Interne Revision und dolose Handlungen sowie Möglichkeiten ihrer Aufdeckung durch die Anwendung EDV-gestützter Analyseverfahren

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Hansl Weiner
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1 Thema Interne Revision und dolose Handlungen sowie Möglichkeiten ihrer Aufdeckung durch die Anwendung EDV-gestützter Analyseverfahren Fahrplan Erscheinungsformen und Auswirkungen doloser Handlungen Praxisbeispiele für dolose Handlungen Stellung und Aufgaben der Internen Revision Zusammenwirken zwischen Interner und Externer Revision insbesondere im Bereich derdigitalen Datenanalyse 2 Definition Fraud Häufigkeit der einzelnen Fraud-Arten Angaben in Prozent, Mehrfachnennungen möglich Fraud (Verstöße) Rechnungslegungsmanipulation Vermögensschädigung (dolose Handlung) Korruption Vermögenschädigung Korruption Rechnungslegungs- 3 manipulation 4 1

Revision insbesondere im Bereich derdigitalen Datenanalyse 2 Definition Fraud Häufigkeit der einzelnen Fraud-Arten Angaben in Prozent, Mehrfachnennungen möglich

2 Schadensformen Wirtschaftskriminalität Fallzahlen/Schäden durch Wirtschaftskriminalität Angaben in Prozent, Mehrfachnennungen möglich. 14. Diebstahl Untreue Betrug Verletzung Betriebsgeheimnisse ekriminalität Urheberrechtsverletzungen Korruption Windows Dressing Geldwäsche Schäden Mio EUR Fälle 6 Ursachen der Ausweitung von dolosen Handlungen Aufdeckung von dolosen Handlungen Alle Angaben in Prozent, Mehrfachnennungen möglich Angaben in Prozent, Mehrfachnennungen möglich 3 Polarisierung Gesellschaft 3 2 Internationalisierung 2 1 sinkende Loyalität mangelndes Problembewußtsein Hinweis Zufall Interne- Revision Interne- Kontrollen Externe- Revision Ermittlungsbehörden 7 8 2

2 3 4 6 7 8 9 1996 1997 1998 1999 2 21 22 23 24 2 Schäden Mio EUR Fälle 6 Ursachen der Ausweitung von dolosen Handlungen Aufdeckung von dolosen Handlungen Alle Angaben in Prozent,

3 Hinweisgeber bei dolosen Handlungen Schlüsselfaktoren (Fraud-Triangle) Angaben in Prozent, Mehrfachnennungen möglich 7 6 Gelegenheit Anreiz/Druck Mitarbeiter Anonym Kunden Lieferanten Innere Rechtfertigung 9 Beispiele für dolose Handlungen aus der Praxis Der Griff in die Kasse Der Griff in die Kasse Anstellung von nahestehenden Personen Vergabe von Aufträgen 1. Fall Vergabe von Aufträgen 2. Fall Weitergabe von Informationen Exponierte Stellung Für seinen Bereich eigene Hard- und Software Daraus folgend eigene Wartung Fingierte Rechnungen Auswahl geeigneter Mitarbeiter Durch Abteilungsveranstaltungen Herstellung enger Beziehung zu den Mitarbeitern

nahestehenden Personen Vergabe von Aufträgen 1. Fall Vergabe von Aufträgen 2.

4 Anstellung einer nahestehenden Person Vergabe von Aufträgen 1. Fall Ausnutzung Stellung Nutzung der Verschwiegenheitspflicht der Mitarbeiter der Personalabteilung Kein Mitarbeiter hat sich aus Angst um den Arbeitsplatz offenbart Keine interne Revision und keine externe Prüfung Exponierte Stellung im Bereich der Auftragsvergabe Stückelung der Aufträge zur Einhaltung von Vollmachtsgrenzen Nachträgliche Manipulation der Angebote durch Weitergabe der Angebote der anderen Mitbieter Beteiligung der unterstellten Mitarbeiter durch Weitergabe von kleinen Geschenken Vergabe von Aufträgen 2. Fall Weitergabe von Informationen Wie 1. Fall aber mit dem Unterschied: Die Manipulation erfolgte durch Abrechnung von tatsächlich nicht erbrachten Sonder- bzw. Zusatzleistungen Zugang zu relevanten Informationen Keine Zugriffsbeschränkungen auf Datenbank bzw. Technik Keine stringente EDV-Rechtevergabe Daher Möglichkeit der Vervielfältigung bzw. Speicherung von Daten Relativ risikolos, da keine Möglichkeit des Nachweises der Handlung

