Dokumentation zum Genehmigungsverfahren im Programm CIPDialog

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1 Dokumentation zum Genehmigungsverfahren im Programm CIPDialog I) Aufrufen des Genehmigungsverfahrens I.1 Aufrufen des Genehmigungsverfahrens Seite 2 I.2 Allgemeine Informationen Seite 2 I.3 Bearbeiten der Anträge Seite 4 I.5 Funktionen im Grundbildschirm Seite 5 II) Beenden des Genehmigungsverfahrens Seite 5 III) Vertreterregelung II.1 Aufrufen der Vertreterregelung Seite 6 II.2 Die Plausibilitätsliste Seite 7 II.3 Die Jahresübersichtsliste Seite 9 Programmbeschreibung: Das Programm Genehmigungsverfahren erlaubt den Vorgesetzten, die an ihn gerichteten Korrekturanträge zu bearbeiten. Weiterhin hat er die Möglichkeit die Zeitkarten, sowie in Vergangenheit gestellte Anträge, seiner Mitarbeiter zu betrachten. Hinweis: In der Dokumentation wird die Vorgehensweise immer für Mozilla Firefox beschrieben. Falls Sie einen anderen Browser nutzen, wenden Sie sich bei Fragen bitte die Onlinehilfe des Anbieters. Stand: Seite 1 von 7

2 I.1 Aufrufen des Genehmigungsverfahrens Um in das Programm Genehmigungsverfahrens zu gelangen öffnen Sie Ihren Internetbrowser (Firefox, MS Internetexplorer) und geben in die Befehlzeile folgende Adresse ein: Im nun geöffneten Anmeldebildschirm (Abb. 1) geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Abbildung 1 Die Felder Referatscode und Vorg. Benutzername werden für den Vertretungsfall benötigt und im Kapitel Vertretungsregelung (Seite 7) beschrieben. I.2 Allgemeine Informationen Nach dem Einloggen erscheint der Arbeitsbildschirm (Abb. 2). Abbildung 2 Stand: Seite 2 von 7

3 Im Arbeitsbildschirm haben Sie zwei Bereiche Navigation und zu bearbeitende Anträge, deren Funktionalität hier beschrieben wird. - Navigation (Abb. 3) Abbildung 3 - Feld Datum : hier kann ein Monat ausgewählt werden, Grundeinstellung ist immer der aktuelle Monat. - Feld Mitarbeiter : hier können entweder alle oder ein Mitarbeiter des eigenen Zuständigkeitsbereichs ausgewählt werden. - Feld Anzeige: hier hat man die Wahlmöglichkeit unter vier Funktionen: - Bearbeitung : man sieht im Feld zu bearbeitende Anträge alle Anträge die noch nicht abschließend bearbeitet wurden. (Falls im Feld Mitarbeiter eine Person ausgewählt wurde, sind nur die Anträge dieser Person zu sehen. Ansonsten sieht man die Anträge aller Mitarbeiter/innen) - genehmigt : zeigt genehmigte Anträge - abgelehnt : zeigt abgelehnte Anträge - MA-Listen : hier besteht die Möglichkeit die Zeitjournal der Mitarbeiter einzusehen (im Feld Mitarbeiter muss eine Auswahl getroffen sein. - Zu bearbeitende Anträge (Abb. 4) Abbildung 4 - Feld Detail : hier kann man nähere Informationen zum gestellten Antrag erhalten. Stand: Seite 3 von 7

4 - Feld Antragsteller : Name des Antragstellers - Feld Antragsdatum : Datum an welchen der Antrag gestellt wurde. - Feld Korrekturart : Zeit- oder Statuskorrektur - Feld Begründung : Begründung des Mitarbeiters I.3 Bearbeiten der Anträge Dass ein Korrekturantrag vorliegt, wird per mitgeteilt. Um diesen zu bearbeiten rufen Sie das Programm wie beschrieben auf und klicken dann das Feld Detail des Antrags den Sie bearbeiten möchten an. Es erscheint folgendes Fenster (Abb. 5). Abbildung 5 Im oberen Bereich sehen Sie den Namen des Mitarbeiters. - Feld beantragte Zeitkorrekturen : Sie sehen was beantragt wurde. - Feld Buchungen : hier werden, wenn vorhanden, die Tagesbuchungen angezeigt. - Feld Summenwerte : werden die Werte des laufenden Monats zum Zeitpunkt des Antrages angezeigt. Stand: Seite 4 von 7

