Enterprise 2.0 Solution Guide

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1 Enterprise 2.0 Solution Guide Enterprise Wiki und Intranet 2.0 Social Intranet und Team Collaboration Kommunikation 2.0 und Activity Streams Enterprise Search und Semantisches Wissensnetz Enterprise Mashups Agile Team Workflows Collaboration Workplace

2 Enterprise 2.0 Ilja Hauß +49(0)351/ Die funktionierende Kommunikation über Prozesse, Projekte und Organisationsstrukturen hinweg ist ein entscheidender Erfolgsfaktor, insbesondere für innovative und schnell wachsende Unternehmen. Mitarbeiter und Management sind darauf angewiesen über relevante Themen auf dem Laufenden zu sein, sich spontan mit Kollegen abzustimmen, Lösungen projektübergreifend und verteilt zu erarbeiten, unternehmensweit Expertise einzubinden, Risiken früh zu erkennen und Entscheidungen schnell treffen zu können. Die Fähigkeit zur vernetzten Zusammenarbeit ist der Antriebsmotor effizienter Geschäftsprozesse und ausschlaggebend für den Erfolg innovativer Unternehmen. Dieses bei Weitem nicht ausgeschöpfte Produktivitätspotenzial adressieren unsere Enterprise 2.0 Lösungen. Enterprise 2.0 Success Stories Abstimmungsprozesse erfolgen nicht mehr in unzähligen Meetings, -Verteilern und Protokollierungsrunden, sondern werden im gemeinsamen Team Space kommuniziert, nachvollziehbar diskutiert, entschieden und direkt dokumentiert. In Microblogs informieren sich Mitarbeiter über relevante Themen, Aktivitäten und interne Angelegenheiten. Fragestellungen werden schnell und unkompliziert zwischen Kollegen diskutiert und geklärt. Entscheidungen fundiert vorbereitet und nachvollziehbar kommuniziert. Interne s verschwinden zunehmend und Anfragen die früher mehrere Tage benötigten, werden heute in wenigen Stunden erledigt. In Wikis werden Konzepte im Team erarbeitet, Fachbereiche koordinieren und organisieren ihre Maßnahmen, Expertengruppen organisieren ihre Wissensbasis und Querschnittsbereiche, wie z.b. das Qualitätsmanagement, stellen ihre Informationen bereit. Mit dem Social Network bzw. dem internen Enterprise Facebook vernetzen sich Kollegen, tauschen sich über aktuelle Themen aus und sind über alle Aktivitäten auf dem Laufenden. Reisende, Heimarbeitsplätze und auswärts arbeitende Mitarbeiter sind nahtlos in die informelle Kommunikation integriert und optimal informiert. 2

3 Mit dem Collaboration Workplace erhalten Projektteams einen integrierten Arbeitsplatz, um ihre gesamte Kommunikation und Zusammenarbeit zu organisieren, von der Dokumentenverwaltung, über die schnelle Dokumentation in Wikis, Protokollierung, Notizen-, Aufgaben- und Terminverwaltung bis hin zur Unified Communication Integration, z. B. Web Conferencing. Mit Activity Streams, Enterprise Mashups und semantischen Themennetzen behalten Mitarbeiter den Überblick über die wachsende Anzahl an Inhalten, Themen und Ansprechpartnern. Atlassian Confluence Wiki Microsoft SharePoint 2010 Risikomanagement Enterprise Search Enterprise Facebook Erfolgsfaktoren Kommunikationsprozesse effektiv gestalten Zusammenarbeit Einfachheit Sicherheit Geschäftsprozesse Zuverlässigkeit Collaboration IBM Connections Mitarbeiter- Kommunikation Enterprise 2.0 Unternehmenskommunikation Microblogging Weblogs Communote Wissensportale Innovationsfähigkeit Softwarelösungen Qualitätsmanagement Agile Team Workflos Workplace Supportprozesse Semantische Netze Compliance Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse sind deutlich schneller nachvollziehbar und erfolgen auf einer besseren Informationsgrundlage Mitarbeiter sind über relevante Themen und Vorgänge optimal informiert und können besser auf Geschäftsanforderungen eingehen Prozesskosten aufgrund von Kommunikationsverlusten, ineffizienten Meetings und nicht eingebundener Schlüsselpersonen sinken messbar Mitarbeiter sind wesentlich besser miteinander vernetzt und können auf das unternehmensweit verteilte Wissen direkt zugreifen Potenzielle Risiken werden früher erkannt und können proaktiv behandelt werden Transparenz Extranet 2.0 Intranet 2.0 Verteilen Vernetzen Strategie Web 2.0 Tag-Clouds High Performance RSS-Feeds Activity Streams Workflows Wissensdokumentation Communities of Practice Problemlösungen Prozessoptimierung Enterprise Mashups Mitarbeiter Projekte Tagging Wissensarbeiter Atlassian JIRA Social Networking Vernetzte Kommunikation und Zusammenarbeit Lösungen Social Intranet Standortunabhängig Enterprise 2.0 Projekte scheitern nicht an der Technologie, sondern an der geeigneten Einführungsstrategie. Entscheidend ist es, geeignete Anwendungsfelder für den Start zu bestimmen, leistungsfähige Leuchttürme aufzubauen, das Management einzubinden, die Mitarbeiter für die neuen Arbeitsweisen zu begeistern und zu befähigen sowie sicherzustellen, dass die Infrastruktur skalierbar ist, performant bleibt und modular für weitere Anwendungsfälle ausbaufähig ist. Das ist unser Anspruch als Enterprise 2.0 Spezialist und wir freuen uns darauf, auch Ihre Team Collaboration Lösungen erfolgreich mit Ihnen gemeinsam zu gestalten. Communardo. Ihr Spezialist für Kommunikationslösungen + Team Collaboration: Referenzen, Lösungsportfolio, Top Management Präsentation, Strategien und Unternehmensprofil: 3

