syslog.erp Leergutverwaltung

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2 Inhaltsverzeichnis 1 Voraussetzungen Einleitung Begriffsdefintion Leergüter Leergüter für syslog.erp Leergutschuldner Leergutkonten Leergutbewegungen Umsetzung Vorbereitungen Anlegen von Leergüter Leergut Bestände Anlegen von Leergutkonten Festlegen der Leergutwerte Anlegen von Packstückarten Festlegen der Abrechnungsnummern Erfassen der Infotexte für die Leergutschuldner-Listen Leergutbewegungen manuell Leergutbewegungen automatisch Schnittstelle zur Materialwirtschaft Leergutbewegungen anzeigen LGB Leergutkonten LGK Abrechnung Informationsliste für den Leergutschuldner Rechnungen und Gutschriften erstellen Abrechnungen stornieren LGK G:\Doku_Handbuch\Auft\syslog.ERP-Leergutverwaltung.docx

3 1 Voraussetzungen Grundlegende Kenntnis des syslog.auft Moduls Freigeschaltete Option Leergutverwaltung 2 Einleitung Dieses Handbuch setzt den Umgang mit syslog.erp voraus und beschreibt daher nur die zusätzliche Leergutverwaltung. Die Leergutverwaltung bietet die Möglichkeit Leergutkonten für Leergutschuldner zu erstellen, zu verwalten, auszuwerten und abzurechnen. Die Erstellung und die Verwaltung dieser Konten übernimmt hierbei das PPS System. Die Auswertung der Leergutkonten erfolgt durch Übersichtslisten im Dialog oder durch Listen die ausgedruckt werden können. Durch das Drucken von Rechnungen und Gutschriften kann ein Leergutkonto abgerechnet werden. Somit bietet die Leergutverwaltung dem Unternehmen eine Kontroll- und Überwachungsfunktion, für das unentgeldliche Überlassen von Leergüter an Leergut-schuldner. 1

4 3 Begriffsdefintion 3.1 Leergüter Leergüter sind werthaltige Transportverpackungen wie z.b. Europaletten, Flaschen Gitterboxen etc Leergüter für syslog.erp Leergüter sind gewöhnliche Artikel im Artikelstamm des PPS Systems. Sie unterscheiden sich nicht gegenüber Verkaufsartikel oder Fertigungsmaterial. Das bietet die Möglichkeit den vollen Funktionsumfang des PPS Systems für Leergüter zu nutzen. Ein Beispiel wäre hier die Leergutdisposition. 3.3 Leergutschuldner Als Leergutschuldner bezeichnet man Kunden, Spediteure oder Lieferanten eines Unternehmens. Gepflegt werden diese Leergutschuldner in den jeweiligen Adress-Stammdaten der syslog.erp Software. 3.4 Leergutkonten Ein Leergutkonto beschreibt die Bestandsmenge und den Bestandswert pro Leergutschuldner und Leergut. Positive Bestandsmengen bedeuten, dass das Unternehmen mehr Leergüter dem Leergutschuldner geliefert hat, als er von diesem bekommen hat. Somit hat das Unternehmen gegenüber dem Leergutschuldner einen Haben-Bestand. D.h. um das Konto auszugleichen, muss der Leergutschuldner Leergüter zurückliefern. Negative Bestandsmengen eines Leergutkontos bedeutet für das Unternehmen, dass der Leergutschuldner mehr Leergüter dem Unternehmen geliefert hat, als er von diesem bekommen hat. Somit hat das Unternehmen gegenüber dem Leergutschuldner einen Soll-Bestand. D.h. um das Konto auszugleichen, muss das Unternehmen dem Leergutschuldner Leergüter liefern. Das Verhalten des Bestandswertes entspricht dem Verhalten der Bestandsmenge. 3.5 Leergutbewegungen Unter einer Leergutbewegung versteht man, das Zu- oder/und Abbuchen von Leergütern eines Leergutkontos. 2

5 4 Umsetzung 4.1 Vorbereitungen Anlegen von Leergüter Im Artikelstamm müssen die Leergüter angelegt werden. Falls keine dispositiven Verfahren auf die Artikel angewendet werden soll, muss im Lagerteilestamm das Dispo-Kennzeichen auf keine Dispo gestellt werden. Zusätzlich müssen im Lagerteilestamm die Vorzugslagerorte eingetragen werden. Auf die Ein- bzw. Auslagerungsorte werden die Leergüter gebucht. Hierbei wird immer nur das Lager mit der Nummer 0 berücksichtigt Leergut Bestände Nachdem der Leergutstamm angelegt worden ist, müssen die Anfangsbestände der Leergüter ermittelt und in das System gebucht werden. Dies geschieht über das ungeplante Zubuchen der Lager über das "Lagerbuchen" Menü. Hierbei ist darauf zu achten, dass der Auslagerungsort der jeweiligen Leergüter bei der Buchung angegeben wird Anlegen von Leergutkonten Das Anlegen der Leergutkonten wird vom System bei der ersten Leergutbewegung automatisch vorgenommen. Wobei nur das Leergutkonto angelegt wird, auf die sich die Bewegung bezieht Festlegen der Leergutwerte Die Leergutwerte können in den Preislisten hinterlegt werden. Durch die Hinterlegung der Leergutwerte in einer Preisliste, wird bei der Erfassung einer Leergutbewegung dieser Preis automatisch aus der Preisliste gezogen. Dazu benutzt das System die bekannte Logik der Preisfindung. (vgl. hierzu Anlegen von Packstückarten Sollen Leergutartikel auch über die Packstückverwaltung (Globale, oder detaillierte Versandangaben) verwaltet werden, müssen für jeden Leergutartikel Packstückartenschlüssel im Parameterdialog PA10/PA11 angelegt werden. 3