externe Prüfung Exponierte Stellung im Bereich der Auftragsvergabe Stückelung der Aufträge zur Einhaltung von Vollmachtsgrenzen Nachträgliche Manipulation der Angebote durch Weitergabe der Angebote

5 Stellung der Internen Revision Definition Interne Revision Internes Kontrollsystem Interne Revision = ergebnis-, verfahrens- und entscheidungsorientierte Überwachung Internes Steuerungssystem Internes Überwachungssystem situationsbedingte, schwerpunktwechselnde, fall- bzw. turnusweise Tätigkeit Interne Revision Sonstige (z. B. Betriebsschutz) besitzt begutachtende Funktion setzt spezifische Instrumente ein Aufgaben der Internen Revision Wirksamkeit der Internen Revision Überprüfung der Eignung der Anordnungen und Regelungen der gesetzlichen Vertreter ist abhängig vom Umfang der Überwachung der Einhaltung dieser Anordnungen und Regelungen Beratung der gesetzlichen Vertreter zur Ordnungsmäßigkeit des Internen Kontrollsystems Weisungsunabhängigkeit Prozessunabhängigkeit gewährten Kontrollrechte Fachkompetenz 19 2

Betriebsschutz) besitzt begutachtende Funktion setzt spezifische Instrumente ein 17 18 Aufgaben der Internen Revision Wirksamkeit der Internen Revision Überprüfung der Eignung der Anordnungen und

6 Organisatorische Vorkehrungen Ausgewählte Maßnahmen Kollektivierung von Entscheidungen Interne Kontrollen Mitarbeiterwechsel Mehr-Augen-Prinzip Personelle Funktionstrennung Hoher Formalisierungsgrad Personalrotation Hinweisgeberschutz Verpflichtungserklärungen Umfassende Verfahrens- und Entscheidungsdokumentation Whistle Blowing und Ombudswesen Glaubhafte Sanktionsdrohungen Notwendigkeit der EDV-gestützten Datenanalyse Zunahme der Komplexität der Geschäftsvorfälle Starke Zunahmen der zu verarbeitenden Datenmengen Verringerung der Anzahl des zur Verfügung stehenden Personals Häufige und gravierende Änderungen von Rahmenbedingungen Zunahme der zu beachtenden Einflussfaktoren Änderung der Prüfungsmethoden der Internen Revision Einzelfall- und Systemprüfung Einfache und komplexe Prüfung Konventionelle und automatisierte Prüfung Materielle und formelle Prüfung Direkte und indirekte Prüfung Lückenlose und stichprobenweise Prüfung

der EDV-gestützten Datenanalyse Zunahme der Komplexität der Geschäftsvorfälle Starke Zunahmen der zu verarbeitenden Datenmengen Verringerung der Anzahl des zur Verfügung stehenden Personals Häufige

7 Zusammenwirken Interner & Externer Revision Zusammenwirken bei EDV-gestützten Prüfungen Kenntnisse des Unternehmensumfeldes tendenziell höherer Grad der Unabhängigkeit Kenntnisse der Unternehmensinterna Branchenkenntnisse Spezialkenntnisse und Fachkompetenz Bereitstellung der erforderlichen Daten durch interne Revision Gemeinsame Aufarbeitung des Datenmaterials Analyse des Datenmaterials mithilfe der Prüfsoftware Verprobung der gewonnenen Erkenntnisse Gemeinsame Auswertung der entdeckten Auffälligkeiten 2 26 Möglichkeiten Digitaler Datenanalyse Benford s Law Benford s Gesetz Chi-Quadrat-Test Zeitreihenanalyse Splitten von Beträgen Ausreißer, ungewöhnliche Beträge Mehrfaches Aufkommen Aktionen an bestimmten Kalendertagen kritische Buchungstexte Lieferanten- und Kunden-Informationen Keine Gleichverteilung der Anfangsziffern von Zahlen So kommen die Ziffern von 1 9 in folgender Häufigkeit vor Verteilung der Ziffern in Prozent Telefon bzw. -Verkehr

