STANDARDISIERUNG DURCH MODULARISIERUNG

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1 STANDARDISIERUNG DURCH MODULARISIERUNG CLOUD COMPUTING LOGISTIK STRATEGIE INVESTITION ZEIT DATENSICHERHEIT CHANCEN FLEXIBILITÄT MOBILITÄT BRANCHENKENNTNIS PARTNER ZUKUNFT SYSTEME ADMINISTRATION INFORMATION DATEN CLOUD DATENZUGRIFF VERTRAUEN INTEGRATION MANAGEMENT SUPPLY CHAIN STANDORT PROZESSE INDUSTRIE UND HANDEL NUTZEN IT-LÖSUNG ERFAHRUNG ZERTIFIZIERUNG DEUTSCHLAND VERNETZUNG PLATTFORM ANWENDER BEDARF STU Ein Ansatz zur Reduzierung von Komplexität in der Logistik durch IT Mai 2014

2 INHALT Vorwort Teil 1: Voraussetzungen eines IT-Standards für die Logistik Beschreibbare logistische Prozesse durch Standardisierung und Modularisierung Universität zu Köln, Seminar für Unternehmensführung und Logistik Prof. Dr. Dr. h.c. Werner Delfmann (Direktor) Tobias Schmitz (Wissenschaftlicher Mitarbeiter) Teil 2: IT-Lösungen für stabile und agile Prozesse im Lieferkettenmanagement Umsetzung von Standardisierung durch Modularisierung am Beispiel der Logistikplattform AX4 AXIT AG Frauke Heistermann (Mitglied der Geschäftsleitung) 2

3 VORWORT Liebe Logistik-Interessierte, Logistik lebt von Standards. Container entsprechen normierten Abmessungen. Paletten und andere Ladungsträger ebenso. Doch wie sieht es mit den einzelnen Gliedern der logistischen Prozesskette aus? Je mehr Dynamik in die unternehmensübergreifende Steuerung internationaler Versorgungsketten kommt, umso mehr Varianz wird produziert. Teilschritte weichen in Planung und Umsetzung von der wünschenswerten Durchgängigkeit ab. Lieferanten und Spediteure folgen unterschiedlichen Workflows. Kosten und Risiken in der Supply Chain steigen. Abhilfe könnte die Definition von Standards in der Steuerung der Prozesskette schaffen. Doch wie flexibel oder unflexibel machen klar umrissene Leistungsbausteine das Handling der Logistik? Wie lassen sich Stabilität und Agilität im Supply Chain Management in einer IT-Lösung miteinander vereinbaren? Standardisierung durch Modularisierung lautet der Ansatz zur Reduzierung der Komplexität in der Prozesskette. Welche Bedeutung das Thema in der Logistik gewinnt, beschreiben Prof. Dr. Dr. h.c. Werner Delfmann, Direktor des Seminars für Unternehmensführung und Logistik der Universität zu Köln, und die AXIT AG in diesem Strategiepapier. Auf den folgenden Seiten trifft Wissenschaft Praxis: Werden einerseits die strukturellen Herausforderungen an die Standardisierung von Leistungsbausteinen in der Logistik beschrieben, liefert AXIT mit der Logistik IT-Plattform AX4 andererseits konkrete Anwendungsbeispiele. Wir wünschen Ihnen eine informative und anregende Lektüre! Frauke Heistermann AXIT AG Prof. Dr. Dr. h.c. Werner Delfmann und Tobias Schmitz Universität zu Köln Seminar für Unternehmensführung und Logistik 3

4 TEIL 1: Voraussetzungen eines IT-Standards für die Logistik Beschreibbare logistische Prozesse durch Standardisierung und Modularisierung Universität zu Köln Seminar für Unternehmensführung und Logistik Prof. Dr. Dr. h.c. Werner Delfmann (Direktor) Tobias Schmitz (Wissenschaftlicher Mitarbeiter) 4

5 TEIL 1: VORAUSSETZUNGEN EINES IT-STANDARDS FÜR DIE LOGISTIK STANDARDS ALS VERKNÜPFENDE ELEMENTE INDIVIDUALISIERTER LOGISTIKPROZESSE Logistische Prozesse sind so vielfältig und individuell zugeschnitten wie die Güter, die durch sie transportiert, gelagert oder bearbeitet werden. In jedem produzierenden Unternehmen finden sich demzufolge höchst individualisierte Prozesse, angepasst an die Bedürfnisse von Produktion und Produkt, während nur wenige Prozesse über Unternehmen hinweg vollständig vergleichbar sind. Für diese physischen Prozesse gibt es jedoch etablierte Standards, um jegliche Art von Gütern flexibel und übergreifend über verschiedene Transportmodi hinweg zu bewegen. So helfen standardisierte Paletten, Container und weitere Ladungshilfsmittel dabei, diverse Güter einfach und mit möglichst wenig Aufwand zu transportieren und auszutauschen. Logistik beschreibt jedoch nicht nur das Bewegen von Gütern von A nach B, sondern umfasst sämtliche Strukturen und Prozesse die notwendig sind, um Güter und die dazugehörigen Services, Informations- und auch Finanzflüsse durch Zeit und Raum zu bewegen. Dabei ist das Management von Informationsflüssen von besonderer Bedeutung. Während es standardisierte Paletten, Boxen oder Container als Ladungshilfsmittel flexibel ermöglichen, unterschiedlichste Güter effektiv zu bewegen und Kapazitäten effizient auszunutzen, ist dies für die dazugehörigen Informationen nicht in ähnlicher Einfachheit machbar. LOGISTISCHE IT-SYSTEME ZWISCHEN INDIVIDUAL- UND STANDARDLÖSUNGEN IT-Lösungen für die Logistik sind typischerweise entweder standardisierte Programme, die üblicherweise anzutreffende Prozessschritte unterstützen oder aber individuell konfigurierte bzw. angepasste Systeme, die die jeweilige, individuelle Situation des Anwenders abbilden. Dies resultiert entweder in der Möglichkeit zur Implementierung einer Standardlösung, die nur Teilbereiche eines individualisierten logistischen Gesamtprozesses abbilden kann oder in individuellen, damit allerdings häufig auch kostenintensiven Entwicklungen für einzelne Teilprozesse maßgeschneiderter IT-Systeme. Logistische Akteure werden dadurch vor die Entscheidung zwischen einer Kompromisslösung aus preislicher Attraktivität (Standardsystem) und Eignungsgrad oder einer maßgeschneiderten Lösung (Individualsystem) gestellt, wobei letztere regelmäßig einen höheren finanziellen Aufwand bedeutet. 5

