Sparkasse Olpe Drolshagen Wenden

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1 Sparkasse Olpe Drolshagen Wenden der Newsletter für Unternehmenskunden Nr. 13 Januar 2014 SEPA Sechs Monate mehr Zeit für die Umstellung? Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde, überraschend hat die Europäische Kommission Anfang dieses Jahres verkündet, dass sie für die SEPA-Umstellung eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 1. August 2014 vorschlägt. Zwar bleibt es somit bei dem offiziellen Termin für die SEPA-Umstellung am 1. Februar 2014, jedoch dürfen Zahlungsdienstleister Zahlungen auch in nationalen Formaten für weitere sechs Monate akzeptieren. Was das für Sie konkret bedeutet, fassen wir in diesem Newsletter für Sie zusammen. Selbstverständlich stehen Ihnen bei der anschließenden Umstellung auf SEPA unsere Zahlungsverkehrs-Experten in der Sparkasse gerne zur Verfügung. Ihr SEPA-Team SEPA-Migration Vorschlag der EU- Kommission zur Fristverlängerung Am 9. Januar 2014 veröffentlichte die Europäische Kommission einen Verordnungsvorschlag, der es Kreditinstituten gestattet, bis zum 1. August 2014 Zahlungen auch in den Altformaten abzuwickeln. Dieser Entwurf bedarf noch der Zustimmung des EU-Parlamentes und des EU-Rates was nun im Eilverfahren durchgeführt wird. Die Deutsche Kreditwirtschaft und viele weitere Marktteilnehmer haben den Vorschlag mit Überraschung zur Kenntnis genommen, gerade auch vor dem Hintergrund, dass sowohl die Europäische Zentralbank als auch die Deutsche Bundesbank vor kurzem noch bekräftigt hatten, dass es keinen Plan B für Nachzügler geben würde. Die Nutzungszahlen von SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften sind in den letzten Monaten rasant gestiegen. Nach Schätzungen des Deutschen Sparkassen- und Giroverbandes beträgt die SEPA-Quote bei Lastschriften in Deutschland mittlerweile 30% und bei Überweisungen ca. 60%. Deutschland ist SEPA-ready Firmen, Vereine und auch Kommunen haben große Anstrengungen unternommen, so dass in Deutschland nunmehr von einer sehr hohen Umsetzungsquote zum Stichtag 1. Februar ausgegangen werden kann. Für Kunden, die ihre Umstellung nicht fristgerecht abgeschlossen hätten, wurden zudem verschiedene Unterstützungsleistungen entwickelt. Auswirkungen der Fristverlängerung Doch was bedeutet die Fristverlängerung für Sie als Kunde der Sparkasse? Unternehmen, die bereits die erforderlichen Kundenvereinbarungen zur Nutzung der SEPA-Zahlverfahren abgeschlossen haben und in der Lage sind, diese zu nutzen, sind von der Übergangsregelung nicht betroffen. Sie können ihre Zahlungen im SEPA-Format beauftragen. Auch Lastschrifteinreicher, die gegenüber ihren Zahlungspflichtigen die Umstellung auf die SEPA-Lastschrift angekündigt haben, bringen daher SEPA-Lastschriften zum Einzug. Aus diesem Grund empfehlen wir Firmen, Vereinen und Kommunen, die ihre Umstellung zum 1. Februar 2014 geplant haben, alle Arbeiten abschließen. Kunden, die ihre SEPA-Migration zum 1. Februar nicht vollendet haben werden, können die bisherigen Zahlverfahren bis zu einer erfolgreichen Migration weiterhin nutzen allerdings längstens bis zu dem vom Gesetzgeber festgelegten Termin. Die hierfür erforderlichen Einreichungs- und Verrechnungswege stehen dafür bis zum 1. August dieses Jahres zur Verfügung. Aus für Abbuchungsauftragslastschrift Da keine rechtliche und vertragliche Grundlage für das Abbuchungsauftragslastschriftverfahren ab dem 1. Februar 2014 mehr existiert, wird dieses Verfahren nicht mehr unterstützt. Hier muss also entweder auf das neue SEPA-Firmen- Lastschriftverfahren oder ggf. das SEPA-Basis-

