Software. Systemdokumentation BraBi Tools. Version 28. September BraBi Software. Ernst Brand Birmensdorf EDV - Beratung & Büroautomation

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1 Ernst Brand Birmensdorf EDV - Beratung & Büroautomation Risistrasse 22a 8903 Birmensdorf info@ernstbrand.ch BraBi Software BraBi Version 28. September 2015 BraBi Software Die clevere Alternative

2 Inhalt Inhalt Allgemeine Informationen... 2 Informationen / Homepage... 2 Erstinstallation... 3 Lizenzierung... 3 Lizenzkosten... 3 Fragen / Verbesserungsvorschläge... 4 Support... 4 Garantie... 4 Versionen... 5 Demoversion... 5 Light Version... 5 Vollversion... 5 Firmenversion... 5 Upgrades... 5 Grundinstallation... 6 Allgemein... 6 Voraussetzungen... 6 Installation aus ZIP-Datei... 6 Vollversion installieren... 8 Sicherheitseinstellungen anpassen... 8 Programm starten Programm anwenden Installation Programm-Update Installation Lizenzschlüssel i Allgemeine Informationen i / 14

3 Allgemeine Informationen Homepage Downloads / Anleitungen Informationen / Homepage Auf folgender Homepage finden Sie aktuelle Hinweise zur Software. Programmdownloads / Anleitungen etc. können auch direkt auf folgender Seite heruntergeladen werden: Falls beim Klicken noch ein Passwort abgefragt wird: Klicken Sie einfach auf Abbrechen. Anschliessend sollte das Sharepoint- Oberfläche angezeigt werden: Klicken Sie auf "Programmversionen" und anschliessend auf die gewünschte Access-Version. Allgemeine Informationen 2 / 14

4 Nun kann die aktuelle Version des Programmes heruntergeladen werden. Video Tutorials Wir werden für verschiedene Bereich Video Tutorials erstellen leider sind diese im Moment noch im Entstehen. Schauen Sie einfach wieder einmal vorbei. Sie finden diese auch auf obiger Homepage. Preise Demoversion Erstinstallation Wenn Sie zum ersten Mal die Software installieren möchten, müssen Sie die Grundinstallation durchführen. Alles weitere, für die Installation finden sie im entsprechenden Kapitel. Lizenzierung Möchten Sie eine Vollversion erwerben, brauchen sie einen Lizenzschlüssel. Senden Sie ein Mail an unter Angabe der gewünschten Version (siehe auch Versionen). Selbstverständlich erhalten sie auch telefonisch Auskunft unter Nach Bestellung der Software erhalten Sie eine Rechnung per Mail. Sobald Sie den Betrag überwiesen haben, erhalten Sie die Lizenzdatei, mithilfe derer Sie die Programme "freischalten" (siehe auch Installation Lizenzschlüssel) können. Alle bereits in der Demoversion oder einer anderen Version erfassten Daten bleiben dabei erhalten. Lizenzkosten Mit dem Erwerb einer Lizenz, erwerben sie das Recht, die Software für einen unbeschränkten Zeitraum zu nutzen. Upgrades auf eine Folgeversion sind im Normalfall kostenpflichtig. Die aktuellen Preise finden Sie auf unserer Homepage. Aktuell (Stand Juli 2015) gelten folgende Promo-Preise: Gratis Light Version Fr Vollversion Firmenversion Support Fr , inkl. 1h Einführung / Support auf Anfrage Per Telefon / Teamviewer Fr / pro angebrochene ¼ h Allgemeine Informationen 3 / 14

5 Fragen / Verbesserungsvorschläge Falls Sie Fragen oder Verbesserungsvorschläge haben, nehmen wir gerne auch diese unter der -Adresse info@ernstbrand.ch entgegen. Support Für Benutzerdokumentationen / Downloads etc. siehe oben (Informationen / Homepage) Normalerweise können Probleme am einfachsten gelöst werden, wenn man sie direkt auf dem betroffenen System zusammen anschauen kann. Wir verwenden dazu die Ferwartungssoftware TeamViewer. Damit eine Verbindung hergestellt werden kann, muss eine "Quick-Support" Datei gestartet werden. Sie finden diese auf unserer Homepage unter: -Adressen / Telefonnummern für eine Kontakaufnahme finden sie auf unserer Homepage: Lauffähigkeit Funktionsumfang Garantie Wir können keine Garantie abgeben, dass die Software auf ihrem System lauffähig ist. Wenn die nötigen Voraussetzungen (betrifft vor allem Access siehe dazu auch Grundinstallation - Voraussetzungen) vorhanden sind, steht dem im Normalfall aber nichts im Wege. Wenn die Demo-Version auf Ihrem System funktioniert, können Sie davon ausgehen, dass auch jede andere Version (siehe Versionen) funktioniert. Leider können wir auch keine Gewähr dafür übernehmen, dass das Softwareprodukt Ihren Anforderungen und Zwecken genügt oder mit anderer von Ihnen ausgewählten Software bzw. Hardware zusammenarbeitet. Allgemeine Informationen 4 / 14

