Geschäftsprozessorientiertes Dokumentenmanagement mit SAP

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1 Rinaldo Heck Geschäftsprozessorientiertes Dokumentenmanagement mit SAP Bonn Boston

2 Inhalt Geleitwort der DSAG Vorwort Wozu benötigt man ein Dokumentenmanagement-System? Welche rechtlichen Rahmenbedingungen sind für den Betrieb eines solchen Systems relevant? Was benötigt man für die Integration von Dokumenten in Geschäftsprozessen? Alle diese Fragen werden in diesem Kapitel beantwortet Einführung Dokumente in Unternehmen Dokumente und ihre Bedeutung in Geschäftsprozessen Dokumentenmanagement SAP NetWeaver Jedes SAP-System bietet alle notwendigen Funktionen, damit effizientes Dokumentenmanagement möglich wird. Dieses Kapitel gibt Ihnen einen Einblick in die grundsätzliche Funktionsweise der verschiedenen Technologien Grundlagen des Dokumentenmanagements mit SAP Was ist ein»dokument«im SAP-System? Services für den Eingang/die Klassifizierung von Dokumenten SAP ArchiveLink-Szenarien für Eingangsdokumente Kopplung von Folgeaktivitäten an ArchiveLink Services für die Ablage/Archivierung von Dokumenten SAP Content Server und SAP Cache Server Content Management Service des Knowledge Providers Document Management Service des Knowledge Providers Services für die Recherche SAP ArchiveLink Document Finder Search and Classification Engine (TREX) SAP NetWeaver Enterprise Search Services für die Anzeige von Dokumenten HTML-Viewer ECL-Viewer OLE-Automation Weitere Möglichkeiten zur Einbindung des Document Viewers Services für die Administration von Dokumenten

3 Inhalt SAP bietet mehr als ein herkömmliches Dokumentenmanagement-System: Zusätzlich zu den Workflow-Funktionalitäten bietet es Technologien für den Schriftverkehr und für die Integration zwischen fachlichen Anwendungen und den zugehörigen Dokumenten im SAP-System Grundlagen für die Definition von Geschäftsprozessen Services für die Benachrichtigung von Zuständigen Prinzipielle Arbeitsweise von SAP Business Workflow Definition von Workflows Bearbeiterfindung Ansteuerung von Workflows aus Programmen Services für die Integration von Geschäftsprozessen und Dokumenten SAP Records Management Generische Objektdienste Services für den Schriftverkehr SAP Interactive Forms by Adobe SAP ArchiveLink-Szenarien für Ausgangsdokumente Nachdem wir uns in den letzten Kapiteln einen Überblick über die verschiedenen Technologien von SAP verschafft haben, beschäftigen wir uns in diesem Kapitel mit dem praktischen Einsatz im Projekt und mit der Integration der verschiedenen Technologien Praxisbeispiel»Posteingangsbearbeitung« Vorbereitungen Archivierung Datenbank-Content-Repository anlegen Dokumentarten und Verknüpfungen zum Geschäftspartner anlegen Simulationsprogramm für Posteingang und Datenerkennung Vorgangstabelle und Verbuchungsbaustein anlegen User Exit implementieren Business-Objekt anlegen Objekttyp anlegen Schlüsselfeld anlegen Methode STATIC_DISPLAY anlegen Workflow Grundcustomizing durchführen Workflow-Aufgabe und -Muster anlegen Sperrobjekt für den Vorgang anlegen Einstellungen für Kundenakte pflegen Vorbereitung Aktenmodell anlegen Content-Modell anlegen Elementart für die Kundenakte anlegen

4 Inhalt 4.10 Implementierung der Serviceklasse Aktenoperationen ArchiveLink Geschäftspartner Verteilung Workflow Vorgang Methode STATIC_DISPLAY implementieren Steuerungsprogramm anlegen Document-Finder-Recherche implementieren Generische Objektdienste implementieren Bei der Definition eines Projekts entsteht eine Vielzahl von Fragen. Die Produktivsetzung ist ebenfalls kein Selbstläufer, zudem gibt es tägliche Aufgaben im Betrieb einer Lösung. All diese Themen werden in diesem Kapitel behandelt Vorgehen im Projekt und Betrieb der Lösung Phasenmodell zur Vorgehensweise Welche Informationen sind vom Fachbereich zu sammeln? Welche Randbedingungen sind zu klären? Welche Grundeinstellungen sind notwendig? Welche Probleme entstehen bei der Produktivsetzung? Was ist beim Betrieb einer Lösung zu beachten? Anhang A Transaktionslandkarte B Glossar C Literatur C.1 SAP-Hinweise C.2 Weitere Informationen D Abbildungsverzeichnis E Tabellenverzeichnis F Der Autor Index

5 Jedes SAP-System bietet alle notwendigen Funktionen, damit effizientes Dokumentenmanagement möglich wird. Dieses Kapitel gibt Ihnen einen Einblick in die grundsätzliche Funktionsweise der verschiedenen Technologien. 2 Grundlagen des Dokumentenmanagements mit SAP Beim geschäftsprozessorientierten Dokumentenmanagement mit SAP bilden standardisierte Technologien, die in jedem SAP-System vorhanden sind, die Basis. Damit wird die Abbildung eines vollständigen Dokumentenmanagements möglich (siehe Abbildung 2.1). Geschäftsprozessorientiertes Dokumentenmanagement mit SAP Integration Schriftverkehr Workflow Administration Anzeige Recherche Ablage/ Archivierung Eingang/ Klassifikation Datenbank mit Verwaltungsdaten SAP Content Server SAP Cache Server Third-Party-Archiv Filesystem RAID-System Datenbank Jukebox Abbildung 2.1 Überblick Dokumentenmanagement mit SAP 33

6 2 Grundlagen des Dokumentenmanagements mit SAP In diesem Kapitel werden wir uns die Basis näher betrachten. Dazu zählen: Eingang/Klassifizierung Ablage/Archivierung Recherche Anzeige Administration 2.1 Was ist ein»dokument«im SAP-System? Bevor wir auf die einzelnen Technologien eingehen, möchte ich den Begriff des Dokuments erläutern, der die Grundlage für das Verständnis der dokumentenbezogenen SAP-Architektur bildet. Abbildung 2.2 zeigt den grundsätzlichen Aufbau eines Dokuments in SAP. Verwaltungsdaten Logisches Dokument 1 n Physisches Dokument 1 n Komponente 1 Inhalt 1 Content Abbildung 2.2 Dokumentbegriff Zentrale Bestandteile des SAP-Dokuments sind das logische Dokument, das physische Dokument, die Komponente und der Content. Das logische Dokument ist die Basis des Dokuments in all seinen Ausprägungen. Ein logisches Dokument kann ein oder mehrere physische Dokumente enthalten. Die phy- 34