2 SEPA aktuell Nr. 13 Januar 2014 Lastschriftverfahren umgestellt werden. Zudem ist die Einreichung terminierter Sammelaufträge nicht mehr im DTA-Format möglich, da diese bereits technisch deaktiviert wurden. Für Verbraucher ändert sich nichts Im Gegensatz zu Unternehmen haben Verbraucher eine verlängerte Übergangszeit bis Ende Januar 2016, um sich an die europäischen Zahlverfahren zu gewöhnen. Daran ändert sich auch mit der neuen Verordnung nichts. Best Practice-Beispiel: Die Diakonie Hessen Bei der Diakonie Hessen ist die SEPA- Umstellung in der heißen Phase. Die Teamleiterin Finanzen, Elke Rickert, berichtet von bislang reibungslosen Abläufen und dem Abschluss des noch laufenden Prozesses bis zum 1. Februar Bereits 2012 beantragte die Diakonie Hessen die Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank. Die Frankfurter Sparkasse informierte ihre Kunden frühzeitig über Änderungen und notwendige Anpassungen zur SEPA- Umstellung. Regelmäßig besuchte Informationsveranstaltungen zur SEPA-Umstellung halfen den Referenten aus den Abteilungen Fundraising, Rechnungswesen und Personal bei der organisatorischen Planung. Die Frankfurter Sparkasse führte auch im Hause der Diakonie Hessen eine Veranstaltung durch. Ein festes Projektteam wurde nicht gebildet, doch bei Bedarf arbeiten die Abteilungen und Kollegen noch heute eng zusammen. Besonders von Bedeutung, so die Teamleiterin Finanzen, waren für uns die Anpassungen in Hinblick auf Lastschriftvereinbarungen. Dabei haben wir die Tatsache begrüßt, dass bestehende Einzugsermächtigungen in Lastschriftmandate umgewandelt werden können. Mit dem Softwaredienstleister wurde eine automatische Umwandlung bestehender Bankverbindungen in IBAN und BIC getroffen und Anfang November umgesetzt. Die Anpassungen verliefen reibungslos Frühzeitig erfolgte die Anpassung von Geschäftspapieren, Briefköpfen und weiterer Formulare. Spendenflyer wurden im September 2013 auf SEPA-Überweisungen umgestellt. Vertragspartner und Klienten haben wir mittels Rechnungen benachrichtigt, aber auch Briefe und s geschrieben. Die SEPA-Umstellung verlief bei uns reibungslos auch dank der Unterstützung von Sparkasse und Softwarehäusern. Seit Dezember testet die Diakonie Hessen erfolgreich mit Echtdaten SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften, nachdem es zuvor Testläufe gegeben hat. Es wurden zunächst kleine Mengen von Echtdaten genutzt, damit aus eventuell aufkommenden Schwierigkeiten Erfahrungswerte genutzt werden können. Derzeit werden altes und neues Buchungssystem parallel verwendet. Am SEPA-Termin der Umstellung vom 1. Februar 2014 halten wir weiter fest und werden bis dahin letzte Maßnahmen umsetzen. In der nächsten Ausgabe des Newsletters SEPA aktuell berichten wir über die Umsetzung der SEPA- Migration. Die nächste Ausgabe des Newsletters erscheint im Februar Ihre SEPA-Experten bei uns: Medialer Vertrieb Sparkasse Olpe-Drolshagen-Wenden Westfälische Str Olpe Tel: Mail: sepa@sparkasse-olpe.de Impressum: Sparkasse Olpe-Drolshagen-Wenden Westfälische Str Olpe Hinweis: Bei diesem Newsletter handelt es sich um eine Kundeninformation: Alle hier enthaltenen Angaben beruhen auf sorgfältig ausgewählten und für zuverlässig erachteten Quellen. Dennoch können wir für die Richtigkeit und Vollständigkeit sowie Aktualität dieser Angaben keine Verantwortung übernehmen. Diese Informationen stellen ferner keine persönliche Empfehlung oder Beratung dar und können ein individuelles Beratungsgespräch nicht ersetzen. Seite 2

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16 Sparkasse Olpe Drolshagen Wenden der Newsletter für Unternehmenskunden Nr. 7 Juni 2013 SEPA Fragen aus der Umsetzungspraxis, Teil I Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde, in den vergangenen Monaten haben wir Sie auf Ihrem Weg zur SEPA-Umsetzung mit diesem Newsletter begleitet die bisherigen Themen haben wir für Sie am Ende des Newsletters noch einmal aufgelistet. Da aber in dieser komplexen Materie bei der Umsetzung auch neue Fragen entstehen, die wir in den ersten Übersichtsbeiträgen noch nicht behandeln konnten, widmen wir die nächsten beiden Newsletter Fragen und Antworten aus der Umsetzungspraxis. Selbstverständlich stehen Ihnen bei der Umstellung auf SEPA auch unsere Zahlungsverkehrs-Experten gerne zur Verfügung. Ihr SEPA-Team Frage zu Überweisungen Was ändert sich bei den Zahlscheinen (SEPA- Zahlscheinvordrucke) für den Zahlungsempfänger (Rechnungsversender)? Handlungsbedarf besteht, wenn Sie Zahlscheine mit Rechnungen an ihre Kunden (Zahler) versenden. Basis hierfür bilden u. a. die zwischen der zuständigen kontoführende Bank/Sparkasse mit Ihrem Unternehmen als Zahlscheinversender (Zahlungsempfänger) vereinbarten Sonderbedingungen für die Herstellung und Ausgabe von Zahlscheinen. Die Vorgaben für SEPA-Zahlschein-Vordrucke finden sich in der von der Deutschen Kreditwirtschaft herausgegebenen Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke in der Fassung 2009 : zahlungsverkehr/konventioneller-zahlungsverkehr/vordrucke.html Fragen zu SEPA allgemein Welche Zahlverfahren sind von der SEPA- Migrationsverordnung betroffen? Grundsätzlich sind alle nationalen Überweisungsund Lastschriftverfahren, die innerhalb der SEPA in Euro abgewickelt werden, bis zum Ende der Migrationsfrist auf die entsprechenden SEPA-Verfahren umzustellen. Sind Schecks von SEPA betroffen? Nein. Scheckzahlungen sind von der Verordnung nicht betroffen.