6 Versionen Demoversion Die Demoversion entspricht im Wesentlichen der Light Version, weist aber in Bezug auf die Datenmengen folgende Einschränkungen auf. So können erfasst werden. Max. 5 Protokolle Max. 20 Adressen Max. 20 Pendenzen Einige Funktionen sind im Menu zwar sichtbar aber deaktiviert (Schaltfläche kann nicht angewählt werden). Light Version Reduzierte Version, die gegenüber der Vollversion verschiedene Einschränkungen aufweist. Im Wesentlichen sind dies Keine Dokumentenverwaltung Keine Anträge Keine Archivpositionen Keine Export- / Importfunktion für Protokolle Keine Möglichkeit, pro Protokoll die Layout-Version zu definieren. Keine eigene Definition von Zeilentypen Vollversion Enthält sämtliche in der Lizenz beinhalteten Programmfunktionen. Insbesondere sind die Beschränkungen der Light-Version nicht vorhanden. Firmenversion Umfang- / Leistungspaket (insbesondere Schulungen / firmenspezifische Anpassungen etc.) sind zu definieren nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf. Upgrades Grundsätzlich kann jede Version auf eine andere (höhere) Version geändert werden. Sie erhalten entsprechend einen anderen Lizenzschlüssel, der installiert werden kann. Siehe auch Installation Lizenzschlüssel Versionen 5 / 14

7 Grundinstallation Welche Version? Unterschied zu Update Voraussetzungen Anpassungen Voraussetzung: MS Access Link / Download ZIP-Dateien Access 2010 Access 2013 Vorgehen Download ZIP Allgemein In Bezug auf die erste (Grund-)Installation bestehen keine Unterschiede, welche Version (Demoversion, Light Version, Vollversion) im Anschluss aktiviert wird. Es muss auf jeden Fall zuerst eine Grundversion installiert werden. Falls Sie das Programm nur testen wollen, laden Sie am einfachsten die Grundversion, die bereits Demodaten enthält. Vorgehen siehe Installation aus ZIP-Datei Der Unterschied zur Installation eines Updates (siehe Installation Programm- Update) besteht im Wesentlichen darin, dass die Grundinstallation auch die Daten- und Steuerdateien beinhaltet. Zudem müssen natürlich die Voraussetzungen erfüllt sein, um das Programm betreiben zu können. Falls sie später die Strukturen verändern wollen (Datenstandorte / Verzeichnisse etc.) können Sie das jederzeit tun. Die entsprechenden Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch. Falls der Datenstandort verändert wird (kopieren / verschieben an einen anderen Standort) muss auf jeden Fall ein Update installiert werden (Programmdateien in ursprünglicher Form). Dies kann auch dieselbe Version sein, die Sie bereits betreiben. Voraussetzungen Damit das Programm gestartet werden kann, benötigen Sie eine Access Version ab Office 2010 (oder höher) in der 32-bit-Variante (=Normalfall). Falls Sie keine Vollversion von Access auf dem System installiert haben, können Sie gratis eine entsprechende Runtime-Version von Microsoft im Internet herunterladen und installieren. Installation aus ZIP-Datei Sie können die Grundversion (ZIP-Files) direkt mit folgenden Links herunterladen: Link zu Protokollprogramm Grundinstallation Version folgt im Normalfall funktioniert auch die Version für 2010 ohne Probleme. Abhängig von Ihrer Systemumgebung erscheinen allenfalls verschiedene Fenster / Abfragen. Typischerweise sehen diese wie folgt aus: Klicken Sie auf "Abbrechen" Grundinstallation 6 / 14

8 Klicken Sie auf "OK" Klicken Sie auf "Speicher unter" und geben im anschliessenden Fenster den Pfad an, wo die Datei gespeichert werden soll. Was / Wohin installieren? Den Pfad können Sie frei wählen Belassen Sie den Dateinamen wie vorgeschlagen Klicken Sie anschliessend auf Speichern. Die benötigten Dateien (Programme / Daten) für die Grundinstallation befinden sich dieser ZIP-Datei. Für die Installation müssen alle Dateien in ein beliebiges Verzeichnis kopiert (entzippt) werden. Die Struktur der Dateien / Verzeichnisse innerhalb der ZIP-Datei muss dabei beibehalten werden. Dies könnte wie folgt aussehen: Grundinstallation 7 / 14

