IHR INDIVIDUELLES GESCHÄFTSREISE-TOOL

Transkript

1 IHR INDIVIDUELLES GESCHÄFTSREISE-TOOL Eine innovative Onlinelösung

2 Warum BTcockpit? PLANEN SIE IHRE GESCHÄFTSREISEN ONLINE UND PROFITIEREN SIE VON FOLGENDEN VORTEILEN: Senkung der Reisekosten Optimierung der Prozesse Transparenz Zeitersparnis

3 DAS PROFESSIONELLE TRAVEL MANAGEMENT SYSTEM PERFEKT AUF SIE ZUGESCHNITTEN

4 Facts 200 KUNDEN IN DEUTSCHLAND VERTRAUEN AUF UND JEDES JAHR WERDEN ES 30 % MEHR! BTcockpit ist ein gemeinsames Projekt der Atlantik-Luft-Reederei Gruppe und der onesto GmbH. Ein Geschäftsreise-Management-Tool, mit dem Sie Ihre Reisen von der Planung bis zur Abrechnung einfach online verwalten können. BTcockpit wird mittlerweile von über 200 Firmen in Deutschland eingesetzt. Das Vertrauen und die Begeisterung unserer Kunden führen zu jährlichen Wachstumsraten von über 30 %. Für den Erfolg sind unter anderem die individuellen Konfigurationsmöglichkeiten verantwortlich. Das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene System erleichtert Ihnen die tägliche Arbeit. BTcockpit unterstützt Sie vor, während und nach der Geschäftsreise.

5 INTUITIV INDIVIDUELL ALLES IM BLICK BEI UNS HABEN SIE ES EINFACH BTcockpit bietet Ihnen eine integrierte Lösung für alle Schritte im Reisebuchungsprozess. Vom Reiseantrag über die Buchung der Reisemittel und die Erstellung von Statistiken bis hin zur Reisekostenabrechnung sind alle Arbeitsschritte einfach durchzuführen. Diese innovative Lösung vereint sämtliche über das Reisebüro getätigten Buchungen sowohl online als auch offline in einem System. In Echtzeit können Reisekoordinator, Reisender oder auch das Management auf Informationen zugreifen so erhalten alle Beteiligten eine maximale Transparenz. Buchender Reisender Management

6 Buchender SPIELERISCH LEICHT DEN ÜBERBLICK BEHALTEN BTcockpit kommt, das Reisebüro bleibt Der Umstieg auf BTcockpit bedeutet nicht, dass Sie künftig alles selbst organisieren müssen. Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Reisebüro in BTcockpit! Alles auf einen Blick Den Flug über das Reisebüro gebucht, das Hotel bei HRS und die Bahn direkt? Kein Problem BTcockpit führt alle Reisemittel in einem Reiseplan zusammen. Sie müssen sich nicht gleich festlegen parken Sie Ihre Buchung Wir verleihen Ihrer Onlinebuchung Flexibilität. Optionieren Sie kostenfrei Ihren Flug. Reiseantrag/Reisegenehmigung/Reisekostenabrechnung Integrieren Sie Ihr Antrags- und Abrechnungswesen und sparen Sie somit viel Zeit. Reisepräferenzen Ihre Vertragsraten sind im System hinterlegt und werden entsprechend gekennzeichnet. Reisendenprofil Die Profildaten der Reisenden sind einfach zu bearbeiten und werden mit dem Reservierungssystem im Reisebüro synchronisiert. Reiseplanung/Vorabauswahl Verschicken Sie gewünschte Reiseoptionen mit einem Klick direkt aus dem System. Komplexe Reisen Wann immer Ihr Reisevorhaben zu komplex wird, lassen Sie dieses durch Ihren persönlichen Ansprechpartner im Reisebüro mit der Anfragefunktion ausarbeiten und in BTcockpit darstellen. Reisestornierung Ein Klick und sämtliche Reisemittel sind storniert. Was Sie sehen, bekommen Sie auch Schon einmal über einen Preis geärgert, den man nicht mehr buchen konnte? Mit BTcockpit wird das nicht passieren, denn alle Tarife sind vakanzgeprüft und werden in Echtzeit dargestellt.