17 SEPA aktuell Nr. 7 Mai 2013 Fragen zu Lastschriften Müssen für die Nutzung der SEPA- Lastschriftverfahren zwingend neue Lastschriftvereinbarungen abgeschlossen werden? Auf Grund der unterschiedlichen rechtlichen Ausgestaltung der nationalen Lastschriftverfahren und der SEPA-Lastschriftverfahren gelten die bisherigen nationalen Lastschriftvereinbarungen nicht für Einzüge in den SEPA-Lastschriftverfahren. Die Hereinnahme der SEPA-Lastschriftvereinbarungen ist vor der Ausführung von SEPA-Lastschrifteinzügen für den Zahlungsempfänger daher zwingend erforderlich, um die notwendige vertragliche Grundlage zwischen der Sparkasse und dem Zahlungsempfänger zu schaffen. Ist eine SEPA-Lastschrift ohne Vorabankündigung autorisiert? Eine SEPA-Lastschrift wird mit der Unterzeichnung des Mandats autorisiert. Daher gilt eine SEPA-Lastschrift auch ohne Vorabankündigung aus rechtlicher Sicht als autorisiert. Dennoch ist die Übermittlung einer Vorabankündigung als Verpflichtung aus der Lastschriftvereinbarung einzuhalten. Mögliche Folgen aus einer unterlassenen Vorabankündigung wie eine Rückgabe wegen fehlender Kontodeckung oder aufgrund eines Erstattungsverlangens für autorisierte Zahlungen Ist die Angabe des Fälligkeitsdatums auch als periodische Zeitangabe ( Der Kredit wird in 3 Raten à 100 jeweils zum 1. Arbeitstag eines Monats beginnend ab September 2011 abgebucht. ) oder muss das konkrete Kalenderdatum ( Der Kredit wird in 3 Raten à 100 jeweils zum , , ) aufgeführt werden? Periodische Zeitangaben können genutzt werden Wie wird eine Vorabankündigung eindeutig einer SEPA-Lastschrift zugeordnet? Die Vorabankündigung muss die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz enthalten. Kann die 14 Tage-Frist für die Versendung der Vorabankündigung durch die AGBs des Zahlungsempfängers verkürzt werden? Ja, sofern eine kürzere Frist zwischen Zahlungspflichtigem und Zahlungsempfänger vereinbart wurde (z. B. in den AGB). Kann eine Mandatsreferenz mehrfach an einen Kunden vergeben werden? Eine Mandatsreferenz kann grundsätzlich für einen Kunden nur einmal vergeben werden, um im Falle von z.b. Erstattungsverlangen bzw. auch Sperren eine Rückgabe zu vermeiden. müssen vom Zahlungsempfänger beachtet werden. Muss die Vorabankündigung das Fälligkeitsdatum der Zahlung und den genauen Betrag enthalten? Ja, vor allem weil die Vorabankündigung dazu dient, den Zahlungspflichtigen über die Belastung seines Kontos zu informieren. Diese Information kann z. B. in Form einer Rechnung oder eines Kaufvertrags erfolgen. Fragen zum Lastschriftmandat Wie kommt man an Mustermandate (u. a. der Deutschen Kreditwirtschaft)? Entsprechende Vorgaben für die Lastschriftmandate werden in den Lastschriftvereinbarungen (u. a. Bedingungen für den Lastschrifteinzug ) mit der jeweiligen kontoführenden Bank / Sparkasse vereinbart. Auf der Internetseite der Deutschen Kreditwirtschaft sind Muster für mögliche Ausgestaltungen Seite 2

18 SEPA aktuell Nr. 7 Mai 2013 der Lastschriftmandate für die beiden SEPA-Lastschriftverfahren verfügbar. zahlungsverkehr/sepa/inhalte-der-sepa/ lastschrift.html Weiterhin stehen auf der Internetseite des EPC Vorgaben für Übersetzungen in weiteren Sprachen (u.a. Englisch) zur Verfügung: Kann der Mustertext für Lastschriftmandate durch eigene Angaben ergänzt werden? Ja Wie sind Lastschriftmandate aufzubewahren (u. a. digitale Aufbewahrung von Lastschriftmandaten)? Die Aufbewahrung von Mandaten richtet sich nach den nationalen gesetzlichen Bestimmungen, auf die die Lastschriftvereinbarungen verweisen. In Deutschland kann zum Beispiel eine Aufbewahrung in der gesetzlich vorgegebenen Form erfolgen (Verweis auf Schriftform 126 BGB bzw. Textform 126d BGB), d. h. nicht zwingend im Original (vgl. hierzu auch die aktuellen Bedingungen für den Lastschrifteinzug Nr ). Darf ein SEPA-Lastschriftmandat vordatiert werden? Nein. Ein deutscher Zahlungspflichtiger mit Wohnsitz in einem EWR-Land außerhalb Deutschlands stellt ein SEPA-Lastschriftmandat unter Angabe seiner deutschen Kontoverbindung aus. In welcher Sprache muss ein Mandat verfasst werden? In einer Sprache des EWR, die der Zahlungspflichtige beherrscht bzw. als Vertragssprache dient. In allen anderen Fällen ist die englische Sprache zu verwenden. Englisch ist zwar als Sprache für ein Mandat immer gültig, dennoch sollte immer die Sprache verwendet werden, die der Zahlungspflichtige spricht bzw. die als Vertragssprache dient. Ist ein Mandat erforderlich, wenn Zahlungspflichtiger und Zahlungsempfänger identisch sind (z. B. bei einer Kontoauflösung, bei der der Saldo von einem anderen Konto eingezogen wird)? Ja, wenn das Belastungskonto bei einem anderen Zahlungsdienstleister geführt wird. Müssen im Mandat beide Felder für wiederkehrende (RCUR) und einmalige (OOFF) Lastschriften angezeigt werden? Nein, wenn keine Wahlmöglichkeit besteht. Dann muss im Mandatstext klargestellt werden, ob dieses für einmalige oder wiederkehrende Lastschriften gilt. Muss der Zahlungsempfänger das Original des SEPA-Firmenlastschrift-Mandats bei der Bank des Zahlungspflichtigen einreichen? Das Original des SEPA-Firmenlastschrift-Mandats ist vom Zahlungspflichtigen dem Zahlungsempfänger zu übermitteln und muss von diesem auch (in der gesetzlich vorgegebenen Form) verwahrt werden. Der Zahlungspflichtige selbst übermittelt im Zusammenhang mit der Bestätigung der Mandatserteilung vor dem ersten Lastschrifteinzug gegenüber seiner Bank (Zahlstelle) auch die für die spätere Einlösung notwendigen Mandatsdaten in der vereinbarten Form (z. B. durch eine Kopie / Zweitausfertigung des Mandats). Muss sich ein SEPA-Lastschriftmandat für den Einzug von SEPA-Basis-Lastschriften immer auf einen konkreten Vertrag beziehen? Können mehrere Verträge angegeben werden? Ein Mandat kann für einen oder mehrere Verträge erteilt werden, sofern das Belastungskonto identisch ist (so genanntes Rahmenmandat ). Wenn unterhalb eines Rahmenmandats mehrere Verträge gebündelt sind, wie können Forderungen zu diesen Verträgen eingezogen werden? Die Forderungen zu diesen Verträgen können gebündelt (als Summe) abgerufen werden, oder es kann auch aus jedem Vertrag einzeln abgerufen werden. Seite 3

