vor allem das Wissensmanagement in KMU

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1 Web 2.0 senkt nicht die Kosten, befördert aber vor allem das Wissensmanagement in KMU Ergebnisse einer empirischen Untersuchung zum Einsatz von Web 2.0 in KMU des produzierenden Gewerbes Fraunhofer IFF Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin International Competence Center Logistics Fachbereich 2, Betriebliche Umweltinformatik Stefan Voigt Prof. Dr. Frank Fuchs-Kittowski Sandtorstraße 22 Wilhelminenhofstraße 75A Magdeburg Berlin Telefon / Telefon +49 (30) Telefax / Telefax +49 (30) stefan.voigt@iff.fraunhofer.de Frank.Fuchs-Kittowski@HTW-Berlin.de URL URL Fraunhofer ÍFF, HTW Berlin

2 Web 2.0 Wovon reden wir eigentlich? Mit dem Begriff Web 2.0 sind nicht nur neuartige Webtechnologien gemeint, sondern vielmehr eine Kombination aus: Neue Technologien Neue Interaktionsmuster (Partizipation) Neue Anwendungssystemtypen (Social Software) Neue Geschäftsmodelle (The long tail)

3 Im Web 2.0-Umfeld gibt es viele Studien Folgende wurden im Vorfeld analysiert Titel Autoren Jahr How businesses are using Web 2.0 Bughin; Manyika 2007 Building the Web 2.0 Enterprise Bughin; Manyika; Miller 2008 Web 2.0 im Kundendialog ClientVela 2008 Enterprise 2.0 in Deutschland Verbreitung, Chancen und CoreMedia, Berlecon 2007 Herausforderungen Research Potenziale von Social Software Döbler 2007 Web 2.0 techologies in the recession-hit europe as a solution for small Frost&Sullivan 2009 and medium businesses Internet und Intranet 2.0. Chancen und Risiken für Großkonzerne Herrmann 2007 IT und E-Business im Mittelstand 2008 IBM, Impulse 2008 Enterprise 2.0. Analyse zu Stand u. Perspektiven in der dt. Wirtschaft Leibhammer; Weber 2008 Innovationen für den Mittelstand Trommsdorff 2007 Web-2.0 bei Finanzdienstleistern Auf halber Strecke Richtung Zukunft Wittmann 2008

4 Warum eine weitere Studie? Bisher fast ausschließlich technisches Verständnis von Web 2.0 Fehlende Fokussierung auf den produzierenden Mittelstand Kaum Differenzierung in der wirklichen Durchdringung von Tools Keine Aussagen zur Anwendung in spezifischen Anwendungskontexten: t Auf organisatorischer Ebene (Projekte, Bereiche, Communities) Auf Ebene der Geschäftsprozesse

5 Ergebnisse der vergleichenden Vorstudie Web 2.0-Bekanntheitsgrad je nach Anwendungstyp zwischen 70-90% Wiki mit über 30% der am meisten eingesetzte Web 2.0-Anwendungstyp Bei mehr als 50 Prozent der Web 2.0-Nutzer erfolgt Einsatz innerhalb kleinerer Projektgruppen Größte Einsatzmöglichkeiten it für Web 2.0 im Kundendienst, di Marketing sowie Forschung und Entwicklung Nutzen wird generell in der Wissensarbeit, den Innovationsprozessen und der Zusammenarbeit gesehen Aus betriebswirtschaftlicher Sicht wird der unklare Nutzen von Web 2.0 als größte Barriere gesehen, außerdem gilt Web 2.0 als nicht konform mit der aktuellen Unternehmenskultur Die Bedeutung von Web 2.0 für Unternehmen wird in den kommenden Jahren erheblich zunehmen

6 Entstehungskontext der Studie Das Projekt ICKE 2.0 ( Forschungsprogramm: KMUinnovativ: IKT, gefördert: Bundesministerium für Bildung und Forschung Ziel: Entwicklung einer offenen Kollaborations- und Wissensumgebung für die Vernetzung von Personen und die interpersonelle Kommunikation durch die Integration verschiedener Web 2.0-Technologien Partner Rolle im Projekt Implementierung, Entwicklung Geschäftsmodell, Antragsteller Konsortialführer, Analyse und Einführung Konzeption und Evaluierung Pilotanwender (Anlagenbau, Elektronik) Pilotanwender (Elektronik / Automobilzulieferer) li Pilotanwender (Elektronik)

7 Online-Befragung von 245 Teilnehmern vornehmlich aus dem Mittelstand 82,5% sind KMU 95% <500 MA In welchen Geschäftsprozessen sehen Sie inhaltlich die größten Einsatzpotenziale für die Anwendung der Social Software? (Mehrere Wie viele Mitarbeiter Antworten beschäftigt pro Zeile sind Ihr Unternehmen möglich.) zurzeit? 500 und mehr; 10; 5,6% weniger als 10; 10; 5,6% ; 11; 6,2% 10 49; 80; 44,9% ; 67; 37,6% Studie»Web 2.0 in produzierenden KMU«, ICKE 2.0-Projektkonsortium 2010 n =

