Projekte. Schnellstartanleitung

Transkript

1 Projekte Schnellstartanleitung Aufgaben im Blick behalten Eine SharePoint-Aufgabenliste ist nützlich, um alles zu verfolgen, was in einem Projekt erledigt werden muss. Sie können Anfangsund Fälligkeitstermine hinzufügen, Personen Aufgaben zuordnen und das Projekt auf einer Zeitachse darstellen. Aufgaben auf einer Zeitachse anzeigen Fügen Sie nur einige Aufgaben zur Zeitachse hinzu, um die Darstellung übersichtlich zu halten, oder fügen Sie viele Aufgaben hinzu, um einen Gesamtüberblick über Ihr Projekt zu haben. Ändern Sie Schriftarten und Farben, um anderen das Verständnis Ihrer Arbeit zu erleichtern. Ihr Projekt für andere freigeben Wählen Sie Freigeben aus, um andere zur gemeinsamen Arbeit an Ihrem Projekt aufzufordern. An die Arbeit gehen Erstellen Sie im QuickEdit-Modus schnell neue Aufgaben, oder bearbeiten Sie vorhandene. Andere Ansichten ausprobieren Zu Aufgabenlisten gehört auch eine Reihe verschiedener Ansichten. Betrachten Sie Ihre Aufgaben in einem Kalender, zeigen Sie alle Aufgaben an, die abgeschlossen wurden, oder nur jene Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden und noch viel mehr! Aufgaben als erledigt kennzeichnen Aktivieren Sie nach getaner Arbeit dieses Kontrollkästchen, um die Aufgabe als abgeschlossen zu kennzeichnen.

2 Wie kann ich meiner Website eine Aufgabenliste hinzufügen? Aufgabenlisten sind ein standardmäßiger Bestandteil von Projektwebsites. Sie können sie jedoch auch zu einer Teamwebsite hinzufügen. 1. Wählen Sie unter Erste Schritte mit Ihrer Website die Option Arbeiten Sie auf einen Abschlusstermin hin? aus. Hinzufügen von Details zu einer Aufgabe 1. Wählen Sie die Auslassungspunkte ( ) für eine Aufgabe aus, wählen Sie in dem dann angezeigten Feld ebenfalls die Auslassungspunkte ( ) aus, und wählen Sie dann Element bearbeiten aus. 2. Wählen Sie Hinzufügen aus, um die Apps "Aufgaben" und "Kalender zu Ihrer Website hinzuzufügen. Hinzufügen von Aufgaben zum Projekt 1. Wählen Sie Aufgaben > Bearbeiten aus. 2. Füllen Sie die Spalten Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und Zugewiesen an aus. Drücken Sie die Eingabetaste, um zu einer neuen Zeile zu wechseln. 3. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Bearbeitung beenden aus. Einrücken, Ausrücken oder Verschieben einer Aufgabe in der Liste Wählen Sie die Aufgaben aus, die Sie in der Liste einrücken, ausrücken oder verschieben möchten, und wählen Sie dann Aufgaben > Ausrücken, Einziehen, Nach oben oder Nach unten aus. Sie können eine Aufgabe auch ziehen, um sie innerhalb der Liste zu verschieben. 2. Geben Sie die Details ein, die Sie hinzufügen möchten, wie etwa das Startdatum oder % abgeschlossen. 3. Wählen Sie Mehr anzeigen aus, um eine Beschreibung hinzuzufügen, wählen Sie aus, welche Aufgaben vor der aktuellen ausgeführt werden müssen (Vorgänger), fügen Sie eine Priorität hinzu, oder aktualisieren Sie den Aufgabenstatus. 4. Klicken Sie auf Speichern. 1. Wählen Sie oben in der Aufgabenliste Bearbeiten aus. 2. Ziehen Sie die Aufgabe an ihre neue Position. Eine blaue Linie zeigt an, wohin die Aufgabe verschoben wird, wenn Sie fertig sind.