19 SEPA aktuell Nr. 7 Mai 2013 In der nächsten Ausgabe des Newsletters SEPA aktuell beantworten wir weitere Fragen aus der Umsetzungspraxis zu den Themen Mandatsänderung Gültigkeit eines Mandats Mandatsmigration Erteilung von Lastschriftmandaten Kunde-Bank-Beziehung Seite 4

20 SEPA aktuell Nr. 7 Mai 2013 Rückblick auf die Themen der bisherigen Newsletter 1 November 2012 Zieltermin: 1. Februar Für die Umstellung auf SEPA müssen Sie jetzt handeln! Was kommt auf Ihr Unternehmen zu? Hintergrund: Was bedeutet SEPA und wieso ist auch der inländische Zahlungsverkehr betroffen? Die Auswirkungen der SEPA-Migrationsverordnung betreffen alle Bürger und Unternehmen 2 Dezember 2012 Die SEPA-Basis-Lastschrift Die SEPA-Firmen-Lastschrift Das SEPA-Lastschriftmandat Weiternutzung von bestehenden Einzugsermächtigungen 3 Januar 2013 Die SEPA-Überweisung IBAN und BIC Die neue Kundenkennung Wie Sie die neue Kundenkennung IBAN und BIC richtig verwenden Stellen Sie Ihre Geschäftskorrespondenz auf IBAN und BIC um! 4 Februar 2013 Zahlungsverkehrsanwendungen und Tools für Unternehmen So einfach beantragen Sie eine Gläubiger- Identifikationsnummer 5 März 2013 Was ist wann zu tun? Eine Musterplanung für Unternehmen Handlungsempfehlungen 6 April 2013 Nachrichtenformate der SEPA-Zahlverfahren Konto- und Umsatzinformationen Sehr geehrter Kunde, wir empfehlen Ihnen die Umstellung auf SEPA zeitnah vorzunehmen, um unnötige zeitliche Engpässe zum 1. Februar 2014 zu vermeiden. Ihre Sparkasse Olpe-Drolshagen-Wenden Ihre SEPA-Experten bei uns: Sparkasse Olpe-Drolshagen-Wenden Medialer Vertrieb Westfälische Str Olpe Tel: Mail: sepa@sparkasse-olpe.de Alle weiteren Newsletter sowie Leitfäden, Checklisten und Musterformulare finden Sie auf Impressum: Sparkasse Olpe-Drolshagen-Wenden Westfälische Str Olpe Hinweis: Bei diesem Newsletter handelt es sich um eine Kundeninformation: Alle hier enthaltenen Angaben beruhen auf sorgfältig ausgewählten und für zuverlässig erachteten Quellen. Dennoch können wir für die Richtigkeit und Vollständigkeit sowie Aktualität dieser Angaben keine Verantwortung übernehmen. Diese Informationen stellen ferner keine persönliche Empfehlung oder Beratung dar und können ein individuelles Beratungsgespräch nicht ersetzen. Seite 5

21 Sparkasse Olpe Drolshagen Wenden der Newsletter für Unternehmenskunden Nr. 6 April 2013 SEPA Ein Blick auf die technischen Anforderungen Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde, mit diesem bereits sechsten Newsletter zur Umstellung auf die neuen SEPA-Zahlverfahren möchten wir Ihnen einen Überblick über die damit verbundenen technischen Anforderungen geben. Aus den technischen Spezifikationen können sich weitere Herausforderungen für die künftige Abwicklung des Zahlungsverkehrs in Ihrem Unternehmen ergeben. Ein Grund mehr für Sie, sich auch mit diesem Thema intensiv auseinander zu setzen, damit Sie Ihre Umstellungsarbeiten rechtzeitig vor dem Stichtag 1. Februar 2014 erfolgreich abschließen können. Selbstverständlich stehen Ihnen bei der Umstellung auf SEPA auch unsere Zahlungsverkehrs- Experten gerne zur Verfügung. Ihr SEPA-Team Nachrichtenformate der SEPA- Zahlverfahren Mit dem Ende der nationalen Zahlverfahren wird auch das zugrundeliegende technische Nachrichtenformat abgelöst, in Deutschland: DTA, zurückgehend auf Datenträgeraustauschverfahren. Im SEPA-Zahlungsverkehr erfolgt der Datenaustausch zwischen Kunde und Bank über standardisierte Nachrichtenformate, kurz: pain für payments initiation. Das genutzte SEPA- Datenformat baut auf dem XML-basierten ISO Standard auf. Für SEPA-Überweisungen einerseits (pain.001) und SEPA-Lastschriften andererseits (pain.008) gibt es separate Nachrichtenformate und es sind jeweils bestimmte Angaben erforderlich. Diese Anforderungen haben wir für Sie auf Seite 4 dieses Newsletters zusammengestellt. Bei vielen technischen Fragestellungen finden Sie wichtige Informationen und Spezifikationen im sogenannten "DFÜ-Abkommen" der Deutschen Kreditwirtschaft ( Abkommen über die Datenfernübertragung zwischen Kunde und Kreditinstitut"). Dort wird auch der Datenübertragungsstandard EBICS beschrieben: EBICS ist der Standard für die Übertragung großer Zahlungsverkehrsdateien und ermöglicht eine sichere multibankfähige Kunde-Bank-Kommunikation über das Internet. Die Anlage 3 des DFÜ-Abkommens Spezifikation der Datenformate enthält alle für den Inlands-, SEPA- und Auslandszahlungsverkehr erforderlichen Formatspezifikationen. Darüber hinaus enthält diese Anlage auch die Datenformate zu Kontostandsinformationen im SWIFT-Format (MT) und im neuen XML-Format (camt). Das Spezifikationsdokument sowie weitere technische Details und Informationen zur Implementierung finden Sie unter Der Verwendungszweck von 140 Zeichen lässt sich durch zusätzliche Felder ergänzen Bei der heutigen Inlandsüberweisung im DTA- Format stehen Ihnen bis zu 378 Zeichen für den Verwendungszweck zur Verfügung. Bei der SEPA- Überweisung sind es maximal 140 Zeichen für den eigentlichen Verwendungszweck. Dieser wird in Ihrem elektronischen Kontoauszug mit dem Kürzel SVWZ+ beginnend ausgegeben.

