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1 eventclou - Veranstaltungssoftware Module / Leistungsbeschreibung Sie planen und organisieren große und kleine Businessveranstaltungen? Schonen Sie dabei Ihre wertvollen Ressourcen - mit dieser Software! Guten Tag, sehr geehrte Damen und Herren, erfreuen auch Sie Ihr Organisationsteam und die potentiellen Teilnehmer schon bald mit unserer praxiserprobten Veranstaltungssoftware. Auf den folgenden Seiten finden Sie eine detaillierte Übersicht der vielen spezifischen Features und Funktionen. Gerne stellen wir Ihnen unsere Software persönlich vor. Über eine positive Resonanz würden wir uns sehr freuen. Sie dürfen gewiss sein, dass wir Ihre möglichen Aufträge mit größter Sorgfalt ausführen werden. Mit freundlichen Grüßen Dipl.-Kfm. Ralf A. Ritschel (Geschäftsführer) mediaclou gmbh Ansembourgallee Velbert-Neviges Stand, Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung Module Modul I: Veranstaltung anlegen und verwalten Grunddaten der Veranstaltung Inhalte 1: Texte, Bilder, Videos und Banner Inhalte 2: Navigationselemente, Dokumente und Weblinks Übersicht der Veranstaltungen Einladungs-Management für potentielle Teilnehmer Teilnehmerverwaltung und -management (CRM) Check-In vor Ort Namensschilder und Tischaufsteller Benutzerverwaltung und Rechtemanagement Modul II: Hotels, Foren, Sonstiges und Checklisten Hotels Sonstige 1: Foren, Seminare und Workshops Sonstige 2: Foren, Seminare, Workshops und Zusatzangebote Checklisten Modul III: Bezahlung und Finanzen Modul IV: Zentrale Werbeseite und Landingpage Grunddaten Links, Banner, Bilder und Filme Menükästen Modul V: Referenten Performance, Technik und Datensschutz Performance, Technische Daten Webbasierte Software (Cloud Computing) Datenschutz...26 Seite 2

3 1. Einführung Die webbasierte Software nimmt Ihnen fast alle Routinearbeiten ab. Vorher definierte Abläufe werden sogar komplett automatisch generiert. Ihre Vorteile auf einen Blick: Zeit- und ortsunabhängig, webbasiert und damit immer einsatzbereit (Cloud Computing) Mehrsprachig, bisher deutsch und englisch, weitere Sprachen sind leicht ergänzbar Ihr firmenspezifisches Corporate Design kann berücksichtigt werden Einfaches Erstellen von Veranstaltungen mit allen Features (Grunddaten, Foren, Hotels usw.) Teilnehmerkontingente und Auswahlkriterien werden automatisch überwacht Auch große Datenmengen und viele Teilnehmer werden übersichtlich dargestellt CRM-System zur einfachen Teilnehmerverwaltung und -kommunikation ( , PDF) Buchungs- und Zahlvorgänge werden automatisch verifiziert und aktuell bereitgestellt Rechnungen- und Teilnahmedokumente (PDF) werden automatisch generiert Umfangreiche Im- und Exportfunktionen, z.b. für MS-Excel oder CSV-Format Schnittstellenmanagement möglich, z.b. zu SAP oder anderen bestehenden IT-Umgebungen 2. Module 2.1 Modul I: Veranstaltung anlegen und verwalten Veranstaltungen anlegen, verwalten, Teilnehmerverwaltung (CRM) und Check-In Dieses Modul bietet Ihnen die Möglichkeit, unkompliziert und schnell einzelne Veranstaltungen inklusive Bildern, Filmen, Dokumenten, Weblinks und Navigationselementen anzulegen. Es beinhaltet zudem eine durchdachte und umfangreiche Teilnehmerverwaltung und spezifische Kommunikationselemente, die alle Bereiche der Organisation erheblich rationalisieren und vereinfachen Grunddaten der Veranstaltung Neue Veranstaltung anlegen Titel der Veranstaltung: Eingabefeld zur Texteingabe Kurztitel der Veranstaltung: Eingabefeld zur Texteingabe, Begrenzung auf max. 30 Zeichen Veranstaltungs-ID wird automatisch vergeben Veranstaltungs-Nr. individuell: Eingabefeld zur Texteingabe SAP-Nr. individuell: Eingabefeld zur Texteingabe Datum, Beginn: JavaScript-Kalenderdarstellung zur leichteren Auswahl Datum, Ende: JavaScript-Kalenderdarstellung zur leichteren Auswahl Datum, Erinnerung: JavaScript-Kalenderdarstellung zur leichteren Auswahl mit an bestätigte Teilnehmer, Erinnerung auf aktiv oder inaktiv einstellen Seite 3