4 Enterprise 2.0 Consulting Anja Wittenberger +49(0)351/ Warum eine Enterprise 2.0 Initiative starten? Ihr Unternehmen ist stark gewachsen, über verschiedene Standorte, ggf. weltweit, verteilt. Neue Unternehmenseinheiten oder Tochtergesellschaften sind zu integrieren. Der Innovationsdruck steigt und Mitarbeiter, Kunden, Partner sowie Lieferanten sind eng in die frühen Entwicklungsphasen ein zu binden. Die hochqualifizierten Leistungsträger stellen höhere Anforderungen an die Unternehmenskultur und Informationstransparenz. Das Unternehmen steht vor einem Führungsumbruch, bspw. wegen Managementnachfolge. Es gibt heute viele gute Gründe das Leistungs- und Produktivitätspotenzial durch die vernetzte Zusammenarbeit, effiziente Kommunikation und Mitarbeitereinbindung aus zu schöpfen. Dabei entscheidet sich der Erfolg, d.h. der konkrete Geschäftsnutzen, nicht allein an der besten Technologie, sondern vielmehr daran, wie die Mitarbeiter an die neuen Arbeitsweisen herangeführt werden und wie das Management auf diese Kommunikationsprozesse vorbereitet wird. Auf Basis der langjährigen Erfahrung haben wir ein Einführungs- und Change Management Modell entwickelt, dass den Erfolgsparadigmen für die Implementierung einer Enterprise 2.0 Lösung gerecht wird und das Arbeiten 2.0 sowie Führen 2.0 von Beginn an in den Mittelpunkt stellt. Enterprise 2.0 Strategie: Welche Herausforderungen werden adressiert? Welcher Wandel ist tatsächlich notwendig? Welcher Geschäftsnutzen wird erzielt? Welche Handlungsfelder und Anwendungsfälle passen? Enterprise 2.0 Prozesswerkstatt: Ohne das Management wird ein flächendeckender Einsatz nicht möglich. In der Open Space orientierten Prozesswerkstatt werden die Enterprise 2.0 Potenziale und Anwendungsbereiche herausgearbeitet, Best Practices diskutiert und neue Arbeitsweisen erlebbar dargestellt. Einführungsworkshops: In Einführungsworkshops werden Pilotbereiche, Teams und Mitarbeiter in die neuen Arbeitsweisen partizipativ eingeführt, die eigenen Teambereiche sowie Arbeitsräume praktisch umgesetzt und diese im Anschluss sofort operativ genutzt. Coaching und Support: Die Kombination aus Webinaren, Service Desk, Workshops und proaktiver Beratung sichert die effiziente Nutzung und Akzeptanz in der Einführungsphase. 4

5 Enterprise 2.0 = Führung Arbeiten IT 2.0 Diese grundsätzlichen Basispakete können durch vertiefende, begleitende Maßnahmen flankiert werden um die Enterprise 2.0 Lösung nachhaltig zu verankern: Enterprise 2.0 Führungswerkstatt Enterprise 2.0 Value Assessment IT-Strategieentwicklung und Technologieevaluierung Change Management und Einführungskonzeption Enterprise 2.0 Program Office Support Anwenderschulungen und Trainings Ein großer Unterschied unseres Beratungsteams ist, dass wir selbst die Enterprise 2.0 Lösungsansätze leben, ständig neue Wege erproben und den Geschäftsnutzen für das Unternehmen genauso wie den Vorteil für den einzelnen Mitarbeiter in den Vordergrund stellen. In der Enterprise 2.0 Führungswerkstatt bieten wir insbesondere für das Top-Management die Möglichkeit sich davon ein Bild zu machen. Communardo. Ihr Enterprise 2.0 Spezialist: Referenzen, Lösungsportfolio, Top Management Präsentation, Strategien und Unternehmensprofil 5

