du 2 mars 1998 vom 2. März 1998

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1 Recueil systématique.. Directives du Rectorat Richtlinien des Rektorats du mars 998 vom. März 998 concernant l utilisation du fichier d adresses du personnel de l Université, des personnes rattachées à l Université et des personnes externes à l Université qui sont en relation avec celle-ci betreffend die Benutzung der Adressendatei des Personals der Universität, der an die Universität angegliederten Personen und der Personen ausserhalb der Universität, die mit dieser in Verbindung stehen Le Rectorat de l Université de Fribourg Das Rektorat der Universität Freiburg Vu l art.7, al. de la loi du novembre 99 sur la protection des données ; Vu l art., al., lit. l de la loi du 9 novembre 997 sur l'université; Considérant : que l existence du Fichier du personnel de l Université, des personnes rattachées à l Université et des personnes externes à l Université et avec lesquelles celle-ci est en relation (ci-après " Fichier "), comprenant les noms et adresses des personnes y figurant, doit être considéré comme outil de travail pour les services ou organes de l Université ; que l utilisation qui doit être faite de ce Fichier impose une certaine rigueur et prudence ; Décide : gestützt auf Art. 7, Abs. des Gesetzes vom November 99 über den Datenschutz; gestützt auf Art., Abs., Ziff. des Gesetzes vom 9 November 997 über die Universität; in Erwägung: dass die Datei des Personals der Universität, der an die Universität angegliederten Personen und der Personen ausserhalb der Universität, die mit dieser in Verbindung stehen (nachstehend "Datei" genannt), Namen und Adressen der darin aufgeführten Personen enthält und als Arbeitsmittel für die Dienststellen und Organe der Universität betrachtet werden soll; dass die Benutzung dieser Datei eine gewisse Strenge und Vorsicht verlangt; beschliesst: Article Premier. Champ d application Les présentes directives s appliquent : à la consultation, à la saisie et à la modification à l écran, et Artikel. Anwendungsbereich Die vorliegenden Richtlinien finden Anwendung auf: die Einsicht; die Erfassung und die Änderung am Bildschirm;

2 Recueil systématique.. à l impression d adresses ou de listings des données figurant dans le Fichier. Les applications relatives à ce Fichier ne peuvent être exécutées que sur du matériel PC compatible. Art.. Disposition générale Les collaborateurs de l Université qui disposent d une autorisation d accès aux applications de gestion du Fichier doivent, dans l usage qu ils en ont font, se conformer à la loi du novembre 99 sur la protection des données. Art.. Accès aux applications du Fichier Les personnes, services ou organes suivants peuvent demander l accès aux applications du Fichier, dans les limites fixées aux articles à 0 : l adjointe au Rectorat le secrétariat du Rectorat le Service Presse et Communication le chef des services académiques le secrétariat des services académiques le service d admission et d inscription le service de la mobilité et des échanges universitaires le service de la formation continue Polygon le service de coordination des sciences de l environnement le service des affaires sociales la préposée aux questions féminines le chef des services administratifs le secrétariat des services administratifs l Institut d éducation physique et des sports le Service Informatique de l Université la section du personnel den Ausdruck von Adressen und Listen von Daten, die in der Datei stehen. Die Anwendungen bezüglich dieser Datei können nur auf PC kompatiblen Material ausgeführt werden. Art.. Allgemeine Bestimmungen Die Mitarbeiter der Universität, die über eine Zugangsbewilligung zu den Anwendungsprogrammen der Datei verfügen, müssen sich dabei an das Gesetz vom. November 99 über den Datenschutz halten. Art.. Zugang zu den Anwendungsprogrammen der Datei Die folgenden Personen, Dienststellen oder Organe können den Zugang zu den Anwendungsprogrammen der Datei verlangen, in den Schranken der Artikel bis 0: die Rektoratsadjunktin das Sekretariat des Rektorats der Dienst für Presse und Kommunikation der Leiter der akademischen Dienststellen das Sekretariat der akademischen Dienststellen die Dienststelle für Zulassung und Einschreibung die Dienststelle für Mobilität und Hochschulaustausch die Weiterbildungsstelle Polygon die Koordinationsstelle Umweltwissenschaften der Sozialdienst die Frauenbeauftragte der Leiter der Verwaltungsdienststellen das Sekretariat der Verwaltungsdienststellen das Institut für Leibeserziehung und Sport der Informatikdienst die Personalabteilung