7 Was ist ein»dokument«im SAP-System? 2.1 sischen Dokumente enthalten wiederum eine oder mehrere Komponenten. Komponenten verweisen eindeutig auf den Content. Als Content wird entsprechend der eigentliche Inhalt des Dokuments bezeichnet. Somit stehen das logische und das physische Dokument sowie die Komponente zusammen für die Verwaltungsdaten. Mithilfe dieser Definition können alle Arten von Dokumenten beschrieben und technisch abgebildet werden. Betrachten wir nun den Aufbau eines Dokuments am Beispiel einer Bewerbungs- mit drei Anhängen (siehe Abbildung 2.3), die an ein Unternehmen geschickt wird. Abbildung 2.3 Bewerbungs- mit drei Anhängen Übertragen wir den Aufbau der Mail auf unseren Basisbegriff des Dokuments, so könnten wir das Dokument wie in Abbildung 2.4 dargestellt abbilden. Die ist dann das logische Dokument Bewerbung Rinaldo Heck. Diesem ist ein physisches Dokument Bewerbung RH1 mit den vier Komponenten Mailbody, Lebenslauf, Passfoto und Bewerbungsschreiben zugeordnet. Die Komponenten verweisen auf die entsprechenden Inhalte Mailbody, lebenslauf.doc, passfoto.bmp und bewerbungsschreiben.txt. Die in Form des Mailbodys wird hier als vierte Komponente mit entsprechendem Inhalt abgebildet. Da das Unternehmen im Laufe der Zeit viele Bewerbungen erhält, wird ein Bewerbermanagement eingesetzt, das jedem Bewerber eine Nummer zuordnet. Diese Nummer ist unabhängig von der Art der Information und soll als Recherchekriterium für die Mail dienen. Die Bewerbernummer findet im logischen Dokument als Attribut ihren Platz. Schickt der Bewerber seine mit 35

8 2 Grundlagen des Dokumentenmanagements mit SAP aktualisierten Daten erneut, wird diese als zweite Version und somit als eigenes physisches Dokument (z.b.»bewerbung RH2«) mit eigenen Komponenten im logischen Dokument abgebildet. Die Komponente verwaltet dabei dessen Daten wie beispielsweise die Dateigröße (siehe Abbildung 2.5). Bewerbung Rinaldo Heck Logisches Dokument Bewerbung RH1 Physisches Dokument Mailbody Lebenslauf Passfoto Bewerbungsschreiben Komponente Mailbody lebenslauf.doc passfoto.bmp bewerbungsschreiben.txt Content Abbildung 2.4 Bewerbungs- im Basisbegriff des Dokuments Bewerbernummer Bewerbung Rinaldo Heck Logisches Dokument Version 1 Version 2 Bewerbung RH1 Bewerbung RH2 Physisches Dokument... Mailbody Lebenslauf Passfoto Bewerbungsschreiben Dateigröße: 119 KB Komponente... Mailbody lebenslauf.doc passfoto.bmp bewerbungsschreiben.txt Content Abbildung 2.5 Bewerbungs- mit Attributen und mehreren physischen Dokumenten 36

9 Services für den Eingang/die Klassifizierung von Dokumenten 2.2 Dieses Beispiel kann man auf Basis der fachlichen Anforderungen der Personalabteilung beliebig erweitern. Es ist auch eine ganz andere Sicht auf das Dokument möglich. Man könnte beispielsweise den Lebenslauf, das Bewerbungsschreiben und das Passfoto als jeweils eigenes Dokument definieren und direkt entsprechend weitere logische Dokumente erzeugen, die jeweils auf die entsprechenden Komponenten verweisen. Diese Definition ist eine der vielen Aufgaben in Dokumentenmanagement-Projekten. 2.2 Services für den Eingang/die Klassifizierung von Dokumenten Für den Eingang von Dokumenten wird meist SAP ArchiveLink genutzt. Die zentrale Aufgabe von SAP ArchiveLink liegt in der Erzeugung einer Verknüpfung zwischen SAP Business-Objekten und Business-Dokumenten (siehe Abbildung 2.6). Das Zustandekommen dieser Verknüpfung ist abhängig von den fachlichen Anforderungen und wird bei SAP ArchiveLink über sogenannte Szenarien für Eingangsdokumente abgebildet. Kundenkontakt Material Vertrieb Reklamation Zeichnung Vertriebsplan SAP Business- Objekt Verknüpfung Business- Dokument Auftrag Anschlussobjekt Personal Auftragsbestätigung Rechnung Lebenslauf Abbildung 2.6 Grundprinzip von SAP ArchiveLink SAP ArchiveLink-Szenarien für Eingangsdokumente Der Eingangsprozess eines Dokuments besteht grundsätzlich aus zwei elementaren Schritten: dem Ablegen des Dokuments im Archiv und, je nach Vorgehen, dem Zuordnen zu einem Business-Objekt oder dem Erfassen 37

10 2 Grundlagen des Dokumentenmanagements mit SAP eines Anwendungsbelegs. Aufgrund von fachlichen Anforderungen an diese beiden elementaren Schritte hat SAP zwischen verschiedenen Eingangsszenarien unterschieden: Ablegen und Zuordnen Hierbei wird das Dokument direkt von einem Sachbearbeiter gescannt, in das Archiv abgelegt und dann einem existierenden Anwendungsbeleg zugeordnet. Zuordnen und Ablegen Über eine manuelle Transaktion wählt ein Sachbearbeiter einen existierenden Anwendungsbeleg aus und legt darauf basierend das Dokument im Archiv ab. Ablegen für spätere Zuordnung Das Dokument wird in der Poststelle eingescannt, im Archiv abgelegt und per SAP Business Workflow dem entsprechenden Sachbearbeiter zugestellt. Dieser ordnet das Dokument einem existierenden Anwendungsbeleg zu. An diesem Szenario sind zwei Personen (Poststelle, Sachbearbeiter) beteiligt. Ablegen und Erfassen Dieses Szenario hat im Prinzip den gleichen Ablauf wie Ablegen und Zuordnen, allerdings legt hier ein Sachbearbeiter zuerst den Anwendungsbeleg an. Ablegen für spätere Erfassung Dieses Szenario folgt dem gleichen Ablauf wie Ablegen für spätere Zuordnung. Der Unterschied liegt wiederum darin, dass der Sachbearbeiter zuerst einen Anwendungsbeleg anlegen muss. Bei Ablegen für spätere Erfassung sind ebenfalls zwei Personen (Poststelle, Sachbearbeiter) beteiligt. Frühes Ablegen mit Barcode Beim Szenario Frühes Ablegen mit Barcode wird das Dokument im Archiv abgelegt. Die Poststelle bringt einen Barcode auf dem Dokument auf und gibt es an den Sachbearbeiter weiter. Dieser führt nun die Zuordnung zum Anwendungsbeleg durch. Damit ist es möglich, mehrere Dokumente einem Anwendungsbeleg zuzuordnen, was auch den häufiger genutzten Fall für dieses Szenario darstellt. Auch hier sind zwei Personen (Poststelle, Sachbearbeiter) beteiligt. Spätes Ablegen mit Barcode Im letzten Szenario erfolgt das Ablegen nach der Erfassung eines Anwendungsbelegs. Dazu bringt der Sachbearbeiter einen Barcode auf das Dokument auf und hinterlegt über den Generischen Objektdienst Barcode erfas- 38

