SmartDocuments für Ihr Output-Management

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3 SmartDocuments für Ihr Output-Management Ausgehende Dokumente sind eine wichtige Visitenkarte Ihres Unternehmens. Deshalb sollten Sie darauf achten, dass die Unterlagen nicht nur inhaltlich korrekt sind, sondern auch den Corporate-Design-Vorgaben des Unternehmens entsprechen. Haben Sie einen guten Überblick über die Qualität und das Erscheinungsbild Ihrer Ausgangspost? Möchten Sie Ihre Dokumentprozesse optimieren und ohne großen Aufwand sicherstellen, dass ausschließlich coporate-identity-konforme, juristisch einwandfreie und mit aktuellen Unternehmensdaten versehene Unterlagen Ihr Haus verlassen? Dann ist es höchste Zeit, dass Sie SmartDocuments kennenlernen. Was ist SmartDocuments? Die SmartDocuments Suite ist eine intelligente und flexible End-to- End-Softwarelösung zur Dokumenterstellung, die sich nahtlos in Ihre Anwendungslandschaft einfügt. Sie standardisiert und automatisiert die dokumentorientierten Prozesse Ihrer gesamten Organisation. Durch die Leistungsfähigkeit und die weitreichenden Integrationsmöglichkeiten verfügen Sie mit SmartDocuments über eine Komplettlösung zur Dokumenterstellung, Verwaltung von Inhalten und Vorlagen sowie zur Sicherstellung eines unternehmensweiten einheitlichen Layouts und Designs. SmartDocuments bietet Ihnen eine zentrale, einheitliche Umgebung für sämtliche Corporate Design-, Unternehmens- und Vorgangsvorlagen und ermöglicht Ihnen so die Erstellung unterschiedlichster Dokumente. Zusätzlich profitieren Sie bei der Erstellung der Templates von der effizienten und einfachen Vorlagenverwaltung. Den maximalen Nutzen erreichen Sie, wenn Sie SmartDocuments in andere Anwendungen Ihrer IT-Architektur integrieren. Aufgrund der vielfältigen Integrationsmöglichkeiten ist SmartDocuments ein unverzichtbares Bindeglied bei Enterprise-Content-Management (ECM) Enterprise-Output-Management (EOM) Prozessorientierter Arbeitsweise Unsere Anbindungen an verschiedene Archiv- und Dokument- Management-Systeme (DMS) unterstützen Sie außerdem bei der Einhaltung der für die Archivierung, Nachvollziehbarkeit und Auffindbarkeit von Dokumenten geltenden Vorschriften und Gesetze. Bei SmartDocuments handelt es sich um Standardsoftware, die sich nahtlos in Ihre IT-Architektur einfügt und sich gleichzeitig wie speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten präsentiert. Aktuell wird SmartDocuments von ca Anwendern genutzt. Dabei handelt es sich sowohl um große wie auch mittelständische Unternehmen und Organisationen mit hohem Dokumentaufkommen, wie beispielsweise Banken, Versicherungen, Wohnungsgesellschaften oder Behörden. Auf einen Blick: Die Vorteile von SmartDocuments Schnellere, genauere und konsistente Erstellung Ihrer Korrespondenz Einheitliches Erscheinungsbild und höhere Qualität Ihrer externen Kommunikation durch Standardisierung, Zentralisierung und Automatisierung Ihrer (digitalen) Dokumentenflüsse Direkte Kostensenkungen und erhöhte Effizienz der Mitarbeiter Integration mit einer Vielzahl von Anwendungen Unterstützung bei der Erstellung von Ad-hoc- und hochvolumiger Geschäftskorrespondenz

