Praxisleitfaden Business Apps Praxisrelavantes Grundwissen über individuelle Anwendungen in Unternehmen

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1 Praxisleitfaden Business Apps 2014 Praxisrelavantes Grundwissen über individuelle Anwendungen in Unternehmen Herausgegeben von: FLYACTS GmbH 03/2014

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3 EINLEITUNG Praxisleitfaden Business Apps 2014 Praxisrelavantes Grundwissen über individuelle Anwendungen in Unternehmen 3

4 EINLEITUNG Der Praxisleitfaden ist für Mitarbeiter und Entscheider in Unternehmen, die auf der Suche nach praxisrelevanten Informationen über Potenziale, Technologien, Kosten & Entwicklungszeit, Vorbereitung & Konzeption zu (Web-) Anwendungen auf Desktops, Smartphones, Tablets & Co. in Unternehmen sind. Das Ziel dieses Leitfadens ist es, schneller fundierte Entscheidungen und Vorbereitungen bei der Einführung und Entwicklung einer individuellen Business App zu treffen. Definition App: Der Begriff App stammt ursprünglich aus dem englischen Sprachraum und leitet sich von dem Wort Application ab, was übersetzt so viel wie Anwendung bedeutet. In der englischen Sprache steht die Abkürzung App für Application Software und beschreibt hier alle Art von Anwendungssoftware. merke Der Begriff App bezeichnet nicht nur eine Anwendung für mobile Geräte wie Smartphones und Tablets, sondern auch für Desktops und Laptops! 4

5 INHALT INHALTS- VERZEICHNIS 1. Anwendungsmöglichkeiten & Potenziale 1.1 Anwendungsmöglichkeiten interner und externer Business Apps S Nutzen, Ziele & Potenziale von Business Apps S Bedeutung mobiler Business App-Lösungen S Technologien, Schnittstellen, Distribution & Sicherheit 2.1 Technologien S Schnittstellen: auf Daten eines anderen Systems zugreifen S Distribution S Sicherheit bei mobilen Apps S Kosten & Entwicklungszeiten S Vorbereitung & Konzeption (Checkliste) S Praxisbeispiel einer Vertriebs-App 5.1 Vorstellung: Hund Büromöbel GmbH S Motivation & Ziele des Kunden S Technologie S Umsetzung S. 17 Literaturverzeichnis S. 21 Über den Herausgeber: FLYACTS GmbH S. 22 5

6 Anwendungsmöglichkeiten & Potenziale 1 ANWENDUNGS- MÖGLICHKEITEN & POTENZIALE Seit der Einführung von Windows 8 und der neusten Version des Apple Betriebssystems Mac OS X, bei denen sämtliche Anwendungen als Apps deklariert werden, wird ein Trend ersichtlich: Apps lösen die bisherigen komplexen Programme ab, die tief in der Architektur eines Betriebssystems implementiert sind. Hinzu kommt der Fakt, dass die Gesellschaft generell digitaler wird: dieser Trend gilt auch für die Geschäftswelt. Business Apps auf stationären und mobilen Endgeräten sind keine Nice-to-Haves mehr, sondern werden zu lohnenswerten Investitionen. Diese Apps können auf verschiedene Bereiche des Unternehmens wirken, unterschiedliche Ziele verfolgen sowie diverse Potenziale ermöglichen. Das folgende Kapitel soll dazu dienen, die Bedeutung von Apps für die heutige (Arbeits-)welt zu verdeutlichen und aufzeigen, welche Chancen schon heute für Unternehmen bestehen. Nach außen wirkende Apps (externe Apps) Nach außen wirkende Apps (externe Apps) 1.1 Anwendungsmöglichkeiten interner und externer Business Apps Die Einsatzmöglichkeiten von Apps im Unternehmen sind vielfältig. Sie unterscheiden sich von den bisherigen Softwarelösungen, da sie fokussierter arbeiten und dadurch ausgewählte Aufgabenstellungen effizienter abwickeln können. Die Anwendungen für Unternehmen werden daher nach dem Aufgabenbereich differenziert. Zum einen können Business Apps nach außen gerichtet sein, sodass sie Kunden, Lieferanten und/oder Geschäftspartnern zur Verfügung stehen. Zum anderen können sie für die interne Anwendung bestimmt sein, um beispielsweise Prozesse zu optimieren. Letztere sind für Externe nicht einsehoder nutzbar. Darüberhinaus können interne Apps auch über Schnittstellen nach Außen verfügen, zum Beispiel bei einer Vertriebs- oder Recruiting App. Nichtzuletzt besteht die Möglichkeit, individuelle Anwendungen übergreifend agieren, und sämtliche Richtungswirkungen beinhalten zu lassen. Nach innen wirkende Apps (interne Apps) Nach innen wirkende Apps (interne Apps) tipp! Die heutigen Technologien ermöglichen einen flexiblen Einsatz von Business Apps. Diese müssen nicht mehr als reine Marketing Apps fungieren, sondern können auch interne Prozesse rund um Service, Verwaltung und Planung optimieren oder mit Maschinen verbunden sein. Marketing M-Commerce Vertrieb (Kunden-) Datenmanagement Einkauf-/ Bestellverwaltung Handbücher Service/ Reparatur maschinennahe/ Hardware Apps (z.b. Steuerung) Interne Handbücher Interner Service/ Reparatur Recruiting E-Learning/ Schulung Personalverwaltung Wissensmanagement Planung & Verwaltung Controlling Dokumentenmanagement , Kalender, Kommunikation Konferenzen & Events Individuelle Anwendungen/ Geschäftsmodelle 6