11 Services für den Eingang/die Klassifizierung von Dokumenten 2.2 sen einen Barcode zum Anwendungsbeleg. Danach wird das Dokument gescannt, und der Barcode wird über OCR (Optical Character Recognition) oder manuell erkannt (siehe Hinweis zur ArchiveLink-Zertifizierung in Abschnitt 2.3.2,»Content Management Service des Knowledge Providers«). Beim Melden an das SAP-System wird nun automatisch auf Basis des offenen Barcodes des Sachbearbeiters eine Verknüpfung geschrieben. Hierbei sind zwei Personen (Sachbearbeiter, Scanstelle) beteiligt. Zusätzlich werden in Projekten häufig Abwandlungen der Szenarien genutzt, um entsprechende Verknüpfungseinträge zu erzeugen und damit die Vorteile der Verknüpfung zu nutzen (Anzeige des Dokuments, Nutzung der standardmäßigen Generischen Objektdienste und der Standard-Document- Finder-Recherche etc.). Eine solche Abwandlung nutzen wir in Kapitel 4,»Praxisbeispiel Posteingangsbearbeitung«, um weitere semantische Attribute zu übergeben. Unabhängig von den einzelnen Szenarien ist für die Nutzung von Archive- Link ein Grund-Customizing nötig. Dies kann über den Einführungsleitfaden (IMG) unter SAP NetWeaver Application Server Basis-Services ArchiveLink Grundcustomizing durchgeführt werden und besteht aus folgenden Schritten: Content Repository pflegen (Transaktion OAC0) Ein Content Repository stellt eine Zusammenfassung semantisch gleicher Dokumente dar. Es ist somit ein Teilbereich des Archivs. Ob verschiedene Content Repositorys eine fachliche Trennung oder eine physikalische Trennung in Form von zwei Archiven darstellen, wird in Projekten je nach Infrastruktur entschieden. Dokumenttypen pflegen (Transaktion OAD2) Dokumenttypen sind das technische Format einer Datei (TIFF, PDF, DOC etc.), das einer Dokumentart zugeordnet wird. Somit kann gesteuert werden, mit welchem Programm die Anzeige des Dokuments gestartet werden soll. Dokumentarten pflegen (Transaktion OAC2) Für verschiedene Dokumente ist eine unterschiedliche Verarbeitung denkbar. Dokumentarten bilden somit Gruppierungen oder Untergruppen in den Dokumenten. Eine Abmahnung im Personalwesen muss zum Beispiel nach drei Jahren gelöscht werden. Die Bewertung eines Mitarbeiters dagegen sollte länger als drei Jahre aufbewahrt werden. Somit ist für eine Abmahnung und die Bewertung jeweils eine eigene Dokumentart anzulegen. 39

12 2 Grundlagen des Dokumentenmanagements mit SAP Verknüpfungen pflegen (Transaktion OAC3) Das Ziel von ArchiveLink ist das Schreiben einer Verknüpfung. Dazu muss ein Objekttyp, wie beispielsweise der Geschäftspartner, der entsprechenden Dokumentart, einem Dokumenttyp, einem Content Repository und einer Zieltabelle für die Verknüpfung zugewiesen werden. Diese Zuordnung erfolgt hier. Für die verschiedenen Szenarien sind weitere Customizing-Einstellungen durchzuführen. Diese sind im Einführungsleitfaden unter SAP NetWeaver Application Server Basis-Services ArchiveLink hinterlegt. Dort finden Sie eine Hilfe zu jedem Einzelschritt. Ein weiterer Weg ist der über das Bereichsmenü SOA_COPY. Dort ist allerdings keine Dokumentation hinterlegt Kopplung von Folgeaktivitäten an ArchiveLink Für die Abbildung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen sind häufig Aktivitäten nach dem Schreiben der Verknüpfung notwendig. Dazu zählt beispielsweise das Einfügen des Dokuments in eine Akte. Bis Release 6.40 des SAP NetWeaver Application Servers ist dies nur über die Ereignis-Typ- Kopplung (Transaktion SWETYPV) des SAP Business Workflows möglich. Eine Beispielkopplung sehen Sie in Abbildung 2.7. Abbildung 2.7 Beispiel für eine Typkopplung des Business-Objekts»Geschäftspartner«40

13 Services für den Eingang/die Klassifizierung von Dokumenten 2.2 Dort wird zwischen dem Business-Objekt-Ereignis ASSIGNED und dem Funktionsbaustein SWW_WI_CREATE_VIA_EVENT eine Kopplung hergestellt. Wenn das Auslösen des Ereignisses in der Administration (siehe Abschnitt 2.6,»Services für die Administration von Dokumenten«) von ArchiveLink aktiviert ist, wird beim Schreiben der Verknüpfung das Ereignis ASSIGNED ausgelöst und somit der Quellcode des Funktionsbausteins durchlaufen. Seit Release 7.0 des SAP NetWeaver Application Servers wird zusätzlich der BAdI OA_BADI_LINK zur Verfügung gestellt, der zu verschiedenen Zeitpunkten von ArchiveLink-Abläufen durchlaufen wird. Näheres zu diesem BAdI erfahren Sie im SAP-Hinweis Das Ereignis ASSIGNED ist im Interface IFARCH21 enthalten. Dieses muss in jedem Objekttyp, der für ArchiveLink genutzt werden soll, vorhanden sein. Die nachfolgenden Methoden sind bei der Implementierung eines Archive- Link-Objekttyps relevant: Anzeige des Objekts Die Methode DISPLAY zeigt das Anwendungsobjekt an. Bestätigung des Objekts Die Methode CONFIRM wird zur Bestätigung des Anwendungsobjekts aufgerufen. Dabei sind zwei Drucktasten zur Verfügung zu stellen. Bestätigen liefert das OK an ArchiveLink zurück. Anzeigen ermöglicht die Anzeige des Anwendungsobjekts. Anlegen eines Objekts Die asynchrone Methode CREATE legt ein Anwendungsobjekt an und benötigt aufgrund des asynchronen Aufrufs ein beendendes Ereignis CREATED. Suche eines Objekts Bei komplexerem Aufbau der Schlüsselfelder wird die Methode FIND benötigt, um bei ArchiveLink-Eingangsszenarien mit späterem Ablegen eine Suche zu ermöglichen. Sollte der Interface-Typ IFARCH21 nicht im Business-Objekt vorhanden sein, so kann er über das Anlegen eines Subtyps mit anschließender Delegation nachträglich hinzugefügt werden. 41

14 2 Grundlagen des Dokumentenmanagements mit SAP 2.3 Services für die Ablage/Archivierung von Dokumenten Nachdem wir in Abschnitt 2.2.1,»SAP ArchiveLink-Szenarien für Eingangsdokumente«, die verschiedenen Szenarien zur Ablage von Dokumenten kennengelernt haben, wollen wir in diesem Abschnitt die darunterliegende technische Basis näher betrachten. Abbildung 2.8 zeigt den Aufbau der Dokumentinfrastruktur. Rechts daneben ist zum Verständnis die Zusammensetzung des Dokuments bei SAP abgebildet. SAP NetWeaver Application Platform Verwaltungsdaten ArchiveLink Knowledge Provider Document Management Services (KPro DMS) Storage Category Logisches Dokument 1 n Physisches Dokument 1 Knowledge Provider Content Management Services (KPro CMS) HTTP n Komponente 1 HTTP/HTTPS SAP Content Server SAP Cache Server Inhalt 1 Content Filesystem RAID-System SAP DB Jukebox Abbildung 2.8 Aufbau der Dokumentinfrastruktur SAP hat den grundsätzlichen Aufbau eines Dokuments aus Abschnitt 2.1,»Was ist ein Dokument im SAP-System?«, bei der technologischen Abbildung eins zu eins umgesetzt. Zu jedem Element des Dokuments korrespondiert eine Technologie (siehe Tabelle 2.1). 42

15 Services für die Ablage/Archivierung von Dokumenten 2.3 Schauen wir uns in den folgenden Abschnitten die einzelnen Technologien etwas genauer an. Dokumentelement Logisches Dokument Physisches Dokument Komponente Content SAP-Technologie KPro DMS (logische Dokumentenklasse) KPro DMS (physische Dokumentenklasse) KPro CMS SAP Content Server Tabelle 2.1 Dokumentelemente und die ihnen entsprechenden SAP-Technologien SAP Content Server und SAP Cache Server SAP liefert im Rahmen von SAP NetWeaver zwei kostenfreie Softwarekomponenten, welche als eigenständige Server aufgesetzt werden können. Der SAP Content Server kann als eigenständige Instanz zur Ablage von Dokumenten eingesetzt werden und entlastet somit die Datenbank des SAP-Systems. Der SAP Cache Server unterstützt die Reduzierung der Netzwerklast und gestattet einen schnelleren Zugriff auf häufig genutzte Dokumente. Hinweis Der SAP Content Server wird in der Version 6.40 mit SAP NetWeaver 2004s ausgeliefert, hat aber ein unabhängiges Releasing. Er kann auch mit einem SAP R/3- System mit Release 4.6c betrieben werden. Näheres zu diesem Thema sowie Verweise zu weiterer Dokumentation und auch Informationen zum SAP Cache Server finden Sie im SAP-Hinweis SAP Content Server Der SAP Content Server ist ein eigener Server, der die Verwaltung des Contents ermöglicht. Dabei dient er nur als Verteiler (Dispatcher) zum eigentlichen Aufbewahrungsort der Dateien. Abbildung 2.9 stellt die Grundarchitektur des SAP Content Servers dar. Der SAP Content Server läuft auf Basis eines Webservers wie beispielsweise Apache unter Linux oder IIS unter Microsoft Windows. Die SAP Content Server Engine empfängt die URL und prüft diese auf ihre Gültigkeit. Handelt 43

