Wer schreibt, der bleibt!

Transkript

1 Wer schreibt, der bleibt! Die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten in der betrieblichen Altersversorgung AssCompact Forum bav, Kassel, 23. Juni 2015 Sascha Holstein, bav-betriebswirt (FH) Leiter Vertriebsunterstützung bav

2 Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten in der bav Erfahrungen aus der Praxis Rechtsquellen/Verwaltungsanweisungen Allgemeine Aufzeichnungspflichten Besondere Aufzeichnungspflichten Mitteilungspflichten Weitere Dokumentationen Mögliche Rechtsfolgen Praxistipps 2

3 Dokumentieren Warum? Und für wen? Hohe Ansprüche des Gesetzgebers an den Arbeitgeber aus dem Schutzgedanken des Arbeitsrechtes heraus als Gegenleistung für die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Förderung Dokumentation schützt den Arbeitgeber! Dokumentation schützt auch den Arbeitnehmer! Continentale Lebensversicherung AG Betriebliche Altersversorgung 3

4 Rechtsquellen/Verwaltungsanweisungen 4 u.5 LStDV 52 Abs. 6 EStG BMF-Schreiben vom RZ 359 ff 2 NachwG BAG-Urteil vom ( Informationspflicht ) 4

5 Beratungsalltag im Unternehmen (I) Vielen Unternehmern/Personalverantwortlichen ist nicht klar, was die bav wirklich ist, nämlich ein Versprechen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer ein arbeitsrechtlicher Akt, der geregelt werden sollte 5

6 Beratungsalltag im Unternehmen (II) Folge: Es ist oft nicht geregelt wie der Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung im Betrieb umgesetzt wird welche Art von Zusage gemeint ist welcher Durchführungsweg gewollt ist welcher Anbieter/Tarif gewünscht ist welche Leistungen gewährt werden sollen wie z.b. entgeltfreie Zeiten geregelt sind wie die bav steuerlich behandelt wird und wie das alles dokumentiert wird! 6

7 Allgemeine Aufzeichnungspflichten 4 LStDV Abs. 1: je AN ist ein Lohnkonto führen Abs. 2: steuerfreie Bezüge gem. 3 Nr. 63 EStG Abs. 8: pauschalbesteuerte Bezüge gem. 40b EStG 7

8 Besondere Aufzeichnungspflichten 5 Abs.1 Nr.1 LStDV Für Bezüge ab dem Zusagen nach 3 Nr. 63 EStG Zeitpunkt der Erteilung der Zusage Bei DKÜ den Zeitpunkt der Übertragung Bei Altzusagen alle Änderungen seit dem

9 Besondere Aufzeichnungspflichten 5 Abs. 1 Nr. 2 LStDV Für Bezüge ab dem Zusagen nach 40b EStG a.f. Inhalt der am bestehenden Zusage Ggf. Verzichtserklärung des AN auf die Förderung nach 3 Nr. 63 EStG Bei Übernahme oder Übertragung einer Altzusage eine Erklärung des alten AG, dass die Zusage vor dem erteilt und bis zur Übernahme nicht als Neuzusage i.s.d. 3 Nr. 63 EStG behandelt wurde 9

10 Ein Fall aus der Praxis Ein Arbeitnehmer wechselt von Arbeitgeber A zu Arbeitgeber B... mit einer Alt-Zusage nach 40b EStG ohne Verzichtserklärung Mögliche Folgen rückwirkende Aberkennung der Pauschalversteuerung der Beiträge Aberkennung der Steuerfreiheit der Kapitalauszahlung bzw. der Ertragsanteilbesteuerung der Rentenleistung Continentale Lebensversicherung AG Betriebliche Altersversorgung 10

11 Nachweisgesetz Nachweispflichten gem. 2 NachwG Der Arbeitnehmer besitzt einen Anspruch auf die schriftliche Abfassung seiner Versorgungszusage. Bei Verletzung dieser Pflicht kann es bei Eintritt des konkret zu beziffernden Schadens zu einem Schadensanspruch auf Grund der Verletzung vertraglicher Nebenpflichten gem. 280 BGB oder 823 Abs. 2 BGB kommen. Continentale Lebensversicherung AG Betriebliche Altersversorgung 11

12 Mitteilungspflichten 5 Abs. 2 LStDV AG muss dem Versorgungsträger mitteilen je AN geleisteten Beiträge deren steuerliche Behandlung Ausnahme: Versorgungseinrichtung kennt die steuerliche Behandlung oder kann dies aus den vorliegenden Daten feststellen und teilt dies dem AG mit Continentale Lebensversicherung AG Betriebliche Altersversorgung 12

