AUTOMATISIERTES SYSTEM. Elektronische Handelsplattform WholeMetal. Benutzerhandbuch für den Lieferanten

Transkript

1 AUTOMATISIERTES SYSTEM Elektronische Handelsplattform WholeMetal Benutzerhandbuch für den Lieferanten Blätter

2 2 Inhaltsverzeichnis 1 Konto Abschnitt Mein Unternehmen Verwaltung der Unternehmensmitarbeiter Funktionen der Mitarbeiter auf der Plattform Änderung der Unternehmensdaten Teilnahme an Versteigerungen Besonderheiten der Teilnahme eines Nutzers an einer englisch-holländischen Auktion Besonderheiten der Teilnahme eines Nutzers an einer Angebotsanfrage Fragen zum Handelsgeschäft... 7

3 3 1 Konto Zu Arbeitsbeginn muss man sich im System anmelden, indem ein Autorisierungsverfahren zu passieren ist. Danach gelangt der Nutzer in den Arbeitsraum: 1.1 Persönliches Konto Für die Arbeit kann man die Links links (1), die Buttons rechts (2), sowie das Navigationsmenü im oberen Teil der Seite (3) benutzen. Die Farbe der Buttons signalisiert, dass sich im System unbearbeitete Ereignisse befinden: Es liegt eine ungelesene Mail vor, eine neue Frage eines Lieferanten ist eingegangen, es gibt neue Anfragen. Alle wichtigen Ereignisse werden als Icons im Navigationsmenü abgebildet (1). Wenn man auf das Icon klickt, kann man zum entsprechenden Ereignisjournal wechseln: 1.2 Menü Konto

4 4 Alle Links im Aufklappmenü Konto (3) dublieren die Links aus dem Konto. Zur Seite des Kontos kann man immer zurückkehren, indem man auf das Icon Home (2) im Navigationsmenü drückt. Das Navigationsmenü ist von beliebiger Seite der Elektronischen Handelsplattform verfügbar. 1.1 Abschnitt Mein Unternehmen Jeder autorisierte Nutzer arbeitet auf der Handelsplattform im Namen eines Unternehmens, dessen Mitarbeiter er ist. Auf der Seite Mein Unternehmen kann ein Mitarbeiter die wichtigsten Angaben über das Unternehmen sehen, wie z.b. Name, Anschrift, Kontakttelefon und andere. Es gibt auf der Seite auch einen Block mit der Liste der Unternehmensmitarbeiter. 1.2 Verwaltung der Unternehmensmitarbeiter Ein Nutzer mit der Funktion Administrator des Unternehmens kann die Liste aller Unternehmensmitarbeiter sehen, die an der EHP registriert sind, kann neue hinzufügen, die Angaben von bereits vorhandenen Mitarbeiter bearbeiten sowie die Funktionen eines Mitarbeiters an der Plattform zuordnen. Durch Drücken auf den Knopf Sperren auf der Seite Angaben des Mitarbeiters kann einem Nutzer verboten werden, sich an der elektronischen Handelsplattform (EHP) zu autorisieren. Um einem gesperrten Nutzer erneut die Möglichkeit zu gewähren, sich zu autorisieren und im System zu arbeiten, ist der Knopf Endsperren zu betätigen. Der Administrator des Unternehmens kann einen an der EHP registrierten Nutzer löschen. Dann werden alle Angaben des Nutzers aus dem System gelöscht Funktionen der Mitarbeiter auf der Plattform 1. Administrator des Unternehmens Der Nutzer mit dieser Funktion kann die Angaben der Mitarbeiter der Organisation ändern sowie einstellen, welche Mitteilungen sie erhalten dürfen. 2. Lieferant Der Nutzer mit dieser Funktion kann mit allen Plattformabschnitten arbeiten, die sich auf die Handelsgeschäfte beziehen. 1.3 Änderung der Unternehmensdaten Um die allgemeinen Informationen über das Unternehmen zu ändern, ist dem Administrator des Unternehmens auf der Seite Mein Unternehmen der Knopf Angaben zum Unternehmen ändern verfügbar, nach dessen Betätigung der Nutzer auf die Datenbearbeitungsseite gelangt.

