Die richtigen Schritte zur Planung

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1 Die richtigen Schritte zur Planung Manche PRISMA-Kollegen entscheiden aus dem Bauch heraus, ob sie ihren Standort verlagern, ihre Geschäftsräume erweitern oder weitere grundlegende Änderungen am laufenden Geschäftsbetrieb vornehmen. Wie man systematischer und effektiver plant, dazu einige Tipps von Ulrich C. Heckner. Situationsbewertung Zuerst die Analyse, dann die Entscheidung. Wir haben in der folgenden Tabelle die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Eckdaten zur Beschreibung der Situation eines PBS-Fachhändlers zusammengestellt. Ermitteln Sie Ihre betriebswirtschaftlichen Kennziffern anhand der nachfolgend dargestellten Formeln und tragen Sie die Werte in die Tabelle ein. Rohertrag Dieser ergibt sich, wenn vom Umsatz der Wareneinsatz abgezogen wird. Bei Lotto- und Postprovisionen werden lediglich die Provisionserlöse gebucht. Diesen Positionen steht kein Wareneinsatz gegenüber. Die Formel zur Berechnung des prozentualen Rohertrags: Rohertrag x 100 Umsatz = Rohertrag in % Verkaufsumsatz je Quadratmeter Verkaufsfläche Analog berechnet sich der Rohertrag je qm Verkaufsfläche. Gesamtumsatz qm Verkaufsfläche = Umsatz je qm Verkaufsfläche Zur Verkaufsfläche zählen auch die Flächen in den Schaufenstern und die Verkehrswege im Laden. Nicht dazu zählen die Sanitärräume, Besprechungsräume, Büro, Lager usw. Personalkosten in % vom Rohertrag Personalkosten x 100 Rohertrag = Personalkosten in % vom Rohertrag Miete/Raumnebenkosten in % vom Rohertrag werden analog zu den Personalkosten berechnet. Die Vergleichswerte stammen aus dem PRISMA-Betriebsvergleich des Jahres Die Werte für das Jahr 2011 werden in Kürze vorliegen und in den ERFA-Runden präsentiert. 1

2 Betriebswirtschaftliche Eckdaten des PBS Fachhandels Ermitteln Sie diese Kennziffern für Ihr Unternehmen und tragen Sie diese in die Spalte Ihre Zahlen ein. Sie werden schnell erkennen, in welchen Bereichen Sie bessere und weniger gute Leistungswerte aufweisen als der Durchschnitt der Kollegen aus dem PRISMA-Betriebsvergleich. Umsatz-Wareneinsatz =Rohertrag Rohertrag in % vom Umsatz qm Verkaufsfläche Umsatz je qm Verkaufsfläche Personalkosten in Personalkosten in % vom Rohertrag Anzahl der Mitarbeiter bewertet Rohertrag je bewertetem Mitarbeiter Miete/Raumnebenkosten in Miete/Raumnebenkosten in % des Rohertrags Größenklasse I Größenklasse II Größenklasse III ,3 % 38,5 % 35,3 % 96 m² 161 m² 225 m² ,4 % 35,6 % 40,8 % 2,63 3,63 5, ,8 % 18,4 % 11,3 % Ihre Zahlen 2