22 SEPA aktuell Nr. 6 April 2013 Der Bereich Verwendungszweck kann jedoch um folgende (neue) Felder ergänzt werden: Kundenreferenz (<EndToEndId>) Die Kundenreferenz ist ein optionales maximal 35-stelliges Feld und wird mit EREF+ ausgegeben. Sie dient zur eindeutigen auftraggeberseitigen Identifizierung der Transaktion und wird dabei im gesamten Überweisungsprozess unverändert bis zum Empfänger weitergeleitet. Bei eventuellen Rückgaben wird dieses Element ebenfalls angegeben und bietet sich für einen Abgleich mit der Originaltransaktion an. Einreicherreferenz (<PmtInfId>) Die Einreicherreferenz ist ein optionales Feld zur Identifizierung der auftraggeberseitigen Sammelbuchung und wird mit KREF+ ausgegeben. Die Belegung ist mit maximal 35 Stellen möglich. Purpose Codes die neuen Textschlüssel für SEPA-Überweisungen Um die Art der Überweisung zu kennzeichnen, werden derzeit Textschlüssel im DTA-Format als zweistellige numerische Codes dargestellt (z. B. 53 für Löhne/Gehälter). Bei der SEPA-Überweisung werden für die Kennzeichnung der Überweisungsart vierstellige Alpha-Codes verwendet (z. B. SALA für Löhne/Gehälter). Eine beispielhafte Gegenüberstellung alter und neuer Textschlüssel für Überweisungen finden Sie in der untenstehenden Tabelle. Konto- und Umsatzinformationen Aus der bisherigen Praxis kennen Sie bereits die Kontoinformationsformate MT 940 (Kontoauszug), MT 942 (Vormerkposten) und DTI (Umsatzinformationen im Datenträgeraustauschformat). Die Deutsche Kreditwirtschaft bietet Ihnen parallel hierzu drei auf dem ISO Standard basierende Cash-Management-Nachrichten (camt) für Kontoauszugsinformationen an: camt.052 (untertägiger Umsatz) ersetzt MT 942 camt.053 (Tagesauszug) ersetzt MT 940 camt.054 (Sammelbuchungsdatei) ersetzt DTI (DTA-Informationsdatei) Bitte beachten Sie: Ein Abschaltungstermin für die MT-Nachrichten ist derzeit nicht geplant. Allerdings ist eine ausschließliche Bereitstellung von DTI zur Auflösung von Sammelbuchungen ab 1. Februar 2014 nicht mehr gesetzeskonform. Möchten Sie weiterhin DTI parallel zu einer entsprechenden camt-nachricht erhalten, müssten Sie dies mit uns gesondert vereinbaren. Buchungsinformationen Um im Bank-Kunde-Verhältnis die neuen SEPA- Informationen in den Kontoauszügen MT 942 und MT 940 ausweisen zu können, wurden diese überarbeitet. Insbesondere das Verwendungszweckfeld 86 wurde entsprechend ergänzt. Es wurden zusätzliche Geschäftsvorfallcodes und Bezeichner für spezielle SEPA-Informationen definiert. So wird im Verwendungszweck des MT 940 gekennzeichnet: End-to-End-ID (<EndToEndId>) mit EREF+ Kundenreferenz (<PmtInfId>) mit KREF+ Mandatsreferenz (<MndId>) mit MREF+ Gläubiger-Identifikationsnummer/Creditor Identifier (<CdtrSchmeId>) mit CRED+ Verwendungszweck (<RmtInf>) mit SVWZ+ Seite 2