6 TEIL 1: VORAUSSETZUNGEN EINES IT-STANDARDS FÜR DIE LOGISTIK ENTWICKLUNGEN VON LIEFERKETTEN ERFORDERN FLEXIBLE, ABER STANDARDISIERTE IT-UNTERSTÜTZUNG Neben dieser Situation ziehen verschiedene Logistiktrends in den letzten Jahrzehnten nun Folgen für Unternehmen nach sich. So bewirkte die Globalisierung eine Ausdehnung der Liefer- und Wertschöpfungsketten über Ländergrenzen und Kontinente hinweg. Daneben führte vermehrtes Outsourcing logistischer oder produzierender Aktivitäten zu einer größeren Anzahl von an einem Endprodukt oder Lieferprozess beteiligten Akteuren. Letztlich trägt auch die gestiegene Produktvielfalt sowie die Möglichkeit der Endkunden, auf die Gestaltung und Vielfältigkeit von Gütern Einfluss zu nehmen, zu immer komplexer werdenden Warenströmen bei. Zusammengenommen stehen daher Unternehmen gemeinsam mit einer größeren Anzahl beteiligter externer Akteure, verteilt über einen ausgedehnteren geographischen Raum, immer komplexer werdenden Logistikprozessen gegenüber. Um es in dieser Ausgangslage allen beteiligten Akteuren zu ermöglichen, ihre logistischen Prozesse effizient zu koordinieren, abzustimmen, zu kontrollieren und gegebenenfalls anzupassen, werden insbesondere die unterstützenden Informationsflüsse zu einem entscheidenden Faktor. Allerdings stellt die Verknüpfung logistischer Akteure mit eben diesen Informationsflüssen vor dem Hintergrund der komplexen logistischen Strukturen zunehmend eine zeit- und kostenintensive Herausforderung für die beteiligten Firmen dar. So verwenden Unternehmen aktuell viele unterschiedliche IT-Systeme, die nicht zwingend mit denen anderer Supply Chain Partner interagieren können. Da stetige Transparenz und ein Zugang zu Daten der Lieferkette in Echtzeit in o.g. Wertschöpfungsketten jedoch unabdingbar sind, wird EDI, beispielsweise mit dem Standard EDIFACT, eingesetzt. Seit der Implementierung dieses Standards erscheint allerdings angesichts der zuvor beschriebenen Entwicklungen von Logistikketten sowie der rasanten Entwicklung und Verbreitung des Internets diese Technologie nicht mehr zeitgemäß. Eine gleichermaßen günstige, schnelle und flexible Anbindung von Partnern in der Lieferkette ist hiermit kaum noch möglich. Neben der Anbindung weiterer Partner an die Systeme (z.b. i.r.d. Outsourcings), ist aber vor allem auch die Abbildung unterschiedlichster Logistikprozesse für die IT eine Herausforderung. Ein IT-Standard muss demzufolge flexibel, schnell und günstig implementier- und skalierbar sowie auch individuell anpassbar sein. Damit dafür aber entsprechende Standardsysteme entwickelt und preislich attraktiv angeboten werden können, ist es nötig, dass möglichst viele logistische Systeme in standardmäßiger Form in unterschiedlichen Unternehmenskontexten beschrieben werden können. Darauf aufbauend werden dann baukastenähnliche IT-Systeme benötigt. Doch wie lässt sich die Idee einer Standardisierung von Logistik vor dem Hintergrund höchst individueller Prozesse realisieren? Das Management von Informationen wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor in der Logistik Unternehmen stehen einer immer größeren Anzahl beteiligter externer Akteure gegenüber. Das macht die Logistik zunehmend komplexer. Um es allen beteiligten Akteuren zu ermöglichen, ihre logistischen Prozesse effizient zu koordinieren, abzustimmen, zu kontrollieren und gegebenenfalls anzupassen, werden insbesondere die unterstützenden Informationsflüsse zu einem entscheidenden Faktor. 6