16 2 Grundlagen des Dokumentenmanagements mit SAP es sich um einen Zugriff mit Zertifikat, so wird das Zertifikat gegenüber dem Zertifikat-Pool im Modul SAP Security geprüft. Ist die Prüfung erfolgreich, wird der Request in den entsprechenden Aufruf des Content Storage Layers gewandelt und initiiert. Der Content Storage Layer nutzt nun den entsprechenden Treiber (SAP DB oder Filesystem), um den Aufruf an das entsprechende Ziel abzusetzen. Nach Rückmeldung des Ergebnisses wird von der SAP Content Server Engine die entsprechende Antwort (Response) erzeugt und an den Aufrufenden zurückgesendet. SAP Content Server (Webserver) SAP Content Server Engine Content Storage Layer SAP Security SAP DB Driver Filesystem Driver Zertifikat-Pool SAP DB Filesystem Abbildung 2.9 Architektur des SAP Content Servers (angelehnt an: SAP Help Portal SAP Content Server Architektur des SAP Content Servers) Aufbau der URLs Die URLs entsprechen den Konventionen der HTTP-Schnittstelle, die von SAP definiert ist und von Drittanbietern zertifiziert werden kann. Hier ein Beispiel für das Ermitteln eines Dokuments: =T1&docId=ABCDEFGHIJK Die Bestandteile der URL haben folgende Bedeutung: Protokoll ( Servername (vivaldi) Portnummer (1080) 44

17 Services für die Ablage/Archivierung von Dokumenten 2.3 Script (ContentServer/ContentServer.dll) Kommando (get) Parameter der URL Version der Schnittstelle (pversion=0046) Content Repository (contrep=t1) Dokument-ID (docid=abcdefghijk ) Näheres zur Schnittstelle erfahren Sie in Abschnitt 2.3.2,»Content Management Service des Knowledge Providers«. Nach der Installation des SAP Content Servers auf einem eigenen Rechner können Sie über die Content-Server-Administration (Transaktion CSADMIN) neue Content Repositorys im SAP Content Server definieren (Details zur Installation entnehmen Sie der Installationsanleitung des SAP Content Servers). Abbildung 2.10 zeigt die Oberfläche der Content Server Administration. Hier wurde das Content Repository T1 definiert. Zur Definition eines Content Repositorys ist der HTTP-Server anzugeben, die Portnummer, das HTTP-Skript und die Version der HTTP-Schnittstelle sowie die Beschreibung des Content Repositorys. Im Folgeschritt kann das Content Repository des SAP Content Servers T1 bei der Anlage des Content Repositorys im SAP- System (Transaktion OAC0) genutzt werden. Abbildung 2.10 Oberfläche der Content-Server-Administration SAP Cache Server Eine weitere eigenständige Serverkomponente ist der SAP Cache Server. Im Gegensatz zum SAP Content Server bietet der SAP Cache Server die Möglich- 45

18 2 Grundlagen des Dokumentenmanagements mit SAP keit, per HTTP mit anderen Servern zu kommunizieren. Abbildung 2.11 zeigt seine Grundarchitektur. Der SAP Cache Server stellt ausschließlich ein Caching für lesenden Zugriff auf Dokumente zur Verfügung. Für schreibende Zugriffe ist immer eine direkte Verbindung zwischen dem SAP-System und dem Archiv bzw. dem SAP Content Server erforderlich. Das administrative Hauptmerkmal des SAP Cache Servers ist der geringe Wartungsaufwand. SAP Cache Server (Webserver) SAP Content Server Cache Engine SAP Security Content Storage Layer HTTP-Client Zertifikat-Pool HTTP/HTTPS HTTP/HTTPS SAP Content Server SAP Cache Server SAP Content Server Abbildung 2.11 Architektur des SAP Cache Servers (angelehnt an: SAP Help Portal SAP Cache Server Architektur des SAP Cache Servers) Der SAP Cache Server läuft ebenfalls auf Basis eines Webservers. Eingehende URL-Requests werden auf ihre Gültigkeit gegenüber der von SAP definierten HTTP-Schnittstelle geprüft (siehe hierzu auch Abschnitt 2.3.2,»Content Management Service des Knowledge Providers«). Gegebenenfalls wird auch eine Prüfung gegenüber dem Zertifikat-Pool durchgeführt, falls eine solche Prüfung aktiviert ist. Ist das Dokument auf dem SAP Cache Server bereits vorhanden, wird die Response erzeugt und an den Aufrufenden zurückgesendet. Andernfalls wird die URL über den HTTP-Client an die nächste Serverkomponente weitergegeben. Die Serverkomponente kann dabei ein Archiv, ein SAP Content Server oder ein weiterer SAP Cache Server sein. Ist das Dokument auf einer der gerufenen Serverkomponenten vorhanden, so wird auf gleichem Weg die Response wieder zurückgeleitet, und der SAP Cache Server hält das Dokument für zukünftige Zugriffe vor. 46

19 Services für die Ablage/Archivierung von Dokumenten 2.3 Nach der Installation des SAP Cache Servers auf einem eigenen Rechner können Sie wie auch beim SAP Content Server die Administration durchführen (Transaktion CSADMIN). Näheres zur Installation entnehmen Sie der Installationsanleitung des SAP Cache Servers. Beispiel: Standorte im Ausland Ein Unternehmen hat einen Standort im Ausland. Die Dokumente des zentralen Archivs (eines Drittanbieters oder des SAP Content Servers) in Deutschland sollen dort ebenfalls zur Verfügung stehen. Durch einen häufigen Zugriff auf Archivdokumente wird die Performance der Netzwerkverbindung zwischen den Standorten sehr belastet. Eine Lösung könnte hier der Einsatz des SAP Cache Servers sein. Dieser wird im Standort im Ausland installiert und steht somit zwischen dem dortigen Benutzer und dem zentralen Archiv. Greift nun ein Benutzer häufiger auf einzelne Archivdokumente zu, werden diese nur einmal über die weite Strecke transportiert. Für jeden weiteren Zugriff liegt das Dokument bereits im SAP Cache Server vor und belastet somit nicht die Netzwerkverbindung zwischen den Standorten Content Management Service des Knowledge Providers Der Knowledge Provider Content Management Service (KPro CMS) hat zum einen die Aufgabe, externe Ablagemedien (zum Beispiel den SAP Content Server) zu integrieren, und zum anderen die Aufgabe, den Zugriff auf diese Medien über die von SAP definierte HTTP-Schnittstelle sicherzustellen. Somit wird eine lose Kopplung zwischen dem SAP-System und den Anbietern von Ablagemedien garantiert. Hinweis Im Rahmen der ArchiveLink-Zertifizierung mit der Bezeichnung»ArchiveLink for Archiving Systems 6.20«(BC-AL 6.20), die jeder Archivanbieter für die offizielle Anbindung an SAP durchführt, werden folgende Funktionsbereiche für die Zertifizierung geprüft: HTTP-Content-Server Implementiert das Archiv alle Funktionen der HTTP-Schnittstelle (siehe Abschnitt 2.3,»Services für die Ablage/Archivierung von Dokumenten«) für den Zugriff und die Verwaltung von Dokumenten aus SAP? SAP Content Server Cache Implementiert das Archiv alle Funktionen, um als Cache Server eingesetzt zu werden? OLE-Frontend-Kommunikation Kann ein Client des Herstellers zum Scannen und somit für die manuelle Ablage eingesetzt werden? 47