3 Nachfolgend haben wir zusammengestellt, wie sich die Ertragsrechnungen in der Größenklasse II eines PBS-Fachhändlers darstellt. Bitte ermitteln Sie auch hier Ihre betriebswirtschaftlichen Zahlen und vergleichen Sie diese mit den Orientierungswerten aus dem PRISMA-Betriebsvergleich. Größenklasse II (330 T bis 550 T ) In In % vom Umsatz Ihre Werte Umsatzerlöse ,0 % + Provisionserlöse ,0 % Erlöse gesamt ,0 %./. Wareneinsatz ,5 % = Rohertrag ,5 %./. Gesamtkosten ,3 % + Saldo sonst. Ertr./sonst. Aufw ,1 % = Betriebsergebnis ,3 % Größenklasse II In % vom Rohertrag Ihre Werte Personalkosten ,6 % kalk. Kosten/GF-Gehalt ,9 % Raumkosten ,4 % Steuern/Versich/Beiträge ,2 % Fahrzeugkosten ,2 % Werbe- und Reisekosten ,5 % Kosten der Warenabgabe 199 0,1 % Steuerberaterkosten ,8 % Instandhaltungen/Werkzeuge ,8 % Abschreibungen ,5 % Zinskosten ,8 % sonstige Kosten ,9 % Summe Kosten ,6 % Erlöse gesamt Rohertrag Mitarbeiter bewertet (inkl. Chef) 3,63 Umsatz pro Mitarbeiter* Rohertrag pro Mitarbeiter Gesamtfläche des Unternehmens 209 davon Verkaufsfläche 161 Umsatz pro qm Gesamtfläche * Umsatz pro qm Verkaufsfläche * Rohertrag pro qm Verkaufsfläche Lagerbestand Lagerbestand je qm Vk-fläche 493 Umschlagshäufigkeit 3,47 durch. Lagerdauer in Tagen 104 in % vom Umsatz in % vom Rohertrag 3

4 Eine erste Erkenntnis ergibt sich aus der vorangegangenen Ertragsrechnung. Wenn wir von einem Einzelunternehmen und keiner Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH) ausgehen, dann liegt der Ertrag für die Betriebsgröße mit durchschnittlich ca Jahresumsatz bei etwa Diese Summe addiert sich aus den kalkulatorischen Kosten für das Geschäftsführerhalt bzw. Unternehmerlohn und das ausgewiesene Betriebsergebnis in Höhe von Jede Veränderung im Unternehmen sollte jetzt anhand der Orientierungswerte durchgerechnet werden. Wenn Sie z. B. eine Vergrößerung der Verkaufsfläche um 50 % einplanen, müsste auch der Umsatz um 50 % steigen, damit die Umsätze je qm Verkaufsfläche wieder den branchenüblichen Werten entsprechen. In vielen Fällen beobachten wir aus der Beratungspraxis, dass der Betrieb seine Fläche um 50 % erweitert, eine Umsatzsteigerung von lediglich 10 % realisieren kann. Liegt die Miete auch 50 % höher, steigen die Raumkosten in Relation zum erzielten Umsatz erheblich an. Die Folge: Die Erträge sinken, wenn nicht woanders eingespart wird. Welchen Umsatz muss ich am neuen Standort erzielen, um rentabel zu arbeiten? Dazu ein Beispiel: Ein PBS-Fachhändler erzielt einen Umsatz von , einen Rohertrag von 35 % bzw und hat dabei eine Verkaufsfläche von 110 qm. Er plant an einen neuen Standort mit 200 qm Verkaufsfläche umzuziehen. Am alten Standort zahlt er eine Monatsmiete von 1.300, am neuen Standort mit 200 qm Verkaufsfläche soll die Miete betragen. Nach welchen Kriterien entscheiden Sie jetzt? Bevor eine Standortentscheidung getroffen wird, kann der Unternehmer auf der Basis der Vergleichszahlen aus dem PRISMA-Betriebsvergleich und mit Hilfe der nachfolgenden dargestellten Überlegungen, seine Entscheidung vorbereiten. 1. Schritt Die aktuellen betriebswirtschaftlichen Zahlen, hier Umsatz, Rohertrag, Miete, Miete in % vom Rohertrag sowie Umsatz je qm Verkaufsfläche werden gegenübergestellt. 2. Schritt In der Spalte neuer Standort I (siehe Folgeseite) wird ausgerechnet, welches Ergebnis das Unternehmen erwirtschaften wird, wenn die Umsätze am neuen Standort nicht gesteigert werden. Die Erkenntnisse in diesem Schritt sind klar. Wenn der Umsatz nicht gesteigert wird, sinkt der Gewinn um Aufgrund der größeren Fläche sind zusätzliche Lagerbestände und auch Investitionen in den Laden erforderlich (neue Regale, Beleuchtung usw.), welche die Kosten, nämlich Zinsen und Abschreibungen, weiter steigen lassen. Wenn also der Umsatz nicht gesteigert werden kann, muss von dem neuen Standort dringend abgeraten werden. 3. Schritt In diesem Schritt wird unterstellt, dass die Mietkosten auf branchenüblichem Niveau sind, nämlich 14,5 % des Rohertrags und es wird von unten nach oben hochgerechnet, welche Roherträge und Umsätze das Unternehmen erreichen müsste, damit die Miete bei 14,5 % des Rohertrags liegt. Dann müsste der Betrieb einen Umsatz von erreichen, das ist immerhin 48 % mehr als am derzeitigen Standort. Die Umsätze je qm Verkaufsfläche sind, wenn dieser Umsatz von erreicht wird, niedriger als am bestehenden Standort. 4

