Ausbildung. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

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1 Ausbildung Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

2 Die FernUniversität in Hagen auf einen Blick ist die einzige staatliche Fernuniversität im deutschsprachigen Raum bietet Studiengänge mit Bachelor- und Masterabschlüssen, besondere Weiterbildungsstudien sowie umfassende Akademiestudien an hat die Fakultäten Kultur- und Sozialwissenschaften, Mathematik und Informatik, Wirtschaftswissenschaft und die Rechtswissenschaftliche Fakultät kombiniert klassische Methoden des Wissenserwerbs mit der Nutzung der neuen Medien zum Blended Learning liefert Ihnen das Studienmaterial direkt ins Haus bietet Ihnen umfassende Betreuung durch Kursbetreuer/-innen in Hagen und Mentorinnen und Mentoren in den Studienzentren in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Ungarn. Campus der FernUniversität in Hagen an der Universitätsstraße. Impressum Herausgeberin Die Kanzlerin Fotos fancy Stand März

3 Inhalt Wo arbeiten Kaufleute für Büromanagement und was tun sie eigentlich? 4 In welchen Bereichen der FernUniversität werden Kaufleute für Büromanagement eingesetzt? 5 Welche Voraussetzungen benötige ich? 6 Bewerbungsverfahren 7 Wie läuft die Ausbildung ab und was werde ich lernen? 8 Ausbildungsinhalte 9 Die Ausbildung an der FernUniversität 10 Muss ich auch Prüfungen machen? 12 Wie viel Geld werde ich während der Ausbildung verdienen? 13 Wie sind die Arbeitszeiten und wieviel Urlaub bekomme ich? 14 Und wie geht es nach der Ausbildung weiter? 15 3

4 Wo arbeiten Kaufleute für Büromanagement und was tun sie eigentlich? Als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement können Sie grundsätzlich in allen Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, in der öffentlichen Verwaltung, bei freien Berufen, Verbänden etc. arbeiten. Ihre Tätigkeit besteht aus organisatorischen und kaufmännischverwaltenden Funktionen sowie aus Assistenz- und Sekretariatsarbeiten. Der tägliche Umgang mit Kunden, Lieferanten, Behörden sowie Kolleginnen und Kollegen stellt an Sie die Anforderung, angemessene Mitteilungen zu formulieren, zu gestalten und mündlich oder schriftlich weiterzugeben. Als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement gehört es u.a. zu Ihren Aufgaben, die eigenen Arbeiten sinnvoll zu organisieren sowie die Termine der übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu koordinieren und zu überwachen. Hierzu zählt auch die organisatorische Vorund Nachbereitung von Besprechungen, Präsentationen und Messen und die Organisation von Dienstreisen. Neben der statistischen Aufbereitung von Daten wird von Ihnen auch eine Interpretation dieser Daten verlangt, d. h. Sie müssen über das notwendige Hintergrundwissen verfügen bzw. es sich beschaffen können. Die Lösung dieser Aufgaben verlangt von Ihnen sowohl sprachliche Fähigkeiten als auch Kenntnisse im Einsatz und Umgang mit unterschiedlichen PC-Anwendungsprogrammen und die Fähigkeit, moderne Kommunikationstechniken zu nutzen wie und Internet. Da Sie branchenunabhängig eingesetzt werden können, benötigen Sie Kenntnisse über betriebswirtschaftliche Abläufe, um sich in das jeweilige Arbeitsgebiet fachgerecht einarbeiten zu können. 4

5 In welchen Bereichen der FernUniversität werden Kaufleute für Büromanagement eingesetzt? Kaufleute für Büromanagement werden an der FernUniversität vorwiegend in den Sekretariaten der Lehrgebiete eingesetzt sowie in den zentralen Einrichtungen, im Rektorat und in den Personalratsbüros. Zu den typischen Aufgaben einer bzw. eines Verwaltungsangestellten im Lehrgebietssekretariat gehören u.a.: Assistenztätigkeiten Organisation des Lehrgebiets: - Terminkoordination - Registratur - Urlaubsplanung - Schriftverkehr - Versorgung mit Büro- und sonstigen Materialien Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen Schreiben und Formatieren von Studienbriefen Erstellen von Statistiken und Grafiken Mittelverwaltung des Lehrgebiets Verwaltung der Lehrgebietsbibliothek Verwaltungsmäßige Mitarbeit bei Personalangelegenheiten und Projekten Internetrecherche und Bearbeitung von Internetseiten Erstellung von Vortragsfolien und Präsentationen Umgang mit Datenbanken 5

