Roos Freizeitanlagen GmbH

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1 Roos Freizeitanlagen GmbH Einfach mal abtauchen Erfolgsgeschichte: Branche: Herausforderung: Lösung: Das mittelständische Unternehmen aus dem hessischen Altenstadt vertreibt und produziert sowohl komplette Swimmingpools als auch solare Schwimmbadheizungen und Zubehör für den Eigenbau. Das saisonale Geschäft verlangt nach einer Softwarelösung, die exakte Geschäftsprognosen in Echtzeit liefert. Produktion Handel Merkmale: 8 Mitarbeiter 6 SAP Business One- User Datenübernahme von der bestehenden Individuallösung zu SAP Business One Anpassung der Benutzeroberflächen an die Bedürfnisse der Sachbearbeiter Integrierte Datenhaltung Datensätze sind nach werberelevanten Kriterien gruppierbar Erhöhte Prozesseffizienz, insbesondere bei der Angebotserstellung

2 Das Unternehmen Dank der Flexibilität der SAP-Lösung können wir jetzt noch kundenorientierter arbeiten. Kai Maurer, Vertriebsmanager der Roos Freizeitanlagen GmbH Wenn das Thermometer über 28 Grad klettert und die Grillsaison begonnen hat, ist T-Shirt-Wetter und Badezeit. Dann träumt man vom Schwimmbecken im eigenen Garten. Für die Roos Freizeitanlagen GmbH fängt die Badesaison dagegen schon im Januar an. Das mittelständische Unternehmen aus dem hessischen Altenstadt vertreibt und produziert sowohl komplette Swimmingpools als auch solare Schwimmbadheizungen und Zubehör für den Eigenbau: Dichtungsfolie, Gegenstromanlagen, Solarsteuerungen und römische Badetreppen gehören zum Portfolio des Herstellers und Großhändlers. Seit über 30 Jahren beliefert Roos Freizeitanlagen Kunden in aller Welt mit diesen Systemen. Doch der Schwimmbadbau ist ein saisonales Geschäft. Im Winter bekommen die acht Mitarbeiter der Roos Freizeitanlagen GmbH wenig Anfragen. In den Sommermonaten haben sie dafür alle Hände voll zu tun, um ihre Kunden pünktlich zu beliefern. Folglich ist das Unternehmen darauf angewiesen, dass in kurzer Zeit viele Aufträge abgewickelt werden können und braucht dafür eine IT-Lösung, die stabil und effizient läuft.

3 Immer Aktuell: Mit SAP Business One haben Sie permanenten Zugang zu Ihren Unternehmensdaten. Alles unter Kontrolle: Durch umfassende Prognosen planen Sie Ihre Geschäftschancen immer voraus. Individuell anpassbar: SAP Business One ist ganz einfach auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassbar. Kundenmanagement: Durch optimierten Service sparen Sie Zeit und Kosten auf Kunden und Geschäftsseite. Sinnvolle Aufbereitung von Kundendaten Vor allem anderen benötigt das marketingorientierte Unternehmen eine gut gepflegte Kontaktdatenbank. Genauso wichtig wie die Informationen selbst ist, dass die Datensätze nach werberelevanten Kriterien gruppiert werden können. Durch spezielle SQL-Abfragen können einzelne Daten aus den Kundenstamminformationen herausgefiltert und für ein zielgruppenorientiertes CRM verwendet werden. Vergleichbare Selektionen waren mit der eigenentwickelten Software, die Roos Freizeitanlagen vorher im Einsatz hatte, nicht oder nur unter großem Aufwand möglich. Die Trennung von dieser Individuallösung fiel Kai Maurer dennoch nicht ganz leicht. Aber: Sie war nicht mehr zeitgemäß Datenselektion und die Anbindung an und Fax sind für ein effizientes Marketing einfach erforderlich, erläutert der Vertriebsmanager. Beide Ansprüche erfüllt SAP Business One und kam deshalb für Kai Maurer bei der Suche nach einer neuen Software von vornherein in die engere Auswahl. Ausschlaggebend war letztendlich die Möglichkeit der integrierten Datenhaltung: Egal ob ich Informationen für Einkauf, Controlling oder Customer- Relationship-Management benötige, mit SAP Business One greife ich immer auf eine zentrale Quelle zu. Das war für mich entscheidend, kommentiert Kai Maurer. Als die Entscheidung für die SAP-Lösung gefallen war, ging alles ziemlich schnell. Die Edv-Consulting GmbH implementierte SAP Business One in nur drei Wochen. Eine Herausforderung musste der SAP-Partner dabei bewältigen: Das Erscheinungsbild der Software sollte sich beim Wechsel vom alten zum neuen IT- System möglichst wenig ändern, um die Umgewöhnung für die Mitarbeiter zu erleichtern. Wir wollten, dass etwa die Darstellung der Kundenstammdaten so bleibt, wie sie war, erklärt Kai Maurer. Und das leistet die Lösung. Ich hatte sehr viel Freiheit bei der Gestaltung der Masken. Die Flexibilität bei der Anpassung der Oberflächen hat sich schnell für das Unternehmen ausgezahlt: An einem einzigen Schulungstag lernten die sechs User die Grundlagen des Systems kennen.