5 5 2 Teilnahme an Versteigerungen An einer Versteigerung können nur die Unternehmen teilnehmen, die einen Antrag auf die Teilnahme gestellt haben und durch den Veranstalter zugelassen wurden. Zur Einreichung des Antrags auf die Teilnahme muss man zur Ansichtsseite der Versteigerung gehen, die den Status Antragsannahme hat, und auf den Knopf Antrag auf Teilnahme erstellen drücken. Auf der Seite der Bearbeitung des Antrags auf die Teilnahme sind die folgenden Handlungen verfügbar: Antrag einreichen und Antrag löschen. Zur erfolgreichen Antragseinreichung muss der Teilnehmer erforderliche Felder ausfüllen und notwendige Dokumente hochladen. Zum Hinzufügen eines neuen Dokuments muss man den Knopf Hinzufügen im entsprechenden Block benutzen. Beim Hinzufügen eines Dokuments muss man dessen Typ angeben und die Datei auswählen. Es können auch Bezeichnung des Dokuments und ein Kommentar zu diesem angegeben werden. Für ein Dokument mit dem Typ Anderes Dokument ist unbedingt eine Bezeichnung anzugeben. Nach dem erfolgreichen Laden des Dokuments wird es im Block Dokumente gezeigt und kann angezeigt und heruntergeladen, sowie bearbeitet und gelöscht werden. Man kann auch alle Dokumente zur Versteigerungen herunterladen. Zur Antragseinreichung ist der Knopf Einreichen zu benutzen. Der Status des Antrags wechselt auf Eingereicht. Ein Lieferant hat die Möglichkeit, den Antrag auf die Teilnahme an Versteigerungen im Zeitraum der Antragsannahme zu widerrufen. Dazu muss der Nutzer Widerrufen klicken. Im Falle des Antragswiderrufs wechselt sein Status auf Widerrufen. Der Nutzer kann in diesem Fall keinen Sieg in Versteigerung beanspruchen. Nach Ablauf der Periode der Antragsannahme zur Ausschreibung oder mit dem Tag der Umschlagsöffnung wechseln alle eingereichten Anträge auf Teilnahme in den Status Zugelassen. Alle erstellten Anträge auf Teilnahme an der Ausschreibung werden ins Schriftprotokoll Anträge auf die Teilnahme an Versteigerungen eingetragen. Anträge können nach Teil- oder Vollnamen der Versteigerung, Durchführungsart, Status der Versteigerung, Status des Antrags, sowie nach der Zeitspanne, wo der Antrag erstellt und eingereicht ist, gesucht werden. 2.1 Besonderheiten der Teilnahme eines Nutzers an einer englischholländischen Auktion Wurde der Antrag auf die Teilnahme am Handelsgeschäft zugelassen, so hat der Nutzer die Möglichkeit, an einer englisch-holländischen Auktion weiter teilzunehmen, und zwar kann er Preisangebote (Setzungen) einreichen. Beim Eintritt von Tag und Zeitpunkt des Handelsgeschäfts wechselt die englisch-holländische Auktion in den Status Versteigerungen laufen ab. Ab diesem Zeitpunkt beginnt die Stufe der englischen

