Finance Management for IT Services

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1 Finance for IT Services Finance for IT Services IT-Services werden in der Regel als wichtige Unterstützung der täglichen Arbeit erfahren, die tatsächlichen Kosten dafür werden in vielen Fällen jedoch nicht ausreichend berücksichtigt. Gleichzeitig hat das Anwachsen der Anwenderzahl die IT-Finanzpläne immer grösser werden lassen. Da sich die Verrechnung von IT-Leistungen recht komplex gestaltet, werden nur selten die tatsächlichen Kosten pro Kunde korrekt festgestellt. Finance- ist ein integraler Bestandteil des Service-s. Es stellt die essentiellen -Informationen zur Verfügung, die für die Gewährleistung einer effizienten, wirtschaftlichen und kostenwirksamen Erbringung des Services benötigt werden. Ein effizientes Finance- System ermöglicht der Organisation, vollständig über die Ausgaben der IT- Services Rechenschaft abzulegen und diese Kosten den Services zuzuordnen, die für die Kunden der Organisation erbracht wurden. Seite 1

2 Service Delivery Service Support Manager Kunde Anwender Unternehmens- und Wettbewerbspolitik Account Mgmt Business Relationship Service Level Operationelle Prozesse Strategische Prozesse Financial Mgmt. Human Resource Capacity Mgmt. Service Planung Security Mgmt. Gesamtdarstellung Based on IPW and ITIL Service Desk RfC Incident Problem Configuration RfC Infrastruktur / Architektur Availability Mgmt. Leistungserstellung (Information and Communication Technologie / ICT) Continuity Mgmt. Change Release Qualitätsmanagement / Programme Mgmt. Entwicklung Service Design Service Built & Test Supplier (Zusammenarbeit gemäss Underpinning Contracts) Messwerte (für SLM und Planung) L i e f e r a n t e n Das Financial for IT Services im IPW (TM) Modell (IPW = Implementation of a Process oriented Workflow) Seite 2

3 Warum Finance Mgmt. for IT Services? Weil man besten Service leisten, aber trotzdem Pleite gehen kann Weil gesetzliche Bestimmungen ein Mindestmass an Finanzplanung vorschreiben Weil Service Provider Wirtschaftsunternehmen sind Weil der wirtschaftliche Druck für alle wächst Seite 3

4 Zielsetzung Für intern ausgerichtete IT Service Organisationen: - Überwachung der Kosteneffiziens von IT Komponenten und Ressourcen, die zur Erbringung der IT Services benötigt werden. Für extern ausgerichtete IT Service Provider: - Formulieren Sie eine Vision, die Ziele bzgl. Profit und Marketing festlegt. Für alle IT Service Organisationen: - Entstehende Kosten erfassen - damit diese detailliert den für die Kunden geleisteten IT Services zugerechnet werden können. - Entscheidungen zu IT-Investitionen durch detaillierte Business Cases (Geschäfts-Vorfälle / Beispiele) unterstützen. Zielsetzung Das Finance- bietet eine kostenwirksame Bereitstellung von IT- Komponenten und der finanziellen Ressourcen, die für die Erbringung von IT- Services eingesetzt werden. Um dieses Ziel verwirklichen zu können, ist die vollständige Erfassung der Kosten für ITServices sowie deren Zuordnung zu den jeweils erbrachten Services erforderlich. Auf diese Weise untermauert das Finance- die Entscheidungen der Geschäftsleitung hinsichtlich IT- Investitionsfragen und ermutigt zu einem kostenbewussten Umgang mit IT- Einrichtungen. Seite 4

5 Definition Financial for IT Services beschäftigt sich mit der Identifizierung, Überwachung und Weiterberechnung der Kosten für das IT Service. Der Prozess ist zudem verantwortlich für die Finanzmittelplanung. Seite 5

6 Vorteile (1) Handeln wie ein Wirtschaftsunternehmen - Geschäftsmässige Entscheidungsfindung über IT Services - Genaue Kosten-Informationen zur Unterstützung von IT Investitionen - Steigerung von Kostenbewusstsein und Professionalität in der IT - Gesteigerte Zuverlässigkeit bei der Aufstellung und Verwaltung von Etatplänen - Frühwarnsystem vor übermässigen Verbrauch (Budgeting) Reduziert langfristige Kosten - Abrechnung der IT Kosten auf faire, Verwendungsbezogene Art und Weise - Einfluss auf das Verhalten von Kunden und Anwender - Unternehmensweit effizienter Einsatz von IT Ermöglicht den Vergleich mit alternativen Service Providern Kosten für Changes werden planbar Mitarbeiter erhalten eine professionellere Einstellung Seite 6

7 Vorteile (2) Finance for IT Services... ermittelt Kosten von Services und Changes ermöglicht eine solide Investitionsstrategie ermöglicht eine transparente und inhaltlich fundierte Preisgestaltung erfüllt gesetzliche Auflagen zur Planung und Kontrolle unterstütz den effizienten Einsatz von Ressourcen ermöglich die Berechnung von - Total Cost of Ownership (Gesamtkosten, TCO) und - Return of Investment (Investionsrentabilität, ROI) schafft ein Bewusstsein über tatsächliche Kosten der Services Seite 7