13 Ein weiterer Fall aus der Praxis Ein Arbeitnehmer möchte den Beitrag zu seiner bav erhöhen versicherungstechnisch ganz einfach (teilweise formlos) Aber: EUW-Vereinbarung muss auch geändert werden Mögliche Folgen bei unveränderter EUW-Vereinbarung: Anspruch des ArbN, dass der AG die Erhöhung als Lohn nachzahlen muss 13

14 Rechtsbeziehungen, z.b. DV Arbeitgeber Beitrag Zusage EUW- Vereinbarung Arbeitnehmer Leistung 14

15 Entgeltumwandlung Der Arbeitgeber hat keine Verpflichtung über den gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung aufzuklären. (BAG vom ; AZR 807/11) Der Arbeitgeber ist weder nach 1a BetrAVG noch aufgrund seiner Führsorgepflicht verpflichtet den Arbeitnehmer von sich aus auf seine Ansprüche auf Entgeltumwandlung nach 1a BetrAVG hinzuweisen. Dokumentation, dass der Arbeitgeber auf das Recht der Entgeltumwandlung hingewiesen hat, ist dennoch sinnvoll. Continentale Lebensversicherung AG Betriebliche Altersversorgung 15

16 Bedeutung für die Praxis (I) BAG-Urteil v AZR 807/11 : Aber: Verschaffungspflicht des Arbeitgebers nach 1a Abs. 1 BetrAVG ( Der AN kann verlangen, ) Und: Bei Misch- oder AG-Finanzierung gibt es (natürlich!) eine Informationspflicht! 16

17 Bedeutung für die Praxis (III) BAG-Urteil v AZR 807/11 : Erst dann können den Arbeitgeber Informationspflichten, z.b über die von ihm beeinflussbaren Faktoren der Entgeltumwandlung (z.b. über den im Unternehmen bislang gewählten Durchführungsweg, seine Bereitschaft, die Entgeltumwandlung über eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds durchzuführen, über die Identität des konkreten Versorgungsträgers, über die Zusageart und die Versorgungs- oder Versicherungsbedingungen des externen Versorgungsträgers), treffen. (Randziffer 13) Mindeststandards für die Information der Mitarbeiter Diese müssen dokumentiert werden! 17

18 Entgeltumwandlung Argumentation in der Vorinstanz Wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer bei der Wahrnehmung seiner Interessen behilflich ist, hat er zweckentsprechend zu verfahren und sie vor drohenden Nachteilen zu bewahren. Interessenabwägung im Einzelfall: Die erkennbaren Informationsbedürfnisse des Arbeitnehmers einerseits und die Beratungsmöglichkeiten des Arbeitgebers andererseits sind zu beachten. D.h. bei einer Abberatung mit Hilfe eines Makler ist die Informationspflicht voraussichtlich sehr weit zu fassen und es sollte auch entsprechend dokumentiert werden Informationspflicht bleibt, wenn der Tarifvertrag dies vorschreibt. Continentale Lebensversicherung AG Betriebliche Altersversorgung 18

19 Weitere Dokumentationen Entgeltumwandlungsvereinbarung Änderungen der Entgeltumwandlung Aussetzung der Entgeltumwandlung Widerinkraftsetzung der Entgeltumwandlung Abfindungen (nicht nur Versicherung kündigen, auch Zusage revidieren) 19

20 Mögliche Folgen Verstoß gegen 5 Abs. 1 LStDV Verlust der Steuer- und damit auch der SV-Vorteile bei den Beiträgen AN und AG haften gemeinschaftlich für die Abführung der Lohnsteuer AG haftet alleinig für die Abführung der SV-Beiträge Evtl. Regress des AN gegen den AG 20

21 Mögliche Folgen Verstoß gegen 5 Abs. 2 LStDV VU erstellt ggf. falsche Rentenbezugsmitteilungen und kennzeichnet die Beitragszahlung falsch ( 3 Nr. 63 EStG) Evtl. Regress des AN gegen den AG 21

22 Mögliche Folgen Keine sonstige Dokumentation Arbeitsrechtlich ist die Zusage angreifbar, da die Änderung nur auf Versicherungsvertrags-ebene ausgeführt und dokumentiert ist Evtl. Regress des AN gegen den AG 22

23 Praxistipps Bei Änderungen der Versicherung auch immer die Zusage ändern Bei AG-Wechsel immer gleich die Bestätigung vom alten AG einholen (bei Altzusagen) Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten als Aufhänger für AG-Gespräche nutzen 23

24 Fazit Wer schreibt, der bleibt! Mehr ist manchmal eben doch mehr! Continentale Lebensversicherung AG Betriebliche Altersversorgung 24