Datenschutz und Datensicherheit in der Immobilienwirtschaft. ED Computer & Design GmbH & Co. KG - Eric Drissler

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1 Datenschutz und Datensicherheit in der Immobilienwirtschaft

2 Wer ist ED Computer & Design? 1998 gegründet herstellerneutrales IT-Dienstleistungsunternehmen Unternehmenssitz: Köln Geschäftsbereiche: EDit -> Hard- und Software, Netzwerke EDcom -> Telekommunikation, SoundSolution EDweb -> Webdesign, Webhosting EDmoiis-> EDmoiis immo, EDmoiis crm Mitarbeiter: 8+1 seit 2001 mit Schwerpunkt in der Immobilienwirtschaft

3 Über mich Ausbildung in der Informationstechnik ITIL V2 Foundation Certificate 2008 ITIL V3 Foundation Bridge Certificate 2009 Datenschutzbeauftragter (TÜV) Datenschutzmanager (TÜV) externer Datenschutzbeauftragter (TÜV) Datenschutzauditor (TÜV) Extern bestellter Datenschutzbeauftragter der Host Europe GmbH Prozessbeteiligt bei der Zertifizierung gemäß ISO Prozessbeteiligt bei der Zertifizierung zur Trusted Cloud

4 Datenschutzskandale Unternehmen Problem Strafbewehrung DTAG 17 Mio. Kundenstammdaten in Ausspähen von Daten falsche Hände (Call Center-Tochter gem. 202a StGB (bis zu als Drückerkolonne) 3 Jahre oder Geldstrafe) DTAG Aufspüren von Informationslecks Fernmeldegeheimnis gem. (Verbindungsdaten besorgt und an 88 TKG, 206 StGB (bis zu Sicherheitsfirma weitergeleitet) 5 Jahren oder Geldstrafe) Lidl Systematische Protokollierung Verstoß gegen Vorgaben Krankheiten der Mitarbeiter BDSG, Beweisverwertungsverbot

5 Datenschutzskandale

6 Ursache und Wirkung Ursachen von Datenschutzverstößen Kriminelle Energie: Gewinnsucht, Habgier, Veruntreuungsabsicht Überwachungsstreben, Kontrollausübung Verhinderung von Veruntreuungen, Vorteilsnahme, Bestechung, Korruption Wirkung im öffentlichen Bewusstsein Verstoß gegen Datenschutzgesetze: Gesetze reichen nicht raus Verstoß gegen Betriebsverfassungsgesetze: Arbeitgeber hebeln Mitbestimmung aus Was Alle tun kann nicht strafbar oder falsch sein Persönliche Betroffenheit: Das kann mir auch passieren Warum tun die nichts dagegen? Wirkung auf privater Ebene Ich nehme den Datenschutz nicht ernst gute Beispiele: social Networks, Gewinnspiele Ich habe mit IT-Sicherheit nichts zu tun Sicherheit braucht Organisation! Wenn die mir das antun, mache auch ich, was ich will

7 Gesetzliche Bestimmungen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) -> personenbezogene Daten Landesdatenschutzgesetze Telekommunikationsgesetz (TKG) -> Dienste Telemediengesetz (TMG) -> Websites Strafgesetzbuch (StGB) -> Straftaten: Datenmissbrauch Strafprozessordnung (StPO) -> Überwachung Datenverkehr, Beschlagnahmung v. Daten Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) -> kein Lichtbild bei Bewerbungen fordern Weitere gesetzliche Bestimmungen: Handelsgesetzbuch (HGB), Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), Sozialgesetzbücher u.a Das BDSG ist ein als Auffanggesetzt, falls kein anderes Gesetzt greift es gilt also Fachgesetz vor Allgemeingesetz.

8 Für wen gilt das BDSG? öffentliche Stellen des Bundes öffentliche Stellen der Länder, soweit der Datenschutz nicht durch Landesgesetz geregelt ist nicht-öffentliche Stellen Das BDSG gilt also für Sie als Immobilienunternehmen zusätzlich zu den Fachgesetzen.