20 2 Grundlagen des Dokumentenmanagements mit SAP Barcode-BAPI-Funktionen Kann der Client des Herstellers zum Scannen den Barcode-BAPI BAPI_ BARCODE_SENDLIST aufrufen? Ready-Funktionen des SAP Solution Managers Erfüllt der Archivhersteller alle Randbedingungen für den Einsatz eines SAP Solution Managers in der Infrastruktur? Entwickler nutzen die HTTP-Schnittstelle über Funktionsbausteine. Die Funktionsbausteine sind in den Funktionsgruppen SCMS_API und SCMS_ AO_API enthalten und stellen die Schale um die HTTP-Kommandos (Tabelle 2.2) der HTTP-Schnittstelle dar. Wir werden in Abschnitt 4.3,»Simulationsprogramm für Posteingang und Datenerkennung«, den Umgang am Beispiel des Funktionsbausteins SCMS_DOC_CREATE kennenlernen. Kommando Wirkung Zugriffsart info Dokumentinformationen abrufen Lesen get Content-Einheit einer Komponente ermitteln Lesen docget gesamten Content eines Dokuments ermitteln Lesen create Dokument anlegen Anlegen mcreate mehrere Dokumente anlegen Anlegen append weitere Daten an eine Content-Einheit anhängen Aktualisieren update bestehendes Dokument modifizieren Aktualisieren delete bestehendes Dokument löschen Löschen search attrsearch putcert serverinfo innerhalb einer Content-Einheit ein Textmuster suchen ein oder mehrere Attribute innerhalb eines Dokuments suchen Zertifikat des Archiv-Clients übergeben (Beispiel: SAP-System) Serverinformationen des Content Servers sowie entsprechender Content Repositorys abrufen Lesen Lesen Tabelle 2.2 Funktionen der HTTP-Schnittstelle Voraussetzung für die Nutzung der Schnittstelle ist die Pflege eines Content Repositorys. Diese erfolgt in der Transaktion OAC0. In Abschnitt 4.2.1, 48

21 Services für die Ablage/Archivierung von Dokumenten 2.3»Datenbank-Content-Repository anlegen«, befindet sich eine Schritt-für- Schritt-Anleitung zur Definition eines Datenbank-Content-Repositorys. Praxistipp KPro CMS ist eine Basistechnologie für den Zugriff auf Dokumente in Archiven über die HTTP-Schnittstelle. Für die Speicherung der Dokumentreferenzen und der fachlichen Attribute der Dokumente kommen andere Technologien zum Einsatz. Für die Speicherung werden in der Praxis zwei Möglichkeiten genutzt: ArchiveLink setzt auf dem KPro CMS auf und bietet eine einfache Verwaltung der Dokumente (siehe Abschnitt 2.2.1,»SAP ArchiveLink-Szenarien für Eingangsdokumente«). Die fachlichen Attribute der Dokumente werden hier ausschließlich an dem mit dem Dokument verknüpften Business-Objekt hinterlegt. Möchten Sie Attribute unabhängig vom Business-Objekt speichern, so sollten Sie den in Abschnitt 2.2.2,»Kopplung von Folgeaktivitäten an ArchiveLink«, vorgestellten Weg wählen und projektspezifisch eine Implementierung vornehmen. Für Dokumente, die in fachlicher Beziehung zueinander stehen und über eine Versionsverwaltung verfügen sollen, ist der Document Management Service des Knowledge Providers aus folgendem Abschnitt zu empfehlen Document Management Service des Knowledge Providers Hauptaufgabe des Knowledge Provider Document Management Service (KPro DMS) ist die Abschirmung der SAP-Anwendung gegenüber dem Ablagemedium wie beispielsweise dem Archiv oder Bandlaufwerken. Eine Vielzahl von Anwendungen setzt auf KPro DMS auf, zum Beispiel SAP Records Management, SAP Case Management, das Knowledge Warehouse oder die Business Document Services. KPro DMS bietet Funktionalitäten für die folgenden Aufgaben: Verwaltung von Attributen Die Verwaltung der Attribute erstreckt sich von der Bereitstellung von Standardattributen (siehe Tabelle 2.3) bis zur Möglichkeit der Erweiterung des Attributmodells um eigens definierte Attribute. Verwaltung von Beziehungen Beziehungen ermöglichen Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Informationsobjekten (Dokumenten). Tabelle 2.4 führt die verschiedenen Arten von Beziehungen auf. Versionierung Die Versionierung wird im KPro DMS als eine Ableitungsbeziehung verstanden. Unterschieden wird zwischen Inhaltsversionierung (Inhalt hat 49

22 2 Grundlagen des Dokumentenmanagements mit SAP sich verändert), Formatversionierung (Format hat sich geändert) und Sprachversionierung (Sprache hat sich geändert). Kontextauflösung Im KPro DMS sind mehrere aktive Versionen für ein logisches Dokument möglich. Mithilfe der Kontextauflösung kann die aktuell richtige Version ermittelt werden. Wenn sich beispielsweise zwei Benutzer in unterschiedlichen Sprachen anmelden, möchten sie ein Dokument, das in zwei Sprachen hinterlegt ist, in der jeweiligen Anmeldesprache anzeigen. Dazu kann die Kontextauflösung eingesetzt werden, die anhand der Anmeldesprache das Attribut LANGUAGE auswertet. Attributname Beschreibung Relevant für: Physisches Dokument Logisches Dokument Beziehung CREATED_AT Zeitpunkt des Anlegens X X X CREATED_BY Angelegt von X X X LAST_CHANGED_AT Zeitpunkt der letzten Änderung X X X LAST_CHANGED_BY Geändert von X X X EXPIRYTIME Auslaufzeitpunkt X X X ORIGINAL_LANGUAGE Originalsprache X CHECKED_OUT CHECKEDOUT_USER Kennzeichen für ausgecheckte (d.h. aktuell außerhalb des SAP-Systems bearbeitete) Dokumente Name des Benutzers, der das Dokument ausgecheckt hat X X DOCUMENT_FORMAT Dokumentformat X LANGUAGE Sprache X Tabelle 2.3 Standardattribute des KPro DMS (Quelle: SAP Help Portal Knowledge Provider) 50