6 Welche Voraussetzungen benötige ich? Schulische Voraussetzungen: Fachoberschulreife oder guter Hauptschulabschluss; gute Noten in Deutsch und Mathematik Persönliche Voraussetzungen: gutes sprachliches Ausdrucksvermögen strukturierte Arbeitsweise gute Auffassungsgabe Interesse an modernen Kommunikationstechniken Organisationstalent Freude am Umgang mit Menschen 6

7 Bewerbungsverfahren Pro Jahr werden 4-6 Auszubildende zu Kaufleuten für Büromanagement eingestellt. Im Schnitt gehen ca Bewerbungen ein. Alle geeigneten Bewerberinnen und Bewerber werden zu einem Eignungstest eingeladen. Ausbildungsstellen schreiben wir jeweils im Spätsommer/Herbst aus. Bitte beachten Sie unser Stellenangebot im Internet unter: Sobald unsere Ausbildungsstellen ausgeschrieben sind, können Sie sich über unser Onlineportal hr4you mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Lichtbild, mindestens 2 Zeugnisse, weitere Zertifikate oder Bescheinigungen) bewerben. Bei Interesse können Sie auch gern eine an die folgende Adresse senden: personalentwicklung@fernuni-hagen.de Wir informieren Sie dann, wenn wir die Ausbildungsstellen veröffentlicht haben. Links Weitere Informationen erhalten Sie im Internet unter: 7

8 Wie läuft die Ausbildung ab und was werde ich lernen? Die Ausbildung verläuft nach dem dualen Prinzip, d. h. sie findet im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule statt. Die zuständige Berufsschule für die Kaufleute für Büromanagement ist die Kaufmannsschule II in Hagen-Hohenlimburg. Der Berufsschulunterricht erfolgt normalerweise an 2 Vormittagen in der Woche mit ca. 10 bis 14 Wochenstunden. **Neu** Doppelqualifizierung Für Auszubildende mit Sekundarabschluss I bietet die Berufsschule bei genügender TeilnehmerInnnenzahl eine Zusatzqualifizierung an. Die Auszubildenden haben innerhalb der dreijährigen Berufsausbildung die Möglichkeit, die Fachhochschulreife zu erwerben. Zusätzlich zum Berufsschulunterricht wird Unterricht in den Fächern Mathematik/Deutsch/Englisch und Physik angeboten. Neben der berufsbezogenen Abschlussprüfung kann die Prüfung zur Fachhochschulreife abgelegt werden. Ausbildungsdauer Die Ausbildung der Kaufleute für Büromanagement beginnt in der Regel im August / September und dauert 3 Jahre. Bei guten Leistungen kann die Ausbildung um ½ Jahr verkürzt werden (nicht bei Doppelqualifizierung). 8

9 Ausbildungsinhalte Lerninhalte in der Berufsschule In der Berufsschule sollen den Schülerinnen und Schülern allgemeine und berufsbezogene Lerninhalte für die Berufsausbildung, die Berufsausübung und im Hinblick auf die berufliche Weiterbildung vermittelt werden. Übersicht über die Lernfelder für den Ausbildungsberuf Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement und Kauffrau für Büromanagement nach dem Rahmenlehrplan: 1. Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren 3. Aufträge bearbeiten 4. Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen 5. Kunden akquirieren und binden 6. Werteströme erfassen und beurteilen 7. Gesprächssituationen gestalten 8. Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen 9. Liquidität sichern und Finanzierung vorbereiten 10. Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert steuern 11. Geschäftsprozesse darstellen und optimieren 12. Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren 13. Ein Projekt planen und durchführen 9