4 1. 4 Bausteine zur Optimierung Ihrer Dokumentprozesse 1. Corporate Design (CD) / Corporate Identity (CI) SmartDocuments ermöglicht Ihnen, die Corporate Design- Vorgaben Ihres Hauses unabhängig vom eigentlichen Inhalt umzusetzen und zu verwalten. Dadurch vermeiden Sie stilistische, inhaltliche und juristische Fehler. Gleichzeitig erreichen Sie eine Reduzierung der im Unternehmen verwendeten Vorlagen. Oftmals geht dies mit einer Kostenreduzierung für vorbedruckte Unterlagen, wie beispielsweise Firmenbriefpapier einher Verwaltung und Effizienz Ein zweiter und ebenso wichtiger Baustein die fehlerfreie und konsistente Bereitstellung der Inhalte wird durch das benutzerfreundliche Content-Management von SmartDocuments ermöglicht. So enthalten die Vorlagen beispielsweise keinerlei Makros und können daher mühelos von den Mitarbeitern der Fachabteilung erstellt und verwaltet werden. Die Realisierung oder eine dauerhafte Unterstützung durch die IT-Abteilung oder externe Berater ist nicht notwendig, da Grundlagenkenntnisse im Umgang mit einem Textverarbeitungsprogramm völlig ausreichend sind. SmartDocuments ist intuitiv und einfach bedienbar sowohl durch den Endanwender, als auch durch den Administrator. Die Erstellung der Vorlagen erfolgt durch die Formulierung von Fragen und deren Positionierung an den jeweiligen Textstellen per Drag & Drop. Nach einer 2-tägigen Schulung sind Ihre Power-User und Administratoren in der Lage, eigene Vorlagen zu erstellen bzw. das System zu verwalten. Eine solche Schulung kann sowohl bei uns, als auch bei Ihnen im Haus erfolgen. 3. Erstellen einer Vorlage in 4 einfachen Schritten: Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Schritt 4: Erzeugen der Vorlage im SmartEditor. Erstellen einer Frage-Struktur. Testen und ggf. Anpassen der Struktur. Positionierung der Fragen per Drag & Drop an die Stellen im Text, wo die Antwort verarbeitet werden soll. 4.

5 Die Arbeit mit SmartDocuments ist einfach und effektiv. Und nicht nur das! Sie macht auch Spaß! 1. Dank des intelligenten Aufbaus von SmartDocuments kann die Anzahl der verwendeten Vorlagen häufig bereits innerhalb kurzer Zeit reduziert werden. Unsere Kunden haben durch die Einführung von SmartDocuments die Anzahl der Vorlagen um durchschnittlich 40 % verringert! Außerdem beinhaltet SmartDocuments eine intelligente Verwaltung von Vorlagen und Endbenutzerdaten. So werden beispielsweise die CD- und CI- Vorgaben an einem einzigen Ort statt in jeder einzelnen Vorlage festgelegt. Mithilfe der Vorlagen können Endbenutzer mühelos fehlerfreie Dokumente erstellen. Dies ist ad hoc sowie über eine Integration mit Ihrem Unternehmensdaten- und/oder Workflowsystem möglich. Darüber hinaus können Sie SmartDocuments diese Dokumente anhand eines festen und strukturierten Schemas direkt in Ihrem DMS ablegen lassen. 2. Bei der Dokumenterstellung wird der Anwender vom SmartDocuments-Assistenten geführt. Aufwendige Schulungen sind nicht erforderlich; eine kurze Einweisung genügt. Anschließend können Ihre Mitarbeiter sofort mit der Erstellung von Dokumenten beginnen und sind schnell mit SmartDocuments vertraut. Erstellen eines Dokuments in 3 einfachen Schritten: Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Der Endbenutzer wählt das zu erstellende Dokument aus. Der Endbenutzer beantwortet Fragen oder wählt durch Aktivieren von Kontrollkästchen Optionen aus. Wenn der Endbenutzer den Vorgang abgeschlossen hat, wird das Dokument im gewünschten einheitlichen Layout des Unternehmens auf dem Bildschirm angezeigt. 3.