4 Archivierungsdatum: nummerisches Eingabefeld, nach wieviel Tagen die Veranstaltung ins Archiv überführt wird Veranstaltungsort: Veranstaltungslocation: Eingabefeld zur Texteingabe Straße Nr.: Eingabefeld zur Texteingabe PLZ: Eingabefeld zur Texteingabe Ort: Eingabefeld zur Texteingabe Land: Eingabefeld zur Texteingabe Webadresse der Location: Eingabefeld zur Texteingabe (mit Linkerstellung) Organisation / Veranstalter: Firmenname: Eingabefeld zur Texteingabe Ansprechpartner: Eingabefeld zur Texteingabe Telefon: Eingabefeld zur Texteingabe Fax: Eingabefeld zur Texteingabe adresse: Eingabefeld zur Texteingabe Beratung / Dienstleister, z.b. Eventagentur: Firmenname: Eingabefeld zur Texteingabe Ansprechpartner: Eingabefeld zur Texteingabe Telefon: Eingabefeld zur Texteingabe Fax: Eingabefeld zur Texteingabe adresse: Eingabefeld zur Texteingabe Kategorie: drop-down Menü zur Auswahl einer vorangelegten Oberkategorie, z.b. Geschäftsbereiche Unterkategorie: drop-down Menü zur Auswahl einer vorangelegten Unterkategorie, z.b. Standorte Benutzer: drop-down Menü zur Auswahl der vorangelegten Hauptbenutzer (Rechtemanagement) Standorte: drop-down Menü zur Auswahl der vorangelegten Redakteure (Rechtemanagement) AGB sichtbar / nicht sichtbar: Eingabefeld zur Texteingabe mit Formatierungsfunktionen Sichtbarkeitseinstellungen der Veranstaltung: Veranstaltung aktiv oder inaktiv Anmeldbutton aktiv, inaktiv oder geschlossener Teilnehmerkreis Sichtbar auf Landingpage (Übersichtsseite der Veranstaltungen) aktiv oder inaktiv Auswahlbuttons für kostenlose oder kostenpflichtige Veranstaltungen (Berücksichtigung der gesetzlich geforderten Buttonlösung: kostenpflichtig anmelden ) Teilnehmerbergrenzung: bei Maximum automatische Ausblendung der Anmeldebuttons, Eingabefeld zur Zahleneingabe, Buttons für aktiv oder inaktiv Bei Erreichen des Teilnehmerlimits: Eingabefeld zur Texteingabe, dieser Text wird nach Erreichen der Teilermerbegrenzung unter den beiden Anmeldebuttons angezeigt Allgemeines Kommentarfeld sichtbar oder nicht sichtbar : Auswahl über Radiobutton und Eingabefeld zur Texteingabe, dieser Text wird unter den beiden Anmeldebuttons angezeigt Impressum, wird auf allen Frontendseiten unten verlinkt: Eingabefeld zur Texteingabe, Buttons für aktiv oder inaktiv Sprachauswahl: Deutsch/Englisch: Auswahl über Pulldown-Menü nachricht bei Weiterempfehlung: Eingabefeld mit automatischen Platzhaltern und Verlinkung auf die Veranstaltungs-Werbeseite mit Buttons für aktiv oder inaktiv Eingabefeld zur Texteingabe für die , z.b. an einen BekanntenSocial Booksmarks, XING: Auswahl über Radiobutton aktiv oder inaktiv Seite 4

5 Bildausschnitt: Grunddaten einer Veranstaltung Seite 5

6 2.1.2 Inhalte 1: Texte, Bilder, Videos und Banner Abb.: Weitere Texte, Bilder, Videos und Banner einfügen Nachdem die eigentlichen Grunddaten der Veranstaltung angelegt sind, können Sie Texte, Bilder, Videos, Dokumente, Weblinks und Navigationselemente in weiteren Formularseiten anlegen. Texte mit Überschrift: Textinhalte komfortabel mit Rich-Text-Editor einfügen Seite 6

