Kennen,Verstehen,Verbessern

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1 Das Wissen über die eigenen Geschäftsprozesse wird zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Kennen,Verstehen,Verbessern wird oft als notwendiges Übel für Zertifizierungen oder als Laune des Managements gesehen. Dabei werden die Vorteile vernachlässigt, die durch eine klare Definition der betrieblichen Abläufe entstehen. KOMPAKT Dokumentation der Prozesse als gemeinsamer Sprachschatz Erst Prozessanalyse ermöglicht Prozessverbesserung Wichtige Rahmenparameter zur Prüfung bei der Toolauswahl ENTSCHEIDEND VERBESSERT werden kann die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens durch die Modellierung von Geschäftsprozessen zur Dokumentation der Leistungserstellung. Aufgaben, Abhängigkeiten, Kommunikationsbeziehungen, Entscheidungsgrundlagen sowie beteiligte Personen, Abteilungen oder Rollen werden festgehalten, was zu einer Erhöhung der Transparenz der betrieblichen Abläufe führt. Innerhalb des Unternehmens werden ein gemeinsamer Sprachschatz sowie ein einheitliches Verständnis der Zielsetzungen vermittelt, die Abstimmung der verschiedenen Abteilungen vereinfacht sich. Auf Grundlage der identifizierten Aufgaben, Prozesse und Rollen können Tätigkeitsfelder und Kompetenzen klar definiert werden. Im Zug der Prozessaufnahme sind bereits erste Verbesserungen erreichbar, indem doppelt ausgeführte oder nicht genau zugeordnete Aufgaben identifiziert werden. Zudem können die aktuelle Im Zuge der Prozessaufnahme sind bereits erste Verbesserungen erreichbar. Prozessbearbeitung und die in diesem Zusammenhang erstellten Leistungen mit bekannten Kun- Neue BARC-Studie über Prozessmodellierungswerkzeuge Das Business Application Research Center (BARC) hat 14 führende Systeme für die Dokumentation,Analyse,Simulation,Entwurf und Automation von Prozessen getestet. Auf Grundlage eines umfangreichen Kriterienkatalogs wurden die Werkzeuge im BARC-Testlabor hinsichtlich technischer und funktionaler Kriterien evaluiert, wobei unter anderem Notationsformen, Modelladministration, Analyse und Simulation sowie die Publikation der Modelle untersucht wurden.die Studie Software im Vergleich Prozessmodellierungswerkzeuge kostet 395 Euro zzgl. MwSt. (ISBN ; neue ISBN ab 2007: ). Weitere Informationen sowie Bestellmöglichkeit unter

2 IT-STRATEGIE denwünschen, Marktanforderungen sowie der eigenen Unternehmensphilosophie abgeglichen werden. Oft zeigt sich in diesem Zusammenhang, dass zumindest Teilaufgaben in historisch gewachsenen Strukturen, nicht aber nach aktuellen Erfordernissen oder Vorgaben gelöst werden. ERP-Software zur Prozessunterstützung Die meisten Projekte zur Erfassung von Geschäftsprozessen werden im Zuge von Zertifizierungen oder der Einführung von Software für Enterprise Resource Planning (ERP) durchgeführt. Steht im ersten Fall die Dokumentation der Ist-Prozesse im Vordergrund, die eventuell an regulatorische Vorgaben oder Normen angepasst werden müssen, sind die Spezifikationen im zweiten Fall Ausgangspunkt für den Entwurf von Soll-Prozessen. Hierbei müssen die technischen Möglichkeiten der Software sowie die damit erzielbaren organisatorischen Verbesserungen evaluiert und umgesetzt werden. Insbesondere automatische Prüfungen und Entscheidungen sowie die einfachere Suche, Bereitstellung und elektronische Verteilung von Dokumenten und Aufgaben führen zu schlankeren Prozessstrukturen. Zudem bieten sich Möglichkeiten der Parallelisierung von Teilschritten, da man sich immer stärker von der papiergebundenen Bearbeitung lösen kann. Die Hinterlegung von Geschäftsregeln in den Workflow-Vorschriften ermöglicht eine Entkoppelung der Aufgabendurchführung vom Wissensstand des Sachbearbeiters. Das System steuert den Vorgang und kann automatische Prüfungen durchführen sowie Hinweise einblenden. Die so erzielbaren Zeitund Qualitätsvorteile lassen sich wiederum bewerten und damit in Kosten umrechnen. Kontinuierliche Analyse und Verbesserung Bei der IT-gestützten Aufgabenbearbeitung besteht darüber hinaus die Möglichkeit, Kennzahlen in bestimmten Prozessschritten zu erheben. Die Nachverfolgung einzelner Produkte, Aufträge oder Dokumente wird erleichtert, was eine schnellere Reaktionsfähigkeit sowie eine bessere Auskunftsfähigkeit mit sich bringt. Zudem können Auswertungen (Reporting) über abgeschlossene Vorgänge erstellt werden, um die Stärken und Schwächen der Prozesse und damit des gesamten Unternehmens aufzudecken. Neben quantitativen Analysen ( Wie oft wurde welcher Prozess durch welche Abteilungen oder Kundengruppen angestoßen? ) stehen insbesondere das Aufdecken von Engpässen (Flaschenhälsen) bei der Vorgangsbearbeitung sowie die Untersuchung von Prozessabbrüchen im Vordergrund, um hier gezielt gegensteuern zu können. Moderne Workflow-Systeme erweitern die Auswertungsmöglichkeiten um eine Echtzeitüberwachung (Business Activity Monitoring). Es kann damit in laufende Prozesse steuernd eingegriffen werden, während bei Reporting- Lösungen aus Fehlern der Vergangenheit Rückschlüsse auf die zukünftige Vorgangsabwicklung gezogen werden müssen. Wahl der Notation bestimmt den Wert des Modells Die Modelle sollten intuitiv von allen Mitarbeitern verstanden werden können, gleichzeitig muss eine aus- Einsatzmöglichkeiten von Geschäftsprozessmodellen Prozesssteuerung und -automation Analyse Dokumentation IST Quelle: BARC Simulation Entwurf SOLL Softwarespezifikation Grad der Spezifikation Generierung von maschinell verarbeitbaren Strukturen Attributierung, Auswertungen, Berechnungen Visualisierung, Konsistenzprüfungen 27