6 3. Unabhängigkeit und Kompatibilität Auch der dritte Baustein die anwendungs- übergreifende Beschaffung variabler Daten trägt zu einem fehlerfreien, konsistenten Output bei. Müssen Ihre Mitarbeiter bei der Erstellung von Dokumenten Informationen manuell aus verschiedenen Datenbanken übernehmen? Dies ist eine sehr fehleranfällige, inkonsistente und zeitaufwendige Methode, Informationen in Ihre Korrespondenz einzubinden. Mit Smart- Documents ist damit ein für alle Mal Schluss. Durch den Einsatz von SmartDocuments sind Sie außerdem unabhängig von der verwendeten Textverarbeitung, da die Software unter anderem sowohl mit Microsoft Word als auch mit dem Writer von OpenOffice.org kompatibel ist. Dies hat für Sie den Vorteil, dass Sie nach Einführung von SmartDocuments zukünftig problemlos zu einer neuen Microsoft Office- Version oder in eine OpenOffice.org-Umgebung migrieren können. 4. Automatisierung, Integration und Standardisierung Oft haben Unternehmen verschiedene Anwendungen im Einsatz, die auf speziellen anwendungseigenen Vorlagen basieren. Dies führt zu einer Vielzahl von gleichen Vorlagen in den unterschiedlichen Systemen. Doch was kostenbewusste Unternehmen heutzutage brauchen ist eine zentrale Vorlagenerstellung und verwaltung. Dank der zahlreichen Integrationsmöglichkeiten von SmartDocuments ist dies jetzt möglich, denn eine der großen Stärken der Lösung liegt in der Leichtigkeit, mit der sie von anderen Anwendungen aufgerufen und gesteuert werden kann. Darüber hinaus kann mit SmartDocuments die Speicherung von Dokumenten in einem DMS automatisch erfolgen. Die benötigten Indizes kommen dabei direkt aus der Fragestruktur, sodass der Anwender sich nicht mit zusätzlichen Indizierungssbildschirmen auseinandersetzen muss und die einheitliche Speicherung und somit das Auffinden der Dokumente trotzdem sichergestellt ist. ERP Workflow Management System XML Process Prozess Modelling modellierung APP S AD/NDS SmartDocuments bietet weitreichende Integration in Anwendungen wie: Dokument-Management-Systeme (DMS) Workflow-Management- / Business-Process- Management-Systeme (WFM/BPM) Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) Individual-Applikationen DATABASES Datenbanken Dokument Document Management System Aktenplan DSP

7 Amortisierung / Return on Investment (ROI) Dank ihrer hohen Effizienz amortisiert sich die SmartDocuments-Software bereits nach kurzer Zeit: Ihre Mitarbeiter sparen Zeit, weil sie schnell und einfach fehlerfreie Dokumente erstellen können. Für die Verwaltung Ihrer Vorlagen werden keine externen Berater oder Programmierer mehr benötigt. In vielen Fällen sinken die Kosten für vorgedrucktes Geschäftspapier. Dies ist jedoch noch nicht alles: Unsere Entwickler verbessern und erweitern unsere Software fortlaufend, sodass Sie sicher sein können, eine zukunftssichere Investition zu tätigen. Sie interessant. Die Standard Edition umfasst die grundlegenden Anwendungen und Features der SmartDocuments Suite und ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von bis zu 100 Vorlagenobjekten.* StandardPlus Edition: Die StandardPlus Edition umfasst die grundlegenden Anwendungen und Features der SmartDocuments Suite und ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von bis zu 250 Vorlagenobjekten.* Professional Edition: Möchten Sie eine unbegrenzte Anzahl von Vorlagen verwalten? In diesem Fall ist die Professional Edition genau das, was Sie suchen. *Vorlagenobjekte sind Kopf- und Fußzeilen, Textbausteine und Textkörpervorlagen. Was beinhaltet die SmartDocuments Suite? Die SmartDocuments Suite beinhaltet sämtliche grundlegenden Funktionen. Sie besteht aus dem SmartDocuments-Assistenten, SmartControl, dem SmartEditor und der Anwendung Admintools. Erhältlich ist die Suite in drei Editionen: Standard, StandardPlus und Professional. Dabei können Sie, je nach Ausrichtung der IT-Strategie Ihres Unternehmens, für die Dokumenterstellung zwischen dem Einsatz eines Rich- oder eines Web-Client wählen. Standard Edition: Verwenden Sie nur wenige Vorlagen, die Sie aber gern effizient verwalten würden? Oder suchen Sie nach einer Anwendung, mit der Sie die CD-Vorgaben Ihres Unternehmens verwalten können? In diesem Fall ist die Standard Edition für Skalierbarkeit Ein weiterer der vielen Vorteile der SmartDocuments Suite ist ihre Skalierbarkeit. Dadurch ist SmartDocuments für jede Art von Organisation geeignet. Ihre Einsetzbarkeit reicht von der Verwaltung weniger Vorlagen oder der CD-Vorgaben eines Unternehmens bis hin zur hoch komplexen Integration in Bürokommunikations-/ECM-Umgebungen. Das heißt, Sie können klein beginnen und erst bei Bedarf problemlos zu einer Edition mit höherer Kapazität migrieren oder durch nachträgliche Implementierung von Zusatzmodulen, Integrationen oder speziellen Fragetypen zusätzlich benötigte Funktionalität nutzen. Dass heißt, Funktionalität verursacht erst dann Kosten, wenn sie tatsächlich gebraucht wird. Auf diese Art und Weise lässt sich SmartDocuments auch leicht in Ihre IT-Strategie integrieren.

