Elektronische Lieferantenakte

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1 Elektronische Lieferantenakte 1

2 Sämtliche Informationen wie auch Funktionen zum Lieferanten lassen sich in Lieferantenakten an zentraler Stelle zusammenfassen. Die Vorzüge des flexiblen Arbeitens mit elektronischen Akten und Prozessen für die Daten und Prozesse des Einkaufs können damit sofort genutzt werden. Die Problematik von papierbasierten Informationen als Basis für Geschäftsprozesse ist äußerst vielschichtig. Trotzdem sind solche Informationsquellen nach wie vor für unsere täglichen Arbeitsabläufe von enormer Bedeutung. Dies trifft für Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen in nur wenig differierendem Umfang zu. Die kritischen Faktoren klassischer Akten sind rasch identifiziert: - Das Finden von Informationen hängt direkt von Ordnung und Struktur der Akte ab. - Lediglich eine Person kann an nur einem Ort mit dieser Datenquelle arbeiten. Weitere Kriterien sind Zugriffsrechte, Datenschutz, Änderungsprotokolle etc. 2

3 Neben diesen klassischen Themen drängt sich vor allem aber die Tatsache in den Vordergrund, dass zusammengehörigen Informationen aus vielerlei Quellen zu einem vollständigen Bild zusammengeführt werden müssen: - s - Dateien versch. Formate - Internet-Content - Content aus dem ERP-System (SAP ) - Content aus anderen Systemen Records Management bietet die technologische Basis für die elektronische Aktenverwaltung, die tf-lieferantenakte eine komplett vorgefertigte Lösung zur zentralen Verwaltung aller relevanten Informationsquellen zum Lieferanten. Die tf-lieferantenakte kann automatisch bei Anlage eines Kreditoren-Stammsatzes entstehen und ist mit diesem dann direkt verbunden, so dass man z.b. aus der Stammsatzanzeige des ERP-Systems direkt in die Lieferantenakte abspringen kann. Die Struktur der Akte ist vordefiniert, jedoch beliebig änderbar und erweiterbar. Die integrierten Serviceprovider verhelfen der Akte nun zu vielfältiger Funktionalität: Der Service Provider zur Ablage von Dateien ermöglicht es, direkt aus der Akte heraus in die entsprechende Struktur Dateien beispielsweise vom Desktop abzulegen. 3

4 Wichtig hierbei ist die völlig frei definierbare Attributierung der abgelegten Information: 4

5 Das Scannen von Dokumenten wird mit einem tf-service Provider ebenfalls direkt aus der Akte heraus unterstützt. Auch hier gelten die Eckpunkte: - beliebige Zuordnung zu Aktenstrukturen - freie Attributierung bzw. Klassifizierung der abzulegenden Information Klassischerweise können hier Verträge als Beispiele herangezogen werden, oder aber die Faxbestellung, welche als begleitendes Dokument zur angelegten Bestellung dient. Die Funktionalität der tf-lieferantenakte beinhaltet für solche Fälle die Möglichkeit, Dokumente mit den SAP -Belegen direkt zu verbinden. Ergebnis für obiges Beispiel: Die Faxbestellung ist nicht nur in der Lieferantenakte hinterlegt, sondern zusätzlich direkt als Anlage zur SAP -Bestellung hinterlegt. Das Anlegen, Anzeigen oder Ändern von Einkaufsbelegen ist ein weiteres Beispiel für einen tf-service Provider, der im Lieferumfang der tf-lieferantenakte enthalten ist: Beliebige SAP -Transaktionen lassen sich damit in die Aktenstrukturen integrieren und beim Aufruf mit Daten aus der Akte versorgen. 5

6 Die Lieferantenakte kann damit nicht nur zentrales Cockpit für alle Informationen rund um den Kreditor sein, sondern auch als transaktionales Funktionscockpit ausgebildet werden. Die Anbindung von Mailsystemen ist ein weiterer wichtiger Bestandteil einer Lieferantenakte. Beispiel: Eingehende s incl. Anlagen sollen direkt in einer Struktur der Lieferantenakte abgelegt werden. Neben den Informationen aus gescannten Dokumenten, Dokumenten die aus Dateien abgelegt wurden oder solchen die aus Mails in die Lieferantenakte gelangen, sind die ERP-Daten zum Kreditor zentraler Bestandteile der tf-kundenakte. Beispiele: - EK-Infosätze - Anfragen, Angebote - Bestellungen - Rechnungen etc. Zu allen relevanten Business Objekttypen stellt die tf-lieferantenakte Service Provider zur Suche und zur Darstellung der Ergebnisse wie auch zur weiteren Navigation bereit. Beispiel: Der Provider zur Anzeige der EK-Infosätze ermöglicht die Navigation zu allen dem Material zugeordneten DVS-Dokumenten. Die aktuelle Zeichnung zum Material kann so beispielsweise direkt aufgerufen werden. 6

7 Beschaffungsprozesse steuern, dokumentieren und kontrollieren. Die Lieferantenakte kann alle für Sie relevanten Prozesse in der Beschaffung in separaten Fallakten integrieren. Derart abgebildete Prozesse können nicht nur sämtliche Dokumentationsaufgaben übernehmen, mit Terminen, Status, Aufgaben und Funktionen wird der Prozess aktiv gesteuert. Eine Beschaffungsakte (Bsp. oben) kann beispielsweise die ausgehenden Anfragebelege zusammenfassen, die eingehenden Angebote zuordnen und dabei die Akte zur Angebotserfassung dem Einkäufer wieder zustellen. Angebotserfassung, Preisspiegel, Bestellanlage etc. sind funktionaler Bestandteil der Akte und werden direkt hieraus initiiert. Auftragsbestätigungen, WE-Belege, Prüfergebnisse etc. können automatisch in die Akte einfließen und so die Dokumentation der Beschaffung vervollständigen. 7

8 Vielen Dank Mehrwerk AG

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