6 Enterprise Wiki und Intranet 2.0 Claudia Lutter +49(0)351/ Das Intranet entwickelt sich vom zentral redaktionierten Informationskanal zum Teamweb, in dem alle Mitarbeiter aktiv ihren Beitrag leisten können, Informationen und Wissen offen austauschen, sich mit Kollegen vernetzen und zu projektübergreifenden Themen zusammenarbeiten. Enterprise Wikis haben sich in vielen Unternehmen als erfolgreicher Standard für diese Art des Intranets etabliert. Die einfache Nutzbarkeit, schnelle Umsetzung, teamorientierten Strukturen sowie die Moderierbarkeit, bspw. durch die Unternehmenskommunikation, haben sich sowohl in kleineren Unternehmen als auch im Großkonzerneinsatz bewährt. Wikis zeichnen sich durch äußerst günstige Technologiekosten aus, sowohl für Softwarelizenzen als auch für die Implementierung. Gleichzeitig bieten diese einen umfassenden Funktionsumfang zur Zusammenarbeit und für den Informationsaustausch. Die nachvollziehbare Dokumentation von Arbeitsergebnissen, Recherchen, Konzepten und Abstimmungen wird gefördert. Die Barriere zur Mitwirkung ist sehr gering und Inhaltsseiten werden durch die Anwender selbst erstellt, bearbeitet und strukturiert. Intranetbereiche werden von den jeweiligen Ansprechpartnern organisiert und durch die Mitwirkung aller Anwender kontinuierlich aktualisiert, so dass sich eine qualitätsgesicherte und praxisnahe Informations- und Wissensplattform aufbaut. Success Story Enterprise Wiki Hohe Informationsqualität und großer inhaltlicher Nutzen Mitwirkung aller Mitarbeiter, hohe Nutzerakzeptanz Schnelle Umsetzung, frühe Sichtbarkeit und virale Ausbreitung Geringe Technologie- und Einführungskosten 6

7 Confluence ist die führende Enterprise Wiki Plattform für die Realisierung eines wikibasierten Intranets, sowohl für einzelne Unternehmensbereiche als auch für den flächendeckenden Einsatz im Großunternehmen. Atlassian Confluence besticht durch die einfache und zuverlässige Bedienung mit der Sicherheit, Erweiterbarkeit und Integrationsfähigkeit einer geschäftskritischen Unternehmensanwendung. Communardo ist Atlassian Platinum Expert und bietet einen kompletten Intranet 2.0 Service von der Einführungsberatung, Plugin-Entwicklung, Betriebskonzeption bis zum Application Management und Support, mit einer breiten Systemintegrationskompetenz z.b. für Microsoft und IBM Proudukte. Erfolgsfaktor Einführung Ausschlaggebend für die Akzeptanz ist neben der funktionalen Planung und Bereitstellung einer robusten, performanten Plattform, insbesondere die methodische Einführung und Begleitung der Fachabteilungen. Hier hat es sich bewährt, schnell in die Realisierung geeigneter Leuchttürme einzusteigen und darauf aufbauend den flächendeckenden Rollout systematisch vorzubereiten. Diese Leuchttürme können innerhalb von ein bis zwei Monaten mit Confluence umgesetzt werden und erzeugen sehr schnell Sichtbarkeit. Ein Erfolgsfaktor ist die anschließende Sicherstellung der fachlichen sowie technischen Betreuung neuer Anwendergruppen im Sinne des Wiki-Gärtner-Prinzips und die klare Abgrenzung bzw. Einbindung von Drittsystemen, wie z.b. Dokumentenbibliotheken. Communardo. Ihr Atlassian Platinum Expert: Schulung, Startpakete, Lizenzen, Plugins, Coaching, Support, Installation, Entwicklung, Application Management, u.w. 7