9 Ziele des Datenschutzes & -sicherheit Datenschutz: Schutz personenbezogener Daten ( 1 (1) BDSG) Schutz der Persönlichkeitsrechte ( 1 (1) BDSG) Datenschutz ergibt sich als Grundrecht aus dem Grundgesetz Betrifft alle Daten, die nicht öffentlich verfügbar sind (wie z.b. Handelsregister) Datensicherheit: Schutz der Systeme, auf denen Daten liegen Verhinderung unberechtigter Speicherung, Verarbeitung und Weitergabe schutzwürdiger Daten Verhinderung durch gesetzliche Regelungen und organisatorische sowie technische Maßnahmen

10 Personenbezogene Daten Hier ein paar Beispiele zu personen- und nicht personenbezogenen Daten: Bilanzsummen der Immobilienhai AG nicht personenbezogen Gehalt von Max Mustermann personenbezogen Position Abteilungsleiter Marketing personenbezogen Anzahl krank geschriebene Mitarbeiter der Immobilienhai AG nicht personenbezogen Anzahl krank geschriebene Mitarbeiter im Marketing personenbezogen Krankheitstage Max Mustermann personenbezogen Privatkundendaten personenbezogen Anschrift von Geschäftskunden nicht personenbezogen Ansprechpartner von Geschäftskunden personenbezogen Einfache Faustformel: Rückschluss auf ein Mensch möglich = personenbezogen.

11 Zulässigkeit der Datenverarbeitung Zulassungsvoraussetzungen ( 4 BDSG) Personenbezogene Daten sind [direkt] beim Betroffenen zu erheben Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten sind nur zulässig, soweit dieses Gesetz oder eine andere Rechtvorschrift dies erlaubt/anordnet oder der Betroffene einwilligt ( 4a BDSG) hat: freiwillig schriftlich Informativ Zu beachten ist also: Verbot mit Erlaubnisvorbehalt!

12 Beispiele für Rechtsvorschriften Das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln von personenbezogenen Daten oder ihre Nutzung als Mittel für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke ist zulässig wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist soweit es zur Wahrung berechtigtes Interessen der verantwortlichen Stelle erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung überwiegt dies ergibt sich aus 28 BDSG. Für Beschäftigungsverhältnisse ergibt sich die Zulässigkeit aus 32 BDSG.

13 Datenverarbeitung Speichern Erfassen, Aufnahmen oder Aufbewahren von personenbezogenen Daten zum Zweck ihrer weiteren Verarbeitung und Nutzung. Verändern Inhaltliches Umgestalten gespeicherter personenbezogener Daten. Übermitteln Bekanntgeben gespeicherter oder durch Datenverarbeitung gewonnener personenbezogener Daten an einen Dritten. Sperren Kennzeichnen gespeicherter personenbezogener Daten, um ihre Verarbeitung oder Nutzung einschränken (tritt auch in Kraft wenn nicht gelöscht werden kann wegen einer anderen Rechtsvorschrift) Löschen Unkenntlich machen gespeicherter personenbezogener Daten.

14 Lösch- bzw. Sperrfristen Wer meint, dass einmal erhobene Daten dauerhaft zugänglich erhalten werden dürfen, hat sich noch nicht mit 20 BDSG auseinandergesetzt. Denn es gilt u.a.: Löschung falls Speicherung unzulässig Löschung von personenbezogenen Daten nach Wegfall der Erforderlichkeit spricht eine Aufbewahrungspflicht dagegen, so ist dieser Datensatz zu sperren oder wenn es nur mit unverhältnismäßigem großen Aufwand möglich ist zu löschen, dann kann auch gesperrt werden Hier fehlen in den meisten Anwendungen die entsprechenden Funktionen, sprechen Sie also mit Ihren Dienstleistern.

15 Grundregeln Wenn Gesetze in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung des Einzelnen eingreifen, gelten folgende Grundregeln: Nur das erforderliche Minimum an Daten kann verlangt werden. Die Daten dürfen nur für den Zweck verwendet werden, für den sie erhoben oder erfasst wurden. Auch bei dem Umfeld der personenbezogenen Datenverarbeitung muss auf die Rechte des einzelnen Rücksicht genommen werden. Beim Datenschutz ist immer auf die Rechte des Betroffenen, die Zweckbindung und auf das Minimum zu achten.

16 IT-Sicherheit/Datensicherheit

17 IT-Sicherheit aktuell Als verantwortliche Stelle sind Sie zur Sicherstellung der IT-Sicherheit / Datensicherheit verantwortlich. Neue Technologien und Trends sind also genau zu betrachten z.b. Bring you own Device (BYOD) Unternehmens und personenbezogene Daten auf fremden Geräten - wie viel Einfluss habe ich? Was passiert bei Weggang des Mitarbeiters oder bei Diebstahl des Geräts? evtl. Mobile Device Management, Cloud-Dienste Wo liegen meine Daten überhaupt? Deutschland? EU/EWR? Staat mit entsprechendem Sicherheitsniveau? Safe Habour Abkommen? Oder gar ein unsicherer Drittstaat? Wenn im Ausland, darf ich die Daten überhaupt ins Ausland übermitteln? Wer hat Zugriff? Was passiert wenn das Unternehmen nicht mehr existiert? Wichtig ist eine Prüfung bzw. Konzeption vor Nutzung!

