Drittmittelmanagement an deutschen Hochschulen Möglichkeiten einer gezielten IT-Unterstützung

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1 Drittmittelmanagement an deutschen Hochschulen Möglichkeiten einer gezielten IT-Unterstützung A. B. Gemlik Ebeling M. M. Neumann Klages J. Sprenger M. H. Breitner Seite 1

2 Agenda 1. Einführung: Drittmittel an deutschen Hochschulen 2. Forschung am IWI 3. Nutzen einer gezielten IT-Unterstützung 4. Ausblick A. B. Gemlik Ebeling M. M. Neumann Klages J. Sprenger M. H. Breitner Seite 2

3 Agenda 1. Einführung: Drittmittel an deutschen Hochschulen Was sind Drittmittel? Die Bedeutung von Drittmitteln für deutsche Hochschulen Besondere Herausforderungen im Umgang mit Drittmitteln 2. Forschung am IWI 3. Nutzen einer gezielten IT-Unterstützung 4. Ausblick A. B. Gemlik Ebeling M. M. Neumann Klages J. Sprenger M. H. Breitner Seite 3

4 1. Einführung: Drittmittel an deutschen Hochschulen Drittmittel sind solche Mittel, die zur Förderung von Forschung und Entwicklung sowie des wissenschaftlichen Nachwuchses und der Lehre zusätzlich zum regulären Haushalt (Grundausstattung) von öffentlichen und privaten Stellen eingeworben werden. Quelle: Statistisches Bundesamt Seite 4

5 1. Einführung: Drittmittel an deutschen Hochschulen Drittmitteleinnahmen der Hochschulen in 2007: 4,3 Milliarden Euro 100% 90% 80% 70% 60% 50% Steigende Tendenz: Verdoppelung in den letzen 10 Jahren 40% 30% 20% 10% 0% Anteil der Drittmittel- Einnahmen 2007: Universitäten = 21,8% Fachhochschulen = 7,7% Quelle: Statistisches Bundesamt Grundmittel Beiträge der Studierenden Einnahmen aus wirtschaftlicher Tätigkeit Drittmittel Seite 5

6 1. Einführung: Drittmittel an deutschen Hochschulen Es bestehen große Unterschiede zwischen den Hochschulformen und Fachbereichen. Die Anzahl unterschiedlicher Geldgeber nimmt zu. Quelle: Statistisches Bundesamt, DFG Seite 6

7 1. Einführung: Drittmittel an deutschen Hochschulen Besondere Herausforderungen im Drittmittelmanagement: Zweckbindung mit Verwendungsrichtlinien Stichtaggebundene Mittelausschöpfung Seite 7

8 1. Einführung: Drittmittel an deutschen Hochschulen Gestiegene Herausforderungen im Drittmittelmanagement: Zweckbindung mit Verwendungsrichtlinien Je nach Geldgeber unterschiedlich Stichtaggebundene Mittelausschöpfung Anzahl der Drittmittelprojekte steigt Seite 8

9 1. Einführung: Drittmittel an deutschen Hochschulen Das Drittmittelmanagement ist eine Querschnittsdisziplin. Es steht im Bezug zu vielen unterschiedlichen Verwaltungsbereichen. Projektmanagement Finanzmanagement Forschungsdatenbank Buchhaltung Personalplanung Drittmittel Controlling Business Intelligents Entscheidungsunterstützung Hochschulstatistik Seite 9

10 1. Einführung: Drittmittel an deutschen Hochschulen Zentrale Herausforderungen im Drittmittelmanagement: Permanente Gratwanderung zwischen Kostenüber- und Unterdeckung Dilemma zwischen wirtschaftlich optimaler Mittelausschöpfung und politischen Richtlinien Notwendigkeit der kurzfristigen Mittelumverteilung z.b. zur Sicherung von Personal über Projekte hinweg Je mehr unterschiedliche Geldgeber, desto höher der Verwaltungsaufwand Zusammenstellung der jeweils benötigten Informationen verbraucht viel Zeit Seite 10

11 Agenda 1. Einführung: Drittmittel an deutschen Hochschulen 2. Forschung am IWI Eckpunkte der Drittmittel-Forschung am IWI Abgeleitete Erkenntnisse aus dem Prototypen Umfrage an 40 deutschen Universitäten 3. Nutzen einer gezielten IT-Unterstützung 4. Ausblick A. B. Gemlik Ebeling M. M. Neumann Klages J. Sprenger M. H. Breitner Seite 11