7 Anwendungsmöglichkeiten & Potenziale 1.2 Nutzen, Ziele & Potenziale von Business Apps Nach der ersten Idee und vorläufigen Entscheidung, dass eine Business App im Unternehmen einen gewissen Mehrwert bringen könnte, sollte ein Business Case erstellt werden. In einem Business Case wird die App-Idee konkretisiert und deren Wirtschaftlichkeit untersucht. Anschließend dient sie als Entscheidungsgrundlage für Entscheider. Bestandsteile eines Business Case: - Projektbeschreibung (s. Punkt 4.) - quantitative Vorteile - qualitative Vorteile - mögliche Risiken/Kritik/offene Punkte - Alternativen - Bewertung - Empfehlung Der Nutzen einer Business App kann quantitativer und qualitativer Natur sein. Als quantitative Vorteile einer App werden in der Praxis meist folgende Ziele verfolgt: - mehr Kundenkontakte - Erhöhung der Reichweite - Umsatz-/Gewinnsteigerung - Zeiteinsparungen durch Automatisierung/ verkürzte Durchlaufzeiten - Verringerung der Fehleranfälligkeit Beispiel einer quantifizierbaren Nutzenbegründung: Ein Paradebeispiel [...] stellt das Projekt DIVA von Fraport und Lufthansa dar. Die Mobile Lösung hilft sogenannten Agents, deren Aufgabe es ist, beeinträchtigte Personen am Flughafen zu betreuen. Diese Agents begleiten Personen von einem speziellen Check-in bis zum Abflug. Die Weitläufigkeit des Flughafens stellt hier die besonderen Anforderungen dar. Wo ist welcher Mitarbeiter? Wer hat welchen Gast gerade in der Betreuung? Welcher Gast erfordert welche Art der Betreuung? Die vorherige Lösung kann kurz als papierbasiertes Auftragssystem beschrieben werden. In DIVA sind nun alle Wege des Flughafens hinterlegt, samt Wegzeiten und Barrieren (Einbahnstraßen, Checkpoints, etc.). Die Agents checken sich bei Schichtbeginn ein, erhalten ihre Aufträge, können diese abarbeiten und gleichzeitig die Prozessqualität erhöhen, z.b. über Notizen wie sitzt im Rollstuhl. Durch die zentrale Auftragsvergabe in Form von Disponenten im Backoffice und die Anbindung an das Check-in System konnten die Wartezeiten der Agents und deren unnötige Wegstrecken drastisch minimiert werden. Bereits im ersten Jahr nach Einführung konnten trotz höherer Kapazität 12% an Kosten eingespart werden. (T-Systems Multimedia Solutions GmbH, 2012, S. 26) Neben den quantitativen Nutzensaspekten können sich auch die qualitativen Vorteile, deren Messung sich in der Regel schwierig gestaltet, entscheidend auf den Geschäftserfolg auswirken (z.b. hohe Kundenzufriedenheit durch Usability bei Apple), wie beispielsweise: - Kundenbindung - höhere Servicequalität - Kundenzufriedenheit - Mitarbeiterzufriedenheit - professionelles Auftreten beim Kunden - Imageaufwertung und Personal marketing - Abheben von der Konkurrenz - Verbesserung der Verwaltungsund Prozessbeschaffenheit tipp! Rufen Sie bei der Erstellung einer Business Case für externe Apps vertraute Kunden an, fragen Sie Lieferanten oder Partner zu deren Meinung. Bei internen Apps sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern und Kollegen sprechen - so können Sie einen großen Pool an Ideen und möglichen Vorteilen sammeln, der Ihnen als Entscheidungsgrundlage dient. Scheuen Sie sich auch nicht, bereits bei diesem Schritt eine App-Entwicklungsagentur zu kontaktieren. Erstberatungen sind bei Full-Service-Anbietern i.d.r. kostenfrei und ermöglichen eine externe Einschätzung durch Experten. 7

