Ergebniszusammenfassung: Befragung zur Evaluation des Mitarbeiter Vorgesetzten Gesprächs durchgeführt von der AG Personalentwicklung

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1 Ergebniszusammenfassung: Befragung zur Evaluation des Mitarbeiter Vorgesetzten Gesprächs durchgeführt von der AG Personalentwicklung (1) Hintergrund Auf Basis einer Dienstvereinbarung zwischen der Hochschulleitung und dem Gesamtpersonalrat ( ) wurde das Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch (MA-V-Gespräch) als Instrument der Personalentwicklung eingeführt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der zentralen Universitätsverwaltung muss das Gesprächsangebot verpflichtend von ihren Vorgesetzten gemacht werden, in allen anderen Bereichen der Universität kann dieses Instrument ebenfalls genutzt werden. Nachdem sich das MA-V- Gespräch als Personalentwicklungsmaßnahme seit einigen Jahren in der Anwendung befindet, war es an der Zeit, eine Evaluierung durchzuführen, um Stärken und Schwächen des Instrumentes in seiner Anwendung zu untersuchen. Dazu wurde von Juli bis September 2015 eine Befragung durchgeführt. Untersucht werden sollte dabei u.a.: die Wichtigkeit von einzelnen (vorgegebenen) Themenbereichen im MA-V-Gespräch die Zufriedenheit mit den MA-V-Gesprächen auf Mitarbeiter- sowie auf Vorgesetztenseite (2) Befragungsumfang und -beteiligung In welchem Arbeitsbereich sind Sie tätig? 39% 24% 14% 46% 30% 47% Universitätsleitung und Zentrale Universitätsverwaltung Zentrale Einrichtungen (z.b. Universitätsbibliothek, ZEIK, Potsdam Graduate School) dezentrale Universitätsverwaltung (Dekanatsverwaltung) Wie lange arbeiten Sie bereits an der Universität Potsdam? 0-5 Jahre 5-20 Jahre mehr als 20 Jahre Der online zur Verfügung gestellte Fragebogen richtete sich an Mitarbeiter/innen der zentralen und dezentralen Verwaltung sowie der zentralen Einrichtungen. Insgesamt beteiligten sich 165 Mitarbeiter/innen (darunter 29 in Vorgesetzten-Position) an der Umfrage. 47% der Respondenten/innen sind in der Universitätsleitung und zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) tätig, 39% in den zentralen Einrichtungen und 14% in der dezentralen Universitätsverwaltung. Betrachtet man die Teilnahme in Abhängigkeit vom Anstellungszeitraum, dann fällt auf, dass sich mit 30% überproportional jene Beschäftigte an der Umfrage beteiligten, welche erst seit 0-5 Jahren an der Universität Potsdam angestellt sind. (3) Wichtigkeit einzelner Themenbereiche beim MA-V-Gespräch Vorgesetzte wie auch Mitarbeiter/innen sollten anhand vorgegebener Themengebiete die jeweilige Wichtigkeit für die Gestaltung des MA-V-Gesprächs mithilfe der Antwortkriterien 1 = sehr wichtig, 2 = wichtig oder 3 = weniger wichtig beurteilen. Dabei war es unerheblich, ob sie bereits Erfahrungen mit

2 einem MA-V-Gespräch hatten oder noch keines geführt wurde. Die nachfolgende Tabelle veranschaulicht die vorgenommenen Einschätzungen, wobei im Durchschnitt fast alle Themengebiete zwischen wichtig oder sehr wichtig erachtet wurden. Die gelb markierten Felder kennzeichnen diejenigen Themen, für die ein besonders hoher Gesprächsbedarf gesehen wird, der hier errechnete Mittelwert (MW) liegt nahe 1 (sehr wichtig). Es zeigt sich, dass insbesondere die Klärung von Aufgabengebieten von 70% aller Befragten als ein zentrales Anliegen wahrgenommen wird. Von den in der Befragung vorgegebenen Themenfeldern wurde lediglich die Klärung über die Möglichkeit einer Rotation von 46% der Befragten als eher unwichtig erachtet. MW = Mittelwert; SD = Standardabweichung (4) Bewertung des MA-V-Gesprächs A) aus Sicht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Häufigkeit der Durchführung von MA-V-Gesprächen Hat Ihr/e Vorgesetzte/r seit dem ein oder mehrere strukturierte/s Gespräch/e mit Ihnen geführt? ja 58% 29% 13% Gespräche ja, aber nicht in strukturierter Form nein N = 70 Im nächsten Schritt wurden die Befragungsteilnehmer/innen nach ihren Erfahrungen mit den MA-V-Gesprächen gefragt. Dabei wurde zunächst geklärt, ob überhaupt eines oder mehrere strukturierte Gespräche stattgefunden haben. Dies traf auf 70 der 165 Befragten 2