7 Bilder (JPG-, GIF-, PNG-Formate) mit Beschreibung: Durchsuchen-Button, Hochladen, ThumbnailVoransicht, Ersetzen, Löschen, Beschreibungsfeld zur Texteingabe, Speicherbutton Videos (mp4-formate) für HTML5 und CSS3 mit Beschreibung: Durchsuchen-Button, Hochladen, Voransicht, Ersetzen, Löschen, Beschreibungsfeld zur Texteingabe, Speicherbutton Beliebige Sortiermöglichkeiten der Reihenfolgen aller Elemente Alle mit aktiv/inaktiv-auswahl über Radiobutton und Löschfunktionen Oberes Bannerbild: Durchsuchen-Button, Hochladen, Voransicht, Ersetzen, Löschen Unteres Banner: Durchsuchen-Button, Hochladen, Voransicht, Ersetzen, Löschen Inhalte 2: Navigationselemente, Dokumente und Weblinks Abb.: Navigationselemente, Dokumente und Weblinks einfügen Sie können beliebig viele rechte Menükästen anlegen und mit individuellen Inhalten füllen. So können den Teilnehmern z. B. vorab Seminarunterlagen oder Wegbeschreibungen (PDF-Dateiformate) zum Download oder Links zu externen Informationen bereitgestellt werden. Einmal angelegte Menükästen lassen sich einfach in andere Veranstaltungen kopieren. Menükasten anlegen: Eingabefeld Titel, Beschreibungsfeld zur Texteingabe, Speicherbutton Sortiermöglichkeiten über Pfeil-Buttons und Einbettung in Ihr Corporate Design PDFs: Durchsuchen-Button, Hochladen, Voransicht, Ersetzen, Beschreibungsfeld zur Texteingabe, Drop-down Menü zur Auswahl der Freigabe, Speicherbutton Links: Eingabefeld für Webadresse, Beschreibungsfeld zur Texteingabe, Drop-down Menü zur Auswahl der Freigabe, Speicherbutton Seite 7

8 Bildausschnitt: Veranstaltungsspezifische Werbeseite bzw. Landingpage Seite 8

9 Bildausschnitt: Anmeldeseite mit Detailinformationen und Pflichtfeldabfrage Seite 9

10 2.1.4 Übersicht der Veranstaltungen Auf der Übersichtseite finden Sie zentrale Informationen und Anmeldeübersichten. Hier können Sie die Veranstaltungsinhalte, z.b. in der Vorschauansicht betrachten oder direkt in die Veranstaltungsdetails, Forenbelegungen und Teilnehmerlisten reinklicken. (...) Bildausschnitt: Übersichtsliste der Veranstaltungen Aktuelle Veranstaltungen Eine mehrstufige Kategorisierung der Veranstaltungen ist ebenfalls möglich, zusätzlich mit komfortablen Auf- und Zuklappfunktionen und Sortierfunktionen der Kategorien. Die einzelnen Veranstaltungen können mit einem Mausklick in andere Kategorien gezogen werden. Bereits abgelaufene Veranstaltungen werden automatisch von zukünftigen Veranstaltungen getrennt. So behalten Sie stets den Überblick, auch bei vielen Veranstaltungen Archivierte Veranstaltungen Vergangene Veranstaltungen landen automatisch im Archiv. Auch hier behalten Sie durch die integrierten Auf- und Zuklappfunktionen der Kategorien jederzeit den Überblick. Sie können neue Kategorien anlegen, Veranstaltungen verschieben oder die angezeigte Reihenfolge beliebig ändern. Seite 10

11 Veranstaltungsreihen / Roadshows Umfangreiche und selektive Kopiermöglichkeiten ganzer Veranstaltungen mit allen Voreinstellungen erleichtern Ihnen das Anlegen, z.b. jährlich wiederkehrender Veranstaltungen oder Veranstaltungsreihen ganz erheblich. Nach dem Aktivieren des Kopierbuttons erscheint eine Abfrageseite, wo Sie alle Elemente der zu kopierenden Veranstaltung einzeln auswählen können, oder einfach alle übernehmen anklicken. Einfacher geht es kaum eine neue Veranstaltung anzulegen. Nun müssen Sie nur noch die neuen Datumsangaben oder Location anpassen und der Anmeldeprozess für die potentiellen Teilnehmer kann sofort beginnen Einladungs-Management für potentielle Teilnehmer Sie können offene oder geschlossene Veranstaltungen planen und schon vor der Veröffentlichung der Veranstaltungsdetails den jeweiligen Einladungs-Workflow individuell festlegen. Grundsätzlich können Sie einen Einladungs-Verteiler aus Ihrem Datenbestand in die Software importieren (z.b. aus Excel) und dann (mit persönlicher Anrede) per verteiler einladen Mit oder ohne Doppel-Opt-In-Bestätigung (Bestätigungslink in der Mail) Sie können auch Kontingente, z.b. für die maximale Teilnehmerzahl im Vorfeld festlegen; bei Erreichen dieses Limits wird ein zuvor festzulegender Hinweistext eingeblendet, z.b. "Die Veranstaltung ist leider ausgebucht. Sie können sich aber gerne für die Warteliste anmelden..." Die weitere Anmeldung ist also möglich, diese zusätzlichen Anmeldungen gelangen direkt in den Status "Warteliste" Option für Einladungen an geschlossene Gruppen, z.b. an Mitglieder eines Verbandes: verteiler wie gewohnt, z.b. aus Excel importieren und personifiziert versenden In die wird automatisch ein personifizierter (einmaliger) Weblink eingebettet Über diesen Weblink gelangt der Mailempfänger zur veranstaltungsspezifischen Landingpage Im Anmeldeformular muss der Eingeladene keine persönlichen Daten usw. eingeben, da seine Daten bereits im Backend (aus Excel) vorliegen Lediglich mögliche Zusatzangebote, z.b. Foren oder Verpflegung müssen noch ausgewählt werden, bevor die Anmeldung abgeschlossen wird Im Backend werden alle zuvor eingelesenen spezifischen Teilnehmerdaten (aus Excel) auf den jeweiligen Teilnehmer-Detailseiten angezeigt Seite 11

