Dokumente verwalten mit Magnolia das Document Management System (DMS)

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1 Dokumente verwalten mit Magnolia das Document Management System (DMS) Sie können ganz einfach und schnell alle Dokumente, die Sie auf Ihrer Webseite publizieren möchten, mit Magnolia verwalten. Dafür verfügt Magnolia über ein Document Management System (DMS). Sie können hier alle Dokumente platzieren und sie später von jeder beliebigen Seite Ihres Auftritts in Magnolia verlinken. So müssen Sie jedes Dokument nur einmal hochladen, auch wenn Sie es an verschiedenen Orten auf Ihrer Webseite zum Download anbieten möchten. Ebenfalls sind diese Dokumente einfach austauschbar: wenn Sie eine neue Version hochladen möchten, dann tun Sie dies auch ein einziges Mal. Überall, wo das Dokument zum herunterladen auf der Seite platziert ist, wird automatisch die neue Version eingefügt. Dokumente, die sich im DMS befinden, werden auch vollständig indexiert: bei einer Suche über die Seite oder bei einer google-suche werden der Titel und der Inhalt dieser Dokumente mit berücksichtigt. Um ein Dokument im DMS hochzuladen, gehen Sie wie folgt vor: 1) Einloggen in Magnolia. Nach dem Login befinden Sie sich in der AdminZentrale, in welcher im Hauptbereich der Seite die Struktur Ihrer Webseite abgebildet ist. 2) Klicken Sie links in der Navigation auf den Menupunkt «Dokumente». Sie sehen nun einen Ordner, der denselben Namen trägt wie Ihre Webseite (URL). 3) Öffnen Sie den Order, indem Sie auf + klicken. 4) Sie können eine eigene Struktur anlegen, indem Sie neue Unterordner erstellen, Sie können aber auf jeder Ebene Dokumente auch direkt hochladen. Bedenken Sie, dass Sie auf der Webseite ein einzelnes Dokument oder sämtliche in einem Ordner enthaltenen Dokumente als Liste darstellen können. Strukturieren Sie also so, dass Sie thematisch bezogene Dokumente in einem eigenen Ordner haben. Später können Sie auf einer Webseite dann einfach diesen Ordner als Quelle angeben und alle darin enthaltenen Dokumente werden als Liste angezeigt. Quelle: 1/6

2 5) Einen neuen Ordner erstellen Sie, indem Sie am unteren Rand des Fensters auf die Schaltfläche «Neues Verzeichnis» klicken. Es wird daraufhin ein Ordner mit dem Namen «untitled» erstellt. Sie können diesen Ordner mit umbenennen, indem Sie das Wort «untitled» doppelklicken. Sie können auch weitere Funktionen wie Kopieren oder Verschieben benutzen. Dafür markieren Sie den Ordner, indem Sie ihn einmal anklicken und klicken dann auf die rechte Maustaste. Quelle: 2/6

3 6) Ein neues Dokument innerhalb eines Ordners erstellen Sie, indem Sie den Ordner markieren (einmal anklicken) und danach auf die Schaltfläche Neues Dokument am unteren Rand des Fensters klicken. Daraufhin wird ein neues Fenster geöffnet, mit welchem Sie das Dokument hochladen und zusätzliche Beschreibungen und Eigenschaften eingeben können. 7) Klicken Sie rechts neben dem Feld «Datei auf die Schaltfläche «Durchsuchen» bzw. «Browse». Ein neues Fenster wird geöffnet, in welchem Sie das Dateisystem Ihres Computers sehen. Markieren Sie die Datei, welche Sie hochladen möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche «Öffnen». Das Fenster wird geschlossen und die Datei wird in die Eingabemaske eingefügt. Quelle: 3/6

4 8) Sie können nun eine Beschreibung eingeben und die Sprache des Dokuments auswählen. 9) Wechseln Sie in den Reiter «Metadaten», um weitere Informationen zum Dokument einzugeben. Diese Informationen beziehen sich auf OpenAccess Richtlinien, welche verwendet werden, um Ihr Dokument auf dem Internet zu publizieren und als OpenAccess-Dokument zur Verfügung zu stellen. 10) Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche «Speichern» Das Fenster wird nun geschlossen und die Datei wird im DMS angezeigt. Um eine Datei oder eine Liste von Dateien auf Ihrer Webseite zum Download anzubieten, gehen Sie wie folgt vor: 1) Sie befinden sich in der AdminZentrale, in welcher im Hauptbereich der Seite die Struktur Ihrer Webseite abgebildet ist. 2) Öffnen Sie die gewünschte Seite in der AdminCentral, indem Sie sie einmal anklicken und dann auf die Schaltfläche «Seite öffnen» klicken. Die Seite wird nun in einem neuen Fenster im Bearbeitungsmodus geöffnet. 3) Scrollen Sie bis ans untere Ende der Seite und klicken Sie auf dem untersten Magnoliabalken auf die Schaltfläche «Neu». Ein neues Fenster wird geöffnet, welches eine Liste aller zur Verfügung stehenden Inhaltstypen anzeigt. Quelle: 4/6

5 4) Wählen Sie den Inhaltstypen «Dokumente» aus, indem Sie den Radio Button aktivieren. Im selben Fenster wird nun die Eingabe geladen. 5) Klicken Sie rechts neben dem Feld «Wählen Sie ein Dokument oder einen Ordner aus auf die grüne Schaltfläche Dokumente durchsuchen». Ein neues Fenster wird nun geöffnet, in welchem das Dokumenteverzeichnis des DMS angezeigt wird. a. Um eine Liste von Dokumenten anzuzeigen, markieren Sie einen Ordner indem Sie ihn einmal anklicken und danach auf die Schaltfläche «OK» klicken. Die Dateiliste wird nun geschlossen und der Pfad wird in das Feld eingeschrieben. b. Um ein einzelnes Dokument anzuzeigen, öffnen Sie die Struktur, indem Sie jeweils auf + klicken, bis Sie das gewünschte Dokument gefunden haben. Quelle: 5/6

6 Markieren Sie es, indem Sie es einmal anklicken. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche «OK», woraufhin die Dateiliste geschlossen wird, und der Pfad wird in das Feld eingeschrieben. 6) Sie können nun wählen, ob Sie die im DMS eingegebene Beschreibung jedes Dokuments auf der Webseite anzeigen wollen, indem Sie die Option «Beschreibung anzeigen» aktivieren. 7) Um den Inhaltsabschnitt in die Webseite einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche «Speichern». Das Fenster wird geschlossen und die Webseite wird neu geladen. 8) Wechseln Sie zurück in die AdminZentrale durch einen Klick auf die grüne Schaltfläche «AdminCentral» am oberen Browserrand auf der linken Seite. 9) Öffnen Sie den Strukturbaum per Klick auf +, bis Sie die Seite sehen, auf welcher Sie einen Abschnitt bearbeitet oder eingefügt haben. Diese Seite ist in der Spalte mit dem Titel «Status» mit einem gelben Punkt markiert. 10) Wählen Sie diese Seite aus, indem Sie sie einmal anklicken. 11) Aktivieren Sie die Seite durch einen Klick auf die Schaltfläche «Seite aktivieren». Die Dokumente bzw. die Datei sind nun online. Quelle: 6/6

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