12 2. Forschung am IWI Eckpunkte der Forschung zum Drittmittelmanagement am Institut für Wirtschaftsinformatik (IWI) Hannover: 2008 / Fallstudie Kooperation mit MHH Entwicklung des Excel-Prototypen 2009 / 2010 Umfrage an 40 Universitäten 2010 Kooperation mit HIS GmbH 2010 Einreichung Beitrag Wirtschaftsinformatik- Tagung 2011 Seite 12

13 2. Forschung am IWI Eckpunkte der Fallstudie in Kooperation mit der MHH: Institut für Zell-und Molekularpathologie (IZMP) Durchführung der Fallstudie von Oktober 2008 bis März 2009 Ergebnisse der Fallstudie: Umfangreiche Analyse der Geschäftsprozesse Abbildung der Finanzströme des Instituts Definition von Anforderungen an den Excel-Prototypen Identifizierte Herausforderungen am IZMP: Nutzung von zwei weitgehend unabhängigen Datenbanken Komplexe Finanzierungsstruktur Redundante Tätigkeiten Abhängigkeit von Spezialwissen einzelner Mitarbeiter Seite 13

14 2. Forschung am IWI Gezielte IT-Unterstützung vom gesamten Drittmittelmanagementprozess: Workflow-basierte IT-Unterstützung Von der Entstehung eines Forschungsprojekts bis zur Abrechnung Management-Geschäftsprozesse Idee Akquise Planung Durchführung Dokumentation Publikation Abrechnung Projekt-Bugetierung (Kooperationen, Budgetgeber, Budgetplanung) Projektmanagement Unterstützende Geschäftsprozesse Quelle: HIS Magazin 4/2010 Seite 14

15 2. Forschung am IWI Es gibt viele Nutzer mit verschiedenen Sichten auf das Drittmittelmanagement: Drittmittel- Abteilung Personal- Abteilung Fakultäts- Leitung Controlling- Abteilung Instituts- Leitung Universitäts- Leitung Projekt- Leitung Drittmittel- Sichten Geldgeber dezentral zentral Seite 15

16 2. Forschung am IWI Es gibt viele Nutzer mit verschiedenen Sichten auf das Drittmittelmanagement. Die verschiedenen Sichten auf das Drittmittelmanagement ermöglichen die Berücksichtigung unterschiedlicher Nutzereigenschaften: Hintergrundwissen Informationsbedarf Detaillierungsgrad der Informationen Zugriffsrechte Erfahrung mit IT-Anwendungen Seite 16

17 2. Forschung am IWI Umfrage in zentralen Verwaltungen von 40 deutschen Universitäten: Verwendete Standardsoftware Organisation des Drittmittelmanagements HIS MACH SAP dezentral zentral Zufriedenheit mit der IT- Unterstützung zufriedenstellend akzeptabel verbesserungswürdig Verbesserungspotentiale Projektstammdaten / -finanzen Internes Berichtswesen Statistische Auswertungen Verwendungsnachweise Darstellung / Bedienung Dokumentenmanagement Seite 17

18 2. Forschung am IWI Eckpunkte der Kooperation mit der HIS GmbH: Kooperation zur Grundlagenforschung im Drittmittelmanagement Geplante Projektlaufzeit von drei Jahren Ziele der Kooperation: Grundlegende Erforschung der erforderlichen IT-Unterstützung Analyse der Prozesse und Workflows verschiedener Hochschulen Sensibilisierung der Beteiligten für Nutzenpotentiale Gestaltung einer gezielten IT-Unterstützung vom gesamten Drittmittelmanagementprozess Gemeinsame Veröffentlichungen Integration der Forschungsergebnisse in HISinOne Seite 18

19 Agenda 1. Einführung: Drittmittel an deutschen Hochschulen 2. Forschung am IWI 3. Nutzen einer gezielten IT-Unterstützung Beispiele einer gezielten IT-Unterstützung Zusätzlicher Nutzen 4. Ausblick A. B. Gemlik Ebeling M. M. Neumann Klages J. Sprenger M. H. Breitner Seite 19

20 3. Nutzen einer gezielten IT-Unterstützung Forschungsdatenbank und Wissenstransfer: Alle Projektstammdaten auf einen Blick Informationen zu Forschungsinhalten Kooperationen und Ansprechpartner Aktuelle Projektübersichten Abgeschlossene Projekte mit Berichten Ideenpool für zukünftige Forschung Seite 20