12 Einladungsworkflow und Importmöglichkeiten für potentielle Teilnehmerlisten Teilnehmerverwaltung und -management (CRM) Traditionelle Lösungen mittels Exceltabellen und Fax-Kommunikation binden häufig große personelle Ressourcen, sowohl bei den Organisatoren als auch bei den Teilnehmern. Mit unserer Software werden vor allem diese interaktiven Bereiche erheblich rationalisiert und vereinfacht. Mögliche Kommunikationsprobleme, z.b. handschriftliches Ausfüllen von Faxformularen werden von vornherein ausgeschlossen. Teilnehmerlisten: Die Übersichtsseite listet alle angemeldeten Teilnehmer einer Veranstaltung auf. Neben den wichtigsten personen-spezifischen Daten werden hier auch umfangreiche Sortier- und Filterfunktionen bereitgestellt. Auch Druck- und Exportmöglichkeiten sind enthalten. Seite 12

13 Such- und Anzeigemöglichkeiten: Anzahl der Teilnehmer Suchfeld zur freien Texteingabe Suchen nach Teilnehmer-Nr., Name, Firma, Ort, Land oder Rechnungsnummer (...) Bildausschnitt: Übersichtsliste der Teilnehmer mit aktivierten Filter- und Sortierfunktionen Sortier- und Filtermöglichkeiten: Teilnehmer-Nr.: auf- oder absteigende Sortierung Name: auf- oder absteigende Sortierung Firma: auf- oder absteigende Sortierung Datum+Land: auf- oder absteigende Sortierung Anmeldestatus: Neuanmeldung, in Verifizierung, Abgelehnt, Storniert, Bestätigt, Warteliste Hotelstatus: kein Status, kein Hotel, Hotel gewünscht, in Buchung, gebucht, in Stornierung, storniert Zahlstatus: kein Status / offen, Bezahlt-Manuell, Bezahlt-Konto, Bezahlt-Kreditkarte, Unterzahlt, Überzahlt, Storniert Bearbeitungsstatus: Ohne Status, in Bearbeitung, Dringend, Erledigt Seite 13

14 Datenexport: Alle gefilterten Ansichten, z.b. alle bisherigen Anmeldungen Kontaktdaten der Teilnehmer: Firma, Abteilung, Position, Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Land, Telefon, Fax, , Web (Auswahl alle oder individuell über Hakensetzung) Anmeldedaten: Hotel, Foren, Menü, Rahmenprogramm, Zahlungskonditionen, Rechnungsadresse (Auswahl alle oder individuell über Hakensetzung) Statusdaten: Anmeldedatum, Anmeldestatus, Zahlstatus (Auswahl alle oder individuell über Hakensetzung) Filter: in Verifizierung, Neuanmeldungen, Bestätigt, Abgelehnt, Storniert (Auswahl alle oder individuell über Hakensetzung) Exportformate: CSV, MS-Excel, HTML/Listenansicht Komfortable Druckfunktionen Teilnehmerdaten und -detailseiten Die Detailseiten der einzelnen Teilnehmer bieten Ihnen sehr umfangreiche Editier- und Bearbeitungsmöglichkeiten. Sollte z.b. ein Teilnehmer absagen und dafür eine Ersatzperson schicken, können Sie ganz einfach die entsprechenden Personendaten ändern. Auch abweichende Präferenzen bei der ursprünglich ausgewählten Foren- oder Sonstige können einfach neu ausgewählt werden: Änderungen der Stammdaten möglich Alle Präferenzen komplett editierbar Teilnehmerdaten: Firma: Eingabefeld zur Texteingabe Abteilung: Eingabefeld zur Texteingabe Position: Eingabefeld zur Texteingabe Anrede: Auswahlmenü Herr / Frau, Eingabefeld für Titel Vor- und Nachname: Eingabefeld zur Texteingabe Straße: Eingabefeld zur Texteingabe PLZ: nummerisches Eingabefeld Ort: Eingabefeld zur Texteingabe Land: Eingabefeld zur Texteingabe Telefon geschäftlich: Eingabefeld zur Texteingabe Telefon mobil: Eingabefeld zur Texteingabe Fax: Eingabefeld zur Texteingabe Eingabefeld zur Texteingabe Seite 14

