Leitfaden für die Zertifizierung. Certified Project Manager IPMA Level C. Version Version VZPM_PMLC_Leitfaden_V6.4.2_DE

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1 Certified Project Manager erstellt Martha Muntwiler angepasst Maja Schütz geprüft Geschäftsleitung Klassifikation VZPM, öffentlich Version Version Dateiname VZPM_PMLC_Leitfaden_V6.4.2_DE Freigabe durch Name Datum Bemerkungen Geschäftsführer VZPM Jean-Pierre Widmann VZPM Seite 1 von 11

2 In diesem Dokument wird die männliche Schreibweise wie Kandidat, Zertifizierter, etc. verwendet, wobei immer auch die entsprechende weibliche Form darunter verstanden wird. INHALTSVERZEICHNIS 1. Einleitung Zielsetzung der Zertifizierung Zulassungsbedingungen Zertifizierungsprozess Zertifizierungsschritte Erstzertifizierung Höherzertifizierung Zertifikat Rekurse und Reklamationen Rechte und Pflichten des Zertifizierten ABBILDUNGSVERZEICHNIS Abbildung 1: Zertifizierungsablauf... 6 TABELLENVERZEICHNIS Tabelle 1: Funktion des Projekt Managers und Anforderung des... 4 Tabelle 2: Zertifizierungsschritte... 5 Tabelle 3: schriftliche Prüfung... 7 Tabelle 4: Merkmale des Berichtes IPMA Level C... 9 Mitgeltende Dokumente Die in der nachstehenden Tabelle aufgeführten Dokumente sind entweder für die Vorbereitung auf die Zertifizierung oder für die Anmeldung für die Zertifizierung erforderlich und aus diesen Grund als mitgeltende Dokumente zu verstehen. Der Inhalt dieser Dokumente ergänzt die mit diesem Leitfaden beabsichtigte umfassende Information. Bezeichnung der Dokumente 1 Swiss National Comeptence Baseline (Swiss NCB) 2 Selbstbeurteilung 3 Reglement für die Zertifizierung 4 Anmeldung zu den Projektmanagement-Zertifizierungen 5 Projektkurzbericht (Template) VZPM VZPM_PMLC_Leitfaden_V6.4.2_DE.docx Seite 2 von 11

3 1. Einleitung Der Leitfaden für die Zertifizierung 'Certified Project Manager' erläutert die Voraussetzungen für Kandidaten sowie den Zertifizierungsverlauf. Grundlage der Zertifizierung sind die europäische Norm ISO/IEC zur Zertifizierung von Personen, die Beurteilungsstruktur des VZPM für das Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement gemäss IPMA-Kompetenzen (Swiss NCB) und das Reglement für die Zertifizierung. Für das richtige Verständnis müssen diese Dokumente mitberücksichtigt werden. Das Zertifizierungssystem nach den Regularien des VZPM beruht auf der Beurteilungsstruktur Swiss NCB und ist von der IPMA (International Project Management Association) anerkannt. Mit dem vorliegenden Dokument sollen Kandidaten, Vorgesetzte, Personalverantwortliche und weitere interessierte Stellen in geraffter Form über die Zertifizierung zum 'Certified Project Manager ' informiert werden Vertraulichkeit Alle Angaben und Dokumente, welche der Kandidat einreicht, werden von der Zertifizierungsstelle streng vertrauchlich behandelt. Die Unterlagen des Kandidaten und des Assessments sind nur autorisierten Personen der Zertifizierungsstelle, den zugeteilten Assessoren und im Rekursfall den Rekursinstanzen zugänglich, nicht aber dem Kandidaten Unterschrift Mit der Unterschrift bestätigt der Kandidat, dass alle Angaben wahrheitsgetreu ausgefüllt sind und er sich mit den allgemeinen Bestimmungen einverstanden erklärt Administratives Alle Unterlagen sind bis zum festgelegten Datum per Mail gemäss Angaben auf dem Antragsformular einzusenden Zertifizierungstermine Die Termine für die Zertifizierung werden von der Zertifizierungsstelle festgelegt. In der Regel werden pro Jahr zwei öffentliche Zertifizierungsrunden durchgeführt. 2. Zielsetzung der Zertifizierung Mit der Zertifizierung soll sichergestellt werden, dass das für die Tätigkeit als Projektmanager erforderliche Rüstzeug mit einem Leistungsausweis nachgewiesen werden kann. Das Zertifikat wird von der Zertifizierungsstelle ausgestellt. Es hat eine internationale Anerkennung. VZPM VZPM_PMLC_Leitfaden_V6.4.2_DE.docx Seite 3 von 11

