Was Sie bald kennen und können

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1 Präsentationen drucken 13

2 In den Lektionen dieses Kapitels dreht sich alles ums Drucken, denn hier hat PowerPoint viel zu bieten: Sie können Folien einfach, wie sie sind, auf Papier oder Folie drucken, Notizenseiten als Vortragsmanuskript oder Handzettel zum Verteilen an das Publikum drucken. Bei den Handzetteln ist vor allem die Möglichkeit interessant, mehrere Folien auf ein Blatt zu drucken. Darüber hinaus stellen wir Ihnen die wichtigsten Drucker-Einstellungen vor und zeigen Ihnen, wie Sie einen neuen Drucker installieren. Zum Schluss haben wir für Sie noch eine Checkliste vorbereitet, mit der Sie häufige Druck-Probleme lösen können. Was Sie bald kennen und können 76: Folien drucken 77: Notizen drucken 78: Handzettel drucken 79: Den Standarddrucker definieren 80: Checkliste zum Drucken Kapitel 13: Präsentationen drucken 273

3 76: Folien drucken Nicht immer werden Sie Ihre Präsentationen nur als Bildschirmpräsentation vorführen vielleicht sollen sie auf transparente Overhead-Folien oder einfach auf Papier ausgedruckt werden. Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Druckvorgang zu starten: Mit der Schaltfläche Drucken das geht zwar am schnellsten, erlaubt aber keine weiteren Druckoptionen. Mit dem Befehl Datei Drucken. Mit der Tastenkombination (Strg)+(P). Bei den letzten beiden Varianten erscheint ein Dialogfeld auf dem Bildschirm, in dem Sie den Drucker auswählen und verschiedene Druckoptionen einstellen können. 274 PowerPoint 2002 einfach klipp & klar

4 Drucker Hier geben Sie an, an welchen Drucker die Druckdaten geschickt werden. Wenn Sie diese Einstellung ändern möchten, wählen Sie aus dem Listenfeld Name einen anderen Drucker aus. Eigenschaften Diese Schaltfläche öffnet ein neues Dialogfeld, in dem Sie spezielle Einstellungen für den gewählten Drucker vornehmen können. Welche Möglichkeiten Ihr Drucker hier bietet, entnehmen Sie bitte der Druckerdokumentation. Druckbereich Hier legen Sie fest, welcher Teil der Präsentation gedruckt wird. Alle druckt alle Folien, Aktuelle Folie nur die aktuelle Folie. Haben Sie mehrere Folien markiert, können Sie diese mit Markierung ausdrucken. Falls Teile der Präsentation als zielgruppenorientierte Präsentation definiert sind, können Sie sie gezielt mit Zielgruppenorientierte Präsentation ausdrucken. Mit der Option Folien können Sie bestimmte Folien der Präsentation mit Foliennummern angeben und ausdrucken. Exemplare Geben Sie hier an, wie viele Kopien der Folien gedruckt werden sollen. Sortieren Mit diesem Kontrollkästchen können Sie die Druckreihenfolge bestimmen. Wenn es eingeschaltet ist, druckt PowerPoint erst alle Seiten eines Dokuments, bevor es mit dem nächsten Exemplar beginnt. Dadurch sind Ihre Folien zwar schön sortiert, der Druckvorgang dauert jedoch sehr viel länger, da PowerPoint die einzelnen Seiten mehrfach zum Drucker schicken muss. Wenn Sie das Feld ausschalten, werden zunächst alle Kopien der ersten Seite gedruckt, dann die der zweiten, usw. Dieses Verfahren ist bei vielen Druckern (besonders bei Laserdruckern) wesentlich schneller, da diese Drucker eine Seite automatisch mehrfach ausdrucken können. Drucken Bestimmt, was gedruckt wird: Folien, Handzettel, Notizenseiten oder die Gliederungsansicht. Farbe und Graustufen Wenn Sie einen Schwarzweiß-Drucker benutzen, können Sie hier zwischen den Optionen Graustufen oder Rein Schwarzweiß wählen. An Papiergröße anpassen Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Präsentation ein benutzerdefiniertes Format aufweist. Sie können so den Platz auf dem Papier optimal nutzen. Kapitel 13: Präsentationen drucken 275

5 Folienrahmen Versieht die Folien mit einem Rahmen. Diese Option ist vor allem dann von Interesse, wenn für Handzettel mehrere Folien auf einer Seite ausgedruckt werden. Ausgeblendete Folien drucken Folien, die während der Präsentation ausgeblendet bleiben, können auf Wunsch dennoch mit ausgedruckt werden, wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist. Vorschau Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie ein weiteres Fenster, in dem Sie eine Vorschau auf das Druckresultat anhand der aktuell gewählten Einstellungen erhalten. So drucken Sie eine Präsentation 1 Rufen 2 Nehmen 3 Starten Sie den Druckdialog mit Datei Drucken oder (Strg)+(P) auf. Sie alle notwendigen Einstellungen im Dialogfeld Drucken vor. Sie den Druckvorgang mit OK. Am Symbol in der Statuszeile können Sie beobachten, wie PowerPoint die Folien an den Drucker schickt. Der eigentliche Druckvorgang beginnt erst, wenn der Druckauftrag vollständig beim Drucker angekommen ist, daher können Sie ihn, solange das Druckersymbol noch zu sehen ist, abbrechen. 4 Doppelklicken Sie dazu auf das Symbol. Wenn der Abbruch erfolgreich war, erscheint das Druckersymbol kurz durchgestrichen, bevor es verschwindet. 276 PowerPoint 2002 einfach klipp & klar

6 77: Notizen drucken Auf Notizenseiten wird im oberen Bereich die Folie angezeigt, darunter der Notizentext. Damit dienen die Notizenseiten als übersichtliches Vortragsmanuskript. Kapitel 13: Präsentationen drucken 277