7 Integrierter Workflow Wählen Sie verschiedene Optionen aus und versenden Sie diese an Ihren Reisenden direkt aus dem System. Sie haben die Wahl Optionsbuchung (Parken), Onlinebuchung, Reisebüroanfrage Reisebüro-Anfrage Flug parken Verbindlich buchen SELBSTERKLÄREND EINFACH

8 Reisender

9 WIR VERSTEHEN GESCHÄFTSREISENDE Buchen Sie selbst oder lassen Sie buchen Sie entscheiden selbst, ob Sie Ihre Reise in Eigenregie organisieren möchten oder einen Buchenden benennen, der dies für Sie übernimmt. Ihr Termin verschiebt sich? Sie müssen umbuchen oder stornieren? BTcockpit bietet Ihnen die Möglichkeit, jederzeit Ihre gebuchte Reiseplanung online zu aktualisieren. Zugang von überall Eine Internetverbindung genügt und Sie haben Zugriff auf BTcockpit. Mobil nehmen Sie BTcockpit einfach mit Sie brauchen zusätzliche Reiseinformationen, wollen unterwegs neue Reisemittel buchen, ändern, stornieren oder online einchecken? Diese und weitere Funktionalitäten sind über die Smartphone-App nutzbar. Komplette Reisekostenübernahme/keine Vorauskasse Alle Reisemittel können in BTcockpit über die Firmenkreditkarte abgerechnet werden. Ihr Vorteil: Sie müssen sich nicht um die Abrechnung von Flug-, Hotel-, Mietwagen- und Bahnleistungen kümmern. Door2Door-Buchung Ihre Reise beginnt und endet an einem bestimmten Ort. Die Door2Door-Funktion ermöglicht es, die verschiedenen Reisemittel ganzheitlich zu betrachten. Das spart Kosten und Zeit. MOBIL AKTUELL BTcockpit mobil Die Smartphone-App hält Sie auf dem Laufenden und ermöglicht Ihnen eine mobile Reiseplanung.

10 Management DAS MANAGEMENT SCHÄTZT BTcockpit verhilft Ihnen durch Einhaltung der Reiserichtlinie und perfekte Kommunikation mit den Reisenden dazu, Ihre Reisekosten signifikant zu reduzieren. Abbildung der Reiserichtlinie Innerhalb von BTcockpit lassen sich firmeninterne Reiserichtlinien ganz einfach verwalten. Zudem greift Ihr Reisebüropartner auf dieselbe Plattform zu. Die Reiserichtlinien werden somit unabhängig vom Bestellweg (online oder offline) eingehalten. Durchsetzung der Reiserichtlinie Über ein intelligentes Ampelsystem lassen sich die Reiserichtlinien darstellen. Berücksichtigung von Hierarchien Unterschiedliche Management-Ebenen können innerhalb von BTcockpit abgebildet werden.

11 OPTIMIERUNG DES TRAVEL MANAGEMENT PROZESSES Reiserichtlinienmanagement Beschaffung Genehmigung Abrechnung Reiseplanung Reisemittelbeschaffung GESCHÄFTSREISE Abrechnung Finance Einkauf Prozesskontrolle Reiseinformationen Berichtswesen Informationsmanagement KOSTENEINSPARUNG Genehmigungswesen Der Reiseantrags- bzw. Genehmigungsprozess Ihres Unternehmens lässt sich in BTcockpit integrieren. Integriertes Reportingtool BTcockpit ermöglicht Ihnen einen tagesaktuellen Zugriff auf alle Buchungsdaten und Geschäftsreiseausgaben. Unterstützung bei Leistungsträgerverhandlungen Sie möchten firmeneigene Abkommen treffen? BTcockpit unterstützt Sie mit aussagekräftigen Analysen bei der Preisverhandlung mit Leistungsträgern wie etwa Fluggesellschaften, Mietwagen- und Hotelanbietern. Anbindung an Drittsysteme Sie können bereits eingesetzte Systeme wie z. B. SAP in BTcockpit einbinden. Traveller Care Im Notfall können Sie Reisende kontaktieren, welche sich im Krisengebiet befinden. BTcockpit liefert Ihnen in kürzester Zeit einen Überblick betroffener Mitarbeiter. TRANSPARENT EFFIZIENT

12 Management BTcockpit Ampelsystem Flug-Bahn-Vergleich Setzen Sie Ihre Reiserichtlinie um und sparen Sie Geld. Bestimmen Sie, auf welchen Flugstrecken die Deutsche Bahn als Vergleich angezeigt werden soll. Berichtsmodul Reportings Transparenz durch individuelle Auswertungsmöglichkeiten manuell oder automatisiert Statistiken können online abgerufen oder auch individuell in Excel weiterbearbeitet werden.