8 Collaboration Workplace Andreas Eckstein +49(0)351/ Stellen Sie sich vor: Sie öffnen Ihren Webbrowser und erhalten eine Startseite mit einem Überblick über Ihre aktuellen Aufgaben und Termine, den Status zu Vorgängen und Themen, eine Liste aktueller Entscheidungen und offener Punkte sowie Anfragen ihrer Kollegen. Sie wechseln über einen aktuellen Vorgang direkt in eines Ihrer Projekte und befinden sich im Projektraum mit Ihren Teamkollegen, können auf alle Projektinhalte zugreifen und am aktuellen Konzeptstand weiterarbeiten. Sie suchen nach einem Experten, erhalten eine Liste verfügbarer Ansprechpartner und laden per Mausklick zu einer ad-hoc Besprechung mit dem Experten in den USA ein. Die besprochene Lösung wird direkt online dokumentiert und der Freigabe Workflow gestartet. Diese Vorstellung kann nun über den gesamten Arbeitstag weiter ausgebaut werden jedenfalls stellen Sie sich gerade einen Collaboration Workplace vor. Microsoft SharePoint Lösungen für prozessübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit Personal Workplace Enterprise Search MySite Activity Steams Reports Dashboards Team Collaboration Infrastruktur Full SharePoint Portal Services Collaboration Workplace Intranet 2.0 & Knowledge Management Fachliche Support Services Customer Partner Projects Business Units Social Network Corporate Communication Unified Communication Collaboration Workflow Knowledge Wikis Content Services SharePoint Apps Unified Communication Apps Business Intelligence App Wiki, Lists, Tags Forms, Blog, DocLib, Tasks, Calender,... Voice, Conference, Messaging, Chat,... Reports, Excel Services, Performance Point, KPI,... Technische Support Services 8

9 Microsoft SharePoint Server 2010 In vielen Unternehmen hat sich Microsoft SharePoint als Infrastruktur für den Collaboration Workplace etabliert. Der große Funktionsumfang, die nahtlose Integration in die Microsoft Office Produktwelt, die unbestrittene Stärke in der Dokumentenverwaltung und Listenfunktionalität, die mit der aktuellen Version optimierte Bedienoberfläche, die Skalierbarkeit sowie die nahezu unbeschränkte Erweiterbarkeit sind nur einige Entscheidungskriterien für Microsoft SharePoint Server 2010 als technische Basis für die langfristige Umsetzung der Enterprise 2.0 Strategie in Unternehmen. Workflows wie bspw. für die Lieferantenbewertung können mit Nintex grafisch visualisiert, schnell und sicher umgesetzt werden. Mit dem Communote Webpart wird Enterprise Microblogging nahtlos in Microsoft SharePoint integriert und damit bspw. die Projektkommunikation oder das Ideenmanagement revolutioniert. Auch für das Social Intranet muss SharePoint den Vergleich mit führenden Social Software Suites nicht scheuen und kann seine Stärke im Funktionsumfang, in der modularen Erweiterbarkeit, Integrationsfähigkeit und Skalierbarkeit ausspielen. Communardo. Ihr Lösungspartner für Microsoft SharePoint: Strategie Workshop, Webcast, Anforderungsanalyse, Architekturkonzeption, Training, Installation, Konfiguration, Support, Application Management, u.w. 9

10 Social Intranet und Team Collaboration Tino Schmidt +49(0)351/ Wie arbeiten Sie heute im Unternehmen? Setzen Sie noch vorrangig und Dokumentenlaufwerke zur Projektarbeit ein? Dann ist es für Sie interessant, wie das Social Intranet als zentrale Austausch- und Arbeitsplattform für Ihre Mitarbeiter die übergreifenden Kommunikationsprozesse im Unternehmen optimiert. Social Intranets legen die Grundlage für die Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter in den Geschäftsprozessen und sind damit ein wichtiger Zukunfstrend für erfolgreiche Unternehmen. Das Social Intranet: Vernetzt Mitarbeiter über Standorte und Abteilungen hinweg Ermöglicht die Nutzung des weltweit verteilten Wissen Unterstützt den automatischen Aufbau von Wissensspeichern Fördert die Selbstorganisation in Teams Das Social Intranet mit IBM Connections Mit Connections können Unternehmen eine Social Intranet Lösung einsetzen, die es den Mitarbeitern im Rahmen ihrer Projekte und Prozesse erlaubt, durch den Einsatz von Communities, Blogs, Wikis und persönlichen Netzwerken auch in virtuellen und verteilten Teams erfolgreich zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Diese Lösung fördert den gegenseitigen Erfahrungsaustausch Ihrer Mitarbeiter und bietet die Möglichkeit, Experten im Unternehmen zu identifizieren. Das Wissen der Mitarbeiter wird durch die Arbeit im Social Intranet zentral dokumentiert und steht neuen Mitarbeitern sofort zur Verfügung. Damit steigert sich der Wert der Wissensbasis des Unternehmens. Durch die Kombination mit IBM Quickr und IBM Sametime werden Funktionen für das Dokumentenmanagement und Unified Communication ermöglicht. Vernetzte Unternehmen: Connections als Extranet Unternehmen setzen zunehmend auf Wettbewerbsvorteile durch die Vernetzung und den Austausch mit Partnerfirmen, Kunden, Beraternetzwerken oder anderen Communities. Die Basis 10