7 Um Notizenseiten auszudrucken, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Wählen 2 Legen 3 Geben 4 Aus 5 Benutzen 6 Geben 7 Klicken Sie den Menübefehl Datei Drucken. Sie im Bereich Drucker gegebenenfalls den Drucker fest, auf dem die Notizenseiten ausgedruckt werden sollen. Sie den Druckbereich an. Standardmäßig ist hier Alles ausgewählt. der Auswahlliste Drucken wählen Sie Notizenseiten. Sie einen Schwarzweiß-Drucker, können Sie im Listenfeld Farbe und Graustufe die passende Option wählen. Sie außerdem an, ob das Bild der Folien oben auf der Notizenseite einen Rahmen erhalten und ob ausgeblendete Folien ebenfalls gedruckt werden sollen. Sie auf OK, um den Druckvorgang zu starten. PowerPoint druckt die Notizenseiten mit den angegebenen Optionen. 278 PowerPoint 2002 einfach klipp & klar

8 78: Handzettel drucken Handzettel sind Ausdrucke der Folien einer Präsentation, die ans Publikum verteilt werden. Dabei können Sie entscheiden, ob Sie nur eine oder mehrere Folien auf einer Seite ausdrucken möchten. Als besonders vorteilhaft hat sich der Ausdruck von je zwei Folien auf ein Blatt erwiesen: Für eine Bildschirmpräsentation ist in der Regel eine Schriftgröße sinnvoll, die auf Papier in halber Größe noch gut lesbar ist; außerdem ergeben zwei Folien im Querformat ein Blatt Papier im Hochformat, das so bequem betrachtet oder auch abgeheftet werden kann. Kapitel 13: Präsentationen drucken 279

9 So drucken Sie Handzettel: 1 Wählen Sie den Menübefehl Datei Drucken. Das Dialogfeld Drucken erscheint. 2 Legen 3 Geben 4 Geben Sie gegebenenfalls den Drucker fest, auf dem die Handzettel ausgedruckt werden sollen. Sie den Druckbereich an, das heißt den Bereich der Präsentation, der ausgedruckt werden soll. Sie an, wie viele Exemplare der Präsentation Sie ausdrucken möchten. 280 PowerPoint 2002 einfach klipp & klar

10 5 Aktivieren 6 Aus 7 Unter Sie das Kontrollkästchen Sortieren, wenn Sie sich nicht die Mühe machen möchten, später von Hand eine größere Anzahl Handzettel in die richtige Reihenfolge zu bringen. der Auswahlliste Drucken wählen Sie Handzettel. Folien pro Seite wählen Sie aus, wie viele Folien auf eine Seite gedruckt werden sollen. Bei vier, sechs oder neun Folien pro Blatt geben Sie auch an, ob Folien in horizontaler oder vertikaler Richtung auf dem Papier verteilt werden sollen. Bei Handzetteln mit mehreren Folien auf einer Seite ist das Kontrollkästchen Folienrahmen automatisch aktiviert. 8 Wenn 9 Klicken die Handzettel in Graustufen oder schwarzweiß gedruckt werden sollen, wählen Sie diese Option aus der Auswahlliste Farbe und Graustufen. Sie auf OK, um den Druckvorgang zu starten. 79: Den Standarddrucker definieren Wenn Sie mehrere Drucker installiert haben, ist immer einer davon als Standarddrucker festgelegt. Sie werden bereits während der Installation eines Druckers gefragt, ob der neu installierte Drucker zum Standarddrucker werden soll. Lesen Sie hier, wie eine nachträgliche Änderung möglich ist. Kapitel 13: Präsentationen drucken 281

11 1 Wählen Sie Start Drucker und Faxgeräte. Windows zeigt den Ordner Drucker an. Der aktuelle Standarddrucker wird durch ein kleines weißes Häkchen in schwarzem Kreis gekennzeichnet. Wenn Sie in PowerPoint auf die Schaltfläche Drucken in der Symbolleiste Standard klicken, wird immer auf diesem Standarddrucker gedruckt. 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Drucker, der zum Standarddrucker werden soll, und wählen Sie aus dem Kontextmenü Als Standard definieren. Der gewählte Drucker wird zum Standarddrucker. 282 PowerPoint 2002 einfach klipp & klar

12 80: Checkliste zum Drucken Die simpelsten Fehler sind oft am schwierigsten zu finden. Daher finden Sie hier eine kurze Checkliste, mit der Sie einfache Probleme beim Drucken beheben können: Der Drucker muss eingeschaltet sein. Die meisten Drucker besitzen eine Kontrollleuchte, die dies anzeigt. Das Kabel zwischen Drucker und Computer muss fest sitzen. Stecken Sie ein Druckerkabel nicht bei eingeschaltetem Rechner ein, sondern schalten Sie ihn dazu vorher aus, zumindest bei einem älteren Modell, das über die parallele Schnittstelle verbunden wird. Ein modernes USB-Kabel können Sie selbstverständlich auch im laufenden Betrieb ein- und ausstecken. Stellen Sie sicher, dass im Drucker Papier eingelegt ist. Der Drucker muss online geschaltet sein, das heißt, er muss für den Datenempfang bereit sein. Sie finden dazu bei den meisten Druckern eine Taste und/oder eine Signallampe mit der Bezeichnung Select oder OffLine/OnLine, mit der Sie den Drucker auf Datenempfang einstellen können. Drücken Sie diese Taste, bevor Sie in einem Windows-Programm den Druckbefehl geben. Sie müssen den richtigen Druckertreiber installiert und den entsprechenden Drucker aktiviert haben. Kapitel 13: Präsentationen drucken 283

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