3 (42%) zu. In den Fällen, in denen kein Gespräch zustande kam, wurde von 96% als Begründung angegeben, dass sie nicht zu einem Gespräch eingeladen wurden. Hier spiegelt sich wider, dass die Durchführung der MA-V-Gespräche nicht in allen Bereichen obligatorisch ist. Die nachfolgenden Evaluationsergebnisse beziehen sich auf die 70 Befragungsteilnehmer, mit denen ein MA-V-Gespräch tatsächlich durchgeführt wurde. Ablauf der bisherigen Gespräche aus MA-Sicht (N = 70) Mit circa der Hälfte der 70 Befragten wurde seit 2009 nur ein MA-V-Gespräch geführt. Bei 17 Befragten erfolgten 2 und bei 10 bereits 3 Gespräche. Wie viele Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräche sind seit dem mit Ihnen geführt worden? 1 Gespräch 14% 24% 49% 2 Gespräche 3% 7% 3 Gespräche 4-5 Gespräche Rahmenbedingungen des mehr als 5 Gespräche 0% 20% 40% 60% 80% 100% Gesprächs: Bei der Mehrzahl (84%) der 70 Befragten erfolgte mindestens 1 Woche im Voraus die Einladung für das MA-V- Gespräch. Jedoch wurde überwiegend der zur Vorbereitung erstellte Vorbereitungsbogen für Beschäftigte nicht genutzt. Gerade einmal 24% haben ihn ganz und 16% nur teilweise einbezogen. Auch gerade einmal 13% haben an den hierfür angebotenen Informationsveranstaltungen zum MA-V- Gespräch teilgenommen. Zufriedenheit mit den bisher geführten Gesprächen MA Sicht (N = 67/68) V-Sicht (N = 13) 1 = sehr zufrieden, 6 = gar nicht zufrieden 3

4 Die Tabelle auf Seite 3 veranschaulicht die durchschnittliche Bewertung der Zufriedenheit aus Mitarbeitersicht (links) und aus Vorgesetztensicht (rechts) mit den im MA-V-Gespräch angesprochenen Themenfeldern. Die Bewertung erfolgte anhand eines Schulnotensystems und erstreckte sich von 1 = sehr zufrieden bis 6 = gar nicht zufrieden. Durchschnittlich befindet sich bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Bewertung jedes Themenfeldes zwischen 2,5 und 3, also tendenziell eher zufrieden. Eher unzufrieden sind jedoch die Mitarbeiter/innen bei der individuellen Besprechung der Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung sowie bei der Interessenklärung über die Möglichkeit der Rotation, jedoch konnten bei Letzteren nur 28 Teilnehmer eine Einschätzung vornehmen. Insgesamt liegt die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit mit dem MA-V-Gespräch bei einem guten Mittelwert von 2,83. Differenziert man die Gruppe der Mitarbeiter/innen nach ihren Arbeitsbereichen: Universitätsleitung & zentrale Universitätsverwaltung (N = 40) oder Zentrale Einrichtungen (N=18), dann zeigt sich, dass die Mitarbeiter/innen der Zentralen Einrichtungen allgemein unzufriedener sind mit dem Ausgang der MA-V- Gespräche (MW = 3,35). Dies lässt auf einen Handlungsbedarf in diesen Arbeitsbereichen schließen. Die höhere Unzufriedenheit der Mitarbeiter/Innen in den zentralen Einrichtungen ist in jedem abgefragten Themenbereich gegeben. Der Mittelwert der Befragten aus den Bereichen der Universitätsleitung & zentralen Universitätsverwaltung liegt bei 2,71. Vereinbarung von Maßnahmen aus MA-Sicht (N = 70) Wurden im Rahmen des/der bisher geführten Gesprächs/e zu einem oder mehreren Themenbereichen bestimmte Maßnahmen vereinbart? 34% 64% 0% 20% 40% 60% 80% 100% ja nein Bei der Bewertung der Zufriedenheit mit den MA-V- Gesprächen spielt u.a. die Vereinbarung von Maßnahmen eine Rolle. Bei 24 (also 34%) der Mitarbeiter/innen wurden im Rahmen des Gesprächs Maßnahmen zu einem oder mehreren Themenbereichen vereinbart, wobei diese mehrheitlich im Themenbereich der Arbeitsaufgaben (58%) angesiedelt waren (Entwicklungsperspektiven 25%; Arbeitsumfeld 17%). Bei knapp der Hälfte (46%) wurden diese schriftlich festgehalten und bei 67% gänzlich sowie bei 29% teilweise umgesetzt. Einschätzung des Gesprächsverhaltens der/des Vorgesetzten Das Gesprächsverhalten der/des Vorgesetzten wird grundsätzlich positiv bewertet. Einschränkungen zeigen sich in der Möglichkeit, Veränderungsbedarfe aufzuzeigen und in der gemeinsamen Lösungsfindung. 4

