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2 Mitarbeiter-Merkblatt Reisekostenabrechnung 2017

3 Inhaltsverzeichnis Definition der Reisekosten 1 Definition der ersten festen Tätigkeitsstätte 1.1 Zuordnung durch den Arbeitgeber 1.2 Mehrere Tätigkeitsstätten 1.3 Home-Office 1.4 Dauerhafte Zuordnung 1.5 Beispiele: Erste Tätigkeitsstätte 2 Verpflegungsmehraufwand 2.1 Verpflegungsmehraufwendungen im Inland Zweistufige Staffelung bei den Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen Beispiele: Verpflegungsmehraufwendungen im Inland Mehrtägige Auswärtstätigkeit im Inland Abwesenheitszeiten für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen 2.2 Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen ab Beispiel: Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen Auswärtstätigkeiten in verschiedenen ausländischen Staaten bzgl. Ermittlung der Verpflegungspauschalen 2.3 Dreimonatsfrist bei Verpflegungsmehraufwendungen Neubeginn der Dreimonatsfrist 3 Unentgeltliche Verpflegung von Arbeitnehmern im Rahmen einer Auswärtstätigkeit 3.1 Arbeitgeberveranlasste Mahlzeitengestellung Keine Versteuerung der Mahlzeiten bzw. Ansatz des Sachbezugswerts Kürzung der Verpflegungspauschalen durch arbeitgeberseitige Mahlzeitengestellung Hotelrechnungsmöglichkeiten arbeitgeberveranlasste Übernachtung im Inland Beispiele aus der Praxis Kürzung der Verpflegungspauschale bei Bewirtungen von Geschäftsfreunden 3.2 Änderungen durch das BMF-Schreiben bzgl. Snacks etc Mahlzeiten im Flugzeug, Zug oder auf dem Schiff Kürzung auch bei Imbiss oder Snack Hinweis: BMF-Schreiben vom bzgl. Snacks auf Flugreisen Kürzung auch bei Nichteinnahme der Mahlzeit Kürzung der Verpflegungspauschalen: Mehrere gleichartige Mahlzeiten und Zuzahlungen des Arbeitnehmers Tatsächliche Kosten geringer als der Kürzungsbetrag der Verpflegungsmehraufwendungen 4 Beispiele zur steuerlichen Erfassung von Mahlzeiten im Lohnabrechnungsverfahren Fahrtkosten 5.1 Höhe der steuerfreien Erstattungen 5.2 Möglichkeiten der Ermittlung der Fahrtkostenerstattung 5.3 BFH-Urteil vom : Besuchsfahrten des Ehepartners bei Auswärtstätigkeit 5.4 Umweg- und Dreiecksfahrten neue BFH-Rechtsprechung 5.5 Erstattungsmöglichkeit bei der Nutzung der privaten Monatsfahrtkarte für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten 6 Doppelte Haushaltsführung im Inland 7 Übernachtungskosten 7.1 Übernachtungskosten im Inland 7.2 Übernachtungskosten für mehrere Personen 7.3 Übernachtungskosten im Ausland seit dem Zeitliche Begrenzung der Übernachtungskosten Die 48-Monats-Frist Neubeginn der 48-Monats-Frist durch Unterbrechung 8 Reisenebenkosten 8.1 Keine Reisenebenkosten 8.2 Bekleidungs- und Reiseausrüstungskosten 8.3 Saunaleistungen bei Übernachtungen Unterschriftenseite