8 Anwendungsmöglichkeiten & Potenziale Anzahl der Apps in den App-Stores im Zeitvergleich Anzahl der Apps in App-Stores im Zeitvergleich 2010/2013 Apple App Store Google Play Windows Phone Store BlackBerry World Abbildung 1: Anzahl der Apps in App-Stores im Zeitvergleich 2010/2013 (Rio Mobile GmbH, 2010; Statista GmbH, 2013) März 2010 Juli 2013 Apple App Store Google Play Windows Phone Store BlackBerry World um knapp 13 Prozent zurück gegangen, wohingegen der Erwerb von Smartphones und Tablet-PCs um 154 bzw. 260 Prozent im gleichen Zeitraum stieg (Initiative D21 e.v. und TNS Infratest GmbH, 2013a). Laut BITKOM benutzt heute schon jeder 4. ab 14 Jahren einen Tablet-PC (BITKOM, 2014). Eine revolutionäre Veränderung, die mit dem Vertrieb und Erwerb von Smartphones und Tablet-PC einherging, war die Bereitstellung und die Installation von, durch den Nutzer wählbaren, Apps (aus dem Englischen von Application). Von 2010 bis 2013 stieg die Zahl der in den jeweiligen App-Stores bereitgestellten Apps um bis zu Prozent. 1.3 Bedeutung mobiler Business App- Lösungen Die Entwicklung und Nutzung des mobilen Internets und der Besitz mobiler Endgeräte unterlag in den letzten Jahren einer rasanten Veränderung. Die Nutzung des Internets stieg seit 2003 um 200 Prozent in Deutschland (Forschungsgruppe Wahlen e.v., 2014). Aktuell sind 76,5 Prozent der deutschen Bevölkerung online - bei den Berufstätigen sogar 89,1 Prozent (Initiative D21 e.v und TNS Infratest GmbH, 2013). Auch die Nutzung des mobilen Internets und der Besitz mobiler Endgeräte gewinnt stetig an Bedeutung. Bereits 40 Prozent der gesamten Bevölkerung waren 2013 im mobilen Netz unterwegs. Bei den Nutzern, die schon stationär online sind, sind es sogar über 53 Prozent. Der Besitz von Mobiltelefonen (keine Smartphones) und Desktop-PCs ist von 2012 zu 2013 Diese Entwicklung im privaten Alltag, getrieben vom Ausbau des mobilen Datennetzes, dem sinkenden Preis für mobile Datendienste und der innovativen Entwicklung von intuitiven mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablet-PCs, hat ebenfalls Auswirkungen auf die Geschäftswelt. Die Aussage von Prof. Dieter Kempf, BIT- KOM Präsident, bekräftigt diesen Prozess: Moderne Kommunikationsmittel verändern die Welt - und vor allem die Arbeitswelt. Mobile Endgeräte - insbesondere Notebooks, Smartphones und Tablet Computer - sowie leistungsfähige Daten- und Sprachverbindungen schaffen die Voraussetzung [...], um effizient arbeiten zu können. (BITKOM, 2013, S. 4) 8

9 Anwendungsmöglichkeiten & Potenziale tipp! Der digitale Trend hin zum mobilen Internet, Smartphones und Tablets hat verschiedene Auswirkungen auf unser heutiges Handeln. Zum einen kann eine ge wisse Erwartungshaltung Ihrer Kunden entstehen. Diese nehmen es als selbstverständlich an, Die nächste Abbildung veranschaulicht die Ergebnisse einer Umfrage, bei der 276 Fachbereichsentscheider dass Unternehmen mobil gefragt wurden, welche 5 Vorteile im Internet sind und durch die Bereitstellung einer mo- Serviceleistungen über bilen Lösung für Sie am wichtigsten Apps anbieten. Auch vermittelt die Bereitsstellung von Apps ein Up-to-Date Image - auch gegenüber Ihren Mitarbeitern. Die Einführung sind. Lesebeispiel: Für 50 % der Entscheider ist eine erhöhte Flexibilität und Mobilität der Mitarbeiter mit am wichtigsten (IDC Central Europe GmbH, 2013). von unternehmen- sinternen Apps wird durch diese gesellschaftliche Entwicklung zudem vereinfacht: Anlernprozesse 5 wichtigste Die 5 Wichtigsten Vorteile durch Vorteile die durch Bereitstellung die Bereitstellung mobiler mobiler entfallen oder sind enorm Lösungen und Dienstleistungen aus Sicht des Fachbereichsentscheiders verkürzt, da Ihre Kollegen mit der Haptik und Logik Fachbereichsentscheiders einer App durch den privaten Gebrauch vertraut sind. Erhöht Produktivität/Effizienz Erhöht der / Mitarbeiter durch Effizienz besseren der Mitarbeiter IT-Einsatz durch besseren IT- Einsatz Abbildung 2: 5 wichtige Vorteile ort- durch und die zeitunabhängiger Bereitstellung mobiler Unternehmensanwendungen Lösungen giger Zugriff auf Unter- Ort- und zeitunabhän- Zugriff auf (IDC Central Europe GmbH, nehmensanwendungen 2013) Verbesserte Verbesserte Zusammenarbeit Zusammenarbeit mit Kunden mit Kunden und Partnern und Partnern Schnellere Entscheidungsprozesse Schnellere Entscheidungsprozesse Erhöhte Flexibilität Erhöhte und Flexibilität Mobilität und der Mobilität der Mitarbeiter Mitarbeiter