7 TEIL 1: VORAUSSETZUNGEN EINES IT-STANDARDS FÜR DIE LOGISTIK STANDARDMÄSSIGE BESCHREIBUNG LOGISTISCHER PROZESSSCHRITTE ALS BAUKASTENMODULE Offensichtlich ist eine standardisierte Logistikwelt mit identischen Prozessen in unterschiedlichsten Unternehmen mit diversen Gütern eine Illusion. Daher sind intelligente Ansätze nötig, um den Grad der Flexibilität von Systemen hinsichtlich Inhalten und Anbindungen zu steigern, gleichermaßen aber die unterschiedlichsten Gegebenheiten abzudecken und dabei auch noch kostengünstig sein zu können. Die Grundidee, um dies ansatzweise zu ermöglichen, kann mit einem individuell konfigurierten Auto verglichen werden: Auch hier ist es jedem Kunden möglich, ein auf seine Bedürfnisse abgestimmtes Produkt im Rahmen eines gewissen Auswahlbereichs festzulegen. Dies ist mit einer modulartigen Gestaltungsweise möglich. Doch wie kann dieser Ansatz auf Logistikprozesse übertragen werden? Die Grundidee ist dabei trivial: Gelingt es, logistische Prozesse in typisierten, modularen Einheiten zu definieren und in der IT adäquat zu beschreiben, dann können Kunden diese Module beliebig zusammenstellen und letztlich in der Summe auch wieder ein individuell abgestimmtes IT-Konzept für ihre Logistik erhalten. Jedes Modul für sich genommen kann dann in den meisten logistischen Abläufen Anwendung finden. Ein derartiges IT-Konzept erlaubt es, eine standardmäßige, aber gleichzeitig individualisierbare Lösung für den einzelnen Kunden anzubieten und damit eine jeweils von Grund auf neu zu entwickelnde IT-Lösung zu vermeiden. Letztlich bedeutet das für alle Beteiligten: Flexibilität wird gewonnen, Kosten werden gespart. Damit aber logistische Prozesse in ihren standardmäßigen Teilprozessen abgebildet werden können, müssen sie in einheitlicher Form beschreibbar sein. Einen Ansatz zur Beschreibung eben solcher modularer Prozessschritte bietet beispielsweise das sogenannte SCOR-Modell (Supply Chain Operation Reference-Model), entwickelt vom amerikanischen Supply Chain Council. Der Versuch des Gremiums, Logistikprozesse in kleine Schritte zu gliedern, zielt darauf ab, einen effektiven Bezugsrahmen zur Analyse und Verbesserung dieser Prozesse zu erzielen. Nötig ist dafür eine Ausrichtung der Logistikaktivitäten an diesem gemeinsamen Bezugsrahmen, um die unternehmensübergreifenden Prozesse mit den Supply Chain Partnern interoperabel zu gestalten und unnötige Friktionen und Ressourcenverschwendungen an den Schnittstellen zu vermeiden. Dabei soll der Bezugsrahmen als Grundbasis für eine Supply-Chain-weite Logistikplanung Modell stehen. Standardmodule ermöglichen IT-Konzepte individuell umzusetzen Gelingt es, logistische Prozesse in typisierte, modulare Einheiten zu definieren und in der IT adäquat zu beschreiben, dann können Kunden diese Module beliebig zusammenstellen und letztlich in der Summe auch wieder ein individuell abgestimmtes IT-Konzept für ihre Logistik erhalten. 7

8 TEIL 1: VORAUSSETZUNGEN EINES IT-STANDARDS FÜR DIE LOGISTIK Das SCOR-Modell gliedert auf einer ersten Ebene Logistikprozesse über alle Supply Chain Partner hinweg in die fünf Dimensionen Planung, Beschaffung, Produktion, Lieferung, sowie (u. U.) Rückgabe. Auf einer darunter liegenden zweiten Ebene werden diese fünf Prozesse stärker in verschiedene Prozesskategorien untergliedert, beispielsweise in Transportprozesse, oder Lagerprozesse. Auf einer letzten und detailliertesten Ebene werden diese Prozesse dann in kleine Prozesselemente unterteilt, beispielsweise Zusammenstellung einer Transportladung, oder Warenannahme. Im Gesamtbild ergibt sich aus dieser modularen Darstellung verschiedenster logistischer Teilbereiche ein detailliertes Bild über den Ablauf eines Gesamtprozesses, welches beispielhaft und auszugsweise für einen Lagerungsprozess in folgender Tabelle zusammengefasst ist: PLANUNG BESCHAFFUNG PRODUKTION LIEFERUNG RÜCKGABE Bestandsplanung Bestellung Einlagerung Auslagerung Rückflüsse PROZESS-KATEGORIE Bestandsprüfung Nachfrageprognose Bestandsplanung PROZESS-ELEMENTE Bestellmengen festlegen Bestellung auslösen Bestellung intern weiterleiten Abgleich tatsächliche Lieferung/ Bestellung Wareneinlagerung Warenverbuchung Kommissionierung und Verpackung Erstellung des Lieferscheins Tourenplanung Auslieferung Rückgabe des Kunden Abgleich Rücklieferung und Lieferschein Warenprüfung Rücksendung Die Ausarbeitung, Ausrichtung und Strukturierung logistischer Prozesse mag zunächst einfach erscheinen, ist aber komplex und in ihrem Leistungsbeitrag falls in einer Lieferkette durchgängig angewandt wirkungsvoll. Je nach Unternehmenskontext und Detailgrad kann diese weitergehend ausgearbeitet oder reduziert werden Aus IT-Sicht liegt mit dem SCOR Bezugsrahmen eine Modularisierung logistischer Prozesse vor, für die nun Standardbeschreibungen entwickelt werden können. Diese ergeben durch individuelle Kombination der verschiedenen Module dann in der Summe wieder einen individualisierten Gesamtprozess, der das Logistiksystem unterschiedlichster Unternehmen abbilden kann. Somit wäre das Ziel, eine standardmäßige Beschreibung unterschiedlichster logistischer Prozesse mit den damit verbundenen Nutzeffekten in IT und Logistik zumindest im Prinzip erreichbar. Vgl. Supply Chain Council, 2014: The Scor Model, URL: 8