4 3. Zulassungsbedingungen Bei der Anmeldung zur Zertifizierung belegt der Kandidat, dass er die geforderten Zulassungsbedingungen erfüllt. Certified Project Manager Mindestens drei Jahre Erfahrung 1 im Projektmanagement in verantwortlicher Führungsfunktion bei Projekten von begrenzter Komplexität (Nettozeit 2 ). Der Kandidat muss in der Lage sein, Projekte von begrenzter Komplexität bzw. ein Teilprojekt eines komplexen Projekts zu managen. Er ist fähig, ein Projekt mit begrenzter Komplexität zu leiten. Er ist fähig, ein Teilprojekt eines komplexen Projektes mit den entsprechenden Projektparametern zu leiten. Zulassungsvoraussetzung Kernkompetenz Zusätzliche Anforderungen Er ist fähig, die Projektleitung eines komplexen Projektes in jedem Projektmanagementbereich zu unterstützen und die Verantwortung dafür zu übernehmen. Er ist verantwortlich für ein kleines Team von Projektmanagement-Personal und führt dieses. Er wendet gebräuchliche Projektmanagement-Methoden, - Techniken und -Werkzeuge an. Tabelle 1: Funktion des Projektmanagers und Anforderungen des Dies bedeutet, dass Sie über das erforderliche Projektmanagement-Wissen und die entsprechende Erfahrung verfügen, um ein Projekt von begrenzter Komplexität erfolgreich zu managen Kriterien für Projekte von begrenzter Komplexität Die Kriterien für das Referenzprojekt (Projekt von begrenzter Komplexität) sind im Kap detailliert aufgeführt. Die Anrechnung von Erfahrung im Projektmanagement IPMA Level C für die Zulassung zum 2. Zertifizierungsschritt wird an folgenden Eckwerten bemessen: Personeller Aufwand von ca. 250 Personentagen (ohne Aufwand des Kandidaten) Rolle im Projekt: Projektleiter oder Teilprojektleiter 1 Voraussetzung für die Anerkennung ist, dass der Antragsteller im Betrachtungszeitraum der letzten 10 Jahre und zeitnah vor seinem Zertifizierungsantrag die levelbezogene Tätigkeit ausgeübt hat. Ist dies nicht der Fall, ist eine Begründung einzureichen. 2 Nettozeit = Dauer in Monaten x Pensum in der Rolle = z.b. 18 Monate x 60% = 11 Monate PM-Erfahrung VZPM VZPM_PMLC_Leitfaden_V6.4.2_DE.docx Seite 4 von 11