10 Technologien, Schnittstellen, Distribution & Sicherheit 2 TECHNOLOGIEN, SCHNITTSTELLEN, DISTRIBUTION & SICHERHEIT Im Zuge der Projektplanung einer Business App müssen neben der Funktionsbeschreibung, den Zielen und dem Nutzen auch Entscheidungen bezüglich der Technologie, den Schnittstellen, der Distribution und der Sicherheit getroffen werden. Dieses Kapitel soll Ihnen Antworten zu folgenden Fragen liefern: Welche Technologien gibt es bei der Umsetzung einer App und welche Vorteile bieten sie Ihnen? Wie erfolgt die Anbindung an vorhandene Daten? Welche Möglichkeiten haben Sie, wenn kein Backendsystem vorliegt? Wie machen Sie Ihre App dem von Ihnen gewählten Nutzerkreis zugänglich? Was müssen Sie zum Thema Sicherheit beachten? 2.1 Technologien Apps können auf verschiedenen Endgeräten wie Smartphones, Tablet-PCs, Desktops und Laptops laufen. Diese Endgeräte arbeiten jedoch mit unterschiedlichen Betriebssystem, wie Android, ios, Windows oder Mac OS. Die Funktionen einer Anwendung laufen i.d.r. identisch auf allen Betriebssystemen - allerdings sind grundsätzliche Besonderheiten bei der Programmierung zu beachten, die sich auf die Art der Funktionen, Kompatibilität und Entwicklungskosten auswirken. Definition: Native App - Web App - Hybrid App Die Programmierung Ihrer App kann durch drei Technologien als Native App, Web App oder Hybrid App realisiert werden. Native Apps werden mit betriebssystemspezifischen Tools umgesetzt, so dass die App explizit für das jeweilige Betriebssystem entwickelt wird. Die Apps können die Hardwarekomponenten des Endgerätes nutzen, funktionieren offline und vermitteln ein vertrautes Gefühl beim Nutzer. Sollten Sie jedoch eine App für mehrere Betriebssysteme benötigen, können die Kosten schnell das festgelegte Budget übersteigen, denn es wird ein erneuter Entwicklungszyklus für jedes einzelne Betriebssystem notwendig. Hier können Hybrid - und Web Apps vorteilhaft zum Einsatz kommen. Web Apps sind Anwendungen, die über einen Browser wie eine App funktionieren. Dies ermöglicht eine absolute Unabhängigkeit von den Betriebssystemen und Endgeräten - die App funktioniert nach nur einem Entwicklungszyklus identisch auf allen Geräten. Jedoch wird bei größeren Datenmengen eine aktive Internetverbindung benötigt und das Nutzen der Hardwarekomponenten des Smartphones, Tablets oder Laptop sind nur teilweise möglich. Eine Hybrid App kombiniert die Vorteile von Nativen und Web Apps und hebt gleichzeitig deren Nachteile auf. Hybride Apps werden mit der Technologie von Web Apps entwickelt und nach der Programmierung in betriebssystemspezifische Container gepackt. Dadurch besitzen sie viele Eigenschaften einer Nativen App. Wie bei dieser ist auch die Verwendung von Hardwarekomponenten und ein erweiterter Offline-Zugriff gegeben. Weiterhin können auch die betriebssystemspezifischen Elemente wie bei einer Nativen App integriert werden. Durch die genutzte Webtechnologie ist eine schnelle und damit kostengünstige Distribution auf sämtliche Endgeräte mit unterschiedlichen Betriebssystemen ohne wiederholende Entwicklungszyklen möglich. Die Gegenüberstellung der Entwicklungsstrategien Nativer und Hybrider Apps ist im nächsten Schema dargestellt: write test build build build build 10

11 Technologien, Schnittstellen, Distribution & Sicherheit write test build write test build write test build write test build In der nachfolgenden Tabelle können Sie schnell anhand der von Ihnen geplanten App-Eigenschaft ermitteln, welche Technologie für Sie geeignet ist: voll und ganz geeignet eingeschränkt geeignet nicht geeignet Die App soll......auf verschiedenen Betriebssystemen laufen. Native App Hybrid App Web App Tabelle 1: Native App, Hybride App und Web App im Vergleich (in Anlehnung an: BITKOM, 2014a), und Kirsch/Krüger/Jaser, 2011)...innerhalb eines Entwicklungszyklus auf mobilen und stationären Geräten laufen....schnell aktualisierbar sein....die betriebsspezifische Haptik mimen....offline nutzbar sein....in den App-Stores plazierbar sein....die Hardware-Komponenten des Endgerätes nutzen können (z.b. Kamera, Kontakte)....schnell erweiterbar sein....kosteneffizient sein....hohe Sicherheit gewähren. 11