4 Wir schaffen mehr Arbeit in weniger Zeit Egal ob ich Daten für Einkauf, Controlling oder Customer Relationship Management benötige, mit SAP Business One greife ich immer auf eine zentrale Quelle zu. Das war für mich entscheidend. Kai Maurer, Vertriebsmanager der Roos Freizeitanlagen GmbH Dass SAP Business One genau auf die Bedürfnisse der Roos Freizeitanlagen GmbH zugeschnitten ist, erleichtert die Arbeit im Kundenservice und im Vertrieb. Wenn Kai Maurer einen Kunden am Telefon hat, kann er alle früheren Geschäftsvorgänge einsehen und so individuell auf die Fragen des Kunden eingehen. Mailingaktionen sind dank offener Schnittstellen der SAP-Lösung zu - und Fax-Anwendungen erst möglich geworden und der Online-Vertrieb wird immer wichtiger, prognostiziert Kai Maurer. Er resümiert: Mit dem System haben wir die Möglichkeit, noch kundenorientierter zu arbeiten. Zufrieden stimmt den Vertriebsmanager auch, dass die Angebotserstellung mit SAP Business One wesentlich effizienter abläuft als bisher. Die Folge: Zeitersparnis bei der vorgelagerten Abwicklung. Ein gut geschulter Mitarbeiter kann heute acht statt fünf Angebote pro Stunde schreiben. Einfach, weil er Daten übertragen und für andere Kunden wieder verwenden kann. Der Vertriebsmanager rechnet mit weiteren Einsparungen, sobald alle Mitarbeiter mit dem System vertraut sind. Zeit, die er einsetzen kann, um in gezielten Marketing-Aktionen für die Produkte der Roos Freizeitanlagen GmbH zu werben. Deshalb plant Kai Maurer, ab 2006 alle Betriebsprozesse IT-gestützt mit SAP Business One zu managen in Altenstadt und auch in seinen Auslandsvertretungen. Den Beginn machen Lagerverwaltung und Buchhaltung: Die Integration weiterer Abläufe ist unser Zukunftsthema! ROOS - Freizeitanlagen GmbH, Herrnstraße 40, Altenstadt, 4

5 SAP Business One Funktionen und Merkmale im Überblick Finanzen Vertrieb Service Einkauf Bestand Fertigung Kontenplan Journalbuchungen Dauerbuchungen Wechselkurse in mehreren Währungen Finanzberichte Budgetverwaltung Kostenrechnung Mehrere Buchungsperioden Zahlungslauf Kontoauszugsverarbeitung Gutschriften Kontenabstimmung Datev Elster SEPA Opportunity- und Pipeline- Management Kontaktverwaltung Aktivitätenverwaltung Kalender Kampagnenmanag ement Rahmenverträge Angebote Bestellungen Lieferungen Mahnwesen Bruttogewinnberechnung Integration mit Microsoft Office Servicemanage ment Nachverfolgung über mehrere Kundeninteraktionen hinweg Wissensdatenbank Abwicklung von Serviceabrufen Lieferantenanfragen Bestellungen Wareneingänge Einkaufsretouren Einkaufsgutschriften Wareneinstandspreise Intrastat Artikelverwaltung Artikelliste Preislisten Wareneingänge Warenausgänge Bestandstransaktionen Umlagerungen Seriennummernverwaltung Chargennummernverwaltung Kommissionieren und Packen Wiederkehrende Transaktionen Stücklisten Fertigungsaufträge Prognosen Materialbedarfsplanung Auftragsempfehlung 5

6 Über Uns Die ist Ihr Ansprechpartner für SAP Business One und individuelle Softwarelösungen im Rhein-Main-Gebiet und im Rheinland. SAP Business One ist eine kostengünstige und vollständig integrierte Unternehmenslösung, die passgenau auf die speziellen Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten ist. Als mittelständischer SAP Partner zeichnet uns insbesondere die Kombination aus professionellem Vorgehen bei Implementierungsprojekten, kaufmännischem Fachwissen und ausgezeichnetem Service aus. Individuelle Programmierleistungen und komplexe Datenübernahmen ergänzen unser Portfolio. Mehr über erfahren sie auf unserer Website Mainz Alte Gärtnerei Mainz Tel: / Fax: / Frankfurt Friedrich-Ebert-Anlage Frankfurt am Main Tel: 069 / Fax: 069 / Köln Im Mediapark Köln Tel: 0221 / Fax: 0221 / Trier Max-Planck-Str Trier Tel: 0651 / Fax: 0651 /