3 reichend genaue Spezifikation zur Abbildung aller geschäftsrelevanten Merkmale möglich sein. Die verschiedenen Notationen lassen sich unter anderem unterscheiden nach: Umfang der Elemente für eine Spezifikation (verschiedene Aktivitäten und Auslöser, Schleifenarten, Entscheidungen, Parallelisierung etc.), Abbildung von unterschiedlichen Hierarchie-Ebenen (mit grafischer Verdeutlichung), Zuordnung von Aufgaben zu Personen, Rollen oder Abteilungen, Der Autor Einbindung von Dokumenten, Ressourcen, Kosten oder Zeiten, Martin Böhn ist Analyst beim Business Application Research Center (BARC). Hinterlegung weiterführender Informationen (Anmerkungen, Attribute) sowie Förderung einer einheitlichen Benennung von Aktivitäten und Ereignissen (beispielsweise Objekt-Verb- Prinzip ( Auftrag annehmen ), Begriffs-Repository). Zu unterscheiden ist hierbei, ob die Informationen nur grafisch im visualisierten Modell hinterlegt werden können oder auch eine Weiterverarbeitung möglich ist. Einsatzbereiche von Geschäftsprozessmodellen Viele Unternehmen verwenden Geschäftsprozessmodelle ausschließlich zur Dokumentation von bestehenden Abläufen. Insbesondere bei Zertifizierungs- und Qualitätsmanagementprojekten werden solche Spezifikationen erstellt, sie dienen aber auch hier zur Ableitung von Maßnahmen und Prozessänderungen. Im Anwendungsbereich Entwurf stehen Soll-Prozesse im Vordergrund, die entweder neu erstellt oder durch das Überarbeiten bestehender Strukturen erzeugt werden. Bei der Analyse werden Prozess- Informationen in Geschäftsprozessmodellen Beispiel für Prozessdokumentation mit der Business Process Modeling Notation (BPMN) Quelle: BARC 28

4 strukturen oder Kennzahlen ausgewertet. Generell können Informationen, welche Aufgaben, Rollen oder Ressourcen an welchen Prozessen beteiligt sind, die Übersichtlichkeit erhöhen und mögliche Synergie-Effekte aufdecken. Durch eine Zuordnung von Kosten und Zeiten zu einzelnen Aktivitäten sind betriebswirtschaftliche Analysen möglich. Diese sind umso genauer, je detaillierter die Kennzahlen festgelegt werden können, beispielsweise durch eine Unterscheidung in Vorbereitungs-, Bearbeitungs- und Lagerzeit. Im Gegensatz zur auf die Gegenwart oder Vergangenheit bezogenen Analyse ermöglicht die Simulation die Einsatz-Szenarien sind im Vorfeld der Software-Auswahl zu klären. Abschätzung von zukünftig zu implementierenden Prozessen. Neben der differenzierten Zuordnung von Zeiten und Kosten sind unterschiedliche Verteilungen sinnvoll, um das Anstoßen der Prozesse sowie einzelne Entscheidungen zu dynamisieren. Verschiedene Prozessalternativen können miteinander verglichen sowie durch gezieltes Spielen mit dem Modell oder den Einsatz spezialisierter Algorithmen Verbesserungspotenziale aufgedeckt werden. Für eine Geschäftsprozesssteuerung werden aus den in den Modellen enthaltenen Informationen in spezielle Ausführungssprachen beispielsweise Business Process Execution Language (BPEL) übernommen. Diese zumeist auf der Extended Markup Language (XML) basierenden Spezifikationen werden in Workflow-Engines verarbeitet und dienen der Steuerung von Geschäftsprozessen in Anwendungen. Zudem werden Modelle in der Entwicklung und Anpassung von Software verwendet. Anforderungen und Rahmenbedingungen werden aufgenommen, mit den Fachbereichen abgestimmt und entsprechend dem Einsatzzweck spezifiziert. Das Einsatzspektrum ist hier sehr breit, Modelle können von der reinen Definition von Prozessen als Vorgabe an die Umsetzung (Verwandtschaft zu Dokumentation, Entwurf und Analyse) bis zur automatischen Code-Generierung verwendet werden. Kriterien für Prozessmodellierungswerkzeuge Bei der Auswahl eines Prozessmodellierungswerkzeugs sind die Einsatz-Szenarien im Vorfeld zu klären. Für Dokumentation und Entwurf sind die Visualisierungsfunktionalitäten von Bedeutung, zudem sollte das Modell in verschiedenen Ausgabeformaten (HTML, Word, PDF) publiziert werden können. Von Vorteil ist es, wenn die Modellinhalte in verschiedenen Sprachen gepflegt werden können, um auch eine Abstimmung mit internationalen Partnern zu unterstützen.