3 Recueil systématique.. la section financière la section Informatique/statistique la section des bâtiments la section équipements et conciergerie la centrale téléphonique de Miséricorde la mécanographie les décanats des facultés et, dans la mesure fixée à l article 9, les organes des facultés. Les services ou organes mentionnés à l article al. désignent la personne responsable de la gestion du Fichier, ainsi qu un suppléant. Art.. Contenu du Fichier Le Fichier comprend les noms et adresses des personnes liées à l Université par un contrat de travail, des personnes ou associations rattachées à l Université, des personnes externes à l Université et avec lesquelles celle-ci est en relation, répertoriées par catégories. Art.. Consultation du Fichier Les personnes désignées selon l article al. ont le droit de consulter le Fichier. Art. 6. Saisie et modification d adresses dans le Fichier Toute personne introduisant une nouvelle adresse en est la propriétaire au sens des présentes directives. Elle peut selon les besoins la rattacher à une catégorie. Si elle ne le fait pas, il est impératif qu elle lui assigne un code " invitation ". Une adresse ne devient exploitable que si elle est rattachée à une catégorie ou qu un code" invitation " lui a été attribuée. Les personnes désignées selon l article al. sont autorisées à créer leurs propres catégories ; l attribution défini- die Finanzabteilung die Abteilung Informatik/Statistik die Gebäudeabteilung die Abteilung Ausrüstungen/ Abwartsdienst die Telephonzentrale Miséricorde die Hausdruckerei die Dekanate der Fakultäten und, im Rahmen gemäss Artikel 9, die Fakultätsorgane. Die in Artikel Abs. bezeichnete Dienststellen oder Organe bestimmen einen Verantwortlichen der Datenverwaltung, sowie einen Stellvertreter. Art.. Inhalt der Datei Die Datei enthält die Namen und Adressen: der Personen, die mit der Universität durch einen Arbeitsvertrag verbunden sind, der Personen oder Vereinigungen, die der Universität angegliedert sind, der Personen, ausserhalb der Universität die mit dieser in Verbindung stehen, nach Kategorien verzeichnet. Art.. Einsicht der Datei Die gemäss Art. Abs. bezeichneten Personen haben das Recht die Datei einzusehen. Art. 6. Erfassung und Änderung der Adressen der Datei Jede Person, die eine neue Adresse einträgt ist im Sinne der vorliegenden Richtlinien deren Besitzer. Bei Bedarf kann die Adresse einer Kategorie zugeordnet werden. Ansonsten ist es unerlässlich, dass ihr der Code "Einladung" zugewiesen wird. Eine Adresse ist nur betriebsfähig wenn sie einer Kategorie oder einem Code "Einladung" zugeordnet ist. Die in Artikel Abs. bezeichneten Personen sind ermächtigt ihre eigenen Kategorieren zu erstellen; die definitive

4 Recueil systématique.. tive d une catégorie est soumise à l accord du Service informatique/ statistique. Les personnes désignées selon l article al. sont autorisées à créer leurs propres codes " invitation " ; l attribution définitive d un code «invitation» est soumise à l accord de la Section informatique/statistique. Seule la personne propriétaire d une adresse a le droit de modifier celle-ci. 6 Le code «invitation» affecté à une adresse est la propriété de la personne qui l a créé ; seule celle-ci a le droit de le modifier. 7 La Section informatique/ statistique tient à jour la liste des personnes propriétaires de codes «invitation» ainsi que la liste des catégories existantes. Art. 7. Impression d adresses et de listes Toute personne ayant un accès à l application du Fichier est autorisée à imprimer des adresses ou des listes aux fins exclusives de son service ou organe, selon le critère des catégories à disposition. Les propriétaires de codes "invitation" sont seuls autorisés à imprimer des adresses ou des listes selon le critère du code "invitation" qu ils ont attribué aux adresses figurant dans le fichier. De manière générale, les listes imprimées ne doivent contenir que les informations strictement nécessaires pour atteindre le but recherché. L impression d adresses ou de listes n est permise que pour un usage interne à l Université, s inscrivant dans l accomplissement des tâches attribuées au service ou à l organe concerné. Toute impression d adresses et de listes du Fichier destinées à être remises à des tiers doit faire l objet d une demande écrite au Rectorat. Zuweisung einer Kategorie ist dem Einverständnis der Dienststelle für Informatik/ Statistik unterstellt. Die in Artikel Abs. bezeichneten Personen sind berechtigt ihre eigenen Codes "Einladung" zu erstellen. Der definitive Zuweisung eines Codes "Einladung" wird das Einverständnis der Abteilung Informatik/ Statistik vorausgesetzt. Nur der Besitzer einer Adresse hat das Recht diese zu ändern. 6 Der einer Adresse zugewiesene Code "Einladung" ist im Besitz der Person, die ihn erstellt hat; sie allein ist berechtigt diesen zu verändern. 7 Die Abteilung Informatik/ Statistik führt die Liste der Besitzer der Codes "Einladung" nach sowie die Liste der bestehenden Codes. Art. 7 Ausdruck von Adressen und Listen Alle Personen, welche Zugang zu den Anwendungsprogrammen der Datei haben, sind berechtigt, gemäss der Kriterien der verfügbaren Kategorien, Adressen oder Listen zum ausschliesslichen Gebrauch ihrer Dienststelle oder ihres Organs auszudrucken. Nur die Besitzer der Codes "Einladung" sind berechtigt, gemäss des Kriteriums des Codes "Einladung", welcher sie den Adressen in dieser Datei zugewiesen haben, Adressen oder Listen auszudrucken. Allgemein dürfen die ausgedruckten Listen nur die, zum Erreichen des erwünschten Zwecks strikt notwendige Informationen enthalten. Der Ausdruck von Adressen und Listen ist nur zum internen Gebrauch an der Universität erlaubt. Dieser ist den betroffenen Dienststellen oder Organen nur in Verbindung mit den zu erfüllenden Aufgaben gestattet. Für jeden Ausdruck von Adressen und Listen, die Dritten zugänglich gemacht werden sollen, muss beim Rektorat ein schriftliches Gesuch eingereicht werden.