12 Technologien, Schnittstellen, Distribution & Sicherheit 2.2 Schnittstellen: auf Daten eines anderen Systems zugreifen Anwendungen können so programmiert werden, dass sie nicht auf externe Daten zugreifen müssen. Diese Spezifikation ist aber in den seltensten Fällen bei einer Business App sinnvoll, da sie entweder in bestehende Prozesse (z.b.vertriebs-app) integriert werden oder am Ende eines Prozesses (z.b. E-Commerce-App) stehen. Dafür ist es notwendig, dass die App mit den bereits vorhandenen Datenquellen kommuniziert - es muss eine Verbindung zwischen App und den Systemen/Maschinen geschaffen werden. Bezugsquellen für Daten in Ihrem Unternehmen können sein: - Content-Management-Systeme (z.b. TYPO3, Drupal, Joomla!, WordPress) - Customer-Relationship-Management-Systeme (Salesforce, Sugarcms, vtiger,orocrm etc.) - E-Commerce-Systeme (z.b. Magento, xt commerce, Oxid, Shopware) - Maschinen/Hardware - ERP-Systeme (SAP etc.) - System-Eigenentwicklungen Eine Business-App kann mit der Verbindung zur IT-Infrastruktur, die bereits im Unternehmen existiert oder eingeführt wird, Prozesse effizienter gestalten. Zusätzlich werden Redundanzen vermieden: Wird zum Beispiel im Content-Management-System eine Veränderung vorgenommen, so wird diese ebenfalls in der App abgebildet, ohne eine neue Version dieser entwickeln zu müssen. 2.3 Distribution Dieser Abschnitt soll aufzeigen, wie Ihre Business-App auf die Geräte Ihres festgelegten Nutzerkreises kommt. Hierbei ist zu unterscheiden, ob die App unbeschränkt oder beschränkt für externe Nutzer (z.b. Kunden) verfügbar gemacht werden soll oder ob sie nur (bestimmten) Mitarbeitern zur Verfügung stehen soll. unbeschränkt öffentlicher Zugriff Eine App, die unbeschränkt allen Nutzern zu Verfügung gestellt werden soll, wird in einen öffentlichen App- Store, wie Apple App Store, Google Play Store oder dem Windows Store platziert. Dabei ist zu beachten, dass die jeweiligen Stores Bedingungen zum Veröffentlichen einer App vorgeben und die App einenzertifizierungsprozess bestehen muss der bis zu 2 Wochen andauern kann. Web App können einfach über einen Link zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich können Sie die App auch als einen festen Bestandteil in Ihre bestehende Webseite einbauen. beschränkt öffentlicher Zugriff Zum Teil ist es beabsichtigt, die App einem eingeschränkten, aber zu Beginn unbekanntem Nutzerkreis zur Verfügung zu stellen. Eine Service- App beispielsweise soll von allen Kunden genutzt werden können, die eine Versicherung abgeschlossen haben. An dieser Stelle bietet es sich an, die App ebenfalls in einem öffentlichen App-Store zur Verfügung zu stellen, den Zugang aber über einen Login, z.b. die Versicherungsnummer oder individuelle Kundennummer, zu beschränken. Jeder kann sich zwar die App auf seinem Smartphone oder Tablet installieren, aber nutzbar wird sie nur für Kunden mit bestimmten Zugangsberechtigungen/-Voraussetzungen. Dieses Verfahren kann analog auf Web-Anwendungen übertragen werden. Interner Zugriff Soll die App nur den Mitarbeitern eines Unternehmens zur Verfügung stehen, kommen verschiedene Vorgehensweisen in Betracht. Zum einen kann die Distribution wie bei einem beschränkt öffentlichen Zugriff erfolgen. Da jedoch alle Nutzer bekannt sind, besteht auch die Möglichkeit, dass das IT-Personal die Apps manuell auf die jeweiligen Endgeräte spielt. Verfügt das Unternehmen über ein Meter-Data-Management-System, so können die sogar Apps automatisch auf die mit dem Unternehmensserver verbunden Smartphones und Tablets installiert werden. Auch kann das Installieren der App durch den Mitarbeiter selbst vorgenommen werden. Hierfür wird den jeweiligen Personen ein Link oder QR- Code zur Verfügung gestellt, der die Installation der App ermöglicht. Das tipp! Viele App-Entwickler bevorzugen die Entwicklung Nativer Apps, da diese Technologie vor 2011 als aktuellster Standard angesehen wurde. Laut BITKOM (2014) gelten Apps auf HTML-Basis (Hybrid und Web App) als Zukunftstechnologie - da diese barrierefrei auf verschiedenen Geräten laufen und eine Native App mimem können - egal ob auf Desktop, Smartphone oder Tablet. Agenturen, die sich auf Webtechnologien spezialisiert haben, wie beispielsweise die FLYACTS GmbH, bieten Ihnen auch die Möglichkeit, eine Anwendung als Web App in Ihre bestehende Webseite zu integrieren und diese gleichzeitig als Hybrid App in den App-Stores zu platzieren. Evaluieren Sie daher die Vor- und Nachteile der jeweiligen App-Technologien für Ihr Projekt sorgfältig. 12