9 TEIL 1: VORAUSSETZUNGEN EINES IT-STANDARDS FÜR DIE LOGISTIK DIE CLOUD ALS OPTIMALE PLATTFORM ZUR KOMBINATION LOGISTISCHER MODULLÖSUNGEN IN EINER STANDARDANWENDUNG Bleibt die Frage offen, wie ein solches Konzept effektiv umgesetzt werden kann. Die Anforderungen moderner Lieferketten durch Globalisierung, Outsourcing und Produktvielfalt bringen die Notwendigkeit mit sich, viele Akteure schnell, kostengünstig und flexibel an ein gemeinsames IT-System anzubinden, um ständigen Datenzugang, Transparenz und Abstimmungsmöglichkeiten über die Supply Chain hinweg sicherzustellen. Dazu ist eine Cloud-Lösung in besonderem Maße geeignet, denn sie bietet: Software as a Service auf Abruf und in beliebiger Konfiguration Maximale Transparenz aller Logistikaktivitäten in der gesamten Lieferkette Risikoreduzierung durch einen gemeinsamen Blick auf die Logistikkette in Echtzeit Kontakt zu einer Vielzahl von Akteuren in der Supply Chain Einfachere Organisation und Koordination komplexer Services in Logistikbeziehungen Flexibilitätsgewinn durch gesteigerte Interoperabilität und Skalierbarkeit von IT-Systemen Minimierung des Wartungsaufwands und IT-Know-how Bedarfs seitens der Nutzer Eine Gestaltung der physischen Logistikprozesse möglichst nah an den dann entwickelten Standardmodulen eines cloud-basierten Baukastensystems, ermöglicht dann die Ausschöpfung des größtmöglichen Potentials von Standardisierung und Modularisierung in der Logistik-IT. 9

10 IT-Lösungen für stabile und agile Prozesse im Lieferkettenmanagement Umsetzung von Standardisierung durch Modularisierung am Beispiel der Logistikplattform AX4 AXIT AG Frauke Heistermann (Mitglied der Geschäftsleitung) 10

11 1. LIEFERKETTENMANAGEMENT BRAUCHT STABILITÄT UND AGILITÄT Als Anbieter und Betreiber der Logistikplattform AX4 beschäftigt sich AXIT seit über 15 Jahren mit dem Thema Standardisierung von Prozessen im Lieferketten-Management. AX4 integriert alle Beteiligten einer Supply Chain über eine zentrale Plattform und ermöglicht ihnen einen gemeinsamen Blick auf ihre Lieferkette. Über User sind aktuell an die Logistikplattform angebunden. Ob bei der Übertragung von Sendungen an Speditionspartner oder bei dem Management eines globalen Beschaffungsprozesses: Zu jeder Zeit haben die Beteiligten Zugang zu den für sie relevanten Informationen, die sie mit den anderen Prozesspartnern teilen können. Damit realisiert AX4 unternehmensübergreifend eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit aller am Logistikprozess Involvierten. Durchgehende Transparenz wird geschaffen, Komplexität reduziert und eine stabile und zuverlässige Belieferung sichergestellt. Einer der Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Reduzierung von Komplexität und die Gewinnung von Transparenz ist die Standardisierung von unternehmensübergreifenden Prozessen. Gleichzeitig darf Standardisierung aber nicht zu fehlender Flexibilität führen, die in der Logistik immer benötigt wird, um auf geänderte Rahmenbedingungen oder neue Kundenanforderungen einzugehen. Aus diesem Grund setzt AXIT gleichzeitig auf eine Modularisierung von Standardprozessen. Durch die Aufspaltung von Prozessen in modulare, flexibel miteinander kombinierbare Bausteine schafft AXIT in AX4 die notwendige Agilität, um auf die zunehmende Volatilität und Dynamisierung zu reagieren. Wie Standardisierung durch Modularisierung in der Praxis mithilfe von IT-Lösungen realisiert werden kann und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen, wird im Nachfolgenden erläutert. 11

12 2. RAHMENBEDINGUNGEN FÜR EINE ERFOLGREICHE STANDARDISIERUNG DURCH MODULARISIERUNG Um einen standardisierten, IT-gestützten Prozess für alle Beteiligten einer Lieferkette aufzusetzen, sind bestimmte Voraussetzungen notwendig ohne die eine Standardisierung kaum erfolgreich umsetzbar ist. Voraussetzungen für Standardisierung durch Modularisierung 1. Zentral verfügbare IT-Plattform 2. Integration aller Beteiligten 3. Know-how zu Best Practice Prozessen 4. Produktgetriebene Software 2.1 Zentral verfügbare IT-Plattform Unternehmensübergreifende Standardisierung von Workflows wird nicht erreicht, indem jedes Unternehmen nur im Rahmen der eigenen, internen IT- und Prozesswelt denkt und handelt. Alle Beteiligten müssen über die Grenzen ihrer aktuellen Inhouse-Systeme hinausschauen. Aus der reinen Software-Sicht wird daher eine IT-Lösung benötigt, auf die dezentrale Standorte zentral zugreifen. Eine Plattform also, welche die einzelnen Systemwelten und die handelnden Personen miteinander verbindet. Alle Beteiligten können so standortunabhängig Daten erfassen oder aus ihren bestehenden Systemen an die Plattform übermitteln, damit sie dort weiterverarbeitet werden. 12