8 Die Teilnehmer kamen aus verschiedenen Branchen des produzierenden Gewerbes 80,9% produzierendes Gewerbe Wenn Ihr Unternehmen zum Sekundärsektor (vorhergehende Frage) zählt: zu welcher Branche gehört Ihr Unternehmen? Gewerbe Energiewirtschaft; 2; 1,4% Konsumgüterindustrie; 13; 9,2% Sonstiges; 38; 26,8% Elektroindustrie; 26; 18,3% Holzindustrie; 5; 3,5% Chemieindustrie; 12; 8,5% Sonstige Metallindustrie; 20; 14,1% Maschinen und Fahrzeugbau; 26; 18,3% Studie»Web 2.0 in produzierenden KMU«, ICKE 2.0-Projektkonsortium 2010 n = 142

9 Im Schwerpunkt wurde das Management im produzierenden Mittelstand befragt 75% aus der Geschäfts- führung und dem mittleren Management In welcher Position sind Sie in Ihrem Unternehmen beschäftigt? Mitarbeiter; 31; 17,3% untere Management Ebene; 13; 7,3% Geschäftsführung; 84; 46,9% mittlere Management Ebene; 51; 28,5% Studie»Web 2.0 in produzierenden KMU«, ICKE 2.0-Projektkonsortium 2010 n = 179

10 Allgemeine Herausforderungen im Mittelstand Kostenreduzierung an erster Stelle Wie wichtig werden folgende Herausforderungen für Ihr Unternehmen in der nächsten Zeit sein? Kostenreduzierung am Gesamtprodukt (n=241) Wissen als kiti kritischer Ef Erfolgsfaktor fkt (n=240) Erschließung neuer Märkte (n=235) Konzentration auf Kernkompetenzen (n=238) Verstärkter Innovationsbedarf/ Innovation als Treiber (n=237) Anstieg des Wettbewerbsdrucks (n=239) Bedeutungszunahme der Dienstleistung nach Produkterstellung (n=238) Veränderung der Kundenanforderungen (n=236) Notwendigkeit zur stärkeren internen und externen Vernetzung (n=238) Anstieg des Finanzierungsdrucks und Investitionsbedarfs (n=238) Verstärkung der Internationalisierung des Wettbewerbs (n=237) Reduktion von Komplexität (n=235) wichtig mittel wichtig wenig wichtig unwichtig Studie»Web 2.0 in produzierenden KMU«, ICKE 2.0-Projektkonsortium 2010

11 Web 2.0 hilft den KMU nicht, ihr wichtigstes Problem die Kostenreduzierung zu lösen! Welchen konkreten Nutzen erwarten Sie von den Web 2.0 Technologien im Einzelnen? Kommunikation verbessern (n=163) Info. Beschaffung erleichtern (n=163) Zusammenarbeit verbessern (n=162) Wissen effizienter nutzen (n=164) Vernetzung verbessern (n=162) Reaktionszeiten reduzieren (n=163) Kollektive Intelligenz nutzen (n=163) flexiblere Organisation (n=162) Externes Wissen integrieren (n=164) Prozessbeschleunigung (n=161) Innovationsfähigkeit verbessern (n=162) Kompetenzen aufbauen (n=163) Entscheidungen verbessern (n=164) Kostenreduzierung (n=163) starker Nutzen mittlerer Nutzen geringer Nutzen kein Nutzen Studie»Web 2.0 in produzierenden KMU«, ICKE 2.0-Projektkonsortium 2010

12 Aber Web 2.0 kann Beitrag für zweitwichtigstes Problem Wissensmanagement leisten! Wie wichtig werden zukünftig die folgenden Herausforderungen bezüglich des Informations und Wissensaustausches für Ihr Unternehmen? Auffinden von Informationen in Infound Dokumentenbeständen (n=236) Rückgriff auf vergangene Erfahrungen (n=237) Schaffung von Möglichkeiten für Mitarbeiter, Wissen ins Unternehmen einzubringen (n=233) Nutzung des Wissens von Partnern/Kunden (n=234) Überblick über Experten/Fachwissen (n=236) Bewältigung der Informationsflut durch hohes E Mail Aufkommen (n=237) abteilungs /standortübergreifende Arbeit der Mitarbeiter (n=234) Nutzung von WM Tools (n=235) wichtig mittel wichtig wenig wichtig unwichtig Studie»Web 2.0 in produzierendenkmu«, ICKE 2.0-Projektkonsortium 2010