9 Wohin installieren? Benötigte Dateien Allenfalls sind die Files / Verzeichnisse anders gruppiert. Das hängt von Ihren Ansichtseinstellungen ab. Dasselbe gilt für die Dateiendungen. Diese sehen Sie nur, wenn sie die entsprechenden Einstellungen im Explorer gemacht haben. im obigen Beispiel ist das Verzeichnis, in das die Files entzippt wurden gelb markiert. Dieses Verzeichnis können Sie selbst festlegen. Falls Sie es zu einem späteren Zeitpunkt (nachdem das Programm bereits einmal gestartet wurde) wieder ändern möchten, können Sie das tun. Allerdings müssen Sie anschliessend ein Programm-Update installieren (allenfalls auch von der aktuellen Version) Grün markiert sehen Sie im obigen Beispiel die entzippten Dateien der Demoversion. Vollversion installieren Sie können (wie oben beschrieben) zuerst die Demoversion installieren und anschliessend direkt den Lizenzschlüssel importieren. Damit haben sie bereits die lizenzierte Version (Light- oder Vollversion) Sicherheitseinstellungen anpassen Damit das Programm gestartet werden kann, müssen die benötigten Berechtigungen bzw. Einstellungen im Sicherheitscenter von Office gemacht werden. Siehe dazu im Benutzerhandbuch im Kapitel "Technische Informationen" "Sicherheitseinstellungen". Sie können das Programm aber auch Starten, ohne diese Einstellungen zu machen. In diesem Fall erscheint beim Starten jeweils ein Sicherheitshinweis, der so oder ähnlich ausschauen kann: Grundinstallation 8 / 14

10 Sie können nun auf die Schaltfläche "Öffnen" klicken um das Programm zu starten. Grundinstallation 9 / 14

11 Programm starten Um das Programm zu starten doppelklicken Sie auf die Datei Bra_2010.accde. Voraussetzung ist eine installierte Access-Version (siehe oben Voraussetzungen). Es ist zudem ebenfalls zu empfehlen, die nötigen Sicherheitseinstellungen anzupassen (siehe oben Sicherheitseinstellungen anpassen) Falls Sie die Dateiendungen nicht sehen, sehen sie zwei Dateien mit demselben Namen: Login Es handelt sich um die Access-Datei (hier gelb markiert). Im Normalfall ist das Programm auch die grösste Datei. Nachdem die Datei gestartet wurde, erscheint ein Login-Fenster. Geben Sie hier einfach "demo" ein (ohne Passwort) und klicken anschliessen auf die Schaltfläche mit dem grünen Häkchen. Alternativ könnten Sie auch ENTER drücken. Anschliessend sollte direkt das Hauptmenu für Protokolle erscheinen. Gratulation sie haben es geschafft. Programm starten 10 / 14

12 Hinweis Programm anwenden Beachten Sie dazu auch das Benutzerhandbuch. Mit den Möglichkeiten, die ein Programm bietet, steigt meistens auch die Komplexität. Im Handbuch hat es deshalb für den Protokoll-Bereich auch ein Kapitel "Arbeitsabläufe", das in kurzen Worten den Ablauf beschreibt, wenn ein neues Protokoll erfasst werden soll. Programm starten 11 / 14

13 Installation Programm-Update Download neueste Version Damit ein Programm-Update installiert werden kann, muss bereits die Installation der Grundversion erfolgt sein. Ein Programm-Update enthält im Normalfall eine ZIP-Datei mit den verschiedenen Programmfiles. Diese Files werden einfach über die "alten" Programmfiles kopiert. Wichtig: Beim Kopieren darf niemand das Programm gestartet haben. Das erste Starten nach einem Update dauert etwas länger. Zudem werden allfällig benötigte Änderungen an den Datenstrukturen vorgenommen. Ist dies der Fall, erscheinen entsprechende Meldungen am Bildschirm, die quittiert werden müssen. Nach der Aktualisierung muss das Programm nochmals neu gestartet werden. Die neueste Version kann direkt über den Downloadbereich (siehe oben, Informationen / Homepage) heruntergeladen werden. Installation Programm-Update 12 / 14

14 Installation Lizenzschlüssel Ihren Lizenzschlüssel erhalten Sie in Form einer Lizenzdatei. Diese hat die Endung.BraBiLicense (siehe auch Lizenzierung) Um die Datei ins System zu importieren klicken Sie im Menu [Extras] auf das Symbol "Import Lizenzdatei". Anschliessend erscheint das normale "Datei-Oeffnen" Fenster. Wählen Sie die Lizenzdatei aus. Nach dem Import können Sie direkt überprüfen, ob die Angaben importiert wurden. Klicken Sie dazu im Menu [Extras] auf die Schaltfläche "Info Programm" Lizenzart Die Lizenzart gibt Auskunft, ob es sich um eine Light- / Voll- / Firmenlizenz handelt. Zeigt an, welche Module lizenziert sind. Installation Lizenzschlüssel 13 / 14