6 Abbildung 1: Pflege der Packstück-Arten Eine wichtige Bedeutung kommt hier dem Feld Kz. Leergut autom. zu. Auf Ja gestellt wird hier die autom. Buchung der Leergüter auf Basis von Packstücken mit dem Lieferscheindruck aktiviert. Die Funktion dieser sowie aller anderen Dialogfelder finden sich in den Feldbeschreibungen wieder. (Drücken von ALT+F1 im jeweiligen Feld) Festlegen der Abrechnungsnummern Das Abrechnen von Leergutkonten hat immer eine neue Abrechnungsnummer (Rechnungs- oder Gutschriftennummer) zur Folge. Diese Nummern, die auch auf den Abrechnungsformularen erscheint, kann frei definiert werden. Diese Nummerkreis ("LGKNR") kann in der Parameterpflege der ERP-Software eingestellt werden. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass der Nummernraum von nicht benutzt werden darf. Dieser wird für Systemzwecke benutzt. 4

7 4.1.7 Erfassen der Infotexte für die Leergutschuldner-Listen Für die Leergutschuldnerlisten (Rechnung, Gutschrift und Informationsliste) können Fuß- bzw. Kopftexte gepflegt werden. Diese werden als Textbausteine im syslog.erp hinterlegt (Dialog TX10). Die Textbausteine müssen unter folgenden Kennzeichen hinterlegt werden: Text für Liste Text-Nr. Text-Art Rechnungs-Kopf LGRGK VT Rechnungs-Fuß LGRGF VT Gutschriften-Kopf LGGUK VT Gutschriften-Fuß LGGUF VT Informationsliste-Kopf LGIFK VT Informationsliste-Fuß LGIFF VT 5

8 4.2 Leergutbewegungen manuell Für das Zu- bzw. Abbuchen der Leergutkonten dient der Dialog LGB11. Hier werden alle relevanten Daten erfasst, um das Führen und die Auswertung der Leergutkonten zu ermöglichen. Abbildung 2: Leergutverwaltung im syslog.erp Hauptmenü Abbildung 3: Buchen der Leergutbewegung 6

9 Feld Datum Leergutschuldner Leergut Leergut-Info Rücknahmemenge Gelieferte Menge Lieferschein-Nr. Buchungsmenge Ist-Bestand Leergutwert Leergut Gesamt Wert Bemerkungstext Beschreibung Hier muss das Buchungsdatum eingegeben werden. Normalerweise ist es das Tagesdatum, deshalb wird dieses Feld auch mit dem Tagesdatum vorbelegt Eingabe der Leergutschuldnernummer auf die sich die Bewegung bezieht. Durch den Pfeil-Button kann der Leergutschuldner über einen Auswahldialog ausgewählt werden, falls die Nummer nicht bekannt ist Eingabe des Leerguts auf die sich die Bewegung bezieht. Durch den Pfeil-Button kann das Leergut über einen Auswahldialog ausgewählt werden, falls die Leergut (Artnr.) nicht bekannt ist syslog Standard Informationsschalter für Artikelstammdaten Hier wird die Rückgabemenge eingetragen, falls Leergut vom Leergutschuldner entgegen genommen wird Eingabe der Ausliefermenge an den Leergutschuldner Bezieht sich die Ausliefermenge auf einen Lieferschein, so kann die Lieferscheinnr. hier hinterlegt werden Differenzmenge zwischen Liefer- und Rücknahmemenge. Dies ist die tatsächliche Menge, die vom Lager abgebucht bzw. zugebucht wird Durch dieses Feld hat der Sachbearbeiter bei jeder Buchung eine Übersicht über den Ist-Bestand der Leergüter am Lager Einzelwert des Leergutes. Kann hier manuell überschrieben werden. Gesamtwert der Leergutbewegung. Sie errechnet sich aus der Buchungsmenge und dem Leergutwert Hier können interne Bemerkungen hinterlegt werden 4.3 Leergutbewegungen automatisch Bei der Verwendung von Packstücken (Versandangaben vom Vorgang) besteht die Möglichkeit die Leergutbuchung automatisiert, mit dem Abruf des Lieferscheins, zu vollziehen. Hier muss das Packstück entsprechend definiert sein. (vgl. Abschnitt 4.1.5) 4.4 Schnittstelle zur Materialwirtschaft Das Buchen der Leergüter hat ein Abbuchen bzw. Zubuchen der Lagerbestände zur Folge. Hierfür werden die Lagerorte, die im Lagerteilestamm hinterlegt sind, herangezogen. Diese Lagerbewegung der Leergüter schreibt, wie alle anderen Lagerbewegungen auch, einen Lagerbewegungsnachweis. Über die Bewegungsübersicht (BW10) können diese Lagerbewegungen nachvollzogen werden. Die Lagerbewegungsart 300 und 301 sind Leergut Zu- bzw.abbuchungen. 4.5 Leergutbewegungen anzeigen LGB10 Dieser Dialog dient zum Anzeigen der Bewegungsdaten im Dialog, sowie zum Ausdrucken der Leergutbewegungslisten. 7