21 3. Nutzen einer gezielten IT-Unterstützung Dateneingabe an einer Stelle konzentrieren: Nur eine einheitliche Oberfläche, in der alle relevanten Daten eingegeben werden Kein springen durch verschiedene Module nötig Leichter und übersichtlicher ungeübte Nutzer Seite 21

22 3. Nutzen einer gezielten IT-Unterstützung Cockpit-Funktion durch Ampeln: Frühzeitige Erinnerung an Termine und Fristen Warnung bei Abweichungen vom SOLL Seite 22

23 3. Nutzen einer gezielten IT-Unterstützung Schnelle und leichte Übersicht: Diagramme, Tabellen und Ampeln zur Anzeige des aktuellen Status auf einen Blick Z. B. Vertragslaufzeiten von Mitarbeitern Seite 23

24 3. Nutzen einer gezielten IT-Unterstützung Übersicht der aktuellen und historischen Personalfinanzierung und zuordnung: Budget- und projektübergreifende Betrachtung Z. B. Anzeige der Personalfinanzierung Seite 24

25 3. Nutzen einer gezielten IT-Unterstützung Einfache Projekt(finanz)übersicht: Auflistung von Kontenständen und Buchungen Restbestandanzeige des Projektbudgets Seite 25

26 3. Nutzen einer gezielten IT-Unterstützung Individuelle Zusammenstellung der Informationen: Differenzierung der verfügbaren Informationen über Rollen und Rechte Inhaltliche und optische individualisierte Ansicht Personalisierte Startseite ermöglicht schnellen Überblick über häufig benötigte Informationen Z. B. persönliche Anzeige über HISinOne-Portlets Seite 26

27 3. Nutzen einer gezielten IT-Unterstützung Individuelle Auswertungen und Berichte: Individuelle Zusammenstellung der Daten aus verschiedenen Modulen Vielseitige Anpassungsmöglichkeit der Darstellung über Auswahlkriterien Aufbereitung in verschiedenen Ausgabeformaten Speichern von Auswertungsabfragen Standardisierte und automatisierte Kommunikation mit Geldgebern Seite 27

28 3. Nutzen einer gezielten IT-Unterstützung Zusätzlicher Nutzen einer gezielten IT-Unterstützung: Individuell zugeschnittene Unterstützung verschiedener Nutzergruppen Leichtere Anwendung für Nutzer außerhalb der Verwaltung. Verringerung des Verwaltungsaufwands Sichere Einhaltung von Richtlinien und Fristen Verbesserung von Übersicht, Auswertung und Entscheidungsunterstützung Sicherung der ökonomischen Mittelausschöpfung über Budget und Projekte hinweg Seite 28

29 Agenda 1. Einführung: Drittmittel an deutschen Hochschulen 2. Forschung am IWI 3. Nutzen einer gezielten IT-Unterstützung 4. Ausblick Weitere Forschung am IWI Integration in HISinOne A. B. Gemlik Ebeling M. M. Neumann Klages J. Sprenger M. H. Breitner Seite 29

30 4. Ausblick Weitere Forschung am IWI: 2011 Weitere Umfragen: Institute der Hochschulen 2011 Fachhochschulen Beitrag zur Wirtschaftsinformatik- Tagung in Zürich 2012 Internationaler Hochschulvergleich Weitere Publikationen und Tagungen Seite 30

31 4. Ausblick Geplante Integration des Forschungsmanagements für HISinOne-Versionen: Oktober 2011 Oktober 2012 Forschungs- Forschungs- Datenbank Workflow Community Oktober 2013 Forschungs-Budget und Kennzahlen (Projekte und Publikationen) (Projekte und Kooperationen) (Sichten, Projekt- Management) Projekte mit Hochschulen zur weiteren Anforderungsanalyse und Umsetzung Seite 31

32 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Kontakt: Britta Ebeling Institut für Wirtschaftsinformatik Leibniz Universität Hannover Königsworther Platz Hannover ebeling@iwi.uni-hannover.de Marc Klages Institut für Wirtschaftsinformatik Leibniz Universität Hannover Königsworther Platz Hannover klages@iwi.uni-hannover.de A. B. Gemlik Ebeling M. M. Neumann Klages J. Sprenger M. H. Breitner Seite 32