23 SEPA aktuell Nr. 6 April 2013 Fit für die SEPA-Migration Ihre Fragen Unsere Antworten Im Zuge der SEPA-Umstellung müssen wir unsere Systeme auf die neuen Nachrichtenformate umstellen. Wie können wir sicherstellen, dass die erzeugten Dateien formal korrekt sind und damit von unserer Sparkasse auch verarbeitet werden können? Der SEPA XML Checker bietet Ihnen die Möglichkeit, SEPA-XML-(Fremd-)Dateien auf syntaktische und semantische Fehler zu überprüfen. Diese Dateien können dann in SFirm oder einer anderen Banking- Software weiterverarbeitet werden (z. B. zur Übersendung an ein Kreditinstitut). Warnungen und Fehler, die bei der Prüfung auftreten, werden Ihnen als Liste angezeigt. Zusätzlich zur Schemaprüfung wird die eingetragene IBAN auf Gültigkeit geprüft und der BIC mit dem SEPA Clearer Directory der Deutschen Bundesbank abgeglichen. Der SEPA XML Checker prüft ebenso die Belegungsrichtlinien aus der Anlage 3 des DFÜ-Abkommens und fügt diesbezüglich ggf. Warnungen der Fehlerliste hinzu. Interesse am XML Checker? Sprechen Sie uns an! Da die camt-nachrichten den gleichen Standard wie die Zahlungsverkehrsnachrichten pain verwenden, kann mit ihnen eine durchgängige Verarbeitung von SEPA-Zahlungsaufträgen (Überweisungen, Lastschriften) ermöglicht werden. So können die Nachrichten deutlich mehr Details enthalten und diese Informationen strukturiert an ERP-Systeme geben. camt-nachrichten enthalten pro Datei die Informationen für jeweils genau ein Konto. Bei mehreren Konten werden die camt- Nachrichten gezippt und als Paket bereitgestellt. Details hierzu befinden sich in Kapitel 7 und 9 der Anlage 3 des DFÜ-Abkommens der Deutschen Kreditwirtschaft (s.o.). In der nächsten Ausgabe des Newsletters SEPA aktuell beantworten wir Fragen aus der Umsetzungspraxis und geben weitere Tipps und Handlungsempfehlungen. Impressum: Sparkasse Olpe-Drolshagen-Wenden Westfälische Str Olpe Ihr SEPA-Experte bei uns: Christian Hombach Sparkasse Olpe-Drolshagen-Wenden Westfälische Str Olpe Tel: Mail: sepa@sparkasse-olpe.de Hinweis: Bei diesem Newsletter handelt es sich um eine Kundeninformation: Alle hier enthaltenen Angaben beruhen auf sorgfältig ausgewählten und für zuverlässig erachteten Quellen. Dennoch können wir für die Richtig keit und Vollständigkeit sowie Aktualität dieser Angaben keine Verantwortung übernehmen. Diese Informationen stellen ferner keine persönliche Empfehlung oder Beratung dar und können ein individuelles Beratungsgespräch nicht ersetzen. Seite 3

24 SEPA aktuell Nr. 6 April 2013 Anhang 1: Erforderliche Angaben für das Nachrichtenformat pain.001 (SEPA-Überweisung) Folgende Angaben sind für das Nachrichtenformat für SEPA-Überweisungen (pain.001) erforderlich: Name des Zahlungspflichtigen (<Dbtr><Nm>) IBAN des Zahlungskontos des Zahlungspflichtigen (<DbtrAcct>) BIC des Kreditinstituts des Zahlungspflichtigen (<DbtrAgt>) Überweisungsbetrag in Euro (<InstdAmt>) Angaben zum Verwendungszweck (<RmtInf>) Name des Zahlungsempfängers (<Cdtr><Nm>) IBAN des Zahlungskontos des Zahlungsempfängers (<CdtrAcct>) BIC des Kreditinstituts des Zahlungsempfängers (<CdtrAgt>) Gegebenenfalls Identifikationscode des Zahlungsempfängers (<Cdtr><Id>) Gegebenenfalls Name der Referenzpartei des Zahlungsempfängers (<UltmtCdtr>) Gegebenenfalls Zweck der Überweisung (<Purp>) Anhang 2: Erforderliche Angaben für das Nachrichtenformat pain.008 (SEPA-Lastschriften) Folgende Angaben sind für das Nachrichtenformat für SEPA-Lastschriften (pain.008) erforderlich: Art des Verfahrens (Basis- oder Firmen- Lastschrift, <LclInstrm>) Art der Lastschrift (einmalige, erste, wiederkehrende, letzte Lastschrift, <SeqTp>) Name des Zahlungsempfängers (<Cdtr><Nm>) Gläubiger-Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers (<CdtrSchmeId>) IBAN des Zahlungskontos des Zahlungsempfängers, auf dem die Gutschrift vorgenommen werden soll (<CdtrAcct>) BIC des Kreditinstituts des Zahlungsempfängers (<CdtrAgt>) Name des Zahlungspflichtigen (<Dbtr><Nm>) IBAN des Zahlungskontos des Zahlungspflichtigen (<DbtrAcct>) BIC des Kreditinstituts des Zahlungspflichtigen (<DbtrAgt>) Eindeutige Mandatsreferenz (<MndtId>) Datum der Unterschrift des SEPA- Lastschriftmandats, sofern dieses vom Zahlungspflichtigen erteilt wird, bzw. Datum der Mitteilung über die Weiternutzung einer Einzugsermächtigung (<DtOfSgntr>) Höhe des Einzugsbetrags (<InstdAmt>) Angaben zum Verwendungszweck (<RmtInf>) Name der Referenzpartei des Zahlungspflichtigen (falls im SEPA-Lastschriftmandat vorhanden, <UltmtDbtr>) Identifikationscode der Referenzpartei des Zahlungspflichtigen (falls im SEPA- Lastschriftmandat vorhanden, <Dbtr><Id>) Fälligkeitsdatum des Einzugs (<ReqdColltnDt>) Seite 4

