Projektkalkulation Work in Process-Funktionalität mit SAP Business One

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1 Projektkalkulation Work in Process-Funktionalität mit SAP Business One Bei internationalen Rollouts ist die IT-Funktionaliät für die Projektkalkulation oder die Bewertung von Ware in Arbeit (Work in Process) eine häufige Anforderung. Mit SAP Business One und dem geeigneten Implementierungspartner ist das möglich, wie Andreas Esterer, Senior SAP-Consultant der Versino AG im folgenden Beitrag erläutert. Unternehmen, die über weltweite Tochterfirmen verfügen, benötigen für ihre Niederlassungen leistungsfähige Software zur effizienten Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse. Dies betrifft vor allem die Bereiche Verkauf, Einkauf, Lager, ggf. Produktion, Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Controlling. Die ERP Lösung SAP Business One (SBO) unterstützt mittlerweile 41 Lokalisierungen und 26 Sprachen und wurde bereits bei mehr als Kunden weltweit eingesetzt. Bei internationalen SAP Business One-Rollouts hat es sich als zielführend erwiesen, auf den SBO-Standard und weniger auf Zusatzprogrammierungen zu setzen. Dennoch gibt es Unternehmen mit sehr speziellen Anforderungen, die ein Add-on erforderlich machen. Mit anderen Worten: Unternehmen können oder wollen auf dezidierte Funktionalitäten nicht verzichten. Standard und Add-on Immer mehr Unternehmen verwenden in ihren Firmenzentralen SAP ERP ECC6.0 und in den internationalen Niederlassungen SAP Business One. Diese Lösung von SAP eignet sich sehr gut für die Anforderungen der meist mittelständischen Auslandsniederlassungen, da die wesentlichen Geschäftsprozesse im Standard abgedeckt sind, eine Integration mit SAP ERP ECC mitgeliefert wird und die Software individuell angepasst werden kann. Der Funktionsumfang von SAP Business One wird stetig weiterentwickelt und SBO ist ein einfach zu bedienendes und zugleich kostengünstiges System. Im Zuge eines internationalen Rollouts sind sowohl die Bedürfnisse der Auslandstöchter (z.b. Sprache, einfache Bedienung, geringer Einführungsaufwand, gesetzliche Vorschriften) als auch die Anforderung des Mutterunternehmens (Einbeziehung ins zentrale Berichtswesen, Transparenz, Anforderung an Compliance, Datensicherheit) zu beachten. 1

2 Bei Tochterfirmen, die Projekte z.b. im Anlagenbau abwickeln, werden zusätzlich zum SBO- Standard Funktionen zur Projektkalkulation und zur sogenannten Bewertung der Ware in Arbeit oder Work in Process (WIP) benötigt. In der aktuellen Version SAP Business One 8.82 bestehen bezüglich dieser Funktionen noch gewisse Limitierungen, die von einem SAP- Business-One- Implementierungspartner abzudecken sind. Und zwar durch ein Add-on über eine Programmierschnittstelle, die SAP für SAP Business One bereitstellt. Konkret geht es vor allem um Funktionen für die Erfassung von Ist-Zeiten und um die Verbuchung von geleisteten Arbeitszeiten in der Periode des tatsächlichen Anfalls damit in der Konsequenz beispielsweise folgende Anforderungen erfüllt werden können: die Vorkalkulation eines Projekts, die Nach- bzw. mitlaufende Kalkulation eines Projekts sowie die korrekte, monatsgenaue Ausweisung der Ware in Arbeit. Genau diese Erfordernisse gab es bei BARTEC VODEC, einem Tochterunternehmen der BARTEC-Gruppe aus Bad Mergentheim. Gefertigt werden von dem Unternehmen in England Beschallungs- und Warnanlagen für Ölbohrplattformen. Es handelt sich hierbei um Systeme, die aus Komponenten wie Schaltschränken, Bedieneinrichtungen, Sensoren und Alarmierungsgeräten wie Sirenen und Leuchten bestehen. Das heißt: Bei jeder Anlage gibt es ein neues Projekt, das in Schritten abgewickelt wird; mit Konstruktion, Einkauf, Montage, Auslieferung, Montage, Inbetriebnahme und Abnahme vor Ort. Bei der Bewertung der Ware in Arbeit sind aus buchhalterischer Sicht grundsätzlich folgende einzubeziehende Kosten von Relevanz: die Materialkosten und die Materialgemeinkosten, die Fertigungskosten und die Fertigungsgemeinkosten, die zusammen die (aktivierungsfähigen) Herstellkosten ergeben. Wichtig ist, dass über Funktionen der Kostenrechnung die zugrunde gelegten Kostensätze und Zuschläge überprüft werden können. Wobei zu unterscheiden ist zwischen Kosten die aktiviert werden sollen (erhöhen die Herstellkosten) und Kosten, die nicht aktiviert werden sollen, aber für die Projektkalkulation relevant sind. 2

