Q3 Servicetools Maximale Sicherheit mit Q3

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1 Q3 Servicetools Maximale Sicherheit mit Q3 Q3 Servicetools enthält verschiedene Funktionen zur Datensicherheit und zur Datenpflege: Datensicherung (Backup) auf einen Q3 Server Abschluss rückgängig machen Wechsel von Käfer- auf KMU-Kontenrahmen MwSt-Kontrollcenter («Verprobung») Datenarchivierung Datenbankcenter Saldokontrolle und -korrektur (offene Debitoren/Kreditoren) Importieren von Arbeitsdaten (Club-Funktion) Adressen in Ort-/Plz-Datei einbringen Superuser immer aktiv Lohnjournal über alle Mitarbeiter

2 Reorganisationscenter Saldokontrolle und -korrektur (offene Debitoren/Kreditoren) Lohnjournal über alle Mitarbeiter Superuser immer aktiv Datensicherung (Backup) auf einen Q3 Server Ihre Daten sind wertvoll! Q3 Servicetools gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Q3 Daten zusätzlich Datensicherung auf einem Server von Q3 Software (Backup) AG zu auf sichern einen und bei Q3 Bedarf Server auch wieder zurückzuspielen. Ihre Datensicherungen sind ausschliesslich mit Ihrem Zugang sichtbar. Sie können die Sicherheit Ihre Daten sind wertvoll! Q3 Servicetools gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Q3 Daten zusätzlich auf einem nochmals Server erhöhen, von Q3 indem Software Sie Ihre AG zu Datensicherungen sichern und bei Bedarf mit einem auch Passwort wieder zurückzuspielen. schützen. Ihre Datensicherungen sind ausschliesslich mit Ihrem Zugang sichtbar. Sie können die Sicherheit Die Backup-Funktion nochmals erhöhen, steht ausschliesslich indem Sie Ihre bis Datensicherungen Ende Kalenderjahr mit der einem von Ihnen Passwort erworbenen schützen. Programmversion zur Verfügung (bei Programmversion 2015 also bis ). Als Club- Mitglied Die haben Backup-Funktion Sie durchgehend steht Zugriff ausschliesslich auf diese Funktion. bis Ende Kalenderjahr der von Ihnen erworbenen Programmversion zur Verfügung (bei Programmversion 2015 also bis Erhöhen auch Sie die Datensicherheit und schützen Sie Ihre Daten optimal vor Verlust! ). Als Club- Mitglied haben Sie durchgehend Zugriff auf diese Funktion. Abschluss rückgängig machen Erhöhen auch Sie die Datensicherheit und schützen Sie Ihre Daten optimal vor Verlust! Kennen Sie das: Abschluss gemacht, und dann stellt sich heraus, dass etwas vergessen ging? Q3 Servicetools hilft Ihnen aus der Patsche! Sie können mit «Funktion+Abschluss rückgängig machen» den Abschluss vollständig rückgängig machen. Ab Q3 Buchhaltung profi und bei Q3 Business bleiben dabei alle Buchungen erhalten, die Sie nach dem Abschluss im neuen Geschäftsjahr getätigt haben. Wechsel Käfer- zu KMU-Kontenrahmen Der KMU-Kontenrahmen wird immer mehr zum Standard in der Schweiz. Ein Wechsel war bisher aber aufwändig. Insbesondere musste jedes hinterlegte Konto (Artikel, Konfiguration, Dokumentvorlagen usw.) angepasst werden. Darüber hinaus führte ein Wechsel dazu, dass kein Vorjahresvergleich mehr möglich war.