11 IBM Connections Homepage dafür bietet IBM Connections, indem es die erfolgreichen Enterprise 2.0 Prinzipien für Zusammenarbeit und Kommunikation auch über Unternehmensgrenzen hinweg anbietet. Dabei lassen sich besonders leicht Informationen in persönlichen Netzwerken austauschen oder gemeinsam Ideen und Innovationen in Communities und Wikis entwickeln. Neue Produkte- und Dienstleistungensideen können so schneller und in höherer Qualität umgesetzt werden. Social Intranet für das vernetzte Unternehmen WIKI Social Intranet Communities Blogs Social Intranet Box mit IBM Connections Profile Durch Communities können virtuelle Teams zu Themen, in Projekten oder der Organisation transparent zusammenarbeiten, Wissen dokumentieren und leicht auffindbar ablegen. Mit Wikis werden Wissen und Erfahrungen strukturiert organisiert. Blogs fördern den Austausch innovativer Ideen durch Diskussion und Feedback der Kollegen. Über Statusupdates in den Microblogs behalten alle Teammitglieder einen Überblick über die aktuellen Projekte und Themen. Das persönliche Dashboard erlaubt es Anwendern, Informationen individuell und an die eigenen Bedürfnisse angepasst zusammenzustellen. IBM Connections bietet Anwendern auch den mobilen Zugriff auf das Social Network um unterwegs auf das persönliche Netzwerk und die Communities zuzugreifen oder neue Statusberichte in Blogs zu erstellen. Communardo ermöglicht mit der Social Intranet Box die erfolgreiche Umsetzung eines Intranets in Ihrem Unternehmen. Profitieren Sie von unserer Erfahrung und nutzen Sie unsere Komplettpakete mit denen Sie in 4 Schritten Ihr Social Intranet umsetzen. Communardo. Ihr Spezialist für Social Intranets: Starten Sie Ihr eigenes Social Intranet 11

12 Vernetzte Projektarbeit: Social Project Management Projektarbeit und Projektorganisation prägen heute häufig den Unternehmensalltag. Wichtige Erfolgsfaktoren dafür sind die Zusammenarbeit mit den Teammitgliedern und die Kommunikation im und um das Projektteam. Nicht zuletzt sind Teamzusammenhalt und die Organisationsfähigkeit wichtige Voraussetzungen, um die Projektziele zu erreichen. Traditionelle Ansätze unterstützen vor allem planende Aufgaben, wie die Erstellung von Projektstruktur- und Projektablaufplänen oder die Einsatzplanung in Projektteams. Seltener werden jedoch die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team geeignet unterstützt. Diese Kluft überwindet Social Project Management, indem es die Aufgaben des Projektmanagements und die Enterprise 2.0 Ansätze zur Zusammenarbeit und Kommunikation in Teams in einer ganzheitlichen Lösung verbindet. Projektarbeit 2.0 mit ProjExec und IBM Connections Die Vernetzung von Teams, auch über verschiedene Standorte hinweg, beginnt mit dem gemeinsamen Project Place. Dieser bietet jedem Mitglied die benötigte Transparenz zu aktuellen Aufgaben, den Meilensteinen und der Kommunikation, die im Team über die Project Wall erfolgt. Projektmanager erstellen und pflegen ihre Projektpläne ebenfalls direkt im Project Place. Alle Mitglieder können dadurch den Projektplan einsehen und ihre Tasks direkt bearbeiten. Auch das Management von Anforderungen oder Änderungen wird durch das Projektteam direkt im Project Place organisiert. Durch das integrierte Multiprojektmanagement ist der Überblick über alle Projekte gewahrt und eine direkte Ressourcenplanung möglich. Durch ein Social Project Management werden Entscheidungsprozesse beschleunigt, Probleme und Risiken sichtbar und die Qualität der Projektergebnisse gesteigert. Projektteams erhalten damit die Grundlage, mit zunehmenden Zeit- und Kostendruck teamorientiert ihre Projekteziele erfolgreich und professionell zu erreichen. Communardo. Ihr Spezialist für Social Project Management: Demo, Workshop, Installation, Einführung, Training, Erweiterungen 12

