Erstellen/Aktualisieren von HeBIS-Handbuchkapiteln

Transkript

1 Seite 1 Erstellen/Aktualisieren von HeBIS-Handbuchkapiteln Inhalt: 1.Neues Handbuchkapitel anlegen 1.1. Text erstellen 1.2. Speicherort VZ-Laufwerk 2. Vorhandenes Handbuchkapitel aktualisieren 2.1. Aktualisierung der Datei(en) auf VZ-Laufwerk 3. Neue/aktualisierte Handbuchkapitel in s CMS importieren 3.1. Handbuchkapitel importieren 3.2. Eigenschaften des importierten Kapitels festlegen (HeBIS-Cocktail) 4. Neue Handbuchkapitel in thematische Übersichtsseiten des Handbuchs integrieren 5. Aktualisieren der Standangabe bei vorhandenen Handbuchkapiteln 6. Veröffentlichen eines neuen oder aktualisierten Kapitels über News / Führen der Versionshistorie 1. Neues Handbuchkapitel anlegen 1.1. Text erstellen Handbuchkapitel werden mit Microsoft Office Word, basierend auf der Formatvorlage, erstellt. (V:\vz\Handbuch\Aktuell\vorlagen und beispiele) Bitte Kopf- und Fußzeile nicht vergessen! Anschließend wird das neue Kapitel (DOC-Datei) mit Hilfe des Programms Open Office Writer in eine PDF-Datei umgewandelt (Programme/OpenOffice.org 2.0/OpenOffice.org Writer DOC-Datei öffnen, PDF-Knopf klicken). Falls das Programm nicht installiert ist oder Probleme macht (kann bei umfangreichen Dokumenten passieren), bitte die Doc-Datei an ein Mitglied des Webteams schicken. 1.2 Speicherort VZ-Laufwerk Die fertig gestellten Dateien (DOC- und PDF) des neuen Handbuchkapitels sind auf das VZ- Laufwerk - Ordnerverzeichnis vz / Handbuch / Aktuell - im passenden Unterordner abzuspeichern bzw. dorthin zu verschieben. (Alle Handbuchkapitel, die auf den HeBIS-Webseiten angezeigt werden, sind dort zur Datensicherung als DOC- und PDF-Datei abgelegt).

2 Seite 2 Forts. s. Kapitel Vorhandenes Handbuchkapitel aktualisieren 2.1. Aktualisierung der Datei(en) auf VZ-Laufwerk Das in Frage kommende Handbuchkapitel (DOC-Datei) wird in Microsoft Office Word geöffnet. Damit die Leser Änderungen am Text auf einen Blick erkennen können, werden die neuen Textpassagen erfasst und anschließend in der Schriftfarbe rot formatiert. Die bisherige Kennzeichnung durch einen seitlichen Streifen Aktualisierung sollte (wenn von früheren Aktualisierungen noch vorhanden) entfernt und nicht mehr verwendet werden. (Bitte nicht vergessen, dass Datum in der Fußzeile zu aktualisieren). Nach Abschluss der Textkorrekturen und Abspeichern des Dokuments wird von der DOC-Datei eine neue PDF-Datei erzeugt (s.a. Kapitel 1.1.) 3. Neue/aktualisierte Handbuchkapitel in s CMS importieren Die bereits auf dem VZ-Laufwerk neu erstellten bzw. aktualisierten Daten müssen jetzt noch online gebracht werden 3.1 Handbuchkapitel importieren Einloggen in das CMS. Damit neu erstellte bzw. aktualisierte Dateien auf den Webseiten angezeigt werden können, wählt man im CMS-Pulldown-Menü Datei die Funktion Import aus.

3 Seite 3 Im Bildschirm des sich öffnenden Import-Wizards ist bereits die Funktion Datei-Import Lokale Dateien importieren markiert. Mit dem Klick auf Weiter gelangt man in den Folge-Bildschirm (keinen Pfad angeben, sondern auf Auswählen klicken).

4 Seite 4 Bei der Auswahl des Zielverzeichnisses hangelt man sich mit Doppelklicks im Folge-Bildschirm über die Ordner de, 1publikationen, arbeitsmaterialien, hebis-handbuch bis zum Ordner durch, in die die neue(n) bzw. aktualisierte(n) Datei(en) gespeichert werden soll(en) Der Name des gewünschten Ziel-Ordners ist dann unten links unter Name eingetragen. (Beispiel: ZS-Handbuch)

5 Seite 5 Anschließend unten rechts mit OK bestätigen. Der 1. Schritt zum Import von lokalen Dateien ist damit abgeschlossen. Im Zielverzeichnis ist der Pfad zum gewünschten Ordner eingetragen. Auf Weiter klicken im 2. Schritt muss jetzt angegeben werden, wo die zu importierende Datei liegt. Auf Durchsuchen klicken. Das Fenster zeigt jetzt die Ordnerstruktur des eigenen PCs an.

