Mitteldeutsches Archivnetzwerk

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1 Mitteldeutsches Archivnetzwerk Ein digitaler Wissensverbund für mitteldeutsche Archive Dr. Jens Blecher, Universitätsarchiv Leipzig, März 2014

2 Mitteldeutsche Archive Reale Archive Digitale Archive

3 Digitaler Status: mitteldeutsche Archive 201 Archivinstitutionen (ohne Staatsarchive) digitale Kontaktdaten eigene Webseite statische Bestandsübersicht/Findbuch + dynamische Datenbankanfrage Leopoldina, Franckesche Stiftung, StdA Halle, KrA Zwickau, Carl Zeiss, UA Leipzig + digitale Archivalien 2 Carl Zeiss, UA Leipzig + digitale Datenbankapplikationen 1 UA Leipzig + digitale Kollaboration 1 UA Leipzig + digitale Archivierung 1 UA Leipzig

4 Vorteile einer digitalen Allianz keine digitale Enteignung Dateneigentum, Datenhoheit und Datenverwertung bleiben bei klugem Technologieeinsatz weiterhin in den Archiven und beim Archivträger, kommerzielle Verwerter bleiben außen vor die historisch gewachsene Autonomie von Selbstverwaltungskörperschaften bleibt digital erhalten digitale Sichtbarkeit: mehr Benutzer, höhere Einnahmen, weniger Routinearbeit große überregionale Sichtbarkeit und positive historische Identitätsbildung zu Gunsten des Archivträgers erhebliche Gebührenmehreinnahmen durch digitale Lizenzen virtuelle und deutlich steigende Benutzerzugriffe Entlastung der Archivare von Routineaufgaben modernste technische Infrastruktur bei geringen Kosten notwendige regelmäßige Weiterbildung effektiv in kleinen Gruppen: fach- und entwicklungsstandspezifisch, kostenneutral Nutzung einer gemeinsamen technischen Infrastruktur, eines geschlossenen Wissensnetzwerkes mitteldeutscher Verbund hilft gegen Katastrophen regionale Notfallverbünde, statt lokaler Inseln: Wasser zerstört teure digitale Hardware in Sekunden. eine Archivnetzwerk kann sich auf Grundzüge zur überregionalen Datensicherung verständigen (Personalaustausch, Materialzugriff, Vorsorgesicherung digitaler Daten)

5 Grundlagen einer digitalen Allianz gemeinsames Wissensnetzwerk auf digitaler Basis gemeinsame Webadresse und Facebookseite mit Multiuser CMS (Wordpress), anonymes Hosting des Webspaces (maximal 500 GB) auf Servern im UAL; Redaktionssystem im CMS (bis 100 Personen/Einrichtungen) Instant Messenger über SSL-Server im UAL (bis 150 Personen) gesicherter Cloudspeicher im UAL für die mobile Synchronisierung von Daten (je 1 GB bis 100 Personen) vier praxisnahe Workshops pro Jahr Strategie, Technologie, Kommunikation, Digitalisierung Webhosting auf gemeinsamer Infrastruktur Speicherplatz von jeweils 3 Terabyte für bis zu 30 Archive

6 Kosten einer digitalen Allianz Kalkulation Wissensinfrastruktur Webspeicher 3 Terabyte Einmalkosten: (Anschubfinanzierung durch Dritte) (Einlage von 1000 Euro pro Beirat) Euro Kosten, per anno Euro Euro Einrichtung, Betrieb, Wartung für 100 Institutionen, per anno Gebühren je teilnehmender Institution, per anno Hardware, per anno 2000 Euro 3000 Euro 4000 Euro 3000 Euro Seminare, per anno 500 Euro Euro 250 Euro Rentabilität ab 26 Teilnehmer ab 24 Teilnehmer Einnahmen, per anno Euro Euro Überschussverwendung ab 27 Teilnehmer ab 25 Teilnehmer (Rückzahlung Einlagen) (Zuschuss für Digitalisierungsprojekte) (Förderpreise)