4 1 Definition der ersten festen Tätigkeitsstätte Achtung: Entscheidend sind dabei allein die Festlegungen des Arbeitgebers und die im Rahmen des Dienstverhältnisses erteilten Weisungen und nicht die Vereinbarungen z. B. des Arbeitgebers mit einem fremden Dritten (Kunden). 1.5 Beispiele: Erste Tätigkeitsstätte Beispiel 1: Mitarbeiter A arbeitet nach arbeitsvertraglicher Regelung an zwei Niederlassungen des Arbeitgebers. An drei Tagen ist A in der Kölner Niederlassung tätig, an zwei Tagen arbeitet er in einer Niederlassung in Mönchengladbach. A ist in Bonn wohnhaft und tritt jeweils von Zuhause aus die Fahrt in die jeweiligen Niederlassung an. Lösung: Köln ist die erste Tätigkeitsstätte, da Köln die der Wohnung (Bonn) am nächsten liegende Tätigkeitsstätte ist. A kann nach Mönchengladbach Reisekosten abrechnen. Beispiel 2: Arbeitnehmer B ist unbefristet beschäftigt. Für einen Zeitraum von 36 Monaten soll er überwiegend in der Filiale Bremen arbeiten. In der Filiale in Hannover soll er nur an Teambesprechungen, Mitarbeiterschulungen und sonstigen Firmenveranstaltungen teilnehmen. Diese finden voraussichtlich einmal pro Monat statt. Der Arbeitgeber hat B der Filiale in Hannover arbeitsrechtlich dauerhaft zugeordnet. Lösung: Erste Tätigkeitsstätte ist die Filiale in Hannover, da B dort arbeitsrechtlich dauerhaft zugeordnet ist. Steuerfreie Reisekosten kann B also nur für die Tätigkeiten in Bremen abrechnen. Abwandlung: Ordnet der Arbeitgeber nicht zu, liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor; in der Filiale in Bremen soll B nicht dauerhaft tätig werden und in der Filiale in Hannover nicht in dem nach 9 Abs. 4 Satz 4 EStG (Rz. 25ff.) erforderlichen quantitativen Umfang. B kann sowohl für seine Tätigkeiten in Bremen als auch für seine Tätigkeiten in Hannover steuerfreie Reisekosten abrechnen. Beispiel 3: Der Arbeitnehmer C ist von seinem Arbeitgeber unbefristet eingestellt worden, um dauerhaft in der Filiale in Stuttgart zu arbeiten. In den ersten 36 Monaten seiner Beschäftigung soll er aber zunächst ausschließlich die Filiale in Esslingen führen. In der Filiale in Stuttgart soll er während dieser Zeit nicht, auch nicht in ganz geringem Umfang, tätig werden. Lösung: Die Filiale in Esslingen ist keine erste Tätigkeitsstätte, da C dort lediglich für 36 Monate und damit nicht dauerhaft tätig werden soll (unabhängig vom quantitativen Umfang der Tätigkeit). Die Filiale in Stuttgart wird erst nach Ablauf von 36 Monaten erste Tätigkeitsstätte, wenn C dort tätig werden soll. Seite 6

5 1 Definition der ersten festen Tätigkeitsstätte C kann für die kompletten 36 Monate für seine Tätigkeit in Esslingen steuerfreie Reisekosten abrechnen. Beispiel 4: Der Außendienstmitarbeiter D holt sich morgens seine Aufträge in der Hauptniederlassung ab und ist den Rest des Tages bei Kunden auswärts tätig. Lösung: D hat keine erste Tätigkeitsstätte, da er durch das Abholen der Aufträge nicht im Betrieb tätig wird. Beispiel 5: Der Außendienstmitarbeiter E wird arbeitsvertraglich befristet für die Dauer von viereinhalb Jahren bei einem Kunden eingesetzt. Lösung: E hat eine erste Tätigkeitsstätte beim Kunden, da der Arbeitgeber die Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten bei einem Dritten (Kunde) bestimmt hat. Keine steuerfreien Reisekosten Beispiel 6: Der Außendienstmitarbeiter F wird arbeitsvertraglich befristet für die Dauer von dreieinhalb Jahren bei einem Kunden eingesetzt. Danach wird er in direktem Anschluss nochmals für 12 Monate bei diesem Kunden eingesetzt und es wird eine neue schriftliche zeitlich befristete Tätigkeit dort vereinbart. Lösung: Obwohl F insgesamt 54 Monate bei diesem Kunden eingesetzt wird, hat er dort keine erste Tätigkeitsstätte, da der Arbeitgeber keine durchgängige Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus bei einem Dritten (Kunden) bestimmt, sondern hier eine sog. Kettenabordnung (immer unter 48 Monate) vorgenommen hat. Steuerfreie Reisekosten möglich Beispiel 7: Der Monteur M wird mit einem befristeten Arbeitsvertrag (12 Monate) eingestellt. Der Arbeitgeber bestimmt, dass M für die komplette Zeit dieses befristeten Vertrags beim Kunden Y tätig wird. Lösung: Die erste Tätigkeitsstätte ist beim Kunden Y, da die Zuordnung für die Dauer des Dienstverhältnisses (befristeter Arbeitsvertrag) vom Arbeitgeber vorgenommen wurde. Keine steuerfreien Reisekosten Seite 7