13 Welchen Beitrag kann Web 2.0 zu den Herausforderungen des Wissensmanagement leisten? Der Fokus von Web 2.0 liegt auf dem klassischen Wissensmanagement: den Fragen des Zugriffs auf vorhandenes Wissen. Vorher muss Wissen erst einmal entstehen und verfügbar gemacht werden, bspw. durch: weitgehend selbstorganisierte, gemeinschaftliche Wissenssammlungen den Überblick über Experten durch vertrauensbildende Prozesse mittels der Bewertung von Beiträgen und Autoren die strukturierte Ablage von lebenden Dokumenten in Wikis oder den Aufbau interner Expertennetzwerke

14 Konkrete Web 2.0-Anwendungstypen und -Technologien wurden in der Studie abgefragt: Klassifikation von Social Software im Social Software Tetraeder Unterstrichene Anwendungen und Technologien wurden dem Web 2.0 zugeordnet Informationsmanagement RSS Taxonomie Tagging Social Navigation & Filtering Bewertung Kommentare Beziehung Social Network Instant Plattform Web- Messaging Austausch- und Conferencing Forum Sammelplattform Blog (Social Sharing) Kommunikation Wiki DMS Inhalt

15 Web 2.0 ist im Mittelstand noch nicht ange- kommen kaum vollständige Roll-outs Wie vertraut sind Sie mit folgenden Technologien / Anwendungsklassen? (mit Referenzanwendungsklasse) Wiki (n=234) Diskussionsforen (n=234) Feed Reader (RSS) (n=233) Instant Messaging (n=233) Social Networking (n=231) Blog (n=233) Social Sharing (n=233) Podcast (n=231) Tagging (n=232) Social Rating (n=231) DMS (n=208) Web Conferencing (n=233) im gesamten Unternehmen ausgerollt in Unternehmens bereichen im Einsatz im Unternehmen im Test Erfahrung durch private Nutzung vom Hörensagen keine Kenntnisse Studie»Web 2.0 in produzierenden KMU«, ICKE 2.0-Projektkonsortium 2010

16 Barrieren im Einsatz von Web 2.0 lassen sich vier Kategorien zuordnen Wirtschaftliche Nutzen ist unklar Zeitaufwand zu groß Einsatzmöglichkeiten sind unklar Kosten zu hoch Führungsbedingte Geschäftsführung setzt andere Prioritäten Fehlende Instrumente für Kontrolle/ Steuerung Fehlende Offenheit der direkten Vorgesetzten Barrieren Mangelnde Integration mit bestehenden Systemen Ungewohnte Arbeitsumgebung Mangelnde Integration in bestehende IT-Infrastruktur Mangelnde technische Reife Zunehmende Komplexität d. IT Technische Ablenkung des Mitarbeiters Nutzungsbereitschaft gering Know-how für den Umgang Kultureller Wandel erforderlich Informationsüberflutung Sicherheitsbedenken Kulturelle/organisationale

17 Barrieren liegen vor allem im wirtschaftlichen und im kulturell-organisationalen Bereich Welches sind Ihrer Meinung nach Barrieren beim Einsatz von Web 2.0 Technologien? Informationsüberflutung (n=163) Nutzen ist unklar (n=164) Zeitaufwand zu groß (n=161) Einsatzmöglichkeiten sind unklar (n=165) Ablenkung des MA von seiner "eigentlichen" Arbeit (n=162) Kultureller Wandel erforderlich (n=162) Sicherheitsbedenken (n=161) Nutzungsbereitschaft durch MA zu gering (n=161) Know how für den Umgang nicht ausreichend (n=161) Mangelnde Integration mit bestehenden Anwendungssyst. (n=156) Ungewohnte Arbeitsumgebung (n=157) Geschäftsführung setzt andere Prioritäten (n=162) Mangelnde Integration in bestehende IT Infrastruktur (n=157) Kosten zu hoch (n=160) Fehlende Instrumente für Kontrolle/ Steuerung (n=157) Zunehmende Komplexität der IT Infrastruktur (n=162) Fehlende Offenheit der direkten Vorgesetzten (n=162) Mangelnde technische Reife der Web 2.0 Anwendungen (n=155) schwerwiegende Barriere mittlere Barriere geringe Barriere keine Barriere Studie»Web 2.0 in produzierenden KMU«, ICKE 2.0-Projektkonsortium 2010

18 Zusammenfassung des beschriebenen Studien- ausschnittes: Mit Web 2.0 hat sich der Fokus des Wissensmanagements von der Kosteneinsparung (Wissen speichern und wiederverwenden) auf die Innovationsperspektive (neues Wissen erzeugen und kommunizieren) verlagert. Web 2.0 wird aber erst größere Bedeutung für die Unternehmen gewinnen, wenn entweder die Potenziale von Web 2.0 zur Bewältigung der derzeit zentralen allgemeinen Herausforderungen (Kostensenkung) sowie der speziellen Wissensmanagementherausforderungen (Klassisches Wissensmanagement) stärker herausgestellt werden oder umgekehrt: sich der allgemeine Fokus der Unternehmensstrategien von der Kosteneinsparung zur Innovationsperspektive verlagert.

