<Geheimhaltungsgrad> <Ausschreibungs- und Vertragswesen> Ausschreibungskonzept

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1 Bundesamt für Informationsmanagement und Informationstechnik in der Bundeswehr Projektbereich XY <Ausschreibungs- und Vertragswesen> Projektbezeichnung: ToSA Datum: Vorhabennummer: < Vorhabennummer > Version: 1.5 Az: < Aktenzeichen >

2 Das V-Modell XT ist urheberrechtlich geschützt. Copyright 2006 V-Modell XT Autoren und andere. Alle Rechte vorbehalten. Das V-Modell XT ist unter der Apache License Version 2.0 freigegeben. Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License"); you may not use this file except in compliance with the License. You may obtain a copy of the License at Unless required by applicable law or agreed to in writing, software distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS, WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied. See the License for the specific language governing permissions and limitations under the License. Zuletzt geändert: :57 2/10

3 Projektleiter Hr. Odysseus Verantwortlich Hr. Hermes Erstellt am Zuletzt geändert Bearbeitungszustand in Bearbeitung vorgelegt X fertig gestellt Dokumentablage ToSA\..\Anforderungen und Analysen\.rtf V-Modell-XT Version Version 1.2bw Weitere Produktinformationen Mitwirkend Hr. Hermes Einkäufer Hr. Odysseus Projektkaufmann Erzeugung Produktumfang für die Auftragsvergabe Make-or-Buy-Entscheidung - Projekthandbuch ToSA\..\Anforderungen und Analysen\Projekthandbuch.rtf Änderungsverzeichnis Änderung Nr. Datum Version Geänderte Kapitel Beschreibung der Änderung Autor Zustand Alle Initiale Produkterstellung Mk i.b Alle Produktbearbeitung Mk i.b Alle Aktualisiert Mk i.b Alle Aktualisiert Mk i.b Alle Aktualisiert Mk Vg Produkt fertig gestellt Tt f.g. Zuletzt geändert: :57 3/10

4 Prüfverzeichnis <Geheimhaltungsgrad> Die folgende Tabelle zeigt einen Überblick über alle Prüfungen sowohl Eigenprüfungen wie auch Prüfungen durch eigenständige Qualitätssicherung des vorliegenden Dokumentes. Datum Geprüfte Version Anmerkungen Prüfer Neuer Produktzustand Produkt nach Prüfung fertig gestellt Tt f.g. Zuletzt geändert: :57 4/10

5 Inhalt 1 Einleitung Überblick und Beurteilung der Alternativen Auswahl eines s Organisation und Vorgehen bei der Ausschreibung Verteiler für die Ausschreibung Zuletzt geändert: :57 5/10

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7 1 Einleitung Ausschreibungen der öffentlichen Auftraggeber unterliegen bestimmten Richtlinien wie VgV, GWB, VOL, VOF, VOB, UfAB III und WiBe 21. Diese definieren, wann welche Form der Vergabe gewählt werden muss und wie der zeitliche Ablauf ist. Im wird ein rechtlich korrektes und inhaltlich sinnvolles Vorgehen für die Ausschreibung festgelegt. Auch private Auftraggeber können unter Umständen im Sinne der EU-Vergaberichtlinien als öffentliche Auftraggeber zu bewerten sein (vergleiche GWB, insbes. 98 und die VgV). Will ein privater Auftraggeber Angebote einholen ohne eine Ausschreibung durchzuführen, so kann dieses Produkt entfallen. Die Ausschreibung entspricht dann einer Angebotsanforderung und unterliegt keinen gesetzlich vorgeschriebenen Reglementierungen. 2 Überblick und Beurteilung der Alternativen Nationale Vergabeverfahren Öffentliche Ausschreibung Beschränkte Ausschreibung Freihändige Vergabe EU-weite Vergabeverfahren Offenes Verfahren Nichtoffenes Verfahren Verhandlungsverfahren Das "Offene Verfahren" ist der Regelfall, bei dem eine Vergabe der Leistungen im vorgeschriebenen Verfahren, nach öffentlicher Aufforderung, mit einer unbeschränkten Zahl von Unternehmen durchgeführt wird. Die Voraussetzungen gem. 3 a VOL/A für das offene Verfahren sind somit erfüllt. 3 Auswahl eines s Für die Ausschreibung zur Neuentwicklung von ToSA ist zunächst zu prüfen, ob die Möglichkeit des nationalen Vergabeverfahrens besteht. Als Voraussetzung für die Entscheidung ist der geschätzte Auftragswert maßgeblich, ob ein EU-weites oder nationales Vergabeverfahren durchzuführen ist. Erreicht oder übersteigt der bei der Schätzung festgestellte Auftragswert den in der VgV festgelegten Schwellenwert ( Euro), so ist ein EU-weites Vergabeverfahren durchzuführen. Der Auftragswert für die Neuentwicklung von ToSA wurde aufgrund eigener Erkenntnisse über Euro geschätzt, das Auftragsvolumen beträgt deutlich über ,- Euro (Detailrechnungen und -aufstellungen siehe WiBe). Die Ausnahmegründe des 3 VOL/A treffen hier zu. Die nationalen Vergabeverfahren kommen somit nicht in Betracht. Nach Prüfung der Voraussetzungen der einzelnen Vergabeverfahren kommt als Ergebnis das offene Vergabeverfahren für die Neuentwicklung von ToSA in Betracht. 4 Organisation und Vorgehen bei der Ausschreibung Grundsätzlich liegt jeder öffentlichen Ausschreibung zunächst folgender Ablauf zugrunde. (UfAB V1.0 S.131 ff.) Beschaffungsvorlauf: Bedarfsanalyse und -feststellung Nachweis der Wirtschaftlichkeit der beabsichtigten Anschaffung/Investition (WiBe) Klärung der Haushaltsmittel Zuletzt geändert: :57 7/10