25 Sparkasse der Newsletter für Unternehmenskunden Nr. 5 März 2013 Umstellungsplanung und ausgewählte Handlungsempfehlungen Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde, bis zum 1. Februar 2014 müssen Sie Ihr Unternehmen, vor allem Ihre Zahlungsverkehrsanwendungen und Buchhaltungssysteme, SEPA-fit gemacht haben. Im Rahmen dieses Newsletters hatten wir Ihnen die SEPA-Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften vorgestellt, Sie mit der neuen Kundenkennung aus IBAN und BIC vertraut gemacht und Ihnen gezeigt, welche Tools und Zahlungsverkehrsanwendungen wir Ihnen für die SEPA- Umstellung zur Verfügung stellen können. In dieser Ausgabe möchten wir Ihnen ausgewählte Empfehlungen an die Hand geben, wie Sie die SEPA-Anforderungen konkret angehen können. Selbstverständlich stehen Ihnen bei der Umstellung auf SEPA auch unsere Zahlungsverkehrs- Experten gerne zur Verfügung. Ihr SEPA-Team Was ist wann zu tun? Eine Musterplanung für Unternehmen Folgende Punkte sollten Sie, falls noch nicht geschehen, zeitnah angehen: Sofern notwendig: Projekt aufsetzen Bei Nutzung der Lastschrift als Zahlungsempfänger: Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank beantragen Vorhandene IT-Systeme auf Anpassungsbedarf untersuchen Eigene IBAN und BIC in der Geschäftskorrespondenz angeben IBAN und BIC der Kunden und Geschäftspartner hinterlegen Zukünftige Mandatsverwaltung klären Geschäftsprozesse bezüglich der notwendigen Umstellungsmaßnahmen auf die SEPA- Zahlverfahren überprüfen Zukünftige Gestaltung der Vorabinformation bei SEPA-Lastschriften definieren SEPA-Inkassovereinbarung mit der Hausbank abschließen Eigene Verträge bzgl. der Integration von SE- PA-Lastschriftmandaten überarbeiten Mögliche Migration von vorhandenen Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis- Lastschriftmandate prüfen und das weitere Vorgehen bei vorhandenen Abbuchungsaufträgen festlegen Bis Ende 2013 Sukzessive Umstellung der Überweisungen und Lastschriften auf die SEPA-Zahlverfahren Ab 1. Februar 2014 Überweisungen und Lastschriften können nur noch als SEPA-Zahlverfahren beauftragt werden Handlungsempfehlungen: IBAN und BIC Verwenden Sie die neue Kundenkennung mit IBAN und BIC Die SEPA-Migrationsverordnung gibt für die Beauftragung von Zahlungen unterschiedliche Fristen hinsichtlich der verpflichtenden Verwendung des BIC vor: Bis zum 31. Januar 2014 ist die Angabe von IBAN und BIC erforderlich. Ab dem 1. Februar 2014 können nationale Zahlungen nur mit der IBAN beauftragt werden, die Angabe des BIC ist optional. Ab dem 1. Februar 2016 können auch grenzüberschreitende Zahlungen in andere EWR- Staaten nur mit der IBAN beauftragt werden.

26 SEPA aktuell Nr. 5 März 2013 Wir bieten Ihnen verschiedene Konvertierungshilfen (z. B. SEPA Account Converter) an, mit denen nationale Kontodaten automatisiert auf IBAN und BIC umgestellt werden können. Geben Sie Ihre eigene Kundenkennung bekannt Um Ihren Geschäftspartnern und Ihnen den Zahlungsverkehr zu erleichtern, sollten Sie Ihre eigene Kundenkennung (IBAN und BIC) auf Geschäftsbriefen und Rechnungen stets angegeben. Bei vorgedruckten Briefbögen empfiehlt sich ein rechtzeitiger Austausch vor Februar SEPA-Überweisung Kennzeichnung der Überweisungsart (Purpose Codes) Um die Art der Überweisung zu kennzeichnen, werden derzeit Textschlüssel im DTA-Format als zweistellige numerische Codes dargestellt (z. B. 53 für Löhne/Gehälter). Bei der SEPA-Überweisung werden für die Kennzeichnung der Überweisungsart vierstellige Alpha-Codes verwendet (z. B. SALA für Löhne/Gehälter). Detaillierte Informationen hierzu finden Sie in der Anlage 3 des DFÜ-Abkommens der Deutschen Kreditwirtschaft: (dort unter Spezifikation ) Beachten Sie die Umstellungsanforderungen bei Vordrucken Stellen Sie Ihren Kunden Vordrucke wie z. B. Zahlscheine zur Verfügung, müssen Sie diese bis spätestens Februar 2014 auf die neue Kundenkennung IBAN und BIC umgestellt haben. Beachten Sie dabei auch die Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke: zahlungsverkehr/konventioneller-zahlungs verkehr/vordrucke Auch eventuell vorhandene Textpassagen für eine Einzugsermächtigung müssen Sie bis spätestens Februar 2014 durch ein SEPA-Lastschriftmandat ersetzen. Zudem wird es zukünftig im Zahlungsverkehr keine Sammelbelege mehr geben. SEPA-Lastschriften Was Sie beim Aufbau einer Mandatsverwaltung beachten müssen Eine der größten Herausforderungen bei der Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren liegt im Aufbau einer Mandatsverwaltung, also der Verwaltung aller SEPA-Lastschriftmandate und der Abwicklung des Lastschrifteinzugs. Ihr Unternehmen muss jedem SEPA- Lastschriftmandat eine einheitliche und eindeutige Mandatsreferenz zuordnen. Mithilfe dieser Mandatsreferenz müssen Sie für jedes Mandat nachvollziehen können, wann es erteilt wurde, welche Zahlungen damit erfolgt sind und ob es Rücklastschriften gegeben hat. Beachten Sie dabei, dass die Mandatsreferenz aus maximal 35 Stellen bestehen darf, die Sie mit Buchstaben und Zahlen sowie folgenden Sonderzeichen (Umlaute und Leerzeichen sind nicht zugelassen) füllen können: 0 9 A Z a z :?, - ( +. ) / Die Vergabe der Mandatsreferenz und der damit verbundene Aufbau einer Mandatsverwaltung durch den Zahlungsempfänger haben weitreichende organisatorische und technische Auswirkungen, beispielsweise abhängig davon, ob bestehende Kundenstammdaten genutzt werden (z. B. Kunden-, Mitglieds-, Vertrags-, Abo-, Versicherungsnummer), ob bei der Erweiterung einer Kundenbeziehung bzw. bei neuen Vertragsabschlüssen neue SEPA-Lastschriftmandate erforderlich sind, wie mit Mandatsänderungen und -widerrufen umgegangen werden soll. Seite 2