13 Aus AXIT-Sicht bietet sich hier die Community Cloud an, auf welcher die Logistikplattform AX4 basiert. Sie ist zentral verfügbar und jeder Teilnehmer kann per Web oder Schnittstelle Zugang zu den vorhandenen Funktionalitäten erhalten. Community bedeutet hierbei, dass die IT-Plattform die Interessengemeinschaft der User abbildet, die zusammen an einer Lieferkette oder in einem Netzwerk arbeiten. Die Berechtigungs- und Rollenkonzepte von AX4 stellen dabei sicher, dass jeder nur die für ihn autorisierten Daten sieht. Die Berücksichtigung wichtiger Sicherheitsanforderungen an die Verfügbarkeit der Software und auch die Einhaltung der Datenschutzregelungen ist dabei wesentliche Grundvoraussetzung. Mit dem Bundesdatenschutzgesetz gilt in Deutschland die hierzu strengste Regelung weltweit. Integration als Voraussetzung für Standardisierung 13

14 2.2 Integration aller Beteiligten Alle Prozessbeteiligten und auch deren IT-Systeme müssen flexibel in die zentral verfügbare IT-Plattform integriert werden ohne Ausnahme. Nur wenn alle Teilnehmer die notwendigen Daten und Informationen liefern und andererseits auch wiederum auf die für sie relevanten Daten zugreifen können, lassen sich standardisierte Prozesse erfolgreich aufsetzen. Ein Standard, in den nur ein Teil der Teilnehmer einbezogen ist, wird nicht zu der gewünschten Komplexitätsreduzierung führen, da dann alte Wege weiterhin parallel existieren. Integration umfasst nach der Definition von AXIT neben den verschiedenen Unternehmen auch: die verschiedenen Verkehrsträger (z.b. bei multimodalen Transporten) und die verschiedenen Datenlevel (z.b. Bestellung, Lieferschein, Sendung, Ladeliste) Umfang von Integration 14

15 Flexible und moderne Tools müssen dabei sicherstellen, dass die Integration so einfach und schnell wie möglich erfolgt, um wirklich alle Beteiligten einzubinden. Hierzu bietet AX4 ein breites Spektrum an Möglichkeiten: Zugang via Web-Account Schnittstellen über EDI, XML, CSV, Webservice, etc. Unterstützung verschiedenster Datenformate von branchenspezifischen Standards bis zu individuellen Formaten Angebot verschiedener Datenübertragungswege Mit der Integration ist ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zur Standardisierung erreicht: Alle relevanten Daten sind verfügbar. Alle Beteiligten haben Zugriff. Die Transparenz ist durchgängig gegeben. Durch die Automatisierung im Rahmen von Schnittstellenanbindungen wird die Möglichkeit zu manuellen Sonderprozessen reduziert. Die Datenqualität wird besser, da jeder seine Daten an die Plattform übermittelt und die Daten seines Prozessvorgängers validiert und ggfs. ergänzt. Die Daten werden also mit zunehmendem Prozessfortschritt immer gehaltvoller. 15

16 2.3 Know-how zu Best Practice Prozessen Eine weitere wesentliche Voraussetzung für Standardisierung ist das Wissen über Abläufe. Denn als Vorlage für den Standardprozess sollte nicht ein x-beliebiger dienen, sondern der Effizienteste und Beste. Für die richtige Gestaltung ist Erfahrung und Know-how zu der erforderlichen Business-Abwicklung notwendig. In den rund verschiedenen Kundenprojekten, die AXIT im Bereich Lieferkettenmanagement umgesetzt hat, stellte sich heraus, dass je Branche, aber auch teilweise branchenübergreifend, oft gleiche Problemstellungen auftreten. Hieraus hat AXIT Muster gebildet und auf dieser Basis IT-Referenzprozesse modelliert. Das Wissen und die Erfahrung der AXIT Mitarbeiter wird somit systematisch in diesen Best Practice Prozessen gespeichert. 2.4 Produktgetriebene Software Um eine Software-Lösung in einzelne, frei kombinierbare Module strukturieren zu können, muss die IT-Lösung einem Produktgedanken folgen. Aus vielen projektspezifischen Individualprogrammierungen lassen sich keine flexibel kombinierbaren Module ableiten. Erst wenn Software konsequent dem Produktgedanken folgt, kann sie systematisch in Module zerlegt und für andere Aufgabenstellungen neu zusammengesetzt werden. Eine Produktsoftware kennzeichnet sich u.a. durch: eine geplante, systematische Weiterentwicklung (Produkt-Roadmap) Wiederverwendbarkeit Multiplizierbarkeit Flexibilität bei der Umsetzung von Änderungen 16