5 4. Zertifizierungsprozess 4.1. Grundlagen für die Zertifizierung Die Dokumentationen sind auf der Website des VZPM ( unentgeltlich zum Herunterladen bereitgestellt Rechte und Pflichten des Kandidaten Rechte Der Kandidat kann ihm zugeteilte Assessoren mit einer schiftlichen Begründung ablehnen (Reglement). nach jedem Zertifizierungsschritt gegen den Entscheid der Zertifizierungsstelle Rekurs einlegen (Reglement). jederzeit Reklamationen gegen die administrative Abwicklung des Zertifizerungsprozesses durch die Zertifizierungsstelle einreichen (Reglement). Pflichten Der Kandidat autorisiert die Zertifizierungsstelle bzw. die Assessoren über gemachte Angaben bei den aufgeführten Referenzen (Arbeitgeber, Auftraggeber, Projektmitarbeiter, etc.) ergänzende Informationen einholen zu können. ist bezüglich seinem Projekt und den verwendeten Dokumenten selber verantwortlich für alle Benutzungs-, Veröffentlichungs- und Urheberrechte Zertifizierungsschritte Der Zertifizierungsprozess dauert in der Regel sieben bis acht Monate. Für die einzelnen Zertifizierungsschritte sind folgende Zeitdauern vorgesehen: Schritt Zertifizierungsschritte Dauer Kandidat Dauer VZPM 1 Antrag zur Erlangung des Zertifikats Abgabetermin Selbstbeurteilung Feedback auf Antrag 2 Schriftliche Prüfung Prüfungstermin Feedback auf Prüfung 3a Projektkurzbericht ca. 2 Monate Feedback auf Projektkurzbericht 3b Interview ca. 1½ Monate Gesamtbeurteilung Tabelle 2: Zertifizierungsschritte ca. 1 Monat ca. 1 Monat ca. 1 Monat ca. ½ Monat 4.4. Verspätungen und Terminverschiebungen Wenn ein Kandidat die von der Geschäftsstelle vorgegebenen Termine für die Abgabe von Dokumenten (Antrag und Selbstbeurteilung, Projektkurzbericht) um mehr als 5 Arbeitstage überschreitet, wird er zurückgewiesen. In Absprache mit den zugeteilten Assessoren kann der Leiter des Zertifizierungsbereichs eine im Voraus eingereichte begründete Terminverschiebung bewilligen. VZPM VZPM_PMLC_Leitfaden_V6.4.2_DE.docx Seite 5 von 11

6 4.5. Überblick über den Zertifizierungsprozess Der Zertifizierungsprozess führt über 3 Zertifizierungsschritte: Schritt 1: Antrag zur Erlangung des Zertifikats, Selbstbeurteilung Schritt 2: Schriftliche Prüfung Schritt 3a: Projektkurzbericht Schritt 3b: Interview Schritt 1 Antrag zur Erlangung des Zertifikats, Selbstbeurteilung genehmigt mit Auflagen Prüfung des Antrags abgelehnt Rekurskommission genehmigt Rekurs eingereicht Schritt 2 Schriftliche Prüfung Information an Kandidat Kandidat prüft Entscheid Prüfung durch Assessoren abgelehnt akzeptiert Abbruch des Prozesses genehmigt Schritt 3a Projektkurzbericht genehmigt mit Auflagen Prüfung durch Assessoren genehmigt Schritt 3b Interview Prüfung durch Assessoren abgelehnt Zertifikat erteilt Zertifikat Certified Project Manager Abbildung 1: Zertifizierungsverlauf VZPM VZPM_PMLC_Leitfaden_V6.4.2_DE.docx Seite 6 von 11