10 Die Ausbildung an der FernUniversität Die Auszubildenden Kaufleute für Büromanagement werden in den ersten 16 Monaten vorwiegend in verschiedenen Verwaltungsbereichen eingesetzt. Die neue Ausbildungsordnung für Kaufleute für Büromanagement sieht ab der zweiten Ausbildungshälfte einen je fünfmonatigen Einsatz in je 2 Schwerpunktbereichen (Wahlqualifikationen) vor. Die FernUniversität bietet derzeit die Wahlqualifikationen Einkauf und Logistik, Personalwirtschaft und Assistenz und Sekretariat an. Die Ausbildung erfolgt zum größten Teil an verschiedenen Einsatzorten auf dem Campus an der Universitätsstraße. Zwei Ausbildungsabschnitte werden in der Profilstraße in unserem Logistikzentrum absolviert. An einem Vormittag in der Woche findet für die jeweiligen Ausbildungsjahrgänge Werkunterricht statt. Dieser ist teilweise berufsschulbegleitend, d. h. Lerninhalte aus der Berufsschule wie BWL und Rechnungswesen werden vertieft und ergänzt. In dem für die Auszubildenden ausgestatteten PC-Schulungsraum haben sie die Möglichkeit, sich in Textverarbeitung und Tabellenkalkulation zu üben und ihre Kenntnisse und Fertigkeiten zu verbessern. Zusätzlich werden Schulungen zu Themen des öffentlichen Rechts durchgeführt. Weiterhin bietet die FernUniversität im Rahmen der internen Fortbildung unter anderem Windows-Grundlagen-Seminare, Word- und Excel- Schulungen an, die auch die Auszubildenden zur Vertiefung Ihrer Berufsschulkenntnisse nutzen können. Vor den Sommerferien werden alle neuen Auszubildenden mit ihren Eltern zu einem Infotag in der FernUniversität eingeladen! Hier erfahren sie alles über die Aufgaben, die Arbeit und den Aufbau der FernUniversität, die Ausbildung an der FernUniversität und lernen verschiedene Dienstgebäude und interessante Bereiche der FernUniversität, wie zum Beispiel das Fernsehstudio, kennen. 10

11 Am ersten Ausbildungstag erhalten die neuen Auszubildenden eine sachliche und zeitliche Gliederung der Ausbildung, in der alle zu durchlaufenden Bereiche, die jeweilige Ausbildungszeit und die entsprechenden Ausbildungsinhalte aufgeführt sind sowie einen individuellen Ausbildungsplan. Dieser könnte z.b. wie folgt aussehen: Versetzungsplan Beginn Dezernat Arbeitsbereich Dauer Service-Center 3 Monate Kaufmännisches und infrastrukturelles Gebäudemanagement 3 Monate Organisation 3 Monate Zentrale Beschaffungsstelle Technische Medienredaktion Logistik 5 Monate* Haushalt/Berichtswesen Buchhaltung/Drittmittel/Steuern 3 Monate Tarifpersonal u. nebenberuflich Beschäftigte 2 Monate Personalhaushalt 1 Monat Personalentwicklung 3 Monate Studierendensekretariat 2 Monate Lehrgebiet 5 Monate* Lehrgebiet/Prüfungsamt/Dekanat 3 Monate Lehrgebiet * Schwerpunktbereiche / Wahlqualifikationen 3 Monate 11

12 Muss ich auch Prüfungen machen? Die Abschlussprüfung wird in zwei Teilen als gestreckte Abschlussprüfung durchgeführt. Der erste Teil der Prüfung erfolgt zur Mitte der Ausbildung. Die Ergebnisse des ersten Teils der Prüfung werden auf die Abschlussprüfung angerechnet. Der zweite Teil der Abschlussprüfung umfasst einen schriftlichen und einen mündlichen Teil. Während der gesamten Ausbildung werden von den Auszubildenden für die einzelnen Bereiche Ausbildungsnachweise erstellt, in denen über die entsprechenden Abteilungen und die verrichteten Tätigkeiten berichtet wird. Diese sind eine der Zugangsvoraussetzungen für die Abschlussprüfung und müssen bei der mündlichen Prüfung vorgelegt werden. Bei erfolgreichem Abschluss der Prüfungen erhalten die Auszubildenden von der für die Ausbildung zuständigen Stelle ihr Abschlusszeugnis. Weitere Zeugnisse werden von der Berufsschule und dem Ausbildungsbetrieb ausgestellt. 12