3 Hinzufügen von Aufgaben zur Zeitachse Wählen Sie alle gewünschten Aufgaben aus, und klicken Sie dann auf Aufgaben > Zu Zeitachse hinzufügen. Anzeigen einer Aufgabe oberhalb oder unterhalb der Zeitachse Wenn Sie eine Aufgabe oberhalb oder unterhalb der Zeitachse anzeigen, machen Sie sie dadurch zur Beschriftung. Wählen Sie die Aufgabe aus, und wählen Sie dann Zeitachse > Als Beschriftung anzeigen aus. Bei Bedarf können Sie die Beschriftung an eine andere Position ober- oder unterhalb der Zeitachse ziehen. Hinzufügen eines Meilensteins Ein Meilenstein ist eine Aufgabe, die einen bestimmten Punkt in einem Projekt darstellt. Meilensteine werden auf der Zeitachse als Raute mit einer Beschriftung dargestellt. So machen Sie einen Meilenstein aus einer Aufgabe: 1. Wählen Sie die Aufgabe auf der Zeitachse aus, und wählen Sie dann Datumsbereich bearbeiten aus. 2. Löschen Sie das Startdatum für die Aufgabe, und lassen Sie nur das Fälligkeitsdatum übrig. Ändern der Schriftarten und Farben auf der Zeitachse Klicken Sie auf der Zeitachse auf den zu ändernden Balken oder die zu ändernde Raute, und verwenden Sie dann die Optionen unter Zeitachse > Schriftart, um Änderungen vorzunehmen. Zum Ändern der Farbe eines Balkens, einer Raute, einer Beschriftungs-zeile oder des Hintergrunds der gesamten Zeitachse klicken Sie auf den betreffenden Teil der Zeitachse, und klicken Sie dann auf Hervorhebungsfarbe. Zum Ändern des Schriftschnitts, des Schriftgrads, des Formats oder der Farbe einer Beschriftung oder eines Balkens der Zeitachse klicken Sie auf den betreffenden Teil der Zeitachse und verwenden dann die Optionen unter Zeitachse > Schriftart.

4 Ändern der Darstellungsweise von Daten Aktivieren Sie die Kontrollkästchen in Zeitachse > Einblenden/Ausblenden, um auszuwählen, welche Datumswerte angezeigt werden. Anzeigen von Aufgaben in einem Kalender Wählen Sie oben in der Aufgabenliste Kalender aus. Verwenden Sie die Optionen auf der Registerkarte Kalender, um den angezeigten Datumsbereich zu ändern, und verwenden Sie die Monate und Pfeile in der Ansicht Kalender, um sich durch die Zeit zu bewegen. Anzeigen von Aufgaben in einem Gantt-Diagramm Ein Gantt-Diagramm ist eine Möglichkeit, Aufgaben im Zeitablauf darzustellen, einschließlich der Beziehungen jeder Aufgabe zu anderen Aufgaben im Projekt. Wählen Sie oben in der Aufgabenliste die Auslassungspunkte ( ) und dann Gantt-Diagramm aus. Sie können ferner Zeitachse > Datumsformat auswählen, um festzulegen, wie Datumswerte angezeigt werden. Pfeile auf dem Gantt-Diagramm geben an, wenn eine Aufgabe auf eine andere folgt.

5 Kennzeichnen einer Aufgabe als erledigt Wenn Sie eine Arbeit im Projekt abschließen, aktivieren Sie stets das Kontrollkästchen neben der abgeschlossenen Aufgabe. Zum Anzeigen aller abgeschlossenen Aufgaben wählen Sie oben in der Aufgabenliste Abgeschlossen aus. Entfernen einer Aufgabe von der Zeitachse Wählen Sie den Balken oder die Raute aus, den bzw. die Sie von der Zeitachse entfernen möchten, und wählen Sie dann Aus Zeitachse entfernen aus. Andere Verfahren zum Anzeigen des Projekts... Es gibt noch einige weitere Ansichten, die Sie zur Darstellung des Projekts verwenden können. Wählen Sie die Auslassungspunkte (...) und dann Verspätete Aufgaben, Meine Aufgaben oder Anstehend aus, um die betreffenden Ansichten zu öffnen. Ferner können Sie Ansicht ändern verwenden, um die aktuell angezeigte Ansicht zu ändern, oder Ansicht erstellen auswählen, um anzupassen, wie Sie die Aufgaben des Projekts darstellen. Löschen einer Aufgabe aus dem Projekt Das Löschen von Aufgaben aus einem Projekt kann auf verschiedene Weise erfolgen. Hier die schnellste Methode: 1. Wählen Sie die Aufgaben aus, die Sie löschen möchten. 2. Wählen Sie Aufgaben > Element löschen aus. Sie können aber auch Bearbeiten, dann die zu löschenden Aufgaben auswählen und auf der Tastatur auf ENTF drücken.