17 3. SOFTWARE-MODULE FÜR EIN STANDARDISIERTES LIEFERKETTENMANAGEMENT 3.1 Die Kombination von Standardisierung und Modularisierung zur Erreichung von Agilität und Stabilität Bei Standardisierung durch Modularisierung geht es darum, Stabilität (Standardisierung) und Agilität (Modularisierung) in einer IT-Lösung miteinander zu kombinieren. Standardisierung darf nicht bedeuten, dass Flexibilität verloren geht oder Lösungen in Beton gegossen werden. Gleichzeitig darf Flexibilität aber auch nicht dazu führen, dass jede neue Anforderung über individuelle Programmierungen umgesetzt wird. Denn eine Vielzahl solcher Individuallösungen erzeugt zusätzliche Komplexität und ist später nicht mehr zu managen. Stabilität und Agilität müssen sich ergänzen: Der Komplexität und der Kostensteigerung wird durch Standardisierung von Prozessen entgegengewirkt, hierdurch erzielt man Stabilität. Der zunehmenden Volatilität und Dynamisierung begegnet man mit Flexibilität, die durch IT ebenso gewährleistet sein muss. 17

18 Die Lösung für beides liegt in der Standardisierung durch Modularisierung, die aus zwei wesentlichen Abschnitten besteht. 1. Auf Basis von Erfahrungen werden für bestimmte Anwendungs-Szenarien im Lieferkettenmanagement Best Practice Prozesse definiert (Standardisierung): z.b. Bestellmanagement mit Lieferanten oder Sendungsmanagement mit Spediteuren 2. Diese Referenzprozesse werden in Einzelteile (Module) zerlegt. Dies können sein: Prozesse (z.b. Sendungsmanagement / Tracking) Teilprozesse (z.b. Sendungsavisierung, Sendungsfreigabe) Teilprozessvarianten (z.b. Avisierung per oder EDI) Der Ansatz der Modularisierung umfasst dabei die flexible Kombination der einzelnen Prozessteile und die inhaltliche Gestaltung der User-Interfaces via Drag & Drop. AXIT geht bei der Modularisierung noch einen weiteren Schritt: Der Kunde selbst erhält den Tool-Baukasten, um seine Lösungen eigenständig zu konfigurieren und zu pflegen (AX4 Open). 3.2 Standardisierung von unternehmensübergreifenden Prozessen, am Beispiel der Logistikplattform AX4 Für die erfolgreiche Umsetzung einer standardisierten IT Lösung für unternehmensübergreifende Lieferprozesse sind aus AXIT Sicht drei verschiedene Bereiche von Bedeutung: 1. Die Definition von Rollen & Regeln 2. Die Abbildung von Best Practice Workflows 3. Die einheitliche Gestaltung von Dokumenten 18

19 3.2.1 Die Definition von Rollen und Regeln Ein Lieferprozess umfasst sehr viele verschiedene Beteiligte mit unterschiedlichen Interessensgebieten und Sichten auf den Prozess. Jeder Teilnehmer entwickelt dabei seinen individuellen Arbeitsstil, obwohl er oft gleiche Aufgabenstellungen zu bewältigen hat wie seine anderen Kollegen entlang der Lieferkette. Wenn gleiche Arbeiten unterschiedlich angegangen oder umgesetzt werden, erzeugt das Abstimmungsprobleme, Reibungsverluste und erhöht die Komplexität. Ein wichtiger Punkt ist daher das Clustern der verschiedenen Teilnehmer eines Lieferprozesses in bestimmte Rollen. Jede Rolle hat hierbei klar definierte Aufgaben, Rechte und Pflichten. Hierdurch sorgt AX4 dafür, dass nicht jeder in seinem individuellen Stil arbeitet, sondern dass Teilnehmer mit einer gleichen Rolle auch gleich arbeiten. Das klare Bewusstsein aller Beteiligten über ihre Rechte und Pflichten vereinfacht es zudem, die Erwartungshaltung der vor- und nachgeschalteten Parteien zu erfüllen. Beispiel zur Bildung von Rollen 19

20 Ein Beispiel hierzu ist der Beschaffungsprozess. Hier definiert AX4 z.b. folgende Rollen: Lieferanten, Spediteure, Besteller, Control Tower. PRAXISBEISPIEL Rollen & Regeln Die Lieferanten erhalten Bestellungen über die zentrale Plattform AX4. Alle Bestellungen werden in einer einheitlichen Struktur für die Lieferanten dargestellt. Mit der Rolle des Lieferanten sind dann klare Aufgaben definiert, z.b. die Bestellungen zu bestätigen und Änderungen zu übermitteln sowie Lieferscheine und Sendungen zu erstellen. Hinterlegte Regelwerke monitoren automatisiert, ob die Lieferanten entsprechend der vereinbarten Prozesse arbeiten. Wird z.b. eine Bestellung nicht innerhalb einer bestimmten Zeit zurückgemeldet, erhält der Lieferant automatisch eine erinnernde . Die Spediteure haben die Aufgabe die Abholung zu bestätigen, Differenzen zurückzumelden und vorgegebene Meilensteine per Trackingstatus zu bestätigen. Auch sie werden automatisch per erinnert, wenn z.b. zu einer bestimmten Zeit ein Meilenstein nicht bestätigt wurde. Der Besteller hat die Funktion, die initialen Bestelldaten an AX4 zu übermitteln und sich in den Übersichten über das auf ihn zulaufende Volumen zu informieren und bei den von AX4 gemeldeten Abweichungen steuernd in den Prozess einzugreifen Die Abbildung von Best Practice Workflows Das Wort flow zeigt schon eine wesentliche Komponente der Best Practices, nämlich das Ziel, den Prozess im Fluss bzw. am Laufen zu halten. Dies wird erreicht, indem der bestmögliche Prozess (Best Practice) über IT abgebildet wird. AXIT hat das Know-how aus über realisierten Projekten zum Supply Chain Management genutzt, um Referenzprozesse für bestimmte Anforderungen zu definieren. Diese können branchenspezifisch aber auch allgemein sein. Bei der Prozessanalyse stellte AXIT fest, dass branchenübergreifend immer ähnliche Schmerzpunkte entlang der Lieferkette auftreten, die hohen Aufwand und steigende Kosten verursachen. Die definierten Best Practices helfen, diese Abläufe effizienter, schneller und reibungsloser zu gestalten, Administrationsaufwand zu senken und für eine fehlerfreie und zuverlässige Belieferung zu sorgen. Einmal definiert und abgebildet, läuft der Workflow fließend und eigenständig ab. Er kontrolliert und steuert sich teilweise selbst. D.h. bestimmte Ereignisse lösen definierte Aktionen aus. Dies führt zu einer Standardisierung, bei der zudem nicht immer wieder manuell in den Prozess eingegriffen werden muss. 20

