt. Ohne Umwege über ein weiteres Programm können Sie alle Dokumente in der Vorschau lesen und z. B. bei telefonischen Anfragen sofort Auskunft geben. Alles im Blick: In diesem Fenster können Sie auch gleich Zugrifffsrechte festlegen (Reiter Sicherheit ). Mit der erweiterten Suche des julitecdm Explorers können Sie nach Verfasser, Erstellungs- und Änderungsdatum, im kompletten Inhaltstext sowie nach allen weiteren Feldern suchen. Dokumenten- und Wissensmanagement (DMS) 23

24 julitecdm Web-Access WEBZUGRIFF FÜR julitecdm UND INTRANET FÜR DOKUMENTE UND FIRMENWISSEN Zusatzmodul für julitecdm Heben Sie den Informationsschatz Ihres Unternehmens: Mit julitecdm Web-Access können Sie von überall auf der Welt per Internetbrowser auf Ihre Dokumente zugreifen. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie mühevoll Dokumente aus tief verschachtelten Ordnern zusammensuchen oder telefonisch Dokumente anfordern mussten. Jetzt steht Ihnen die Funktionalität unseres Dokumentenund Wissensmanagementsystems julitecdm auch im Internetbrowser zur Verfügung. Nutzen Sie julitecdm Web-Access, um Ihr Firmenwissen zentral und strukturiert verfügbar zu machen. Sammeln Sie alle relevanten Dokumente wie Anleitungen, Hilfestellungen, Verkaufsprospekte, Preislisten, etc. an einem Punkt. Durch die Verschlagwortung und Verknüpfung der Dokumente, z. B. mit Produkten, Kunden oder Projekten steht Ihren Mitarbeitern ein von überall zugreifbarer Informationspool zur Verfügung. So verkürzen Sie die Zeit der Dokumentensuche und können das vorhandene Wissen überall im Unternehmen einsetzen. Hauptfenster mit aufgeklappter Ordnerstruktur, Suchergebnis und Vorschau. Sämtliche Dokumente jederzeit online verfügbar Zugriff von überall per Browser Volltextsuche über alle Inhalte Erweiterte Suche nach Datum, Autor, Dateityp, etc. Zugriffsrechte für Ordner und Dokumente Wissensdatenbank Verschlagwortung Zusammenarbeit mit Lieferanten oder im Team... und vieles mehr! Die Zusammenarbeit in Teams und Projekten fördern Sie ebenfalls mit julitecdm Web-Access: Mobile Mitarbeiter und Projektteams, in denen z. B. externe Lieferanten und Dienstleister mitarbeiten, können problemlos über den Internetbrowser gemeinsam Dokumente verwalten und bearbeiten. So beschleunigen Sie den Informationsfluss und haben jederzeit die aktuelle Version eines Dokuments zur Verfügung. 24 Webzugriff für julitecdm und Intranet

25 üeinfachste BEREITSTELLUNG VON DOKUMENTEN Mit julitecdm Web-Access können Sie über den normalen Internetbrowser von überall auf Ihre Dokumente zugreifen über die verschiedenen Suchfunktionen oder wie gewohnt über eine Ordnerstruktur wie im Windows Explorer. Natürlich lässt sich julitecdm Web-Access in Ihr bestehendes Firmenintranet einbinden. Die Zugriffsrechte garantieren, dass geheime Dokumente nur dem entsprechenden Nutzerkreis zugänglich gemacht werden. üstrukturierter AUFBAU DES FIRMENWISSENS Um Ihr Unternehmenswissen strukturiert zu sammeln und aufzubereiten, bietet sich die manuelle Verschlagwortung von julitecdm Web-Access an: Sammeln Sie alle Dokumente und legen Sie eigene Kriterien für jedes Dokument fest, nach denen Sie direkt recherchieren können, z. B. Aktenzeichen, Produktgruppe, Sprache oder Freigabestatus. Beispiel: Technische Dokumentationen können Sie mit den zugeordneten Produkten und Versionen verschlagworten. So können Sie für Ihre mobilen Service-Techniker Handbücher und technische Informationen verfügbar machen. Dokumenteigenschaften jederzeit einsehen und bearbeiten. üeinfachste SUCHE NACH INHALTEN UND SCHLAGWÖRTERN Mit der Volltextsuche von julitecdm Web-Access finden Sie Ihre Dokumente so einfach wie mit Google: Tippen Sie z. B. Empfehlung Meier 2005 ein, finden Sie sofort alle Empfehlungen, die Ihnen Herr Meier im Jahr 2005 schriftlich gegeben hat. Mit der erweiterten Suche von julitecdm Web-Access können Sie nach allen Zusatzinformationen der Dokumente suchen: nach dem letzten Änderungsdatum genauso wie nach dem Autor oder dem Dokumenttyp, um z. B. nur Vorträge im Microsoft PowerPoint-Format zu finden. ümobiler ZUGRIFF Mit julitecdm Web-Access stehen alle Dokumente auch mobilen Teams und externen Beteiligten zur Verfügung, die sie in der Dokumentvorschau direkt lesen, per weiterleiten oder zur Weiterbearbeitung öffnen können. Umgekehrt können Ihre mobilen Mitarbeiter z. B. Ihre Zeitabrechnungen ablegen, worauf diese sofort in der Buchhaltungsabteilung der Zentrale landen. Dabei gelten natürlich verschärfte Sicherheitsbedingungen wie verschlüsselte Datenübertragung mit HTTPS. üeinfachste ZUSAMMENARBEIT IM TEAM Insbesondere bei stark projekt- oder teambezogener Arbeitsweise können mehrere Mitarbeiter problemlos Dokumente austauschen und bearbeiten. Mit der optionalen Versionierung können Sie alle Zwischenversionen von Dokumenten automatisch speichern lassen samt einem Kommentar, was in welcher Version verändert wurde. So können Sie jederzeit sicherstellen, dass keine Version verloren geht! Erweiterte Suche nach Volltext, Dateityp und Aufbewahrungsort. Mobiler Zugriff auf Originaldateien und PDF- Versionen. Webzugriff für julitecdm und Intranet 25