13 Technologien, Schnittstellen, Distribution & Sicherheit Unternehmen kann sich zudem einen Enterprise App Stores einrichten. Die Funktionsweise ist mit der eines öffentlichen App-Stores (Apple App Store, Google Play Store oder dem Windows Store) identisch, jedoch wird dieser über das Unternehmen verwaltet und ist nur für Mitarbeiter zugänglich. 2.4 Sicherheit bei mobilen Apps Zwangsläufig stellt sich die Frage, wie die z.t. sehr sensiblen Daten geschützt werden sollen, die über eine Business App auf mobilen Geräten zur Verfügung gestellt werden. Waren bisherige IT-Infrastrukturen durch feste PCs und Nutzerkreise relativ einfach zu schützen, so begegnet man mit der Mobilität der Daten neuen Herausforderungen. Grundsätzlich existieren drei Hauptangriffspunkte für schädliche Zugriffe: über das mobile Endgerät, bei der Datenübertragung zwischen mobilem Endgerät und dem Server/Backend/ Datenquelle sowie bei dem Server/ Backend/Datenquelle selbst. Die bisherige Sicherung des Servers, wie sie bereits in den Unternehmensprozessen (z.b. über Passwörter) integriert ist, bleibt unberührt. Die Datenverbindung zwischen dem Endgerät und dem Server kann über Verschlüsselungstechnologien erfolgen. Kritischer ist der Schutz des Zugriffes der Daten auf den mobilen Endgeräten zu betrachten. Problematisch ist, dass durch beispielsweise Verlust oder Diebstahl eines Smartphones unbefugt Dritte einen Zugang zu unternehmensinternen Daten bekommen könnten. Um dies zu unterbinden, sollte bei der App- Entwicklung auf das Einarbeiten verschiedener Sicherheitsfunktionen, wie beispielweise eines Passwortschutzes (Login/Logout), geachtet werden, durch den der Zugriff auf sensible Daten erst ermöglicht wird. Eine weitere Sicherheitsstufe stellt die Option dar, dass die mobile Anwendung nur innerhalb des Firmennetzes funktioniert und außerhalb dessen für Dritte unbrauchbar wird. tipp! Für welche Art der Distribution Sie sich entscheiden, hängt zum einen von dem Ziel und Nutzerkreis der App ab, zum anderen auch von den verfügbaren Ressourcen. Sollten Sie eine starke IT-Abteilung haben und Ihren Mitarbeitern regelmäßig diverse Apps anbieten, so lohnt sich möglicherweise das Einrichten eines Enterprise App Stores. tipp! Neben den technischen Möglichkeiten zum Schutz Ihrer Daten, sollten Sie ebenfalls Strategien entwickeln, wie Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Business Apps und mobilen Endgeräten sensibilisieren. Weitere Praxistipps und Ratschläge können Sie einfach unter den Schlagworten Mobile Device Management oder Bring your own Device (BYOD) im Internet finden. 13

14 Kosten & Entwicklungszeiten 3 KOSTEN & ENTWICKLUNGSZEITEN tipp! Wenn Sie sich ein Angebot bei einer Agentur einholen möchten, bereiten Sie eine Checkliste (siehe Punkt 4) vor, die die groben Funktionalitäten und essentiellen technischen Eigenschaften beschreiben. Schauen Sie sich zu dem das Agenturprofil an - ein App-Entwicklungsprojekt bedeutet i.d.r. eine Zusammenarbeit über mehrere Monate, in denen meist eine vertraute Beziehung zur Agentur bestehen sollte. Die Kostenfrage ist ein zentrales Thema bei der Planung eines App-Projektes. Die Beantwortung derer kann jedoch nicht pauschal erfolgen, sondern hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zum einen ist die gewünschte Funktionalität entscheidend. Zusätzlich bestimmen die gewählte Technologie, die Art der Schnittstellen und Backend-Anbindung sowie der zeitliche Rahmen den Preis einer Business App. Bei einer von ibusiness durchgeführten App-Honorar-Umfrage wurden 87 Dienstleister befragt, die sich mit App-Entwicklung beschäftigen. Die einzelnen Preise schwanken je nach Komplexität der App zwischen 760 Euro und Euro. Die Ergebnisse der Studie über die durchschnittlichen Preise für eine App sind in der nächsten Abbildung dargestellt (Graf, 2011). Eine weitere wichtige Frage ist die nach der Entwicklungsdauer von Business Anwendungen. Auch diese kann nicht verallgemeinert beantwortet werden, da es vom jeweiligen App-Projekt abhängt. Zudem muss bedacht werden, dass App-Entwicklungsagenturen i.d.r. mehrere Projekte parallel entwickeln, sodass hier eine Differenz zwischen tatsächliche Entwicklungszeit und Entwicklungsdauer des einzelnen App- Projektes entsteht. Erfahrungsgemäß können folgende Richtwerte für die Dauer von App-Entwicklungsprojekte angenommen werden (Abb. 6). Erklärung Komplexitätsstufen von Mobil-Apps in der ibusiness-studie: Einfache App Beispiel: Eieruhr (Wenig Logik, wenig Bildschirme, kein Backend-Zugriff, vorwiegend Verwendung von Standardkomponenten zur Gestaltung des Layouts und Designs mit minimalen Anpassungen) Durchschnittliche App Beispiel: Where-is-my-car-App (Kein eigenes Backend; evtl. Zugriff auf ein fremdes Backend; mehr Bildschirme, Menü, Konfigurationsmaßnahmen etc. als die einfache App; Verwendung von Standardkomponenten bei der Optik, deren Framework an ein eigenes Design angepasst wird) Komplexe App Beispiel: -Client; Online-Banking-App; neue, aufwendige Spiele (Eigenes Backend; viel eigene Logik und Komponenten; noch mehr Bildschirme, Menüs, Konfigurationsoptionen; Maßnahmen zur Stabilität notwendig z.b. Verhalten bei Internetverbindungsabbruch etc.; Zusätzliche Komponenten zur Umsetzung nicht-unterstützter Bedienkonzepte wie Drag&Drop, Anpassung der Optik nach eigenem Wunsch, die über das bestehende Framework hinausgehen) (Graf,2011) 14