23 Services für die Ablage/Archivierung von Dokumenten 2.3 Attributname Beschreibung Relevant für: Physisches Dokument Logisches Dokument Beziehung RESERVED Kennzeichen für das Zurückstellen des Dokuments X STATE Status X STORAGE_CATEGORY ID des Ablagetyps X DESCRIPTION Beschreibung X X Tabelle 2.3 Standardattribute des KPro DMS (Quelle: SAP Help Portal Knowledge Provider) Beziehung Collection Version Beschreibung Struktur Template Hyperlink Beschreibung Eine Collection ist die Grundlage für den Dokumentbegriff. Diese Beziehung ermöglicht es, einem logischen Dokument mehrere physische Dokumente zuzuordnen. Dabei kann das zweite Dokument eine Übersetzung, eine Aktualisierung oder eine Sicherung des ersten Dokuments in einem anderen Format sein. Das zweite Dokument beschreibt das erste Dokument. Ein Beispiel hierfür wäre der Beschreibungstext eines Bildes. Mehrere Dokumente haben eine Strukturbeziehung zu einem Dokument, welches das Inhaltsverzeichnis darstellt. Somit kann der Aufbau einer umfangreichen Dokumentation oder Konzeption abgebildet werden. Das erste Dokument war die Vorlage für das zweite Dokument, welches verändert wird. Ein Dokument verweist per Hyperlink auf ein zweites Dokument. Tabelle 2.4 Beziehungsarten des KPro DMS Ergänzt wird der KPro DMS durch einen zentralen Sperrmechanismus. Dieser stellt sicher, dass niemals mehrere Benutzer gleichzeitig auf dasselbe Dokument schreibend zugreifen. Content-Modelle bilden dabei die Klammer um die Funktionalitäten des KPro DMS. Jedes Content-Modell stellt somit die Definition eines Dokuments dar. Die Verwaltung der Content-Modelle erfolgt in der Document Modeling Workbench (Transaktion DMWB). In 51

24 2 Grundlagen des Dokumentenmanagements mit SAP Abschnitt 4.9.3,»Content-Modell anlegen«, werden Sie ein Content-Modell mithilfe des Assistenten von SAP erstellen. Die Verknüpfung zum KPro CMS wird dabei durch die sogenannte Storage Category als Zwischenschicht in den Einstellungen der realen physikalischen Dokumentenklasse auf dem Tabreiter Standardeigenschaften gepflegt (siehe Abbildung 2.12). Abbildung 2.12 Reale physische Dokumentenklasse Die Verbindung zwischen Storage Category und dem KPro CMS erfolgt, wie in Abbildung 2.13 zu sehen, über die Pflege der Kategorien (Transaktion OACT). Dazu wird in der Pflege ein Eintrag mit der Storage Category und dem dazugehörigen Content Repository erstellt. 52

25 Services für die Recherche 2.4 Für Entwickler steht eine Reihe von Funktionsbausteinen zur Verfügung, die alle mit dem Präfix SDOK beginnen. Sie können diese Bausteine leicht im Function Builder (Transaktion SE37) finden, indem sie im Feld Funktionsbaustein»SDOK*«eingeben und die F4-Funktionalität nutzen. Zu unterscheiden sind Funktionsbausteine für: Dokumenten- und Beziehungsklassen (Präfix SDOK_CLASS) physische Dokumente (Präfix SDOK_PHIO) logische Dokumente (Präfix SDOK_LOIO) Beziehungen (Präfix SDOK_RELA) Abbildung 2.13 Pflege der Storage Category (Transaktion OACT) 2.4 Services für die Recherche Für die Recherche von Dokumenten bietet SAP mehrere Alternativen: SAP ArchiveLink Document Finder Search and Classification Engine (TREX) SAP Enterprise Search In den folgenden Abschnitten werden wir die einzelnen Recherchemöglichkeiten und deren grundsätzliche Funktionsweise im Detail betrachten. 53

26 Index <CNTN01> CFR Part A ABAP Trial Version SAP NetWeaver ABAP Trial Version ABAP-Client 59 ABAP-Stack 29 Abgabeordnung 18 Ablage 27, 31, 34 zentrale 25 Ablageauftrag 77 Ablagemedium 47 Ablauf der Anzeige 65 Ablegen für spätere Erfassung 38 Ablegen für spätere Zuordnung 38 Ablegen und Erfassen 38 Ablegen und Zuordnen 38 Abwandlung von Szenarien 39 Administration 28, 31, 34, 231 abgelegter Dokumente 77 fachliche 238 SAP Content Server 45 Administrationsaufgabe 243 Administrationsdokumentation 229 Administrationswerkzeug projektspezifisches 244 Adobe 32, 96, 103, 237 Adobe Document Service 97, 99 Adobe LiveCycle Designer 98, 100 Aggregation 58 Akte 40, 237, 239 anlegen 189, 243 Attribute 238 Aufbau 238 Recherche 238 Struktur 238 Aktenanlage, initiale 243 Akten-API 190, 198 Aktenlösung, elektronische 21 Aktenmodell 94 anlegen 168 Attribute pflegen 170 Aktenoperation 184, 185 Aktenstruktur definieren 170 Aktenverwaltung 105 Akzeptanz 229, 234 Alert 78 Anbindung 234, 240 ANCHOR 173 Änderung, gesetzliche 232 Annotation 66 Anwendung 58 betriebswirtschaftliche 96 integrieren 235 registrieren 67 Anwendungshierarchie 78 Anwendungslog 78 Anzeige 28, 31, 34, 63 Anzeigeklasse 56 CL_ALINK_HITLIST_TREE 56, 57 Apache 43 API 253 Application Server ABAP SAP NetWeaver Application Server ABAP Application Server Java SAP NetWeaver Application Server Java Applikation pflegen 67 Applikationsplattform 29 Archiv 38, 47, 49, 242 anbinden 241, 244 zertifiziertes 240 ARCHIV_CONNECTION_INSERT 200, 201 ARCHIV_PROCESS_RFCINPUT 105, 126 ArchiveLink 31, 37, 39, 49, 96, 102, 104, 107, 184, 199, 220, 244 Customizing 78 Folgeaktivität 40 Monitor 75, 77 Szenario für Ausgangsdokumente 96, 102 Szenario für Eingangsdokumente 37 Verknüpfung 37, 104, 219 Verknüpfungstabelle 107 Zertifizierung

27 Index ArchiveLink Document Finder 31, 39, 53, 63, 64, 107, 220 ArchiveLink Document Finder SAP ArchiveLink Document Finder ArchiveLink for Archiving Systems Archivierung 27, 31, 34, 113, 123 Archivierungsmodus Drucken und Ablegen 104 Nur Ablegen 104 Nur Drucken 104 ArchivierungsmodusNur Drucken 104 Archivlösung 240 ARCMODE 102 Area 173 AREA POID 93, 253 AS ABAP 61, 62 ASSIGNED 41 Asynchroner Auftrag 77 Attribut fachliches 236 horizontales 187 suchen 48 vertikales 187 Verwaltung 49 Attribute ändern 236 Attribut-Engine 60 Aufbewahrungsfrist 19, 236 Aufgabencontainer 86 Auftrag, asynchroner 77 Ausgeschlossener Bearbeiter 87 Auslöser 22 Ausnahmeklasse 112 Automatische Datenflussdefinition 158 Automatische Texterkennung 27 Automatisierung 239 AXViewer 74 B Backend 58 Backend-Rolle 91 BAdI OA_BADI_LINK 41 BAPI_BARCODE_SENDLIST 48 BAPI_BUPA_ADDRESS_GETDETAIL 204 BAPI_BUPA_ADDRESSES_GET 204 BAPI_BUPA_CENTRAL_GETDETAIL 203 Barcode 27, 48, 77 Barcode-BAPI-Funktion 48 Basel II 19 Batch 240 Batch-Verarbeitung 240 BDSG 18 Bearbeiter ausgeschlossener 87 möglicher 87 zuständiger 87 Bearbeiterfindung 87 Bearbeiterzuordnung pflegen 151 Benachrichtigung von Zuständigen 82 Benutzer 240 Berechtigung 233, 238, 242 Bereinigung 240 Beschreibung 51, 55 Betrieb 227, 231, 243 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) 18 Betriebswirtschaftliche Anwendung 96 Beweiskraft vor Gericht 20 Bewerbermanagement 35 Beziehung Beschreibung 51 Collection 51 Hyperlink 51 Struktur 51 Template 51 Version 51 Verwaltung 49 BGB 18 BO 58, 84, 102 anlegen 133 Ereignis 41 BOR 84, 119 BPM 29 Budget 229, 232 Budgetüberschreitung 228 Bundesdatenschutzgesetz BDSG Bürgerliches Gesetzbuch BGB Business Document Service SAP BDS Business Intelligence SAP NetWeaver BI Business Object Builder 136 Business Object Repository BOR Business Process Management BPM Business Workflow SAP Business Workflow Business-Objekt BO 268