8 Aufgaben Budgeting Finance Accounting Charging Der Prozess verlangt die IT - interne Durchführung einer Finanzmittelplanung und Kostenrechnung. Die interne oder externe Leistungsverrechnung ist optional. Sie hängt von der für die IT gewählten Organisationsform ab. Budgeting (Finanzplanung) Finanzmittelplanung für einen definierten Zeitraum Überwachung der aktuellen Mittelbedarfe und Abgleich mit dem aktuell verfügbaren Budget Falls eine Leistungsverrechnung implementiert ist, Überwachung der Einnahmen und Ausgaben Vermeidung von Budgetüberschreitungen Accounting (Kostenrechnung) Kostenrechnung für die verbrauchten Finanzmittel Nachkalkulation der an interne und externe Kunden gelieferten IT Services Durchführung von Kosten Nutzen - und ROI - Analysen Kosten für Changes ermitteln Charging (Leistungsverrechnung) Berechnung der entstandenen Kosten für die gelieferten IT Services an die Kunden Beeinflussen des Kostenverhaltens der Kunden und Anwender Seite 8

9 Budgeting (Finanzplanung) Planung der Gelder die - zur Durchführung der IT-Services - in einer Finanzperiode benötigt werden Sicherstellen, dass die aktuellen Ausgaben mit den geplanten Ausgaben jederzeit übereinstimmen Das Risiko der Budgetüberschreitung verringern Umsätze zur Abdeckung der geplanten Kosten sicherstellen - falls Leistungsverrechnung durchgeführt wird Budgeting (Finanzplanung) Das ausschließliche Ziel der Finanzplanung besteht in der Planung und im der Kosten von Aktivitäten der IT. Wenn im Rahmen der Unternehmens- und Strategieplanung die langfristigen Zielsetzungen eines Unternehmens ausgearbeitet werden, werden für die jeweiligen Ziele eines Zeitraums Finanzpläne festgelegt. Die Finanzplanzeiträume umfassen in der Regel ein bis fünf Jahre. Aufgaben: Schätzung des Finanzbedarfs für die nächste Periode Ermöglicht laufende Kontrolle der Ausgaben durch Vergleich mit Soll-Wert Dadurch Risikoreduzierung der Inliquidität Seite 9

10 Accounting (Kostenrechnung) Kosten detailliert darstellen (Kostenrechnung) Ermittlung und Zurechnung der Kosten für laufende Services zu internen und externen Kunden Ermöglicht Kosten-Nutzen - und Return-On-Investment - Analysen Ermittelt die Kosten von Changes Accounting (Kostenrechnung) Um eine IT-Organisation wie ein normales Unternehmen führen zu können, ist es von entscheidender Bedeutung, dass sämtliche Kosten, für die die IT verantwortlich ist, ermittelt werden und klar sind. Auch wenn die Verrechnung der Kosten nicht beabsichtigt ist, so müssen sie doch bestimmt werden, denn Kosten können nur dann verwaltet und kontrolliert werden, wenn sie ausreichend bekannt sind. In diesem Zusammenhang ist es nicht so wichtig, dass man die einzelnen, kleineren Kostenposten kennt, vielmehr müssen die verschiedenen Möglichkeiten für die Zusammenfassung der Kosten definiert sein. Diese Vorgehensweise sorgt für ein besseres Verständnis hinsichtlich der Art und Weise, auf die das Geld ausgegeben wird. Accounting ermöglicht: Kostenverfolgung (gegen Budget) Unterstützt die Entwicklung einer fundierten Investitionsstrategie Unterstützt den Einsatz von Kostenzielen Erleichtert wirtschaftliche Ressourcenzuweisung Kostenwirkung täglicher Entscheidungen werden transparent Risiko von Fehlentscheidungen wird verringert Unterstützt ggf. Einführung der Leistungsverrechnung Ermittelt Kosten von Changes Seite 10

11 Charging (Leistungsverrechnung) Verrechnung erbrachter Leistungen und Reporting Beeinflussen von Kunden- und IT- Mgmt.-verhalten Transparenz für den Kunden - und die eigenen IT- Organisation schaffen Ermöglicht der IT- Organisation als Wirtschaftsunternehmen zu handeln - Profit- und Costcenter - Effektive Services in vereinbarter Qualität und Quantität Charging (Leistungsverrechnung) Die Idee des Kostenmanagements gewinnt zunehmend an Bedeutung. Die Verrechnung von intern verursachten Kosten (Charging) ist relativ neu, ist aber eine gute Methode, die Anwender zu einem sparsameren Umgang mit ihren IT- Mitteln anzuhalten. Leistungsverrechnung im Zusammenhang mit IT-Services ist jedoch nur sinnvoll, wenn die Finanzplanverwalter in der Kundenorganisation auch für andere Services wie Telefonie, Unterbringung, Post, Catering und Personalmanagement zahlen müssen. Das Vorgehen sollte zur Finanzpolitik der Organisation passen. Wenn dies der Fall ist, werden die Finanzplanverwalter mit Nutzungskosten konfrontiert, die sie selbst wieder für die Berechung des Preises für ihre Services und Produkte einfließen lassen werden. Die Motivation für die Einführung der Kostenverrechnung ist meist der Wunsch, sämtliche verursachten Kosten wieder hereinzuholen. In diesem Fall funktioniert die IT-Organisation wie eine Business Unit. Eine Verrechnung der Kosten ist allerdings nur möglich, wenn die tatsächlich verursachten Nutzungskosten für die IT-Services bekannt sind. Charging verändert Sichtweisen - Kundenverhalten wird beeinflusst Nur was etwas kostet, hat auch einen Wert Aber: Wer für etwas bezahlt, fordert! - Führungsverhalten des IT-s wird beeinflusst Seite 11