5 - Feld Urlaub : derzeit noch nicht aktiv. Zeigt die Urlaubsdaten des Mitarbeiters an. - Feld Begründung : dient bei Genehmigen und Weiterleiten als Informationsfeld. Bei Ablehnen ist das Feld zwingend auszufüllen. - Feld Weiterleiten an : hier kann bei ein weiterer Vorgesetzter gewählt werden, falls die Genehmigung des Antrags diesem obliegt. Um als Vorgesetzter einen Antrag zu behandeln, prüfen Sie die beantragten Korrekturen. Sie haben die Möglichkeit, durch drücken des jeweiligen Buttons, den Antrag zugenehmigen, weiterzuleiten oder abzulehnen. Bei Genehmigung wird der Antrag zum Zeiterfassungsprogramm weitergeleitet und dann automatisch verbucht. Der Mitarbeiter erhält eine Information per . Bei Weiterleitung ist der Vorgesetzte aus dem Dropdown-Fenster zu wählen und der Button Weiterleiten zu drücken. Daraufhin bekommt der Mitarbeiter und der Vorgesetzte an den der Antrag weitergeleitet wurde eine Information per . Bei Ablehnung eines Antrags muss das Bemerkungsfeld gefüllt werden. Dann ist der Button Ablehnen zu drücken, der Antrag wird dann an den Antragsteller zurückverwiesen. III) Beenden des Genehmigungsverfahrens. (Abb. 6) Um das Programm Genehmigungsverfahren ordnungsgemäß zu beenden sind zwei Schritte notwendig. Zuerst ist die Logout Schaltfläche anzuklicken, danach befinden Sie sich wieder im Anmeldebildschirm (Abb. 1). Um zu gewährleisten, dass das Programm auch endgültig beendet ist schließen dann unbedingt Ihren Internetbrowser. Abbildung 6 Stand: Seite 5 von 7

6 II.1 Aufrufen der Vertreterregelung Mit der Vertreterregelung können Sie als Vorgesetzter ihre Berechtigung im Genehmigungsverfahren an einen von Ihnen bestimmten Vertreter weitergeben. Hierzu wurde auf Ihrem Desktop ein Icon ReferatCode (Abb. 7) installiert. Diese ist über einen Doppelklick aufzurufen. Abbildung 7 Nach aufrufen des Programms erhalten Sie den Bildschirm, indem Sie die nötigen Berechtigungen vergeben können (Abb. 7). Abbildung 7 Als ersten Schritt müssen Sie sich dem System gegenüber identifizieren. Hierzu tragen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort in die dafür vorgesehen Felder ein und klicken das Feld Anmelden an Daraufhin werden unterhalb von Referate alle für freigegeben Referate auf geführt. Sie müssen jetzt für die aufgeführten Referate Codes vergeben, diese tragen Sie hinter das Feld des jeweiligen Referats ein. Es können Zahlen wie auch Buchstaben vergeben werden. Mit einem Klick auf das Feld Speichern sichern Sie Ihre Einstellungen. Sie könne das Programm dann verlassen. Die von Ihnen festgelegten Codes teilen Sie Ihren Vertreter mit. Ihr Vertreter muss nun beim Aufrufen des Genehmigungsverfahrens nach folgendem Schema vorgehen um in die Berechtungsebene des Vorgesetzten zu gelangen: Stand: Seite 6 von 7

7 Das Programm Genehmigungsverfahrens wie unter I.1 (Seite 2) aufrufen. Es müssen dann folgende Eintragungen vorgenommen werden. In den Felder Benutzername und Passwort sind die Kennungen einzutragen die sonst in der Antragsverwaltung benutz werden. Im Feld Referatscode ist der Code einzutragen, den man vom zu vertretenden Vorgesetzten erhalten hat. Im Feld Vorg. Benutzername ist der Benutzername des Vorgesetzten einzutragen. Klicken Sie dann das Feld Login an und Sie gelangen wie in die Grundseite der Genehmigungsverwaltung. Sie können dann wie ab I.1 (Seite 2) beschrieben verfahren. Stand: Seite 7 von 7

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