18 Schutzmaßnahmen Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß 9 BDSG Der Gesetzgeber hat in das BDSG technische und organisatorische Schutzmaßnahmen eingebaut, die angemessen und erforderlich sind: Zutrittskontrolle physikalischer Zutritt in Büros, Serverräume etc. Zugangskontrolle logischer Zugang zu den EDV-Systemen, mit dem personenbezogene Daten verarbeitet werden Zugriffskontrolle Zugriff auf personenbezogene Daten Weitergabekontrolle Weitergabe von personenbezogenen Daten Eingabekontrolle Eingabe, Veränderung oder Entfernung personenbezogener Daten Auftragskontrolle Verarbeitung durch einen Dritten im Auftrag Verfügbarkeitskontrolle Schutz vor Verlust und Zerstörung Trennungskontrolle Zweckbindung der Datenverarbeitung Sie benötigen somit ein Datenschutz-/IT-Sicherheitskonzept.

19 Verantwortliche Stelle Gesetzestext: Jede Person oder Stelle, die personenbezogene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt oder dies durch Andere im Auftrag vornehmen lässt. rechtlich selbstständig Tochter-/Schwester-/Mutterfirmen bei externen EDV-Dienstleistern Sie bleiben für die Ordnungsmäßigkeit verantwortlich! bei externen Dienstleistern Sie bleiben für die Ordnungsmäßigkeit verantwortlich! Jedes Unternehmen ist für die bei sich oder für sich durch Dienstleister verarbeitende Daten verantwortlich, dies kann auch nicht wegdelegiert werden.

20 Der Datenschutzbeauftragte Der Datenschutzbeauftragte (DSB) ( 4f & 4g BDSG) Der Datenschutzbeauftragte ist zu bestellen, wenn 10 Personen in der personenbezogenen Datenverarbeitung tätig sind (Kopfzählung). Die Bestellung muss schriftlich erfolgen. Der Datenschutzbeauftragte ist dem Leiter der verantwortlichen Stelle (Geschäftsführer, Vorstand etc.) unmittelbar zu unterstellen. Der Datenschutzbeauftragte hat fachkundig und zuverlässig zu sein. Bei Ausübung seiner Fachkunde ist er weisungsfrei. Er ist bei der Erfüllung seiner Aufgabe zu unterstützen und sofern erforderlich Hilfspersonal, Mittel etc. zur Verfügung zu stellen (Infos, Zeit sind Voraussetzungen).

21 Aufgaben des DSB Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung der Datenverarbeitung Verpflichtung auf das Datengeheimnis gemäß 5 BDSG Schulung der Mitarbeiter zum Thema Datenschutz Beratung über technische und organisatorische Maßnahmen Erarbeitung und Pflege von Policies zum Thema Datenschutz bzw. des Datenschutz- Handbuchs Kontrolle und Wahrung der Rechte Betroffener, Auskunftsrecht 34 BDSG sofern vorhanden: Aus- und Weiterbildung der Bereichs-Datenschutzbeauftragten Durchführung der Vorabkontrollen (datenschutzrechtliche Überprüfung bei Einführung neuer Produkte, Services, Abläufe etc.) Freigabe von neuen DV-Verfahren Überwachung bei der Führung von Übersichten und Verfahrensverzeichnissen Erstellen von Tätigkeitsberichten

22 Suche nach geeignetem DSB Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) fachkundig und zuverlässig weisungsfrei, aber auch nicht weisungsbefugt Kündigungsschutz á la Betriebsrat und Benachteiligungsverbot Fortbildungsanspruch Grundkurs, Erfahrungsaustausch Kreise etc. externe Bestellung explizit zulässig Abbestellung nur durch Aufsichtsbehörde, DSB genießt höheren Kündigungsschutz gemäß 4f Absatz 3 Satz 5 und 6 BDSG (ein Jahr nach Beendigung der DSB Tätigkeit außer aus wichtigem Grund) Oftmals ist es schwer, einen fachkundigen und zuverlässigen Mitarbeiter zu finden Die wenigen geeigneten Mitarbeiter sind oftmals nicht zuverlässig und interessenskonfliktfrei wie bspw. Personal-, EDV-Leiter, Vertrieb, Geschäftsführer (Selbstkontrolle häufig suboptimal) Auf Grund der Anforderung (Fachwissen) und des höheren Kündigungsschutzes ist es oft ratsam einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, dieser kann auch auf Erfahrungen zurückgreifen und muss nicht bei Null beginnen.