3 die Sie nach dem Abschluss im neuen Geschäftsjahr getätigt haben. Wechsel Käfer- zu KMU-Kontenrahmen Q3 Servicetools unterstützt Sie beim Wechsel: Der KMU-Kontenrahmen wird immer mehr zum Standard in der Schweiz. Ein Wechsel war bisher Sie können aber aufwändig. ab einer der Insbesondere vorgegebenen musste Kontenrahmenvorlagen jedes hinterlegte Konto Ihren (Artikel, zukünftigen Konfiguration, KMU- Dokumentvorlagen Kontenrahmen anlegen usw.) (oder angepasst komplett werden. einen Darüber neuen hinaus erfassen). führte ein Wechsel dazu, dass kein Vorjahresvergleich mehr möglich war. Sie können Aktiv-, Passiv- und Liegenschaftskonten ab Ihrem bestehenden Käfer- Q3 Kontenrahmen Servicetools unterstützt in den zukünftigen Sie beim KMU-Kontenrahmen Wechsel: übernehmen. Sie können ab einer der vorgegebenen Kontenrahmenvorlagen Ihren zukünftigen Jedem KMU-Kontenrahmen KMU-Konto können Sie anlegen ein Käfer-Konto (oder komplett aus Ihrem einen bestehenden neuen erfassen) Kontenrahmen zuordnen. Sie können Aktiv-, Passiv- und Liegenschaftskonto ab Ihrem bestehenden Käfer- Ist der Kontenrahmen neue KMU-Kontenrahmen in den zukünftigen fertiggestellt, KMU-Kontenrahmen können Sie das übernehmen Programm beauftragen, den Wechsel Jedem vorzunehmen. KMU-Konto Dabei können prüft Sie das ein Programm Käfer-Konto die aus Datenintegrität, Ihrem bestehenden so dass Bilanz und Kontenrahmen zuordnen Erfolgsrechnung auch in Zukunft garantiert stimmen. Ist der neue KMU-Kontenrahmen fertiggestellt, können Sie das Programm Alle hinterlegten beauftragen, Konten den Wechsel werden vorzunehmen. automatisch angepasst. Dabei prüft das Programm die Datenintegrität, so dass Bilanz und Erfolgsrechnung auch in Zukunft garantiert stimmen. Alle Vorjahreszahlen werden übernommen, so dass ein Vorjahresvergleich auch im Übergangsjahr möglich Alle hinterlegten Konten werden automatisch angepasst ist. MwSt-Kontrollcenter Das MwSt-Kontrollcenter gibt umfassend darüber Auskunft, welche Steuerschlüssel in in Zusammenhang mit welchen mit welchen Konten Konten in einer einer wählbaren wählbaren Periode Periode verwendet verwendet wurden. wurden. Die Funktion Die Zusammenhang Funktion wird in der wird Praxis in der auch Praxis oft «MwSt-Verprobung» auch oft "MwSt-Verprobung" genannt. genannt. Ab Version 2015 werden auch fehlende Steuerschlüssel aufgezeigt! Ab Version 2015 werden auch fehlende Steuerschlüssel aufgezeigt! Mühelos finden Sie dank dem Kontrollcenter falsch verbuchte Steuerschlüssel. Die Funktion hilft Ihnen, Fehler bei der MwSt-Abrechnung zu vermeiden! Ist die Kontrolle fehlerfrei, so können Sie eine Verprobungsliste ausdrucken, und diese zusammen mit der MwSt-Abrechnung ablegen. Dank dem MwSt-Kontrollcenter sind Sie auch bestens gerüstet für eine allfällige MwSt-Kontrolle durch die Steuerbehörde.

4 Datenarchivierung Die Datenarchivierung kommt für Dateien zum Einsatz, die grosse Datenmengen aufnehmen, und/oder bei denen ältere Datensätze nicht mehr oder nur noch sporadisch abgerufen werden. Beispiele für sinnvolle Anwendungen der Archivierung: Adressen von Kunden, die nicht mehr aktiv sind, für die jedoch noch Rechnungen, Kontakte usw. vorhanden sind Artikel, die nicht mehr erhältlich sind (können so auch nicht mehr fälschlicherweise angewählt werden) Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine usw.), die erledigt und älteren Datums sind Mitarbeiter, die ausgetreten sind Über «Bearbeiten+Info» kann in jedem Fenster individuell festgelegt werden, ob archivierte Datensätze mit angezeigt werden sollen oder nicht. Die Datenarchivierung kann zu markant besseren Zugriffszeiten führen, und verbessert zudem die Übersichtlichkeit Ihrer Daten! Datenbankcenter Das Datenbankcenter zeigt ausführliche Informationen zu allen Datenbanken, und ermöglicht das erleichterte Reorganisieren mehrerer Datenbanken gleichzeitig. Besonders bei grossen Datenmengen kann das periodische Reorganisieren der Datenbanken die Zugriffszeiten auf die Daten verbessern.

