[WEBINAR] Microsoft Teams ist da!

Transkript

1 [WEBINAR] Microsoft Teams ist da! 1. Wie sieht es mit Berechtigungen und deren Management in Teams aus? Derzeit können nicht gezielt Berechtigungen vergeben werden. Aktuell können alle Mitglieder Dokumente editieren und haben auch die entsprechenden Editierungsrechte in der SharePoint Site Collection. Teams-Eigentümer haben Admin-Rechte. Die Administratoren/Eigentümer eines Teams können zusätzlich Mitglieder hinzufügen, Teams- Einstellungen bearbeiten und das Team auch wieder löschen sowie die Rollen der Mitglieder bearbeiten. Weiterhin kann der Eigentümer zusätzliche Mitgliederberechtigungen konfigurieren. Kanäle erstellen und aktualisieren - Kanäle löschen - Registerkarten erstellen, aktualisieren und entfernen - Connectors erstellen, aktualisieren und löschen Eine Art Security Trimming besteht selbstverständlich zwischen den Teams, sodass wirklich nur Mitglieder eines Teams die Inhalte sehen können. Innerhalb eines Teams kann man über Kanäle noch einzelne Mitarbeit hinzufügen. Dies ist aber nur eine Ordnungseben, keine

2 Berechtigungsebene, weil derzeit die Rechte von der Site Collection runter auf die Ordner das sind letztendlich nämlich die Kanäle vererbt werden. 2. Kann man auch externer Mitarbeiter in Teams einladen? Aktuell kann man noch keine externen Mitarbeiter einladen. Das Feature steht aber mit hoher Priorität auf der Roadmap. 3. Sieht man das Planner-Fenster auch direkt im Planner? Ja, das ist ein weiterer großer Vorteil von Teams. Alles ist in einem User Interface verpackt. 4. Ich persönlich finde es aus Nutzersicht problematisch, dass die Office 365 Group, die hinter Teams erzeugt wird, beim Nutzer in Outlook angezeigt wird. Dadurch besteht meiner Meinung nach die Gefahr eines Parallelkommunikations-Streams. Wie seht ihr das? Manchmal muss man externe (Nicht-Team-Mitglieder) mit in die Kommunikation nehmen, um seine Ziele zu erreichen. Daher ist die Ergänzung, auch zu nutzen, vorteilhaft. 5. Bleibt Yammer als Produkt bestehen? Ja. Yammer wird es weiterhin geben. Es wird nur nicht mehr als eigenes Produkt lizensiert, sondern ist bereits integrativer Teil von Office 365. Weitere Integrationen folgen in 2017 und Wo finde ich die Dokumente wieder (Word etc.), die über Teams erstellt worden sind? Entweder direkt in dem dazugehörigen Teams-Reiter oder der dazugehörigen SharePoint Site Collection. 7. Es wurde gesagt, Vorteil von Teams im Gegensatz zu sei, dass man s weiterleiten könne. Kann man Chatverläufe aus Teams nicht kopieren/ weiterleiten? Ja, es ist theoretisch möglich, das händisch per Kopieren/Einfügen oder per Screenshot zu machen. Aus Vertrauensgründen sollte man sich das aber sehr gut überlegen. Bewusst gibt es keine Möglichkeit, einen Chat in ein anderes Team weiterzuleiten.

3 8. Die Mailbox wird entlastet." Kann man Nachrichten bzw. Dateien in Teams archivieren? Gibt es auch eine direkte Suchfunktion? Man kann innerhalb der Teams suchen. Dateien liegen im Hintergrund auch auf SharePoint und können dort über die SharePoint-Suche gefunden werden. Ebenso kann derzeit auch eine Archivierung dieser Dateien mit den zur Verfügung stehenden SharePoint-Mitteln realisiert werden. Um ein gesamtes Team inkl. Nachrichten usw. zu archivieren wird es Drittanbieter wie AvePoint geben, die dies realisieren. Konkrete Tools sind derzeit in der Entwicklung. 9. Mittlerweile kann ich ja eingrenzen welche Personen Groups erstellen dürfen. Gilt das auch für die Teams-Erstellung? Denn die Group liegt ja als Grundlage hinter dem Team?! Für Microsoft Teams gelten derzeit die gleichen Einschränkungen wie für Office 365 Groups. Das heißt, ist das Erstellen von Gruppen generell ausgeschaltet, können keine neuen Teams angelegt werden auch Global Admins können das dann nicht! Ähnlich verhält es sich mit der Einschränkung auf das Erstellen bestimmter Nutzergruppen. 10. Werden Inhalte aus den Teams in der zentralen Suche indexiert, oder werden diese nur in einer Teams-spezifischen Suche gespeichert? Die geteilten und erstellten Dokumente in einem Team wandern in die dahinterliegende SharePoint Site Collection. Damit werden sie auch von der Suche (und Delve) indexiert. 11. Sind die Tasks aus dem Team in Outlook aggregiert? Bekommt die zuständige Person einen Due-Date-Reminder oder nur eine initiale Info? Die Aufgaben werden derzeit nur in den MyTasks in Planner angezeigt ohne Erinnerung eines Fälligkeitsdatums. Eine Synchronisierung mit den Outlook-Tasks ist in Planung. Allerdings gibt es noch keine konkreten Angaben wann und ob diese Funktion in Zukunft implementiert wird. 12. Sehe ich die Planner-Tasks auch in der ios App? Leider ist mir das bisher noch nicht gelungen es wäre aber wichtig für die "Trello"-Abwehr :-) Es ist auch in Planung, Aufgaben in die mobilen Plattformen zu integrieren. Microsoft arbeitet auch an einer eigenen Planner-App. 13. Wie kann ich die gezeigten Bots einbinden bzw. aktivieren? Die von Ragnar präsentierten Bots hat erstellt. Ansonsten kann man die derzeit noch wenigen Bots einfach im Bots Framework hinzufügen oder für Developer auch per App-ID. Wie genau, ist auf folgender Seite erklärt: Wie stellt man das Knowledge Management sicher, wenn sich die Teams wieder trennen? Hier empfehlen wir eine ähnliche Handhabung wie schon in SharePoint, nämlich mit Projektseiten. Jedes Unternehmen hat hier allerdings unterschiedliche Vorgehensweisen. Hilfreich ist aber, dass die Daten in einer normalen SharePoint-Seite liegen und damit entsprechend mit bekannten Mitteln gesichert und verwaltet werden können. Für einen ganzheitlichen Teams-Ansatz siehe Frage 8.