3 Die Lösung von Versino Die wesentlichen Features dieser Lösung: >Im Verkauf (Angebot, Auftrag etc.) werden die Komponenten des Projektes einzeln als Artikel aufgeführt, beispielsweise auch geplante Zeiten zur Projektierung und Montage. Dabei werden nur bestimmte Artikel im Ausdruck des Kundenbeleges angezeigt. Die anderen Artikel dienen faktisch nur zur Vorkalkulation und zur Ermittlung des Deckungsbeitrages. >Die Arbeitszeiten der Konstruktion werden als Arbeitszeit erfasst und mit Stundensätzen bewertet; diese Leistungen sind aber nicht aktivierungsfähig und gehen nicht in die Bewertung der Ware in Arbeit ein, sind aber relevant für die Projektkalkulation und Kostenrechnung. >Die in der Produktion verwendeten Materialien müssen vom Lager entnommen und auf ein Projektlager gebucht werden. Diese Aufwendungen erhöhen die Ware in Arbeit. Zeiten der Produktion (Montage) werden als Arbeitszeit erfasst und dann mit Stundensätzen bewertet gebucht; sie erhöhen die Projektkosten und die Ware in Arbeit. >Weitere Kosten (z.b. aus sonstigen Eingangsrechnungen) können ebenfalls auf das Projekt kontiert werden; je nach Kostenart, als Ware in Arbeit aktiviert oder nur zur Erhöhung der Projektkosten. Kostenbetrachtung im Fokus Bei den Kosten wird zwischen verschiedenen Kostenarten unterschieden (Kosten der Entwicklung, Material, Montage, Außenmontage, sonstige Kosten etc.). Ferner können Kosten entweder direkt auf ein Projekt kontiert oder zunächst auf Kostenstellen gebucht werden, um sie dann auf die Projekte umzulegen (Materialgemeinkosten, z.b. Zuschläge für Kleinmaterial, Zuschläge für Verwaltung und Vertrieb). 3

4 Je nach Definition sind die Umlagen entweder aktivierungsfähig und erhöhen somit die Ware in Arbeit (z.b. Materialgemeinkosten) oder erhöhen nur die Kosten des Projektes (z.b. Vertriebskosten). Von Bedeutung ist, dass bei Lieferung des Projektes die Ware in Arbeit entlastet wird. Die dem Projekt zugeschriebenen Kosten entlasten die Kostenstellen und belasten die Kostenträger (Produktlinien) und das Projekt. Somit ist eine Überprüfung der angesetzten Kostensätze und Zuschläge durch die Kostenrechnung möglich. Es ist sicherzustellen, dass die Projektauswertung für jedes Projekt den Umsatz, die Bestandsveränderungen (Zugang/ Abgang Ware in Arbeit), die Kosten je Kostenart, das Ergebnis und zwar sowohl im PLAN (Vorkalkulation) als auch im IST aufzeigt. Meist Standard, aber Wie bereits eingangs ausgeführt, hat sich in den zahlreichen SBO-Projekten, die von der Versino AG realisiert wurden, gezeigt, dass bei internationalen SAP Business-One-Rollouts der SBO-Standard von Vorteil ist. Dennoch wird es immer wieder spezielle Anforderungen geben, die in einem gewissen Umfang Add-ons erforderlich machen wie etwa im Falle der Thematik Projektkalkulation und Ware in Arbeit. 4