5 B) aus Sicht der Vorgesetzten (N = 20) Häufigkeit der Durchführung von MA-V-Gesprächen Haben Sie seit dem strukturierte Gespräche mit Ihren Mitarbeiter/innen geführt? 10% 35% 55% ja (n = 11) Gespräche ja, aber nicht in strukturierter Form (n = 2) nein (n = 7) Von den 20 befragten Vorgesetzten haben 13 ein MA-V-Gespräch geführt. Die fehlende Schulung wurde am häufigsten als Begründung genannt, wenn kein solches Gespräch zustande kam. Ablauf der bisherigen Gespräche aus V-Sicht (N = 13) Wie viele Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräche haben Sie seit dem geführt? 1-4 Gespräche Gespräche Gespräche mehr als 50 Gespräche Größtenteils haben die Vorgesetzten seit Gespräche geführt. 11 der 13 Vorgesetzten gaben an, mindestens eine Woche im Voraus zum Gespräch eingeladen zu haben. Nur 3 haben hierbei den Vorbereitungsbogen für Vorgesetzte gar nicht verwendet. 6 Vorgesetzte gaben an, im Vorfeld an einer Informationsveranstaltung zum MA-V-Gespräch teilgenommen zu haben. Zufriedenheit mit den bisher geführten Gesprächen aus V-Sicht (N = 13) Die Tabelle auf Seite 3 veranschaulicht in den vier rechten Spalten die Bewertung der Vorgesetzten hinsichtlich der Zufriedenheit mit den einzelnen Themenbereichen. Grundsätzlich sind im Durchschnitt die Vorgesetzten zufriedener mit dem Ausgang des Gesprächs als die Mitarbeiter/innen (Mittelwert von 2,38). Im Einzelnen wurde jeder Themenbereich zufriedenstellender bewertet - bis auf die Klärung über die Möglichkeit der Rotation des Mitarbeiters (hierzu machten jedoch nur 2 Vorgesetzte eine Angabe). Als besonders fruchtbar wurde bei den Vorgesetzten der Austausch zur Kommunikations- und Informationspraxis angesehen (Mittelwert von 1,85). Vereinbarung von Maßnahmen aus V-Sicht (N = 13) Wurden im Rahmen des/der bisher geführten geführten Gesprächs/e zu einem oder mehreren Themenbereichen bestimmte Maßnahmen ja nein Insgesamt 8 der 13 Vorgesetzten gaben an, im Rahmen der geführten MA-V- Gespräche Maßnahmen vereinbart zu haben, welche ebenfalls vorwiegend den Bereich der Arbeitsaufgaben betrafen. Hiervon wurden fast alle schriftlich festgehalten sowie alle gänzlich oder teilweise umgesetzt. 5

6 (5) Schlussfolgerungen und Handlungsbedarfe Die Evaluation des MA-V-Gesprächs als Instrument zur Personalentwicklung hat gezeigt, dass es nicht in dem zeitlichen Rhythmus angewendet wird wie vorgesehen (alle 2 Jahre). Von den Teilnehmenden an MA- V-Gesprächen finden 27%, dass diese zu selten stattfinden. Zukünftig sollten Vorgesetzte und Mitarbeiter/Innen stärker auf dieses Instrument aufmerksam gemacht und auf die Regelmäßigkeit hingewiesen werden. Welche Schwierigkeiten und Probleme sehen Sie im Allgemeinen in Bezug auf das Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch? (Mehrfachnennung möglich) N = 77 30% keine 5% 5% 12% 27% 18% 23% 21% 31% 33% zu hoher Zeitaufwand zu formal/standardisiert lästige Pflicht/notwendiges Übel findet zu selten statt Vorgesetze/r nimmt sich zu wenig Zeit Vereinbarungen werden nicht schriftlich festgehalten/terminiert Vereinbarungen werden nicht umgesetzt Wecken falscher Erwartungen bezüglich beruflicher Entwicklung zu wenig Coaching hinsichtlich Gesprächsführung 0% 20% 40% 60% 80% 100% Zudem wird ein hoher Bedarf an Informationen, Schulungen und Coaching geäußert. Festzulegen ist, in welcher Form der artikulierte Coaching-Bedarf z.b. im Hinblick auf die Gesprächsführung abgedeckt werden kann. Zu diskutieren wäre auch, ob die schrittweise Einführung der MA-V-Gespräche in weiteren zentralen oder dezentralen Einrichtungen angestrebt werden soll, da die Wichtigkeit der Themen der MA-V-Gespräche allgemein als hoch angesehen wird. Dies wäre ebenfalls mit umfassenden Informationen und Schulungen zu begleiten, zumal die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus zentralen Einrichtungen, die schon MA-V-Gespräche geführt haben, geringer ist als die der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ZUV. Für die Weiterbearbeitung der Informationsunterlagen und für die Schulungen wäre sicherlich das Thema berufliche Weiterentwicklung, zu dem auch die interne Jobrotation gehört, näher zu betrachten und zu erläutern. Denn die Befragten bewerten dieses Thema generell als wichtig, aber sowohl bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als auch bei Vorgesetzten scheint eine große Unsicherheit in der Interpretation des Begriffs zu bestehen und damit, wie mit diesem Thema in den MA-V-Gesprächen umzugehen ist. Insgesamt bleibt festzuhalten, dass das neue Instrument der MA-V-Gespräche in seiner Anwendung positiv wahrgenommen und bewertet wird. 30% sehen im Allgemeinen keine Schwierigkeiten und Probleme beim MA-V-Gespräch. 6

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