5 Saldokontrolle und -korrektur (offene Debitoren / Kreditoren) Um Fehlbuchungen im Debitor- oder Kreditor-Modul zu finden, kann neu unter «Auswertungen+Saldoliste offene Debitoren» (resp. «Saldoliste offene Kreditoren») die Funktion «Saldo-Kontrolle» gewählt werden. Saldokontrolle und -korrektur (offene Debitoren / Kreditoren) Um Die Funktion Fehlbuchungen zeigt alle im Debitor- Unstimmigkeiten oder Kreditor-Modul an und bietet zu finden, auch die kann Möglichkeit neu unter zur automatischen Korrektur. offene Debitoren» (resp. «Saldoliste offene Kreditoren») die «Auswertungen+Saldoliste Funktion «Saldo-Kontrolle» gewählt werden. Die Funktion zeigt alle Unstimmigkeiten an und bietet auch die Möglichkeit zur automatischen Korrektur. Bitte beachten Sie dazu den Hilfeeintrag «Saldo-Kontrolle». Bitte beachten Sie dazu den Hilfeeintrag «Saldo-Kontrolle». Importieren von Arbeitsdaten (Club-Funktion) Lohnjournal über alle Mitarbeitenden Im Personalfenster kann mit <<Importieren von Arbeitsdaten>> eine CSV-Datei eingelesen werden, welche pro Mitarbeiter Lohndaten enthält (AdressNr, Lohnart, Betrag, Stunden). Diese Das Anwendung gesamte macht Lohnjournal Sinn, wenn kann aus «Lohnjournal eine externen alle Zeiterfassungssystem Mitarbeitenden» abgerufen monatlich und variierende auch bearbeitet werden. Arbeitszeiten und -leistungen übernommen werden sollen. Adressen in Ort-/Plz-Datei einbringen Im Ort-/Plz-Fenster kann das Programm mit <<Detail+Adressen in Ort-Plz-Datei einbringen>> beauftragt werden, dass alle Plz-Ort-Beziehungen aus der Adressdatenbank in der Ort-/Plz- Datei nachgetragen werden. Dies macht besonders Sinn, wenn viele Auslandadressen vorhanden sind.

6 Um Fehlbuchungen im Debitor- oder Kreditor-Modul zu finden, kann neu unter «Auswertungen+Saldoliste offene Debitoren» (resp. «Saldoliste offene Kreditoren») die Funktion «Saldo-Kontrolle» gewählt werden. Superuser permanent aktivieren Für alle Funktionen, die bei falscher Anwendung zu Datenfehlern führen können, werden Sie zu Ihrer Sicherheit aufgefordert, den Superuser zu aktivieren. Poweruser, die sich der Auswirkungen Ihrer Datenmanipulationen bewusst sind (z. B. Treuhänder), können im Lizenzfester den Superuser dauerhaft aktivieren. Die Funktion zeigt alle Unstimmigkeiten an und bietet auch die Möglichkeit zur automatischen Korrektur. Lohnjournal über alle Mitarbeitenden Bitte beachten Sie dazu den Hilfeeintrag «Saldo-Kontrolle». Das gesamte Lohnjournal kann mit «Detail + Lohnjournal alle Mitarbeitenden» abgerufen und auch bearbeitet werden. Lohnjournal Das Durchsehen des über Lohnjournals alle Mitarbeitenden hilft der Fehlersuche, da es alle Lohnabrechnungen aller Mitarbeitenden mit allen Lohnartendetails enthält. Das gesamte Lohnjournal kann «Lohnjournal alle Mitarbeitenden» abgerufen und auch bearbeitet werden. Das Durchsehen des Lohnjournals hilft bei der Fehlersuche, da es alle Lohnabrechnungen aller Mittarbeitenden mit allen Lohnartendetails enthält. Das Bearbeiten des Lohnjournals kann zu Lohnunstimmigkeiten führen und darf nur von Lohn-Profis Das Bearbeiten eingesetzt des werden. Lohnjournals kann zu Lohnunstimmigkeiten führen und darf nur von Lohn-Profis eingesetzt werden. 2014/2015 Q3 Software AG Alle Angaben ohne Gewähr Q3 Software AG, Zytgloggelaube 6, 3011 Bern, Q3 Infoline

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