19 Weitere Fragestellungen die innerhalb der Studie diskutiert werden. Assoziationen zum Schlagwort»Web 2.0«Einsatzpotenziale der Anwendungstypen des Web 2.0 auf Organisationsebene Einsatzpotenziale für Social Software nach Geschäftsprozessen Ef Erfahrungen im produktiven Einsatz von Social Software in Geschäftsprozessen IT-Ausstattung und -Ausrichtung der Unternehmen Genutzte Informations- und Kommunikationstechnologien Anteil der Mitarbeiter mit PC Zugang / Anschluss an das interne Netz Anteil der Mitarbeiter mit Internet-Zugang am Arbeitsplatz Größe der IT-Abteilung und Stellenwert der IT bei Investitionen in naher Zukunft

20 Eine Auswahl weiterer zentraler Aussagen der Studie hohes h Einsatzpotenziale t i auf allen organisatorischen i Ebenen: unternehmensweit vor allem Wiki und Instant Messaging Zwischen Unternehmen Social Networking oder Diskussionsforen Innerhalb einzelner Projekte vor allem Blogs, ansonsten eher geringes Einsatzpotenzial für die Projektarbeit Anwendungsklasse mit insgesamt größten Potenzialen: Wiki Einsatzpotenzial variiert über die unterschiedlichen Geschäftsprozesse: Potenziale für Web 2.0 vor allem in den primären, speziell kundennahen Prozessen (Marketing, Vertrieb, Service) Aber: Web 2.0-Anwendungen mit Ausnahme der Wikis bezogen auf die Geschäftsprozesse kein größeres Potenzial zugesprochen Web 2.0-Anwendungen bleiben Anwendungen wie DMS und Web Conferencing deutlich zurück

21 Schlussfolgerungen für das Projekt ICKE 2.0 Nutzen in den Vordergrund stellen, nicht technische Features Ausgehen von konkreten Verbesserungspotenzialen mittels Analyse Unterstützen von primären Geschäftsprozessen und Abbilden der Unternehmensstrukturen im Wiki Informationsüberflutung fl t vermeiden: Persönliches Dashboard mit schnellem Zugriff auf Meine Informationen Zeitaufwand in der Nutzung verringern: Wizards und Templates, automatische Tabellen, Vereinfachungen im Handling, Hilfestellung für die Qualitätsbewertung (Struktur, nicht Inhalt) Integration verschiedener Web 2.0-Anwendungen sinnvoll: z.b. Wiki, Microblogging, Tagging, RSS, ggf. Instant Messaging Barrieren im Einführungsprozess abbauen: Planspiel für Qualifikation, begleitende Kommunikation, Hilfestellungen für Nutzer

22 Bisher kaum Durchsetzung im Mittelstand Alles wird besser mit dem ICKEwiki! Qualitätsfeedback (aufklappbar) Zentrale Navigation mit Substruktur (Mouse-over) Metadaten für automatische Verarbeitung Seite abonnieren / als Favorit merken Suchbereich (Namensraum wählbar) Optionale Sub- Navigation im Namensraum Tagging- Bereich

23 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Diese Arbeit ist ein Ergebnis des Projekts ICKE 2.0 ( das vom BMBF gefördert wird (Fördernr. 01IH08040A). Die Autoren danken außerdem allen Unternehmen, die sich an der Befragung beteiligt haben. Die komplette Studie erscheint im Fraunhofer-Verlag. Fuchs-Kittowski, Frank; Voigt, Stefan (2010): Web 2.0 in produzierenden d KMU - Eine empirische und vergleichende Studie über den Einsatz von Social Software in kleinen und mittelständischen Unternehmen des produzierenden Gewerbes. Stuttgart: Fraunhofer IRB Verlag.

24 Stefan Voigt International Competence Center Logistics Fraunhofer IFF Sandtorstraße Magdeburg Tel / Fax / Prof. Dr. Frank Fuchs-Kittowski Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin Fachbereich 2, Betriebliche Umweltinformatik Wilhelminenhofstraße 75A Berlin Telefon +49 (30) Telefax +49 (30) Weitere Informationen zum Projekt» ICKE 2.0 Integrated Collaboration and Knowledge Environment for SME based on Web 2.0 Technologies«finden Sie unter: Foto: J. Kopf (Fraunhofer IFF)