13 Führungswerkstatt - Enterprise 2.0 erleben! Anja Wittenberger +49(0)351/ anja.wittenberger@communardo.de Führen 2.0 Chancen neuer Führungsmodelle nutzen command & control vs. ergebnisorientierte Moderation & Begeistern Management heute vs. Potenziale und Herausforderungen von Leadership 2.0 Rollen der Führungskraft 2.0: Sozialmanager, Integrator, Diversity Manager, Werbebotschafter, Work-Life-Master und Dirigent online sowie offline Wahrnehmung schärfen für erfolgskritische Kommunikationsmuster und Techniken für den gewinnbringenden Dialog nutzen Kollaboration im Spannungsfeld von Generations- und Kompetenzunterschieden fördern Arbeiten 2.0 Vordenker neuer Arbeitswelten sein Entdecken neuer Arbeitsweisen und Kommunikationsparadigmen Beobachten der Auswirkungen von IT 2.0 im Arbeitskontext IT durch Ausprobieren einfach digital führen Kennenlernen einer typischen Arbeitsumgebung 2.0 mit Teamräumen, Wikis, Blogs, Kurznachrichten, Aktivitäten und verteilte Bearbeitung von Inhalten Wir laden Sie in die exklusiv für Sie eingerichtete Enterprise 2.0 Führungswerkstatt ein: Erleben Sie wie Sie transparente Kommunikation und schnelle Entscheidungsprozesse erfolgreich steuern und nutzen Sie die Chance mit neuen Arbeitsweisen Risiken besser zu verteilen und Ressourcenknappheit auszugleichen. Durchlaufen Sie experimentell in virtuellen Arbeitsumgebungen typische Arbeits- und Führungssituationen.Erkennen Sie in Dialog und Reflexion konkrete Herausforderungen Ihrer neuen Rolle als Leader 2.0 LIVE mit Führungskräften anderer Unternehmen. Communardo. Ihr Spezialist für Arbeiten & Führen 2.0 : Referenzen, Lösungsportfolio, Top Management Präsentation, Strategien und Unternehmensprofil 13

14 Social Intranet und Team Collaboration Regina Köhler, Diplom-Psychologin Geschäftsführende Gesellschafterin (CCO), Contas KG Goethestraße 1. D Leipzig Erfahrungsbericht der CONTAS KG Okober 2010: Frau Köhler, geschäftsführende Gesellschafterin der CONTAS KG, startete mit Communardo ein Projekt, welches ihr Unternehmen nachhaltig verändern sollte. Die gemeinsame Definition der Aufgabenstellung, eine Enterprise 2.0 Suite bei der CONTAS KG mit IBM Connections und IBM Quickr einzuführen, war der erste Schritt, im Unternehmen eine neue Form der Zusammenarbeit und des Austausches zu etablieren. Erfahren Sie von Lydia Heydel, Projektleiterin bei der CONTAS KG, mehr zu den Hintergründen und Zielen des Projektes. LeadGreen.de: Co-Creative Gestaltung interner Veränderungsprozesse Die folgenden Ziele waren der CONTAS KG, eine der führenden Unternehmensberatungen für Change Management und Leadership aus Leipzig, im Rahmen der Einführung des Social Intranets wichtig: Orts- und zeitunabhängige Abstimmungsprozesse zwischen den verschiedenen Projektmanagern zu ermöglichen Bereichs- und hierarchieübergreifende Vernetzung Strukturierung des impliziten Wissens Kontinuierliche projektübergreifende Verbesserungsprozesse Zukünftige Einbindung des Beraternetzwerkes zum gegenseitigen Austausch Mit der rein technischen Einführung des Social Intranets sind tiefgehende Veränderungen für Arbeitsweise und Rollen bis hin zu den Methoden der Mitarbeiterführung verbunden. Der Erfolgsfaktor des Projekts bestand in der Verbindung der notwendigen Prozessmethodik für die technische Einführung mit den für die nachhaltige Wirksamkeit entscheidenden persönlichen Entwicklungschancen der Mitarbeiter und Führungskräfte. In dieser Zielstellung 14

15 Unser Ziel ist ein starkes Netzwerk über alle Bereiche hinweg, welches einen übergeordneten Innovationsprozess praktisch nicht mehr notwendig macht, da das Lernen in jeder einzelnen Arbeitszelle möglich wird [ ]. Das Social Intranet hilft uns, reflexiver und gleichzeitig flexibler zu arbeiten und in Projekten auf die Intelligenz der Kollegen zurückzugreifen. Lydia Heydel, Projektleiterin CONTAS KG wurden die Veränderungskompetenz und Teamentwicklung in den technisch methodischen Lernprozess integriert. Prozesseinblicke: Wirksame und schnelle Befähigung der Mitarbeiter im Umgang mit diesen neuen Technologien Gemeinsame und verbindliche Definition der Einbindung des Intranets in die vorhandene Prozesslandschaft im Team Benennung interner Key-User als kompetente Ansprechpartner für alle Kollegen, die durch die schnelle Vor-Ort-Hilfe die Akzeptanz des neuen Systems erhöhen Interaktive prozessbegleitende Gestaltung und permanente Anpassung des Regelwerks durch die Key-User zur späteren Fortführung durch alle Mitarbeiter Emotionale Einbindung des Teams in den technischen Veränderungsprozess bereits im Vorfeld zum Rollout Pilothafte Einführung ausgewählter Prozesse zur Steigerung der Usability und Ausdifferenzierung der Rollen und Aufgaben im jeweiligen Prozess Nur wenn der strategische Veränderungsprozess von Beginn an mit der Entwicklung der betroffenen Mitarbeiter verknüpft wird, gelingt die notwendige Identifikation aller mit dem neuen System und damit die Veränderung hin zum agilen Unternehmen. Im Rahmen der von der Contas KG verantworteten Veränderungsprozesse ergeben sich durch den Einsatz eines Social Intranets im Unternehmen folgende Chancen: Hohe Beteiligungsmöglichkeit beschleunigt die Schaffung einer Veränderungskultur Transparenz ermöglicht eigenverantwortliche und innovative Entscheidungskulturen Vernetzung schafft gemeinschaftliche Lernkultur. 15