6 Seite 6 Für den Fall, dass nicht die Ordner des VZ-Laufwerks angezeigt werden sollten, muss ggf. durch mehrfaches Anklicken des Symbols Eine Ebene nach oben zur Ansicht Suchen in: Desktop gewechselt werden. Dort auf Arbeitsplatz doppelklicken, das VZ-Laufwerk auswählen und über die Ordner vz, Handbuch, Aktuell in den Ordner wechseln, der die neu erstellte bzw. aktualisierte Datei enthält. Die PDF-Version dieser Datei wird ausgewählt. Durch Anklicken von Öffnen wird der Dateiname, der zu importierenden Datei als Datei 1 in den Import-Wizard übernommen. Wenn mehrere Handbuchkapitel importiert werden sollen, sind die geschilderten Schritte für Datei 2 usw. zu wiederholen. Sind alle benötigten Dateien eingetragen, wird mit Anklicken von Weiter der eigentliche Import gestartet. Nach erfolgreichem Import erscheint der Hinweis Der Import wurde erfolgreich beendet. Durch Anwahl von OK wird der Import-Wizard geschlossen. Der Import-Wizard kann nur Dateien importieren, die nicht größer als 1 MB sind! 3.3 Eigenschaften des importierten Kapitels festlegen (HeBIS-Cocktail) Die importierte Datei ist nun im entsprechenden Ordner auf der linken Seite des CMS zu sehen. Durch Anklicken erscheinen im Hauptfenster die Informationen zu Eigenschaften, Bearbeiten, Information und Vorschau. Hier sind noch 2 Arbeitsschritte auf der Seite Eigenschaften zu erledigen: - in die Felder Meta-Infos bitte Metadaten zum betreffenden Kapitel eintragen - damit das überarbeitete bzw. neue Handbuchkapitel in der nächsten Ausgabe des HeBIS- Cocktails publiziert werden kann, muss im Feld Kategorie ein Link zur nächsten Ausgabe des Cocktails angelegt werden. Dazu wird Hinzufügen angewählt und im sich öffnenden Fenster die nächste Cocktail-Ausgabe ausgewählt.

7 Seite 7 4. Neue Handbuchkapitel in thematische Übersichtsseiten des Handbuchs integrieren Damit neue Handbuchkapitel auf den HeBIS-Webseiten auch aufgerufen werden können, müssen sie in die Übersichtsseiten des HeBIS-Handbuchs integriert werden. Arbeitsablauf im CMS: Auswahl des Reiters Dokumente am linken Rand, dann nacheinander Anklicken des Plus- Zeichens vor de, 1publikationen, arbeitsmaterialien, und hebis-handbuch. Unterhalb des Ordners zs-hb sind die PHP-Dokumente für alle Handbuchteile aufgeführt Für die Integration eines neuen Dokuments in der Übersicht des Katalogisierungshandbuchs wählt man z.b. das Dokument handbuch_katalogisierung.php aus.

8 Seite 8 Im rechten Bildschirmteil wird jetzt u.a. der Reiter Bearbeiten angeboten. Ganz unten findet man den Editor zum Bearbeiten der Übersichtstabelle mit den Titeln der einzelnen Dokumente des Handbuchkapitels.

9 Seite 9 In der Tabelle in die betreffende Zeile (alphabetische Ordnung) klicken, dann durch Anwahl des Symbole Zeile darüber einfügen oder Zeile darunter einfügen eine leere Zeile einrichten. Jetzt wird der Titel des Dokuments, das Format und der Stand eingetragen. Abschließend muss das der Eintrag noch mit dem Dokument verlinkt werden. Dazu wird der Eintrag mit der linken Maustaste invertiert und dann das Hyperlink einfügen/bearbeiten -Symbol angewählt. Im sich öffnenden, neuen Fenster ist bereits der Link Typ Interner Link voreingestellt.

10 Seite 10 Mit dem Klick auf Auswahl erscheint die Ordnerstruktur des CMS. Über die Ordner de, 1publikationen, arbeitsmaterialien usw. hangelt man sich bis zur gesuchten PDF-Datei durch, die durch den Klick auf den Tabelleneintrag geladen werden soll. Mit Klick auf OK wird die Verlinkung hergestellt, die Dokumentbezeichnung in der Tabelle erscheint in blauer Farbe.

11 Seite Aktualisieren der Standangabe bei vorhandenen Handbuchkapiteln Die Aktualisierung des Stands in den Übersichtsseiten der Handbuchteile (Allgemeines, Kategorien, Listen, Systemhandbuch, Katalogisierungshandbuch usw.) wird in den jeweiligen PHP- Dokumenten vorgenommen. Auswahl des Reiters Dokumente am linken Rand, dann nacheinander Anklicken des Plus- Zeichens vor de, 1publikationen, arbeitsmaterialien, und hebis-handbuch. Unterhalb des Ordners zs-hb sind die PHP-Dokumente für alle Handbuchteile aufgeführt (Man muss also nicht in die jeweiligen Handbuch-Ordner durchklicken dort befinden sich nur die eigentlichen PDF-Dateien, die durch den Import schon auf dem neuesten Stand sind). Gewünschtes PHP-Dokument anklicken es erscheint die Seite Bearbeiten mit der Tabellen- Übersicht (Name, Format, Stand).

12 Seite 12 In der Tabelle wird die Standangabe auf den neuen Stand gebracht, mit der Maus markiert (Ziehen), dann das Zeichen (T) Vordergrundfarbe angewählt

13 Seite 13 und im sich öffnenden Fenster das Rot mit der Bezeichnung ##FF0000 ausgewählt. Auswahl mit OK bestätigen. Abschließen der Bearbeitung mit Klick auf Veröffentlichen. 6. Veröffentlichen eines neuen oder aktualisierten Kapitels über News / Führen der Versionshistorie Für diese Arbeitsschritte bitte ein Mitglied des Webteams von der vorgenommenen Handbuch- Aktualisierung informieren.