5 BARTEC stattet 15 internationale Vertriebsstandorte mit SAP Business One aus Spezielle Anforderungen berücksichtigt Die Firmengruppe BARTEC mit Stammsitz in Bad Mergentheim entwickelt, produziert und vertreibt Komponenten- und System-Lösungen für alle Bereiche, in denen durch gefährliche Stoffe wie brennbare Flüssigkeiten, Gase und Stäube Explosionen entstehen können. Eingesetzt werden die Lösungen von Herstellern von Geräten, Apparaten und Maschinen, für den Anlagenbau sowie für Betreiber in den Branchen Öl und Gas, Chemie, Petrochemie, Bergbau, Pharmazie, Energie und Umwelt. Insgesamt unterhält das innovative Unternehmen aus dem gehobenen Mittelstand 10 nationale und internationale Produktionsstandorte sowie 28 eigene Vertriebsgesellschaften in Europa, Amerika und Asien; außerdem gibt es über 70 internationale Vertriebspartner. BARTEC hat sich dafür entschieden, in ihren Vertriebsgesellschaften SAP Business One (SBO) einzusetzen und in den Produktionsgesellschaften SAP ERP ECC respektive Lösungen der Business Suite. Wie Wolfgang Hornung, Head of Group IT bei BARTEC berichtet, sehen die strategischen Planungen vor, dass Business One in weiteren 15 Vertriebsgesellschaften eingeführt wird, und auch eine nahtlose Koppelung mit dem zentralen ECC-System steht auf der Implementierungsagenda. In Spanien und unserer Tochtergesellschaft BARTEC VODEC in UK wird SAP Business One bereits vorteilhaft genutzt. Projektkalkulation inklusive Zur Implementierung kommt jeweils ein im Rahmen eines Rollouts erstelltes ERP-Template, das alle relevanten Geschäftsprozesse abdeckt und vom gewählten SBO-Implementierungspartner der Versino AG aus Altötting - erstellt wurde. Spezielle Erfordernisse finden ebenfalls Berücksichtigung. So zum Beispiel bei der englischen Tochterfirma BARTEC VODEC. Besonderheit hier: Auch die Vorkalkulation eines Projekts, die Nach- bzw. mitlaufende Kalkulation eines Projekts sowie die korrekte, monatsgenaue Ausweisung der Ware in Arbeit (Work in Process) sollten mit SBO möglich sein, da diese Funktionalität standardmäßig nicht berücksichtigt wird. Zudem galt es, die Konzernrichtlinien (Aktivierung, Kostenrechnung etc.) in die Aktivitäten mit einzubeziehen. Weiter > 5

6 Versino entwickelt BARTEC-Template Die SBO-Experten der Versino AG haben das Standard-Template für BARTEC um die Funktionalität Projektkalkulation und Work in Process erweitert, so dass auch die englische BARTEC-Tochter auf ein bedarfsgerechtes integriertes ERP-System zurückgreifen kann. Die SBO-ERP-Lösung inklusive der Funktionalität Work in Process hat sich bei unserer Tochter BARTEC VODEC längst bewährt, erklärt Wolfgang Hornung. Das Standard- Template für BARTEC, das Zug um Zug ausgerollt wird, deckt in einem vorteilhaften System die Bereiche Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Einkauf, Fibu und Controlling ab. Autor des Artikels: Andreas Esterer Dipl.-Ing. (Univ.), Dipl.-Wirtsch.-Ing. (Univ.) Senior Consultant SAP Business One Projektleiter Internationale Rollouts SAP Business One Vorstandsmitglied Versino AG Kontakt Versino AG: Versino AG Bahnhofstr. 35 D Altötting Tel.: Fax: info@versino.de 6