4 15. Erfordert gemeinsames Arbeiten an Dokumenten in Teams so etwas wie einen expliziten Checkout-/Checkin-Mechanismus? Oder werden Simultan-Zugriffe anders behandelt? Hier wird der bekannte Co-Authoring-Mechanismus verwendet, um gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten. In der dazugehörigen SharePoint-Bibliothek können wir aber auch in den Versionierungseinstellungen ein Checkout/Checkin aktivieren, falls gewünscht. 16. Viele SharePoint-Spezialisten mit langjähriger Erfahrung verstehen nicht, warum Teams, Planner und die ganzen anderen Office 365-Appss nicht in einem SharePoint-UI abgebildet werden. Warum sind das nicht einfach alles SharePoint-Apps? Der Grund war, dass die Anwendungen ein neues und frischeres Design bekommen sollten, um so auch die Millennials bzw. die Generation Z zu erreichen. Außerdem sollte alles in einem Tool vereint werden, sodass der Nutzer nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her springen muss wie zum Beispiel bei den Office 365 Groups. Aus meiner Sicht (Robert Mulsow) wäre eine Integration in Form von Apps in SharePoint inklusive Chat nicht möglich gewesen. 17. Kann ich Nutzer einladen, ohne dass sie Office 365 benutzen? Haben diese dann Zugriff darauf? Gibt es hier ein Rechtemanagement? Um in Teams mitarbeiten zu können, benötigt der Nutzer eine Office 365-Lizenz und muss auch dafür aktiviert sein (siehe Frage 18). Ob jemand zuvor bereits Office 365 genutzt hat, also z.b. in SharePoint gearbeitet hat, ist egal. Man kann Teams wirklich als DAS Collaboration-Tool verwenden und kein Nutzer muss wissen, dass dahinter eigentlich Office 365 und die Groups stecken. Oft hilft diese Art der Betrachtung bei der Nutzerakzeptanz. In Bezug auf das Rechtemanagement siehe Frage Welchen Lizenztyp brauchen die Anwender um Teams zu benutzen. bzw. welchen Lizenztyp muss ich für einen Mitarbeiter einrichten? Um Teams nutzen zu können, muss den Nutzern eine entsprechende Office 365-Lizenz zugewiesen werden. Aktuell sind dies die Subscriptions: - Office 365 Business Premium - Office 365 Business Essentials - Office 365 Business E1 + E3 + E5 (siehe Weiterhin kann die Teams Funktion im Office 365-Admin-Center pro Nutzer ein oder ausgeschaltet werden.

5 19. Hat Teams eine eigene Chat-/Anruf-Funktion oder ist das Skype? Chats und vor allem Video- und Telefonanrufe innerhalb der Teams basieren im Hintergrund auf Skype for Business. Sehr gut ist hierbei, dass es automatisch im Hintergrund agiert, sodass der Nutzer nicht extra den Skype-Client installieren muss. So kann man z.b. einfach unterwegs mit der mobilen Anwendung oder sogar in einem Internet-Café über den Browser an Besprechungen teilnehmen. Das vereinfacht die Zusammenarbeit enorm. Hinweis: Der Status in Teams ist jedoch unterschiedlich als mein Skype for Business-Status. Setze ich mich beispielsweise in Skype for Business auf Nicht stören und arbeite in Teams weiter, dann kann dort weiterhin der Verfügbar Status eingestellt sein. Diese Einstellung ist bewusst so gewählt, damit ich zwar nicht von anderen Kollegen gestört werden, aber innerhalb eines Teams weiterhin mit den Teilnehmern interagieren kann. 20. Kann ich aus bestehenden Office 365 Groups auch ein Team erstellen? Ja, dies ist möglich. Die Option zum Hinzufügen erscheint in der Teams-Anwendung, wenn man ein neues Team erstellen möchte.