16 Enterprise Search und Semantisches Wissensnetz Ilja Hauß +49(0)351/ Wie interessant wäre es für Sie mit einer einzigen Suchanfrage alle relevanten Informationsquellen ihres Unternehmens zu durchsuchen, wie z.b. das Intranet, Wikis, s, Dokumentenlaufwerke und natürlich auch die Geschäftsanwendungen, wie das CRM, das CRP usw.? Das ist die Herausforderung der Enterprise Search. Dabei sind die jeweiligen Zugriffsberechtigungen einzuhalten, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen, doppelte oder veraltete Inhalte auszufiltern und möglichst exakte Suchergebnisse für das persönliche Interessenprofil zu liefern. Allerdings steigen die Investitionskosten auch überproportional mit den Anforderungswünschen. Die unternehmensspezifische Kosten-Nutzen-Betrachtung ist daher von besonderer Bedeutung: Bringt eine Federated Search der zwei wichtigsten Informationssysteme den entscheidenden Quick-Win? Ist eine Open Source Suche ausreichend oder kann die vorhandene Suchtechnologie optimiert werden? Erhöht eine semantische Auswertungskomponente die Produktivität? 80% der Unternehmensinformation zu erschließen reicht in vielen Fällen bereits aus Während in vielen Geschäftsanwendungen, wie z.b. Outlook/Exchange, SAP, CRM, Wikis etc., zumindest eine eigene Suche integriert ist, können insbesondere die in Dokumentenlaufwerken abgelegte Dokumente nicht oder nur unzureichend durchsucht werden. Doch genau die dort abgelegten Inhalte machen den Großteil der Unternehmensinformationen aus. Zunehmend wird daher Microsoft SharePoint zur Ablösung der Dokumentenlaufwerke eingeführt, um die Dokumente besser zu verwalten und insbesondere mit der SharePoint Suche sicher durchsuchbar zu machen. Richtig umgesetzt wird daraus ein erfolgreicher Lösungsansatz. 16

17 Microsoft Enterprise Search In Kombination mit der Microsoft Search, die es je nach Komplexität in verschiedenen Ausbaustufen gibt, kann eine einfache Enterprise Search schnell aufgesetzt werden. Damit binden Sie weitere Geschäftsanwendungen und Informationssysteme ein und machen diese durchsuchbar, wie z.b. Wikis und . Dieser Lösungsansatz bietet je nach Voraussetzung in über 80% der Suchanforderungen sehr gute Ergebnisse. Enterprise Search optimieren und ausreizen Sind sehr viele unterschiedliche Geschäftsanwendungen, Datenbanken und Informationsquellen im Unternehmen mit einer Enterprise Search zu erschließen, werden u.a. besondere Anforderungen an die Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit und Auswertungsmöglichkeiten gestellt. Dann ist der Einsatz einer ausgereiften Enterprise Search Plattform notwendig. Auch in diesem Fall sind die spezifischen Gegebenheiten ausschlaggebend, ob bspw. ein Open Source Enterprise Search Server wie Solr oder der neue Microsoft FAST Search Server vorzuziehen ist. Ein besonders interessanter Aspekt ist die Kombination von FAST in SharePoint: People Search, optimierte Dokumentensuche und die Umsetzung suchgetriebener Anwendungen wie z.b Analysen, Knowledge Browser oder Business Intelligence Lösungen. Communardo. Ihr Enterprise Search Spezialist: Beratung, Technologieauswahl, Architekturkonzeption, Installation, Konfiguration, Connectoren, Dashboards, Integration, Semantische Inhaltserschließung. 17