5 Recueil systématique.. Art. 8. Suppression d adresses et changement de propriété d adresses Si l adresse appartenant à un propriétaire ne dispose que de codes «invitation» appartenant à ce dernier, il peut modifier les données ou supprimer l adresse du fichier, sans que le groupe des utilisateurs en soit informé. Si l adresse appartenant à un propriétaire dispose de code «invitation» attribués par plusieurs utilisateurs, et que le propriétaire actuel entend renoncer à la propriété de cette adresse, alors la propriété revient au propriétaire du code «invitation» qui suit dans la liste. L ensemble des propriétaires de codes «invitation» en est informé par le système. Art. 9. Dispositions spéciales concernant les facultés Lorsque des chaires, instituts, sections, départements d une faculté en font la demande par écrit, le personnel du décanat de la faculté concernée est autorisé à imprimer des adresses ou listes et à les leur remettre. Les dispositions prévues aux art. et 7 al. et s appliquent. Art. 0. Autorisation d accès aux applications du Fichier Les demandes d autorisation pour les accès prévus par les présentes directives (cf. art. ) doivent se faire par écrit, avec indication du nom des personnes désignées comme responsables, à l adresse du responsable de la Section informatique/statistique. Art.. Extension de l autorisation d accès aux applications du Fichier Les demandes d autorisation d accès (consultation, saisie et modifications, impression des données figurant dans le Fichier) par des services ou organes qui ne sont pas prévus par les présentes directives, doivent se faire par écrit, avec Art. 8. Aufhebung einer Adresse und Änderung der Verantwortung der Adresse Falls die Adresse, die einem Besitzer gehört, nur den durch ihn zugewiesenen Code "Einladung" aufweist, kann er die Adressendatei verändern oder aufheben, ohne dass die Benutzergruppe darüber informiert ist. Falls die Adresse, die einem Besitzer gehört, den, von mehreren Benutzen zugewiesenen Code "Einladung" aufweist und der gegenwärtige Besitzer dieser Adresse auf diesen Besitz verzichten möchte, geht der Besitz des Codes "Einladung" auf den nächsten in der Liste über. Die Gesamtheit der Besitzer werden darüber durch das System informiert. Art. 9. Besondere Bestimmungen die Fakultäten betreffend Falls die Lehrstühle, Institute, Abteilungen, Departemente einer Fakultät eine schriftliche Anfrage einreichen, ist die betroffene Fakultät berechtigt, Adressen oder Listen auszudrucken und ihnen diese auszuhändigen. Die in Artikel und 7 Abs. und vorgesehenen Bestimmungen sind anwendbar. Art. 0. Zugangsberechtigung zu den Anwendungsprogrammen der Datei Anträge auf eine Zugangsberechtigung, vorgesehen in den vorliegenden Richtlinien (s. Art. ), müssen schriftlich an den Verantwortlichen der Abteilung Informatik/ Statistik mit Angabe der Namen der als verantwortlich bezeichneten Personen gerichtet werden. Art.. Ausweitung der Zugangsberechtigung zu den Anwendungsprogrammen der Datei Anträge auf eine Zugangsbewilligung (Einsicht, Erfassung und Änderung, Ausdruck der in der Datei vorkommenden Daten) von Dienststellen und Organen, welche in den vorliegenden Richtlinien nicht vorgesehen

6 Recueil systématique.. indication des motifs, auprès du Rectorat. Art.. Dispositions finales Les présentes directives entrent en vigueur dès leur approbation par le Rectorat. sind, müssen schriftlich, mit Angaben der Gründe an das Rektorat gerichtet werden. Art.. Schlussbestimmungen Die vorliegenden Richtlinien treten mit ihrer Annahme durch das Rektorat in Kraft. Approuvé par le Rectorat le mars 998. Angenommen durch das Rektorat am. März