6 2 Verpflegungsmehraufwand 2 Verpflegungsmehraufwand 2.1 Verpflegungsmehraufwendungen im Inland Zweistufige Staffelung bei den Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen Bei Verpflegungsmehraufwendungen gibt es eine zweistufige Staffelung (12,00 und 24,00 Euro) der abziehbaren Pauschalen. Dabei wird auf einen Teil Mindestabwesenheitszeiten verzichtet und die Berechnung der Dreimonatsfrist vereinfacht. Abs. 4a sagt dazu: (4a) Mehraufwendungen des Arbeitnehmers für die Verpflegung sind nur nach Maßgabe der folgenden Sätze als Werbungskosten abziehbar. Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit), ist zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen eine Verpflegungspauschale anzusetzen. Diese beträgt 1. 24,00 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, 2. jeweils 12,00 Euro für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet, 3. 12,00 Euro für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet sie am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, werden 12,00 Euro für den Kalendertag gewährt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Die Mitternachtsregelung bleibt unverändert bestehen Beispiele: Verpflegungsmehraufwendungen im Inland Beispiel 1: Ein Arbeitnehmer tritt von Hannover (erste Tätigkeitsstätte) eine Dienstreise nach Düsseldorf am um Uhr an und kommt am um Uhr zurück. Er hat zwei Übernachtungen in Düsseldorf getätigt. Lösung: Folgende Verpflegungsmehraufwendungen können angesetzt werden: Abwesenheit 9 Std. 12,00 Euro Abwesenheit 24 Std. 24,00 Euro Abwesenheit 19 Std. 12,00 Euro 48,00 Euro Seite 8

7 2 Verpflegungsmehraufwand Beispiel 2: Ein Arbeitnehmer tritt von Hannover (erste Tätigkeitsstätte) eine Dienstreise nach Düsseldorf am um Uhr an und kommt am um Uhr zurück. Er hat zwei Übernachtungen in Düsseldorf getätigt. Lösung: Folgende Verpflegungsmehraufwendungen können angesetzt werden: Abwesenheit 5 Std. 12,00 Euro Abwesenheit 24 Std. 24,00 Euro Abwesenheit 19 Std. 12,00 Euro 48,00 Euro Beispiel 3: Ein Arbeitnehmer tritt eine eintägige Dienstreise am von 8.00 Uhr bis Uhr an. Lösung: Der Arbeitnehmer kann keine steuerfreien Verpflegungspauschalen erhalten (da nicht mehr als acht Stunden) Mehrtägige Auswärtstätigkeit im Inland Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von je 12,00 Euro als Werbungskosten berücksichtigt bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Insoweit ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt. Eine mehrtägige auswärtige Tätigkeit mit Übernachtung liegt auch dann vor, wenn die berufliche Auswärtstätigkeit über Nacht ausgeübt wird und sich daran eine Übernachtung am Tage sowie eine weitere Tätigkeit über Nacht anschließt. Unerheblich ist auch, ob für die Übernachtung tatsächlich Übernachtungskosten anfallen (so z. B. beim Schlafen im Bus, im Lkw oder in einer Lok). Beispiel: Der Ingenieur I aus Köln ist von Montagabend bis Dienstag in Düsseldorf auswärts tätig. An diese Tätigkeit schließt sich am Dienstag gleich die Weiterreise nach Frankfurt zu einer neuen Auswärtstätigkeit an. I fährt von Düsseldorf direkt nach Frankfurt und kehrt am Mittwochmittag zu seiner Wohnung zurück. Lösung: I kann folgende Verpflegungspauschalen beanspruchen: Für Montag als Anreisetag und für Mittwoch als Rückreisetag stehen ihm jeweils 12,00 Euro zu. Da er am Dienstag infolge der Abreise aus Düsseldorf und direkten Anreise nach Frankfurt 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, kann er für diesen Tag eine Pauschale von 24,00 Euro beanspruchen. Abwandlung: I sucht am Dienstag kurz seine Wohnung in Köln auf, um Unterlagen und Kleidung einzupacken, und fährt nach einer Stunde weiter nach Frankfurt. Seite 9

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