23 Auftragsdatenverarbeitung 11 BDSG Gesetzestext: "Werden personenbezogene Daten im Auftrag durch andere Stellen erhoben, verarbeitet oder genutzt, ist der Auftraggeber für die Einhaltung der Vorschriften dieses Gesetzes und anderer Vorschriften über den Datenschutz verantwortlich. [...] gelten entsprechend, wenn die Prüfung oder Wartung [...] von Datenverarbeitungsanlagen durch andere Stellen im Auftrag vorgenommen wird und dabei ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann." Klassische Beispiele in der Immobilienwirtschaft: Externe Personalabrechung (Fern-) Wartungsunternehmen für IT und Kommunikationssysteme Datenträgervernichtung Lettershop Cloud-Dienste z.b. online Maklersoftware Immobilienportale externe Telefonsekretariate Webhoster

24 Der neue 11 Absatz 2 BDSG Gesetzestext: Der Auftragnehmer ist unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sorgfältig auszuwählen. Der Auftrag ist schriftlich zu erteilen, wobei insbesondere im Einzelnen festzulegen sind: 1. der Gegenstand und die Dauer des Auftrags, 2. der Umfang, die Art und der Zweck der vorgesehenen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten, die Art der Daten und der Kreis der Betroffenen, 3. die nach 9 zu treffenden technischen und organisatorischen Maßnahmen, 4. die Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten, 5. die nach Absatz 4 bestehenden Pflichten des Auftragnehmers, insbesondere die von ihm vorzunehmenden Kontrollen, 6. die etwaige Berechtigung zur Begründung von Unterauftragsverhältnissen, 7. die Kontrollrechte des Auftraggebers und die entsprechenden Duldungs- und Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers, 8. mitzuteilende Verstöße des Auftragnehmers oder der bei ihm beschäftigten Personen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder gegen die im Auftrag getroffenen Festlegungen, 9. der Umfang der Weisungsbefugnisse, die sich der Auftraggeber gegenüber dem Auftragnehmer vorbehält, 10. die Rückgabe überlassener Datenträger und die Löschung beim Auftragnehmer gespeicherter Daten nach Beendigung des Auftrags. Er kann bei öffentlichen Stellen auch durch die Fachaufsichtsbehörde erteilt werden. Der Auftraggeber hat sich vor Beginn der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen. Das Ergebnis ist zu dokumentieren. Schließen Sie die notwendigen Verträge! ADV nur mit Vertrag!

25 Sich überzeugen vor der DV Wie sieht das Überzeugen aus? Vor-Ort-Überprüfung Audit (auf Basis eines Interviews und von Dokumenten) Beantwortung eines Fragebogens Testat eines unabhängigen Sachverständigen Selbstauskunft des Dienstleisters Erarbeitung eines Konzeptes ( Wer schreibt, der bleibt ): Verfahren/Vorgehensweise Intervalle/Regelmäßigkeit Dokumentationsart Priorisierung Umfang

26 Verpflichtung 5 BDSG Anlage zu den Arbeitsverträge Geheimhaltungsverpflichtung für alle Mitarbeiter erforderlich. Gesetzestext: Den bei der Datenverarbeitung beschäftigten Personen ist untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen (Datengeheimnis). Diese Personen sind, soweit sie bei nicht-öffentlichen Stellen beschäftigt werden, bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis zu verpflichten. Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fort. Geheimhaltungserklärungen mit Externen Vor Austausch vertraulicher oder auch streng vertraulicher Informationen immer eine Geheimhaltungserklärung (NDA) erstellen. Prüfen Sie Ihre Verträge und sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter.

27 Verfahrensverzeichnis 4e ff. BDSG Nach dem Gesetz muss jede staatliche und private Stelle, die personenbezogene Daten speichert, den Umgang mit diesen Dokumentieren. Hierfür hat sich die Bezeichnung Verfahrensverzeichnis bzw. Verfahrensübersicht eingebügert. Zu erfassen sind je Verfahren: 1. Name oder Firma der verantwortlichen Stelle, 2. Inhaber, Vorstände, Geschäftsführer oder sonstige gesetzliche oder nach der Verfassung des Unternehmens berufene Leiter und die mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragten Personen, 3. Anschrift der verantwortlichen Stelle, 4. Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung, 5. eine Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien, 6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können, 7. Regelfristen für die Löschung der Daten, 8. eine geplante Datenübermittlung in Drittstaaten, 9. eine allgemeine Beschreibung, die es ermöglicht, vorläufig zu beurteilen, ob die Maßnahmen nach 9 zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung angemessen sind. Ermitteln Sie Ihre Verfahren und dokumentieren diese.