Datenmaterials mithilfe der Prüfsoftware Verprobung der gewonnenen Erkenntnisse Gemeinsame Auswertung der entdeckten Auffälligkeiten 2 26 Möglichkeiten Digitaler Datenanalyse Benford s Law Benford s

8 Hill-Verteilung IDEA Analyse Benford s Law - AHK Anlagevermögen Verteilung der Ziffern in Prozent Angaben in Prozent Verteilung nach Benford Verteilung nach Hill Benfords Law tatsächliche Verteilung 29 3 Chi-Quadrat-Test Chi-Quadrat-Test Gleichverteilung der Ziffern der letzten bzw. vorletzten Vorkommastelle ersten bzw. zweiten Nachkommastelle Chi-Werte > 21 sprechen für ein hohes Maß der Abweichung 12, 1 8, 6, 4, 2, Verteilung der Ziffern in Prozent Ziffer erwartete Häufigkeit tatsächliche Häufigkeit 16, 61, 33, 41, 34, 24, 32, 39, 3, Differenz -2, 24, -3, 4, -2, -12, -4, 2, -1, 13, Differenz zum Quadrat 42,2 6,2 12,2 2,2 6,2 16,2 2,2 6,2 2,2 182, ,

zweiten Nachkommastelle Chi-Werte > 21 sprechen für ein hohes Maß der Abweichung 12, 1 8, 6, 4, 2, Verteilung der Ziffern in Prozent 1 2 3 4 6 7 8 9 Ziffer 1 2 3 4 6 7 8 9 erwartete

9 Chi-Quadrat-Test Zeitreihenanalyse Chi-Wert = Summe Differenz² erwartete Häufigkeit Mehrperiodischer Vergleich betrieblicher Größen mit direkt abhängigen nicht direkt abhängigen internen oder externen Daten 1.426, Darstellung von sachlichen und zeitlichen Zusammenhängen über mehrere Perioden Chi-Wert = 39,8 Weitere Analyse der Daten durch Anwendung stochastischer Verfahren möglich Beispiel zur Zeitreihenanalyse Splitten von Beträgen Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez 1. Ermittlung des Vollmachtsfaktors (VF = Rechnungsbetrag/Unterschriftsgrenze) 2. Analyse der beobachteten Häufigkeiten Schichtung der VF kurz unterhalb der Unterschriftsgrenze 3. Kontrolle der Häufigkeitsverteilung Ermittlung von Zusammenhänge zwischen den Häufigkeiten und bestimmtem Mitarbeitern bzw. Firmen Anzahl Veranstaltungen Aufwand für Catering

426, Darstellung von sachlichen und zeitlichen Zusammenhängen über mehrere Perioden Chi-Wert = 39,8 Weitere Analyse der Daten durch Anwendung stochastischer Verfahren möglich 33 34 Beispiel zur

10 1. Ermittlung des Vollmachtfaktors 2. Analyse der Häufigkeiten Rechnungsbetrag in EUR 1.234,4 9.96, ,12.46, , , , , 8.19, ,96 VF in % (UG =.) 12,34 99,7 98,6 4,7 99,28 41,3 28,97 67, 81,6 99,88 37 > = U Grenze < O Grenze Anzahl 1, 3, Häufigkeit in % 2, 7, 38 Möglichkeiten der Prävention Unternehmenskultur Eliminierung von Gelegenheiten Mitarbeiterprogramme Verhaltenskodex Arbeitsklima Trainingsprogramme Sorgentelefon Konsequenzen Wirksame Kontrollen Sozialverhalten Prüfungen 39

9 < O Grenze 9. 9.2 9.3 9.4 9. 9.6 9.7 9.8 9.9. Anzahl 1, 3, Häufigkeit in % 2, 7, 38 Möglichkeiten der Prävention Unternehmenskultur Eliminierung

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