21 Hier ein Beispiel zu einem Best Practice Workflow aus Sicht eines Industrieunternehmens. PRAXISBEISPIEL Best Practice Workflows Die Firma arbeitet in der Distribution mit 15 verschiedenen Spediteuren zusammen und stellte diesen vor der Standardisierung die Sendungsdaten über diverse Wege zur Verfügung. Auch Trackingdaten empfing das Unternehmen unstrukturiert und über individuelle Wege von den Spediteuren. Mit AX4 erfolgt eine Standardisierung. Das Industrieunternehmen übermittelt alle Sendungsdaten über eine zentrale Schnittstelle an die Logistikplattform AX4. Von dort stehen den Spediteuren drei verschiedene Wege zum Empfang von Sendungsdaten zur Verfügung: per Schnittstelle, per Web-Account oder per . Somit ist sichergestellt, dass alle Spediteure ihre Sendungsdaten erhalten, ohne dazu unzählige, individuelle Wege unterstützen zu müssen. Auch die Rückmeldung von Trackingdaten wird klar definiert: Entsprechend der ihnen zugewiesenen Rolle müssen die Spediteure Statusinformationen zurückmelden. Tun sie dies nicht, erhalten sie über das AX4 Supply Chain Event Management Hinweis- s. Die rückzumeldenden Trackingdaten werden vorher vom Industrieunternehmen festgelegt. Den Spediteuren stehen dafür wieder drei Wege zur Auswahl: per Schnittstelle, Web-Account oder Handy Die einheitliche Gestaltung von Dokumenten Wichtig ist auch eine Standardisierung der verwendeten Dokumente. Oft erstellen die Beteiligten notwendige Dokumente gar nicht, nutzen völlig unterschiedliche Layouts oder erstellen manuell Dokumente mit fehlerhaften oder unvollständigen Informationen. AX4 schafft hier Abhilfe: Zuvor definierte Dokumententypen (z.b. ein Barcodelabel, ein Sendungsdokument oder eine Ladeliste) werden einmalig als Vorlage erstellt und zentral in AX4 hinterlegt. Nun können alle Beteiligten auf dieses zentrale Dokument zugreifen, es mit ihren Daten füllen und ausdrucken. Es besteht nicht mehr die Gefahr, dass jeder eigenständig individuelle Dokumente kreiert oder diese nach eigenem gusto anpasst sich also Dokumente verselbstständigen. Beispiel zu Dokumenten: PRAXISBEISPIEL Dokumente Die Barcodelabel-Vorlage für den Transport einer Sendung wird einmal in AX4 hinterlegt. Hierzu werden alle Angaben, die der Spediteur für das Handling der Sendung benötigt, abgebildet: die Adressen, der Routingbarcode, die Serviceart, etc. Der Spediteur nimmt das Label ab. Anschließend wird das Barcodelabel aufgrund der erfassten Sendungsdaten in AX4 automatisch generiert und steht zum Druck durch den User bereit. Egal welcher User die Sendungsdaten erfasst, es ist immer der gleiche Label-Typ, den er nutzt. Für den Spediteur bedeutet dies eine viel einfachere Identifizierung der Labels auf den Sendungen, da alle einheitlich aussehen. Der Aufwand zur Umetikettierung aufgrund der Nutzung veralteter Labels reduziert sich drastisch, da die Labels in AX4 immer aktuell sind. 21

22 3.3 Modularisierung von IT-Lösungen am Beispiel der Logistikplattform AX4 Kernbestandteil der Modularisierung bei AX4 ist die Möglichkeit, einen gesamten Prozess in frei kombinierbar Module zu unterteilen. Dies sind aus AXIT Sicht: PRODUKTMODULE Best Practice Basislösung PROZESSE MIT TEILPROZESSEN oder Teilprozessvarianten FREI GESTALTBARE MASKEN UND ÜBERSICHTEN AX4 Open Kunden können optional eigenständige Lösungen konfigurieren AX4me User-Zufriedenheitsprogramm von AX4 mit eigenen Gestaltungsmöglichkeiten für User 22