15 Kosten & Entwicklungszeiten Abbildung 4: Durchschnittspreise für App- Entwicklung (in Euro) (Graf, 2011). Abbildung 5: Durchschnittliche Dauer einer App-Entwicklung (in Monaten) Durchschnittspreise für App-Entwicklung (in Euro) Durchschnittspreise für App-Entwicklung (in Euro) einfache App durchschnittliche App komplexe App Durchschnittliche Dauer einer App-Entwicklung (in Monaten) durchschnittliche Dauer einer App-Entwicklung (in Monaten) einfache App durchschnittliche App komplexe App einfache App durchschnittliche App komplexe App 15

16 Vorbereitung & Konzeption (Checkliste) 4 VORBEREITUNG & KONZEPTION (CHECKLISTE) Die Planungsphase bestimmt den Erfolg Ihrer App maßgeblich. Zum einen dient sie der internen Planung und ist Bestandteil des Business Case (siehe Punkt 1). Zum anderen ist das App- Konzept als Grundlage zum Einholen für Angebote unabdinglich. Anhand der dort beschriebenen Merkmale können aussagekräftige Angebote zu den Kosten und der Entwicklungszeit gegeben werden. Während der internen Planung sollten folgende Punkte betrachtet werden: - Welche Ziele werden mit der App verfolgt? - Welche Zielgruppen und Nutzerkreise werden angesprochen? - Welchen Mehrwert bietet die App? - Welche Funktionen muss die App enthalten, um die angestrebten Ziele zu erreichen? - Welche Daten/Dokumente/Bil der liegen für die App vor/müssen beschafft werden? - Welche Personen/Abteilungen sind bei dem App-Projekt involviert? - Wie gestalten sich die (neuen) internen Prozesse? - Können wir das Design selbst erstellen? - Können wir den Betrieb, Hosting, Support, Distribution selbst übernehmen? - Reichen die Ressourcen und das Know-How für eine Eigenentwicklung aus? Stellt sich bereits bei der internen Planung heraus, dass die eigenen Ressourcen nicht zu einer Eigenentwicklung reichen, so sollte frühzeitig der Kontakt zu externen Dienstleistern gesucht und Dokumente über die Anforderungen an eine App für die Angebotserstellung angefertigt werden. Folgende Informationen sollten bei einer Entwicklungsagentur vorliegen, um ein aussagekräftiges Angebot erhalten zu können: - Arbeitstitel/ Projektname - Ziele der App - Zielgruppen/Anwenderkreis - Zielgeräte (Smartphone, Tablet, Betriebssysteme) - Sprachen - zeitlicher Rahmen - Design (wer erstellt es?) - Redaktioneller Bereich/Schnittstellen/angebundene Hardware (liegt es bereits vor?) - Hosting (wer übernimmt es?) - Distribution (App-Store Account/ unternehmensinterne Distribution) - Budget-Rahmen - Beschreibung der Funktionalitäten/Anforderungen Unter Downloads finden Sie eine Vorlage zur Anforderungsaufnahme einer App, die Sie bei der Angebotseinholung von App-Entwicklungsagenturen verwenden können. tipp! Eine gute Planung ist der essentielle Faktor einer erfolgreichen App. Bereits in dieser Phase können Sie den Kontakt zu externen Agenturen suchen, die Ihnen bei der Planung mit ihrem Know-how zur Seite stehen. Bei Bedarf können i.d.r. auch mehrstündige Workshops gebucht werden, in der alle wichtigen Faktoren einer App zusammen erarbeitet, offene Fragen geklärt, Tipps gegeben und Lösungen gefunden werden. 16