12 Der Prozess Seite 12

13 Kostenarten nach ITIL Hardware Software Personal Facilities Externe-Services Transfer-Kosten Fazit: In die genannten Kategorien lassen sich alle Kosten für Services einordnen Andere Kategorien sind möglich; keine festen Regeln Wichtig: Kostenerfassung muss vollständig sein Kostenarten nach ITIL Equipment = Hardware Organisation = Mitarbeiter Transfer = Kosten, die der IT dadurch entstehen, dass sie im Namen des Kunden handelt. Diese Kosten werden nicht gegen das Budget der IT-Abteilung gebucht. z.b. Anschaffungskosten eines für einen Geschäftsbereich gekauften PCs. Gebäude = Gebäude, Möbel Software = Software! Diese Kosten sind nicht von direktem Interesse für die Geschäftsbereiche. Sie sind nur für die IT relevant und müssen auf die Services abgebildet werden, die die IT für die Geschäftsbereiche erbringt. Seite 13

14 Kostenklassen In einem Kostenrechnungsmodell müssen folgende Kostenklassen unterschieden werden: - Kapitalkosten - Operationale Kosten - Direkte Kosten - Indirekte Kosten -Fixkosten - Variable Kosten Kostenklassen Kapitalkosten Interner Zinsfuß. Wie amortisieren sich die eingesetzten Finanzmittel? Operationale Kosten sind aufwandsbezogen Kosten, die sofort voll abgeschrieben werden dürfen (z.b. Personalkosten, Wartungskosten, Mieten, Leasingraten, Verbrauchskosten wie Strom, Gas, Wasser) Direkte Kosten können einem Service direkt zugeordnet werden Indirekte Kosten können einem Service nicht direkt zugeordnet werden (z.b. Kosten der IT - Infrastruktur). Diese Kosten müssen möglichst verursachungsgerecht umgelegt werden. Es muss unterschieden werden zwischen indirekten Kosten, die innerhalb der IT - Organisation entstehen (produktgruppenfixe Gemeinkosten), z.b. Kosten der IT -Infrastruktur und solchen, die von externen, unternehmensweiten Kostenmodellen auf die IT Organisation umgelegt werden(unternehmensfixe Gemeinkosten), z.b. Verwaltungskosten. Variable Kosten variieren mit dem Grad der Leistungserbringung (z.b. Verbrauchsmaterial eines Massendruckers) Fixkosten sind vom Nutzungsgrad unabhängig (z.b. Bereitstellungskosten für Hardware) Seite 14

15 Rollen und Verantwortlichkeiten Finance Manager Überwachung und Optimierung des Prozesses Einführung geeigneter Werkzeuge Plant und vereinbart die Schnittstellen mir anderen Prozessen Internes und externes Reporting Seite 15

16 Begriffe Accounting = Kostenrechnung Budgeting = Finanzplanung Charging = Leistungsverrechnung Seite 16

17 Zusammenfassung (1) Entwicklung einer soliden Investitionsstrategie Definition von Leistungszielen Messung erbrachter Leistungen Erleichtert die Priorisierung des Ressourceneinsatzes Optimierte Ressourcenplanung Solide finanzgerechte Verwaltung der eingesetzten Vermögenswerte Unterstützt das Mgmt. in der täglichen Entscheidungsfindung, um risikominimierend zu planen Seite 17

18 Zusammenfassung (2) FM schafft die organisatorische Voraussetzungen zur Durchführung einer Kostenträgerrechnung Kostenträgerrechnung ermöglicht: - Flexibilität bei der Kostenermittlung von definierten Services - Grundlage für eine wirtschaftliche Gestaltung der IT Services - Ermittlung tatsächlicher Kosten eines IT Services - Transparente und inhaltlich fundierte Preisgestaltung - Erstellung von Reports (Planung und Kontrolle) - Informationen an die Finanzbuchhaltung weiterleiten Seite 18

19 Prüfungsfragen Finance for IT-Services Frage 1 Welcher Begriff gehört nicht zum Finance für IT-Dienstleistungen (IT-Services)? a) Budgetieren (Budgeting) b) Weiterberechnung (Charging) c) Einkaufen (Procuring) d) Tariffestlegung (Pricing) Frage 2 Welcher ITIL-Prozess ist für das Erstellen eines Leistungsverrechnungssystems verantwortlich? a) Availability b) Capacity c) Financial for IT Services d) Service Level Seite 19