7 5. Zertifizierungsschritte Erstzertifizierung 5.1. Schritt 1 - Antrag zur Erlangung des Zertifikats und Selbstbeurteilung Mit dem Antrag zur Erlangung des Zertifikats lässt sich der Kandidat offiziell registrieren. Die Angaben im Antrag dienen der Geschäftsstelle und dem Leiter des Zertifizierungsbereichs zur Überprüfung der Zulassungsbedingungen. Antragsunterlagen sind: a) Das ausgefüllte Antragsformular, mit welchem der Kandidat alle Regelungen des Zertifizierungsverfahren und die mit dem Zertifikat verbundenen Rechte und Pflichten durch Unterschrift anerkennt. b) Zwei Referenzen c) Lebenslauf mit folgendem Inhalt: - Schulbildung, Studium, Zusatzausbildung - Aus- und Weiterbildung im Projektmanagement - beruflicher Werdegang d) Erfahrung in Projekten (Projektliste, belegt mit Zeugnissen/Bestätigungen) e) Selbstbeurteilung in Selbstbeurteilungsformular f) Brief mit Originalunterschrift Der Entscheid über die Zulassung erfolgt aufgrund des Antrags zur Zertifizierung und wird dem Kandidaten schriftlich mitgeteilt. Kandidaten, welche die Bedingungen erfüllen, werden zum 2. Schritt im Zertifizierungsprozess zugelassen und erhalten von der Zertifizierungsstelle folgende Dokumente: Bestätigung der Zulassung mit oder ohne Auflagen Rechnung für den 2. Zertifizierungsschritt Falls ein Kandidat die Bedingungen nicht erfüllt, wird ihm dies mit einer Begründung schriftlich mitgeteilt. Ein ablehnender Entscheid nennt die Gründe und enthält eine Rechtsmittelbelehrung, welche die Rekursinstanz und die Rekursfrist nennt Schritt 2 Schriftliche Prüfung Die schriftliche Prüfung findet unter Aufsicht einer Vertrauensperson des VZPM statt. Es werden nur Kandidaten zugelassen, welche die Zulassungsbedingungen erfüllt haben. Die Kandidaten können beliebige Unterlagen mitbringen und verwenden, jedoch keine elektronischen Geräte, ausser Taschenrechnern für die Grundoperationen. Art der Aufgaben Basiswissen (Multiple Choice-Fragen, Fragen zu allen Kompetenzelementen) Levelbezogenes Wissen (14 Textaufgaben zu mindestens 2 Elementen pro Kompetenzbereich) Total Tabelle 3: schriftliche Prüfung Dauer ca. 60 Minuten 120 Minuten 3 Stunden VZPM VZPM_PMLC_Leitfaden_V6.4.2_DE.docx Seite 7 von 11

8 Bewertung der schriftlichen Prüfung Die Antworten der Kandidaten werden von Experten nach einem festgelegten Schema bewertet. Zu jeder Aufgabe ist die maximal zu erreichende Punktzahl in den Prüfungsunterlagen vermerkt. Bei Erreichen von mindestens 60% der Maximalpunktzahl hat der Kandidat die Prüfung bestanden, bei Nichterreichen der Mindestpunktzahl kann die schriftliche Prüfung wiederholt werden. Die schriftliche Prüfung kann innerhalb von 12 Monaten maximal einmal wiederholt werden. Wiederholungsprüfungen sind jeweils in der nächsten offenen Zertifizierungsrunde bzw. an Sonderprüfungsterminen möglich. Termin und Ort werden mit der Geschäftsstelle des VZPM vereinbart. Bei Nichterreichen der notwendigen Punktzahl werden Kandidaten zum 3. Zertifizierungsschritt (Projektkurzbericht und Interview) nicht zugelassen. Das Ergebnis wird dem Kandidaten schriftlich mitgeteilt. Ein ablehnender Entscheid nennt die Gründe und enthält eine Rechtsmittelbelehrung, welche die Rekursinstanz und die Rekursfrist nennt. Kandidaten, welche die Mindestpunktzahl erreicht haben, erhalten von der Geschäftsstelle folgende Dokumente: Zulassung zum 3. Zertifizierungsschritt mit Abgabetermin für den Projektkurzbericht Rechnung für den 3. Zertifizierungsschritt 5.3. Schritt 3a Projektkurzbericht Mit dem Erstellen des Projektkurzberichtes soll der Kandidat anhand eines Projektes, welches er selbst geleitet oder massgeblich mitgestaltet hat bzw. zur Zeit leitet oder mitgestaltet, seine persönliche Rolle und seine Erfahrungen in diesem Projekt darstellen. Der Projektkurzbericht dient dazu, dass die Assessoren beurteilen können, ob das Projekt, das der Kandidat in seinem Projektkurzbericht behandeln will, genügend anspruchsvoll und aktuell ist und ob der Kandidat in diesem Projekt in projektleitender Stellung oder als massgebender PM-Berater gewirkt hat Wahl des Referenz-Projektes Bei der Wahl des Referenzprojektes sind folgende Punkte zu beachten: Es muss sich um ein reales Projekt handeln, in welchem der Kandidat in projektleitender Stellung oder als massgebender PM-Berater gewirkt hat. Das Projekt muss mindestens einige abhängige Subsysteme und Elemente sowie Beziehungen zum Projektumfeld, d.h. einige wichtige Schnittstellen, aufweisen. Das Projekt muss aktuell sein, d.h. nicht länger als vor 2 Jahren abgeschlossen worden sein. Das Projekt muss den Projektkriterien nach DIN und weiteren Anforderungen bezüglich Projektgrösse und Projektkomplexität genügen: - Projektlaufzeit 6 Monate - Personeller Aufwand 250 Personentage (ohne Projektleitung) VZPM VZPM_PMLC_Leitfaden_V6.4.2_DE.docx Seite 8 von 11