10 Abbildung 4: Leergutbewegungen 4.6 Leergutkonten LGK10 Dieser Dialog dient zum Auswerten und zum Abrechnen der Leergutkonten. Die Auswertung erfolgt über die Übersichtsliste oder über das Drucken der Kontenlisten. Abbildung 5: Leergutkonten 8

11 4.7 Abrechnung Dieser Punkt beschreibt die Erstellung der Informationsliste für den Leergutschuldner und das Abrechen der Leergutkonten. Hierbei dient die Informationsliste als eine Art "Vorstufe", vor der Abrechnung mit dem Leergutschuldner. Die Informationsliste ist eine extra aufbereitete Kontenliste, die dem Leergutschuldner per Post oder per Fax zugeschickt werden kann. Sie soll den Leergutschuldner über den Kontenstand der Leergüter informieren und ihm die Möglichkeit bieten die Konten zu begleichen. Das System bietet zwei Möglichkeiten der Abrechnung: Abrechnung durch eine Gutschrift Abrechnung durch eine Rechnung Eine Gutschrift wird dann erstellt, wenn ein Konto einen negativen Bestandswert aufweist. Ist der Bestandswert eines Leergutkontos positiv, so wird eine Rechnung für den Leergutschuldner erstellt. Nach der Abrechnung, werden die Bestandsmenge und die Bestandswerte wieder auf 0 zurückgesetzt. Das Konto gilt somit als abgerechnet Informationsliste für den Leergutschuldner Um eine Informationsliste für den Leergutschuldner zu erstellen, wählt man in der Übersichtsliste LGK10 die Leergutkonten eines oder mehreren Leergutschuldnern aus. Durch den Klick auf den Button "Info. Listen" erscheint ein Druckdialog. In diesem Druckdialog besteht unter anderem die Möglichkeit die Bewegungslisten der zuvor ausgewählten Konten mit zu drucken. Durch den Klick auf OK werden die Listen ausgedruckt. Pro Leergutschuldner wird eine Informationsliste gedruckt. Hinweis: Die Bewegungslisten können auch später unter der Druckfunktion im Dialog LGB10 ausgedruckt werden Rechnungen und Gutschriften erstellen Um eine Abrechnung mit dem Leergutschuldner vorzunehmen, wählt man in der Übersichtsliste LGK10 die Leergutkonten eines oder mehreren Leergutschuldnern aus. Durch das Betätigen der Taste "Abrechnung" erscheint ein Druckdialog. In diesem Druckdialog besteht unter anderem die Möglichkeit die Bewegungslisten der zuvor ausgewählten Konten mit auszudrucken. Durch das Betätigen der Schaltfläche OK werden die Listen ausgedruckt. Ob eine Gutschrift oder eine Rechnung gedruckt werden soll, hängt von der Summe des Bestandswertes der Leergutkonten des Leergutschuldners ab. Beispiel: Es soll eine Abrechnung für zwei Leergutkonten eines Leergutschuldners erstellt werden. Leergut A hat einen Bestandswert von 1500 Euro. Leergut B hat einen Bestandswert von -300 Euro. Folglich wird eine Rechnung über die beiden Positionen mit einem Rechnungswert von 1200 Euro erstellt. Die Bewegungsdaten werden zusätzlich als Abgerechnet markiert. D.h. in den Bewegungsätzen wird das Abrechnungsdatum und die Abrechnungsnummer eingetragen. 9

12 Hinweis: Die Bewegungslisten können auch später mit der Druckfunktion im Dialog LGB10 ausgedruckt werden. Des Weiteren kann die Anzahl der Abrechnungslisten über die Kundenkonditionen (Stammdaten) gesteuert werden Abrechnungen stornieren LGK14 Über den Dialog LGK14 ist es möglich, eine Rechnung bzw. eine Gutschrift zu stornieren. Dieser Dialog wird über den Dialog LGK10 (Menü Bearbeiten) aufgerufen. Im Feld Rechnung-/ Gutschrift-Nr. wird die Abrechnungsnummer eingetragen. Durch das Betätigen der Schaltfläche OK werden die Leergutkonten, die unter dieser Abrechnungsnummer abgerechnet wurden, storniert. D.h. die Leergutkonten werden mit den Bestandswerten und Bestandsmengen wiederhergestellt. Das Abrechnungsdatum und die Abrechnungsnummer werden aus den Bewegungsdaten gelöscht. Abbildung 6: Rechnung/Gutschrift stornieren 10