Dokumente organisieren
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- Klemens Bieber
- vor 7 Jahren
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1 Dokumente organisieren Sieht dein Bildschirm auch seitenlang so aus wie das obige Bild? Haufenweise Dateien, vielleicht alphabetisch, vielleicht chronologisch geordnet, aber kaum sehr übersichtlich. Will man eine einmal gespeicherte Datei wieder finden, dann muss man sich an den genauen Titel oder mindestens an das Erstelldatum erinnern. Und das ist meistens schon nach einer Woche ziemlich schwierig. Woher kommt das Chaos? Word speichert die erstellten Dokumente immer in eigene Dateien (in Vista und Windows 7 im Ordner Dokumente). Dort sammeln sich also alle erstellten Dokumente an. Auch andere Programme speichern gerne ihre Dateien in diesem Ordner, so dass sich mit der Zeit dort immer mehr ansammelt und man komplett die Übersicht verliert. Wie kann ich diesem Chaos abhelfen? Zuerst überlege ich mir eine Struktur. Nach welchen Gesichtspunkten könnte ich meine Dokumente ordnen? z.b. : Liebesbriefe, Geschäftsbriefe, Privatbriefe, wichtige Dokumente, unwichtige Dokumente, PDF- Dateien etc. Dann erstelle ich im Ordner eigene Dateien (oder im Ordner Dokumente ) für jede Rubrik einen Unterordner. Dokumente strukturiert speichern.doc Seite 1 von 8
2 Erstellen von Unterordnern Ich öffne den Ordner Eigene Dateien. Im linken Balken finde ich den Menupunkt Neuen Ordner erstellen. Anklicken und schon habe ich einen neuen Ordner. Oder Im Menu Datei finde ich den Menupunkt Neu und wenn ich diesen anklicke dann öffnet sich ein weiteres Fenster. In diesem Fenster klicke ich auf Ordner. Dokumente strukturiert speichern.doc Seite 2 von 8
3 Es entsteht ein Neuer Ordner Da der Name Neuer Ordner markiert ist, kann ich ihn gleich mit dem richtigen Namen versehen, indem ich ihn darüberschreibe z.b. Liebesbriefe. Ist der Name Neuer Ordner nicht markiert (z.b. weil ich vorher an einem anderen Ort war) dann klicke ich den Namen doppelt an und er wird markiert sein. So erstelle ich alle Ordner, die ich für meine Struktur benötige. Wenn ich nun die Struktur erstellt habe, kann ich jetzt mit dem Ordnen beginnen. Ich verschiebe die Dateien in den passenden Ordner. Dokumente strukturiert speichern.doc Seite 3 von 8
4 Beispiel: Ich möchte die Datei Airbus.doc in den Ordner unwichtige Dokumente verschieben. - Ich markiere den Dateinamen. - Ich halte die linke Maustaste fest und ziehe die Datei auf den Ordner unwichtige Dokumente und lasse die Maustaste los. Die Datei befindet sich jetzt im gewählten Ordner. So verfahre ich mit allen Dokumenten im Ordner eigene Dateien. Vielleicht merke ich während der Arbeit, dass mir ein Ordner fehlt. Kein Problem, wie oben erklärt erstellen wir dann einen weiteren neuen Ordner und benennen ihn. Jetzt sehen meine Eigenen Dateien schon sehr aufgeräumt aus. Will ich den Inhalt eines dieser Ordner sehen, dann klicke ich ihn doppelt an und er öffnet sich sofort. Zum Beispiel den Ordner pdf-dateien : Wie kann ich diese Ordnung behalten Erstelle ich eine neue Datei, so möchte ich diese auch speichern. Anstatt im Menu Datei den Menupunkt Speichern anzuklicken oder in der Menuleiste das Speichersymbol anzuklicken, wähle ich in Menu Datei den Menupunkt Speichern unter (Siehe nächste Seite). Dokumente strukturiert speichern.doc Seite 4 von 8
5 Klicke ich diesen Menupunkt an, dann erscheint ein Fenster, in dem ich den Speicherort wählen kann. Ich klicke auf das Wahlfenster und erhalte den Verzeichnisbaum, in dem ich meinen Speicherort festlegen kann. Dokumente strukturiert speichern.doc Seite 5 von 8
6 so zum Beispiel den Ordner Unwichtige Dokumente Jetzt gebe ich dem Dokument einen Namen und speichere ab. Das Dokument wird im Ordner Unwichtige Dokumente abgelegt. Auf die gleiche Art und Weise kann ich jedes Dokument an seinem richtigen Platz im richtigen Ordner ablegen. (Aber Achtung: erstelle ich zu viele Unterordner, wird nachher die Schwierigkeit sein, dass ich nicht mehr weiss, in welchem Ordner ich mein Dokument abgelegt habe und die Sucherei geht wieder los. Deshalb ist es wichtig, dass man sich am Anfang eine einfache und sinnvolle Struktur zurechtlegt und die dann beibehält.) Wie finde ich meine Dokumente wieder? Ich öffne im Arbeitsplatz (oder im Explorer) die Ordnerstruktur und suche dort den Ordner Unwichtige Dokumente. Diesen Ordner öffne ich mit Doppelklick. Hier finde ich jetzt meine vorher gespeicherte Datei Computeria 10.doc und kann sie mit Doppelklick öffnen. Dokumente strukturiert speichern.doc Seite 6 von 8
7 Ordner löschen, kopieren und verschieben Will ich einen Ordner wieder löschen, weil ich ihn nicht brauche oder weil er überflüssig geworden ist, dann gehe ich folgendermassen vor: Ich öffne auf dem Arbeitsplatz oder mit dem Explorer die Ordnerliste. Ich markiere mit Klick den Ordner, den ich löschen will.. Und drücke die DELETE-Taste Worauf ich im erscheinenden Fenster mit JA bestätigen kann. Dann ist der Ordner gelöscht. Dokumente strukturiert speichern.doc Seite 7 von 8
8 Will ich einen Ordner verschieben, dann öffne ich wieder (wie oben) mit dem Arbeitsplatz oder dem Explorer die Ordnerliste und klicke links auf Ordner verschieben : Es öffnet sich ein Fenster, in dem ich den Zielort meiner Verschiebung auswählen kann. Mit Klick auf Verschieben, wird mein Ordner an den neuen Speicherort verschoben. Auf die gleiche Art und Weise kann ich auch einen Ordner kopieren, so dass er dann an beiden Orten erscheint (Sicherung). Dokumente strukturiert speichern.doc Seite 8 von 8
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