15 (...) Bildausschnitt: Teilnehmerdetailseite mit Editiermöglichkeiten Interne Vermerke und Notizen: Freies Eingabefeld zur Texteingabe Rechnungsdaten: Firma: Eingabefeld zur Texteingabe Abteilung: Eingabefeld zur Texteingabe Position: Eingabefeld zur Texteingabe Anrede: Auswahlmenü Herr / Frau, Eingabefeld für Titel Vor- und Nachname: Eingabefeld zur Texteingabe Straße: Eingabefeld zur Texteingabe PLZ: nummerisches Eingabefeld Ort+Land: Eingabefelder zur Texteingabe Telefon geschäftlich: Eingabefeld zur Texteingabe Telefon mobil: Eingabefeld zur Texteingabe Seite 15

16 Fax: Eingabefeld zur Texteingabe Eingabefeld zur Texteingabe Anmeldedaten Hotel: Reservierungsnummer: Eingabefeld zur Texteingabe Hotelzimmer: Auswahlfelder Einzelzimmer / Doppelzimmer Late check in: Auswahlfelder Ja / Nein Kein Hotel Foren, Workshops usw.: Anzeige der ausgewählten Foren Automatische Anzeige der bisherigen Teilnehmeranzahl An- und Abreise-Informationen Tag der Anreise: Eingabefeld einblenden Uhrzeit der Anreise: Eingabefeld einblenden Ort / Flug- bzw. Zug-Nr.: Eingabefeld einblenden Abholservice: ja/nein per Auswahlbutton Status: Anzeige Anmeldestatus: Neuanmeldung, in Verifizierung, Abgelehnt, Storniert, Bestätigt, Warteliste Anzeige Hotelstatus: kein Status, kein Hotel, Hotel gewünscht, in Buchung, gebucht, in Stornierung, storniert Anzeige Zahlstatus: kein Status / offen, Bezahlt-Manuell, Bezahlt-Konto, Bezahlt-Kreditkarte, Unterzahlt, Überzahlt, Storniert Anzeige Bearbeitungsstatus: Ohne Status, in Bearbeitung, Dringend, Erledigt Kommunikation, automatisiert: Anmeldebestätigungen, Teilnahmebestätigungen, Rechnungen usw. werden automatisch generiert und bei Bedarf als PDF-Mailanhang verschickt. Kopien lassen sich jederzeit, z.b. bei Änderungen der Teilnehmerpräferenzen einfach per Knopfdruck erstellen und erneut versenden. Alle Dokumente werden automatisch archiviert und können so jederzeit erneut aufgerufen werden: Anzeige der versandten PDF-Dokumente: Teilnehmerbestätigung für kostenlose Veranstaltungen Teilnehmerbestätigung für kostenpflichtige Veranstaltungen Storno für kostenlose Veranstaltungen Storno für kostenpflichtige Veranstaltungen Rechnung für kostenpflichtige Veranstaltungen Mit einem Klick können Dokumente neu erstellt oder erneut per Mail versendet werden Folgende inhalte können frei editiert werden: Anmeldebenachrichtung: Der Redakteur erhält eine , dass sich ein neuer Teilnehmer angemeldet hat Registrierungsbestätigung: Der potentielle Teilnehmer erhält eine , dass seine Anmeldung eingegangen ist Teilnehmerbestätigung für kostenlose bzw. kostenpflichtige Veranstaltungen: Der Teilnehmer erhält eine mit PDF-Anhang, dass seine Anmeldung bestätigt ist Seite 16