17 Praxisbeispiel einer Vertriebs-App 5 PRAXISBEISPIEL EINER VERTRIEBS-APP 5.1 Vorstellung: Hund Büromöbel GmbH Die Hund Büromöbel GmbH wurde 1919 in Oberwolfach gegründet. Seither besteht das Kerngeschäft des geschichtsträchtigen Unternehmens aus der Herstellung von Büromöbeln mit qualitativ höchsten Ansprüchen. Heute beschäftigt die Hund Büromöbel GmbH über 150 Mitarbeiter an zwei Standorten und hat sich neben der Herstellung erstklassiger Büromöbel der ganzheitlichen Einrichtung von Büroräumen nach ästhetischen und produktivitätsmaximierenden Gesichtspunkten verpflichtet. Zu den bekanntesten Kunden der Hund Büromöbel GmbH zählen 1&1 Internet AG, Aldi Deutschland, Aldi France, AOK Berlin, Canon Deutschland, BASF AG, Toys R Us, verschiedene Volksbanken, Sparkassen, Universitäten und viele mehr. 5.2 Motivation & Ziele des Kunden Die Hund Büromöbel GmbH hat das Ziel, die Bedürfnisse der Kunden auf höchstem Niveau zu befriedigen. Dies fängt bereits bei der Beratung an. Es wurde nach einer Lösung gesucht, mit der die Produkte, das Know-how und das Unternehmen hochwertig präsentiert werden können. Zusätzlich möchte Hund Büromöbel den individuellen Kundenwünschen durch einen Produktkonfigurator und durch die Zusammenstellung einer eigenen Farbcollage gerecht werden. Neben der Beratung mit einem Kundenberater vor Ort sollen sich die Kunden auch unabhängig über das Angebot von der Hund Büromöbel GmbH informieren können und News erhalten. Die App soll zum einen den Vertriebsmitarbeitern und den Kunden zur Verfügung stehen. Dafür war es wichtig, dass die App auf allen relevanten Betriebssystemen (ios, Android, Windows) und mobilen Endgeräten (Smartphone & Tablet) barrierefrei läuft. Den Vertriebsmitarbeitern sollen durch einen Login-Zugang zusätzlich unternehmensinterne Funktionen zur Verfügung stehen. Zur Datenspeicherung, Weiterverarbeitung und Aktualisierung wird eine Schnittstelle zum bereits vorhandenen Typo3-Backend benötigt. 5.3 Technologie Für die Hund Büromöbel GmbH wurde eine Hybrid App für ios, Android und Windows mittels HTML5, SenchaTouch, PhoneGap und CSS3 für den Vertrieb entwickelt. Das Layout wurde für Smartphones und Tablets angepasst, sodass die App auf den verschiedenen Endgeräten komfortabel nutzbar ist. Es erfolgte eine Anbindung an das bestehende Backend-System TYPO3 sowie den Konfigurator von EasternGraphics. Die wichtigsten Daten sind innerhalb der App durch einen Offlinespeicher auch ohne aktive Internetverbindung abrufbar. 5.4 Umsetzung FLYACTS konzipierte eine Hybrid App, die den Vertriebsmitarbeitern die Arbeit erleichtert und den Kunde zufrieden stellt. Mit der App erhält nicht nur der Mitarbeiter Neuigkeiten über das Unternehmen, sondern hat ebenfalls die Möglichkeit, den Kunden mit den Produkten vor Ort abzuholen und den Bestellprozess abzuwickeln. Dabei verknüpft er verschiedene Elemente wie Farbcollagen, Akustik & Bürokonzepte, um den Kunden die optimale Integration seiner Produkte vorzustellen. Der Bestellprozess ist untergliedert und wird nach und nach abgearbeitet, so dass der Kunde das perfekte Produkt erhält. Zudem können der Bestellstatus jederzeit abgerufen werden. Das Ergebnis überzeugt durch: - Niveauvolle Produktpräsentation - Unterstützung und Erleichterung des Kommunikationsprozesses für Vertriebsmitarbeiter - effektive Bestellprozesse - Steigerung der Kundennähe - Prozessoptimierung durch vor Ort Verkauf und persönlicher Anpassung des Produktes 17

18 Praxisbeispiel einer Vertriebs-App 18

19 Praxisbeispiel einer Vertriebs-App Name: HUND Büromöbel GmbH Gründung: 1919 Mitarbeiter: über 150 Standorte: Biberach/Baden und Sulzdorf a.d.l. Produkte: Büromöbel Manufaktur und Serienfertigung, ganzheitliche Bürogestaltung Kunden: 1&1 Internet AG, Aldi Deuschland, AOK Berlin, BASF AG u.v.m. Technologie: Hybrid App (HTML5, SenchaTouch, PhoneGap, CSS3) Betriebssysteme: ios, Android, Windows Endgeräte: Smartphone & Tablet Backend-Anbindung: TYPO3-Schnittstelle/ Produktkonfigurator Datenabruf: on- und offline Entwicklungsdauer: 4 Monate Kosten: leicht gehobene Durchschnitts- App 19

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