26 AKADEMIE Schulungen bei julitec - damit wird Software noch einfacher! Erfahrungswerte zeigen: Bereits nach einem halben Tag Einarbeitung arbeitet ein Großteil der Kunden schnell und einfach mit julitec. Um aber alle umfangreichen Möglichkeiten voll ausschöpfen zu können, ist oft der eine oder andere Hinweis eines erfahrenen Nutzers sinnvoll. Auch hier haben Sie es mit julitec einfach nutzen Sie umfangreiche Schulungsmöglichkeiten. Entweder direkt bei Ihnen vor Ort oder in der julitec Akademie. IN-HOUSE SCHULUNGEN Bequemer geht es nicht direkt bei Ihnen vor Ort zeigt ein julitec Profi Ihren Mitarbeitern, wie einfach und schnell es sich mit julitec Software arbeiten lässt. Dabei kann auf die spezielle Situation in Ihrem Unternehmen optimal eingegangen werden, Ihre Ideen und Anforderungen direkt unter Anleitung umgesetzt werden und es besteht genug Zeit und Raum für individuelle Fragen. Sie stellen den Raum, IT und Ihre Mitarbeiter wir machen den Rest. julitec AKADEMIE Besonders für kleine Unternehmen bietet die julitec Akademie eine kostengünstige Möglichkeit, schnell und einfach die umfangreichen Funktionen der Software nutzen zu können. Aber auch erfahrene Anwender können in den Schulungen für Fortgeschrittene ihr Spezialwissen vertiefen, z. B. im Bereich Marketing oder Systemanpassungen. Zu unterschiedlichsten Themenfeldern erklären Ihnen die julitec Profis, wie z. B. Textvorlagen optimal angelegt werden oder Sie mit der Faktura Ihre Artikel verwalten können. Für Einzelanwender oder kleine Firmen kann die Teilnahme an einem Seminar unserer julitec Akademie oftmals günstiger sein als eine In-house Schulung. 26 Vor-Ort-Schulungen und Seminare

27 julitec steht für einfachste Software bei Installation, Anpassung und täglicher Bedienung. Um aber zusätzlich auf Ihre speziellen Anforderungen einzugehen, unterstützen wir Sie vor Ort bei der erstmaligen Installation, der Anpassung sowie dem laufenden Betrieb Ihrer julitec-softwarelösung: ü INSTALLATION Einrichtung auf Ihren PCs und Laptops Allgemeine Einstellungen und Konfiguration der Softwarelösungen ü EINFÜHRUNG Anpassung auf Ihre speziellen Anforderungen Textvorlagen für Briefe, Faxe und s Eingabefelder für spezielle Informationen und vieles mehr ü SCHULUNG Ausführliche Einweisung in die tägliche Bedienung Tiefergehendes Verständnis für Verteiler, Kampagnen etc. Tipps & Tricks ü UPDATES & SUPPORT Regelmäßige Updates mit neuen Programmfunktionen Telefon- und -Support für alle Fragen zum Programm Profitieren Sie von einer schnellen Einführung und unserer langjährigen Erfahrung und bleiben Sie durch unsere Updates stets auf dem aktuellen Stand der Technik. Bei allen Fragen zur täglichen Anwendung unterstützt Sie unser kompetenter Support per Telefon und . Gerne beraten wir Sie über die Möglichkeiten und Konditionen und unterbreiten Ihnen ein individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnittenes Angebot! 27