8 Einhaltung sonstiger Vorschriften, wie z.b. interne Dienstanweisung, oder die Bekanntmachungspflicht bei Beschaffungsvorhaben oberhalb von ˆ auf EU- Niveau Nachdem die behördeninternen Vorbereitungen erledigt worden sind, beginnen die Vorbereitungen für die Veröffentlichung der Ausschreibung, gefolgt von der Durchführung der Beschaffungsmaßnahme. Durchführung der Beschaffung: Anlegung einer Vergabeakte/Vorgang Beschaffungsfähigkeit prüfen (Schätzung realistisch, Finanzmittel für den Bedarf ausreichend) Festlegung des Vergabeverfahrens (Nationales Verfahren oder EU-weites Verfahren) Festlegung der Vergabeart (z.b. Beschränktes Verfahren, Nichtoffenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb) Erstellung eines Zeitplans Durchführung des Verfahrens bis zum Versand der Verdingungsunterlagen Erstellung der Verdingungsunterlagen ggf. inklusive der Vertragsentwürfe und der Bewertungsmatrizen für die Eignungsprüfung und die Leistungsbewertung Erstellung der Bekanntmachung des offenen Verfahrens mit den geforderten Inhalten nach dem Muster der VOL/A, Anhang II Aufnahme der jeweiligen Bewertungsmatrix für die Eignungsprüfung und Leistungsbewertung in der Vergabeakte Veröffentlichung der Bekanntmachung des offenen Verfahrens (mindestens im EU-Amtsblatt) Versendung der Verdingungsunterlagen Behandlung von Bewerberfragen Angebotsöffnung Bewertung der Angebote Zuschlagsentscheidung Information an die nicht berücksichtigten Bieter Zuschlagserteilung Erstellung der Vertragsurkunde Unterzeichnung der Vertragsurkunde Erfüllung der Bekanntmachungs- /Melde- und Berichtspflichten Abschluss des Vergabeverfahrens Verfahrensschritte nach UfAB Lfd. Nr. Entgegennahme der Anträge der Interessenten zur Übersendung der Verdingungsunterlagen Verfahrensschritt 1. Absendung der Bekanntmachung 2. Definition für den Schlusstermin der Frist des Verfahrensschritts Kommentar i.d.r. ca Tage nach Bekannt- Ausreichende Fristen sollten vorgesehen VOL/A Quelle - Zuletzt geändert: :57 8/10

9 Lfd. Nr. Verfahrensschritt Anforderung der Verdingungsunter lagen Frist des Verfahrensschritts machungstermin Kommentar werden 3. Angebotsfrist 52 Tage Mindestfrist, sollte verlängert werden in abh. von Ausschreibungsgegensta nd 4. Auswertung der Angebote i.d.r. ca Tage je nach Komplexität des Auftragsgegenstandes Frist sollte so kalkuliert werden, dass das Auswertungsteam genügend Zeit hat. Urlaubszeit, Teststellung mit einkalkulieren. VOL/A Quelle 18a, Abs.1 (1) VOL/A - 5. Frist zur Informationspflicht vor Zuschlagserteilung 14 Kalendertage vor Zuschlagserteilung Alle Teilnehmer an dem Verfahren müssen angeschrieben werden. Es muss mind. folgende Information kommuniziert werden: 1. Angabe des Namens des Bieters, der den Zuschlag erhalten soll 2. Individueller und begründeter Ablehnungsgrund - 6. Bindefrist Innerhalb der Bindefrist muss der Zuschlag zunächst intern erteilt werden. Danach muss diese Information u.a. an die Bieter verteilt werden. Es besteht eine 14-tägige Einspruchsfrist. Erst nach Verstreichen der Rechtsbehelfsfrist, kann der Vertragsschluss (Zuschlag) vollzogen werden Meldungspflicht "Vergebene Aufträge" Innerhalb von 48 Tagen nach Vergabe des Auftrags hat der Auftraggeber eine Bekanntmachung an das Amt für amtliche Veröffentlichung der Europäischen Gemeinschaft zu übermitteln VOL/A Zuletzt geändert: :57 9/10

10 Der Ausschreibung liegt folgender voraussichtlicher Zeitplan zugrunde: 1. Absendung der Bekanntmachung: Zusendung der Verdingungsunterlagen bis zum: Angebotsfrist: Auswertezeit bis spätestens zum: Entscheidung über den internen Zuschlag bis spätestens zum: Mitteilung an nicht berücksichtigte Bieter bis spätestens zum: Bindefrist: Verteiler für die Ausschreibung Die Verteilung der Ausschreibung erfolgt nach Maßgabe des zuständigen Ausschreibungs-, bzw. Vertragsreferats. Zuletzt geändert: :57 10/10