6 6 Auktion. In dieser Periode werden durch das System automatisch Intervalle der Preissteigerung generiert. Die Zeit des Intervalls wird in den Systemeinstellungen durch den Betreiber des EHP vorgegeben. Im Laufe des Intervalls haben die Lieferanten die Möglichkeit, den laufenden Versteigerungspreis zu akzeptieren. Zur Einreichung eines Preisangebots muss der Lieferant den Knopf Etappe des Anstiegs benutzen, der sich auf der Informationsseite der Versteigerung befindet. Sobald die Zeit verstrichen ist, welche dem Intervall zugeteilt wurde, bestimmt das System, ob Preisangebote von den Lieferanten eingereicht wurden, gibt es keine so bestimmt das System automatisch ein neues Intervall zur Angebotseinreichung durch die Lieferanten. In diesem Intervall übersteigt der Preis der Versteigerung den ursprünglichen Preis um den Preissteigerungsschritt, der am Zeitpunkt der Veröffentlichung der Versteigerung durch den Kunden angegeben wurde. Somit erfolgt die Erhöhung des ursprünglichen Versteigerungspreises bis zum Zeitpunkt, wenn der laufende Versteigerungspreis den maximal möglichen Preis, den der Kunde vorgegeben hat, erreicht. Hat in einem Intervall mindestens ein Lieferant den laufenden Versteigerungspreis akzeptiert, so stoppt nach Ende dieses Intervalls die Erhöhung des ursprünglichen Versteigerungspreises. Wenn nur ein Preisangebot eingereicht wurde, wechselt die Versteigerung zum Status Ergebnisauswertung. Wenn aber zwei und mehr Preisangebote vorliegen, beginnt ab diesem Zeitpunkt die Etappe der holländischen Versteigerung. Die Zeit für die Durchführung der holländischen Versteigerung, wird in Systemeinstellungen durch den Betreiber der EHP vorgegeben. Im Laufe dieser Zeit können die Lieferanten ihr Preisangebot senken, indem sie Angebote machen. Zum Aufruf der Seite mit den Informationen über den Versteigerungslauf ist der Knopf Senkungsstufe auf der Seite der Versteigerungen zu betätigen. Ein Preisangebot kann der Lieferant im Block "Preisangebot" machen. Mit den Knöpfen + und - kann man die Größe des Preisangebots in festgelegten Schrittgrößen einstellen. Um ein Preisangebot einzureichen, ist der Knopf Einreichen zu betätigen. Im Block Preisangebote werden die Preisangebote angezeigt, welche durch andere Lieferanten gemacht sind, sowie der Zeitpunkt deren Einreichung. Die Namen aller Lieferanten werden aus Anonymitätsgründen unter Pseudonymen versteckt. Das Angebot des Lieferanten hat die Eintragung Mein Preisangebot. Gab es im Laufe bestimmter Zeit seit des letzten Angebots keine Angebote mehr, schließt die Senkungsstufe der englisch-holländischen Auktion automatisch ab. Der Status der Versteigerung wechselt auf Ergebnisauswertung. Nach Ergebnissen der Versteigerungsdurchführung wird ein Protokoll erstellt. Als Gewinner der Versteigerung wird der Lieferant anerkannt, der den niedrigsten Preis angeboten hat. In diesem Fall erhält der Versteigerung den Status Abgeschlossen. Wenn keine Anträge zur Teilnahme an Versteigerungen eingereicht wurden, oder zur Teilnahme an Versteigerungen nur ein Lieferant zugelassen wurde, sowie wenn im Laufe der Versteigerung kein Angebot gemacht wurde, trifft der Kunde den Beschluss, die Versteigerungen als nicht zustande gekommen anzuerkennen, die Versteigerung wechselt den Status auf Nicht zustande gekommen.

7 7 2.2 Besonderheiten der Teilnahme eines Nutzers an einer Angebotsanfrage Wurde der Antrag auf die Teilnahme an Versteigerung zugelassen, hat der Nutzer die Möglichkeit, an den Angebotsanfragen weiter teilzunehmen, und zwar in dem Sinne, dass er die Anerkennung als Gewinner der Versteigerung beansprucht. Die bei der Einreichung des Antrags gemachten Preisangebote sind bis zum Beginn der Versteigerungen und Zeitpunkt der Auswertung der Preisangebote nicht offenzulegen. Bei dieser Versteigerungsart erfolgt die Auswertung der Angebote der Lieferanten automatisch durch das System bei Eintritt des Tags und des Zeitpunkts der Umschlagöffnung. Nach dem Öffnen der Umschläge und der Bestimmung des Ergebnisses wird das Protokoll über die Versteigerungsergebnisse erstellt. Als Gewinner gilt derjenige, der den niedrigsten Preis angeboten hat, vorausgesetzt, dass die Anforderungen an den Lieferanten erfüllt sind (Voraussetzungen der Angebotsanfrage). In diesem Fall erhält die Versteigerung den Status ""Abgeschlossen"". Wenn keine Anträge auf die Teilnahme an Versteigerungen eingereicht wurden, oder zur Teilnahme an Versteigerungen nur ein Lieferant zugelassen wurde, trifft der Kunde den Beschluss, die Versteigerungen als nicht zustande gekommen anzuerkennen und die Versteigerungen wechseln ihren Status auf "Nicht zustande gekommen". 2.3 Fragen zum Handelsgeschäft Im Status Annahme der Anfragen auf der Versteigerungsseite kann man Fragen an den Kunde stellen, indem man einen entsprechenden Knopf drückt und die Frage im erscheinenden Fenster eingibt. Die Antwort auf die Frage kann der Kunde dem Nutzer senden und auf der Versteigerungsseite im Block Fragen zur Versteigerung veröffentlichen.