17 Storno für kostenlose bzw. kostenpflichtige Veranstaltungen: Der Teilnehmer erhält eine mit PDF-Anhang, dass seine Stornierung bestätigt ist Rechnung: Der Teilnehmer erhält eine mit angehängter Rechnung im PDF-Format Erinnerung: Der Teilnehmer erhält eine Erinnerungs vor der Veranstaltung Folgende Seiten-Bestätigungen können frei editiert werden: Registrierung fehlerhaft Registrierung erfolgreich Standard fehlerhaft Standard erfolgreich Check-In vor Ort Modul zur einfachen und schnellen Registrierung eintreffender Personen bei Ihrer Veranstaltung. Hier gilt es möglichst sichere und vor allem reibungslose Abläufe zu garantieren. Die synchrone Bearbeitung (in Realtime) an mehreren Computern ist durch die webbasierte Programmierung möglich, denn Internetzugänge oder Wireless-Lan gelten heute schon fast überall als Standard. Automatische Code-Generierung für spezielle oder externe Check-In-Dienstleister zur Einwahl ins Backend als eigene Benutzergruppe für die relevante Veranstaltung Eingeschränkte Rechte, d.h. diese MitarbeiterInnen können nur(!) die veranstaltungsrelevanten Ckeck-In-Listenansichten sehen und bearbeiten Übersichtliche Teilnehmer-Listenansicht im Backend, einzeilig mit Aktivierungslink und Link zur Teilnehmerdetailseite (mit Mouseover-Effekt wie bei den anderen Listenansichten) Ebenfalls eingeschränkte Rechte auf den jeweiligen Teilnehmerdetailseiten für (externe) Check-InMitarbeiterInnen Die Redakteure können dieses Feature über ihr gewohntes Backend mit vollen Benutzerrechten bedienen Teilnehmer können über einen Link jeweils ein- und ausgecheckt werden Drei Listenansichten-Menüpunkte: Gesamtliste, anwesend und nicht anwesend Namensschilder und Tischaufsteller Modul zur komfortablen Erstellung von Namensschildern und Tischaufstellern mit vordefinierten Maßen und Größen durch einen erweiterten PDF-Workflow. So können Sie die generierten Printprodukte wie gewohnt auf Ihrem Drucker ausdrucken und sofort verwenden. Menüpunkt Namensschilder bei der Teilnehmer-Listenansicht Neue Seite mit Radiobuttons zur Auswahl und Erstellung zweier Formate für die Namensschilder im PDF-Format Zweckform Durable 1455 (54 x 90 mm für Plastik-Einsteckhüllen) zum Ausdrucken auf die vorgestanzten Zweckform-Papiere Tischaufsteller im Format DIN-A4, Falzen auf DIN-A5-Endformat beidseitig beschriftet Bisher jeweils verfügbar: Titel, Vorname, Nachname und Firma (weitere Individualisierungen, z.b. Logos oder Veranstaltungstitel sind optional möglich) Seite 17

18 2.1.9 Benutzerverwaltung und Rechtemanagement Wir unterscheiden zwischen folgenden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten: Administrator, kann z.b. alle Geschäftsbereiche oder Landesgesellschaften bearbeiten Hauptbenutzer, kann z.b. nur einen oder mehrere zugewiesene Geschäftsbereiche bearbeiten Redakteure, kann z.b. nur einen oder mehrere zugewiesene Standorte bearbeiten CheckInn-Mitarbeiter, kann nur auf die abgetrennte CheckInn-Oberfläche zugreifen Weiterhin unterscheiden wir zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten und sogar nach Standorten. Dabei können die Administratoren alles bearbeiten, die Hauptbenutzer nur den zuvor zugewiesenen Geschäftsbereich und die Redakteure nur den zugewiesenen Standort (oder mehrere). Im Softwarebackend kann der Administrator die Rechte der einzelnen Benutzergruppen einrichten und verwalten. Neue Benutzer können angelelgt werden und ebenfalls können auch einzelne Benutzer gelöscht werden. Die zu vergebenen Einwahldaten der User Ihres Unternehmens sollten als Benutzername die entsprechende adresse und als Passwort eine sichere Variante gesetzt werden. 2.2 Modul II: Hotels, Foren, Sonstiges und Checklisten Mit diesem Modul können Sie Zusatzangebote wie z. B. Foren, Seminare oder Workshops innerhalb einer Veranstaltung anlegen. Alle eingetragenen Inhalte, hochgeladene Bilder und verknüpfte Dokumente werden automatisch auf den Werbe- bzw. Anmeldeseiten für die potentiellen Teilnehmer angezeigt. Die Software überwacht automatisch die Anmeldungen und sperrt das Angebot bei Erreichen der maximalen Teilnehmerzahl. Überbuchungen sind somit ausgeschlossen Hotels Sie können beliebig viele Hotels mit Beschreibungen und Bildern anlegen. Wir unterscheiden zwei Ebenen bei der Hotelbearbeitung: Hotel-Grunddaten Hoteldaten veranstaltungsspezifisch Die allgemeinen Hotelbeschreibungen werden einmal angelegt und werden bei Bedarf den einzelnen Veranstaltungen zugeordnet. Die veranstaltungsspezifischen Daten, z.b. spezielle Konditionen, Kontingente, Anreisetermine usw. werden dann nur bei der betreffenden Veranstaltung hinzugefügt. Hotel-Grunddaten: Hotelname: Textfeld zur Dateneingabe Straße: Textfeld zur Dateneingabe PLZ: nummerisches Textfeld Ort: Textfeld zur Dateneingabe Seite 18