28 Index C Cache-Server 31, 43, 45, 46 Caching 28, 253 CAD 235, 253 Case Management SAP Case Management CHECK_CONTROL_EXISTENCE 58 CHECK_STATUS 95, 224 CHECKED_OUT 50 CHECKEDOUT_USER 50 CL_ALINK_HITLIST_TREE 56, 57 CL_ALINK_QUERY 222 CL_ALINK_QUERY_2 56 CL_ALINK_QUERY_APP_TMPL 57, 220 CL_ALINK_QUERY_DOCLIST 56 CL_ALINK_QUERY_DOCLIST_RFC 56 CL_ALINK_QUERY_DVS 56 CL_ALINK_QUERY_DVS_RFC 56 CL_ALINK_QUERY_PRILIST 56 CL_DOCUMENT_HISTORY 217 CL_DV_VIEWER_CONTROL 74 CL_GOS_SERVICE 95, 223 CL_GUI_DOCKING_CONTAINER 216 CL_SRM_RMF_CONNECTOR 191 CL_SRM_START_FRAMEWORK 194 Client-/Server-Architektur 59 Client-Rolle 91 CLSID 68 CNTN01_SWC 208 Collaboration 30 Collection 51 COMMIT WORK 95 COMPLETED 84 Compliance 18 Computer-Aided Design CAD CONFIRM 41 CONNECTION 101 Connection-Parameter 91 Containerelement 86 anlegen 153 einfügen 147 Content 35, 43 ermitteln 48 Content Repository 45, 67, 76, 253 definieren 114 pflegen 39 Content Server Engine SAP Content Server Engine Content-Modell 51, 163 anlegen 176 Content-Server 31, 43 Content-Server-Administration 77 Content-Server-Monitoring 77 Content Storage Layer 44 Control 31 COPIES 102 CREATE 41, 58 CREATED 41 CREATED_AT 50 CREATED_BY 50 Customizing 55, 65, 93, 240 ArchiveLink 39, 40 Customizingtransport 109 CX_STATIC_CHECK 112 D Data View 100 Datei anzeigen 69 hochladen 123 Dateiextension 253 Dateiserver 61 Daten anhängen 48 personenbezogene 19 strukturierte 58 unstrukturierte 58 Datenbank-Content-Repository anlegen 114 Datenfluss 85 automatisch definieren 158 definieren 147 Datenhaltung, redundante 236 Datenquelle, externe 61 Datenschutz 19, 25 Datenschutzgesetz 19 Datenselektion durchführen 101 Datensicherheit 19 Datenverarbeitungskonzept DV-Konzept DESCRIPTION 51 Design erstellen 100 Desktop Office Integration SAP DOI DEST 101 Digitalisierung

29 Index Disaster-Recovery-Szenario 21 Dispatcher 43 DISPLAY 41, 58 Display 70 DISPLAY_HITLIST_CONTROL 57 DMS 17, 26, 31, 105 klassisches 17 Document Finder ArchiveLink Document Finder Document Modeling Workbench 51, 78, 180 Document Viewer SAP Document Viewer DOCUMENT_FORMAT 50 Dokument 34 ablegen 37, 232 Administration 75 anlegen 48 anzeigen 63, 69, 237 archivieren 123 Aufbau 34 Aufbewahrungsfrist 236 Bearbeitung 239 Bedeutung 17 Definition 18 erzeugen 232, 235 Format 240 integrieren 82 klassifizieren 236 logisches 34, 35, 43 löschen 48 modifizieren 48 physisches 34, 35, 43 Verwaltungsdaten 35 Zugriff 49 zuordnen 37 Dokumentart 103, 236, 253 einrichten 241 pflegen 39, 117 Dokumentation der Administration 229 der Schulung 229 Dokumentbegriff 34 Dokumentbereich 55 aktiv 56 pflegen 55 registrieren 55 Dokumentenklasse logische 43, 180 physische 43, 52 reale 180 Dokumentenmanagement 17, 22, 29 geschäftsprozessorientiertes 17, 81, 227 Dokumentenmanagement-System DMS Dokumentenreferenz 125 Dokumentenverwaltungssystem SAP DVS Dokumentformat 65 Dokument-ID 45 Dokumentinformation 48 Dokumentinfrastruktur 42 Dokumentreferenz 104, 240 Dokumentsammlung 58 Dokumenttyp 64, 235 pflegen 39 Dokumentverknüpfung 78 Downcast 190, 253 Drittanbieter 17, 31 Druck ausführen 104 starten 103 Drucken und Ablegen 104 Druckjob öffnen 101 schließen 102 Drucklistenverknüpfung 78 Druckprogramm 101 spezielles 103 Druckvorschau 102 Duet 32 Durchsetzung, konsequente 228 DV-Konzept 229, 235 DVS SAP DVS E EAI 29, 254 ECL-Viewer 31, 63, 65 Eigene Recherche 57 Eigenentwicklung 63 Einführungsleitfaden IMG Eingabe, manuelle 27 Eingang 27, 31, 34 Eingangsdokument 37 Element einfügen 219 in Akte einfügen

30 Index Elementart 91, 173 Aktenmodell anlegen 162 anlegen 164, 166, 167 Enterprise Application Integration EAI Enterprise Search SAP Enterprise Search Entität 173 Ereignis ASSIGNED 41 CREATED 41 Ereignismanager 86 Ereignistabelle 82 Ereignis-Typ-Kopplung 40, 82, 254 Erfassungsprozess 27 Erkennungsrate 27, 254 ERP-Anwendung 227 Erweiterungsmöglichkeit 57, 104 EU-Vermittlerrichtlinie 19 Existenzprüfung 186 EXIT_CANCELLED 218 EXIT_RETURN 218 EXPIRYTIME 50 EXPORT_TO_RM 57 Extraktion 97 Extremumprinzip 22 F Fachabteilung 227 Fachliche Administration 238 Fachliche Klammer 90 Fachliches Attribut 236 Fachliches Objekt 232, 237 Fähigkeiten, semantische 27 FDA 19 Fehlerprotokoll 77 Fenster schließen 70 Fertigstellung 232 Filesystem 28, 44 FIND 41 Folgeaktivität koppeln 40 Form Builder 98 Format 240 Formatversionierung 50 Formular 237 aktivieren 101 anlegen 98 definieren 237 Formularbereich 100 Formularerzeugung aus Programmen 101 Formularvorlage erstellen 98 FP_FUNCTION_MODULE_NAME 101 FP_JOB_CLOSE 102 FP_JOB_OPEN 101 Framework Backend 91 Client 91 FREE 58 FREE_HITLIST_CONTROL 57 Freigabeverfahren 234, 236 Freihandlinie 66 Frontend -abhängig 91 ablegen 69 bereitstellen 69 Kommunikation 47 -unabhängig 91 Frühes Ablegen mit Barcode 38 Function Builder 53 Funktion HTTP-Schnittstelle 47 Notizerstellung 234 OLE 69 Protokollierung 234 Statusverwaltung 234 Verteilung 234 Weiterleitung 234 Wiedervorlage 234 Funktionalität frontend-abhängig 91 frontend-unabhängig 91 Funktionsbaustein 48, 53 aufrufen 102 Namen ermitteln 101 SCMS_API 48 Funktionsbereich 47 Funktionsgruppe 48 SCMS_AO_API 48 SCMS_API 48 SWRDLG 88 SWRI 88 SWRR 88 SWRS 89 Fuzzy-Logik 27,