13 Wieviel Geld werde ich während der Ausbildung verdienen? Während der Ausbildungszeit erhalten die Auszubildenden eine monatliche Vergütung vom Ausbildungsbetrieb, die im Tarifvertrag für Auszubildende der Länder festgelegt und nach Ausbildungsjahren gestaffelt ist. Vergütung am : 1. Ausbildungsjahr 936,82 2. Ausbildungsjahr 990,96 3. Ausbildungsjahr 1040,61 Bei Beendigung des Ausbildungsverhältnisses erhalten alle Auszubildenden, die ihre Prüfung beim ersten Mal erfolgreich bestehen, eine Abschlussprämie in Höhe von 400. Die Kosten für Arbeits- und Lernmittel sowie für die Teilnahme an Fortbildungsreisen oder weiteren Veranstaltungen werden in der Regel von der FernUniversität übernommen. 13

14 Wie sind die Arbeitszeiten und wieviel Urlaub bekomme ich? Die Arbeitszeiten richten sich nach den jeweiligen Dienstzeiten des Ausbildungsbetriebes. Für Jugendliche unter 18 Jahren gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden und 50 Minuten. Bei der FernUniversität sind die offiziellen Dienstzeiten: Montags bis Donnerstags Freitags von Uhr bis Uhr von Uhr bis Uhr jeweils einschließlich einer Mittagspause von 30 Minuten. Die Dauer des Urlaubs ist in den jeweiligen Tarifverträgen festgelegt. Für die Auszubildenden Kaufleute für Büromanagement an der FernUniversität gilt die Urlaubsregelung des Tarifvertrags der Länder: Sie erhalten 29 Tage Urlaub im Jahr. 14

15 Und wie geht es nach der Ausbildung weiter? An der FernUniversität werden Kaufleute für Büromanagement vorwiegend im Sekretariatsbereich eingesetzt. Die FernUniversität kann keine Garantie für eine unbefristete Übernahme nach der Ausbildung geben. Zum jetzigen Zeitpunkt wird allen Auszubildenden ein auf 12 Monate befristetes Stellenangebot gemacht. Bisher konnten fast alle ehemaligen Azubis, die an der FernUniversität bleiben wollten, auch danach zumindest befristet weiterbeschäftigt werden. Wie schon eingangs erwähnt, können Kaufleute für Büromanagement weitgehend branchenunabhängig eingesetzt werden. Natürlich ist auch hier, wie in allen Berufen, lebenslanges Weiter lernen gefordert. Außerdem gibt es eine Reihe von Qualifizierungs- und Spezialisierungsmöglichkeiten in alle Richtungen wie zum Beispiel: Teilnahme an Lehrgängen, Kursen oder Seminaren über Finanz- und Rechnungswesen Lohnbuchhaltung, Controlling, Steuerwesen, Kalkulation Vordruckwesen EDV im kaufmännisch-betriebswirtschaftlichen Bereich Desktop-Publishing Fremdsprachen u.v.m. Die SIHK, die Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie, die Fachschule für Wirtschaft und viele andere Berufsfortbildungseinrichtungen bieten Aufstiegsfortbildungen an wie: Staatlich geprüft/e Betriebswirt/in Betriebswirt/in VWA Fachkauffrau/kaufmann für Marketing, Vorratswirtschaft, Einkauf und Materialwirtschaft oder Finanzierung Bilanzbuchhalter/in Bachelor Wirtschaftsrecht im Verbundstudium an der Fachhochschule Südwestfalen 15

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