19 Telefon: Textfeld zur Dateneingabe Fax: Textfeld zur Dateneingabe Textfeld zur Dateneingabe Homepage: Textfeld zur Eingabe der Webadresse Kategorie: Textfeld zur Dateneingabe, z.b. Superior Allgemeine Beschreibung: Textfeld zur Dateneingabe Hotelfotos hinzufügen: Durchsuchen-Button, Hochladen, Voransicht, Löschen, Beschreibungsfeld zur Texteingabe, Speicherbutton Link setzen: Eingabefeld für die Webadresse, Beschreibungsfeld zur Texteingabe, Speicherbutton PDF hinzufügen: Durchsuchen-Button, Hochladen, Voransicht, Ersetzen, Löschen Thumbnail Voransichten Sortiermöglichkeiten über Pfeil-Buttons und Einbettung in gesamtes Corporate Design Hoteldaten veranstaltungsspezifisch: Hotelreservierungsnummer: Textfeld zur Dateneingabe Kontingent: nummerisches Textfeld zur Dateneingabe Kontingent bis zum: JavaScript-Kalenderdarstellung zur Auswahl des Enddatums Kosten Einzelzimmer: Textfeld zur Dateneingabe Kosten Doppelzimmer: Textfeld zur Dateneingabe Währung: drop-down-menü zur Währungsauswahl (bisher: Euro oder US Dollar) Übernachtung vom: JavaScript-Kalenderdarstellung zur Auswahl des Anreisedatums Übernachtung bis: JavaScript-Kalenderdarstellung zur Auswahl des Abreisedatums Uhrzeit Check in: Textfeld zur Dateneingabe Uhrzeit Check out: Textfeld zur Dateneingabe Kategorie: Textfeld zur Dateneingabe Sonstige 1: Foren, Seminare und Workshops Innerhalb Ihrer Veranstaltungen können beliebig viele Zusatzangebote wie z. B. Foren, Seminare oder Workshops angelegt werden. Die Anzahl der Teilnehmer kann auf Wunsch begrenzt werden. Unsere Software sperrt (wenn gewünscht) bei Erreichen der maximalen Teilnehmerzahl automatisch das jeweilige Angebot, Überbuchungen sind somit ausgeschlossen. Die Anzahl der Anmeldungen haben sie als Veranstalter jederzeit im Blick und können je nach Resonanz ihrer Kunden auch nach Beginn der Anmeldefrist kurzfristig weitere Zusatzangebote integrieren. Beliebig viele kostenlose Foren-Unterforen / Themen / Workshops anlegbar Beliebig viele kostenpflichtige Foren-Unterforen / Themen / Workshops anlegbar (wird bei Rechnungsstellung und Datenexport berücksichtigt) Obertitel: Textfeld zur Dateneingabe Beschreibung: Textfeld zur Dateneingabe Sichtbarkeit: Forum ein-/bzw. ausblenden Auswahlbeschränkungen: z.b. max. 2 aus 5 Angeboten, oder mit Ranking Teilnehmerzahl begrenzen mit automatischer Sperrung bei max. Füllung Auswahlfelder als Pflichtfelder ja/nein Seite 19

20 2.2.3 Sonstige 2: Foren, Seminare, Workshops und Zusatzangebote Hier können beliebig viele sonstige Zusatzangebote wie z. B. das Rahmenprogramm oder für das leibliche Wohl ihrer Veranstaltung angelegt werden. Beliebig viele kostenlose sonstige Angebote Beliebig viele kostenpflichtige sonstige Angebote mit Preisangaben (wird bei Rechnungsstellung und Datenexport berücksichtigt) Titel: Textfeld zur Dateneingabe Ausführliche Beschreibung: Textfeld zur Dateneingabe Sortiermöglichkeiten der Reihenfolge über Pfeil-Buttons Teilnehmerzahl begrenzen mit automatischer Sperrung bei max. Füllung Auswahlfelder als Pflichtfelder ja/nein Checklisten Zur systematischen Veranstaltungsorganisation gehören auch Checklisten für alle Aktivitäten und Erledigungen inklusive der Zuordnung zu den ausführenden Personen, z.b. für technisches Equipment. Zu jeder Checkliste können Haupt- und Unterkategorien hinzugefügt werden. Sie können bei den einzelnen Veranstaltungen beliebig viele Checklisten anlegen. Zu jeder Checkliste können Haupt- und Unterkategorien hinzugefügt werden. Ein spezieller Sortiermodus ermöglicht es Ihnen ganz leicht, die Reihenfolgen beliebig zu ändern. Dies kann sogar auch über die einzelnen Kategorien hinweg geschehen. Einzelne Aktivitäten der Checklisten lassen sich -ähnlich eines Projektmanagements- im Bearbeitungsstatus verändern: "offen", "in Bearbeitung" und "erledigt", jeweils mit den Farben rot, gelb und grün optisch hervorgehoben. Beliebig viele Checklisten mit Haupt- und Unterkategorien anlegen Thema: Textfeld zur Dateneingabe (z. B. Equipment, Bewirtung, Referenten...) Frist: JavaScript-Kalenderdarstellung zur Auswahl des Fälligkeitsdatums (Deadline) Verantwortliche Person zuteilen: Textfeld zur Dateneingabe Ausführliche Beschreibung der zu erledigenden Tätigkeiten: Textfeld zur Dateneingabe Speichern: Button zur Speicherung der eingegebenen Daten Filter- und Sortiermöglichkeiten nach Status (offen, in Bearbeitung, erledigt) Seite 20