9 - Projektteam 3 Personen - beteiligte Fachdisziplinen 3 - mehrere Projektphasen (mindestens 2 abgeschlossen 6 Monate) - Pensum des Kandidaten in der Rolle des Projektleiters oder als massgebender Projektmanagement-Berater 30% Das Projekt muss einen Einsatz der für Projekte mit begrenzter Komplexität gebräuchlichen Projektmanagement-Methoden, -Techniken und -Werkzeugen aufweisen. Es muss mehrere unterschiedliche Organisationseinheiten betreffen. Das bearbeitete Projekt darf weder für eine Kompetenzzertifizierung anderweitig vorgelegt noch bereits in dieser Form veröffentlicht worden sein Inhalt des Berichtes Der Projektkurzbericht ist die wichtige Grundlage für das Interview. Im Projektkurzbericht muss die Anwendung des Projektmanagements bei einer grösseren Zahl von Kompetenzelementen aus den drei Kompetenzbereichen der Beurteilungsstruktur des VZPM nachgewiesen werden. Dabei gelten die folgenden Merkmale als Richtlinien: IMPA Level C Anzahl Assessoren 2 Länge Variabel Hauptteil (Text ohne Titelseite und Verzeichnisse) 10 bis 15 Seiten Anhang/Beilagen 5 bis 10 Seiten Umfang (Mindestanzahl von Kompetenzelementen pro Bereich) PM-Technische Kompetenzelemente 12 PM-Verhaltenskompetenzelemente 5 PM-Kontextkompetenzelemente 4 Gesamtanzahl (Mindestanzahl) 21 Tabelle 4: Merkmale des Projektkurzberichtes Die Anzahl der Seiten bezieht sich auf einen Bericht mit der Schriftgrösse von 10 Punkten (Referenzschrift Verdana oder Arial). Projektkurzberichte, die den Umfang des Hauptteils wesentlich überschreiten, werden zur Überarbeitung zurückgewiesen. Die Anhänge sollten die im Bericht gemachten Aussagen, z.b. mit einem Zeitplan, illustrieren. Es müssen entsprechende Querverweise angebracht werden. Grundsätzlich hat der Kandidat seine ganz persönliche Einflussnahme zur Sicherstellung des Projekterfolgs transparent darzulegen. Zur Einreichung des Projektkurzberichtes wird dem Kandidaten ein Template zur Verfügung gestellt, welches zwingend zu verwenden ist. VZPM VZPM_PMLC_Leitfaden_V6.4.2_DE.docx Seite 9 von 11