28 Bußgelder Mögliche Folgen bei Nicht-Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen 7 BDSG (,,Schadensersatz") Bei unzulässiger und unrichtiger Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung ist dem Betroffenen der entstandene Schaden zu ersetzen. 43 BDSG (,,Bußgeldvorschriften") Datenverarbeitung vorsätzlich oder fahrlässig antgegen den Vorschriften des BDSG Absatz 1: bis EUR oder Absatz 2: bis EUR BDSG (,,Strafvorschriften") Datenverarbeitung entgegen BDSG gegen Entgelt oder um jemanden zu schädigen: Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren oder Geldstrafe

29 Kontrolle der Aufsichtsbehörden 38 BSDG,,Die Aufsichtsbehörde kontrolliert die Ausführung dieses Gesetzes sowie anderer Vorschriften über den Datenschutz [...Hierzu] kann die Aufsichtsbehörde Maßnahmen zur Beseitigung festgestellter Verstöße bei der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten oder technischer oder organisatorischer Mängel anordnen. Bei schwerwiegenden Verstößen oder Mängeln [...] kann die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung oder den Einsatz einzelner Verfahren untersagen, wenn die Verstöße oder Mängel entgegen der Anordnung nach Satz 1 und trotz der Verhängung eines Zwangsgeldes nicht in angemessener Zeit beseitigt werden. Aufsichtsbehörden ein zahnloser Tiger? Weit gefehlt! Prüfungen finden nach Zufallsprinzip, nach Auffälligkeitsprinzip und nach Art der Datenverarbeitung statt.

30 Meldepflicht bei Pannen 42a Satz 1 BDSG [...] unrechtmäßig übermittelt oder auf sonstige Weise Dritten unrechtmäßig zur Kenntnis gelangt sind [...] unverzüglich der zuständigen Aufsichtsbehörde sowie den Betroffenen mitzuteilen,,datenpanne" /,,Datenverlust" Unrechtmäßig = unzulässig (ohne Rechtsgrundlage) nicht: unberechtigte Zugriffe durch interne Stellen Feststellung anhand tatsächliche Anhaltspunkte (Gesetzesbegründung: unter Einbeziehung des DSB) Weitergabe (aktiv) oder Einsichtnahme bzw. Abrufmöglichkeit (passiv)

31 Aufsichtsbehörden/Landes-DSBs Nordrhein-Westfalen Datenschutzbeauftragter: Ulrich Lepper Aufsichtsbehörde: Webseite/ Rheinland-Pfalz Kavalleriestr. 2-4, Düsseldorf https://www.ldi.nrw.de Datenschutzbeauftragter: Edgar Wagner Aufsichtsbehörde: Webseite/ Saarland Datenschutzbeauftragter: Judith Thieser Aufsichtsbehörde: Webseite/ Gesamtübersicht Hintere Bleiche 34, Mainz Fritz-Dobisch-Straße 12, Saarbrücken gte/anschriftenlandesdatenschutzbeauftragte.html?nn=408930

32 Was bedeutet das für Sie? Bestellung eines geeigneten Datenschutzbeauftragten (formaler Akt) Verpflichtung der Mitarbeiter gemäß 5 BDSG und zur Geheimhaltung schriftlicher Vertrag notwendig mit demjenigen, der Daten verarbeitet der Auftraggeber muss sich von der Einhaltung der Maßnahmen überzeugen (Vor-Ort-Prüfung, Audits, Fragebogen ) ein Konzept zur Auftragsdatenverarbeitung erstellen Umsetzung der technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen gemäß 9 BDSG Erstellen von Verfahrensverzeichnissen 4 BDSG Erstellung von Datenschutzerklärung z.b. für Webseite / Portale um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit darzustellen. Sehen Sie Datenschutz auch als Marketinginstrument!

33 Fragen? Unterstützung? Gerne unterstützen und beraten wir Sie in Sachen Datenschutz in Form von Beratungsgespräch Workshop Initialaudit Stellung externer Datenschutzbeauftragter Sprechen Sie uns an. ED Computer & Design GmbH & Co. KG Welserstraße Köln Telefon +49 (0) Telefax +49 (0) Internet

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