5 Visualisierungsmöglichkeiten sind für die Dokumentation und den Entwurf von Geschäftsprozessen sehr wichtig. Für Analyse und Simulation sind die Möglichkeiten der differenzierten Zuordnung von Kennzahlen sowie Exportfunktionalitäten (Excel, Statistikwerkzeuge) zu prüfen. Für die Simulation müssen Entscheidungsregeln und Verteilungen angegeben werden können. Werden die Prozessmodelle zur Prozesssteuerung genutzt, ist ein Export in eine entsprechende Ausführungssprache erforderlich. Die hier benötigten Steuerparameter müssen im Modell hinterlegt werden können. Einsatzübergreifend sind verschiedene Funktionalitäten und Referenzmodelle helfen bei der Spezifikation der unternehmenseigenen Abläufe. technische Rahmenparameter zu prüfen, unter anderem: einsetzbare Betriebssysteme und Datenbanken, Stand-alone oder Server-basierte Anwendung, Software-Tools für die Hersteller Produkt ATOSS Software AENEIS bit-frame QPR BOC ADONIS Dr. Binner Consulting & Software Sycat Dr. Herterich & Consultants DHC Vision EMPRISE Process Management Bonapart Gedilan NAUTILUS IBE Simulation Engineering PACE IBIS Prof.Thome LiveKit Power Ibo Software PROMETHEUS IDS Scheer ARIS Platform igrafx igrafx MEGA MEGA Modeling Suite MID Enterprise Software Solutions Innovator Business ViCon ViFlow 2003 Vogt Vogt PM Quelle: BARC; die Produktübersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit Sprachversionen des Werkzeugs selbst, Einsatz von verschiedenen Notationsformen, Möglichkeiten der Modellverwaltung (Repository der Modellelemente, Vererbungsbeziehungen), Formen der Modellsegmentierung (Bildung von Teilmodellen, Unterscheidung von Modellierung aus betriebswirtschaftlicher und technischer Sicht) sowie kontextsensitive Hilfefunktionen und Beispiele. Zudem helfen vorhandene Referenzmodelle bei der Spezifikation der unternehmenseigenen Abläufe, Referenzkunden lassen Rückschlüsse über Erfahrungen des Anbieters in verschiedenen Branchen zu. Hinsichtlich der Preismodelle ist zu unterscheiden, ob Lizenzen für einzelne Arbeitsplätze (named user) oder ein Lizenzenpool mit einer maximalen Anzahl gleichzeitig benutzbarer Lizenzen (concurrent user) angeboten werden und welche Support-Leistungen im Kauf- oder Servicevertrag eingeschlossen sind. Prozesse verdeutlichen Wissen Prozesse verdeutlichen das Wissen des Unternehmens über die eigene Leistungsfähigkeit. Je besser diese beherrscht werden, desto erfolgreicher wird das Unternehmen am Markt agieren. Dokumentation erzeugt ein einheitliches Verständnis, verringert Abstimmungsprobleme und ist Ausgangspunkt für Prozessüberwachung und -verbesserung. Durch eine konsequente Analyse der eigenen Vorgangsbearbeitung, die Weiterentwicklung der Abläufe sowie den Einsatz moderner Prozesssteuerungssoftware werden die Reaktionsfähigkeit gesteigert und die Steuerungsmöglichkeiten erweitert. Abläufe und Einflussgrößen werden transparent und die Auswirkungen von Maßnahmen und Störungen besser abschätzbar. Es wird ein entscheidender Wettbewerbsfaktor, genau zu wissen, was das Unternehmen eigentlich tut. 30