10 Bewertung des Projektkurzberichtes Der Projektkurzbericht wird von zwei Assessoren - unabhängig voneinander - geprüft und bewertet. Grundlage für die Bewertung sind die Anforderungen der Swiss NCB an die angestrebte Zertifikatserteilung. Die Assessoren können den Kandidaten mit oder ohne Auflage zum Interview zulassen. Das Ergebnis wird dem Kandidaten schriftlich mitgeteilt Schritt 3b - Interview Der Kandidat wird von zwei Assessoren einem ca. 1½ stündigen Interview unterzogen. Dabei wird der Kandidat als Verfasser des Projektkurzberichtes verifiziert. Er erhält die Möglichkeit, sein Wissen und seine Erfahrung vertieft darzustellen. Bei positivem Ergebnis der Gesamtbeurteilung empfehlen die Assessoren der zuständigen Bereichsleitung die Zertifikatserteilung. Das Ergebnis wird dem Kandidaten schriftlich mitgeteilt. Bei negativem Ergebnis der Gesamtbeurteilung wird dies dem Kandidaten mit einer Begründung schriftlich mitgeteilt. Ein ablehnender Entscheid nennt die Gründe und enthält eine Rechtsmittelbelehrung, welche die Rekursinstanz und die Rekursfrist nennt. Auf Antrag kann dem Kandidaten nach einem negativen Entscheid das Zertifikat IPMA Level D ausgestellt werden. Als Zertifizierungsdatum wird das Prüfungsdatum plus sieben Kalendertage eingesetzt (analog Zertifizierungsverfahren IPMA Level D ) Abschluss des Zertifizierungsprozesses Nach erfolgreich bestandenem Zertifizierungsverfahren und Zustimmung durch die Geschäftsleitung des VZPM erhält der Kandidat das entsprechende Zertifikat. Der Zertifizierungsprozess wird mit der Übergabe des Zertifikats an den Kandidaten abgeschlossen. In Ausnahmefällen wird das Zertifikat per Post zugestellt. 6. Höherzertifizierung Kandidaten, welche zum Zeitpunkt des Antrages ein gültiges Zertifikat IPMA Level D besitzen, können von folgenden Erleichterungen profitieren: Preisreduktion von max. CHF (gemäss Gebührenordnung) 7. Zertifikat Das Zertifikat ist während 5 Jahren gültig. Für die Verlängerung des Zertifikats um jeweils weitere 5 Jahre ist die zertifizierte Person selber verantwortlich. Sie wird ca. 3 Monate vor dem Verfall des Zertifikats von der Geschäftsstelle des VZPM über die Bedingungen für die Rezertifizierung schriftlich informiert. Zertifizierte Personen sind angehalten, Adressänderungen an die Geschäftsstelle des VZPM zu melden. VZPM VZPM_PMLC_Leitfaden_V6.4.2_DE.docx Seite 10 von 11

11 7.1. Missbrauch von Zertifikaten Zertifikate dürfen nicht missbraucht werden, indem falsche oder irreführende Angaben zum Inhalt, zur Person, zum Gültigkeitsbereich, zur Gültigkeitsdauer oder über die Zertifizierungsstelle gemacht werden. Ernsthafte Beanstandungen und Missbräuche führen zum sofortigen Entzug des Zertifkates. Nicht zu Recht erteilte Zertifikate werden annulliert. 8. Rekurse und Reklamationen Nach jedem Zertifizierungsschritt kann der Kandidat Rekurs gegen den Entscheid der Zertifizierungsstelle bzw. Reklamationen gegen die administrative Abwicklung des Zertifizierungsprozesses einreichen (siehe Reglement). 9. Rechte und Pflichten des Zertifizierten Rechte Die zertifizierte Person ist berechtigt, während der Gültigkeitsdauer des Zertifikates den Titel Certified Project Manager IMPA Level C zu führen. Pflichten Die zertifizierte Person verpflichtet sich, die mit dem Zertifikat verbundenen Auflagen einzuhalten, insbesondere: 1. Überwachung: Jeder 'Certified Project Manager' kann von der Zertifizierungsstelle jederzeit zu einer ausserordentlichen Rezertifizierung aufgeboten werden, wenn begründete Beanstandungen dies erforderlich machen. 2. Meldung: Beanstandungen, die gegen die eigene Person gerichtet sind und das zertifizierte Fachgebiet betreffen, müssen umgehend in schriftlicher Form und mit einer persönlichen Stellungnahme an die Zertifizierungsstelle gemeldet werden. VZPM VZPM_PMLC_Leitfaden_V6.4.2_DE.docx Seite 11 von 11