5 Die Eckdaten des neuen und des bestehenden Standortes (Modellrechnung): bestehender Standort neuer Standort I neuer Standort II Branchen- Richtwert Umsatz Rohertrag Miete in in % vom Rohertrag 11,1 % 21,4 % 14,5 % 14,5 % Umsatz je qm Verkaufsfläche Der Rohertrag muss deutlich höher sein als am bestehenden Standort, um die Mehrkosten auszugleichen. Zu berücksichtigen ist dabei folgendes: Die Kosten der Miete sind höher, also werden vom Mehrrohertrag schon einmal wegen der höheren Miete aufgefressen. Der Laden benötigt aufgrund der größeren Flächen eine zusätzliche Vollzeitkraft, macht noch einmal pro Jahr. Durch die Investitionen in den neuen Laden Beleuchtung, Teppichboden, neue Regale aber auch eine Aufstockung des Warenbestandes, fallen für Abschreibungen zusätzliche , an Zinskosten noch einmal mehr an. Ertragsrechnung neuer Standort: Die folgende Berechnung zeigt, dass sich der neue Standort unter den gegebenen Umständen nicht rentiert. Bei so einer Prognose müssen wir dem Unternehmer/der Unternehmerin abraten das Risiko einzugehen. Veränderung am neuen Standort Mehr Rohertrag der nötig ist ,- - Mehrkosten Miete ,- - zusätzliche Vollzeitkraft ,- - Raumnebenkosten 5.000,- - AfA + Zins für Investitionen ,- Mehrkosten ,- Unterdeckung ,- Wenn unser Unternehmer jetzt mit spitzem Bleistift rechnet, dann wird er am neuen Standort für eine Umsatzsteigerung von etwa ,- Mehrkosten in Höhe von ,- aufwenden. Er steigert den Rohertrag zwar um ,-, die Kosten sind aber um ,- höher, so dass unter dem Strich am neuen Standort ein Verlust entsteht. Wenn der PRISMA-Kollege realistisch rechnet wird er erkennen, dass sich die Investitionen im vorliegenden Fall nicht rentieren. Wenn Sie weitere Standortentscheidungen treffen müssen, helfen einerseits das PRISMA- Standortsicherungsprogramm und andererseits die Unternehmensberatung Heckner mit ihrer Beratung. So ist es allemal sinnvoll im Vorfeld ein paar Euro zu investieren, um die Entscheidung für oder gegen einen neuen Standort gut vorzubereiten. 5

6 Erst wenn alle Rahmenbedingungen und auch die Planungsrechnungen gute Aussichten für das Vorhaben zeigen, soll der Startschuss gegeben werden. Treffen Sie keine Entscheidung aus dem Bauch heraus, eine falsche Entscheidung kann den Untergang des Unternehmens bedeuten. Kontaktdaten der Unternehmensberatung Heckner: Ulrich C. Heckner Tel.: / heckner@heckner.com Reinhardt Neufang Tel.: / bernau@heckner.com 6