7 Organisation einer digitalen Allianz nichteingetragener Verein mit wissenschaftlichem Forschungsprojekt auf Basis bilateraler Kooperationsverträge mit Universität Leipzig Sitz: Leipzig Vorstand: paritätisch aus drei Ländern nach Mitgliederzahl Beirat: 15 Vertreter von Archivträgern Mitgliederversammlung: jährlich rotierend Mitglieder und fördernde Mitglieder

8 Kooperationsverträge zur Forschungsfinanzierung Stadt C Stadt D Gebühr: 250 Gebühr: 250 Stadt B Gebühr: 250 Universität Leipzig Gebühr: 250 Stadt A Gebühr: 250 Der selbstorganisierte Verein mitteldeutsches Archivnetzwerk Stadtarchiv C Stadtarchiv D Institutionsarchiv E Chef Chef Chef Universitätsarchiv F Stadtarchiv B Chef Stadtarchiv A Chef Mitgliederversammlung Chef Institution E Gebühr: 250 Unterstützer Sponsoren Spender Universität F 3 Vorstand Vorsitzender, Schriftführer, 2 Beisitzer aus Sachsen, 2 Beisitzer aus Sachsen-Anhalt, 2 Beisitzer aus Thüringen Beirat: 9 Personen Politik,Wirtschaft,Wissenschaft 3

9 Wissensnetzwerk: 4 Workshops im Jahr Strategien auf dem Weg in das digitale Archiv fünf Gebote, fünf Regeln, ein praktischer Schritt Kommunikation Umgang mit digitalen Medienanbietern, Erstellen von Pressemitteilungen, Gestaltung von News und Artikeln mit WordPress, Nutzung von Bild, Ton und Video in modernen Medien Technologie Einsatz von digitaler Hardware in kleinen Archiven, Kosten- und Nutzenrechnungen, digitale Übertragungswege und sichere Kommunikation, einfache und kostenlose Software für den Archivalltag Digitalisierung Umsetzung kommerzieller oder eigener Digitalisierungsvorhaben, Struktur und Tektonik digitalisierter Bestände, Dateien und Metadaten, Sicherungen und Backups, effektive Nutzung digitalisierter Bestände

10 Wissensnetzwerk: Website mit Dateiablage Profilseite für Archive Name, Beschreibung, Öffnungszeiten Gemeinsame Startseite Neuigkeiten/Ankündigungen/Texte Datenablage 500 GB ausreichend für ca Fotos Verknüpfung mit sozialen Netzwerken automatische Weiterleitung von eigenen Meldungen an Facebook, Twitter und Co.

11 Wissensnetzwerk: digitales Forum de/community gesichertes Netzwerk für Daten- und Informationsaustausch Einzel- und Gruppenchat, Benachrichtigungen gemeinsame /bilaterale Diskussionsgruppen gesicherte Datenablage

12 Wissensnetzwerk: private Cloud https://www.archiv.uni-leipzig.de/eva HTTPS-Verbindung SSL-gesicherte Verbindung Synchronisierung von Daten Daten zwischen mehreren Geräten (z.b. PC, Notebook und Handy) synchron halten Mobiler Zugriff auf Daten Daten sind jederzeit via Internet verfügbar Private Cloud alle Daten werden auf Servern im UA Leipzig gelagert die eigentlichen Datencontainer sind verschlüsselt = ohne Passwort ist fremder Zugriff auf Inhalte unmöglich maximal 1 GB pro Person aus jeder teilnehmenden Institution

13 Mitteldeutsches Archivnetzwerk Kurzfristig Strategische Ziele Sicherung digitaler Eigentumsrechte an Archivalien, digitaler Wissenszuwachs für kleine und mittlere Archive, Zugang zu Technologie und Knowhow Mittelfristig gemeinsame Infrastruktur für Digitalisierung Langfristig Etablierung gemeinsamer kommerzieller Dienste (Datenbanken), Rückinvestitionen an alle Teilnehmer

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