13 SPAREN SIE SICH REISEKOSTEN GARANTIERT Indem die Angebote transparent und neutral dargestellt werden, erzielt BTcockpit eine nachweisbare Ersparnis. Eine durch BCD Travel* im Jahr 2014 durchgeführte Analyse ergab eine signifikante Senkung der Reisekosten durch den Einsatz von BTcockpit. 20 % 13 % 25 % 20 % 20 % 20 % VERKEHRSGEBIET DURCHSCHNITTSPREIS MIT BTCOCKPIT DURCHSCHNITTSPREIS OHNE BTCOCKPIT ABWEICHUNG INNERDEUTSCH EUR 298,55 EUR 399,60 25,28 % EUROPA EUR 394,26 EUR 455,65 13,47 % INTERKONTINENTAL EUR 1.281,99 EUR 1.601,13 19,93 % Somit kann ein Unternehmen mit einem innerdeutschen Flugvolumen von EUR , pro Jahr bis zu EUR , einsparen. * Quelle: Ticketanalyse 2014 durch BCD-Travel-Lizenznehmer in München mit insgesamt 180 Kunden, Auswertung von Flugtickets.

14 Kundenstimmen SENKT UNSERE REISEKOSTEN Die KraussMaffei Group zählt zu den weltweit führenden Herstellern von Maschinen und Anlagen zur Produktion und Verarbeitung von Kunststoff und Gummi. Der Hauptsitz der Gesellschaft ist München. BTcockpit ist ein flexibles System, das Transparenz und Prozesssicherheit schafft. Neben der Flug-, Bahn-, Hotel- und Mietwagen buchungsfunktion wurde die Verwaltung des hauseigenen Fuhrparks individuell auf unsere Bedürfnisse angepasst, so Oliver Vennemann, Einkäufer der KraussMaffei Group. Viele der Mitarbeiter führten in der Vergangenheit schon im Vorfeld der Reisebuchung umfangreiche Recherchen im Internet durch. Immer öfter konfrontierten Mitarbeiter das Travel Management Team mit vermeintlich billigeren Tarifen aus dem Internet, erinnert sich Beate Radda, Travel Managerin der Unternehmensgruppe. Weitere Gründe, BTcockpit einzuführen, waren eine in der Vergangenheit fehlende Preistransparenz im Bereich der Flugbuchungen sowie die Möglichkeit, die Reiserichtlinie der KraussMaffei Group konsequent umzusetzen. Nach dem ersten Quartal der Zusammenarbeit erzielte die KraussMaffei Group für den Bereich Flug eine Online nutzungsquote von 55,30 %. Das Team von BTcockpit unterstützte uns bei der Systemimplementierung hervorragend. Neben der Prozessoptimierung konnten wir auch die Durchschnittspreise der Flugkosten im zweistelligen Prozentbereich senken, so Beate Radda weiter. Sie sieht dies als Folge der transparenten Flugpreisdarstellung sowie der konsequenten Umsetzung der Reiserichtlinie durch das intelligente Ampelsystem von BTcockpit. Beate Radda, Travel Managerin bei der KraussMaffei Group

15 Monika Hoyer, Konzernbereich Einkauf der Südwestdeutschen Medienholding BTcockpit bringt Transparenz und optimiert den Reisebuchungsprozess. Zugleich ist die Navigation spielend einfach und damit entscheidend für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Alexandra Druck, Assistentin der Geschäftsführung iwis motorsysteme GmbH & Co. KG Die elektronische Abbildung interner Prozesse in BTcockpit spart uns erheblich Zeit und Geld. Claudia Rosemann, Assistance General Manager Finance & Controlling, Sumitomo (SHI) Demag Plastics Machinery GmbH BTcockpit macht Reiseplanung wirklich einfach. Ein Klick und man hat einen Preisvergleich über alle möglichen Reiseanbieter. Eine kleine Auswahl unserer Kunden: Weitere Referenzen erhalten Sie gern auf Anfrage.

16 Kontaktieren Sie uns: Atlantik-Luft-Reederei H.-J. Bopst GmbH & Co. KG Garmischer Str. 35 D München Tel.: oder Fax: oder und erfahren Sie mehr über BTcockpit.