18 Enterprise Search und Semantisches Wissensnetz Ilja Hauß +49(0)351/ Stellen Sie sich vor: Sie suchen in ihrem Unternehmen nach einem bestimmten Produkt. Sie erhalten sofort eine Übersicht aller Informationen, die mit diesem Produkt im Zusammenhang stehen: Konzepte, Angebote, Aufträge, Ansprechpartner, Notizen, Dokumentationen, Produktinformationen, Projekte, Skill Profile, Kunden, Absatzvolumen usw.. Dabei muss der Produktname nicht explizit im Inhalt enthalten sein, nicht relevante Inhalte werden automatisch ausgefiltert und die Inhalte stammen aus verschiedenen Quellen, wie Datenbanken, Intranet, CRM und dem Service Portal. Dieses Knowledge Browsing ist die Leistung von semantischen Zusatzkomponenten. Semantische Inhaltserschließung Verknüpfung aller Inhalte zu einem Thema Damit diese Lösungen im Praxisalltag funktionieren, ist es erforderlich, dass die zugrunde liegenden Strukturen und Modelle möglichst automatisch erzeugt werden und bereits bei der alltäglichen Inhaltserstellung aktualisiert werden, z. B. durch Vorschläge für die Verschlagwortung (Tagging) und den Hinweis auf weitere relevante Inhalte. Im Intranet gibt es viel Potenzial für solche semantische Dienste: Automatische Verschlagwortung von Inhalten bzw. Tagging-Vorschläge Verlinkung bzw. Verknüpfung mit relevanten Inhalten (Knowledge Browsing) Dynamische Anzeige relevanter Inhalte auf Informationsseiten auf Basis von Suchanfragen (z. B. Diese Personen könnten Sie interessieren, Weitere Inhalte, Neuigkeiten für Sie etc.) Bereitstellung wissensbasierter Anwendungen, z.b. für Mitarbeiter Self Services Communardo ist ihr innovativer Lösungspartner für die semantische Inhaltserschließung und unter anderem Partner von Moresophy für die Integration von Moresophy L4 in Microsoft Share- Point, IBM Connections u.a. Communardo. Ihr Enterprise Search Spezialist: Beratung, Technologieauswahl, Architekturkonzeption, Installation, Konfiguration, Connectoren, Dashboards, Integration, Semantische Inhaltserschließung. 18

19 Business Intelligence & Performance Management Andreas Eckstein +49(0)351/ Das Intranet ist nicht nur die zentrale Plattform für die unternehmensweite Kommunikation und Zusammenarbeit, sondern zunehmend auch das personalisierte Cockpit für den zentralen Zugriff auf die kritischen Unternehmensinformationen und Geschäftsdaten. Der Vorteil ist dabei die Kombination aus Dashboards und Berichten mit den direkten Zugriffsmöglichkeiten auf weiterführende Informationen von Projekten, Kunden, Teams, Produkten etc. So kann bspw. der Vertriebsleiter seinen Sales Report zusammenstellen, bei Bedarf die Besuchsprotokolle prüfen, Vertriebsaktionen planen und sich direkt mit seinen Mitarbeitern abstimmen in einem System. Microsoft SharePoint hat sich als führende Plattform für die Berichtsdarstellung sowie Datenanalyse und -erfassung etabliert, mit intuitiv visualisierten Dashboards, Excel Services/ PowerPivot sowie umfassenden Reporting Funktionen für das Performance Management. Communardo ist ihr Microsoft SharePoint Spezialist und innovativer Performance Management Beratungspartner für aussagekräftige Dashboards und Reports auch auf mobilen Endgeräten wie bspw. Apple ipad. 19

20 Kommunikation 2.0 Microblogging, Activity Streams Jens Osthues +49(0)351/ Die Kommunikation im Unternehmen steht vor großen Herausforderungen. Es herrscht zunehmend Information Overflow, Ineffektivität und Intransparenz. Mit Communote Die neue Art der Zusammenarbeit können Mitarbeiter, Teams und Abteilungen einfach und transparent kommunizieren. Probleme und offene Fragen werden schneller sichtbar und durch die direkte Abstimmung im Communote bleibt mehr Zeit für die Umsetzung der eigentlichen Arbeit. Communote ist die Kommunikationslösung für projekt- und teamorientierte Unternehmen. Statusmeldungen teilen Informationen nachverfolgen Mitarbeiter vernetzen sicher kommunizieren Communote - für den besseren Überblick Der Informationsaustausch erfolgt strukturiert, sicher und nachvollziehbar themen- bzw. projektbasiert. Sowohl Textnachrichten als auch Links und Dokumente können innerhalb von Teams und Projekten geteilt werden. Communote wird als Online Service sowie als Download für Inhouse-Installation angeboten. Höchste Anforderungen an Flexibilität, Sicherheit und Datenschutzbestimmungen werden erfüllt. Weit reichende Nutzungs- und Integrationsmöglichkeiten in Microsoft SharePoint 2010 und Atlassian Confluence machen Communote zu einer optimalen Kommunikationslösung. 20