8 Über SmartDocuments Deutschland GmbH Die SmartDocuments Deutschland GmbH ist eine 100%ige Tochter der SmartDocuments Nederland B.V. SmartDocuments Nederland ist ein dynamisches Softwareunternehmen mit Haupsitz in Deventer in den Niederlanden sowie Niederlassungen in Deutschland, Schweden und der Ukraine. Unser Ziel ist es, einer der führenden Anbieter im Bereich Dokumenterstellung zu werden. Daher verbessern und erweitern wir permanent unser Kernprodukt, SmartDocuments. Derzeit arbeiten ca Anwender in rund 200 Unternehmen mit SmartDocuments. Unsere Software wird dabei sowohl von mittelständischen, als auch großen Organisationen und Unternehmen wie Banken, Versicherungen, Wohnungsgesellschaften oder Behörden eingesetzt. Die Anwendergruppe BeingSmart Die Kundenzufriedenheit ist die Quelle unseres Erfolgs und die solide Grundlage unseres Bestehens. Um die Wünsche und Anforderungen unserer Kunden bestmöglich erfüllen zu können, haben wir in 2008 die SmartDocuments-Anwendergruppe BeingSmart ins Leben gerufen. Als unser Kunde sind Sie herzlich dazu eingeladen, dieser Gruppe beizutreten und mitzuwirken. Neben dem Erfahrungsaustausch mit anderen Unternehmen freuen wir uns über Ihr Feedback bzw. Ihre Anregungen. Implementierung und Schulungen Eine exzellente Software-Lösung ist die eine Sache. Ihre erfolgreiche Einführung in das Unternehmen ist jedoch mindestens ebenso entscheidend. Unsere Berater und Partner wissen darum und freuen sich darauf, Ihnen dabei gegebenenfalls behilflich zu sein. Eine straffe Projektplanung und eine enge Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern sorgt dabei für kurze Projektlaufzeiten und den nötigen Wissenstransfer. Ihre Administratoren erhalten außerdem, wahlweise bei uns oder in Ihrem Unternehmen vor Ort, eine gründliche zweitägige Schulung, die sie in die Lage versetzt, das System und die Vorlagen selbstständig zu verwalten. Support / Service Auch nach der Einführung der Software können Sie sich weiterhin auf uns verlassen! Daher steht Ihnen unser Support- und Serviceteam an Wochentagen von 8:30 17:30 Uhr telefonisch, per oder über unsere Website gerne zur Verfügung. Bei telefonischer Kontaktaufnahme erhalten Sie soweit möglich sofort, spätestens jedoch innerhalb von zwei Stunden eine Antwort. Möchten Sie mehr erfahren? Dann rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine . Wir freuen uns auf Sie und informieren Sie gerne über die individuellen Vorteile, die SmartDocuments Ihnen bietet. SmartDocuments Deutschland GMBH T +49 (0) Siemensstrasse 31 info@smartdocuments.nl D Kleve