21 (...) 2.3 Modul III: Bezahlung und Finanzen Schon bei der Anmeldung können die potentiellen Teilnehmer die (zuvor eingestellten) Zahlungsarten, z.b. Überweisung oder Kreditkarte auswählen und den Buchungsvorgang endgültig abschließen. Wir arbeiten im Bereich Bezahlung mit einem der renommiertesten deutschen(!) Zahlungsdienstleister zusammen ConCardis : Die ConCardis PayEngine ermöglicht die automatisierte und sichere Abwicklung und Abrechnung von allen Zahlungen die im Zusammenhang mit einer Veranstaltungs-Anmeldung anfallen Die E-Payment-Lösung ist PCI-DSS-zertifiziert und bietet Ihnen höchstmögliche Datensicherheit und Schutz vor Zahlungsausfällen Mehr erfahren Sie hier: https://www.concardis.de/de/internet-versandhandel/e-payment-loesung.html Und hier: Seite 21

22 Die eventclou-software erhält jeweils von ConCardis eine Rückmeldung über den Bazahlstatus und setzt den Teilnehmer-Status nach erfolgreichem Zahlungsvorgang auf bezahlt. Besonders erwähnenswert ist, dass strengste Sicherheitsstandards eingehalten werden, da keinerlei Finanzdaten der Teilnehmer auf unseren Serven (zwischen-)gespeichert werden, sondern ausschließlich bei dem darauf spezialisierten und mehrfach zertifizierten Dienstleister. 2.4 Modul IV: Zentrale Werbeseite und Landingpage Die Werbeseite (Landingpage) wird wie bei einem Content-Management-System automatisch generiert. Dort finden die potentiellen Teilnehmer Ihrer Veranstaltungen alle Inhalte, die Sie zuvor eingestellt haben. Sie können die Landingpage auch (intern) versteckt halten, bis alle Inhalte komplett freigegeben sind. Bei der BASF können die Redakteure aus drei vordefinierten Skins (Seitenlayout) wählen, natürlich alles streng nach den vorgegebenen Corporate-Design Richtlinien. Gerne passen wir alle Frontendseiten auch Ihrem individuellen Corporate-Design an Grunddaten Sichtbarkeit: Auswahlmenü Landingpage ein-/bzw. ausblenden Seitentitel: Textfeld zur Dateneingabe Sprachauswahl: Auswahlmenü Deutsch / Englisch Layoutauswahl: Auswahlmenü der voreingestellten Skins Beliebig viele Textfelder hinzufügen Beliebig viele Bilder hinzufügen, Thumbnail Voransichten Sichtbarkeit: Auswahlmenü ein-/bzw. ausblenden für jedes einzelne Bild / jeden Text Sortiermöglichkeiten über Pfeil-Buttons Speichern: Button zur Speicherung der eingegebenen Daten Links, Banner, Bilder und Filme Oberes Bannerbild: Durchsuchen-Button, Hochladen, Voransicht, Löschen, Speicherbutton Unteres Bannerbild: Durchsuchen-Button, Hochladen, Voransicht, Löschen, Speicherbutton Bilder: Durchsuchen-Button, Hochladen, Voransicht, Löschen, Speicherbutton Filme: Durchsuchen-Button, Hochladen, Voransicht, Löschen, Speicherbutton (Flowplayer) Thumbnail Voransichten Links: Eingabefeld für Webadresse, Beschreibungsfeld zur Texteingabe, Speicherbutton Seite 22

23 2.4.3 Menükästen Auch auf der Landingpage können beliebig viele Menükästen angelegt und mit individuellen Inhalten gefüllt werden. Hier können Sie den Besuchern z. B. allgemeine Informationen über ihr Unternehmen (wir über uns) oder Kontaktdaten zur Verfügung stellen. Menükasten anlegen: Eingabefeld Titel, Beschreibungsfeld zur Texteingabe, Speicherbutton Beliebig viele Menükästen anlegbar, Sortiermöglichkeiten über Pfeil-Buttons Einbettung in gesamtes Corporate Design (...) Bildausschnitt: Veranstalter-Landingpage für alle Veranstaltungen mit Archivfunktionen Seite 23

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