27 SEPA aktuell Nr. 5 März 2013 Grundsätzliche Möglichkeiten einer Vergabe sind: Bezug zum Kunden insgesamt (Rahmenmandat), Bezug zu einem bestimmten Vertrag (Einzelmandat), fortlaufende neue Nummer (Einzelmandat). Legen Sie also möglichst zeitnah eine Systematik für die künftige, verpflichtende Vergabe einer einheitlichen und eindeutigen Mandatsreferenz für Ihre Kunden fest. Tipp: Nutzen Sie unser weiterführendes Informations- und Beratungsangebot, um sich mit den Vor- und Nachteilen der beiden Mandatstypen Einzel- bzw. Rahmenmandat für Ihr Unternehmen vertraut zu machen. Vereinbaren Sie am besten gleich einen Termin mit Ihrem Berater. Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen für SEPA-Lastschriftmandate Grundsätzlich muss das erteilte SEPA- Lastschriftmandat inklusive der Änderungen entweder im Original oder in der gesetzlich zugelassenen Art und Weise aufbewahrt werden. Nach Erlöschen eines SEPA-Lastschriftmandats ist es aufgrund der Inkassovereinbarung (und vorbehaltlich weiterer Aufbewahrungsvorschriften) noch für einen Zeitraum von mindestens vierzehn Monaten, gerechnet vom letzten Einzugsdatum, aufzubewahren. Soll durch die beteiligten Kreditinstitute die Autorisierung von Lastschriften geprüft werden, so dürfen diese eine Mandatskopie anfordern, die Sie innerhalb von sieben Bankgeschäftstagen zur Verfügung stellen müssen. Migration von Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate für das SEPA-Basis- Lastschriftverfahren Die deutsche Kreditwirtschaft unterstützt die Weiternutzung der bestehenden Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschriftmandate im SEPA- Basis-Lastschriftverfahren durch begleitende AGB-Anpassungen (seit Juli 2012). Vor Umstellung auf das SEPA-Basis- Lastschriftverfahren müssen Sie den Zahlungspflichtigen schriftlich über den Verfahrenswechsel informieren und dabei folgende Angaben machen: Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz und Beginn des ersten Einzugs (Umstellungszeitpunkt oder Ereignis wie z. B. nächster Lastschrifteinzug ). Diese Information kann gegenüber dem Zahlungspflichtigen schriftlich über den vereinbarten Kommunikationsweg erfolgen. Für die Mitteilung können Sie allerdings auch andere Anlässe wie eine Rechnung oder Vertragsänderung nutzen. Als Datum der Unterschrift im SEPA- Lastschriftmandat verwenden Sie das Datum der Information an den Zahlungspflichtigen über den Verfahrenswechsel. Wechsel vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren, wenn Ihnen bereits Kombimandate vorliegen Liegen Ihnen bereits Kombimandate vor, so müssen Sie beim Wechsel auf das SEPA-Basis- Lastschriftverfahren den Zahlungspflichtigen lediglich über den Zeitpunkt des Wechsels auf die SEPA-Basis-Lastschrift informieren. Vorhandene Abbuchungsaufträge können nicht im SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren genutzt werden Rechtlich gesehen handelt es sich beim Abbuchungsauftragsverfahren und beim SEPA-Firmen- Lastschriftverfahren um zwei unterschiedlich Verfahren. Auch hier gilt die Regel: Hat der Zahlungspflichtige die erforderlichen Mandatsdaten (insbesondere Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz) nicht gegenüber seinem Institut (Zahlstelle) bestätigt, wird eine SEPA-Firmen- Lastschrift nicht eingelöst. Seite 3

28 SEPA aktuell Nr. 5 März 2013 Fit für die SEPA-Migration Ihre Fragen Unsere Antworten Wie kann ich prüfen, ob die Bank eines Geschäftspartners für den Einzug von SEPA-Firmen-Lastschriften erreichbar ist? Mit Hilfe des sogenannten SEPA-Clearer- Directory (SCL-Directory) der Deutschen Bundesbank können Sie prüfen, ob der BIC eines Zahlungsdienstleisters erreichbar ist. Dies ist vor allem beim Einzug im SEPA-Firmen- Lastschriftverfahren wichtig, da hier keine Erreichbarkeitsverpflichtung besteht. Das SCL-Directory dient der automatisierten Abwicklung von SEPA-Zahlungen über die Deutsche Bundesbank. Es beinhaltet alle BICs der über den SEPA-Clearer erreichbaren Zahlungsdienstleister. Bezugsquelle: Deutsche Bundesbank, SEPA-Clearer Directory: In der nächsten Ausgabe des Newsletters SEPA aktuell gehen wir auf technische Aspekte der SEPA- Migration ein und stellen Ihnen die Nachrichtenformate der SEPA-Zahlverfahren vor. Hinweis: Bei diesem Newsletter handelt es sich um eine Kundeninformation: Alle hier enthaltenen Angaben beruhen auf sorgfältig ausgewählten und für zuverlässig erachteten Quellen. Dennoch können wir für die Richtig keit und Vollständigkeit sowie Aktualität dieser Angaben keine Verantwortung übernehmen. Diese Informationen stellen ferner keine persönliche Empfehlung oder Beratung dar und können ein individuelles Beratungsgespräch nicht ersetzen. Eine gesetzliche oder vertragliche Überführung von Abbuchungsaufträgen in das SEPA-Firmen- Lastschriftverfahren scheitert auch daran, dass die SEPA-Firmen-Lastschrift anders als der Abbuchungsauftrag nicht von Verbrauchern als Zahlungspflichtige genutzt werden darf: Für diese können sie bei Bedarf ein Mandat für die SEPA- Basis-Lastschrift einholen. Bei Nichtverbrauchern wie Firmen und Selbständigen müssen Sie für Zahlungen, die heute im Abbuchungsverfahren abgewickelt werden, ein SEPA-Firmenlastschrift-Mandat einholen. Prüfen Sie deshalb bei Nutzung von Abbuchungsaufträgen rechtzeitig, ob es sich bei Ihren Zahlungspflichtigen um Verbraucher oder Nichtverbraucher handelt, und vereinbaren Sie gegebenenfalls entsprechende SEPA- Lastschriftmandate. Seite 4

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