31 Index G GDPdU 18 GENERATE_QUERY_MASK 57 Generic Object Services GOS Generierung 97 Generischer Objektdienst GOS Geschäftspartner 184, 201 anlegen 110 anzeigen 204 Geschäftsprozess 17, 22 Änderung 233 gültiger 232 horizontaler 232, 237 optimieren 233 vertikaler 232 Zuständigkeit 233 Geschäftsprozesse, gleichartige 232 Geschäftsprozessorientiertes Dokumentenmanagement 17, 81, 227 Gesetzestext 18 Gesetzliche Änderung 232 Gesetzlicher Zugriff 20 GET_ATTRIBUTES 57 GET_DOCUMENT_ATTRIBUTES 57 GET_HITLIST 57 GET_SELECTED_HITS 58 GET_SUBDIRECTORY_HITLIST 57, 58 GET_URL 57 GETPDF 101 Gliederungsknoten 170 GoB 18 GoBS 18 GOS 32, 90, 94 CL_GOS_SERVICE 95 implementieren 223 Grundarchitektur SAP Cache Server 46 SAP Content Server 44 Grundcustomizing 103 Grundeinstellungen 240 Grundprinzip Extraktion 97 Generierung 97 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung GoB Grundsätze ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme GoBS Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU H Handelsgesetzbuch HGB Handlungsweise 22 Hauptmerkmal, administratives 46 HGB 18 Horizontaler Geschäftsprozess 232 Horizontales Attribut 187 HTML-Viewer 31, 63, 65 HTTP 29 HTTP-Anfrage 60 HTTP-Client 46 HTTP-Content-Server 47 HTTP-Kommando 48 append 48 attrsearch 48 create 48 delete 48 docget 48 get 48 info 48 mcreate 48 putcert 48 search 48 serverinfo 48 update 48 HTTP-Request 125 HTTP-Schnittstelle 45, 47, 48, 49, 116 HTTP-Server 45 HTTP-Skript 45 Hyperlink 51 I IDW 18 IF_ALINK_HITLIST CHECK_CONTROL_EXISTENCE 58 CREATE 58 DISPLAY 58 FREE 58 GET_SELECTED_HITS 58 REFRESH 58 REFRESH_TREE

32 Index IF_ALINK_HITLIST_CALLBACK 57 GET_SUBDIRECTORY_HITLIST 58 LOAD_CONTEXT_MENU 58 PROCESS_CONTEXT_MENU 58 PROCESS_DOUBLE_CLICK 58 IF_ALINK_QUERY 57, 222 DISPLAY_HITLIST_CONTROL 57 EXPORT_TO_RM 57 FREE_HITLIST_CONTROL 57 GENERATE_QUERY_MASK 57 GET_ATTRIBUTES 57 GET_DOCUMENT_ATTRIBUTES 57 GET_HITLIST 57 GET_SUBDIRECTORY_HITLIST 57 GET_URL 57 INITIALIZE 57 IS_FTS_ACTIVE 57 PERFORM_SEARCH 57 SET_IMAGE_CONTAINER 57 IF_DV_VIEWER_CONTROL 74 IF_GOS_SERVICE_MULTIPLE 95 IF_SRM_ACTIVITY_LIST 194 IF_SRM_REQUEST 195 IF_SRM_SP_RECORD_ELEM_INSTANCE 199 IF_SRM_SP_RECORD_ELEMENT 198 IFARCH21 41 IIS 43 IMG 103 Implementierung 229 Implementierungsprotokoll 229 Index-Server 60 Informations-Kommunikationsdienste- Gesetz IuKDG Informationsobjekt 238 Infrastruktur 48, 239, 240 Inhaltsablagesystem 79 Inhaltstabelle anlegen 114 Inhaltsversionierung 49 INITIALIZE 57 Inkonsistenzen 236 Installation SAP Cache Server 47 SAP Content Server 45 Instanzknoten 173 Integration 31, 32, 239 Ablagemedium 47 Dokument 90 Geschäftsprozess 90 Informationen 30 Menschen 30 Prozesse 29 Integration Broker 29 Integrationsoberfläche 234 Integrationsplattform, serviceorientierte 90 Interactive Forms by Adobe SAP Interactive Forms by Adobe Interface IF_ALINK_HITLIST_CALLBACK 57, 58 IF_ALINK_QUERY 57 IF_DV_VIEWER_CONTROL 74 IF_GOS_SERVICE_MULTIPLE 95 IFARCH21 41 Internet Information Service IIS IS_FTS_ACTIVE 57 IT-Abteilung 227, 228 Iterationsschritt 229 Iteratives Vorgehen 228 IuKDG 18 J Java-Client 59 Java-Stack 29 Jobplanung 243 Jobsteuerung 243 Jukebox 28, 254 K Kernprozess 232 Klammer, fachliche 90 Klassifikation 27, 31, 58, 91, 169, 182 Klassifizierung 34 Knowledge Management 30 Knowledge Provider Content Management Services KPro CMS Knowledge Provider Document Management Services KPro DMS Knowledge Provider KPro Knowledge Warehouse 49 Kommando 45 Kommunikation asynchrone 30 synchrone

33 Index Komplexität 228 Komponente 35, 43, 58 zentrale 61 Kontext binden 100 definieren 98 Kontextauflösung 50 Konzeption 228 Konzeptionsphase 229, 239 Koordination 229 Kopplung, lose 47 KPro 31 KPro CMS 31, 43, 47, 49, 52, 107 KPro DMS 31, 43, 49, 51, 78 KPro-Attribut CHECKED_OUT 50 CHECKEDOUT_USER 50 CREATED_AT 50 CREATED_BY 50 DESCRIPTION 51 DOCUMENT_FORMAT 50 EXPIRYTIME 50 LANGUAGE 50 LAST_CHANGED_AT 50 LAST_CHANGED_BY 50 ORIGINAL_LANGUAGE 50 RESERVED 51 STATE 51 STORAGE_CATEGORY 51 Kreis 66 Kundenakte 107, 161 L Lagerkosten verringern 25 LANGUAGE 50 LAST_CHANGED_AT 50 LAST_CHANGED_BY 50 Laufzeitsystem 79 Laufzeittabelle 82 Library 100 Linux 43 Lizenz 96 Load Balancing 28, 254 LOAD_CONTEXT_MENU 58 Logische Dokumentenklasse 180 Logisches Dokument 34 Logisches System 109 Löschdatum 78 Lose Kopplung 47 M Mail 235 Management 227 Master Data Management 30 Maximale Trefferzahl 56 Maximumprinzip 22 Medienbruch 227 Mehrwert 233 Meilenstein 229 Metadaten 125 Methode CHECK_STATUS 95, 224 EXECUTE 95 implementieren 218 Methodenausnahme definieren 139 Methodencontainer 86 Microsoft Windows 43 Migration 240 initiale 243 komplette 240 MIME-Handler 65 MIME-Typ 64, 74, 122, 254 Minimumprinzip 22 MODEL_ID 94 Modellknoten 172 Modellobjekt 79 Modifikationslos 93 Möglicher Bearbeiter 87 Monitor 75 Motivation 229 Multi-Channel Access 30 N Nachrichtenklasse 111 Nachvollziehbarkeit 19, 20 Name-Server 60 Nicht-SAP-Anwendung 234, 238 NODIALOG 101 NOPDF 102 NOPRINT 102 Notiz 66 Notwendigkeit

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