23 PRODUKTMODULE Die Best Practice Basislösung lässt sich einfach um verschiedene Zusatzmodule erweitern, die für den Kunden freigeschaltet werden können. Ein Beispiel: Das Best Practice Integration von Spediteuren für einen Verlader lässt sich um Zusatzmodule wie ein Report-Modul, eine Frachtkosten-Berechnung oder eine Zeitfenstersteuerung erweitern. TEILPROZESSE Wesentlicher Bestandteil der Modularisierung ist es, den gesamten Prozess in einzelne Teilprozesse zu unterteilen, die sich wiederum in weitere Prozessvarianten verästeln können. Diese sind flexibel miteinander kombinierbar. Ein Beispiel: Der Prozess Lieferantenintegration umfasst die Teilprozesse Bestellung empfangen, Bestellung rückmelden, Lieferschein avisieren, Lieferschein freigeben. Der Teilprozess Bestellung rückmelden kann dann wieder Varianten umfassen wie z.b.: Abweichungen erlaubt, Abweichungen nur innerhalb bestimmter Toleranzen erlaub oder Change Request für das ERP System erstellen. MASKEN UND ÜBERSICHTEN Jeder Prozess mündet letztendlich in einer Maske (User-Interface), die dazu dient, Daten strukturiert einzugeben oder abzurufen. Die Modularisierung betrifft auch diese User-Interfaces zur Ein- und Ausgabe von Daten. Modularisierung bedeutet aus AXIT Sicht hier, dass die Masken mit ihren Feldern und ihrer Anordnung frei definiert werden können. Felder lassen sich per Knopfdruck hinzufügen oder ausblenden. Diese Art der flexiblen Gestaltung ermöglicht eine einfache Anpassung des User-Interface an die Bedarfe der Kunden und des Prozesses. Ein Beispiel: Die Sendungsübersicht als Ausgabeseite für Informationen kann flexibel gestaltet werden. Sie lässt sich einfach durch den Kunden selbst erweitern, indem er eine weitere Suchkategorie (z.b. Trackingstatus) oder ein weiteres Suchkriterium (z.b. verspätet) in die Auswahl hinzufügt. Spezielle und immer wiederkehrende Suchabfragen können auf einer separaten Ergebnisseite abgespeichert werden und sind damit immer direkt abrufbar. 23

24 AX4 OPEN Um der Volatilität und der Dynamisierung in der Logistik zu begegnen, reicht Flexibilität alleine nicht aus. Sie muss durch Schnelligkeit ergänzt werden. Aus diesem Grund stellt AXIT ihren Kunden AX4 Open zur Verfügung. Ein Tool-Baukasten, über den der Kunde seine SCM-IT Lösungen eigenständig konfiguriert: Do IT Yourself. Prozessänderungen können somit schneller und unmittelbarer umgesetzt werden. AX4 Open unterteilt sich in folgende Kernbereiche: - Generierung und Verwaltung von Workflows - User Management - Erstellung von Dokumenten - Definition von Benachrichtigungen - Gestaltung und Änderung von Erfassungs- - Hinterlegung und Pflege von Stammdaten oder Übersichtsmasken Ein Beispiel: Ein Logistikdienstleister, der AX4 Open nutzt, kann eigenständig weitere User anlegen, die Sendungsdaten per Web in AX4 eingeben dürfen. Er ändert die Erfassungsmaske für Sendungen, z.b. durch das Einfügen neuer Felder, die für eine vollständige Sendungserfassung notwendig sind. Er kopiert eine einmal angelegte Lösung für einen Kunden, um diese dann für einen weiteren Kunden anpassen. AX4me Mit AX4me hat der einzelne User die Möglichkeit, eigenständig bestimmte Funktionen zu aktivieren, die seine Arbeit mit AX4 vereinfachen und seinem individuellen Arbeitsstil entsprechen. AX4me zielt auf die Usability und Individualisierung der Logistikplattform AX4 ab und erhöht somit die Produktivität eines jeden Users sowie die Effizienz von Prozessen. Zusätzliche Funktionen fördern das bedienerfreundliche Arbeiten und ermöglichen jedem User, Einstellungen so individuell vorzunehmen, dass die den eigenen Bedürfnissen optimal entsprechen. Beispiele für Modularisierung auf User Ebene sind die Aktivierung eines Excel Downloads für Daten aus der Übersicht, die individuelle Gestaltung von Übersichten, das Hinzufügen von Kommentaren zur Sendung. 24

25 4. ZUSAMMENFASSENDE DARSTELLUNG DES NUTZENS Durch die Umsetzung von Standardisierung durch Modularisierung können im Management von Lieferketten umfassende Vorteile realisiert werden: Effiziente Abläufe durch die Nutzung von Best Practices Stabile, zuverlässige Lieferketten durch die Integration aller Beteiligten und einer reibungslosen Zusammenarbeit Reduzierte Komplexität durch Vereinheitlichung, abgestimmtes Arbeiten und Teilen von Informationen Sinkender Steuerungsaufwand durch unternehmensübergreifende Transparenz Flexibilität zur schnellen Reaktion bei Änderungen durch den modularen Aufbau, Informationstransparenz und vorausschauendes Arbeiten Einfach skalierbare und multiplizierbare Lösungen durch die zentral verfügbare IT Lösung Hohe Akzeptanz der Beteiligten durch das Angebot verschiedener Prozess- und Integrationsvarianten, sowie durch angepasste User-Interfaces 25

26 Herausgeber AXIT AG connecting logistics Nachtweideweg Frankenthal Tel.: / Fax: / Universität zu Köln Seminar für Unternehmensführung und Logistik Albertus-Magnus-Platz Köln Tel.: / Mail: bpl@wiso.uni-koeln.de Weitere Informationen zur Nutzung der Logistikplattform AX4 sowie Beispiele zu Best Practices können Sie gerne anfordern unter: info@axit.de 26